Råd och checklistor Foto från Enköpingsmässan 2014, kommunens gemensamma monter Medverka vid mässor Enköpings kommun
Planera en mässa Enköpings kommun kan ha nytta av att medverka vid mässor. Men för att medverkan ska bli menings full behövs ett tydligt syfte och en bärande idé. På en mässa har er verksamhet möjlighet att möta och fånga upp nya kunder eller vad ni kallar personer som kommer i kontakt med er verksamhet. Det gäller oavsett om ni har en egen monter eller deltar med personal i någon annan organisations monter. Det är det personliga mötet som är styrkan. Dialogen och relationen är den bärande idén. Det här behöver du tänka på när din verksamhet ska medverka vid en mässa: Sätt upp mål För att ni ska kunna utvärdera om er medverkan har varit till nytta är det bra att formulera varför ni vill vara med på just den här mässan. Sätt upp mätbara mål. Vill ni ha trehundra nya intressenter till ert kundregister? Vill ni få besökarna att välja miljövänliga lampor, bidra till utvecklingen av Enköpings stadskärna eller välja en kommunal skola framför en privat? Gör mätningar före och efter er medverkan. Då kan ni se om den har fått någon effekt. Att vara med för att prova på en mässa kan vara motiverat om er plan är att återkomma som utställare flera år. Tänk på att mässor medför kostnader i form av arbetstid för monterpersonal och mässamordnare, produktion av material med mera. Det är kostnader ni behöver kunna motivera. Förankra och ta fram en budget När ni har formulerat varför ni vill vara med på mässan och har förankrat det i er organisation behöver ni också ta fram en budget. Den ska täcka såväl monterhyra som inredning, frakt, monterbygge och produktion av trycksaker eller annat material (se Boka mässmontern). Behöver ni hyra in personal? Räkna även in det. Utse en mässansvarig En mässa kräver god planering och därmed någon som har särskilt ansvar för att arbeta med den. I Enköpings kommun är det framförallt informatörer/kommunikatörer som brukar ansvara för det arbetet. Det är bra att så tidigt som möjligt även planera bemanningen för montern, beroende på storlek och inriktning. Vad ska ni berätta? Har ni formulerat tydliga mål med medverkan blir det också lättare att veta vad ni vill berätta för alla som besöker montern. Dessutom är det viktigt att tidigt analysera målgruppen. Ta reda på så mycket ni kan om vilka be sökare arrangören förväntar sig. Det hjälper er att ytterligare anpassa ert budskap så att det blir relevant för sammanhanget. Boka mässmontern När ni kommit så här långt är det dags att boka monteryta hos arrangören. Se till att beställa rätt storlek på montern, så att ni får plats med det ni behöver. Ni ska inte få yta över. Det kan ge en ödslig känsla. Vill ni ha någon särskild placering i mässhallen? Framför då era önskemål. Mässarrangören anger i de flesta fall vad som ingår i monterhyran. Standard brukar vara: vita väggar golvmatta, oftast i en mörk färg framdragen el (ett uttag). Det ni troligtvis behöver boka utöver det är: belysning eventuellt extra eluttag montermöbler
krokar eller liknande för upphängning om ni ska hänga mycket på väggarna projektor eller tv-skärm till eventuella bildspel. Ska ni ha med ett lager av något att dela ut? Se till att det går att förvara någonstans där det inte stör intrycket av montern. Vissa arrangörer har förvaringsmöbler som går att beställa. Enköpings kommun har montermöbler (se Låna utrustning) som alla kommunikatörer kan boka via Outlook-kalendern. Övrig utrustning beställer ni av mässarrangören. Tänk på att er utrustning kan behöva transporteras till mässhallen. Boka även detta. Är mässan i Enköpings kommun finns resurser inom kommunen som kan bokas. Ska den vara på annan plats i landet, beställ frakt med ett fraktföretag. Skapa montern När ni har formulerat ert budskap och ringat in målgruppen börjar ni skissa på själva montern. Den ska spegla det ni vill förmedla. Se hela tiden till