f ör STRUKTURDOKUMENT KÅRENS LEDNING
Inledning Vår scoutverksamhet bygger på scoutrådets stadgar från 2009. Scoutings syfte är att möjliggöra för unga människor att utvecklas till ansvarsfulla världsmedborgare utifrån de värderingar som finns i scoutlag och scoutlöftet. Scouterna gör unga redo för livet och till vår hjälp har vi scout metoden Detta dokument beskriver hur kårens arbete är strukturerat. Arbetet beskrivs dels utifrån varje patrulls uppgifter och dels utifrån ett årskalendarier Tredje delen av dokumenten beskriver de rutiner som finns i kåren. 2013-14 års mål 1 Nytt julfestkoncept 1 Amaryllisförsäljning 1 Stödmedlemmar 1 Underhåll av scoutgården 1 Nya vitvaror 1 Arbetsdag för genomgång av materialförråd 1 Långsiktig investeringsplan för material 1 Planera ombyggnad av materialförråd 1 Ta fram ny rutin för materialhantering 1 Ny hemsida 1 Trekårssamarbete för programaktivitet och mentorskap 1 Cybermoln 1 6-stegsplan för rekrytering av vuxna 1 Nya hyror för scoutgården 1 Utvärdera uthyrningsprojektet 1 Ny marknadsföring 1 Grillning högskolan 1 Använda strukturdokumentet 1 Långsiktig projektplan för Fågelsången 1 Underhållsplan för scoutgården 1 Fungerande städrutiner N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 2
Innehållsförteckning Patrullindelning & ansvar s 4 Arrangemangspatrullen... 4 Huspatrullen... 6 Pumirpatrullen... 8 Ledningspatrullen... 9 Ledare & funktionärer... 11 Kalendaruim för scoutåret i kåren s 10 Juli... 12 Augusti... 13 September... 14 Oktober... 15 November... 16 December... 17 Januari... 18 Februari... 19 Mars... 20 April... 21 Maj... 22 Juni... 23 Kårpolicy s 22 Grundläggande ekonomiska förutsättningar... 24 Scoutdräkt... 24 Medlemsavgifter... 24 Avdelnings bidrag... 24 Nycklar... 24 Säkerhet... 25 Ekonomisk ersättning mot kvitto... 25 Körersättning... 25 Försäljning... 26 Bidrag för deltagande i arrangemang... 26 Utbildning... 26 Mentorskap... 26 Materialförråd... 27 Lån av material för privat bruk samt uthyrning... 27 Släp... 27 Städning... 27 Skjortor... 27 Beställningar scoutvaror... 28 Förtjänstmärken... 28 Uppvaktning... 28 Informationsflöde... 29 Förmåner... 29 Material... 29 N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 3
Patrullindelning & ansvar Arrangemangspatrullen Arrangemangspatrullen ansvarar för planering och samordning av våra aktuella inkomstbringande projekt samt för att fundera ut nya sätt att tjäna pengar på. Arrangemangspatrullen ansvarar även för att planera och genomföra arrangemang kring kårens högtider och festligheter. Dessa arrangemang syftar till att stärka kårgemenskapen och att vara glada inslag i kårmedlemmarnas vardag. Arrangemangspatrullens arbete är främst inkomstbringande. Alla arrangemang förväntas vara självförsörjande och gärna inbringa vinst. Sammansättning Styrelsemedlemmar Lisa Persson Gunvor Andersson Nora Henriksdotter Carioli oline Edvardsson Kårmedlemmar Fanny Kristensson Ingrid Andersson Patrulledare Uthyrningsansvarig Uppgifter Högtider och traditioner 1 St Georg 1 Valborg 1 Kransbindning 1 Julfest Kårarrangemang 1 Förtäring vid kårens kickoffmöten och kårstämma Inkomstbringande projekt 1 Samla in förslag på möjliga försäljningsprojekt Arrangemangspatrullen Huspatrullen Pumirpatrullen Ledningspatrullen Scoutledare & funktionärer 1 Vid höstkickoff, presentera förslag på möjliga försäljningsprojekt som ska genomföras under höstterminen 1 Samordna försäljningsprojekt 1 Samordna värvning av stödmedlemmar Delat styrelseansvar 1 Vara ansvarig för sommaruthyrningen under en månad N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 4
