KALLELSE TILL KOMMUNSTYRELSENS PLANERINGS- OCH UTVECKLINGSUTSKOTT

Transkript

1 KALLELSE TILL KOMMUNSTYRELSENS PLANERINGS- OCH UTVECKLINGSUTSKOTT Ordinarie ledamöter kallas till sammanträde med kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott, måndagen den 4 juni 2012 kl. 09:00 i Leja, kommunhuset Ledamot som är förhindrad att delta, bör själv kalla sin personlige ersättare. OBS! Tänk på våra allergiker och använd inte starkt doftande sprayer, parfymer eller rakvatten! Anders Ceder Ordförande Linda Svahn Sekreterare Ledamöter Anders Ceder (S) ordförande Irja Gustavsson (S) 1:e vice ordförande Arnold Bengtsson (S) Margaretha Östlund (S) Jonas Kleber (C) Ingrid Åberg (KD) Pär-Ove Lindqvist (M) Ersättare Hans-Olof Hake (S) Margareta Ahlm (S) Snorre Hermansson (V) Inger Griberg (MP) Christina Pettersson (C) Göran Gustavsson (FP) Anniette Lindvall (M) Föredragningslista Nr. Ärende Dnr Föredragande 1. Information om utfallet av besparingen på pedagogiska luncher inom skolmåltidsverksamheten 2012/105 AKK Carita Prim kl Information om projekt om digital ärendehantering - läsplattor till förtroendevalda 2012/167 AKK Linda Svahn kl Revidering av det handikappolitiska programmet 2012/143 AKK Linda Svahn kl Uppföljning av internkontrollplan 2011 för kommunkontoret 2012/90 AKK Gunilla Sandgren kl Bussangöring vid Kristinaskolan 2011/313 AKK 6. Huvudmannaskap för bredband 2009/193 AKK 7. Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning för upphandlingsfrågor 2009/186 AKK

2 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 1 Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott KSPU Dnr. 2012/105 Information om utfallet av förändringen av prissättningen och de pedagogiska luncherna inom skolmåltidsverksamheten Ärendet Kostchef Carita Prim informerar kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott om resultatet av förändringen av prissättningen på skolmaten för de anställda samt minskningen av antalet pedagoger som äter pedagogisk lunch på skolorna. Justerande Utdragsbestyrkande

3 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 1 Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott KSPU Dnr. 2012/167 Information om projekt om digital ärendehantering - läsplattor till förtroendevalda Ärendet Nämndsekreterare Linda Svahn informerar kommunstyrelsens planeringsoch utvecklingsutskott om arbetet med att ta fram en projektplan för projektet om digital ärendehantering läsplattor till förtroendevalda. Justerande Utdragsbestyrkande

4 PROJEKTPLAN Dnr 2012/167 Kommunkontoret Linda Svahn Kommunstyrelsen Projektplan digital ärendehantering läsplattor Förslag till beslut 1. Nedanstående projektplan godkänns. 2. Projektgruppen består av projektledare Linda Svahn samt Anders Widegren. 3. Ett managementverktyg för läsplattor och smarta telefoner upphandlas, kostnaden uppgår till kr för tre år, då ingår 100 licenser och pengarna tas ur IT- och telestöds budget. 1 Bakgrund, syfte och mål 1.1 Bakgrund Det finns flera fördelar med att minska pappershanteringen och gå över till en mer elektronisk hantering av handlingar till de förtroendevalda. För att göra handlingar till nämndsammanträden mer tillgängliga och samla alla handlingar på samma ställe finns det önskemål om att införa en mer digital hantering av nämndhandlingar. Pappershanteringen minskar vilket skulle minska tidsåtgången för kopiering samt utskick. Kommunen har idag ett diarieföringssystem som kommer att behöva bytas ut inom några år. Ärendehanteringssystemet och användandet av läsplattor går hand i hand. För att tidsvinsten med att införa läsplattor och digitala handlingar till de förtroendevalda ska bli så stor som möjligt är det viktigt att den administrativa hanteringen blir så liten som möjligt. Ett sätt att göra detta är att ha ärendehanteringssystem och programvara för läsplattor som kommunicerar med varandra. Det går att införa läsplattor med programvara utan att samtidigt byta diarieföringssystem, men det är inte säkert att programvarorna kommunicerar med varandra och handpåläggningen för nämndsekreterarna blir då större. Hur mycket mer tid som behövs beror på vilket eller vilka system som köps in. Detta kommer att beaktas vid projektets genomförande. Postadress Besöksadress Telefon/fax E-post/www Giro Organisationsnr: Lindesbergs kommun Stentäppsgatan vxl kommun@lindesberg.se Bankgiro Lindesberg Lindesberg fax

