Kollektivtrafiknämnden

Ärende 10 Bilaga 1 KTN 120305 Kollektivtrafiknämnden Kenny Nilsson Avd Ledning kenny.nilsson@skanetrafiken.se RAPPORT/UPPFÖLJNING Datum 2012-01-20 1 (10) Ekonomisk hushållning och intern kontroll uppföljning 2011 Nedan följer en beskrivning av det interna kontrollarbetet för 2011. Planen för ekonomisk hushållning och intern kontroll 2011 biläggs uppföljningen. Till uppföljningen läggs även förslag om intern kontrollplan för 2012. Inledning Inför arbetet med 2011 års planer tillkom, i förhållande till 2010 års plan, följande tre nya obligatoriska kontrollområden i koncernkontorets anvisningar. 1. s verksamhet är tillgänglig för alla på lika villkor. I målet ingår tillgänglighet i många former som även t ex kommunikation till medborgarna och fysisk tillgänglighet. Målet ingår i intressentperspektivet. 2. har en effektiv verksamhet med hög kvalitet. Målet ingår i verksamhetsperspektivet. 3. s medarbetare har tydliga uppdrag och ser koppling till verksamhetens och förvaltningens mål och uppdrag. Målet ingår i medarbetarperspektivet. Utöver dessa områden lyfte förvaltningen (Skånetrafiken) även in områden som gäller Personal och IT i 2011 års plan. Nedan följer en kortfattad sammanfattning av vad som hänt och hur det interna kontrollarbetet har bedrivits under respektive kontrollområde, dvs såväl obligatoriska som förvaltningens egna. Inledningsvis kommer de obligatoriska områdena och därefter de områden som förvaltningen har tagit fram utöver de obligatoriska. Obligatoriska områden 1. Projektmedel Används externa projektmedel enligt finansiärens anvisningar? Postadress: Skånetrafiken, 281 83 Hässleholm Besöksadress: Andra Avenyen 7 Telefon (växel): 0451-288400 Fax: 0451-288401 Internet: www.skanetrafiken.se

Datum 2012-01-20 2 (10) Gäller för Skånetrafikens del endast statsbidrag. Användningen kontrolleras löpande. Ingen avvikelse har påträffats. 2. Gåvor och donationer Sker utdelning från gåvor och donationer enligt föreskrifter för respektive gåva och donation? Inga utdelningar från gåvor eller donationer har förekommit under 2011. 3. Manuella fakturor Kontroll av manuella fakturor, dvs fakturor som inte är i elektroniskt system. I samband med övergång till ekonomisystemet Raindance har en del fakturor i utländsk valuta hanterats manuellt genom inskanning av attesterade underlag och betalning via finans. Denna övergångslösning har nu upphört genom att rutiner för hantering av fakturor med större belopp i utländsk valuta inom ekonomisystemet har skapats. De manuella fakturorna är få till antalet och har kontrollerats löpande. Inga felaktiga utbetalningar har påträffats vid kontroll av de manuella fakturorna. 4. Kontantkassor Hanteras kontantkassor enligt s anvisningar? Skånetrafiken har inte några kontantkassor av den typ som förekommer inom i övrigt utan endast de kassor som finns vid kundcentren som avser försäljning av biljetter och laddning av periodkort. För hantering av dessa kassor finns speciella rutiner som kontrolleras genom stickprov. Se även redovisning under Intern kontroll ekonomi nedan. 5. Skattelagstiftning a. Följs skattelagstiftningens krav? b. Sker momsredovisning och finns momsunderlag på leverantörsfakturor på ett korrekt sätt? Inga avvikelser mot skattelagstiftningens krav har påträffats. Med undantag av den nedan beskrivna avvikelsen har momsredovisning och momsunderlag hanterats på ett korrekt sätt. Momsredovisning av så kallad EU moms har inte skett i tid. Vid inköp från annat EU- land skall momsen läggas till av köparen och därefter dras av igen som ingående moms. Detta har inte gjorts vid ordinarie momsredovisningstillfällen utan i efterhand genom rättelse. 6. Kollektivtrafiken är tillgänglig för alla på lika villkor Ärende 10 Bilaga 1 KTN 120305

