Case Utvärdering av chefsorganisationen inom vård och omsorg i Högsby kommun

Case Utvärdering av chefsorganisationen inom vård och omsorg i Högsby kommun Marie Brask, Eksjö kommun Marie Stjernström, Hultsfreds kommun Helen Sjöberg, Vetlanda kommun

Oktober 2013 Bakgrund Vi är tre personer som just nu går en utbildning, "Ledarutveckling över gränserna". Marie Stjernström socialsekreterare i Hultsfred, Marie Brask näringslivsutvecklare i Eksjö och Helen Sjöberg lärare i Vetlanda. "Ledarutveckling över gränserna" är ett projekt som vill ta tillvara på goda medarbetares inneboende potential att kompetensutveckla sig för att vara med och aktivt driva utvecklingen i våra kommuner genom att välja ett ledarskap i framtiden. Ledarutvecklingsprogrammet genomförs av ett projekt, finasierat av ESF (Europeiska Socialfonden), gemensamt med åtta kommuner. Samarbete över kommungränserna ska ge ökad rörlighet att pröva andra tjänster, ge fler karriärmöjligheter och bredare arbetsmarknad. Vi är i mitten av utbildningen och har nu fått vårt första "case". Vi ska under tre dagar genomföra följande: Utvärdera den "nya" organisationen inom vård- och omsorg. Utreda vad förändringen inneburit. Vad har inrättandet av enhetschefer inneburit för organisationen? Hur upplever de "nya" enhetscheferna sitt arbete och organiseringen. Genomförande Vi har genomfört kvalitativa intervjuer med områdeschefer, enhetschefer, personalgrupp, fackliga ombud och politiker. Intervjuerna har genomförts genom personliga möten eller via telefon. Frågorna har haft fokus på för- och nackdelar med organisationen, hanterandet av dubbla roller, närhet, inflytande och brukarservice. När alla intervjuer var genomförda gjordes en sammanställning av svaren utifrån yrkeskategori. Arbetet avslutas med en analys och egna reflektioner. 2

Intervjuer områdeschefer (3 områdeschefer har intervjuats) 1. Hur fungerar det att ha dubbla roller? - Att ha dubbla roller fungerar inte alltid så bra. Det är ibland svårt att koppla om rollerna och byta stol. Jobbet blir ihopblandat. Känner ibland en uppgivenhet. Är lite ensam i min roll. - Svårt att jämföra med de andra personer i kommunen som har dubbla tjänster precis som jag. Våra jobb ser så olika ut. Kombinationen är helt ok för mig! Fast komplex! Jag har fått möjlighet att lära mig nya områden som jag inte kunde tidigare. Kunde kanske varit optimalt att bara ha en roll men jag anser att det är helt omöjligt i en liten kommun. - Är inte odelat nöjd. Är splittrad i min roll. Har ibland svårt att veta när tid ska läggas på vad. Kan vara svårt att ställa om i tanken och gå från det dagliga till det strategiska. Det operativa arbetet tar gärna överhand och det strategiska arbetet får stå tillbaka. Har en årsplanering som säger när vissa saker ska hända och det gäller att skapa luckor däremellan. 2 a. Hur prioriterar du rollen som områdeschef/enhetschef? - Jag är mest områdeschef. Alla ser mig som områdeschef och jag identifierar mig som områdeschef. - Klarar att hålla balans inom detta fast det varierar över tid vilket jag lägger mest arbete på. - Definitivt enhetschef! 2 b. Vad lägger du mest tid på? - Är nog lika men i olika perioder är det den ena eller andra rollen som dominerar. - Lägger lite mer procent på den operativa delen men har mer ansvar som områdeschef och mer möjlighet att påverka i den rollen. Att kunna påverka är spännande och utvecklande. - Måste anstränga mig för att ta mig tid till områdeschefsrollen. Personalen tar mycket av tiden. 2 c. Känner du att du har den tid du behöver för dina anställda? - Kanske informationen blir något ihopblandad. Ger information som jag inte skulle gjort när jag är områdeschef och ombytt när jag är enhetschef. Annars tycker jag att relationen till personalen är operativ och nära. Ibland är den FÖR nära och det hade varit bättre med lite distans. - Ja. - Fungerar väldigt bra men tar mycket av min tid. 3 a. Hur känner du att samarbetet och dialogen fungerar med enhetschefen/erna i din verksamhet? - Den fungerar bra men kan förbättras. Står utanför enhetschefsgruppen och kan inte ta del av diskussioner där vilket är helt förståligt med tanke på att jag mest identifierar mig som områdeschef. De andra identifierar mig också som områdeschef. - Har mycket bra dialog med enhetschef som är kunnig och har bra kännedom om området. Tyvärr blir ibland enhetschefen den förtrogna och jag tappar distansen och berättar kanske mer än jag borde vilket inte alltid är så lyckat i chefsrollen. -Funkar bra! Jag är alltid områdeschef och deltar inte på enhetschefsmötena så det forumet hamnar jag utanför. Har mycket bra enhetschefer. 3

