Protokoll 1 (23) Mötesdatum Innehåll 124 Val av justerare samt dag och tid för justering av servicenämndens protokoll 125 Frågor 126 Förvaltningschefen informerar 127 Redovisning av delegationsbeslut 128 Sammanträdesdagar 2015 129 Intern kontroll 2015 130 Dokumenthanteringsplan 131 Revisorernas granskning av servicenämndens hantering av budgetavvikelser 132 Tillämpningsanvisningar för ny upphandlingspolicy 133 Avvikelserapport - Gertrudsgården 134 Avvikelserapport - Rådhuset 135 Granskning kring detaljplan för Lilla Beddinge 21:32 m.fl., Trelleborgs kommun 136 Skrivelser och rapporter
Protokoll 2 (23) Mötesdatum Plats och tid Sessionssal 2, Rådhuset kl. 16.30-17.00 Beslutande Tjänstgörande ersättare Gunnar Grafström (M) Jan-Eric Anselmsson (C) Mårten Bönnemark (M) Stefan Larsson (S) Olof Blennhede (FP) Jan Larsson (--) Tomas Tigerschiöld (MP) Anders Yngve (S) Gun Schmidt (S), ersättare för Thomas Westman (S) Göran Persson (M), ersättare för Orvar Espert (M) Gun Lippe (S), ersättare för Bodil Lindsjö Benrabah (S) Lars-Erik Larsson (S), ersättare för Veronica Larsson (S) Mathias Andersson (SD), ersättare för Vakant (SD) Sonny Hilding (KD), Ersättare för Thomas Borgström (KD) Ersättare Linda Strandfjäll (M), fr.o.m. 126 Bo Andersson (C) Leif Roos (--) Christer Holst (M) Jonas Ralving (FP) Ann-Marie Larsson (S) Övriga Mats Linderholm Förvaltningschef, Serviceförvaltningen Eva-Lena Sanderberg Bitr. förvaltningschef, Serviceförvaltningen Camilla Lippe Nämndsekreterare, Serviceförvaltningen Henrik Alkevall Fastighetschef, Serviceförvaltningen Stefan Andersson IT-chef, Serviceförvaltningen Ulrika Arnell Avdelningschef, Serviceförvaltningen Gertie Lindberg Avdelningschef, Serviceförvaltningen Justeringens plats och tid Österg. 71, 18 dec, kl. 11.00 Paragrafer 124-136 Sekreterare Ordförande Justerare Camilla Lippe Gunnar Grafström (M) Jan-Eric Anselmsson (C) Mathias Andersson (SD)
Protokoll 3 (23) Mötesdatum Anslag/Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag den för anslags uppsättande 2014-12-22 för anslags nedtagande 2015-01-12 Förvaringsplats Serviceförvaltningen Underskrift Camilla Lippe
Protokoll 4 (23) 124 Val av justerare samt dag och tid för justering av servicenämndens protokoll Ärendebeskrivning Jan-Eric Anselmsson (C) och Mathias Andersson (SD) ska tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. Protokollet finns tillgängligt för justering på serviceförvaltningen, Östergatan 71, torsdagen den 18 december, klockan 11.00. Ärendet Periodbokslut 2014-11-30 utgår från dagordningen och återkommer i årsbokslutet.
Protokoll 5 (23) 125 Frågor Ärendebeskrivning På servicenämndens arbetsutskotts sammanträde 2014-11-04 önskar Gunnar Grafström (M) en redogörelse över hur säkra värmesystemen är i kommunens fastigheter. Förvaltningen besvarar frågan på servicenämndens sammanträde. På servicenämndens sammanträde 2014-11-18 undrar Christer Holst (M) vad en simulator för grävmaskin och hjullastare med maskinstyrning är. Förvaltningen besvarar frågan på servicenämndens sammanträde. På servicenämndens sammanträde 2014-11-18 undrar Thomas Westman (S) över vad 179 hyresärende Nilpat AB avser. Förvaltningen besvarar frågan på servicenämndens sammanträde. På servicenämndens arbetsutskotts sammanträde 2014-12-02 undrar Bodil Lindsjö Benrabah (S) över vad 187 Raminvestering åtgärder efter livsmedelskontroll Silverängens äldreboende avser, frågan kommer att besvaras på servicenämndens sammanträde. Arbetsutskottet beslutar att notera informationen. På servicenämndens sammanträde besvaras samtliga frågor. Fastighetschef Henrik Alkevall berättar att alla våra värmesystem ligger innanför brandväggen och är därför säkrade. Förvaltningschef Mats Linderholm berättar att en simulator för grävmaskin och hjullastare med maskinstyrning är ett it-system som används inom utbildningen bygg och anläggning. Avdelningschef Gertie Lindberg berättar att hyresärendet med Nilpat AB avser en lokal till socialförvaltningen under 2015, som ska användas till utbildning i rehabförebyggande ergonomi inom äldreomsorgen. Avdelningschef Gertie Lindberg berättar att socialförvaltningen har beviljats medel ur serviceförvaltningens raminvesteringsmedel till Silverängens äldreboendes kök.
Protokoll 6 (23) Beslut beslutar att notera informationen.
Protokoll 7 (23) 126 Förvaltningschefen informerar Ärendebeskrivning Avdelningschef Ulrika Arnell berättar att upphandlingen avseende livsmedel nu är klar. Beslut beslutar att notera informationen.