Datum 2012-01-20 3 (10) Målet är att andelen skåningar som har minst 10 dagliga resmöjligheter till någon av de fyra huvudorterna Malmö, Helsingborg, Lund och Kristianstad, med högst 60 minuters restid skulle vara minst 91 % för 2011. Till och med oktober månad 2011 var andelen 90 %. För 2012 är målet satt till 91,5 %. 7. Skånetrafiken har en effektiv verksamhet med hög kvalitet Uppnås målen för resandeökning och kundnöjdhet? Skånetrafiken har haft en hel del kvalitetsbrister i trafiken under året. Detta finns närmare beskrivet i text om verksamheten i månadsrapporter och årsberättelse. Varken målet för resandeökning eller målet för kundnöjdhet uppnåddes. 8. Skånetrafikens medarbetare har tydliga uppdrag och ser koppling till verksamhetens och förvaltningens mål och uppdrag Har alla medarbetare målkort eller hurkort som följs upp minst 2 ggr per år? Alla medarbetare skall ha någon form av målkort och minst 2 målkortssamtal per år. Medarbetarnas egen upplevelse av målen mäts årligen i medarbetarundersökning. (Springlife). Utfallet på området målkvalite i årets undersökning blev 58,7 något bättre än 2010 men fortfarande under riktvärdet. Förvaltningens egna kontrollområden Berednings- och beslutsprocessen Under 2011 påbörjades ett internt arbete i förvaltningen för att effektivisera och stärka beredningsprocessen. Ärendena ska vara klara tidigare i processen samtidigt som de ska vara mer genomarbetade och förankrade innan de presenteras för politiken. Arbetet syftade även till att förvaltningens process skulle likriktas med övriga förvaltningar inom. Från och med 2011 används en ärendemall som är identisk med övriga förvaltningar. Offentliggörande av handlingar och protokoll på internet har också flyttats från Skånetrafikens hemsida till s hemsida och görs numera helt i linje med övriga förvaltningar även om vissa problem uppstår på grund av att Skånetrafiken ligger utanför region Skånes nät. Det nya arbetssättet har inneburit att det i princip inte förekommit några kompletteringar eller extra utskick av beslutsunderlag under året. Kollektivtrafiknämnden höll sju ordinarie sammanträden samt två extrainsatta, ett den 18 augusti samt ett den 28 november. 2009 hanterades 153 ärenden i nämnden mot 122 ärenden 2010. För 2011 är motsvarande siffra 102 (112 inklusive extrasammanträdena), varav 41 (47) var beslutsärenden. Det ska dock påpekas att jämförelsen haltar något då de nya rutinerna för beredningsprocessen innebär färre punkter på nämndens dagordning. _ Uppdrags- och budgetprocess Ärende 10 Bilaga 1 KTN 120305

Ärende 10 Bilaga 1 KTN 120305 Datum 2012-01-20 4 (10) Planeringen och arbetet har följt den av regionen antagna planen för verksamhetsstyrning 2012 - i form av planeringsdirektiv, budget och förvaltningsuppdrag. Kollektivtrafiknämnden har i början på våren tagit del av den förberedande tjänstemannaberedningen och i möte före sommaren strukturen på det remissmaterial som tagits fram. Nämnden initierade tidigt arbetet med budget 2012 och förvaltningen kunde på mötet i maj presentera en första grov bedömning av behoven. Samtidigt inleddes budgetsamtalen med regionledningen, som sen har fortsatt under hösten fram till regionfullmäktiges beslut i november. Kollektivtrafiknämnden lämnade yttrande över planeringsdirektiv och budget, samt beslutade om förvaltningsuppdrag för Skånetrafiken som planerat vid septembermötet. Den nya kollektivtrafiklag som började gälla den 1 januari 20012 innebär att blir ny regional kollektivtrafikmyndighet. Den nya myndigheten har bland annat att fastställa ett regionalt trafikförsörjningsprogram som beskriver det samlade utbudet, det vill säga både den offentligt finansierad och kommersiell regional kollektivtrafik. Det regionala trafikförsörjningsprogrammet ersätter den tidigare trafikförsörjningsplanen och innebär en fördjupning och direkt koppling till annan samhällsbyggnad. Lagkravet är att ett sådant program ska finnas senast oktober2012. har