Kortfattad beskrivning av arbetsuppgifterna i Umeå Fotbollsfestival BRÄNTBERGSSKOLAN - 2016 Version: 2015-09-30 Sammanfattning Ta hand om lag som bor på skolan. Lagen får inte egen nyckel, utan de som arbetar på skolan följer med och låser upp klassrum. Städa av toaletter och duschar, korridorer och allmänna utrymmen regelbundet, och i övrigt vid behov. Kioskförsäljning ska skötas. Uthyrning av parkeringsplatser (husvagnar). Försäljning av matkuponger. Servering av frukost ingår + disk. Allmän information till boende + information om boendet på skolan, om brandregler, tider, städutrustning mm. Klassrum/motsvarande städas av laget som lag bott i rummet, lagens städning ska inspekteras. I förarbete ingår bl a skyltning av klassrum, sätta upp skyltar med annan information, markera parkeringsplatser för husvagnar, att planera för vilket lag som ska få vilket klassrum, ställa i ordning en "reception" och kiosk. Arbetets omfattning Skolan öppnar tisdag 12:00. Övriga skolor öppnar 12:00 på onsdag Måltider serveras fr o m torsdag frukost t o m söndag lunch Reception/kiosk är öppen 07:00 22:00. Boendes eventuella behov av hjälp hanteras av nattvakterna, när receptionen inte har öppet. Några personer är skolvärdar och fungerar som arbetsledare, dvs ansvariga för att arbetet flyter på. I övrigt schemaläggs pass som funktionär. Funktionärer (och skolvärd i viss utsträckning) hjälps åt med att öppna klassrum, städa och i övrigt göra det som behövs. Frukost- och matservering ingår också, och planeras för sig utifrån mattiderna (med tid före resp efter öppettiderna för resp måltid.) Frukost serveras mellan kl 06:00-09:00, lunch serveras mellan kl 11:00 14:30 och middag serveras mellan kl 16:00 19:30 Umeå fritid Umeå Fritid hyr ut skolorna till oss. De ska besöka samtliga skolor i god tid innan festivalen. Då skall samtliga skolor besiktigas. Kommunen vill att ansvarig för skolan skall delta, mer information kommer på stormöte. Då överlämnas också nycklar (eller låskort/låstaggar där det är aktuellt). Senast sparat av Maria Fredriksson Senast utskrivet 2016-07-17 22:37:00 Sidan 1 av 7
Städvagnar är beställda till samtliga skolor + att städet på resp skola är uppmanade att se till att förråden med toapapper, handdukar mm är fyllda. (Och tar det slut finns Umeå Fritid som backup). Umeå fritid skyltar varje klassrum med information om utrymningsvägar, uppsamlingsplats mm. Delmoment Förarbete Besök skolan (kontakta vaktmästaren) innan sommarlovet. Det är nödvändigt att veta hur det ser ut, för planeringen av arbetet/schemaläggningen. Hur ser det ut? Var finns förråd av toapapper, tvål, handdukar? Hur funkar handdukshållare? Hållare för toapapper? Var kan "coach-rum" göras i ordning? Var är lämpligt att ha receptionen och försäljningen? Var är duschar? Hur ser det ut med el-uttag för kyl, frys? Vad klarar säkringarna? Frysen till glass är viktigast, går säkringen och frysen tappar kyla så att glassen smälter blir glassen svårsåld - och vi får inte lämna tillbaka. Var kan man brygga kaffe till coachrummet? Finns bryggare och filter att låna, eller ska det levereras till skolan via MSK? Inloggning till kommunens nät finns via Umeå fritid. MSK tillhandahåller en receptionsmobil som ska finnas i receptionen. Luftmadrasser finns i förråd i källaren på Bräntbergsskolan. Kolla var det finns. Kansliet meddelar om något lag är lovade madrasser. Schemalägg arbetstid. (Sedan tidigare finns exempel på schema i Excelfil som kan vara ett bra underlag. Kansliet har tillgång till filen). Gör en uppdaterad kontaktlista över alla inblandade. Påminn alla i laget om UFF och arbetet, före sommaren. (Eventuellt också möte med laget om uppgiften.) Umeå Fritid ansvarar för uthyrningen av skolan, och har en kontaktperson som är ansvarig gentemot oss. Tillsammans med honom/henne görs en inspektion av skolan, innan lag flyttar in. Detta görs för att veta hur det såg ut på skolan, innan inflyttning sker. Nycklar delas då ut. (OBS! Kolla att "nycklar" till eventuella pappershållare är med). Be även personen visa installationsfunktioner, så som belysning och ventilation (gäller inte minst nyrenoverade skolor). Senast sparat av Maria Fredriksson Senast utskrivet 2016-07-17 22:37:00 Sidan 2 av 7