Protokoll 8 (23) 127 Redovisning av delegationsbeslut Ärendebeskrivning Delegationsbeslut avseende 2014-11-01 -- 2014-11-30 redovisas: 182 Raminvestering verksamhetsanpassning Kattebäckskolan, fastighetschef Henrik Alkevall 183 Raminvestering miljöhus Söderslättshallen och Museét/Vattentornet, fastighetschef Henrik Alkevall 184 Raminvestering ventilationsinstallation Sockertoppens förskola, fastighetschef Henrik Alkevall 185 Raminvestering markarbete för paviljong Skegrie, fastighetschef Henrik Alkevall 186 Raminvestering utemiljö Österjärs förskola, fastighetschef Henrik Alkevall 187 Raminvestering åtgärder efter livsmedelskontroll Silverängens äldreboende, fastighetschef Henrik Alkevall 188 Raminvestering stoftavskiljare Bastionens måleriverkstad, fastighetschef Henrik Alkevall 189 Raminvestering verksamhetsanpassning Körsbärsgården, fastighetschef Henrik Alkevall 190 Raminvestering verksamhetsanpassning Gylle resursskola, fastighetschef Henrik Alkevall 191 Raminvestering ombyggnad av fordons lokal till El programmet, fastighetschef Henrik Alkevall 192 Raminvestering verksamhetsanpassning Bastionen byggnad V, fastighetschef Henrik Alkevall 193 Raminvestering verksamhetsanpassning utemiljö Slättens förskola, fastighetschef Henrik Alkevall 194 Raminvestering marketableringskostnader, fritidsgård i Skegrie fastighetschef Henrik Alkevall 195 Raminvestering
Protokoll 9 (23) badhusets varmvattenbassäng, fastighetschef Henrik Alkevall 196 Raminvestering anpassning kontorslokaler Söderslättshallen, fastighetschef Henrik Alkevall 197 Hyresärende hyresavtal AB TrelleborgsHem, förvaltningschef Mats Linderholm 198 Vikarier lokalförsörjningsavdelningen november, avdelningschef Gertie Lindberg 199 Nytt avtal hyra av kopiatorer enligt befintligt ramavtal Ricoh Sverige AB, förvaltningschef Mats Linderholm 200 Nytt avtal husbyggnadsarkitekter Liljewall Arkitekter AB, upphandlingschef Peter Adanko 201 Nytt avtal läsplattor B2B IT-Partner AB, upphandlingschef Peter Adanko 202 Nytt avtal vinterväghållning Mark & Bobcat, upphandlingschef Peter Adanko 203 Tilldelningsbeslut läsplattor B2B IT-Partner AB, upphandlingschef Peter Adanko 204 Tilldelningsbeslut vinterväghållning Mark & Bobcat, upphandlingschef Peter Adanko 205 Nytt avtal leveransavtal CopyPrint tjänst Ricoh Sverige AB, upphandlingschef Peter Adanko 206 Nytt avtal vinterväghållning SE Jönssons Maskinstation AB, upphandlingschef Peter Adanko 207 Nytt avtal vinterväghållning Kjell-Inge Nilsson, upphandlingschef Peter Adanko 208 Tilldelningsbeslut husbyggnadsarkitekttjänster Liljewall Arkitekter AB, upphandlingschef Peter Adanko 209 Avtalsförlängning däck Euromaster AB, upphandlingschef Peter Adanko 210 Tilldelningsbeslut vinterväghållning Kjell-Inge Nilsson, SE Jönssons Maskinstation AB, Snickarglädje i Skåne, upphandlingschef Peter Adanko
Protokoll 10 (23) Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska godkänna redovisade delegationsbeslut. Vid servicenämndens sammanträde redovisas följande delegationsbeslut: 211 Vikarier måltidsservice november, avdelningschef Ulrika Arnell Beslut beslutar att godkänna redovisade delegationsbeslut.
Protokoll 11 (23) 128 Sammanträdesdagar 2015 Dnr SEN 2011/6 Ärendebeskrivning Förvaltningen har tagit fram förslag till första sammanträdesdag 2015: Servicenämnd tisdagen den 20 januari klockan 13.00. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska fastställa sammanträdesdag 20 januari 2015. Beslut beslutar att fastställa sammanträdesdag 20 januari 2015.