valt att under 2011 inledda detta arbete och ett nytt program kommer därför att kunna behandlas i regionfullmäktige redan i februari 2012. Målsättningen är att det ska kunna ske en årlig prövning av programmet. Kollektivtrafiknämnden yttrade sig över det nu framtagna programmet i december 2011. Med ledning av förvaltningsuppdrag, planeringsdirektiv, budget, nytt trafikförsörjningsprogram och skilda strategidokument har förvaltningen upprättat verksamhetsplan 2012-2015. I denna kommuniceras vidare till förvaltningens samtliga anställda och samverkansparter, mål, ambitioner och förväntningar mer i detalj för det kommande året och därpå följande. _ Uppföljningsprocess Uppföljning sker kontinuerligt och stäms av månadsvis. BEST-rapporten sammanfattar utvecklingen och stämmer av mot fastställda mål och nyckeltal och jämför utvecklingen mot föregående år. Redovisningen följer det fyra perspektiven- kund, medarbetare, verksamhet och ekonomi. Under året har det skett en successiv utveckling av rapporten och nya områden inom ekonomi, försäljning, resande och ombordmätningar har kunnat tillföras. Vissa rapporter inom ekonomi och resandeuppföljning har fortsatt skett enligt tidigare rutiner. BEST-rapporeten presenteras vid varje möte med kollektivtrafiknämnden och varje månad till alla anställda vid personalmöten och som information på intranät. Regionledningen får en uppföljning varje månad.

Datum 2012-01-20 5 (10) Kris-/kriskommunikation Följs krisplan/kriskommunikationsplanen? Är den ändamålsenlig? Ärende 10 Bilaga 1 KTN 120305 Förvaltningsledningen fattade 2010-01-11 beslut om en ny kriskommunikationsplan. Denna plan har ersatt en kriskommunikationsplan från 2008 där bland annat den så kallade verksamhetsjouren etablerades. Samtliga utsedda i verksamhetsjouren har krisplan/kriskommunikationsplan jämte kontaktlistor med ansvarsområden tillgängliga. Kriskommunikationen är en viktig del av Skånetrafikens krishantering. Stora delar av den direkta krishantering med fordon och resenärer skrivs in i avtal med entreprenörerna och däri beskrivs hur de ska kommunicera med Skånetrafiken vid kris. Under 2010 togs den reviderade kriskommunikationsplanen i Skånetrafikens ledningsgrupp. Då kriskommunikationen är ett levande dokument så uppdateras den hela tiden för att passa organisationen och vara ett stöd och hjälpmedel vid olika kriser. En uppdatering av den befintliga kriskommunikationsplanen görs för tillfället då vi nu har ny förvaltningsdirektör på plats. En övning i kriskommunikation kommer att genomföras under 2012 för Skånetrafikens ledningsgrupp Samtliga utsedda i verksamhetsjouren har krisplan/kriskommunikationsplan jämte kontaktlistor med ansvarsområden tillgängliga. Arbetet fortgår med att utbilda framförallt de personer som ingår i verksamhetsjouren i bl a mediaträning. Medieanalys Presschefen gör en medieanalys sex gånger om året med en redovisning av hur Skånetrafiken har förekommit i media och de ämnen som har diskuteras. Samtidigt görs även en uppföljning varje kvartal av antalet pressmeddelanden under respektive period samt en beskrivning av mottagandet i media utefter tre rubriker: positivt, negativt, neutralt. För 2011 har både medieanalys och uppföljning gjorts enligt plan utan avvikelser. IT-råd 5 IT Rådsmöte har hållits under 2011, beslutsunderlag har granskats och varit underlag för beslut av investeringar, förvaltning och utveckling av verksamhetens IT. Upphandling Skånetrafiken upphandlar nästan all sin kärnverksamhet. Därmed blir Skånetrafiken också en upphandlingsintensiv organisation med förhållandevis många omfattande upphandlingar. En viktig målsättning för upphandlingsverksamheten är att de upphandlingar som genomförs ska leda till avtal som ger bästa möjliga nytta för våra kunder. Samtidigt är det viktigt att upphandlingarna genomföras i enlighet med gällande lagstiftning.

