1 (15) Plats och tid Travmuseet, Biblioteket, den 8 december kl. 16.30 18.10 Beslutande Övriga närvarande Lennart Nilsson, Ordförande (KD) Kristina Kristiansson, V Ordförande (S), Deltar ej 82, jäv Magnus Andreasson (L) Robin Olsson (M) Mårten Karlsson (S) Erik Ulriksson (C) Anette Eriksson (C) Birgitta Schmidt, Nämndsekreterare Owe Lindström, Chef Medborgarservice Lena Larsson, Kultur- och fritidssamordnare, Kultur- och fritid Anders Eriksson (KD), ej tjänstgörande ersättare, Ej 76, jäv Urban Johansson (L), ej tjänstgörande ersättare Payman Garmiani (S), ej tjänstgörande ersättare Inge Digrell (S), ej tjänstgörande ersättare Justeringens plats och tid 2015-12-11 kl 15.00 Paragrafer 74-86 Sekreterare Birgitta Schmidt Ordförande Lennart Nilsson Justerare Anette Eriksson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kultur- och fritidsnämnden Datum då anslaget sätts upp 2015-12-11 Datum då anslaget tas ned 2016-01-04 Förvaringsplats för protokollet Administrativa avdelningen Underskrift Birgitta Schmidt
2 (15) Ärendelista 74 Dnr KOF 2015/14.04 Ekonomirapport oktober... 3 75 Dnr KOF 2015/73.04 Kultur- och fritidsnämndens ekonomiår 2016... 4 76 Dnr KOF 2015/14.04 Överskott i driftsbudget 2015... 5 77 Dnr KOF 2015/71.82 Hyror i sporthallar och gymnastiksalar... 6 78 Dnr KOF 2015/70.80 Uppföljning av Internkontrollplan 2015... 7 79 Dnr KOF 2015/69.80 Flytt av fastighetsansvaret för Årjängs Bad- och Friskvårdscenter, Hagavallen IP och Tingevi IP... 8 80 Dnr KOF 2015/47.81 Godkännande av barn- och ungdomsförening AFRIMINTE... 9 81 Dnr KOF 2015/66.90 Stöd till fisketävling, Nordmarksfiskarna... 10 82 Dnr KOF 2015/72.90 Ansökan om stöd till barnteater... 11 83 Dnr KOF 2015/74.80 Fördelning av marknadsmedel 2015... 12 84 Dnr KOF 2015/52.80 85 86 Information från verksamheten... 13 Årjängs Marknad, information... 14 Julhälsning... 15
3 (15) 74 Dnr KOF 2015/14.04 Ekonomirapport oktober Det finns överskott och underskott på olika enskilda verksamheter i nämndens ekonomi. Det finns också några projekt, såsom Årjängs Marknad och Allsköns musik, som har ett positivt periodresultat. Som helhet bedöms kultur- och fritidsnämnden inte ha någon större avvikelse mot årsbudget. Årsprognosen visar en budget i balans. Ekonomirapport per 2015-10-31 Tjänsteskrivelse 2015-11-10 Arbetsutskottets protokoll 2015-11-17 53 Ekonomirapport per 2015-10-31 godkänns. Verksamhetschef, Förvaltningsekonom
4 (15) 75 Dnr KOF 2015/73.04 Kultur- och fritidsnämndens ekonomiår 2016 Ekonomiavdelningen har, som stöd för nämndens arbete, lämnat förslag till en sammanställning över kultur- och fritidsnämndens arbete med ekonomirapporter, internkontroll, mål och budget under 2016. En tidsplan för nämndens ekonomirapporter ska lämnas fem gånger under 2016: Tidsplan Mars: Arbetsutskott 26 april April (tertial): Arbetsutskott 7 juni Augusti (delår): Arbetsutskott 4 oktober Oktober: Arbetsutskott 15 november December (årsredovisning): Klar i februari 2017 Tjänsteskrivelse 2015-11-11 Arbetsutskottets protokoll 2015-11-17 62 Kultur- och fritidsnämnden godkänner Tidsplan för ekonomiår 2016. Verksamhetschef, Ekonomiavdelning
5 (15) 76 Dnr KOF 2015/14.04 Överskott i driftsbudget 2015 Prognosen för 2015 visar ett överskott på driftsbudgeten på 750 000 kronor. Orsaken till detta är bland annat mindre ansökningar från ungdomsföreningarna som ger ett överskott på 300 000 kronor inom verksamhet 3003, Stöd till ungdomsföreningar. Yrkanden Kristina Kristiansson, S yrkar, med bifall av Mårten Karlsson, S att en extra utbetalning med 100.000 kr görs till Töcksfors IF, och att 300.000 kr fördelas på föreningarna som aktivitetsstöd. 1. För att uppfylla ett av Kultur- och Fritidsnämndens mål för 2015 utbetalas 300.000 kr som aktivitetsstöd till ungdomsföreningarna. Medel anslås ur verksamhet 3003, Stöd till ungdomsföreningar. 2. Töcksfors IF beviljas ett bidrag på 100.000 kr. Medel anslås från verksamhet 3401, Idrotts- och fritidsanläggningar. Jäv Anders Eriksson, KD, är inte närvarande vid beslutet på grund av jäv. Verksamhetschef, Ekonomiavdelning