5 1.2 Syfte med projektet samt effektmål 2 Syftet är att effektivisera ärendehanteringen i kommunen och göra handlingar tillgängliga för de förtroendevalda i kommunens nämnder digitalt. De förtroendevalda förses med läsplattor som ersätter pappersutskicken. Målet är minskad pappershantering och pappersåtgång i nämndadministrationen då samtliga handlingar istället distribueras till de förtroendevaldas läsplattor. Pappersutskicken till nämnderna ska minska. I och med detta förväntas tidsåtgången för nämndadministrationen minska. Varje nämnds ärendehanteringskedja kartläggs och standardiseras för att det ska bli möjligt för sekreterare från olika förvaltningar att täcka upp för varandra vid behov. Personalkostnader kopplat till nämndadministrationen undersöks för att se om det finns möjlighet att samordna och effektivisera organisationen. En ekonomisk beräkning görs för att belysa vilka kostnader kommunen har idag för pappersutskick (där inräknat kostnad för papper, kopiering, arbetstid samt porto) samt vilka kostnader en läsplatta skulle innebära (inköp, drift, support samt arbetstid) samt hur kostnaderna för läsplattorna ska fördelas. En avvägning av vilka förtroendevalda som ska få tillgång till läsplattor görs utifrån frågeställningen om även ersättare i nämnderna ska ha tillgång till läsplattor. 1.3 Avgränsningar I projektet kommer kompabiliteten med olika ärendehanteringssystem att undersökas och beaktas. Inget nytt diarieföringssystem kommer att köpas in i nuläget men då det ska göras inom några år är det viktigt att undersöka kompabilitet. Då det är mycket svårt att beräkna koldioxidutsläppen för både pappersutskick och läsplattor kommer detta inte att beaktas under projektets genomförande. Bakgrunden till detta är följande: När det gäller läsplattorna beror miljöpåverkan också mycket av vilken läsplatta som används, hur den används samt hur lång livslängden beräknas vara. För pappersutskicken beror mängden utsläpp bland annat på tillverkningen, transporten till kommunen, kopieringen och kopiatorns miljöpåverkan. När det gäller pappersutskicken så kommer det faktum att kommunen upphör med pappersutskick inte att påverka Postens utkörningar, de kommer fortfarande att köra ut post till hushållen.

6 2 Kravspecifikation Produktkrav En förutsättning för projektets genomförande är en managementplattform. En managementplattform gör det möjligt att styra över vilka säkerhetslösningar och programvaror som ska finnas på läsplattor och smarta telefoner. Detta gör det även möjligt att radera allt innehåll om läsplattan skulle bli stulen. Läsplattorna ska på ett enkelt sätt tillhandahålla handlingar till de förtroendevalda. Därför behövs en mjukvarulösning som är användarvänlig för både den förtroendevalda och tjänstemännen. De förtroendevalda ska ha åtkomst till Internet från läsplattan. Programvaran ska vara användarvänlig och tydlig (pedagogisk, lättförståelig och logisk). Den ska också uppfylla de krav som ställs på säkerhet. Det ska vara möjligt att anteckna i handlingar som visas i läsplattan. Dessa anteckningar ska kunna sparas. Läsplattan ska vara användarvänlig och tydlig. Den ska vara kompatibel med kommunens existerande säkerhetssystem. 2.2 Projektkrav Kommunstyrelsen är projektets uppdragsgivare. Projektet ska starta i juni 2012 och pilotprojektet ska vara genomfört och utvärderat före den sista december Beslut om att införa den valda lösningen i resterande nämnder fattas efter utvärderingen av pilotprojektet. Samtidigt beslutas när införandet ska vara genomfört. En strategi tas fram och ett administrationsverktyg för administrationen av läsplattorna köps in. Budgeten för projektet tas fram i samband med den inledande analysen av verksamhetens behov och tillgängliga lösningar som marknadsförs på den svenska marknaden. Därefter tas beslut om vilken hårdvara och mjukvara som ska väljas. Den valda lösningen ska testas i ett pilotprojekt. Pilotprojektet utvärderas innan beslut tas om att införa lösningen i övriga nämnder. Detta innebär att kommunstyrelsen kommer att få testa systemet innan det införs i övriga nämnder. Utbildning av användare ingår i projektet. Projektgruppen ska bestå av två personer. Kommunstyrelsen utgör styrgrupp och projektledaren informerar kommunstyrelsen om hur projektet framskrider en gång i månaden eller vid behov.