Datum 2012-01-20 6 (10) Riskanalys För att belysa olika riskfaktorer och i möjligaste mån förebygga kommande problem infördes redan under 2008 en modell för riskanalys vid upphandling. Modellen används vid större upphandlingar och vid andra upphandlingar som bedöms vara strategiskt viktiga. Modellen utgår från en riskidentifiering där de olika riskerna bedöms dels utifrån tänkbara konsekvenser, dels utifrån sannolikheten att de inträffar. Den sammanvägda bedömningen leder fram till en riskvärdering med en åtgärdsplan för de risker som enligt bedömningen bör prioriteras. Checklista upphandling Upphandling är en process bestående av ett flertal moment/etapper. För att säkerställa att processen löper utan att viktiga moment faller bort infördes en checklista under hösten 2009. Ansvarig upphandlare ansvarar för att checklistan följs. Lägesrapport upphandling Busstrafikupphandling 2011 I september 2011 fattades tilldelningsbeslut i Busstrafikupphandling 2011. Upphandlingen bestod av fyra trafikuppdrag varav trafikuppdrag Svalöv, Ekeby och Lund öster tilldelades Nobina Sverige AB. Trafikuppdrag Kristianstad Köpinge tilldelades Veolia Sverige Transport AB. Upphandlingen överklagades inte. Upphandling kvalitetsmätning ombord Pågatåg, Regionbuss och Stadsbuss Tilldelningsbeslut fattades i juni 2011 och avtalet tilldelades Epinion A/S. Avtalet sträcker sig till och med 2015-12-31 med möjlighet att förlänga avtalet med maximalt 2 år. Upphandlingen överprövades inte. Upphandling av Entreprenörer för Serviceresor i nordvästra och sydvästra Skåne Upphandlingen innefattade både personbilar och specialfordon och fyra entreprenörer tilldelades avtal. De fyra var Maximilian Transporter, Telepass AB, Patrik & Niklas Taxitjänst AB samt Taxi Helsingborg AB. Tilldelningsbeslut fattades i juni 2011. Upphandlingen överprövades av Bäst Taxi AB till Förvaltingsdomstolen och yrkade att upphandlingen skulle göras om. Bäst Taxi AB ansåg att förfrågningsunderlag och tilldelningsbeslut brustit i transparens. Förvaltningsrätten avslog Bäst Taxis AB begäran om att upphandlingen skulle göras om. Upphandling av Bevakningstjänster Upphandlingen avsåg bevakningstjänster på Kundcenter, stationer, terminaler, hållplatser och för biljettmaskiner. Tilldelningsbeslut fattades i november 2011 och avtalet tilldelas Svensk Bevakningstjänst AB. Upphandlingen överprövades inte. Ärende 10 Bilaga 1 KTN 120305

Ärende 10 Bilaga 1 KTN 120305 Datum 2012-01-20 7 (10) Upphandling av Malmö Södervärn Upphandlingen av halva stadstrafiken i Malmö genomfördes under våren och sommaren 2011. Upphandlingen avbröts den 30 augusti 2011 då endast ett anbud inkommit. Planerad trafikstart var 12-06-03 med avtalstid om 8 år. Skälet till avbrytandet var att det förelåg bristande konkurrens, då det endast inkommit ett anbud. Därtill var det inkomna anbudets pris avsevärt över den budgeten kostanden för den aktuella trafiken. Under hösten 2011 har därför en sk direktupphandling genomförts för att säkerställa trafiken i Malmö från juni 2012 till juni 2014 då en ny upphandling beräknas vara genomförd. För att säkerställa flera anbudsgivare i direktupphandlingen beslutade Regionstyrelsen att underlätta för trafikföretagen genom att finansiera bussarna i uppdraget. Flera trafikföretag deltog i upphandlingen vilken avslutades strax före jul med att Veolia Transport Sverige AB fortsätter att utföra trafiken. Under hösten 2012 kommer en ny upphandling att påbörjas av Malmö Södervärn. Det kan också nämnas att Skånetrafiken deltagit i upphandling av Profilprodukter vilken genomfördes av Koncerninköp. _ Avtalsförvaltning och uppföljning, trafik och allmänt Uppföljning av trafikavtal och andra strategiskt viktiga avtal har under 2011 genomförts enligt plan. Kontroller har genomförts för att säkerställa att villkor som rör bonus/viten, fakturering och löptider efterföljs. Uppföljningen har genomförts av upphandlingsenheten och inga allvarliga avvikelser har noterats. Pm 3 förvaltningsstyrning Under året har det gjorts uppföljning av Pm3 förvaltningsstyringen per kvartal, samtliga etablerade förvaltningsobjekt har dessutom avlagt förvaltningsrapport avseende 2011. Samtliga förvaltningsplaner är uppdaterade inför 2012. Lönerapportering Kontrollera att lön betalas ut med rätt belopp till rätt person. Arbetsscheman och lön har kontrollerats genom ett antal stickprov av HR enheten. Inga avvikelser har påträffats Övrig personalredovisning Kontroll att medarbetare med oreglerad arbetstid inte skapar övertidssaldo. Stickprovkontroll har gjorts genom att HR enheten valt ut ett antal medarbetare och tillsammans med GSF kontrollerat löneutbetalningarna.