Patrullindelning & ansvar Arrangemangspatrullen forts Arrangemangspatrullen Huspatrullen Pumirpatrullen Ledningspatrullen Scoutledare & funktionärer 2013-14 års mål 1 Nytt julfestkoncept 1 Amaryllisförsäljning 1 Stödmedlemmar N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 5
Patrullindelning & ansvar Huspatrullen Huspatrullen ansvarar för att sköta underhåll av; scoutgården, scoutmaterial och Fågelsången, samt att i samråd med styrelsen ta fram en långsiktig planering av underhålls- och investeringsbehov. Sammansättning Styrelsemedlemmar Caro aroline Edvardsson Scoutgården Fredrik N Henrik A Kristian Borr Johan Hallberg Material Vakant Fågelsången Vakant Patrulledare Uppgifter Scoutgården 1 Löpande underhåll 1 Skadedjursbekämpning 1 Planera och organisera arbetet vid arbetsdagar 1 Upprätta ett system för inköp av förbrukningsmaterial 1 Vara jour under sommaruthyrning Arrangemangspatrullen Huspatrullen Pumirpatrullen Ledningspatrullen Scoutledare & funktionärer 1 Bistå styrelsen med inventering, information och förslag som ligger till grund för ett övergripande, långsiktigt perspektiv på underhålls- och investeringsbehov Fågelsången 1 Vägförening 1 Skadedjursbekämpning 1 Uthyrning; bokning och kalender samt lämna ut nyckel 1 Storstädning (om det ska hyras ut) N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 6 Material 1 Ansvara för att, efter styrelsebeslut, göra större materialinvesteringar 1 Underhålla och reparera vårt scoutmaterial 1 Ansvar för materialförrådet
Patrullindelning & ansvar Huspatrullen forts Arrangemangspatrullen Huspatrullen Pumirpatrullen Ledningspatrullen Scoutledare & funktionärer 2013-14 års mål 1 Underhåll av scoutgården 1 Nya vitvaror 1 Arbetsdag för genomgång av materialförråd 1 Långsiktig investeringsplan för material 1 Planera ombyggnad av materialförråd 1 Ta fram ny rutin för materialhantering N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 7
Patrullindelning & ansvar PUMIR patrullen (program, utbildning, medlemsregistrering, information, rekrytering) Pumirpatrullen ansvarar för kårens hemsida samt för att säkerställa att ledare och assistenter har behövlig utbildning och tillgång till Scouternas programmaterial. Pumirpatrullen ansvarar även för en långsiktig rekryteringsplan samt för medlemsregistret. Rekrytering Arrangemangspatrullen Huspatrullen Pumirpatrullen Ledningspatrullen Scoutledare & funktionärer 1 Samordna kårens rekrytering (ej valberedning för styrelsen) Kårutbildning och ledarskap 1 Ansvara för kårens utbildningsplan 1 Samordna mentorskap till unga ledare Sammansättning Styrelsemedlemmar Johan Andersson Emil Bertilsson Patrulledare Medlemsregistrator Medlemsregistrator 1 Administrera medlemsavgifterna (skicka ut, stämma av, följa upp) 1 Administrera lokalavdelningsbidraget, uppdatera medlemsregistret och skicka till Kårmedlemmar Malin Bergström Hemsidan Uppgifter Information 1 Ansvara för att uppdatera kårens hemsida 1 Ansvara för kårens maillistor Delat styrelseansvar 1 Vara uthyrningsansvarig för sommaruthyrning under en månad 2013-14 års mål 1 Ny hemsida 1 Trekårssamarbete för programaktivitet och mentorskap (tillsammans med sexanrepresentant) 1 Cybermoln 1 6-stegsplan för rekrytering av vuxna N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 8