3 b. Är du kollega eller chef? - Definitivt områdeschef. - Mer kollega än chef. - Områdeschef 4. Finns det något som kan förändras och förbättras för att underlätta för dig att utföra ditt arbete? - Absolut! Samordna bemanningscenter för alla assistenter i ett första steg. Tydlighet i arbetsrollen kan förbättra möjligheterna att utföra jobbet bra. Flytt av kontor ger bättre möjlighet att separera de olika rollerna. - Att ha områdescheferna på samma plats skulle göra jobbet mindre ensamt och göra att vi har kollegor på samma nivå att diskutera olika problemställningar med. Administrativt stöd skulle underlätta. Kontinuerlig handledning i rollen som ledare skulle utveckla mig som person och ledare i vår organisation. Fortsätta med utvärderingar och uppföljningar av den nya organisationen. Kanske varje år. Varje tillfälle där man får sitta ner en stund och bara tala om detta gör att man utvecklas och förbättras. - Kanske administratörshjälp men då förutsätter det att det är kunnigt folk som är väl insatta i uppgiften annars har det ingen effekt alls. 5. Tror du på den här organisationen? - Nja. - Ja absolut! Vi är för små för att ha fler chefer så detta är ett måste. Vi måste bara lära oss hantera de nya rollerna. Viktigt att rollerna är tydliga och med tydlig arbetsbeskrivning. - Ja, tycker det är ett väldigt lyft för personalen och även för egen del. Just nu är det för mycket administration för min del men är som sagt kluven till frågan om assistent om personen i fråga inte är helt insatt i sitt jobb. Sammanfattning områdeschefer Att sitta på dubbla roller är inte alltid enkelt och tillika mycket komplext. Hur man väljer att hantera detta med att vara områdeschef och enhetschef i samma tjänst är högst individuellt. Förståelsen för att Högsby är en liten kommun och att tjänsterna inte kan renodlas är stor men rent praktiskt kan detta ändå i vissa fall ställa till bekymmer för cheferna. De områdeschefer vi talat med är överens om att de behöver sitta närmare sina kollegor med samma typ av tjänst för att ha någon på rätt nivå att bolla med och för att inte det operativa arbetet ska ta alltför mycket plats. Att sitta direkt i verksamheten gör visserligen att det blir enkelt och nära till personalen men begränsar samtidigt tidsmässigt möjligheterna att vara övergripande chef (områdeschef) på ett effektivt sätt. En annan effekt av att inte ha de andra områdescheferna i närheten är ibland att de i stället pratar av sig med närmast enhetschef vilket kanske inte alltid känns så lyckat. I sin yrkesroll känner sig cheferna generellt mer som områdeschefer än enhetschefer. Detta märks tydligt då dessa enhetschefer inte är inbjudna till enhetschefsmöten då de i sina kollegors ögon anses 4