Protokoll 12 (23) 129 Intern kontroll 2015 Dnr SEN 2014/323 Ärendebeskrivning Serviceförvaltningen har tagit fram förslag till Intern kontrollplan 2015. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska fastställa Intern kontrollplan 2015. Beslut beslutar att fastställa Intern kontrollplan 2015. Bilagor Intern kontrollplan 2015 Riskanalys intern kontroll Skickas till Kommunstyrelsen Budgetchef Raymond Lützhöft
Protokoll 13 (23) 130 Dokumenthanteringsplan Dnr SEN 2014/324 Ärendebeskrivning Serviceförvaltningen arbetar med att ta fram förslag till uppdaterad dokumenthanteringsplan. Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Serviceförvaltningen har tagit fram förslag till uppdaterad dokumenthanteringsplan. Beslut beslutar att fastställa dokumenthanteringsplanen. Bilagor Dokumenthanteringsplan Skickas till Kommunstyrelsen Kommunarkivarie Emma Nordstrand
Protokoll 14 (23) 131 Revisorernas granskning av servicenämndens hantering av budgetavvikelser Dnr SEN 2014/321 Ärendebeskrivning PwC har på uppdrag av kommunens revisorer i Trelleborgs kommun genomfört en granskning av servicenämndens hantering av budgetavvikelser. Granskningens syfte har varit att granska servicenämndens hantering av budgetavvikelser och om huruvida dessa har kommunicerats med kommunstyrelsen. Revisionskriterierna har varit: - Har nämnden begärt in analyser av budgetavvikelserna? - Har nämnden begärt och beslutat åtgärdsplaner som är konkreta, konsekvensbeskrivna, tidssatta och tillräckliga för att hålla sin budget? - Är nämndens uppföljning av ekonomin och eventuellt vidtagna åtgärder tillräcklig? - Har servicenämnden fått något påpekande från kommunstyrelsen och begärt att nämnden skall redovisa vidtagna åtgärder? Granskningen avseende har resulterat i följande bedömningar: - har i allt väsentligt en ändamålsenlig plan för att hantera budgetunderskottet, dock har ett antal förbättringsområden noterats - s rutiner avseende uppföljning och analys av det ekonomiska utfallet bedöms ha förbättrats väsentligt under 2014. Emellertid bör nämnden se över vissa moment avseende analys samt återrapportering av det ekonomiska periodutfallet, då det inte alltid dokumenterats att en genomgång samt analys av periodutfallet gjorts. - PwC bedömer vidare att nämnden bör se över sina rutiner för hur återrapportering och analys sker under året - Slutligen gör PwC bedömningen att det är väsentligt att nämndens framtida målarbete anpassas och harmonierar med nämndens tilldelade resurser PwC rekommenderar servicenämnden att: - Se över sina rutiner för hur återrapportering och analys sker under året - Dokumentera gjorda återrapporteringar och analyser samt åtgärdsplaner i nämndens protokoll
Protokoll 15 (23) Yttrande Förvaltningen framför att sammanställda periodbokslut med analys av som framöver överlämnas till servicenämnden kommer att innehålla dokumenterade underlag. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden som yttrande över granskningsrapporten ska framföra förvaltningens yttrande enligt ovan. Beslut beslutar att som yttrande över granskningsrapporten ska framföra förvaltningens yttrande enligt ovan. Skickas till Kommunstyrelsen Revisionen
Protokoll 16 (23) 132 Tillämpningsanvisningar för ny upphandlingspolicy Dnr SEN 2014/225 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade 2014-11-24 59 att anta ny upphandlingspolicy. Upphandlingsavdelningen har utarbetat tillämpningsanvisningar avseende fastställd upphandlingspolicy. Arbetsutskottet föreslår att ska fastställa tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn. Beslut beslutar att fastställa tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn. Jan Larsson (--) deltar inte i beslutet. Bilagor Tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn Skickas till Kommunstyrelsen Arbetsmarknadsnämnden Bildningsnämnden Fritidsnämnden Kulturnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Överförmyndarnämnden
Protokoll 17 (23) 133 Avvikelserapport - Gertrudsgården Dnr SEN 2013/280 Ärendebeskrivning Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Bildningsförvaltningen framförde inför investeringsbudget 2012-2014 behov av en ny förskola med totalt 6 avdelningar i de centrala delarna av Trelleborg ur kapacitets och effektiviseringsbehov effektiviseringsbehov avseende avveckling av externa förhyrningar. Tidig förstudie visade att nybyggnad av en så pass stor anläggning var svårt att tillgodose på grund av brist på erforderlig yta i de centrala delarna, däremot finns möjlighet att bygga till befintliga förskolor i dessa delar. Med hänsyn till läge, tillgänglig yta och samordningsfunktioner valdes Gertrudsgårdens förskola och Granlunda förskola ut som de bäst lämpade för tillbyggnad. Projektet innebär tillbyggnad av Granlunda förskola med 2 avdelningar och tillbyggnad av Getrudsgårdens förskola med 4 avdelningar samt nödvändiga ombyggnader av befintliga byggnader till följd av ökat personal och barnantal samt myndighetskrav vid ombyggnad. Om- och tillbyggnad av Granlunda förskola pågår för färdigställande i sin helhet 2016. Ombyggnad av Gertrudsgårdens förskola kräver ändring av befintlig detaljplan för att tillgodose tillbyggnadsbehov samt mark och trafikhantering. Serviceförvaltningen har ansökt om ändring av detaljplan och planprocess har genomförts av samhällsbyggnadsförvaltning/nämnd. Under planprocessen framkom att länsstyrelsen inte kunde godkänna en planändring med hänsyn till närliggande Trelleborg ABs nuvarande verksamhetstillstånd med avseende på utsläppsrättigheter för produktion, härav beslutade samhällsbyggnadsnämnden 2014-03-04 58 att avsluta planprocessen, således kan om och tillbyggnad av Getrudsgården ej genomföras för närvarande. Eventuella framtida förändringar i Trelleborg ABs verksamhetstillstånd kan medföra att projektet kan återupptas i framtiden. Alternativa lösningar för föreslagna om och tillbyggnadsplaner utreds i samråd med bildningsförvaltningen. Total budget för förskola centrum är 3 mkr, varav 419 tkr har använts till Gertrudsgården.