Patrullindelning & ansvar Ledningspatrullen Sammansättning Styrelsemedlemmar Karin Wildt-Persson Christina Allansdotter Gunvor Andersson Bengt Leijon Sofia Asuka Uppgifter 1 Leda styrelsens arbete 1 Verksamhetsplan 1 Verksamhetsberättelse 1 Planera kårstämman 1 Se till att städschema följs 1 Inköp av förbrukningsvaror Övergripande uppgifter 1 Övergripande samordning 1 Långsiktigt utvecklingsarbete 1 Utvärdering av kårens projekt Kårrdförande Vice ordförande Sekreterare Kassör Funktionär 1 Övergripande ansvar för kårens informationsspridning 1 Fånga upp de kåruppgifter som riskerar att falla mellan stolarna 1 Uppföljning av projekt och arrangemang Uthyrning av scoutgården 1 Samordna och utvärdera sommaruthyrning Arrangemangspatrullen Huspatrullen Pumirpatrullen Ledningspatrullen Scoutledare & funktionärer 1 Bokningsansvarig; ta emot bokningar, hålla kalendern uppdaterad, svara på mail från intresserade hyresgäster och fylla i hyreskontraktet och skicka det till hyresgästen när ekonomiansvarig bekräftat att betalning skett 1 Uppdatera uthyrningshemsidan 1 Sköta marknadsföringen, söka relevanta marknadsföringskanaler och hålla dem uppdaterade Delat styrelseansvar 1 Vara ansvarig för sommaruthyrningen under en månad Sekreterare 1 Protokollföra styrelsemötena 1 Skriva och distribuera kallelser 1 Organisera dokument och mallar för ledningspatrullen 1 Ansvarig scoutvaror N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 9
Patrullindelning & ansvar Ledningspatrull forts Kassör 1 I samråd med styrelsen göra upp en långsiktig ekonomisk plan och strategi 1 Sköta de löpande räkenskaperna och bokföringen 1 Sköta in- och utbetalningar för kårens räkning 1 Göra bokslut, balansräkning och resultatrapport 1 Betala ut ersättning mot redovisning från kårmedlemmarna 1 Följa upp budgeten och ansvara för månads uppföljning av budget på styrelsemöte 1 Göra ekonomiska rapporter till styrelsen och till kårstämman 1 Administrera kårens försäkringar och lån 1 Administrera avdelningsbidrag inom kåren 1 Administrera utbildningsbidrag inom kåren 1 Administrera lokalavdelningsbidrag utifrån avdelningarnas demokratimöte och patruller 1 Administrera kommunalt lokalt aktivitetsstöd 1 Söka bidrag för kårens räkning (Driftsbidrag, investeringsbidrag, projektbidrag) 1 Söka pengar från olika stiftelser (sparbanken & syskonen Håkanssons fond) 1 Sköta kontakten med revisorerna Arrangemangspatrullen Huspatrullen Pumirpatrullen Ledningspatrullen Scoutledare & funktionärer 1 Kontrollera när hyresinbetalningar skett och meddela bokningsansvarig detta 2013-14 års mål 1 Nya hyror för scoutgården 1 Utvärdera uthyrningsprojektet 1 Ny marknadsföring 1 Grillning högskolan 1 Strukturdokumentet 1 Långsiktig projektplan för Fågelsången 1 Underhållsplan för scoutgården 1 Städrutiner N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 1 0
Patrullindelning & ansvar Ledare & assistenter Sammansättning Avdelning Namn Ansvar Spårare Cia Sjöblom Ansv ledare (AL) Upptäckare Karin Bergman Ansv ledare (AL) Äventyrare Malin Lesniak Ansv ledare (AL) Utmanare Christina Allansdotter Ansv ledare (AL) Uppgifter 1 Varje avdelning har en av styrelsen utsedd ansvarig ledare AL 1 vill avdelningen beställa märken från scoutvaror lämna in beställningen till sekreterare, senast 1.3 och/eller 1.10 AL ansvarar för 1 att en representant för avdelningen deltar på styrelsemöte 1 att lämna ett kontonummer samt antal aktiva scouter till kassören, senast 30.9, därefter betalas avdelningsbidrag ut Arrangemangspatrullen Huspatrullen Pumirpatrullen Ledningspatrullen Scoutledare & funktionärer 1 att så fort ändringar sker bland medlemmarna, anmäla detta till medlemsregistratorn. Alternativt rapportera minst två gånger per år (senast 30.9 och 31.1) 1 att fylla i närvarokort 1 att terminsprogram skickas till PUMIR för att läggas upp på hemsidan 1 att det hålls ett demokratimöte under vecka 5 varje år. Under detta möte delas scouterna in i de små patruller som ligger till grund för det statsbidrag vi får för vår verksamhet. För mer information se scouternas hemsida(www.scout.se). Under fliken för scouter väljer du service/blanketter och mallar/mer demokrati. 