Förfrågningsunderlag varuförsörjning

Transkript

1 Förfrågningsunderlag varuförsörjning Idrottsföreningarna IK Gandvik ( Skara ) och Lidköpings Vintersportklubb, LVSK står som värd för Götalandsmästerskapen i orientering ( GM ) under helgen vecka Tävlingen arrangeras årligen och vandrar runt mellan de olika distriktens klubbar i Götaland, detta efter ett ansökningsförfarande enligt Svenska Orienteringsförbundets regelverk. Tävlingarna genomförs som ett ideellt genomfört arrangemang där allt överskott skall delas lika mellan arrangörsföreningarna IKG o LVSK. Vår strävan är att göra denna upphandling med arrangemangets bästa för ögonen. Vi kommer att värdera offerterna efter flera kriterier. Pris, givetvis strävar vi efter att hålla kostnaderna så låga som möjligt men andra faktorer spelar in. De faktorer vi diskuterat är kvalitet, pris, leveranskapacitet, transporter och flexibilitet. Som ideella föreningar har vi tillgång till en mängd olika yrkeskategorier bland våra medlemmar. Vi kommer i så stor utsträckning som är genomförbart att bemanna alla funktioner med egen, oavlönad, personal. Vi kommer att ha tillgång till Katedralskolans kök och kommer genom egen personal att förädla och eller enligt instruktion, ta hand om de maträtter och lösningar Ni erbjuder. I nuläget ser det ut som att vi kommer att kunna ta emot varuleveranser från måndag i tävlingsveckan och då hysa varor och material på korrekt sätt i skolans lokaler. Behov av kyl-, frys-, och kolonialförvaring för användande på tävlingsplatsen finns, då vi i nuläget saknar detta. Även utrustning för användande på tävlingsplatsen är vi i behov utav. Vi som arrangörer håller som bäst på att förbereda och planera alla detaljer som skall klaffa under tävlingsdagarna och tiden dessförinnan. Det totala upplägget omfattar en mängd aktiviteter och är utspritt över 4 aktiva dagar. Arrangemanget är fördelat över två olika platser för genomförandet Vi beräknar ca 400 övernattande/boende samt funktionärer som kommer att ta del av den delen av arrangemanget som är att betrakta som boende. Katedralskolan i Skara, här kommer deltagarna erbjudas logi på hårt underlag, vi kommer också härifrån administrera tävlingsadministration.

2 Stora Hulan, tävlingscentra för båda dagarna. Vi bygger här målområde med tillhörande serviceinrättningar, såsom kiosk, matservering, toaletter, dusch, sekretariat med mera. Torsdag 12 augusti Då kommer förläggningen som är inhyst på Katedralskolan i Skara att öppna, vi beräknar att ha ca 400 boende på hårt underlag i skolans lokaler. I anslutning till skolan samt i förekommande fall på närliggande campingplatser kommer möjlighet för uppställning av t.ex husvagnar att erbjudas, dessa skall också kunna ta del utav servicen vid skolan. Dessa skall vi förse med måltider, träningspaket och andra aktiviteter. Vårt åtagande startar mitt på dagen med incheckning och lunch, sedan följer middag och kvällsfika. Vi kommer under förläggningens hela öppettid tillhandahålla en tävlingsexpedition, camping-, och boendeservice samt cafeteria. Bevakning och bemanning kommer att finnas dygnet runt. Fredag 13 augusti Dagen är tävlingsfri och de boende kommer att aktiveras med b.la träningsmöjligheter, badhus m.m Vi erbjuder helpension dvs frukost, lunch, middag och kvällsfika. Lördag 14 augusti Första tävlingsdagen. Tävlingscentrum är beläget vid Stora Hulan, ca 15 km söder om Skara Vid skolan kommer vi att servera frukost, inklusive möjlighet att göra smörgåspaket att ta med, till både boende och i förekommande fall även funktionärer och övriga. Vidare kommer även middag och kvällsfika att serveras på skolan På tävlingsplatsen bygger vi en servering som tillhandahåller ett brett sortiment utav kioskvaror, fika, godis, glass. Men även ett sortiment av måltider, både fältlunch till de boende på skolan, men även ett sortiment till övriga besökare, hamburgare, korv, lättare måltider m.m. Söndag 15 augusti Andra och sista tävlingsdagen. Tävlingscentrum är detsamma, Stora Hulan, som på lördagen. Skolan kommer att servera Frukost, inklusive möjlighet att göra smörgåspaket att ta med, denna dag, sedan avvecklas logiverksamheten och de tävlande checkar ut i samband med avresa till tävlingsplatsen. På tävlingsplatsen bygger vi en servering som tillhandahåller ett brett sortiment utav kioskvaror, fika, godis, glass. Men även ett sortiment av måltider, både fältlunch till de boende på skolan, men även ett sortiment till övriga besökare, hamburgare, korv, lättare måltider m.m. Generella förutsättningar: Enligt matris sist i detta dokument ser ni våra (just nu) uppskattningar över antalet inom respektive servering. Ni ser även den prisbild vi tänkt oss för respektive deltagare att betala. Frukost Skall bestå utav gröt, bröd i olika former och utförande ( ljust och grovt) passande för idrottsmän, pålägg, grönsaker, frukt. Mjölk, yoghurt, fil. Flingor o musli, sylt. Engångsmaterial för att genomföra måltiden.

