TOIMINTA JA HALLINTO verksamhet och förvaltning 58 2014 Ekonomistadga för justitieministeriets bokföringsenhet (BFE 150)
TOIMINTA JA HALLINTO VERKSAMHET OCH FÖRVALTNING 58 2014 Ekonomistadgaa för justitieministeriets bokföringsenhet (BFE 150)
Justitieministeriet, Helsingfors 2014
PRESENTAT TIONSBLAD 16.12.2014 Publikationens titel Författare Ekonomistadgaa för justitieministeriets bokföringsenhet (BFE 150) Justitieministeriet Justitieministeriets 58/ 2014 publikation Verksamhet och förvaltning OSKARI nummer ISSN L ISSN (PDF) ISBN (PDF) URN Permanent adress Sak och nyckelord Referat OM 9/20/20144 1798 7083 1798 7083 978 952 259 429 7 URN:ISBN:978 952 259 429 7 http://urn.fi/urn:isbn:978 952 259 429 7 Ekonomi, ekonomistadga, bokföringsenhet Dett görs ändringar i ekonomistadgan, av vilka huvuddelen gäl ler ansvarsfördelningen mellan bokföringsenheten och Service Uppgifter har överflyttats från Palkeet till bokföringsenheten eftersom Palkeet inte producerar tjänster t till bokföringsenhe ten i samma omfattning som Justitieförvaltningens servicecen trall gjorde innan den blev en del av Palkeet. Dessutom har ser centret för statens ekonomi och personalförvaltning (Palkeet). viceurvalet som Palkeet tillhandahåller förenhetligats. Efter ändringarna ska bestämmelserna i ekonomistadgan motsvara dett gällande serviceavtalet. Ändringar föranleds också av den partiella p sammanslagningen av Justitieförvaltningens datateknikcentral (OTTK) och Statens center för informations har man också preciserat förfarandet vid och kommunikationsteknik (Valtori). I detta sammanhang IT upphandlingar.
Dessutom har man beaktat ändringarna som följer av ibruktagandet av elektronisk fakturering och det nya faktureringssystemet samt det minskade behovet av pappersarkiv. Centralbyråernas (Riksåklagarämbetet och Riksfogdeämbetet) ansvar för uppgifter som gäller upphandlingsverksamhet har till vissa delar stärkts. Det har också gjorts andra preciseringar och tekniska förbättringar i ekonomistadgan. Ekonomistadgan har reviderats med beaktande av utlåtandena från ministeriets avdelningar och fristående enheterna samt från förvaltningsområdets centrala ämbetsverk.
INNEHÅLL 1 ALLMÄNT 12 1.1 Ekonomistadgans syfte och tillämpning 12 1.2 Författningar och föreskrifter som ska följas inom bokföringsenhetens ekonomiförvaltning 12 1.3 Intern kontroll och riskhantering 13 2 BOKFÖRINGSENHETENS EKONOMIFÖRVALTNINGSORGANISATION 14 2.1 Organisering av bokföringsenhetsuppgifterna vid bokföringsenheten 14 2.2 Övriga uppgifter inom ekonomiförvaltningen som bokföringsenheten ansvarar för 14 2.3 Beslut om att insätta redovisare 14 2.4 Ledningens befogenheter inom ekonomiförvaltningsuppgifter vid bokföringsenheten 14 3 PLANERING OCH UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETEN OCH EKONOMIN 15 3.1 Allmänt 15 3.2 Strategiberedning 15 3.3 Organisering av verksamhets- och ekonomiplaneringen 15 3.3.1 Förvaltningsområdets verksamhets- och ekonomiplan 16 3.3.2 Riksfogdeämbetets och riksåklagarämbetets verksamhetsoch ekonomiplan 16 3.4 Uppgörande av ramförslag 16 3.5 Uppgörande och godkännande av budgetförslag och resultatmålsförslag _ 17 3.6 Uppgörande och godkännande av tilläggsbudgetförslag 17 3.7 Resultatmål 17 3.8 Budgetens kontoindelning 18 3.9 Tillstånd att överskrida ett förslagsanslag 18 3.10 Bokföringsenhetens interna budgeter och resultatmål 18 3.11 Kassaflödesplanering 19 3.12 Kalkyler och utredningar som rör statsekonomin 19 3.13 Uppföljning av iakttagandet av budgeten 19 4 BETALNINGSRÖRELSE 20 7
4.1 Allmänt 20 4.2 Inkomst- och utgiftskonton som är anslutna till statens koncernkonto 20 4.3 Övriga bankkonton och främmande medel 21 4.4 Direktdebitering 22 4.5 Kassafunktioner 22 4.6 Granskning av kassor 23 4.7 Betalkort och kundkort 23 4.8 Godkännande av betalningsmedel 24 4.9 Betalningssätten vid näthandel 24 4.10 Säkring av rätt betalningsmottagare 25 5 BEHANDLING AV UTGIFTER 26 5.1 Allmänna upphandlingsprinciper 26 5.1.1 Upphandling av varor och tjänster 26 5.1.2 Upphandling av lokaler 26 5.1.3 Informationstekniska upphandlingar 27 5.2 Förbindelse om en utgift, mottagningsgranskning samt granskning, godkännande och debitering av utgifter 28 5.2.1 Förbindelse om en utgift och granskning vid mottagning 28 5.2.2 Siffer- och sakgranskning 29 5.2.3 Godkännande av utgifter 29 5.2.4 Debitering 30 5.3 Siffer- och sakgranskning samt godkännande av verifikat för delegationer, kommissioner, valkretsnämnder och kommittéer 31 5.4 Allmänna bestämmelser om förfarandet vid förhandsbetalningar 31 5.5 Utlandsbetalningar 32 5.6 Reseutgifter 32 5.7 Representationsutgifter och utgifter föranledda av personaltillställningar 33 5.8 Kostnadsersättningar 34 5.9 Löneutgifter 34 5.10 Utgifter för företagshälsovården 35 5.11 Beviljande av användningsrätt till en annan bokföringsenhet 35 5.12 Beviljande av användningsrätt till ett annat ämbetsverk som omfattas av samma bokföringsenhet 36 8
5.13 Statsunderstöd 36 6 BEHANDLING AV INKOMSTER 37 6.1 Allmänna förfaranden vid indrivning och mottagande av inkomster 37 6.2 Inkomster från avgiftsbelagd verksamhet 38 6.3 Finansiering av samarbete utanför statsekonomin 38 6.4 Finansiering av samarbete från andra statliga ämbetsverk och inrättningar 39 6.5 EU-finansiering 39 6.6 Sponsring 39 6.7 Mottagande av donerade medel 40 6.8 Indrivning av förfallna fordringar 40 6.9 Avförande från konton 41 6.10 Gemenskapsintern försäljning (EU) 41 7 BOKFÖRING OCH RESULTATREDOVISNING 42 7.1 Bokföringsenhetens bokföringshelhet 42 7.2 Övervakning av delbokföringen 42 7.3 Bokföringens konton 43 7.4 Bokföringsböcker 43 7.5 Elektroniskt förfarande 44 7.6 Verifikat 44 7.7 Centralbokföring 45 7.8 Bestämmelser om redovisarens bokföring 45 7.9 Bokföring av fullmakter 46 7.10 Räntekostnad 46 7.11 Övrig bokföring 46 7.12 Ordnande av resultatredovisning och ledningens redovisning 46 7.13 Bokföring av anläggningstillgångar 47 7.14 Avskrivningsplan 47 8 BOKFÖRINGSENHETENS BOKSLUT 48 8.1 Allmänna föreskrifter om bokslut 48 8.2 Godkännande och inlämnande av bokföringsenhetens bokslut 48 9