1 att städning sker efter varje möte 1 månadsstädning 1 uttag av material från materialförrådet och att det återlämnas i gott skick. 1 att försäljning och värvning av stödmedlemmar sker och redovisas till kassör på ett korrekt sätt 1 för att avdelningen ska få avdelningsbidrag krävs att närvarokorten är kassören tillhanda 30.6 och 30.12 N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 1 1
Kalendarium för scoutåret i kåren JULI Aktiviteter Sommarläger Avdelningarna Ledningspatrull Uthyrningsansvarig vid sommaruthyrning Huspatrull Jour vid sommaruthyrning Arrangemangspatrull Pumir patrull N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 1 2
Kalendarium för scoutåret i kåren AUGUSTI Aktiviteter Ställa iordning efter sommaruthyrning Kickoff dag, söndag vecka 33, 10-14, i lokalen. Syfte: samordna höstens aktiviteter (höstens datum, kårövergångsläger, rekryteringsdagen samt försäljning). Matig fika. Utvärdera sommaruthyrning Avdelningarna Planeringsgrupp bestående av en ledare från varje avdelning planerar övergångsläger Uppdaterad avdelningsinformation skickas till pumirpatrullen Ledningspatrull Ansvara för innehållet i kickoff Sekreterare vecka 30; inbjudan kickoff ut, ta emot anmälningar och meddela arrangemangspatrullen Kassören 15.8; ansöka om aktivitetsstöd Huspatrull Vecka 34; ställa iordning efter sommaruthyrning Planera höstens arbetsdag Arrangemangspatrull Förslag på datum för höstens arrangemang samt försäljningsprojekt presenteras vid kickoff Förtäring till kickoff Pumir patrull Samordna rekrytering av blivande scouter (Österslöv, Fjälkestad) med aktuella ledare Samordna eventuell vuxenrekrytering Annonsera i tidningen; kallelse till stämma Se över utbildningsbehovet N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 1 3
Kalendarium för scoutåret i kåren SEPTEMBER Aktiviteter Kårläger, första helgen Styrelsemöte, vecka 38 Kårstämma, vecka 39 Konstituerande styrelsemöte, vecka 39 Avdelningarna Anmäla antal scouter till kassör, senast 30 september Ledningspatrull Motioner till stämman in, vecka 36 Kallelse till kårstämma ut, vecka 37 Styrelsemöte; lägga datum för hösten, besluta försäljningsprojekt, planering för arbetsdagen klar Kårstämma Konstituerande styrelsemöte Sekreterare Skicka in dokument till kommun, distrikt, förbund och bank, vecka 40 Skicka ut kallelse till arbetsdagen Kassör Ansök om bidrag till banken 30.9 Ansök om investeringsbidrag till kommunen 30.9 Huspatrull Skadedjursbekämpning Arrangemangspatrull Förtäring kårstämma Planera och sammordna försäljningsprojekt Pumirpatrull Rekrytering N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 1 4
Kalendarium för scoutåret i kåren OKTOBER Aktiviteter DST Arbetsdag Styrelsemöte Ledarvård Avdelningarna Planera kransbindning Inbjudan kransbindning Planera ledarvård Ledningspatrull Styrelsemöte Utvärdera sommaruthyrning Sekreterare Beställa från scoutvaror (skjortor och märken) Början av oktober, skicka ut lapp om hjälp till julfest Huspatrull Organisera arbetsdagen Arrangemangspatrull Pumirpatrull Kassör Betala ut avdelningsbidrag N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 1 5