Protokoll 18 (23) Avvikelserapport Projekt om- och tillbyggnad av Getrudsgården kan ej genomföras då detaljplaneändring ej kan göras och bygglov för åtgärder ej erhållas, härav föreslås att projektet avslutas. Upplupna kostnader uppgår till 419 tkr för utredning och projekteringsarbete fram till 2014. Beslut beslutar att projekt om- och tillbyggnad av Getrudsgården föreslås avbrytas på grund av att detaljplaneändring ej kan göras och bygglov för åtgärder ej erhållas och att upplupna kostnader 419 tkr, för utredning och projekteringsarbete fram till 2014 föreslås avskrivas i årsbokslut 2014. Skickas till Kommunstyrelsen Bildningsnämnden Ekonomichef Agneta Sjölund
Protokoll 19 (23) 134 Avvikelserapport - Rådhuset Dnr SEN 2011/123 Ärendebeskrivning Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Projektet avser utredning och projektering av möjliga åtgärder avseende om och tillbyggnad av rådhuset i syfte att skapa ett modernt och tidsanpassat rådhus för centrala funktioner i kommunen. Byggnaden består av tre huskroppar, samtliga dessa kräver stora ingrepp vid ombyggnad för att uppnå dagens lagkrav på utförande och funktion. Projektet påbörjades 2010 och utredning och projektering har bedrivits i olika former fram till innevarande år, nedan följer en kronologisk redogörelse för händelser i projektet: - 2010 Ursprungligt investeringsanslag avsåg utbyte av hiss - 2010 Uppdrag att projektera ombyggnad av entré/receptionsdel i syfte att öppna upp rådhuset mot allmänheten - 2011 Uppdrag att inkorporera ombyggnad av västra flygeln i sin helhet i projektet för att komma till bukt med upplevda arbetsmiljöproblem såsom undermålig ventilation, värme m.m. - 2011 Uppdrag att inkludera östra flygeln för att åtgärda ventilation m.m. samt att få en helhetslösning på befintliga huskroppar - 2011 Vid slutet på året förelåg komplett åtgärdsförslag för ombyggnad och renovering av befintliga huskroppar - 2012/våren Uppdrag att utreda möjligheter för tillbyggnad av större samlingslokal för fullmäktige etc, samt att länka samman befintliga huskroppar på ett effektivt sätt - 2012/hösten Utredningsförslag med tillbyggnad söder om den centrala huskroppen presenteras, uppdrag erhålles att projektera föreslagen lösning - 2013/våren Kostnadsberäknat förslag med tillbyggnad presenteras, uppdrag att utreda alternativa lösningar utan tillbyggnad - 2013/hösten Kostnadsberäknat förslag utan tillbyggnad presenteras, inriktningsbeslut för fortsatt hantering avvaktas Avvikelserapport Beslut om inriktning och omfattning för projektet föreligger inte, diskussioner om alternativa lösningar, lokaler och strukturering av kommunala verksamheter pågår, projektet avseende nuvarande rådhus om och tillbyggnad har således införlivats i ett större sammanhang. Nuvarande projekt för rådhusets
Protokoll 20 (23) ombyggnad föreslås härav avbrytas i avvaktan på strategiska beslut avseende inriktning och struktur för de kommunala verksamheterna. Anslagen budget för projektet uppgår totalt till 36,5 mnkr, vilket avser investeringskostnad för renovering/ombyggnad enligt förslag presenterat 2011. Upplupna kostnader uppgår till 3,335 mnkr för utredning och projekteringsarbete fram till 2014. Beslut beslutar att nuvarande projekt för rådhusets ombyggnad föreslås avbrytas i avvaktan på strategiska beslut avseende inriktning och struktur för de kommunala verksamheterna att upplupna kostnader, 3,335 mnkr, för utredning och projekteringsarbete fram till 2014 föreslås avskrivas i årsbokslut 2014. Skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichef Agneta Sjölund
Protokoll 21 (23) 135 Granskning kring detaljplan för Lilla Beddinge 21:32 m.fl., Trelleborgs kommun Dnr SEN 2014/154 Ärendebeskrivning Samhällsbyggnadsförvaltningen har 2014-11-13 översänt detaljplan för Lilla Beddinge 21:32 m.fl., Trelleborgs kommun för granskning. Syftet med detaljplanen är att möjligöra för småhusbebyggelse och radhus vid den västra infarten till Beddingestrand. Syftet är vidare att säkerställa kopplingar till omkringliggande bebyggelse och åkermark samt att bevara träddungen i planområdets sydvästra hörn. Syftet är också att säkerställa koppling till gångoch cykelvägen längs med riksväg 9. När ärendet var ute i samråd beslutade 2014-06-17 67 att man inte hade något att invända mot detaljplanen ur nämndens verksamhetsområdes perspektiv. Arbetsutskottet föreslår servicenämnden att besluta att man inte har något att invända mot detaljplanen ur nämndens verksamhetsområdes perspektiv. Beslut beslutar att man inte har något att invända mot detaljplanen ur nämndens verksamhetsområdes perspektiv. Skickas till Samhällsbyggnadsnämnden
Protokoll 22 (23) 136 Skrivelser och rapporter Ärendebeskrivning SEN 2014/42 Arbetsmarknadsnämnden 2014-11-10 84 Utredning avseende boende för ensamkommande barn och unga SEN 2014/314 Kommunstyrelsen 2014-11-05 194 Fria resor i allmänna kollektivtrafiken för färdtjänstberättigade SEN 2012/250 Kommunledningskontoret 2014-11-17 Anteckningar från trygghetsvandring kring resecentrum den 30 september 2014 SEN 2014/138 Tekniska nämnden 2014-11-12 130 Medborgarförslag - Ställ alla husbilar på Söderslättshallens parkering på sommaren SEN 2013/250 Kommunfullmäktige 2014-10-20 17 E-strategi SEN 2013/86 Kommunledningskontoret 2014-11-06 Checklista för barns rättigheter SEN 2014/138 Tekniska nämnden 2014-11-12 130 Medborgarförslag - Ställ alla husbilar på Söderslättshallens parkering på sommaren SEN 2014/133 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-11-19 225 Inventering av samtliga enheter inom vård och omsorg i syfte att installera automatlarm SEN 2014/308 2014-11-04 Klagomål angående placering av bad och parkering i Anderslöv
Protokoll 23 (23) Beslut beslutar att lägga skrivelser och rapporter till handlingarna.