8.3 Uppgörande av bokslutskalkyler med bilagor och specifikationer till balansräkningen 48 8.4 Uppgörande av bokföringsenhetens verksamhetsberättelse 49 8.5 Uppgörande av bokföringsenhetens verksamhetsberättelse 49 8.6 Ministeriets bokslutsutlåtande 49 8.7 Utredningar som lämnas in för statens bokslut 50 8.8 Uppgörande av en redogörelse för resultatet inom ansvarsområdet 50 9 EGENDOMSFÖRVALTNING 51 9.1 Allmänna föreskrifter om egendomsförvaltningen 51 9.2 Värdepappersregister 51 9.3 Förvaring av finansieringstillgångar 51 9.4 Inventering och granskning av nationalförmögenhet och anläggningstillgångar 52 9.5 Överlåtelse av egendom 52 9.6 Övriga bestämmelser som anknyter till förvaltning och användning av bokföringsenhetens egendom 52 9.7 Hyrning och leasing 53 9.8 Mottagande av donerad egendom 53 10 EKONOMIFÖRVALTNINGENS DATASYSTEM 54 10.1 Allmänna bestämmelser om datasäkerheten inom ekonomiförvaltningen _ 54 10.2 Metodbeskrivningar 54 10.3 Anskaffning av datasystem 55 11 ÅTGÄRDER VID UPPDAGADE FEL ELLER MISSBRUK I EKONOMIN 56 11.1 Ansvar och anmälningsskyldighet för den som upptäcker fel eller missbruk 56 11.2 Skyldighet att vidta åtgärder 56 11.3 Anmälan om missbruk till statens revisionsverk 56 11.4 Anmälan om brott 57 11.5 Anmälan om upptäckta fel och missbruk i förvaltningen av EU-medel 57 11.6 Informationsverksamheten vid ministeriet 57 11.7 Fortsatta åtgärder 57 12 ÖVRIGA FÖRESKRIFTER 58 12.1 Närmare anvisningar 58 10
12.2 Ikraftträdande 58 12.3 Tillkännagivande av ekonomistadgan 58 BILAGA 60 11
1 ALLMÄNT 1.1 Ekonomistadgans syfte och tillämpning Ekonomistadgan är ledningens verktyg för att ordna ekonomiförvaltningen, förfarandena för att hantera finanserna samt den interna kontrollen in anslutning till dessa enligt författningarna. Ekonomistadgan stöder ordnandet av arbetet inom organisationsenheterna som hör till bokföringsenheten på ett sådant sätt att förfarandena, de interna arbetsprocesserna och tillsynen över det egna verksamhetsområdet motsvarar kraven som ställs i författningarna. Ekonomistadgan främjar därmed också effektiv verksamhet och god förvaltning och förebygger oekonomiska och felaktiga förfaranden och den skada som dessa kan medföra. Ekonomistadgan iakttas vid justitieministeriet och ämbetsverken inom dess förvaltningsområde, med undantag av Brottspåföljdsmyndighetens bokföringsenhet (BFE 151). I fråga om ärenden som överförts till Servicecentret för statens ekonomi och personalförvaltning (senare servicecentret) iakttas denna ekonomistadga och serviceavtalen. 1.2 Författningar och föreskrifter som ska följas inom bokföringsenhetens ekonomiförvaltning En förteckning över de centrala lagar och förordningar samt föreskrifter som tillämpas på bokföringsenhetens ekonomiförvaltning följer som bilaga. Också bland annat följande föreskrifter och anvisningar ska iakttas i verksamheten: justitieministeriets och ämbetsverkens arbetsordningar upphandlingsanvisningarna och upphandlingsplanen för justitieministeriets förvaltningsområde justitieministeriets och ämbetsverkens samt servicecentrets informationshanteringsplaner serviceavtal 12
1.3 Intern kontroll och riskhantering Bestämmelser om intern kontroll finns i 24 i lagen om statsbudgeten samt i 69 69 b i förordningen om statsbudgeten. Den interna kontrollen verkställs som en del av verksamhetens lednings, styrnings, uppföljnings och rapporteringsförfaranden samt som differentierings och kontrollåtgärder som ingår i verksamhetsprocesserna och systemen. Alla organisationsnivåer och enheter svarar för den interna kontrollen enligt de uppgifter och ansvarsområden som fastställs i ministeriets och ämbetsverkens arbetsordningar samt i denna ekonomistadga. Den interna kontrollen ska utföras med beaktande av statsförvaltningens anvisningar och rekommendationer om intern kontroll och riskhantering samt bedömningen av dessa. För att säkerställa ändamålsenligheten och tillräckligheten av den interna kontrollen ska ämbetsverken och ministeriets avdelningar och fristående enheter utvärdera hur väl den interna kontrollen fungerar och vid behov se till att det verkställs interna revisioner. För ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen och andra samarbetsfrågor har ministeriet tillsatt ett samarbetsnätverk för riskhantering inom förvaltningsområdet. Vid ministeriet finns enheten för intern revision som är underställd kanslichefen och svarar för de granskningsuppgifter som anges i reglementet för den interna revisionen, stöder ledningen i att förbättra den interna kontrollen och riskhanteringen samt sörjer för verksamheten av samarbetsnätverket för intern revision inom förvaltningsområdet. Närmare bestämmelser om ställningen, uppgifterna och arbetsmetoderna av enheten för intern revision ingår i reglementet för den interna revisionen. 13
2 BOKFÖRINGSENHETENS EKONOMIFÖRVALTNINGSORGANISATION 2.1 Organisering av bokföringsenhetsuppgifterna vid bokföringsenheten De uppgifter som hör till bokföringsenhet handhas av justitieministeriet och servicecentret i enlighet med de ansvar som fastställs i ministeriets ekonomistadga, arbetsordning och serviceavtalen. Servicecentret producerar ekonomi och personaladministrationens tjänster för justitieministeriets bokföringsenhet i den omfattning och så som avtalats om produktion av tjänster i serviceavtalet. 2.2 Övriga uppgifter inom ekonomiförvaltningen som bokföringsenheten ansvarar för Beslut om ekonomiförvaltningsuppgifter som bokföringsenheten åtar sig att svara för å andra samfunds vägnar fattas av ministeriet. 2.3 Beslut om att insätta redovisare Beslut om att insätta och dra in redogörare fattas av ministeriets ekonomidirektör. 2.4 Ledningens befogenheter inom ekonomiförvaltningsuppgifter vid bokföringsenheten I de fall där inga bestämmelser om befogenheter i ekonomiförvaltningsuppgifter ingår i ekonomistadgan avgörs frågan av ekonomidirektören vid ministeriet. 14
3 PLANERING OCH UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETEN OCH EKONOMIN 3.1 Allmänt Planeringssystemet för en bokföringsenhet utgörs av strategiberedning, verksamhetsoch ekonomiplanering, ramförslag, budgetförslag, en budget, verkställighetshandlingar i anslutning till budgeten, ämbetsverkens och enheternas dokument om resultatmål samt av dokument som hänför sig till uppföljningen av resultatmålen. Ministeriets ekonomienhet sammanställer dokument som hänför sig till planeringen och uppföljningen av verksamheten och ekonomin på basis av ministeriets avdelningars och fristående enheters beredning till dokument som inbegriper bokföringsenheten och publicerar dokumenten i datasystemet Netra, som upprätthålls av Statskontoret, på det sätt som förutsätts i författningarna om statsbudgeten. 3.2 Strategiberedning Strategiarbetet skapar grunden för planeringen av förvaltningsområdets verksamhet och ekonomi. Kanslichefen vid ministeriet svarar för beredningen av förvaltningsområdets strategi. Strategiberedningen genomförs i samarbete mellan ministeriets avdelningar och fristående enheter. Strategidokumenten omfattar förvaltningsområdets verksamhets och ekonomiplan, ministeriets framtidsöversikt och ministeriets strategi, om en sådan har utarbetats. 3.3 Organisering av verksamhets- och ekonomiplaneringen För den långsiktiga planeringen av verksamheten och ekonomin inom förvaltningsområdet utarbetar ämbetsverken och ministeriets avdelningar en verksamhets och ekonomiplan enligt föreskrifter och anvisningar som meddelats av statsrådet, finansministeriet och justitieministeriet. 15