Fotografera klassrummen före inflyttning. Det är som stöd för den som inspekterar klassrummet när laget städat klart. Hur ska det då se ut? Var ska stolar, bänkar mm stå? Fördela lag på rummen som finns att tillgå. Lista över lag som ska bo på skolan kommer från kansliet. Karta över skolan som anger vilka rum som är tillgängliga ordnas av kansliet. Gör i ordning egen avprickningslista över lag som ska bo på skolan. Dels för att pricka av vilka som kommit, dels en lista för att pricka av vilka som flyttat ut, fått städning godkänd och också fått tillbaka sitt kuvert med deponerade pengar. (Exempel finns sedan tidigare i Excelfil) Gör i ordning listor för att hålla koll på vilka områden som städats och när. (Exempel finns sedan tidigare i Excelfil.) Dagarna närmast före festivalen Närvara sista stormötet före festivalen. För att få senaste information, växelkassa, festivalpärm (med alla information, telefonlistor mm) Kolla listan över material, och vad som ska hämtas var - och när. (Och kolla gärna om det något du saknar, eller undrar över). Dagarna innan skolan öppnar/festivalen börjar - Kylar för dricka och frysar för glass kommer på onsdag. (Närmare besked om tid får du på sista stormötet före festivalen). Dessa sätts på för att vara kalla när varorna kommer - Göra i ordning reception (bord, stolar, plats för kiosk) - Göra i ordning coachrum (möblera, skylta). - Gör i ordning skyltar för klassrum (lagnamn för respektive klassrum) och sätt upp på resp. klassrumsdörr, innan lagen kommer. - Skylta "ej fotbollsskor" - Skylta duschar så att det framgår vilka som är avsedda för flickor/damer respektive pojkar/herrar. - Prismärka glass och godis (Priser finns i festivalpärmen). Med glassen brukar det komma en skylt som visar glassar. Senast sparat av Maria Fredriksson Senast utskrivet 2016-07-17 22:37:00 Sidan 3 av 7
När lagen kommer Pricka av på lista Information om öppettider (reception, duschar, mattider). Information om ordningsregler (finns i Festivalpärmen, mest en fråga om när det ska vara tyst) Dela ut sopsäck och instruera om var sopor slängs, nya säckar/påsar till papperskorg hämtas, var städutrustning finns. Information om säkerhet. Inga möbler i korridorer, inte hänga kläder/handdukar på lampor, nödutgångar ska vara tillgängliga osv. (Separat information ordnas sista stormötet före sommaren). Arbete under festivalen Reception/kiosk Uppsikt över kassa. Ansvarig i kassa ska vara vuxen, i vart fall någon känd av laget. Kassan får inte bemannas av andra än för laget kända personer. Om är på väg att ta slut (eller saknas) - ring distributionsansvarig (Tel.nr finns i Festivalpärmen) Det är viktigt att hålla koll på försäljningen senare delen av lördag kväll och på söndag förmiddag. Undvik om möjligt att öppna nya förpackningar. Vi får returnera obrutna förpackningar och slipper betala för dem. Öppnade = vi får betala för det som är kvar i den. (Gäller dricka, godis, glass) Kassan får inte lämnas kvar över natten. Möjligen kan en mindre växelkassa lämnas kvar för nattvakterna, om någon vill handla också sedan kiosken stängt. Kassan töms löpande av festivalkassören. I kassaskrinet finns kuvert där du kan lägga undan pengar i kassan tills kassören kommer. (I kassaskrinet finns instruktion om vem/vilka som får tömma kassan). Vid behov av växelpengar meddelar du festivalkassören. Öppna klassrum. (Nycklar lämnas ej till lagen, lås när laget lämnar) Regelbundet kolla och städa toaletter (+fylla på handdukar, toapapper, tvål). Regelbundet kolla och städa duschar (+fylla på handdukar, toapapper, tvål). Regelbundet städa av korridorer och allmänna utrymmen. I huvudsak sopa, tömma papperskorgar - och vid behov också våttorka. Bemanna kiosk/reception. I första hand för att hjälpa till med att låsa upp klassrum, därutöver också för att ta hand om försäljningen. Sälja frukost- och matkuponger (boende har deltagararmband). Kupongerna återanvänds. Köket samlar ihop kuponger och återkommer med dem efter resp måltid. Senast sparat av Maria Fredriksson Senast utskrivet 2016-07-17 22:37:00 Sidan 4 av 7