Kalendarium för scoutåret i kåren NOVEMBER Aktiviteter Jämna år demokrati jamboree kransbindning Avdelningarna Genomföra kransbindning Genomföra försäljningsprojekt Ledningspatrull Styrelsemöte; julklappar Planera kick off Sekreterare inbjudan julfest Arrangemangspatrull Samordna och administrera försäljningsprojektet Planera julfest Pumirpatrull KUL Följa upp att de som fått bidrag från kåren, för att deltaga i ett arrangemang, förbereder en liten redovisning till julfesten. Huspatrull N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 1 6
Kalendarium för scoutåret i kåren DECEMBER Aktiviteter Julfest Huspatrull Avdelningarna Närvaro kort senast 31.12 Städa efter julfesten och den avslutade terminen Spårarna: Luciatåget Alla avdelningar: Uppträden Närvarokort till Sensus, rutin för detta? Arrangemangspatrull Julfest Pumirpatrull Planera 6-stegsmetoden (vuxenrekrytering) Ledningspatrull Julfesten; programmet, julklappar Julkort Sekreterare vecka 1, inbjudan kickoff N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 1 7
Kalendarium för scoutåret i kåren JANUARI Aktiviteter Kickoff dag, söndag vecka 3, 10-14, i lokalen. Syfte; planera terminen (vårens datum, gemensam avslutning, sommarläger mm samt informera om värvning av stödmedlemmar). Matig fika. Arrangemangspatrull Kickoff dag Förtäring samt Övergripande om St Georg och valborg Organisera värvning av stödmedlemmar Avdelningarna Kickoff dag Idéer för den gemensamma terminsavslutningen samt kårövergångsläger Planera för demokratimötena som genomförs vecka 5 Terminsstart v 4 Pumirpatrull Ledningspatrull Planera och genomföra kickoff: info om demokratimötet, värvning av stödmedlemmar Huspatrull Kickoff dag datum och planering av terminens projekt N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 1 8
Kalendarium för scoutåret i kåren FEBRUARI Aktiviteter Lyxig ledarhelg distriktet Arrangemangspatrull Avdelningarna Lokalavdelningsmöte genomförs v 5 Scouterna värvar stödmedlemmar Pumirpatrull Administration av demokratipatrullerna samt underlag för att söka statsbidrag Uppdatera marknadsföring kring uthyrning Ledningspatrull Administration av demokratipatrullerna samt underlag för att söka statsbidrag Kassör 15 februari, söka aktivitetsstöd och driftsbidrag Huspatrull N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 1 9
Kalendarium för scoutåret i kåren MARS Aktiviteter Avdelningarna Ledningspatrull Organisera arbetsfördelning inför sommaruthyrning Se över aktuella uppvaktningar samt förtjänstmärken Inbjudan St Georg Program St Georg Huspatrull Arrangemangspatrull Pumirpatrull Medlemsregistrator 31.3; sista dag ansöka lokalavdelningsbidrag Sekreterare Lapp hjälp till St georg ut Beställa från scoutvaror (skjortor och märken) N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 2 0
Kalendarium för scoutåret i kåren APRIL Aktiviteter St Georg Snapphanefejd Valborg Avdelningarna Ledningspatrull Byta batteri i alla brandvarnare och se över brandskyddsutrustningen Ta fram underlag till underhållsplanen Arrangemangspatrull St Georg Följa upp stödmedlemsrekryteringen Pumirpatrull Sekreterare 1 veckan i april; inbjudan St Georg Planera för medverkan vid terminsavslutning Huspatrull Genomgång av scoutgården inför sommaruthyrning Planera arbetsdagen i scoutgården N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 2 1
Kalendarium för scoutåret i kåren MAJ Aktiviteter DST Styrelsemöte Kårgemensam terminsavslutning, vecka 21 Styrelsen medverkar vid terminsavslutning Avdelningarna Kårgemensam terminsavslutning Tillsätta arbetsgrupp kårövergångsläger Ledningspatrull Samverka med valberedningen inför hösten Lägga kalender för hösten Struktur för verksamhetsberättelse Extra noggrann budgetgenomgång med plan för nästa års budget Planera verksamhetsplan Planera sommaruthyrning Kick off planering Studentuppvaktning Sekreterare Huspatrull Genomföra arbetsdagen i lokalen och förbereda för sommar uthyrning, vecka 21 Arrangemangspatrull Förtäring arbetsdag Pumirpatrull Rekryterings planering N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 2 2