SERVICENÄMNDEN Internkontrollplan 2015 Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Metod Rapportering Rapporteringstillfällen Nämndshantering Delegation Anmälan och rapportering bitr förvaltningschef Anmälan månadsvis Nämnden Nämndssammanträden IT verksamhet Tillgänglighet till central IT- Tillgänglighet central server- och lagrings IT-chef Loggkontroll Förvaltningschef Årligen infrastruktur plattform under avtalad drifttid Förvaltning Säkra lekytor Säkerställa att besiktningar och tillsyn utförs Enhetschef verksamhetsservice Kontroll av utförd tillsyn/bevakning Fastighetschef Löpande Mediaförbrukning Mediaförbrukning per fastighetsobjekt Energicontroller Jämförelse energiuppföljningsystem Fastighetschef Månadsvis Måltidsservice Skyddsrondsåtgärder Åtgärd av skyddsrondsprotokolls resultat Områderschef Uppföljning på APT Avd chef måltidsservice Årligen Checklista för anställd kökspersonal Kontroll att resp anställds checklista är ifylld Områderschef Uppföljning på APT Avd chef måltidsservice Löpande Upphandling Avtalsuppföljning Bevakning avtalslängd Upphandlingschef Aktuell databas Förvaltningschef Löpande Lokalvård Internposten Leverans av internpost till rätt mottagare Avd chef lokalförsörjning Avvikelserapportering bitr förvaltningschef Löpande Internposten Hantering sektress/känslig internpost Avd chef lokalförsörjning Avvikelserapportering bitr förvaltningschef Löpande Kommungemensamma mål Korruption, mutor och bestickning Hur arbetar förvaltningarna systematiskt Kommungemensamma Redovisa eventuella riktlinjer Förvaltningschef Årligt för att förhindra mutor/bestickning, finns och beskriv om något arbete eller riskbedömningar? utbildning skett under 2014 inom respektive förvaltning Policy och riktlinjer Kontroll av att gällande policy och riktlinjer Kommungemensamma För de policys osm framgår av Förvaltningschef Årligt är aktuella och uppdaterade Slättnet http://slettnet/sv/regleroch-styrning/regler-och policy-/ skall redovisas när dessa upprättats alternativt uppdaterats och en bedömning av om de är aktuella Arkivering Kontroll av att det finns en upprättad och Kommungemensamma Kontrollera att planen omfattar Förvaltningschef Årligt beslutad dokumenthanteringsplan som är samtliga verksamheter inom aktuell avseende organisation och hantering förvaltningen. Kontrollera också att av handlingar den anger hur handlingar skall sorteras, förvaras och gallras.
RISKANALYS INTERN KONTROLL Kontrollår: 2015 Upprättad: November 2014 Förvaltning: Serviceförvaltningen Kontrollområden Sannolikhet Konsekvens Risk Prioritering Åtgärder f att minska/eliminera risken Åtgärder om risken är en realitet Ansvarig för kontroll Ansvarig för åtgärder 2015, se nedan: Delegation, återrapportering 3 4 12 1 Aktualitet Information/utbildning Camilla Lippe Eva-Lena Sanderberg Tillgänglighet till central IT-infrastruktur 3 4 12 1 Proaktiv övervakning Reparation/återställning Stefan Andersson Stefan Andersson Säkra lekytor 3 3 9 1 Kontroll av utförd tillsyn/besiktning Avstängning av lekyta/redskap Fastighetschef Fastighetschef Mediaförbrukning - kostnadsutveckling 3 2 6 2 Jämförelse energiuppföljningssystem och Omdisponering av befintliga medel Fastighetschef Fastighetschef ekonomisystem Skyddsrondsprotokoll, uppföljning på APT 3 3 9 1 Uppföljning på APT Åtgärda genom tex reparation Respektive områdeschef Verksamhetschef Checklistor, upprättade och förvarade 3 4 12 2 Uppföljning på APT Information/utbildning Respektive områdeschef Verksamhetschef Avtalsuppföljning 3 3 9 1 Uppdaterad databas Avtalsförändring Peter Adanko Peter Adanko Internposten, leverans av internpost till rätt mottagare 3 2 6 2 Utbildning, information Rutinförändring Gertie Lindberg Gertie Lindberg Internposten, hantering sekretess/känslig internpost 4 4 16 1 Utbildning, information Rutinförändring Gertie Lindberg Gertie Lindberg Konsekvens skala Sannolikhet skala 4 Allvarlig 3 Kännbar 2 Lindrig 1 Försumbar 4 Sannolik 3 Möjlig 2 Mindre sannolik 1 Osannolik Sannolikheten och konsekvensen värderas var för sig på en skala 1 (låg) -4 (hög). Därefter multipliceras de, per risk, för att få fram ett miniriskvärde (1-16). Risk koefficient 1-3 Låg 4-8 Medel 9-16 Hög RL/2014-11-25 Riskanalys Intern kontroll 2015.xlsx