Datum 2012-01-20 8 (10) Miljöarbete Skånetrafiken har åter certifierats enligt ISO 14 001 efter revision 2011 och i januari 2012. Årets extern- och internrevision har klarats av med mindre avvikelser. Ansvarsområdet för miljöcertifieringen är tydligt och hanteras av miljöstrategen. En förändring som beslutats för 2009 och framåt är att ledningens (nämnd och förvaltningsledning) information om miljöarbetet ska ske både vår och höst, och så har också skett (framgår av nämndsprotokoll). Miljöstrategen informerade då såväl förvaltningsledningen som nämnden för kollektivtrafik (numera kollektivtrafiknämnden). Den 17 november 2009 beslutades att Skånetrafiken även önskar gå vidare med den så kallade Bra Miljöval märkningen, även för bussar (finns redan på Pågatågen) och Öresundståg. Märkningen är dock ingen allmän märkning av verksamheten utan knyts till en specifik produkt eller tjänst, exempelvis tågtrafiken och busstrafiken. En kontroll behöver införas så att märkningen säkras. Införandet av märkningen blev klar under 2011. Revision av märkningen sker årligen. Skånetrafikens arbete med att göra trafiken fossilfri fortlöper väl. Vid ledningens miljöinformation framgick att 48,8 % av den gas som bussarna kör på är biogas. _ Intern kontroll ekonomi Ärende 10 Bilaga 1 KTN 120305 Skånetrafikens administrativa interna kontroll 2011 Under året har administrativa kontroller utförts enligt den interna kontrollplanen Vid kontrollerna har det framkommit följande avvikelser. Vid 2 tillfällen har 1 penningpåse försvunnit under överlämnande och transport från kundcenter Lund till insättning på bank via uppräkningscentral. Ett antal penningpåsar överlämnas dagligen från kundcenter till G4S som ansvarar för transport, uppräkning och insättning av pengarna på bank. En påse med 17 585 kr har försvunnit den 2 maj och en påse med 21 187 kr har försvunnit i juni. Rutinerna vid överlämnandet har inte följts helt. Polisanmälan är lämnad och genomgång av rutinerna har gjorts med såväl G4S som egen personal. Vid avstämning av försäljning i kontant/kort automater har upptäckts differenser mellan registrerad försäljning mot kreditkort och mottagna pengar från kortinlösningsföretaget. En möjlig orsak är att filer med försäljning inte nått fram till kortinlösningsföretaget. Utredning pågår. Momsredovisning av så kallad EU moms har inte skett i tid. Vid inköp från annat EU- land skall momsen läggas till av köparen och därefter dras av igen som ingående moms. Detta har inte gjorts vid ordinarie momsredovisningstillfällen utan i efterhand genom rättelse. Under året har ett stort antal kontantautomater vandaliserats i samband med inbrott. Kostnaden för Skånetrafiken är stulna sedlar och framförallt dyra reparationer av automaterna. Kontantautomaterna har tidigare utrustats med en kompletterande förstärkning för att förhindra inbrott.

