STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 09 Februari 2011 DNR 369-12/2011 Granskningspromemoria 2010 STOCKHOLM VATTEN AB (KONCERNEN)
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Särskild granskning... 1 2.1.1 Förtroendekänsliga områden... 1 2.1.2 Tillämpning av offentlighetsprincipen... 2 2.1.3 Projektstyrning... 4 2.2 Basgranskning... 4 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 4 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser... 5 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 7
STADSREVISIONEN 1(8) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 18 maj 2010. Vid planeringsmöte den 1 juni 2010 avseende Stockholm Vatten informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin revisionsplan. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2010-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 6 oktober 2010, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 15 februari 2011. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplaneringspromemoria omfattat bl a följande: Förtroendekänsliga områden Tillämpning av offentlighetsprincipen Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Förtroendekänsliga områden Revisionskontoret har genomfört en granskning med syftet att bedöma om de styrande dokument bolaget har upprättat inom de förtroendekänsliga områdena gör att förutsättningar finns för en tillräcklig intern kontroll inom dessa områden. En verifierande granskning genom stickprov har skett för att bedöma om bolagsledningen och övriga anställda följer gällande regler för representation, kontokortsanvändning och resor. Iakttagelser Bolaget har antagna regler och riktlinjer kring dessa områden. Bl a har bolagets styrelse 2009-12-08 antagit Riktlinjer om mutor och representation.
STADSREVISIONEN 2(8) Vid stickprovsgranskning av verifikationer bokförda på berörda konton per 2010-10-31 har konstaterats att riktlinjerna efterlevs. I samtliga fall fanns ändamål (syfte) och namn på deltagare samt resetillstånd. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontoret bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig inom de delar av det förtroendekänsliga området som har varit föremål för granskning. 2.1.2 Tillämpning av offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen är viktig för rättssäkerhet, effektivitet och demokrati. För att garantera insyn i myndigheternas arbete har principen om handlingsoffentlighet skrivits in i en av grundlagarna, tryckfrihetsförordningen. Revisionskontoret har granskat bolagets tillämpning av offentlighetsprincipen vad gäller handlingsoffentlighet. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget följer gällande lagar, förordningar och stadens regler vad gäller diarieföring och utlämnande av handlingar. Iakttagelser Bolaget har ett antal styrande och stödjande dokument som innehåller information om registrering och utlämnande av allmän handling. Dokumenten innehåller också riktlinjer kring ansvarsfördelning och arkivering. Dokumenten följer gällande lagar och stadens regler. Dokument H.0.9 Utlämnande av bolagets handlingar reviderades senast 2005-05-02. Där saknas väsentlig information om rätten att ta del av handlingar. Dokumentet överensstämmer inte heller med arbetsordningen (instruktion för vd m.fl.) från 2010-04-07 vad gäller rätten att besluta om att inte lämna ut allmän handling. Vidare är inte posthanteringsrutinerna dokumenterade. Rutin- och policydokument finns tillgängliga på bolagets intranät. På varje avdelning har utsetts informationsombud som fått utbildning i offentlighet/ sekretess. Dessa ska vara ett stöd för handläggare. När nyanställda får genomgå introduktionsutbildning ingår information om offentlighet och sekretess. Arkivarien har varit ute och informerat om bl.a. offentlighet och sekretess på
STADSREVISIONEN 3(8) perifera enheter. När diariesystemet Platina fas 2 införs senare under 2011 kommer alla handläggare ges tillgång till Platina. I samband med detta kommer utbildning ske i offentlighet och sekretess. Post ställd till bolaget öppnas centralt där handlingar som skall diarieföras skannas och registreras i Platina. Handlingar som ska till handläggare som i dag inte har Platina får kopia på pappersdokument som stämplas med datum och förses med diarienummer. Bolaget tillämpar inte principen med skriftliga fullmakter vilket innebär att personadresserad post inte öppnas centralt. På kuverten stämplas inkommande datum och frågan Ska detta diarieföras?. Genom frågan läggs ett ansvar på handläggaren. Stickprov har genomförts av slumpmässigt valda ärenden/handlingar från 2010 i diariesystemet Platina. Stickproven visar att: Ärendemening och ärendetyp överensstämmer med inskannad handling. Pappersoriginal till inskannade handlingar fanns och var lätta att återfinna. I granskat skadeståndsärende fanns de dokument som förväntas finnas. Registreringsdatum ligger nära datum på handlingen. Dock saknar inskannade inkomna pappersdokument ankomststämpling vilket revisionskontoret anser vara en smärre brist. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Revisionskontoret bedömer att bolaget har ändamålsenliga regler och riktlinjer för hantering av allmänna handlingar och att dessa hanteras på ett i stort sett tillfredsställande sätt. De styrdokument som finns täcker in de aspekter som utgör fokus i denna granskning; registrering och utlämnande av allmän handling samt hantering av sekretess. I dokumentet H.0.9 Utlämnande av bolagets handlingar bör framgå att den som begär ut en handling inte behöver ange varför handlingen begärs ut eller vem som begär ut handlingen. Dokumentet måste också överensstämma med instruktion för vd m.fl. från 2010-04-07 beträffande vilka som har rätt att besluta om att inte lämna ut allmän handling. Rutiner för posthantering bör dokumenteras. Det finns en viss risk att utgående handlingar (papper och e-post) av betydelse inte blir diarieförda. Ett sätt att minska risken är att systematiskt gå igenom balanslistor över pågående ärenden. Vidare bedömer vi att de avdelningsvisa så kallade
STADSREVISIONEN 4(8) informationsombuden kommer att ha en nyckelroll i diarieföring när Platina fas 2 genomförs genom att ge stöd och information till användarna. Vi rekommenderar att alla inkommande pappershandlingar av betydelse stämplas med ankomstdagens datum före inskanning. 2.1.3 Projektstyrning Enligt granskningspromemorian skulle en granskning av bolagets rutiner för projektstyrning genomförts. Eftersom bolaget har genomfört en förändring av organisationen i syfte att bättre strukturera arbetet med planering, upphandling och genomförande av investeringsprojekt flyttas denna granskning till 2011. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen beslutade godkänna internkontrollplanen för åren 2009-2011 vid sammanträde i december 2008. Planen utgår från de områden (se nedan) som bedömts väsentliga för bolaget/koncernen och med utgångspunkt i bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt: Intäkter Kostnader Anläggningstillgångar Personal/löner Information/rapportering Skatter/avgifter Koncernmellanhavanden Årligen upprättas en granskningsplan med utgångspunkt i den av styrelsen beslutade treårsplanen och med beaktande av eventuella förändringar i förutsättningarna för verksamheten. Årlig granskningsplan beslutas av Vice VD och redovisas till ledningsgruppen. Fördjupad granskning under 2010 har genomförts för områdena; Personal/löner, Koncernmellanhavanden samt Information/ rapportering. Rutinen för arbetet med internkontrollplanen är dokumenterad i bolagets
STADSREVISIONEN 5(8) Miljö- och Kvalitetshandbok. Enligt rutinbeskrivningen ska VD rapportera genomförd granskning och slutsatser av granskningen till styrelsen i mars månad. Revisionskontorets bedömning och kommentarer Den översiktliga internkontrollplanen för 2009-2011 är strukturerad och upptar områden som enligt revisionskontorets bedömning är väsentliga och riskfyllda. Arbetet med kontroller enligt planen pågår enligt uppgift från bolaget. Styrelsen kommer att få en rapport över resultatet vid sitt sammanträde i mars 2011. 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2010 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto (mnkr) S-hus ABs Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget budget T1 T2 +35,0 +27,1 +27,5 +15,5 +13,6 Kommunfullmäktiges resultatkrav var fastställt till 35 mnkr i budget 2010 och har justerats till 27,1 mnkr i den av koncernstyrelsen fastställda budgeten. Resultatförsämringen förklaras främst av ökade räntekostnader. I budget 2010 antogs, i enlighet med Stockholms Stadshus koncernprinciper, att Stockholm Vatten Utvecklings AB skulle ingå i koncernen hela 2010. I bokslutet (och tertialrapport 2) ingår utfallet för Stockholms Utveckling AB i endast 8 månader då försäljningstidpunkten blev 2010-08-31. Prognos 1 I prognos 1 redovisar koncernen ett resultat efter finansnetto på 27,5 mnkr (exklusive realisationsvinster). Verksamhetens intäkter och kostnader redovisas och kommenteras. Större avvikelser mot budget redovisas för ökade avskrivningskostnader 15,1 mnkr, minskade externa intäkter 14,9 mnkr samt lägre finansnetto 34 mnkr.