3.3.1 Förvaltningsområdets verksamhets- och ekonomiplan Kanslichefen vid ministeriet svarar för utarbetandet av förvaltningsområdets verksamhets och ekonomiplan. Ekonomienheten sammanställer förvaltningsområdets verksamhets och ekonomiplan i samarbete med avdelningarna och de fristående enheterna. Förvaltningsområdets verksamhets och ekonomiplan godkänns av ministern. Planen ska årligen tillställas finansministeriet. Ministeriets ekonomienhet svarar för att förvaltningsområdets verksamhets och ekonomiplan vidareförmedlas till rapporteringstjänsten Netra, som upprätthålls av Statskontoret. 3.3.2 Riksfogdeämbetets och riksåklagarämbetets verksamhetsoch ekonomiplan Riksfogdeämbetet och riksåklagarämbetet verkar som centralmyndigheter och utarbetar en verksamhets och ekonomiplan och ställer den till ministeriet enligt anvisningarna av ministeriets behöriga avdelning. Planen godkänns av ämbetsverkets chef. Ämbetsverket vidareförmedlar verksamhets och ekonomiplanen till rapporteringstjänsten Netra, som upprätthålls av Statskontoret. 3.4 Uppgörande av ramförslag Ministeriets ekonomienhet bereder och sammanställer i samarbete med ministeriets avdelningar och fristående enheter ett ramförslag för förvaltningsområdet i enlighet med finansministeriets anvisningar och föreskrifter. Ministern godkänner ramförslaget på föredragning av kanslichefen. Ramförslaget, som grundar sig på verksamhets och ekonomiplanen för förvaltningsområdet, ska tillställas finansministeriet. 16
3.5 Uppgörande och godkännande av budgetförslag och resultatmålsförslag De årliga budget och resultatmålsförslagen för förvaltningsområdet och dess ämbetsverk utarbetas i enlighet med författningarna om statsbudgeten samt enligt statsrådets, finansministeriets och justitieministeriets föreskrifter. För utarbetandet av budget och resultatmålsförslagen för ett ämbetsverk svarar ämbetsverkets chef. Ministeriets ekonomienhet och avdelningar samt fristående enheter meddelar vid behov ämbetsverken inom förvaltningsområdet föreskrifter och anvisningar om hur budget och resultatmålsförslag ska upprättas. Budgetförslaget för förvaltningsområdet bereds vid ministeriets ekonomienhet i samarbete med ministeriets avdelningar och fristående enheter. Budgetförslaget godkänns av ministern på föredragning av kanslichefen. 3.6 Uppgörande och godkännande av tilläggsbudgetförslag Tilläggsbudgetförslag för förvaltningsområdet bereds vid ministeriets ekonomienhet i samarbete med ministeriets avdelningar och fristående enheter. Tilläggsbudgetförslaget godkänns av ministern på föredragning av kanslichefen. 3.7 Resultatmål Resultatmålen för ministeriets avdelningar och fristående enheter överenskoms genom förhandlingar mellan kanslichefen, avdelningarna och de fristående enheterna. Resultatmålen för förvaltningsområdets ämbetsverk överenskoms genom resultatförhandlingar mellan ministeriets avdelningar och ämbetsverken eller mellan de fristående enheterna och ämbetsverken. Ett resultatstyrningsnätverk, tillsatt av ministeriet, verkar inom förvaltningsområdet i syfte att utveckla och förenhetliga förfaranden och praxis i anslutning till resultatstyrning. Resultatmålen fastställs av ministern på föredragning av kanslichefen. Ministeriets ekonomienhet vidareförmedlar de fastställda resultatmålen till rapporteringstjänsten Netra, som upprätthålls av Statskontoret. 17
3.8 Budgetens kontoindelning Budgetens kontoindelning bereds i enlighet med författningarna om statsbudgeten samt enligt föreskrifter som meddelats av statsrådet, finansministeriet och justitieministeriet. Kontoindelningen och ändringar i densamma föredras av ekonomidirektören vid ministeriet. Ärendet avgörs av kanslichefen. Brottspåföljdsmyndighetens bokföringsenhet kan dock besluta om ändringar i kontoindelningen när ändringen gäller en sådan detaljerad indelning som avses i 12 2 mom. i förordningen om statsbudgeten. Ministeriets ekonomidirektör svarar för beredningen och verkställandet av ändringar i kontoindelningen i samarbete med ministeriets avdelningar. Den fastställda kontoindelningen och ändringar i densamma ska omedelbart tillställas Statskontoret och statens revisionsverk för kännedom. 3.9 Tillstånd att överskrida ett förslagsanslag Tillstånd att överskrida förslagsanslag bereds i enlighet med författningarna om statsbudgeten samt enligt föreskrifter som meddelats av statsrådet, finansministeriet och justitieministeriet. För beredningen och verkställandet av ärenden som gäller tillstånd att överskrida ett förslagsanslag svarar ekonomidirektören efter att ifrågavarande avdelning eller fristående enhet har lagt fram en motiverad framställning om behovet att få tillstånd att överskrida förslagsanslaget. Ministern fattar beslut om överskridande av förslagsanslag på framställning av ekonomidirektören vid ministeriet efter att finansministeriet eller statsrådets finansutskott gett ett utlåtande i ärendet. 3.10 Bokföringsenhetens interna budgeter och resultatmål Ämbetsverket utarbetar årligen planer som behövs för ledningen av och uppnåendet av resultatmålen. Ämbetsverket ska utarbeta en plan för användningen av anslagen som anvisats för verket. Planerna för ett ämbetsverk godkänns av ämbetsverkets chef. 18