Dokumenthanteringsplan Serviceförvaltningen Dokumenthanteringsplanen är ett verktyg för att underlätta hanteringen av myndighetens handlingar. Av Trelleborg kommuns arkivreglemente fastställt av kommunfullmäktige 2012-11-26 framgår att: Varje myndighet ska upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Dokumenthanteringsplanen ska antas av myndigheten efter samråd med arkivmyndigheten. Planen ska fortlöpande revideras. Ansvar för dokumenthanteringen Alla anställda i kommunen har ett ansvar för att hålla ordning på sina handlingar och rensa arbetsmaterial. Arkivredogörarna har i uppgift att gallra handlingar enligt dokumenthanteringsplanen, se till att arkivhandlingar förvaras rätt och sköta leveranser till kommunarkivet. Varje myndighet (nämnd, förvaltning, avdelning eller motsvarande) ansvarar för sitt arkiv och den arkivansvarige (förvaltningschefen) ansvarar för att myndighetens arkiv hanteras efter arkiv-reglemente och dokumenthanteringsplanen. För hela kommunen finns en arkivmyndighet (kommunstyrelsen) och ett kommunarkiv som har ett övergripande ansvar för att kontrollera att myndigheterna hanterar sina dokument och arkiv i enlighet med regelverket. Dokumenthanteringsplanen har upprättats i samråd med kommunarkivet. Bevarande För den information som man beslutar ska bevaras är målsättningen att den ska bevaras för framtiden. Dokumenthanteringsplanen beskriver hur handlingar eller uppgifter ska överlämnas till kommunarkivet. Gallring Allmänna handlingar får gallras enligt 10 första stycket arkivlagen. En antagen dokumenthanteringsplan gäller som gallringsbeslut. Det innebär att handlingar fortlöpande ska gallras (förstöras) i enlighet med de gallringsfrister som beslutats fram till dess att en ny dokumenthanteringsplan fastställts. Förklaringar till dokumenthanteringsplanens indelning Dokumenthanteringsplanen är indelad efter verksamheter och tanken är att dokumenten beskrivs i det sammanhang där de hanteras. Dokumenthanteringsplan Dnr SEN 2014/324 Generellt gäller att handlingar som diarieförts i ärenden ska läggas i akten i kronologisk ordning. Arbetsmaterial rensas av respektive handläggare innan ärendet avslutas.
Bilaga till dokumenthanteringsplan för Serviceförvaltningen: Del A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse: 1. Kopior och dubletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddellanden av tillfällig karaktär. 3. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhets-område eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses till exempel inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion.
Del B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till ny databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar: Handlingar som inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, om handlngarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autenticerade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse (till exempel i adress, telefonnummer, öppettider). Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad (äkthetsgaranterad) handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighets-utövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål till exempel i arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-,mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.
Dokumenthanteringsplan SEN XX DIARIET Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Diarieförda akter Arkivet. Bevaras. Ja. Vid inaktualitet. Fullmakt för postöppning Arkivet. Efter inaktualitet. Nej. W3D3 diarieförings-system Server, IT-avd. Bevaras. Ja. Konverteras vid byte av system. Ärendelistor från W3D3 Server, IT-avd. Bevaras. Ja Uttages på arkivpapper årligen. NÄMND Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning AU protokoll W3D3/Arkivet. Bevaras. Ja. I separat arkivbox årligen. Delegationsbeslut W3D3/Arkivet. Bevaras. Ja, tillsammans med diarieförda handlingar. Diarieförs på årsärende. Kallelser W3D3. Se anmärkning. Nej. Digital form i W3D3 Nämndprotokoll samt bilagor W3D3/Arkivet. Bevaras. Ja, efter 3år. Svenskt arkiv 80 papper, inbindes årsvis. Bilagorna binds in i paragrafen. Tjänstgöringsrapporter, förtroendevalda Arkivet. Gallras efter 10 år. Nej. Komprimeras och läggs ner i arkivet på plan 0 efter 1 år. Sida1
EKONOMI Handlingstyp Förvaringsplats Rensas/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Attestförteckning W3D3/Arkivet. Bevaras. Ja. Eget årsärende. Bokslut W3D3/Arkivet. Bevaras. Ja. Eget årsärende. Budget W3D3/Arkivet. Bevaras. Ja. Eget årsärende. Följesedlar Resp. handläggares rum. Gallras efter 2 år. Försäkringsersättning W3D3/Arkivet Bevaras. Ja. Eget årsärende. Kodplan Emma. Bevaras. Ja. Eget årsärende. Verifikationer Arkivet/ arkivet plan 0 Gallras efter 10 år. Nej. Underlag till internfakturor, kundfakturor och bokföringsordrar. Komprimeras och läggs ner i arkivet på plan 0 efter 1 år. Nej. PERSONAL Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning APT-protokoll Emma. 3 år. Nej. Ledningsgrupps-protokoll Slättnet. Vid inaktualitet. Skyddsrondsprotokoll W3D3/ Arkivet. Bevaras. Ja. Eget årsärende. Samverkansprotokoll FÖS W3D3/ Arkivet. Bevaras. Ja. Samverkansprotokoll avdelning Emma/ W3D3/ Arkivet. Bevaras. Ja. MBL-protokoll W3D3/ Arkivet. Bevaras. Ja. Sekretess om det går att utläsa diagnos eller annan personlig information. Lagrum 39 kap. 2 OSL. MBL-protokoll 15 W3D3/ Arkivet. Bevaras. Ja. Ingen sekretess. Sida2