vara områdeschef. Rent lönemässigt så ligger dessa chefer också på områdeschefsnivå vilket kan vara ytterligare en orsak till att de känner sig mer hemma i rollen som områdeschefer. Förslag på titel områdeschefer med operativt ansvar framkom i intervjuerna. Tidsmässigt läggs lika stor del på de bägge tjänsterna över tid. I perioder kan det dock förekomma att en tjänst måste prioriteras gentemot den andra. Belastningen av administration är stor hos alla områdeschefer. De områdeschefer vi pratat med är överens om att det finns flera positiva åtgärder som skulle gynna deras arbetssituation. Ett första steg i detta kan vara att samordna ett bemanningscenter för alla assistenter. Ytterligare positiva åtgärder som föreslagits och som skulle kunna stärka organisationen är kontinuerlig handledning i rollen som ledare. Detta skulle stärka både ledarna och organisationen som sådan. Även att fortsätta utvärdera organisationen regelbundet ses som en möjlighet som utvecklar. Intervju med enhetschefer (6 enhetschefer har intervjuats) Hur fungerar samarbetet med områdeschefen? Kollega eller chef? - Samarbetet med områdeschefen fungerar bra men önskar att områdeschefen skulle ha mer tid för mig. Känner av att områdeschefen har dubbla roller och ser henne mer som chef än kollega. - Samarbetet fungerar bra och att hon har dubbla roller inget som påverkar samarbetet. Ser henne mer som chef än kollega. Vänder sig därför till de andra enhetscheferna för frågor som behöver bollas kollegor emellan. - Samarbetet med områdeschefen fungerar bra och ser henne inte mer som chef eller kollega. - Samarbetet fungerar bra, vi sitter i samma hus. Områdeschefen känns både som chef och kollega utifrån vilken situation det gäller. -Ett bra samarbete. Sitter på samma ställe.inga problem med dubbla roller. Ser henne mer som en kollega. -Samarbetet fungerar bra, vi finns i samma hus. Tagit över personalgrupper, detta har fungerat mindre bra. Känner sig bakbunden. Förstår personalen. Har du tid för dina anställda? - Ja då jag slipper de administrativa arbetet som sköts av en assistent. - Har inte riktigt tiden för sina anställda då det administrativa arbetet tar upp mycket tid. - Har tiden genom att prioritera den. -Ja, det tycker jag. Upplever att jag fått mer tid. Innan omorganisationen var det kaos. -Ja, i det stora hela. Tar sig tid. Prioriterar det. -Både ja och nej. Personalanskaffning tar mycket tid. Tid som borde vara till verksamhetsutveckling. Tror du på den här chefsorganisationen? Finns det något som skulle kunna förbättras? - Ja men tror att det skulle bli ännu bättre med renodlade tjänster som områdeschef. Risk för att områdeschefen lägger mer fokus och resurser på den enheten som hon även är enhetschef för. - Ja då denna chefsorganisation innebär mer närvarande chefer. En chef som enbart är områdeschef skulle vara bättre. - Tror på organisationen men skulle behöva några förändringar. Det administrativa arbetet tar mycket 5