Servicecentret svarar för upprätthållandet av ämbetsverkens planer för användningen av anslagen med hjälp av ekonomisystemet. 3.11 Kassaflödesplanering Vid bokföringsenhetens kassaflödesplanering iakttas Statskontorets föreskrifter och anvisningar. Ministeriets ekonomienhet svarar för upprättandet av prognoserna för kassautgifterna och kassainkomsterna och servicecentret svarar för uppdateringen av uppgifterna i statens centraliserade kassahanteringssystem och kontrollen över limiterna för utgiftskontona. För att garantera betalningsrörelsens säkerhet och för att reservera täckning ska maskinläsbar data om betalningen ställas till banken dagen före betalningen sker. 3.12 Kalkyler och utredningar som rör statsekonomin Ekonomidirektören vid ministeriet svarar för upprättandet av sådana kalkyler över kassautgifterna och kassainkomsterna inom förvaltningsområdet (finansieringsplanering) som avses i 21 2 mom. i förordningen om statsbudgeten i enlighet med finansministeriets föreskrifter. Ministeriets ekonomienhet bereder kalkylerna för förvaltningsområdet i samarbete med ministeriets avdelningar och fristående enheter. 3.13 Uppföljning av iakttagandet av budgeten Ansvaret för uppföljningen av hur anslagen används och resultatmålen uppfylls inom ett ämbetsverk ligger hos ämbetsverkets chef. För uppföljningen av hur anslagen används och resultatmålen uppfylls inom ministeriet och förvaltningsområdet svarar avdelningscheferna och cheferna för de fristående enheterna vid ministeriet, var och en inom sitt respektive ansvarsområde. 19
4 BETALNINGSRÖRELSE 4.1 Allmänt Bokföringsenhetens betalningsrörelse sköts via de utgifts och inkomstkonton som är anslutna till statens koncernkonto. Betalning ska i första hand ske genom girering. Betalning ur kassan eller med anvisning kan ske endast om det inte är möjligt eller ändamålsenligt att betala genom girering. Betalningsrörelsekonton för en bokföringsenhet ska öppnas och avslutas i enlighet med Statskontorets föreskrifter. Rätt att använda ett betalningsrörelsekonto beviljas två personer gemensamt. Personalen vid justitieministeriets ekonomienhet kan ha rätt att använda konton på manuell väg och servicecentrets personal kan ha rätt att använda konton på elektronisk väg. Betalningarna ska ske på det sätt som är fördelaktigast för staten och med hänsyn till förfallodagen och eventuella rabatter som beviljas om betalningen sker före förfallodagen. 4.2 Inkomst- och utgiftskonton som är anslutna till statens koncernkonto Beslut om öppnande och avslutande av betalningsrörelsekonton som bokföringsenheten förfogar över samt beslut om godkännande av personer som har tillträde till utgiftskonton fattas, och avtal som ingås med betalningsrörelsebanken undertecknas av ministeriets ekonomidirektör. Servicecentret gör en framställning om beviljande av rätt att använda ett konto på elektronisk väg eller en anmälan om att rätten att använda ett konto upphör samt bereder avtalen som ingås med betalningsrörelsebanken. Rätt att använda ett utgiftskonto beviljas två personer gemensamt. Servicecentret svarar för övervakningen av täcknings och tömningsöverföringar samt andra kontotransaktioner. Ministeriets ekonomienhet för en förteckning över betalningsrörelsekonton och dem som har rätt att använda konton. 20
4.3 Övriga bankkonton och främmande medel För ansökan om nödvändiga tillstånd för öppnande av valutakonton och andra konton med saldo svarar och beslut om öppnande och avslutande av konton fattas av ministeriets ekonomidirektör. Beslut om öppnande och avslutande av ett konto för periodiska betalningar varifrån medlen dagligen överförs till utmätningsmannens konto för tjänstemedel fattas dock av chefen för utsökningsverket. Avtalet om öppnande och avslutande av konton samt om tjänster som anskaffas av en betalningsrörelsebank undertecknas av ministeriets ekonomidirektör som även godkänner personerna som har tillträde till andra än utsökningsväsendets konton. Servicecentret bereder avtalen som ingås med betalningsrörelsebanken. Rätt att använda valutakonton och andra konton med saldo beviljas två personer gemensamt. Personerna som har tillträde till utmätningsmannens konto för tjänstemedel godkänns av chefen för utsökningsverket. Personerna som har rätt att använda utsökningsväsendets konton meddelas till ministeriets ekonomienhet där en för uppgiften särskilt förordnad person svarar för att kontoanvändaruppgifterna i fråga om manuella uppdrag ställs till betalningsrörelsebanken och att kontoanvändaruppgifterna i fråga om elektroniska uppdrag ställs till servicecentret som uppdaterar uppgifterna i betalningsrörelsebankens nätbankstjänst. En tjänsteman med högre kontoanvändningsfullmakt fungerar också som utanordnare. Rätt att använda räntebärande konton vid utsökningsverk har de personer som godkänts som användare av utmätningsmannens konto för tjänstemedel i nätbankstjänsten. Ministeriets ekonomienhet för en förteckning över valutakonton och övriga konton med saldo, utanordnare samt andra som har rätt att använda kontona. När det gäller utanordnare av elektroniska betalningar och andra kontoanvändare inom utsökningssystemet förs emellertid förteckningen av en för uppgiften särskilt förordnad person vid utsökningsverket. Insättning av de främmande medel som utsökningsväsendet förfogar över på räntebärande konton ska ske enligt Riksfogdeämbetets föreskrifter och anvisningar. Avtal om räntebärande konton för främmande kapital som ingås med en betalningsrörelsebank godkänns av ministeriets ekonomidirektör. 21
4.4 Direktdebitering Fullmakt för direktdebitering genom en penninginrättning lämnas av ministeriets ekonomidirektör. Direktdebitering kan utnyttjas endast vid utbetalning av löner och bankserviceavgifter. Beslut om att bevilja rätt att använda ett konto som ger fullmakt för direktdebitering fattas av ministeriets ekonomidirektör. En för uppgiften särskilt förordnad person vid servicecentret sakgranskar och godkänner debiteringsverifikaten gällande löner. Verifikaten som gäller bankernas serviceavgifter sakgranskas och godkänns vid ministeriets ekonomienhet. 4.5 Kassafunktioner Beslut om att inrätta kassor för indrivning av inkomster och beslut om att dra in kassor fattas av ministeriets ekonomidirektör eller en av denne förordnad person. Kassamedlens maximibelopp fastställs av ämbetsverkets chef. Vid ministeriet fastställs kassamedlens maximibelopp av ekonomidirektören. Ministeriets ekonomienhet för en förteckning över kassorna. Ministeriets ekonomienhet ska underrättas om beslut som gäller kassans maximibelopp. I kassorna ska inte förvaras mer kontanta medel än vad som förutsätts för att betalningsrörelsen ska löpa ändamålsenligt. Medel som överstiger maximibeloppet ska överföras på ett bankkonto. Nyckeln eller sifferkombinationen till kassaskåpet eller kassaskrinet förvaras av den tjänsteman som svarar för kassan. Reservnyckeln ska förvaras i ett slutet kuvert hos ämbetsverkets chef eller en av denne förordnad tjänsteman. Reservnyckeln får endast användas i närvaro av ett vittne. Kassabok ska föras över kontanta kassatransaktioner. Som kassabok fungerar en kassarapport som skrivs ut ur ekonomisystemet. För varje betalning till kassan utskrivs ett verifikat som på förhand är försett med löpande numrering. Av verifikatet ska framgå betalningsdagen, prestationens art och omfattning samt beloppet i euro. Betalaren får originalet av verifikatet som kvitto. Används en kassaapparat ska kunden ges kvittot från den. Kassans öppettid kan ordnas på ett sätt som är ändamålsenligt med tanke på kundservicen och myndighetsuppgifterna enligt förordningen om öppethållandet av statens ämbetsverk (332/1994). Öppettiden för kassan vid ett ämbetsverk fastställs av 22
