Handlingsplan för utebliven leverans av dosdispenserade läkemedel Dokumentägare: Vård-och omsorgschefer, Malmö Stad Framtaget av: Utsedd arbetsgrupp, Malmö Stad Beslutsdatum: 160520
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Bakgrund... 3 3 Aktivering av handlingsplanen... 3 3.1 Vid aktivering av handlingsplanen... 3 4 Aktiviteter... 4 4.1 Förberedande och fortlöpande... 4 4.2 Då leveranser upphört... 4 4.3 Återgång till normalläge... 6 5 Ekonomiska konsekvenser av utebliven dosleverans... 7 6 Säkerställande av dostjänst från dosapotek... 7 7 Bilagor... 7 2
1 Inledning Denna handlingsplan beskriver hur den kommunala hälso- och sjukvården i Malmö Stad ska säkerställa att patientsäkerheten upprätthålls vid uteblivna leveranser av dosdispenserade läkemedel vid långvariga stopp. 2 Bakgrund Region Skåne genomförde 2012 en upphandling som resulterade i att Svensk Dos blev ny leverantör av dosförpackade läkemedel från och med juni 2013. Vid övergången till den nya leverantören uppstod vissa problem, som kunde klaras upp utan att äventyra patientsäkerheten. Det framkom ett tydligt behov av en handlingsplan för hur Region Skåne och de skånska kommunerna ska agera om en sådan situation uppstår igen. Enligt Hälso- och sjukvårdslagen och Patientsäkerhetslagen har vårdgivaren ett ansvar för att det finns ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, t ex i form av handlingsplaner. Region Skåne har upphandlat dosdispensering av läkemedel i öppen vård av dosapotek och har därmed det yttersta ansvaret för att patientsäkerheten upprätthålls, även om leveranser inte kan ske enligt ordinarie rutiner. 3 Aktivering av handlingsplanen Handlingsplanen träder i kraft vid ett totalstopp av leveranser från dosapotek. Med ett totalstopp menas här ett längre stopp (veckor till månader), inte enstaka dagar. Planen utgår ifrån att vare sig dosdispenserade läkemedel eller läkemedel i originalförpackningar kan levereras från dosapoteket. Region Skåne, Enheten för läkemedelsstyrning aviserar via kommunförbundet Skåne vid längre stopp av dosleveranser till Malmö stads funktionsbrevlåda i respektive stadsområde. Informationen om utebliven leverans ska skyndsamt meddelas verksamhetschef enligt 29 hälso- och sjukvårdslagen för vidare handläggning. Kopia av mailet ska vidarebefordras till stadsområdenas medicinskt a sjuksköterskor. 3.1 Vid aktivering av handlingsplanen I varje stadsområde ska en logg bok finnas där verksamhetschef, medicinskt samt enhetschef för HSL ha behörighet. Medicinsk påbörjar dokumentationen i loggboken Notera tid och datum för beslut om aktivering av handlingsplanen. För kontinuerlig loggbok över beslut (orsak till leveransstopp, beslut om åtgärder, varaktighet av leveransstopp, återgång till normalläge etc.). Följ instruktioner enligt punkt 4.2 nedan. 3
4 Aktiviteter 4.1 Förberedande och fortlöpande 4.2 Då leveranser upphört 1 2 Aktivitet/process Kort beskrivning Ansvar Information om uteblivna dosleveranser 2:1 Omställning av dosrecept till originalrecept Information till enhetschefer, sektionschefer och sjuksköterskor Apoteken verkställer sin handlingsplan för omställningen. Berörda apotek 3 2.2 Kontroll i Pascal Uthämtning av originalförpacknin gar på apotek till patienter där kommunen övertagit ansvaret för läkemedelshanteringen. Kontrollera så att alla dosrecept omvandlats till uttag av originalförpackningar. Detta krävs för att läkemedel skall kunna hämtas ut på apoteket. Nya ordinationer som sker under dosstoppet ska ordineras som originalförpackning i Pascal (information till apotek och förskrivare sker genom läkemedelsenheten region Skåne). Dokumentation över vilka patienter som fått sina recept omställda till uttag av originalförpackningar, Bilaga 2 Rapportblad För de patienter där kommunens hälso- och sjukvård har övertagit ansvaret för läkemedelshanteringen sker uthämtning av läkemededel på lokalt apotek. Ansvarig/ tjänstgörande Berörda sektionschefer inom vård och omsorg 4