Kalendarium för scoutåret i kåren Juni Aktiviteter Avslutande styrelsemöte med avstämning om ledarsituationen till hösten, sommarläger mm Sommaruthyrning, vecka 23-33 Avdelningarna Lämna in närvarolistor till kassör 30.6 Arrangemangspatrull Pumirpatrull Ledningspatrull Verksamhetsberättelse Verksamhetsplan nästa år Budget Huspatrull N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 2 3
Kårpolicy Grundläggande ekonomiska förutsättningar Styrelsen ansvarar för att kåren alltid har en ekonomisk grundplåt motsvarande en årsomsättning utöver aktuell budget för innevarande år. Alla sommarläger ska vara självfinansierade, dvs kåren betalar inte för att ledare deltar på sommarläger utan detta finansieras med deltagaravgifter. Scoutdräkt Aktiva ledare, styrelsemedlemmar och funktionärer samt scouter förväntas bära scoutdräkt på möten och övriga scoutarrangemang. Avdelnings bidrag AL lämnar ett kontonummer till kassören som betalar ut avdelningsbidrag utifrån antalet aktiva scouter. Antalet aktiva scouter ska vara kassören tillhanda senast 30.9. Vid eventuella förändringar ansvarar AL för att meddela medlemsregistratorn som uppdaterar medlemsregistret. För att avdelningen ska få avdelningsbidrag krävs att närvarokorten är kassören tillhanda 30.6 och 30.12. Avdelningens ekonomi redovisas till kassör vid terminens slut. AL ansvarar även för att det hålls ett demokratimöte under vecka 5 varje år. Under detta möte delas scouterna in i de små patruller som ligger till grund för det statsbidrag vi får för vår verksamhet. För mer information se scouternas hemsida(www.scout.se). Under fliken för scouter väljer du service/blanketter och mallar/mer demokrati. Medlemsavgifter Aktiva medlemmar och scouter... 600kr/skolår Ledare och styrelsemedlemmar... 200kr/skolår Scouter som samtidigt är ledare eller styrelsefunktionärer 200kr/år Nycklar Aktiva ledare och funktionärer som behöver en nyckel kan kvittera ut den hos husgruppen. Förlorad nyckel ersätts med 200 kronor. Alternativt en deposition på 200 kronor lämnas när nyckeln hämtas ut. Fjärde medlem per familj, icke aktiva medlemmar upp till 25 år, samt de med medlemskap i flera kårer... 200kr/skolår Stödmedlem... 100kr/år N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 2 4
Kårpolicy Säkerhet Ekonomisk ersättning mot kvitto Ekonomisk ersättning för utlägg sker mot kvitto och pengarna betalas ut på konto ej i kontanter!! Redovisning till kassör ska ske senast styrelsemötet efter utlägget skett, alternativt ansvarar den som haft utlägget för att själv kontakta kassören och redovisa sina utlägg. Kvitto ska tejpas på A4 papper med notering om datum och specifikation samt åtföljas av ifyllt formulär ersättning vid arrangemang som finns på kårens hemsida. Avdelningsbidrag betalas in på ansvarig ledares konto, AL ansvarar för att aktuellt kontonummer är kassören vid terminsstart. Genom att alla transaktioner går via konto finns det alltid redovisning! Försäljning Ledarna delar ut det som skall säljas tillscouterna utifrån beslutat minsta antal (man får naturligtvis ta fler). Alla scouter som får produkten skrivs upp på ett formulär, där man också skriver det antal som scouten har fått. Scouterna får, ca en vecka innan produkterna delas ut, hem en lapp där det klart och tydligt står vad som skall säljas och när. Där skall också stå när