ämbetsverkets chef och vid justitieministeriet av ekonomidirektören eller en av denne förordnad person. 4.6 Granskning av kassor Ämbetsverkets kassor granskas åtminstone en gång per kvartal av ämbetsverkets chef eller en av denne förordnad tjänsteman samt vid ministeriet av den tjänsteman som ekonomidirektören förordnar. Kassan granskas dessutom alltid när kassaförvaltaren byts eller om det finns anledning att misstänka oegentligheter i kassaförvaltningen. Kassagranskningen gäller ämbetsverkets kontanta medel, bankkonton och övriga medel med penningvärde som förvaras på ämbetsverket samt de rutiner som påverkar beloppet av dessa medel. Periodiska granskningar ska utföras sporadiskt utan föregående anmälan. I kassaförvaltarens närvaro räknas först kassan och sedan avstäms den mot kassaboken eller annan registrering. Sambandet mellan kassaboken eller annan registrering och affärsbokföringen ska även konstateras. Därefter granskas kassaverifikaten för tiden efter den senaste granskningen i syfte att säkerställa att kassatransaktionerna har redovisats rätt i kassabokföringen. Granskningen ska även omfatta bokföring och annan finansförvaltning i den omfattning det krävs för att konstatera att bokföringen är korrekt. Om kassaförvaltaren har hand om flera kassor ska de granskas samtidigt. Kassagranskningen ska antecknas i kassaboken och en kassakalkyl ska upprättas. Ministeriets ekonomidirektör ger närmare anvisningar om detta. En granskningsrapport ska upprättas ifall granskningen utförts på grund av att kassaförvaltaren bytts eller om granskaren annars anser det vara befogat. 4.7 Betalkort och kundkort Ämbetsverk kan som betalningsmedel använda den av staten konkurrensutsatta leverantörens betaltidskort och för betalning av taxiavgifter engångstaxikort. Beslut om ibruktagande av andra betalkort fattas av ministeriets ekonomidirektör. Ämbetsverkets chef samt chefen för en avdelning eller en fristående enhet vid ministeriet bestämmer om ibruktagande av betal och kundkort. Vid användningen av 23
betalkort och kundkort iakttas Statskontorets och ministeriets föreskrifter och anvisningar. Avtal om användning av statens betaltidskort träffas av ministeriets ekonomienhet. Ministeriets ekonomienhet svarar för sammanställandet av anvisningar för kortanvändningen. Den tjänsteman som fattat beslut om ibruktagande av kort ansvarar för att meddela kortanvändarna om anvisningarna samt för att inhämta kortinnehavarens försäkran om att anvisningarna följs. Därtill ansvarar tjänstemannen för övervakningen av kortanvändningen. Betalkort och kundkort får endast användas för betalning av utgifter som uppstår till följd av tjänsteuppgifter. De kundförmåner som korten ger ska användas till förmån för ämbetsverket. Ämbetsverket ska föra en särskild förteckning över betalkorten och kundkorten. 4.8 Godkännande av betalningsmedel Betalkort, bankväxlar och checkar kan användas som betalningsmedel vid uppbörden av inkomster. Betalning med betalkort och icke certifierade checkar kan godkännas utan täckningsreservering högst till det belopp som i allmänhet garanteras av penningoch kreditinstitut, eller om en separat överenskommelse om täckningsreservering gjorts med banken. Ämbetsverket ska kontrollera att ett betalkort inte finns upptaget i bankernas förteckning över förkomna eller stulna betalkort eller överskridna kreditlimiter. Betalkortsbetalningar, bankväxlar och checkar ska företes för inlösen utan dröjsmål. Vid behov ska kunden legitimera sig med ID kort, körkort eller pass, och identitetskontrollen ska antecknas på verifikatet. När användaren av betalkortet själv matar in betalkortets kod (PIN koden) i betalterminalen behöver identiteten inte kontrolleras separat. 4.9 Betalningssätten vid näthandel Vid näthandel ska de föreskrifter och anvisningar som getts beträffande upphandlingsförfarandena iakttas. Upphandlingen kan betalas med statens betaltidskort om det inte är möjligt att få en räkning. Vid användning av betaltidskort iakttas de föreskrifter och anvisningar som statskontoret och ministeriets ekonomienhet har gett. För köp och betalningar ska alltid skrivas ut ett verifikat så att det är möjligt att jämföra uppgifterna på verifikatet med debiteringarna. Betaltidskortets uppgifter får anges vid 24
näthandel enbart via en skyddad SSL förbindelse (Secure Socket Layer). Att förbindelsen är skyddad kan kontrolleras på webbläsarens adressfält (www adressen i webbläsaren är enligt formen https://). 4.10 Säkring av rätt betalningsmottagare Betalningsmottagarens bankkontouppgifter ska vara baserade på en skriftlig anmälan. Uppgifter om betalningsmottagaren ska kopieras från en faktura eller annat dokument som utgör grund för betalningen och införas i registret över betalningsmottagare i ekonomisystemet. Registret över betalningsmottagare upprätthålls av servicecentret. Alla ändringar i registret över betalningsmottagare registreras automatiskt på ekonomistyrningssystemets logglista. Den som för registret över betalningsmottagare och den som granskar logglistan får inte medverka i betalningskedjan. Servicecentret svarar för att beloppen betalas till mottagarens bankkonto som anges i fakturan eller i ett annat dokument som utgör grund för betalningen. 25