Ha tillsyn av coach-rum. Städa av vid behov, fylla på kaffe, bröd, mjölk. Instruera nattvakter vad de förväntas göra under natten och på morgonen. Visa var utrustning finns, frukosten, kaffe mm - om de inte redan vet. Instruera om säkerhetsreglerna. Nattvakter Uppsikt Väck alla vid larm. Storstäda toaletter och duschar, våttorka korridorer och allmänna utrymmen Brygga första omgången kaffe Vid behov fylla på kaffe, bröd mm i coachrum Frukost Ställa fram Fylla på löpande Diska Plocka undan, torka av bord Brygga kaffe Bra att besöka köket före (inte minst kolla diskmaskinen) Disco idrottshallen fre-lö De som arbetar på Bräntbergsskolan är inte ansvariga för discot. Den uppgiften är utlagd på annat lag. Godis och dricka för discots försäljning körs direkt till idrottshallen. Möjligen att discot vill låna ett bord från skolan. När lagen flyttar ut Lagen ska slutstäda sitt klassrum när de åker hem. Städningen inspekteras, liksom allmänna ordningen i rummet och att möbleringen är som när laget kom. När städningen är godkänd får de igen de pengar som deponerats. Senast sparat av Maria Fredriksson Senast utskrivet 2016-07-17 22:37:00 Sidan 5 av 7
Efterarbete Plocka ner skyltar Slutstäda allmänna utrymmen som använts Packa ihop varor mm Lämna tillbaka material till kansli utifrån anvisningar. Grundregel - tillbaka till platsen det hämtades på. Inspektion av skolan med Umeå Fritid, efter festivalen. (Att vi återställt och städat den som vi ska). Kassan lämnas till festivalkassören. Du får besked under festivalen om hur/var/när. Tidsplanering Förarbete Under festivalen Efterarbete Schema Städa regelbundet Städa Kontaktlista Sälja i kiosk Packa ihop Besöka skola Öppna klassrum Lämna tillbaka material Lista för avprickning lag Allmän service Lämna in kassan Lista avprickning städ Servera måltider Inspektion efter med Umeå Fritid Nattvakter Prismärka Serva coach-rum Förinspektion med Umeå Fritid Sälja (och återinsamla) matkuponger Fördela lag på rum Inspektera lagens städning Återbetala deponi Ordningsregler sätts upp Skylta klassrum Övriga skyltar Ansvarstabell Kansli Växelkassa Göra beställningar Lista över redskap som behövs Ordna drickakyl och glassfrys Plocka ihop "bra att ha"-låda Besked om vilka lag, anmäld ankomst till resp skola Besked om vilka lag som lovats madrasser Besked om ev middag söndag + ev frukost måndag Fixa tolk(ar) Volontärarbetare Ställa i ordning reception/kiosk Skylta dörrar och i övrigt Ställ i ordning coach-rum Koll på åtgång - beställa påfyllning Schema/bemanning Jour under festivalen. Meddela festivalkansli om problem Låsning, säkerhet (inga obehöriga, låst på natten, inga blockerade gångar och utrymningsvägar, och motsvarande) Inspektera lagens städning av rummet Ta emot och återlämna deponi Hålla reda på kassan Hämta material enligt anvisning Senast sparat av Maria Fredriksson Senast utskrivet 2016-07-17 22:37:00 Sidan 6 av 7
Material Materialet hämtas på olika platser (en del levereras direkt till fältet). En uppdelning över vad som hämtas vars. Hämta på kansliet Hämta på Mariebergsskolan Levereras till skolan Kassaskrin (med växelkassa) Engångshandskar Drickakyl (onsdag) "Bra att ha"-låda Vattenkokare och kaffebryggare (om det inte finns att låna på skolan) Glassfrys (onsdag) Festivalpärmen (med telefonnummer, priser, busstider, block, pennor, kvittensblock, tuschpennor, tejp, matkuponger mm) Nyckel förråd luftmadrasser T-shirts "Skolvärd" respektive "funktionär" Diskmedel Disksvamp Diskborste Handdesinfektion Servetter Dryck, glass, godis. Påfyllning beställs Kaffebröd (köket, Bräntis) Kaffe Filter Kaffemuggar Tepåsar Termosar Senast sparat av Maria Fredriksson Senast utskrivet 2016-07-17 22:37:00 Sidan 7 av 7