produkten senast skall redovisas. Det bör också stå hur mycket pengar kåren tjänar på försäljningen. När scouterna redovisar prickar man av det på formuläret. Redovisning från scouterna sker alltid till ansvarig ledare, som sätter in pengarna på kårens konto och tydligt meddelar kassören från vilken avdelning pengarna kommer från och om det finns någon rest. Undantag är vid försäljning/rekrytering av stödmedlemmar, där den blivande stödmedlemmen kan välja att betala direkt till scouten eller sätta in pengarna på kårens konto (markeras med ett kryss på talongen). De pengar som betalas till scouten redovisas till ledarna tillsammans med namn- och adressuppgifter på stödmedlemmarna. Obs att även de som betalar in själva på kontot måste vi ha namn- och adressuppgifter på. Körersättning Körersättning utgår till dem som vid kåraktiviteter kör släp för scouternas räkning och de som ansvarar för större matinköp. Ersättningen är för bensinkostnad. Vid avdelningsaktiviteter ansvara avdelningen själv för sin ekonomi. Vid utbildningar och enskilt deltagande i olika arrangemang betalas ingen reseersättning. Bidrag för deltagande i arrangemang Kåren skickar två deltagare till scouternas demokratijamboree och detta ska det budgeteras för i årsbudgeten. Här prioriteras utmanarscouter som är aktiva i kåren som assistenter eller i styrelsearbete. N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 2 5
Kårpolicy För scoutarrangemang som blå hajk och explorerbelt gäller att den sökande måste lämna in sin ansökan till styrelsen i samband med sista anmälningsdagen till arrangemanget. Efter arrangemanget skall detta redovisas, gärna i form av ett vykort samt redogörelse vid stämma, julfest eller annat arrangemang i kåren. Deltagaren ska först ansöka om bidrag från distriktet, samt från aktuella stiftelser, därefter kan resterande deltagaravgift sponsras av kåren. Deltagaren betalar sina resor själv. Var gång man delar ut medel till en sökande ska man beakta kårens ekonomi, hur aktiv den sökande har, är och kommer att vara inom kåren samt om den sökande fått bidrag tidigare och om bidrag till liknande arrangemang delats ut. Till ledarvård och andra aktiviteter för ledare som kåren anordnar kan man söka medel från kårkassan. Om det är en utomstående arrangör, exempelvis distriktet så är det upp till deltagarna att söka medel från kårkassan. Ledarskap Mentorskap Utbildning Kåren sponsrar utbildningen PLU, Intro, BAS, SCOUT och TG KUL ansvarar vid scoutårets början för att ta fram ett förslag för vilka ledare och assistenter som ska erbjudas att delta i av kåren sponsrad utbildning. Förslaget ska beakta: Kårens ekonomi samt hur aktiv ledaren/funktionären har, är och kommer att vara inom kåren Reseersättning utgår inte vid enskilt deltagande i utbildning. N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 2 6
Kårpolicy Materialförråd Det är AL som ansvarar för materialuttag Alla uttag skall noteras på en lista som finns på anslagstavlan Materialuttag kan bokas Det som plockas ut skall rengöras och sättas tillbaks på samma plats Material skall återlämnas senast mötet efter hajk Material ska förvaras i förrådet När materiel går sönder meddelas materialansvarig Lån av material för privat bruk samt uthyrning Den som är aktiv ledare, styrelsemedlem eller funktionär kan låna scoutmaterial för privat bruk. Andra personer eller organisationer kan hyra material. Privata lån måste stämmas av med materialförvaltare innan uttag, och när det gäller hyra av material bör dessa beslut tas i samråd med KO. Den som lånar privat förväntas använda de rutiner som gäller