6 (15) 77 Dnr KOF 2015/71.82 Hyror i sporthallar och gymnastiksalar De hyreskostnader som gäller i sporthallar och gymnastiksalar har inte uppdaterats sedan 2002. De bör därför anpassas till dagens förhållande. Chef för Medborgarservice föreslår nya hyror enligt bilaga 1 och att dessa ska gälla från 2016-01-01. Tjänsteskrivelse 2015-11-10 Nya hyror Bilaga 1 Arbetsutskottets protokoll 2015-11-17 55 1. Nya hyror i sporthallar och gymnastiksalar beslutas enligt Bilaga 1. 2. Nya hyror ska gälla från 2016-01-01. O Lindström, L Larsson
7 (15) 78 Dnr KOF 2015/70.80 Uppföljning av Internkontrollplan 2015 Kontrollmoment Det kontrollerade området är skyddsronder. Syfte Kontrollmomentet har gjorts för att kontrollera att skyddsronder utförs regelbundet på våra anläggningar och att åtgärdes vidtas vid behov. Metod Vid samtal med de som har delegation för att genomföra skyddsronderna har det kontrollerats om, och hur, dessa har genomförts. Resultat Skyddsronder genomförs på Bibliotek och biblioteksfilial, Fritidsgården och Årjängs Bad- och Friskvårdscenter regelbundet men med olika intervall. På samtliga arbetsplatser tas frågan upp vid varje APT och eventuella åtgärder vidtas. På någon arbetsplats görs skyddsronden två gånger per år och på en annan görs det sex gånger per år. De fel och brister som uppstår tas om hand när de uppstår och man väntar inte tills skyddsronden. Förslag till förbättringar Dokumenterade skyddsronder ska genomföras minst fyra gånger per år. Tjänsteskrivelse 2015-11-09 Arbetsutskottets protokoll 2015-11-17 56 Förslag till uppföljning av Internkontrollplan 2015 godkänns. Verksamhetschef
8 (15) 79 Dnr KOF 2015/69.80 Flytt av fastighetsansvaret för Årjängs Bad- och Friskvårdscenter, Hagavallen IP och Tingevi IP Kultur- och fritidsnämnden har idag fastighetsansvaret för Årjängs Bad- och Friskvårdscenter, Hagavallen IP och Tingevi IP. Det är de enda kommunala fastigheter som ligger utanför kommunstyrelsens ansvarsområde. Det är både ekonomiskt och praktiskt bättre att ha alla fastigheter under en nämnd där kunskapen om fastigheter finns. Fastighetsansvaret ska omfatta skötsel av fastighetens byggnader samt uppvärmning och ventilation. Skötsel och kostnad för verksamhetsanpassad egendom ex reningsverk och pumpar samt avtal om skötsel av Hagavallen IP och Tingevi IP som gäller spår, planer etc ska även i fortsättningen ligga under kultur- och fritidsnämnden. De fastighetsrelaterade driftskostnader som är budgeterade för anläggningarna gäller enbart värme, el, sopor och vatten samt för den verksamhetsanpassade egendomen. Någon flytt av budget föreslås därför inte. Förslag föreligger att fastighetsansvaret för Årjängs Bad- och Friskvårdscenter, Hagavallen IP och Tingevi IP flyttas till kommunstyrelsen från och med 2016-01-01. Tjänsteskrivelse 2015-11-06 Arbetsutskottets protokoll 2015-11-17 57 Kultur- och Fritidsnämnden föreslår kommunstyrelsen att fastighetsansvaret för Årjängs Bad- och Friskvårdscenter, Hagavallen IP och Tingevi IP flyttas till kommunstyrelsen från och med 2016-01-01. Verksamhetschef, Ekonomichef
9 (15) 80 Dnr KOF 2015/47.81 Godkännande av barn- och ungdomsförening AFRIMINTE Africans for Immigrants Integration, AFRIMINTE, har ansökt om att bli godkänd som barn- och ungdomsförening. Föreningen har ca 100 medlemmar, varav 45 st i åldern 5-25 år. Föreningens huvudmål är att integrera medlemmarna i det svenska samhället med tonvikt på barnen. Föreningen är öppen för alla oavsett etnisk härkomst. Föreningen har lämnat in stadgar. Då det inte finns någon passande riksorganisation för föreningen att tillhöra krävs dispens från den regeln. Förslag att föreningen Africans for Immigrants Integration godkänns som ungdomsförening samt beviljas dispens från regeln om att tillhöra en riksorganisation. Föreningen beviljas ett startbidrag på 1000 kronor. Tjänsteskrivelse 2015-11-09 Arbetsutskottets protokoll 2015-11-17 58 1. Africans for Immigrants Integration godkänns som ungdomsförening samt beviljas dispens från regeln om att tillhöra en riksorganisation. 2. Föreningen beviljas ett startbidrag på 1000 kronor. L Larsson