3 Lunch Måltid lämpad för idrottande, inklusive dryck, sallad, bröd, smör samt kaffe/the. Till luncher förutsatta att ätas på skolan kommer vi att använda skolans eget porslin. Fältlunch Måltid lämpad för idrottande att ätas på stående fot på tävlingsplatsen. Denna bör levereras som en lösning klar att värma eller ätas direkt ur förpackningen. Det skall vara en komplett måltid som kan kompletteras med dryck och bröd. Här förutsätts engångsmaterial Middag Måltid som skall intas på skolan, skall även denna vara lämpad för idrottande och skall kompletteras med bröd, smör, sallad, måltidsdryck samt kaffe/the. Vi kommer att använda skolans egen utrustning. Kvällsfika Smörgåsbuffé för de som önskar, detta av enklare art. Kiosk, skola Vi kommer att bygga en fullskalekiosk på katedralskolan, denna skall bestå utav ett sortiment beskrivet nedan, detta avsett för ca 400 boende i 4 dygn Kiosk, Tävlingsplats Denna kommer att vara uppbyggd i tält och ha begränsad tillgång till faciliteter. Sortiment beskrivet enligt nedan, denna avsedd att serva ca 1200 personer / dag. Öppen lördag och söndag. Sortiment Kiosk, Skola, ingen uppfattning om volymer i detta skede Frukt: äpplen, bananer Dricka, läsk o lättöl i burkar 33cl, festis, samt saft Mackor, smörgåsar med bra pålägg, dessa tillverkar vi själva. Kaffe, att brygga The Kakor, typ delicato samt bullar, muffins, o liknande Godis, stycksaker, chokladkakor, klubbor o liknande Kiosk, Tävlingsplats, ingen uppfattning om volymer i detta skede Frukt Dricka Mackor Kaffe The Kakor Godis Hamburgare, grillad hamburgare i bröd med tillbehör Korv m bröd, med tillbehör

4 Fältlunch, liknande, eller samma som, fältluncher för boende. Detta dokument är den första utgåva och kan komma att revideras. Detta dokument är tillsänt de näringsidkare vilka vi betraktat som intressanta, detta utesluter inte att andra intressenter kan tillkomma. Emotser ert svar om avsikt att lämna offert på delar eller hela underlaget snarast, men dock senast måndag 17 Maj. Härefter ser vi behovet av ett möte för att gå igenom vårt förfrågningsunderlag, detta för att förtydliga och klargöra våra avsikter Vi behöver Ert totala svar senast fredag 2 juli för att i god tid innan leverans hinna utvärdera och ställa kompletterande frågor. Vi avser att samarbeta med en eller flera leverantörer beroende på faktorerna nämna ovan. Frågor besvaras av undertecknad eller via arrangemangets officiella kanaler, dessa presenteras på hemsidan För Lidköpings VSK och IK Gandvik Anders Franzén Hemvägen GÖTENE orienterare@telia.com Arrangemangets hemsida: Bilaga 1, uppställning uppskattad fördelning över måltider Torsdag Fredag Lördag Antal Pris Lunch kr Middag kr Kvällsfika kr Frukost kr Lunch kr Middag kr Kvällsfika kr Frukost kr Fältlunch kr Middag kr Kvällsfika kr

5 Söndag Frukost kr Fältlunch kr