tid och behov av assistent finns. -Ja. Det är svårt att hinna ut i verksamheterna. Checkar av på telefon. Försöker titta in. Det som skulle kunna bli bättre är avlastning med det administrativa som tar mycket tid. -Ja, tror på den här typen av organisation. Skulle behöva hjälp med det administrativa, det tar mycket tid. Bra med daglig kontakt till närmsta chef. - Ja, absolut. Bättre med mindre personalgrupper. Hjälp med det administrativa. Vill veta mitt uppdrag, ska jag leda grupper eller skaffa personal? Sammanfattning enhetschefer Enhetscheferna är positivt inställda till den nya chefsorganisationen. De kan se en tidsbrist i att behöva sköta det administrativa arbetet och denna tid tas från tid till sin personal. Det kan även ibland vara svårt att förhålla sig till den dubbla rollen som områdeschefen har. Trots att områdeschefen även är en kollega så ses hon mer som en chef. Intervju med vård och omsorgspersonal (17 vårdpersonal) Mogården 1, 2 st intervjuer Mogården 2, 6 st intervjuer Hemtjänsten, 1 intervju Välengården, 3 st intervjuer Kvillgården, 2 st intervjuer Handikapp/LSS, 3 st intervjuer Upplever du tydlighet och närhet till din chef? Mogården 1: Chefen finns nära, fanns även före omorganisationen. Upplever inte att något förändrats. Mogården 2: Fem tycker det blivit sämre med tillgängligheten och närheten till chefen. En tycker det blivit bättre då det är fler spontanmöten. Hemtjänsten: Chefskapet känns tydligt, vet vem man ska vända sig till. Blivit mycket bättre efter omorganisationen. Chefen är mer tillgänglig nu. Välengården: Ja. Närmre kontakt och samarbete nu än innan. Hon finns tillgänglig. Spontana besök är fler. Känner sig delaktiga i beslut. Mer diskussioner. Kvillgården: Det är tydligare vem som är chef. Handikapp/LSS: Det har blivit bättre, mer nära kontakt. Bättre personalträffar. Vilka förändringar har du sett sedan omorganisationen? Mogården 1: Upplever ingen förändring. Mogården 2: Assistenten har försvunnit. Chefen beslutar, det finns ingen dialog längre. Hemtjänsten: Chefen är mer synlig, lättare att prata om saker som dyker upp i vardagen. Välengården: Att ha en chef på plats. Känner sig mer delaktiga i beslut som fattas. Kvillgården: Skönt att ha chefen på plats. Mer insatt chef. Mer engagerad chef. Mycket bättre arbetsplatsträffar. Handikapp/LSS: Upplever inga förändringar. Upplever att det är lättare att få tag på chefen nu. 6

Upplever du att servicen till brukarna blivit bättre? Mogården 1: Vi håller en bra service, det gjorde vi även före omorganisationen. Mogården 2: Densamma. En tycker det blivit bättre pga mindre arbetsgrupper. Hemtjänsten: Ja, eftersom enhetscheferna är mer insatta i det arbetet som utförs hos brukarna så blir det ett bättre arbete. Välengården: Tycker att den blivit bättre. Det går snabbare och lättare att genomföra förändringar. Chefen är mer fysiskt närvarande och uppmuntrar till förbättringar. Kvillgården: Ja, det har blivit bättre. Men inte på grund av omorganisationen utan ett projekt vi deltar i. Vi får mycket stöd av chefen i detta. Handikapp/LSS: Ingen skillnad. Tror du på den här organisationen? Mogården 1: Ja, det känns bra att chefen inte har för många anställda. Mogården 2: Två tror inte på den. Känns inte bra. Fyra tror på den. Hemtjänsten: Ja. Välengården: Ja. Det har blivit bättre. Kvillgården: Ja, vi har blivit en mer sammansvetsad enhet. Starkare Vi-känsla. Handikapp/LSS: Ja. Blivit ett tydligare chefsskap. Upplever du att chefen har den tiden som behövs för dig? Mogården 1: Ja, hon lyssnar. Har hon inte tid återkommer hon. Vi har möjlighet att boka tid vid behov. Mogården 2: Två tycker att chefen har tid och fyra tycker inte det. Hemtjänsten: Det känns som att chefen tar sig tid och att chefen har en förmåga att prioritera. Välengården: Upplever att hon har den tiden som behövs. Kvillgården: Det har blivit bättre men vi skulle gärna se mer av chefen. Handikapp/LSS: Ja. Tid finns för även mindre saker. Kände sig mer synlig för chefen. Sammanfattning vård och omsorgspersonal Överlag är de anställda positiva till den nya chefsorganisationen då de har fått en större närhet och tillgänglighet till sin chef. Att föra fram önskemål har blivit lättare och även att genomföra förändringar för att utveckla arbetsplatsen. Då detta ger en positivitet hos de anställda leder det även till god service för brukarna. Ringar på vattnet. En enhet i kommunen skiljde sig i svaren och ansåg att det inte blivit bättre. De anställda hade en negativ syn på organisationen och sin enhetschef. Vad vi kan se så är detta inte kopplat till omorganisationen utan ett problem mellan arbetsgrupp och enhetschef. 7

