1 K A L L E L S E Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskotts ledamöter kallas till sammanträde måndag 25 januari 2010 kl. 09:00 i Kindla, kommunhuset, Lindesberg. Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare. Vänligen tänk på allergikerna, undvik stark parfymering! Anders Larsson Ordförande Linda Svahn Sekreterare Information om skolskjuts till och från Lindeskolan David Larsson Information om landsbygdsutveckling Per Granlund Information om norra industriområdet Björn Carlson och Magnus Nordkvist Information om ensamkommande barn - Migrationsverket Genom att klicka på rubrikerna i menyn till vänster kommer du till aktuellt ärende eller bilaga. Föredragningslista Nr Dnr Ärende 1 2009.0254 Bergslagens miljö- och byggförvaltning trafikmatning till Arenahallen, Lindesberg 2 2009.0254 Bergslagens miljö- och byggförvaltning köp av fastigheter i nordöstra kvadranten, Lindesberg 3 2009.0316 Finnåkers bygdegårdsförening ansökan om bidrag till ombyggnation av Finnåkers bygdegård 4 2010.0011 Kommunkontoret Uppföljning av internkontrollplan 2009 för kommunkontoret 5 Övriga frågor Meddelande Se bifogad lista
LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2 Kommunstyrelsens Planerings- och utvecklingsutskott 2010-01-25 1 1. Dnr. 2009.0254 Bergslagens miljö- och byggförvaltning trafikmatning till Arenahallen, Lindesberg Ärendet Den nya Arenahallen i Lindesberg kommer att leda till ökat behov av parkeringsytor och effektivare hantering av inkommande trafik vid evenemang. Ärendets tidigare behandling Stadsarkitektkontoret inkom den 12 oktober 2009 med följande yttrande: En ny arenahall är under konstruktion intill Lindeskolan i Lindesberg. Kapaciteten i hallen kommer att ligga på ca 2 500 besökare och därtill uppskattningsvis 1 000 fordon. Hallen kommer att bidra till ett utökat behov av parkeringsytor samt effektivare hantering av inkommande trafikflöde vid evenemang. Trafikanten bör så tydligt som möjligt ledas in på vägar som så lite som möjligt passerar eller löper genom tätbebyggda områden och som har så få tomtutfarter som möjligt. För att undvika stora flöden från den södra infarten till Lindesberg, genom stadskärnan, bör så stor del som möjligt av trafiken till arenahallen ledas in via korsningen Fotbollsgatan/R50 ner till parkeringsytorna runt arenahallen. En trafikutredning genomfördes av Vectura i samarbete med Bergslagens Miljö- och Byggförvaltning (BMB) under januari februari 2009. Utredningen hade som mål att på ett så trafiksäkert och effektivt sätt som möjligt leda trafik till arenahallen. Forts. Justerande Utdragsbestyrkande
LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 3 Kommunstyrelsens Planerings- och utvecklingsutskott 2010-01-25 Forts. 1 Slutsatsen av utredningen redovisades i planerings- och utvecklingsutskottet den 9 mars 2009. BMB förordade där en lösning där Ishockeygatan förlängs med ny vägsträckning söderut för att ansluta till Torphyttevägen. Kostnaden för den nya vägdragningen uppskattas till ca 4,2 miljoner kronor. Den 8 oktober 2009 anordnades en informationsträff för allmänheten i Lindeskolans aula. Där framkom en rad synpunkter kring bil- och busstrafik och allmänna trafiksäkerhetsproblem i området. Förslag till beslut Den lämpligaste lösningen för att uppnå trafikutredningens mål är att förlänga Ishockeygatan till Torphyttevägen. Planerings- och utvecklingsutskottet uppdrog den 12 oktober 2009 till stadsarkitektkontoret att förslaget med förlängning av Ishockeygatan kompletteras med anslutningar till den nya vägen till planerings- och utvecklingsutskottet den 26 oktober 2009. Planerings- och utvecklingsutskottet beslutade den 9 november 