5 BEHANDLING AV UTGIFTER 5.1 Allmänna upphandlingsprinciper 5.1.1 Upphandling av varor och tjänster Upphandlingsverksamheten innefattar köp och hyrning av varor och tjänster och därmed jämförbar verksamhet samt upplåtande på entreprenad. Vid upphandling inom justitieministeriets förvaltningsområde iakttas bestämmelserna och föreskrifterna om offentlig upphandling samt upphandlingsanvisningarna för hela förvaltningsområdet samt eventuella andra, till exempel sektor eller ämbetsverksvisa, anvisningar. Ämbetsverkets chef ansvarar för ämbetsverkets upphandlingsverksamhet och utser de personer som får utföra upphandlingar, om inte annat bestämts om upphandlingsfullmakter i ämbetsverkets arbetsordning. Riksfogdeämbetet och Riksåklagarämbetet kan också göra centraliserade upphandlingar inom sina verksamhetsområden. Ministeriets ekonomidirektör godkänner justitieministeriets och dess förvaltningsområdes anslutning till ramavtal som genomförts enligt det förfarande för samordnad upphandling som avses i 22 a i lagen om statsbudgeten. I fråga om ämbetsverk som är underställda Riksfogdeämbetet och Riksåklagarämbetet kan anslutningen också godkännas av dem. 5.1.2 Upphandling av lokaler Allmänna principer för upphandling (hyrning) av lokaler har fastställts i statens lokalitetsstrategi och statsförvaltningens andra anvisningar som gäller upphandling av lokaler. Principerna och målen för upphandling av lokaler inom justitieministeriets förvaltningsområde har fastställts i lokalitetsstrategin för förvaltningsområdet samt i sektorspecifika anvisningar och andra anvisningar som gäller lokalfrågor. I samband med ministeriets budget och ramberedning ska Riksåklagarämbetet och Riksfogdeämbetet för sina verksamhetsområden samt ministeriets justitieförvaltningsavdelning för domstolsväsendet samt den offentliga rättshjälpen och den allmänna intressebevakningen upprätta lokalitetsplaner som ministeriet godkänner. Ett projekt som ingår i en godkänd lokalitetsplan kan påbörjas och förbindelser om de utgifter som det medför kan ingås om det finns ett anslag för projektet i anslagsramen. 26
Kanslichefen bestämmer om påbörjandet av sådana lokalitetsprojekt där följande årshyra utan mervärdesskatt överstiger 200 000 euro (större projekt). För sådana projekt ska kanslichefen också utnämna en projektledare. Beslut om sådana lokalitetsprojekt där följande årshyra utan mervärdesskatt är högst 200 000 euro (mindre projekt) fattas av Riksfogdeämbetet och Riksåklagarämbetet inom sina sektorer. I fråga om andra ämbetsverk fattas beslutet av den resultatstyrande avdelningen eller fristående enheten vid ministeriet. Hyresavtal som gäller utsökningsverk och åklagarämbetena ingås av det behöriga centrala ämbetsverket. I fråga om andra ämbetsverk ingås avtalen av den resultatstyrande avdelningen eller fristående enheten vid ministeriet. För sådana projekt där hyran inklusive mervärdesskatt för hela hyresperioden överstiger 5 miljoner euro krävs ett förordande av statsrådets finansutskott innan hyresavtalet ingås. 5.1.3 Informationstekniska upphandlingar Allmänna principer för informationstekniska upphandlingar ingår i lagen om offentlig upphandling (348/2007), i 22 a i lagen om statsbudgeten (423/1988), i avtalsvillkoren för IT upphandlingar inom den offentliga förvaltningen (JIT 2007) och i andra anvisningar om statsförvaltningens IT upphandlingar. Principerna och målen för ITupphandlingar inom justitieministeriets förvaltningsområde har fastställts i förvaltningsområdets sektorspecifika och andra anvisningar som gäller IT upphandlingar (t.ex. anvisningen Datatekniska upphandlingar OM 8/042/2011). I samband med ministeriets budget och ramberedning samt beredningen av serviceavtal ska Riksåklagarämbetet och Riksfogdeämbetet för sina verksamhetsområden samt ministeriets justitieförvaltningsavdelning för domstolsväsendet samt för den offentliga rättshjälpen och den allmänna intressebevakningen upprätta ITupphandlingsplaner som ministeriet godkänner. Upphandlingsplanerna utarbetas med hjälp av statsförvaltningens gemensamma projektportfölj som tillhandahålls av finansministeriet. De upphandlingar som ingår i en godkänd upphandlingsplan ska anges i serviceavtalet och det ska reserveras ett anslag för dem i anslagsramarna eller budgeten. IT upphandlingar sköts av Rättsregistercentralen (den upphandlande enheten), om inte annat bestäms i upphandlingsanvisningen. Dessutom förhandlar dataadministrationsenheten vid ministeriet med Riksfogdeämbetet, Riksåklagarämbetet och justitieförvaltningsavdelningen om sektorernas behov i fråga om grundläggande informationstekniska tjänster och beställer sedan tjänster enligt sektorerna behov från Statens center för informations och kommunikationsteknik (Valtori). En IT upphandling anses 27
vara betydande när dess värde utan mervärdesskatt uppgår till eller överstiger 130 000 euro 1. Innan den upphandlande enheten påbörjar en betydande IT upphandling, ska ett utlåtande om upphandlingsannonsen eller ett annat dokument som inleder upphandlingen begäras av den instans vid ministeriet som svarar för resultatstyrningen av den serviceavtalspart som upphandlingen gäller och av ministeriets dataadministrationsenhet. Ovannämnda instanser ska också begäras om utlåtande om upphandlingsbeslutet och kontraktförslaget innan beslutet om upphandlingen fattas. Innan den upphandlande enheten påbörjar en upphandling vars värde utan mervärdesskatt överstiger 30 000 euro, ska ett utlåtande om upphandlingsannonsen eller ett annat dokument som inleder upphandlingen begäras av den som undertecknat serviceavtalet. Den som undertecknat serviceavtalet mellan Rättsregistercentralen och sektorn ska också begäras om utlåtande om upphandlingsbeslutet och kontraktförslaget. Den upphandlande enheten kan själv besluta om upphandlingar som ingår i serviceavtal och vars värde utan mervärdesskatt understiger 30 000 euro. Den upphandlande enheten undertecknar kontrakten som gäller IT upphandlingar med stöd av bemyndigandet i serviceavtalet, om inte ärendet hör till ministern på grund av dess betydelse. För sådana upphandlingar vars värde inklusive mervärdesskatt för hela kontraktsperioden överstiger 5 miljoner euro krävs ett förordande av statsrådets finansutskott innan upphandlingsbeslutet fattas. 5.2 Förbindelse om en utgift, mottagningsgranskning samt granskning, godkännande och debitering av utgifter 5.2.1 Förbindelse om en utgift och granskning vid mottagning Innan en beställning görs eller någon annan förbindelse om att betala en utgift ingås ska utgiftens laglighet och ändamålsenlighet, fullmakten och anslagets tillräcklighet konstateras på behörigt sätt. Om en förbindelse om en utgift förutsätter särskilt godkännande, tillstånd eller ett separat utlåtande, ska den som fattar beslut om utgiften säkerställa att detta har fåtts. 1 Det uppskattade värdet av en upphandling bestäms enligt lagen om offentlig upphandling (348/2007). 28