FASTIGHETSFÖRVALTNING Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Besiktningar W3D3. Bevaras. Ja. Eget årsärende. Dokumentation över Löpande underhåll. Dedu. Vid inaktualitet, när ny besiktning utförs. Nej. Inga dokument allt lagras i systemet. Energi- och driftsstatistik E4. Bevaras. Ja. Inga dokument allt lagras i systemet. Fastighetsakter, om-, till- och nybyggnad. Fastighetsdeklaration Arkivet plan 1, Östergatan 71. Fastighetstaxering Arkivet plan 1, Östergatan 71 Myndighetsbesiktningar, fastigheter Register över lås och nycklar Sjöviksarkivet. Bevaras. Nej. Arkiveras på projektnummer. W3D3 Hos låsentreprenör Gallras 10 år efter ny fastighetstaxering. Gallras 10 år efter ny fastighetstaxering. Bevaras till nästa besiktning. Nej. Nej. Nej. Pärm. Pärm. Vid inaktualitet. Nej. Bevaras hos låsentreprenör, fullmakt för insyn genom avtal. Internt register över lås och nycklar Arkivet Vid inaktualitet. Nej. Pärm Slutbesiktningsprotokoll W3D3 Bevaras. Ja. Diarieförs på projektnummer. Underrättelser från polismyndigheten Ritningar, drift och underhållsdokumentation Arkivet Gallras efter 2 år Nej. Sjövik Bevaras Nej. 1 uppsättning per fastighet förvaras i ritningsarkiv på Sjövik. Sida3
IT OCH TELEFONI Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning System & installationsbeskrivn. Inventarieförteckning. Ärendehanteringsförteckning. Beställningsregister. Interna avtal. IT-avdelningens helpdesk system Vid inaktualitet, flyttas till arkivdatabas Nej Backupjournaler Digitalt backupsystem Vid inaktualitet Nej Dagliga rapporter/journaler skapas ur systemet. KONTRAKT OCH AVTAL Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Avtal/kontrakt W3D3/Arkivet Gallras 2 år efter Nej. Pärm. upphörande. Entreprenadkontrakt Arkivet Bevaras. Ja efter 1 år. Arkivbox. Hyreskontrakt Arkivet Gallras 2 år efter upphörande. Nej. Om hyresskuld ej kvarstår. Interna hyreskontrakt och uppsägningar. Arkivet Gallras 2 år efter upphörande. Nej. Pärm. MÅLTIDSSERVICE Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Specialkostintyg Resp. kök Gallras 2 år Nej. Pärm. Vid inaktualitet Specialkostintyg matlådor Dietist Gallras 2 år Nej. Pärm. Vid inaktualitet Sida4
UPPHANDLING Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Anbud, anbudsansökningar, tävlingsbidrag Bevaras 1 år Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Bilagor till anbud och tävlingsbidrag kan gallras om de är beskrivna (eller avbildade i dokumentationen). Anbudsdiarier samt register Arkivet Bevaras Ja, efter 1 år. Pärm. Anbudsprotokoll samt ev. förekommande register över leverantörer, entreprenörer och konsulter. Arkivet Bevaras Ja, efter 1 år. Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Anbudsutvärderingar Bevaras 1 år Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Kvittens annons från Visma Tendsign Bevaras 1 år Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Jmf förfrågningsunder-lag, kompletterande handlingar. Avtalsregister Säkerhetsskåp. Bevaras. 1 år Pärm. Beslut om antagande/förkastande av anbud eller beslut om att avbryta en upphandling resp. göra om en upphandling. Säkerhetsskåp. Bevaras. 1 år Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Dom överprövning, förvaltningsrätten, kammarrätten, högsta förvaltningsdomstolen Säkerhetsskåp. Bevaras. Ja. Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Sida5
Fullmakt, deltagande i upphandlingar från andra kommuner och kommunens bolag samt företräda desamma i överprövningar i förvaltningsdomstolar Förfrågningsunderlag Intyg från leverantörer av kompletterande handlingar Kontroll av leverantörers lämplighet, dokumentation kring Säkerhetsskåp. Bevaras. Ja. Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Säkerhetsskåp. Bevaras. 1 år. Diarienummermärkt akt. Arkivbox. (med t. ex. tekniska specifikationer) Säkerhetsskåp. Bevaras. 1 år. Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Säkerhetsskåp. Bevaras. 1 år. Diarienummermärkt akt. Arkivbox. Statistik Plan 0. Bevaras. Ja. Kronologisk sorteringsordning. Arkivbox. Avtal Säkerhetsskåp. Bevaras. Ja. Ingår ofta i diairförda handlingar. Se även upphandlingsärenden. Avtal, rutinmässiga 2 år efter inaktualitet. Nej. T.ex. leasing av kopiatorer, städ. Om alla avtal diarieförs bevaras även dessa handlingar. ÖVRIGT Handlingstyp Förvaringsplats Gallras/ Bevaras Till C-arkiv Anmärkning Digitala fotografier Emma. Bevara verksamhetsanknutet. Framöver. Inventarieförteckningar Emma. Bevaras. Ja. Fotografier Arkivet. Bevaras. Ja. Vid inaktualitet. Arkivbox. Dateras och objektmärkes med blyerts. NKI undersökningar Survey & Report. Vid inaktualitet. Sida6