10 (15) 81 Dnr KOF 2015/66.90 Stöd till fisketävling, Nordmarksfiskarna Nordmarksfiskarna ansöker om stöd till fisketävling för funktionshindrade. Ansökan avser redovisade kostnader på 1.015 kr. Ansökan 2015-10-12 Tjänsteskrivelse daterad 2015-11-17 Arbetsutskottets protokoll 2015-11-17 59 Kultur- och fritidsnämnden beslutar att bevilja Nordmarksfiskarna ett bidrag på 1 015 kronor. Medel anslås från verksamhet 3003, Stöd riktade insatser. L Larsson
11 (15) 82 Dnr KOF 2015/72.90 Ansökan om stöd till barnteater Folkets Hus-föreningen i Årjäng ansöker om bidrag till barnteater, som hölls den 2 november för kommunens förskolebarn. Ansökan avser ett bidrag om 3.500 kr. Ansökan daterad 2015-11-16 Arbetsutskottets protokoll 2015-11-17 61 Ett bidrag på 3.500 kr beviljas, anslås ur konto för Allmänkultur 3151. Jäv Kristina Kristiansson, S deltar inte i beslutet på grund av jäv. Verksamhetschef, Samordnare
12 (15) 83 Dnr KOF 2015/74.80 Fördelning av marknadsmedel 2015 Förslag till fördelning av marknadsmedel 2015 har tagits fram. Förslag till fördelning Årjängs Marknad 2015 Yrkanden Mårten Karlsson, S yrkar att den ekonomiska redovisningen av Årjängs Marknad 2015 ska presenteras för kultur och fritidsnämnden. - Kultur och fritidsnämnden godkänner sammanställning över fördelning av marknadsmedel 2015. - En redovisning av Årjängs Marknad 2015 totalt ska presenteras för kultur och fritidsnämnden. En redovisning kommer under egen punkt, i protokollet, 85. Verksamhetschef, Samordnare
13 (15) 84 Dnr KOF 2015/52.80 Information från verksamheten Chef Medborgarservice Owe Lindström lämnar en muntlig redovisning - kultur- och fritidsnämndens alla verksamheter har mycket att göra. Simhallen fick stängas under 6 dagar på grund av tillbud i bassängen. Information på flera språk har ordnats. Chef Medborgarservice fick ge flera intervjuer i media på grund av detta. Nämnden anser att det hela skötts mycket bra. Biblioteket har många besökare. Många av kommunens asylsökande vill använda IT-nätverket, som nu har öppnats för fri användning. Fritidsgården har också mycket besökare. En stor andel av besökarna är de ensamkommande barnen från Clarabo och Kyrkerud. Ca 3-4 nya kommer varje vecka. Just nu är de ett 50-tal. Antalet kommer att öka från årsskiftet, då det kommer att finnas ca 100 personer där. Det är mycket viktigt för denna grupp att det finns fritidsaktiviteter i kommunen. Fritidskontoret har haft många kontakter med föreningar, nytt bokningssystem håller på att installeras. Detta kan ses på nätet, där bokningarna kommer att kunna göras. Även föreningarna kan ses på nätet. Töcksfors IF:s damlag har gått upp i division 1. Intervjuer kommer i radio nästa vecka, meddelar Anders Ericsson.
14 (15) 85 Årjängs Marknad, information Chefen för Medborgarservice rapporterar om Årjängs Marknadskommitté. Marknadskommittén måste organiseras om. Ledamöterna har begärt entledigande från sitt uppdrag. Kultur- och fritidsnämnden har det yttersta ansvaret för genomförande av Årjängs Marknad. Förfrågning har lämnats till föreningarna och Nordmarkens Näringsliv. Ca 1.300-1.400 timmar läggs ner innan och under marknaden. En revision har utförts av KPMG, från verksamheten 3 år tillbaka, som visar att allt har skötts bra. En granskningsrapport kommer.
15 (15) 86 Julhälsning Kultur- och fritidsnämndens ordförande, Lennart Nilsson framför ett varmt tack till nämndledamöter och tjänstemän för verksamheten under året som gått. Han önskade samtliga en god jul.