2009 att det uppdras till stadsarkitektkontoret att inkomma till planeringsoch utvecklingsutskottet med tidplan för planarbetet senast i december 2009. Per Axelsson, stadsarkitektkontoret informerade den 14 december 2009 planerings- och utvecklingsutskottets ledamöter om förslag till etappindelning av det fortsatta arbetet med förlängning av Ishockeygatan till Torphyttevägen. Etapp 1 som avser förlängning av Ishockeygatan söder om Siggebohyttevägen mot Torphyttevägen, samt ny anslutning av Torphyttevägen till den nya vägen beräknas kosta ca. 3,4 miljoner kronor. Etapp 2 som avser förbindelsen mellan Ishockeygatan och Siggebohyttevägen beräknas kosta ca. 800 000 kronor. Planerings- och utvecklingsutskottet uppdrog den 14 december 2009 till stadsarkitektkontoret att ta fram underlag för att påbörja detaljplanarbetet för förlängning av Ishockeygatan till Torphyttevägen etapp 1 och 2. Justerande Utdragsbestyrkande
2010-01-18 Dnr 2009.0254 Stadsarkitektkontoret Per Axelsson Tfn. 0581-81080 per.axelsson@lindesberg.se PU Behov av mark (del av Brodalen 16:3) för anläggande av Ishockeygatans förlängning. (Trafikmatning arenahallen) För att genomföra den planerade förlängningen av Ishockeygatan söderut för anslutning til Torphyttevägen krävs att kommunen ges möjlighet att köpa in del av Brodalen 16:3. Lagfaren ägare är Magnusson & Petterssons Brunnsb F:A AB. Att komma över marken är en grundförutsättning för att arbeta fram ny detaljplan. Dialog med fastighetsägare bör inledas. Karta. Inringat område markerar aktuell del av Brodalen 16:3. Per Axelsson Fysisk planerare Postadress Gatuadress Telefon / fax E-post / www Giro Organisationsnr: Kungsgatan 41 711 30 Lindesberg Kungsgatan 41 Gamla Kirurgen 0581-810 00 vxl 0581-169 72 fax bergslagens.miljo.bygg@lindesberg.se http://www.lindesberg.se Postgiro 12 31 60-4 Bankgiro 821-3134 212000-2015
LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 4 Kommunstyrelsens Planerings- och utvecklingsutskott 2010-01-25 2. Dnr. 2009.0255 2 Bergslagens miljö- och byggförvaltning köp av fastigheter i nordöstra kvadranten, Lindesberg Ärendet Köp av tre fastigheter i den nordöstra kvadranten vid den planerade rondellen vid riksväg 50, mellersta infarten i Lindesberg samt köp av fastighet på Ishockeygatan i Lindesberg. Ärendets tidigare behandling Planerings- och utvecklingsenheten uppdrog den 12 oktober 2009 till Bergslagens miljö- och byggförvaltning att inleda dialog med ägarna av fastigheterna Lindeshyttan 5:2, Lindeshyttan 5:3 Lindeshyttan 5:4, samt Brodalen 22:2 för att kunna gå vidare med eventuella köp av fastigheterna. Gunnar Jaxell, kommunledningsstaben, informerade den 9 november 2009 planerings- och utvecklingsutskottets ledamöter om att diskussioner med fastighetsägarna i den nordöstra kvadranten vid den planerade rondellen vid R50 inletts. Planerings- och utvecklingsutskottet uppdrog den 23 november 2009 till kommunchefen att senast den 8 december 2009 inkomma till planerings- och utvecklingsutskottet med förslag till finansiering för köp av fastigheterna Lindeshyttan 5:2, Lindeshyttan 5:3, Lindeshyttan 5:4, samt Brodalen 22:2. Gunnar Jaxell, kommunledningsstaben, informerade den 11 januari 2010 planerings- och utvecklingsutskottets ledamöter om att fortsatta diskussioner har förts med fastighetsägarna i den nordöstra kvadranten vid den planerade rondellen vid R50. En överenskommelse är enligt Gunnar Jaxell möjlig med samtliga berörda fastighetsägare. Planerings- och utvecklingsutskottet uppdrog den 11 januari 2010 till kommunledningsstaben att inkomma till planerings- och utvecklingsutskottet med förslag till köp av fastigheterna Lindeshyttan 5:2, Lindeshyttan 5:3, Lindeshyttan 5:4, samt Brodalen 22:2. Justerande Utdragsbestyrkande
LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 5 Kommunstyrelsens Planerings- och utvecklingsutskott 2010-01-25 3. Dnr. 2009.0316 3 Finnåkers bygdegårdsförening ansökan om bidrag till ombyggnation av Finnåkers bygdegård Ärende Tomas Hederberg, ordförande i Finnåkers Bygdegårdsförening, inkom den 17 december 2009 med en skrivelse om finansiering för ombyggnation av Finnåkers bygdegård. Ärendets tidigare behandling Kommunledningsstaben inkom med bifogat yttrande i ärendet den 19 januari 2010. Justerande Utdragsbestyrkande
LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 Kommunstyrelsens Planerings- och utvecklingsutskott 2010-01-25 4. Dnr. 2010.0011 4 Kommunkontoret uppföljning av internkontrollplan för kommunkontoret år 2009 Ärende Kommunfullmäktige beslutade den 14 juni 1999 om internkontrollreglemente. Varje nämnd har att besluta om årliga internkontrollplaner där det anges vad som ska följas upp, omfattningen, vem som ansvarar för att utföra uppföljningen, till vem uppföljningen ska rapporteras, när rapporteringen ska ske samt en bedömning av eventuella risker gällande konsekvens och sannolikhet. Internkontroll är en integrerad del i organisationers styrsystem, till skillnad från revision som är en extern granskning. Den interna kontrollen är en form av självvärdering som syftar till att upptäcka eventuella brister i organisationen/verksamheten. Ärendets tidigare behandling Kommunkontoret inkom den 1 september 2009 med bifogade förslag till internkontrollplan år 2009 för kommunkontoret. Planerings- och utvecklingsutskottet beslutade den 28 september 2009 att anta förslaget till internkontrollplan. Kommunkontoret inkom den 20 januari 2010 med redovisning av genomförd internkontroll. Justerande Utdragsbestyrkande
Till kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott 2010-01-19 Internkontroll kommunkontoret 2009 Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott beslutade 2009-09-28 att anta förslag till internkontroll för kommunkontoret. Nedan kommenteras vissa punkter i internkontroll genomförd under hösten 2009. Samtliga förvaltningar Hyresavtal En total genomgång av socialförvaltningens och barn- och utbildningsförvaltningens hyresavtal har genomförts. Det som har kontrollerats är hyresbelopp, kvm, kostnad per kvm, avtalstid, uppsägningstid, vidare bindningstid, uppsägningsdatum och vem som har tecknat avtalet och var avtalet/kontraktet förvaras. Kompletteringar av avtalen har också gjorts. Kommunens kontrakt med brukare har även inventerats. Sammanställningarna förvaras på ekonomienheten. Under 2010 kommer övriga förvaltningar att inventeras. Samtliga enheter inom kommunkontoret Kommunkontorets hälsoprojekt Kommunens hälsoutvecklare har sammanställt kommunkontorets hälsoprojekt under 2009 i en rapport. Ett grupparbete genomfördes där alla medarbetare skulle ge sin syn på frågeställningen Vilka faktorer gör att man mår bra och känner sig tillfreds i arbetslivet. Diskussionen utmynnade i tre områden som kommunkontoret skulle arbeta vidare med under 2009. Dessa var: Arbetskamrater - hur kan gemenskapen på kommunkontoret utvecklas? Arbetsklimat - hur kan kommunkontoret få ett ännu mer respekterade och tillåtande klimat? Kommunikation hur kan kommunikationen mellan enheterna på kommunkontoret utvecklas? Personalen fick sedan ta fram idéer och förslag på aktiviteter för att förbättra situationen inom de valda områdena. Aktiviteter har genomförts under 2009. Uppföljning av hälsoprojektet genomfördes på verksamhetsplaneringen i december 2009 och presenteras i januari 2010 för ledningsgrupp och medarbetare.