Mottagna varor eller tjänster ska granskas vid mottagningen, så att man kan fastställa att leveransen till sin kvantitet, art och kvalitet motsvarar avtalet eller beställningen. 5.2.2 Siffer- och sakgranskning Innan en utgift godkänns och betalas ska siffer och sakgranskning av verifikatet utföras. Siffer och sakgranskningen utförs av den person som förordnats av godkännaren. Vid siffergranskningen ska fastställas att de beräkningar som leder till beloppet på utgiftsverifikatet är korrekt utförda, att eventuella rabatter har beaktats och att utgiftsverifikatet uppfyller de formkrav som kan ställas på ett verifikat. Vid siffergranskningen kontrolleras om serviceleverantören är mervärdesskatteskyldig samt de uppgifter som finns om serviceleverantören i förskottsuppbördsregistret och ansvaret för detta ligger hos servicecentret. Förutom denna åtgärd ingår siffergranskningen i sakgranskningen. Vid sakgranskningen ska fastställas att utgiften överensstämmer med avtal, beställning eller beslut samt att uträkningen, fakturan eller något annat dokument som fungerar som verifikat är förenligt med en beställning, ett avtal eller beslut som binder ämbetsverket eller enheten. Vid sakgranskningen ska dessutom säkerställas att det av verifikatet framgår vad som har orsakat utgiften och att verifikatet har konterats korrekt. När det gäller anskaffningar av anläggningstillgångar ska det dessutom säkerställas att verifikatet eller en bilaga till detsamma innehåller de uppgifter som behövs för bokföringen av anläggningstillgångar. Vid sakgranskningen ska även fastställas att leveransen mottagits i rätt kvantitet, art och kvalitet, eller att tjänsteresan eller arbetet utförts på behörigt sätt. Siffer och sakgranskningshandlingen ska undertecknas. Granskningarna utförs elektroniskt i systemen för fakturabehandling. 5.2.3 Godkännande av utgifter Utgifter godkänns av ämbetsverkets chef. Detta gäller om inte annat bestäms i en lag eller förordning som gäller ämbetsverket eller i en arbetsordning för ämbetsverket. Utgifter som hänför sig till chefen för ett ämbetsverk godkänns av dennes ställföreträdare. Bevisningskostnader, arvoden och ersättningar till rättegångsbiträden samt vissa övriga rättsvårdsutgifter som betalas med statliga medel godkänns av en ordförande, 29
medlem, notarie eller i behörig ordning förordnad tjänsteman vid domstol eller annan myndighet. Siffer och sakgranskningen ingår därvid i godkännandet. Vid ministeriet godkänner avdelningscheferna och cheferna för de fristående enheterna utgifter inom sina respektive ansvarsområden. Kanslichefen kan skriftligt förordna en tjänsteman vid ministeriet att godkänna vissa särskilt definierade utgifter. En avdelningschef och en chef för en fristående enhet kan skriftligt förordna att en underlydande tjänsteman eller en tjänsteman vid förvaltningsenheten ska godkänna särskilt definierade utgifter med undantag av löneutgifter. Utgifter som hänför sig till ministern och kanslichefen godkänns av förvaltningsdirektören. Utgifter som hänför sig till chefen för en avdelning eller en fristående enhet godkänns av dennes ställföreträdare. Som ett led i förfarandena inom den interna kontrollen enligt 69 i förordningen om statsbudgeten ska den som godkänner utgiften försäkra sig om att utgiften har laglig grund eller att den baserar sig på ett lagligen fattat beslut samt att anslaget är tillräckligt. Godkännandet ska dateras och undertecknas. Godkännandet utförs elektroniskt i systemen för fakturabehandling. Av anteckningen om godkännande ska dessutom framgå vilka konton utgiften ska påföras. Ämbetsverket och ministeriets avdelningar och fristående enheter för en förteckning över de tjänstemän som förordnats att sakgranska och godkänna utgifter och vidareförmedlar uppgifterna till servicecentret som uppdaterar uppgifterna i hanteringssystemet för elektroniska fakturor. Godkännandet av utgifter kan också basera sig på ett avgiftsbeslut, om avgiftsbeslutet innehåller alla uppgifter som krävs för betalningen av utgifterna. En för uppgiften särskilt förordnad person vid servicecentret godkänner korrektivposter till utgifter som baserar sig på ämbetsverkens ansökan. Uppgift om korrektivposter som godkänts vid servicecentret ställs till ämbetsverket enligt vad som anges i serviceavtalet. Samma tjänsteman får inte både sakgranska och godkänna en utgift. 5.2.4 Debitering En betalning kan endast utföras med stöd av en daterad utanordning som undertecknats av en för uppgiften förordnad person. När det gäller gireringar görs utanordningen elektroniskt och de för uppgiften särskilt förordnade personer vid servicecentret säkerställer att endast godkända utgifter betalas samt att de betalas på behörigt sätt och till rätt belopp. 30
När ersättning till ett vittne eller en ringa utgift betalas ur kontantkassan, ingår utanordningen i godkännandet. Utsökningsverkets chef utser de personer som har rätt att göra utanordningar i utsökningens datasystem (främmande medel) för betalningar som beviljats redovisningstillstånd. 5.3 Siffer- och sakgranskning samt godkännande av verifikat för delegationer, kommissioner, valkretsnämnder och kommittéer Siffer och sakgranskning av verifikat för delegationer, kommissioner och kommittéer utförs av sekreteraren eller en person som utsetts av ordföranden. Elektroniska inköpsfakturor och andra elektroniska verifikat över utgifter sakgranskas dock av en tjänsteman vid ministeriet som utsetts av den som godkänner utgifterna. Utgifter godkänns av respektive avdelningschef eller chef för en fristående enhet vid ministeriet. Valkretsnämndernas utgifter godkänns av ordföranden eller sekreteraren och sifferoch sakgranskas av en person som utsetts av den som godkänner utgifterna. 5.4 Allmänna bestämmelser om förfarandet vid förhandsbetalningar Ämbetsverken och ministeriets avdelningar och fristående enheter kan ha kontantförskott till sitt förfogande enbart av särskilda skäl. Beslut om att mot redovisning bevilja kontantförskott för betalning av mindre utgiftsbelopp fattas av ämbetsverkets chef eller en av denne förordnad tjänsteman och vid ministeriet av ekonomidirektören eller en av denne förordnad tjänsteman. Ministeriets ekonomienhet för en förteckning över kontaktöverskotten. Leveransförskott kan betalas endast om detta ingår i avtalet. Förskottet godkänns av den tjänsteman som har rätt att godkänna anskaffningsutgiften i fråga. 31