Ärende 10 Bilaga 1 KTN 120305 Datum 2012-01-20 9 (10) Tyvärr har det nu visat sig att detta inte längre räcker då vandalisering och intrång i automaterna i stället sker via displayen. Skånetrafiken överväger att ta bort alla kontantautomater som är placerade i utsatta lägen. Delegation anmälan och rapportering Kollektivtrafiknämndens delegationsordning har reviderats vid tre tillfällen under 2011 och kommer att behöva revideras ytterligare under 2012. Syftet med revideringarna är att det alltid ska finnas en aktuell delegationsordning. En del av arbetet med revidering går ut på att få ner behovet av revidering, t ex genom att hänvisa till funktion istället för person i ordningen. Fattade delegationsbeslut och anmälningsärenden redovisas vid varje nämndsmöte. Ärendena mellan föregående och innevarande nämnd redovisas. Attestförteckning Efter att Skånetrafiken började använda Raindance för hantering av fakturor finns attesträttigheterna inlagda i systemet. Förändring av attesträttigheterna sker enligt koncernens rutiner. Intäktsredovisning biljettmaskiner Att intäkter från försålda biljetter redovisas och betalas in. Vid avstämning av försäljning i kontant/kort automater har upptäckts differenser mellan registrerad försäljning mot kreditkort och mottagna pengar från kortinlösningsföretaget. En möjlig orsak är att filer med försäljning inte nått fram till kortinlösningsföretaget. Utredning pågår. Finansiella affärsuppgörelser Att affärsuppgörelser stäms av och granskas av oberoende specialkompetens. Skånetrafiken har under senare halvan av 2011 påbörjat ett arbete för att säkerställa att affärsuppgörelser som innebär finansiella åtaganden hanteras i enlighet med regionledningens instruktioner. Utblick 2012 Inför 2012 ställs verksamheten inför nya utmaningar, inte minst med anledning av den nya kollektivtrafiklagen som trädde i kraft den 1 januari 2012. Region Skåne har fått förbereda sig för en ny roll som kollektivtrafikmyndighet, vilket skett genom tecknande av nytt kommunavtal och att ett första nytt regionalt trafikförsörjningsprogram upprättats. Programmet har en nära koppling till annan samhällsutveckling och omfattar all kollektivtrafik, såväl samhällsfinansierad som kommersiell. Internt i har det inneburit att rollfördelning mellan regionala tillväxtnämnden och kollektivtrafiknämnden lagts fast.

Ärende 10 Bilaga 1 KTN 120305 Datum 2012-01-20 10 (10) Den nya lagen innebär även fri etableringsrätt för trafikföretag som vill bedriva kommersiell kollektivtrafik utan samhällsstöd samtidigt som det gemensamma branschprojeket fördubbling, går in i ett mera skarpt läge. En av utmaningarna i projektet handlar om hur arbetsformer och ansvar kan utvecklas i nya affärsmodeller och kommande avtal. och kollektivtrafiknämnden har uttalat en klar vilja att se kommersiella trafiksatsningar som viktiga för att bredda och stärka utbudet till kund. Förvaltningen har därför fått i uppdrag att visa stor öppenhet och söka samverkan med nya kommersiella aktörer. Förvaltningen har under 2011 intensifierat arbetet för att se över och anpassa affärsrelationerna till avtal med ökad drivkraft och engagemang. Målsättningen är att kunna använda de nya modellerna och arbetssättet i den påbörjade trafikupphandlingen 2012. De nya förutsättningarna och behoven innebär att det interna kontrollarbetet under året kommer att anpassas därefter. En del i det arbetet är att integrera de obligatoriska kontrollområdena med förvaltningens egna i syfte att få en större förståelse för helheten. Under 2012 kommer även ett kvalitetsråd att inrättas vilket kommer att leda till större fokus på mätbara kvalitetsindikatorer. Arbetet har påbörjats men inte kommit så långt att det avspeglas i plan 2012. En annan nyhet är införandet av månadsvisa resultatuppföljningar på verksamhetsnivå (per avdelning). De innebär ett tydligare fokus på ekonomiska frågor och återspeglas i plan 2012 (p18).