Tillämpningsanvisningar 1 (3) 2014-11-25 Tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicyn Behov av anskaffning uppkommer Kontrollera om kommunen har gällande avtal som täcker behovet. Om avtal finns kan beställning göras, med hänvisning till avtalet, av samtliga kommunanställda, som är behöriga att företa inköp. Saknas avtal eller osäkerhet råder om avtalet täcker behovet ska den anställde kontakta förvaltningens inköpssamordnare. Samtliga frågor kring inköp och upphandling ska i första hand ställas till förvaltningens inköpssamordnare och i andra hand till upphandlingsavdelningen. Om behov av upphandling i någon form uppkommer ska blankett Beställningsblankett för varor, tjänster och byggentreprenad fyllas i. Om värdet för upphandlingen överstiger gällande värdet för direktupphandling ska den ifyllda och undertecknade blanketten skickas, via inköpssamordnaren, till upphandlingschefen. Upphandlingsavdelningen Upphandlingsavdelningen genomför samtliga upphandlingar där beloppet överstiger gällande gränsvärde för direktupphandling. Upphandlingsform som innebär att ramavtalsavrop ska göras enligt metoden förnyad konkurrensutsättning av antagna ramavtalsleverantörer hanteras av upphandlingsavdelningen. Upphandlingsavdelningen anmäler avrop från ramavtal, som upphandlats av SKL Kommentus Inköpscentral AB, Kommunförbundet Skåne och Kammarkollegiet. Med avrop i detta sammanhang menas att kommunen anmäler sig att använda upphandlat avtal och därmed godtar deras allmänna villkor och förbinder sig att använda ramavtalet under dess giltighetstid. Upphandlingsavdelningen kan avanmäla kommunen från anmälda ramavtal. Trelleborg2000, v 1.0, 2008-09-16 Inköpssamordnare Inköpssamordnarna ska själva avropa (beställa) från lokala och centrala ramavtal, utom då en andra konkurrensutsättning krävs. Vidare ska Upphandlingsavdelningen Postadress: 231 83 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 www.trelleborg.se Besöksadress: Östergatan 71 Fax: 0410-427 59 E-post: serviceforvaltningen@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Org.nr: 212000-1199
2 (3) inköpssamordnare genomföra direktupphandlingar. Inköpssamordnare ska, efter samråd med upphandlingsavdelningen, upprätta kravspecifikation, bestämma utvärderingsprincip och eventuella utvärderingskriterier. Vidare ska inköpssamordnare även ta emot förfrågningar från upphandlingsavdelningen angående kommunens kommersiella avtal och kontakta användaren av avtalet för att få besked om avtalet ska förlängas eller avslutas. Detta ska förmedlas tillbaka till upphandlingsavdelningen, som sedan utför önskad åtgärd. Samrådsgrupp Förvaltningarnas utsedda representanter, inköpssamordnarna, ska prioritera och delta i samrådsgruppens möten och eventuella utbildningar. Inköpssamordnarna ska vidareförmedla erhållen information till sina respektive förvaltningar. Direktupphandling En direktupphandling får genomföras endast om kommunen saknar avtal, som tillgodoser aktuellt behov. Kontroll om avtal finns eller inte ska därför göras i kommunens avtalsdatabas. Direktupphandling får endast genomföras av inköpssamordnaren eller upphandlingsavdelningen. Innan en direktupphandling genomförs ska den anställde kontakta förvaltningens inköpssamordnare, för att denne ska kontrollera om samma behov finns inom den egna förvaltningen eller annan förvaltning. Förfrågan till annan förvaltning sker genom en elektronisk fråga till samrådsgruppen. Om behovet endast finns inom den egna förvaltningen så genomförs direktupphandlingen självständigt av inköpssamordnaren eller av upphandlingsavdelningen. Finns behovet hos flera förvaltningar och beloppet bedöms överstiga direktupphandlingsvärdet ska behovet (Beställningsblankett för varor, tjänster och byggentreprenader) överlämnas till upphandlingsavdelningen, för upphandling i annan form. Önskar förvaltningen att upphandlingsavdelningen ska genomföra den förvaltningsspecifika direktupphandlingen ska Beställningsblankett för varor, tjänster och byggentreprenader skickas till upphandlingschefen. Beloppsgränser Om kommunen saknar avtal för önskad vara, tjänst eller byggentreprenad så kan direktinköp på upp till ett (1) prisbasbelopp göras av valfri leverantör, i
3 (3) första hand hos lokal leverantör. Före varje enskilt sådant direktinköp ska en noggrann kontroll företas i kommunens avtalsdatabas. På EFH-fakturan finns det ett antal rutor överst. Öppna Anv meddelande och tryck på ny rad, där anledning till inköpet ska dokumenteras. Direktupphandling där värdet överstiger ett (1) prisbasbelopp ska ske genom annonsering på kommunens hemsida, i TendSign Direktupphandling samt eventuellt skickas till kända respektive tänkbara leverantörer. Annonseringen på hemsidan sker av förvaltningens webbredaktör. Antalet leverantörer ska i detta fall uppgå till minst tre (3), där detta är möjligt. Beslut om val av leverantör (tilldelningsbeslut) ska skickas skriftligen till leverantörer, som ingett offert. Tilldelningsbeslut kan ske elektroniskt. Kommunala bolag Upphandlingsavdelningen ska inför en förestående upphandling kontakta de kommunala bolagen, för att utröna intresset för att delta i upphandlingen.