7 4 3 Leverans och införande I samband med att läsplattorna delas ut till de förtroendevalda genomförs också utbildningar i hur programvaran och läsplattan fungerar och ska användas. Regelverk för vad läsplattan får användas till tas fram om det inte redan finns motsvarande för datorer. 4 Vilka berörs av projektet? I det här projektet finns det ett antal intressenter, både sådana som berörs under projekttiden och sådana som berörs när projektet är avslutat. Under projektets genomförande kommer följande grupper att beröras: Kanslistöd Nämndsekreterare Registratorer IT- och telestöd Kommunstyrelsen Förtroendevalda i pilotgrupperna Ekonomichefen Inköpsansvarig Efter projektets genomförande kommer främst följande grupper beröras: Nämndsekreterare Registratorer IT- och telestöd Kanslistöd Förtroendevalda 5 Etappmål - milstolpar a. Kommunstyrelsen beslutar att projektplanen antas och projektgrupp utses b. Managementverktyg för läsplattor och smarta telefoner köps in c. Kostnadsberäkningar för pappersutskick samt läsplattor färdigställs d. Kravspecifikation färdigställs e. System väljs ut f. Kommunstyrelsen beslutar om budgeten för projektet g. Läsplattor och system upphandlas/köps in h. Pilotgrupperna får var sin läsplatta i handen samt utbildning i. Utvärdering av pilotgrupperna j. Kommunstyrelsen beslutar om projektet ska fortsätta med att läsplattor införs i övriga nämnder eller om projektet avbryts. k. Under förutsättning att kommunstyrelsen beslutar att projektet ska fortsätta får de förtroendevalda var sin läsplatta i handen samt utbildning l. Utvärdering av projektet m. Allt är färdigt.

8 6 Rapporter och dokumentation I projektet är några delbeslut som ska tas av kommunstyrelsen inplanerade. Inför dessa beslut rapporterar projektledaren hur långt projektet kommit och vilka slutsatser som gjorts. 5 När pilotgrupperna har testat systemet under två månader utvärderas pilotprojektet. Detta rapporteras till kommunstyrelsen i en skriftlig rapport. När projektet är genomfört utvärderas projektets olika aspekter genomförande, information, hur väl projektet fallit ut, har syfte och mål uppnåtts. Resultatet av projektet utvärderas senast ett år efter att projektet färdigställts och avslutats. Christer Lenke Kommunchef Linda Svahn Nämndsekreterare

9 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 1 Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott KSPU Dnr. 2012/143 Revidering av det handikappolitiska programmet Förslag till beslut Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott har inga invändningar mot förslaget till nytt handikappolitiskt program. Ärendet En arbetsgrupp har haft i uppdrag att revidera det nuvarande handikappolitiska programmet. Gruppen har varit sammansatt av politiker, tjänstemän och representanter från intresseorganisationer för funktionsnedsatta. Gruppen har tagit fram ett förslag på ett nytt handikappolitiskt program - Funktionsnedsättning - inget hinder! är titeln på det nya förslaget som remitterats till kommunens nämnder, förvaltningar, kommunalförbund och intresseorganisationer. Meddelas: Avdelningen för funktionsstöd Justerande Utdragsbestyrkande

10

11

12

13

14

15

16

17

18 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 1 Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott KSPU Dnr. 2012/90 Uppföljning av internkontrollplan 2011 för kommunkontoret Förslag till beslut Uppföljningen godkänns. Ärendet Kommunfullmäktige beslutade den 14 juni 1999 om internkontrollreglemente. Varje nämnd ska en gång om året besluta om en internkontrollplan där det bland annat redovisas vad som ska följas upp, omfattningen och vem som ansvarar för att utföra uppföljningen. Under våren 2012 har en uppföljning av internkontrollen för 2011 genomförts. Den visade på följande brister: Felaktigt ifyllda anställningsavtal Utbetald övertid stämmer inte överens med avtal. Examensbetyg för förskollärare saknas i vissa personakter. Svarstid i växeln är inte kontrollerad. Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott beslutade därför den 2 maj 2012 att den genomförda internkontrollen godkänns och meddelas kommunstyrelsen samt att åtgärder av bristerna i internkontrollen ska återrapporteras till planerings- och utvecklingsutskottet i juni Kommunkontoret lämnade in uppföljningen den 24 maj 2012 med följande kommentarer om bristerna: När det gäller felaktigt ifyllda anställningsavtal har ett förtydligande i ifyllnadsanvisningen till anställningsavtalet gjorts. En genomgång av övertidsregler enligt avtal för chefer och personalredogörare genomförts samt att det har påpekats för dem som fått utbetald övertid som inte stämmer överens med avtal hur det ska vara. Rektorerna har uppmanats att komplettera personakterna med de examensbetyg för förskollärare som saknades vi vissa personakter. Svarstiden i växeln är inte kontrollerad. TDC kan inte redovisa detta trots flertalet uppmaningar från IT-avdelningen. Meddelas: Ekonomistöd Justerande Utdragsbestyrkande