att fokusera på målgruppen och anpassa montern efter den. På en mässa konkurrerar ni om uppmärksamhet med många andra. Var därför kreativa och hitta något som lockar och överraskar besökarna. Hur ska ni göra tydligt att det är kommunens monter? Vill ni visa ert huvudbudskap på något sätt? Tänk ut hur de som arbetar i montern ska ta kontakt med besökarna. Ska ni ha något att dela ut, till exempel små presenter eller handaffischer? Ska ni ha en tävling? Ta gärna hjälp i den processen. Montern ska, liksom all annan kommunikation, följa kommunens grafiska profil. Locka besökare till montern Med en genomtänkt strategi kan ni locka besökare till er monter när de passerar den på mässan, men ni har också nytta av att berätta om den i förväg. Det kan vara i form av en annons i en mässtidning eller i någon annan tidning. Det kan också vara information till bloggare eller andra intressenter som ni har identifierat. Har ni kontakter i målgruppen? Bjud in dem personligen. Om er medverkan är intressant för allmänheten kan ett inlägg i någon av kommunens sociala mediekanaler vara lämpligt. Beroende på mässans upplägg kan det passa att ordna ett minievenemang i er monter som ni bjuder in till. Välj era bästa ambassadörer till montern Eftersom mässor bygger på dialog och relationer är det viktigt att de som bemannar montern är duktiga på just detta. Monterpersonalen behöver aktivt jobba för att locka in besökare, starta samtal, fånga in intressenter och föra en dialog där ert budskap når fram. Framförallt är det viktigt att de är positiva och bra ambassadörer för kommunen och att de fokuserar på att tala med besökarna och inte med varandra. Vem som ska bemanna montern beror på temat. Välj goda representanter för er verksamhet, som brinner för sitt jobb. Deras entusiasm kommer att smitta av sig. Det är inte alltid nödvändigt att ha sakkunniga i montern. Får ni frågor som ni inte kan svara på? Notera dem och kontaktuppgifter till den som ställt frågan och återkom dagarna efter mässan. När ni planerar bemanningen, tänk då på att det är krävande att jobba på mässa. Se till att ni planerar in raster till alla som jobbar och gärna halvdagspass. Det ser aldrig trevligt ut med personal som tar rast i montern. Bemanna så att personalen kan gå undan när det behövs. Se till att samla alla som ska jobba i montern någon vecka före mässan och gå igenom vad som gäller. Bestäm också om ni vill ha enhetlig klädsel, till exempel svart-vita kläder. Vill ni trycka upp några särskilda mässkläder måste det göras i god tid. Hur gick det? Samla gärna in utvärderingar under mässan. Vad tycker besökarna om er monter? Vad kan ni förbättra till nästa gång? Ni kan också passa på att samla in data under mässan till ert arbete i form av omröstningar eller enkla enkäter utifrån vad ni har nytta av att veta i er verksamhet. Kalla till en utvärdering när mässan är över och samla in alla intryck från dem som jobbat i montern. Det hjälper er att vässa er insats till nästa gång. Följ upp de mål ni satt upp före mässan och rapportera resultatet.
Låna utrustning Enköpings kommun har en mässmonterutrustning som kommunens verksamheter kan låna gratis. Alla förvaltningsinformatörer har tillgång till en kalender i Outlook där möbler och annat kan bokas. Den som lånar utrustning ansvarar för att den kommer tillbaka i samma skick som när den hämtades och de möbler som är ömtåliga har ett skyddande emballage. Följande utrustning finns att låna: 1. Grå sittmöbel, tre stycken 2. Gröna sittpuffar, sex stycken 3. Ståbord, tre stycken 4. Keramikskålar, två stycken, cirka 20 centimeter i diameter 5. Keramikurnor, tre stycken, cirka 30 centimeter i diameter, höjd 37 centimeter) 6. En rollup med kommunlogga 7. Broschyrställ i plexiglas, två stycken
Exempel på montrar från tidigare mässor Enköpingsmässan 2013, kommungemensam monter Barn- och babymässan 2014, upplevelseförvaltningen Enköpingsmässan 2015, Jobba hos oss/hr