Aktivitet/process Kort beskrivning Ansvar Uthämtning av originalförpackningar från apotek ska ske av särskilt utsedda personer inom berörda verksamheter. Berörd sektionschef utser i samråd med /tjänstgörande vilka som skall inneha uppdraget att hämta ut originalförpackning från apotek. 4 5 I ordningställande av läkemedelsdoser Rapportblad registrering av ökade kostnader i samband med utebliven leverans och hämtning av originalförpackningar, Bilaga 3. I ordningställande av läkemedelsdoser i dosett skall göras av legitimerad och enligt rutinen för läkemedelshantering. Delning skall i första hand ske i patientens bostad oavsett om patienten bor på särskilt boende eller i ordinärt boende. Vid iordningsställande av läkemedel på annan plats än i patientens bostad, ska dosetterna levereras på samma sätt och enligt samma rutiner som dospåsar lämnas ut när det är normalläge. Handlingsplan ska upprättas för de patienter som i normalläge hämtar sina dospåsar på utlämningsställe. Alla sektionschefer ansvarar för att föra rapport över ökade resurser/kostnader i samband med dosstopp. Enhetschef ansvarar för slutlig sammanställning. Ansvarig/tjänstgöra nde
5 Aktivitet/process Kort beskrivning Ansvar Personal- och resursfördelning Blir leveransstoppet långvarigt kan det bli aktuellt att även erfarna undersköterskor får en tidsbegränsad delgering på iordningställande av läkemedel i dosett. Omfördelning och/eller prioritering av arbetuppgifter till förmån för iordningställande av dosetter Sektionschef för sjuksköterskor Omfördelning av resurser inom vård och omsorg för att klara hämtning av läkemedel från apotek och leverans av iordningställda dosetter till patient. Se bilaga 3 Berörda sektionschefer inom vård och omsorg 4.3 Återgång till normalläge 1 2 3 Aktivitet/process Kort beskrivning Ansvar Återgång till normala rutiner Omställning av originalrecept till dosrecept och dosdispenserade läkemedel Utvärdering av handlingsplanen Informera berörda parter. När leveranserna återigen fungerar måste omställning ske dvs. att hela förpackningar omställs till dosdispenserade läkemedel. Detta görs av dosleverantören Efter återgång till normalläge bör handlingsplanen utvärderas och vid behov revideras. Berörd dosleverantör i samråd med ledningsgrupp för vård och omsorg 6
5 Ekonomiska konsekvenser av utebliven dosleverans I samband med långvarigt dosstopp medför ökade kostnader. Region Skåne samlar in uppgifter om mertid/ekonomisk skada från berörda. 6 Säkerställande av dostjänst från dosapotek Enheten för Läkemedelsstyrning ansvar för att bevaka nationell utveckling som kan påverka innehållet i Region Skånes kontinuitetsplan. Region Skåne bedömer behovet av ny upphandling av dostjänst, utifrån anledning till leveransstopp och beräknad tid för leveransstopp. Region Skåne bevakar/deltar i arbetet med nationella säkerhetslösningar för dostjänsten. 7 Bilagor Bilaga 1 Loggbok. Bilaga 2 Rapportblad för sjuksköterskor över patienter som är berörda av omställningen. Bilaga 3 Rapportblad ökade kostnader i samband med utebliven leverans och hämtning av originalförpackningar. 7