19

20 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 1 Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott KSPU Dnr. 2011/313 Bussangöring vid Kristinaskolan Förslag till beslut Ärendet avslutas med nedanstående motivering. Ärendet Det har inkommit information från Länstrafiken som berör länsbussar, taxi och skolbussars angöring vid Kristinaskolan i södergående riktning. Bussgatan är för smal för att ett fordon ska kunna passera ett fordon framför som inväntar elever. Detta leder till att bussar hindrar den södergående trafiken från Lindesbergs tätort. Önskvärda åtgärder är breddning av bussgatan åt öster och anläggande av mindre fickor som kan användas av mindre fordon på den västra sidan mot Kristinaskolan. Kommunstyrelsen planerings- och utvecklingsutskott gav den 26 september 2011 kommunchefen i uppdrag att återkomma till planerings- och utvecklingsutskottet med förslag till åtgärder i december Ärendet avslutas med hänvisning till att denna fråga behandlas inom ramen för handläggningen av kommunens beslut att bidra med medel som motprestation till Örebro läns landsting och Örebro kommuns medfinansiering av Citybanan. Samtliga kommuner exklusive Örebro har i överenskommelsen lämnat samma förbindelse. Medlen är avsedda att underlätta kollektivtrafik till Örebro och Stockholm. Justerande Utdragsbestyrkande

21 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 1 Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott KSPU Dnr. 2009/193 Huvudmannaskap för bredband Förslag till beslut Ärendet avslutas med hänvisning till den motion om bredbandsstrategi och bolagisering av Stadsnät i Lindesberg som behandlades i kommunstyrelsen den 29 maj 2012, dnr. 2012/46. Ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 27 maj 2008 att skapa Lindesbergs stadsnät. Den 16 december 2008 uppdrog kommunstyrelsen till Moderbolaget i Lindesberg AB att äga och sköta driften från och med årsskiftet 2008/2009. Kommunchefen inkom den 3 augusti 2009 med förslag om att: 1. Ägandet inklusive fullföljandet av bredbandsinvesteringen sker i kommunens regi 2. Överföring av stadsnätet görs därefter i ett särskilt beslut till den del i kommunbolagskoncernen som är bäst lämpad att handha ägandet och administrationen av nätet. På planerings- och utvecklingsutskottet den 5 september 2011 informerade kommunchefen om att en utredning ska ske om det fortsatta arbetet med stadsnätet. Den 10 oktober 2011 informerade kommunchefen planerings- och utvecklingsutskottet att arbetet med stadsnätets tillhörighet fortskrider. Pär-Ove Lindqvist (M), Jonas Kleber (C), Ingrid Åberg (KD) och Göran Gustavsson (FP) inkom den 14 februari 2012 med en motion (dnr. 2012/46) där de föreslår att: Lindesbergs kommun omgående upprättar en bredbandsstrategi med målet att alla invånare, offentliga förvaltningar och företag inom kommunen ska kunna få tillgång till fiberanslutet bredband. Stadsnät i Lindesberg ombildas till bolag och läggs som dotterbolag i Linde Energi AB. Justerande Utdragsbestyrkande

22 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2 Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott Motionen remitterades till kommunstyrelsen i februari 2012 och kommunstyrelsen behandlade ärendet den 29 maj Med anledning av detta bör detta ärende avslutas och fortsatt hantering sker i samband med behandlingen av motionen. Justerande Utdragsbestyrkande

23 LINDESBERGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 1 Kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott KSPU Dnr. 2009/186 Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning för upphandlingsfrågor Förslag till beslut Ärendet avslutas då kommunstyrelsen den 27 mars 2012 beslutade att ge kommunchefen i uppdrag att ta fram en ny delegationsordning för kommunstyrelsen. Ärendet Kommunstyrelsen fastställde den nu gällande delegationsordningen den 16 december Under år 2009 framförde kommunchefen önskemål om att kommunstyrelsens delegationsordning bör ändras i avsnittet om fastighetsfrågor samt upphandlingsfrågor. I samband med arbetet med frågor som ska hanteras av kommunstyrelsens planerings- och utvecklingsutskott, dnr. 2011/50, uppdrog kommunstyrelsen till kommunchefen att ta fram en ny delegationsordning för kommunstyrelsen. Denna ska presenteras för kommunstyrelsen senast i juni Med anledning av detta är detta ärende inte längre aktuellt och bör avslutas. Meddelas: Justerande Utdragsbestyrkande