för scouter. Dvs privata lån skall även de noteras på lista, rengöras och lämnas tillbaka Eventuella skador ersätts av den som lånat material. Undantaget från privat lån är kökstält, birkerödstält, gräsklippare och släp. Scoutverksamhet går alltid före privat bruk Släp Släp bokas på googelkalender Nyckeln till släpet skall förvaras i lokalen Släpet lämnas alltid låst Städning Lokalen städas efter varje aktivitet. Plocka undan, städa i köket och diska, sopa golv och tömma sopor. En gång i månaden har vi månads städning med rullande ansvar hos avdelningarna. Städa köket och dasset, dammsuga och torka alla golven både i lokalen och baracken. Alla ledare ansvarar för att plocka undan efter sig, även i ledarrum och kök!! Skjortor Nya ledare och assistenter får en scoutskjorta. Ledare får därefter en ny skjorta vart femte år. Styrelsemedlemmar får en skjorta om de har behov av en, dvs om de representerar scouting utåt. Om personen slutar i scouterna förväntas att skjortan återlämnas för secondhand användande. Ska kompletteras med aktuell bilaga från 2012 N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 2 7
Kårpolicy Beställningar scoutvaror För beställning hos scoutvaror ansvarar sekreteraren. Beställningar av skjortor och märken görs 2 ggr per år, 15e oktobet och 15e mars. Scoutskjortor delas ut enligt separat policy och egenbeställda skjortor ersätts inte ekonomiskt av kåren. Scouterna beställer sina skjortor själva. Lådan med märken hanteras även den av sekreteraren. Förtjänstmärken Förtjänstmärken delas ut enligt förbundets policy, dvs med femårsintervaller till aktiva ledare, styrelsemedlemmar samt hedersmedlemmar. Antalet år räknas från och med 18 års ålder. Vid uppehåll i aktivitet räknas åren samman. (bilaga kommer att finnas över utdelade märken) Uppvaktning Kåren uppvaktar aktiva assistenter, ledare, funktionärer och styrelsemedlemmar. b Barnafödsel: present till babyn för ungefär 100 kr Policy vid ev. dödsfall i kåren: Tidigare aktiv medlem b Kåren sätter in en summa (200 kr) på Scouternas Världsfond bankgiro 900-0522 eller pluskonto 900052-2 b Minneskort skickas till dödsboet Mycket aktiv medlem: b Kåren annonserar i Kristianstadsbladet b Kåren sätter in en summa (500 kr) på Scouternas Världsfond Bankgiro 900-0522 eller pluskonto 900052-2 b Minneskort skickas till dödsboet (bilaga 1) b Flaggan hissas på halv stång på Fågelsången och Scoutlokalen efter beslut b De scouter som representerar vid begravningen ska bära scoutdräkt b 50 år: present för motsvarande 300 kronor b Student: presentkort på Naturkompaniet (eller liknande) för 200 kronor N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 2 8
Kårpolicy Informationsflöde Alla styrelsemedlemmar, ledare och funktionärer behöver läsa sin epost samt gå in på hemsidan två gånger i veckan. Viktig epost bör innehålla en begäran om läskvitto som mottagaren besvarar. Alla ansvarar för att aktuella adressuppgifter uppdateras på scoutnet. Ange din mailadress och tryck på glömt lösenord, (om man inte lyckas få fram sitt lösenord, eller om man inte längre använder den mailadressen längre eller den inte fungerar så ska man ta kontakt med Medlemsregistratorn). Förmåner Material När material används gäller följande: b Det är AL som ansvarar för materialuttag b Alla uttag skall noteras på en lista som finns på anslagstavlan b Materialuttag kan bokas b Det som plockas ut skall rengöras och sättas tillbaks på samma plats b Material skall återlämnas senast mötet efter hajk b När materiel går sönder meddelas materialansvarig N Ä S B Y - Ö S T E R S L Ö V S S C O U T K Å R S I D 2 9