Intervju med fackliga representanter (2 fackliga representanter har intervjuats) Hur har samverkan fungerat? Vision: Samarbetet fungerar mycket bra mellan arbetsgivare och fackförbund. Vi var mest delaktiga vid nyanställningarna. Kommunal: Vi var med från början. Vi var överens om att cheferna hade för många anställda. Fanns viss besvikelse bland assistenterna. Vissa valde att söka chefstjänsterna. Lösningar hittades för samtliga. Tror du på den nya organisationen? Vision: Ja. Känns som en bra lösning. Kommunal: Hänger mycket på individen. Att chefen finns närmre verksamheten är bra. Inget enkelt uppdrag. Har några hört av sig med synpunkter på omorganisationen? Vision: Inga synpunkter eller klagomål. Kommunal: Det har kommit synpunkter på hur cheferna fungerat, detta har inte med själva omorganisationen att göra. Flera har uttryckt ett missnöje. Varit turbulent. Samarbete med personalchefen för att lösa detta. Intervju med politiker (2 politiker har intervjuats) Tror du på den nya organisationen? - Ja! Små kommuner måste ha breda tjänster. Det är nödvändigt med förändring på alla nivåer. Första omorganisationen gjordes 2008 och den nya omorganisationen återställer det som fungerat mindre bra. Tyvärr har assistenterna kommit i kläm lite grann. - Helt klart! Det har varit en politisk enighet om att detta arbete måste genomföras för att få en liten kommun som Högsby att fungera. Nackdelar med detta kan vara att mycket fokus hamnar på mellanchefer. Skolan har också fått stå tillbaka och inte fått så mycket uppmärksamhet under denna period. Rekryteringen i framtiden kommer att bli oerhört viktig! Stora krav måste ställas på alla mellanchefer i organisationen och de måste ta ett större ansvar för helhet och utveckling. Sammanfattning politiker Politiken står bakom den nya organisationen och den är väl förankrad i de politiska leden. Politiken ser samordning av tjänster och bredare arbetsbeskrivning som ett måste för att kommunen ska kunna utvecklas. För att behålla en god service till medborgarna ställs allt större krav på framtida rekryteringar. 8

Egna reflektioner Vår känsla är att omorganisationen som gjorts upplevs som positiv av väldigt många. Känns viktigt att chefen finns nära verksamheten för att det ska kunna ske någon utveckling. Flera påtalar behovet av avlastning med det administrativa arbetet. Vill kommunen ha en verksamhet som utvecklas eller dyra administratörer? Vad vi kan se är det en snedfördelning av assistenter för enhetschefer. Det framkommer att områdescheferna önskar sitta tillsammans, vi tror detta skulle påverka negativt. Det vi fått fram i våra intervjuer är hur viktigt det känns för alla grupper att känna närhet till chefen. Gemensamma forum kan vara en lösning. Den nya organisationen ställer stora krav på mellancheferna, det är viktigt att kommunen som arbetsgivare prioiterar kompetensutveckling för dessa chefer. Vi har blivit mycket positivt och väl bemötta av alla kommunanställda vilket underlättat vårt arbete. Tack Högsby! Kontaktuppgifter Marie Brask Tel 0381-368 22 Mobil 070-256 44 08 marie.brask@eksjo.se Marie Stjernström Tel 0495-241021 Mobil 070-699 10 42 marie.stjernstrom@hultsfred.se Helen Sjöberg Tel 0383-500 57 Mobil 070-734 82 55 helen.sjoberg@vetlanda.se 9