Personal- och löneenheten De kontroller som personal- och löneenheten har genomfört avser samtliga förvaltningar. Anställningsavtal Kontroll av att skriftligt anställningsbeslut registrerats korrekt i pa/lönesystemet. 50 slumpvis utvalda anställningsbeslut har granskats. Varje anställningsavtal fylls i med ca 25 uppgifter. Av dessa 1250 uppgifter var 32 inte helt korrekt ifyllda av chef. Avvikelserapportering Kontroll av att utbetald övertid överensstämmer med avtal. 48 slumpvis utvalda övertidsrapporter har granskats. 13 rapporter var attesterade av chef trots fel enligt avtal och 5 övertidsrapporter var registrerade med felaktigheter av chef/assistent. Löneskulder Kontroll av att uppkomna skulder återbetalas. Om betalning ej sker överlämnas skulden till ekonomienheten för kravhantering. Under året har 53 löneskulder uppkommit, samtliga har reglerats. Betyg Stickprov har gjorts av 94 personalakter för kontroll att betyg för aktuell anställning fanns i akten. Kontrollen påvisade 37 med anmärkning. IT- och teleenheten ADB-säkerhet Teståterställning av backup utförs på ett slumpvis utvalt system. Detta år återställdes en fil i systemet Dexter. Dexter är system för elever och föräldrar inom barn- och utbildningsförvaltningen. Efter återställning är filen läsbar vilket betyder att testet är framgångsrikt. Växeln Svarstid i växeln är inte kontrollerad 2009. Måltidsenheten Egenkontroll Kontroll av temperaturlistor och städlistor i egenkontrollprogrammet har skett på Björkhagaskolans kök 091124. Alla kontrollmoment och provtagningar har skett på ett korrekt sätt och inga anmärkning finns. Kontanthantering Anvisningar för kontanthanteringen av kassor i måltidsenhetens kök upprättades 2004. Kontroll har gjorts av kassahanteringen vid Grönbodas kök 091020. Köket följde anvisningarna och bankinsättningarna följde rutinerna.
Ekonomienheten Fakturaportalen 300 leverantörsfakturor har granskats genom stickprov. Fakturorna är bokförda under februari, maj, september och oktober. Fakturorna avser samtliga förvaltningar. Det som granskats är att rätt referenskod är angiven på fakturan, rätt fakturaadress, behandlingstid av fakturan, antal förfallna fakturor och att konteringen är korrekt. 64 % av fakturorna är märkta med rätt referenskod från leverantören och 14 % är märkta manuellt av kommunens personal. Övriga fakturor saknar referenskod. 80 % av fakturorna har rätt fakturaadress (postbox). Den genomsnittliga behandlingstiden av en leverantörsfaktura är ca 9 dagar. 13 stycken fakturor av de granskade var förfallna vid betalning och 10 stycken var felkonterade (fel kostnadsslag). Kanslienheten Posthantering Kontroll att externkuvert från samtliga förvaltningar inte läggs direkt i postlådor. Posten har meddelat att ca 10 ggr 2009 har kommunens externpostkuvert lagts i externa postlådor. Kommunens anställda har fått information om korrekt hantering av post från kommunen. MAS Kontroll av träningsredskap Kontroll och service av träningsredskapen i fyra träningslokaler har utförts enligt gällande regler och protokollförts. Eva Wahlsten Kerstin Rogemyr
Meddelande
Lindesbergs kommun MEDDELANDEN (händelser) Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott 2010-01-25 Sida 1 (1) Kansliavdelningen Riktning Hid Besl.inst Info Ärendemening Diarienr Sammtr.dat Notering Handläggare KS 269/2010 2009-12-15, Ingrid Åberg (KD) väljs till ledamot i PU, Michelle Ökvist (KD) till ledamot i miljöberedningen och Gun Andersson (KD) till ersättare i folkhälsoberedningen Avsägelse av samtliga politiska uppdrag 2010.2 KSPU 2009/309 AKK 2010-01-25 Winess 4.02-470 Bardeli Datasystem 1986-2009 2010-01-20 13:03 Antal:1 HAMED
LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 26 Kommunstyrelsen 2009-12-15 Ks 269 Dnr 2009.0309 Fyllnadsval av ledamot i kommunstyrelsens planeringsoch utvecklingsutskott, miljöberedningen samt ersättare i folkhälsoberedningen intill utgången av år 2010 efter Lilian Wahlqvist (KD) som avsagt sig uppdragen Meddelas: Ingrid Åberg Michelle Ökvist Gun Andersson Planerings- och utvecklingsutskottet Miljöberedningen Folkhälsoberedningen Kanslienheten Personal- och löneenheten Beslut Ingrid Åberg (KD), Lövstigen 26, 711 31 Lindesberg, väljs till ledamot i planerings- och utvecklingsutskottet intill utgången av år 2010, Michelle Ökvist (KD), Björkhyttevägen 54, 711 33 Lindesberg, väljs till ledamot i miljöberedningen intill utgången av år 2010, Gun Andersson (KD), Brudstensvägen 5, 711 36 Lindesberg väljs till ersättare i folkhälsoberedningen till och med 31 maj 2010. Ärendet Fyllnadsval av ledamot i kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott, miljöberedningen samt ersättare i folkhälsoberedningen intill utgången av år 2010 efter Lilian Wahlqvist (KD) som avsagt sig uppdraget. Justerande Utdragsbestyrkande