STADSREVISIONEN 6(8) Prognos 2 I prognos 2 visar koncernen ett resultat efter finansiella poster på +15,5 mnkr. (exklusive realisationsvinster). Verksamhetens intäkter och kostnader redovisas och kommenteras. Den största skillnaden mot budget är att de externa intäkterna beräknas bli 34,8 mnkr lägre än budgeterat. Avskrivningarna beräknas bli 8 mnkr högre än budget, de externa kostnaderna beräknas bli 16,5 mnkr lägre än budget och finansnettot beräknas bli 7,7 mnkr lägre än budget. Bokslut Resultat efter finansnetto, exkl realisationsvinst, uppgår till +13,6 mnkr, vilket ska jämföras med budgeterat resultat efter finansnetto om +27,1 mnkr. Den största orsaken till avvikelsen är ej budgeterade kostnader för avtalade avgångspensioner med 12,8 mnkr. Resultat efter reavinster och jämförelsestörande poster uppgår till +25,3 mnkr. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 698 698 688 608 Prognos 1 och 2 Bolaget har tillsatt ett investeringsråd vars uppgift är att utifrån beräknad investeringsram prioritera de investeringsförslag som framkommit. I prognos 2 har en genomgång gjorts av samtliga budgeterade investeringar och bedömda förändringar i investeringsutgiften har beaktats. Bokslut Investeringarna blev betydligt lägre än budget och prognoserna. Detta beror på senareläggningar av investeringar i Avloppsreningsreningsverken (-40,7 mnkr), senareläggningar av exploateringsinvesteringar (-40 mnkr) samt investeringar i befintligt ledningsnät (-23,2 mnkr).
STADSREVISIONEN 7(8) Revisionskontorets bedömning och kommentarer Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Fullmäktiges resultatkrav har inte uppnåtts. Nöjaktiga förklaringar till detta har redovisats. Beträffande investeringarna finns en stor avvikelse mellan bokslut och prognos 2. Denna förklaras med senareläggningar av ett antal projekt. När det gäller exploateringsinvesteringar styrs dessa av andra aktörer, vilket gör det svårt för bolaget att styra dessa tidsmässigt. Bolaget har dock konstaterat att organisationen för planering och genomförande av investeringar inte fungerat fullt ut och från och med 2011 har organisationen förändrats i syfte att bättre strukturera arbetet med planering, upphandling och genomförande av investeringsprojekt. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2010 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: fortsätta arbetet med sjörestaureringar enligt vattenprogrammet tillsammans med andra myndigheter utveckla arbetet så att stadens mål om lokalt omhändertagande av dagvatten uppnås enligt dagvattenstrategin arbeta med att utveckla service och tillgänglighet gentemot brukare och kund fokusera på kärnverksamheten och fortsätta effektiviseringsarbetet fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader under miljöhuvudstadsåret 2010 vara öppna för informationsspridning av goda exempel från den egna verksamheten bolaget ges i uppdrag att kartlägga vilka fastigheter som inte betalar va-avgift avseende avlopp men som inte heller faktureras för hämtning av kärl/tömning av septertank eller liknande och som inte har anmält enskilt avlopp Revisionskontorets bedömning och kommentar Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv.
STADSREVISIONEN 8(8) Lars-Erik Örsing Bitr stadsrevisor Stefan Rydberg Certifierad kommunal revisor