5.5 Utlandsbetalningar När det gäller förfaranden för granskning och godkännande av utlandsbetalningar iakttas de allmänna reglerna och föreskrifterna för betalning av utgifter såsom de anges i denna ekonomistadga. 5.6 Reseutgifter Vid tjänsteresor ska statens resereglemente, denna ekonomistadga och justitieministeriets reseregler iakttas. Reseförordnandet ges av den tjänsteman som har rätt att godkänna ämbetsverkets utgifter. Chefen för ett ämbetsverk samt cheferna för ministeriets avdelningar och fristående enheter beviljas reseförordnande av ställföreträdaren. Utrikes reseförordnanden för ministeriets kanslichef utfärdas av ministern. Utrikes reseförordnanden för en avdelningschef och en chef för en fristående enhet samt för ordföranden och medlemmar av kommittéer och delegationer utfärdas av kanslichefen. Reseförskott beviljas av den tjänsteman som utfärdar reseförordnandet. Reseförskott beviljas endast på basis av ett skriftligt reseförordnande. Reseförskott beviljas enbart om tjänstemannen eller arbetstagaren inte har statens betaltidskort i sitt bruk eller det inte är möjligt att betala med betalkort i resemålet. Förskott ska begäras i så god tid att det kan betalas till mottagaren genom girering. Efter avslutad tjänsteresa ska reseräkning lämnas snarast, dock senast två månader efter resans slut. Resebiljetter och logitjänster ska beställas på ett så förmånligt sätt som möjligt för staten så att vid respektive tidpunkt gällande avtal inom justitieministeriets förvaltningsområde utnyttjas. Återbäring, kostnadsersättningar och andra gottgörelser för tjänsteresor samt bonusförmåner tillkommer respektive ämbetsverk. Tjänstemän får inte använda bonusförmåner för privata resor, utan de ska underrätta ämbetsverket om dem. Tillstånd för användning av egen bil på tjänsteresa ges av den tjänsteman som har rätt att utfärda reseförordnande. Om en tjänsteman använder egen bil på tjänsteresa när detta inte är nödvändigt, betalas ersättning som om resan hade företagits med allmänt fortskaffningsmedel. 32
För permanent användning av egen bil på tjänsteresor krävs särskilt beslut. Tillstånd för anlitande av taxi på tjänsteresa ges av den tjänsteman som har rätt att utfärda reseförordnande eller godkänna utgifterna som orsakats av resan. Anlitande av taxi ska grunda sig på vägande skäl. Ämbetsverk ska planlägga sin verksamhet så att de tjänsteresor som i olika befattningar behövs för verksamheten kan företas inom ramen för beviljade anslag. Reseförordnanden för resor som bekostas av utomstående instanser utfärdas av chefen för ämbetsverket och vid ministeriet av kanslichefen. Reseförordnandet ska inkludera en resplan och efter resan ska reserapport inlämnas. I fråga om resor som bekostas av utomstående instanser iakttas dessutom finansministeriets anvisning (23.5.2011, 10/2001). Reseförordnanden och räkningar för ämbetsverkens egen personal ska utfärdas samt granskas och godkännas elektroniskt med hjälp av resehanteringssystemet. Vid sakgranskningen av reseräkningen ska det bl.a. säkerställas att reseräkningen är enligt reseförordnandet och har utfärdats i enlighet med bestämmelserna i resereglementet och ministeriets anvisningar samt att behövliga motiveringar och bilagor ingår. 5.7 Representationsutgifter och utgifter föranledda av personaltillställningar Ett ämbetsverks anslag för driftsutgifter kan användas för representationsändamål endast för att visa personer som verkar inom ämbetsverkets uppgiftsområden sedvanlig gästfrihet eller artighet samt för utbildning, rekreationsevenemang, fester och andra liknande tillställningar för ämbetsverkets egen personal. Under vissa förutsättningar kan ämbetsverket ihågkomma arbetstagare på betydande bemärkelsedagar med en måttfull gåva. Penninggåvor eller penninginrättningars presentkort till personalen kommer inte på fråga. Presentkort som kan användas för att köpa varor eller tjänster är tillåtna. Ett ämbetsverks anslag för driftsutgifter får inte användas för bidrag eller för välgörenhet. På utgiftsverifikationen för representations och personaltillställningar ska uttryckligen ingå en tillräckligt detaljerad beskrivning av inköpets eller tillställningens syfte för att utgiftens behörighet kan bedömas. När det gäller representationstillställningar ska också namnet på värden och de andra deltagarna anges. På verifikat som gäller evenemang med ett stort antal deltagare behöver bara antalet deltagare och bakgrundsorganisationerna anges. 33
Ifrågavarande chef övervakar att anslag som reserverats för representation och personaltillställningar används på behörigt sätt. Kostnader för sedvanliga kaffe eller lunchserveringar i samband med möten med intressenter, utbildningar, seminarier eller arbetsmöten betraktas inte som representationsutgifter. 5.8 Kostnadsersättningar En tjänsteman kan beviljas ersättning för användning av egna arbetsredskap enligt närmare anvisningar som meddelas av justitieministeriet. 5.9 Löneutgifter Lönebetalning och utgifter som hänför sig till ersättning för arbete och bruksavgifter ska basera sig på 13 och 25 i lagen om förskottsuppbörd (1118/1996) samt ett skriftligt förordnande. Cheferna för ämbetsverken ska se till att löneräknaren utan dröjsmål skriftligen informeras om alla beslut som påverkar lönebetalningen. Vid justitieministeriet ansvarar kontaktpersonerna för personalförvaltningsärenden i avdelningarna och de fristående enheterna för lämnandet av denna information. Lönen betalas till det penninginstitut som löntagaren anvisar. Arvoden samt ersättning för arbete och bruksavgifter betalas på basis av en faktura. Av fakturan ska framgå åtminstone vem som upprättat fakturan, personbeteckning, hemadress, bankkonto, tidpunkten för arbetet och grunden för betalningen samt den information som skattemyndigheterna kräver. Över varje arvodes och löntagare ska löneräknaren skriva ut ett lönekort ur löneräkningssystemet efter kalenderårets sista lönekörning. Av lönekortet ska framgå arbetstagarens tjänst eller befattning och övriga anställningsgrunder samt de uppgifter som behövs för förskottsinnehållningen. Betalningsspecifika uppgifter (lönelistor) och lönekort ska förvaras i elektronisk form. Arkiveringen sköts av servicecentret. Beträffande granskning och godkännande av lönelistor gäller vad som konstaterats om godkännande av utgifter. Lönelistan ska godkännas innan lönerna utbetalas, oavsett betalningssätt. Lönelistor granskas och godkänns elektroniskt i systemet för cirkulation av fakturor. 34