Dnr SLU ua 2013.1.1.2-329 Prorektor Projektplan för delprojekt B Ledningsstruktur, inom förändringsarbetet Framtidens SLU Delprojektledare: Torbjörn von Schantz Uppdragsgivare: Rektor Datum: 2013-01-31 1. Bakgrund och motiv Den allmänna bakgrunden beskrivs i rektorsbeslutet om förändringsarbetet och den gemensamma handlingsplanen (2013-01-16; dnr SLU ua Fe.2012.1.0-4038). Problembeskrivning: Under de närmaste åren står SLU inför en rad utmaningar, exempelvis det begränsade ekonomiska utrymmet, som kommer att kräva strategiska beslut om prioriteringar. Organisationsutredningen (dnr SLU ua Fe.2012.1.0-480) ansåg att dagens ledningsstruktur inte ger tillräckliga förutsättningar för organisationen att fatta svåra beslut på universitetsnivå. Enligt utredningen är det avgörande att hela universitetets ledning arbetar mot gemensamma mål och att alla är solidariska med de beslut som fattas och försvarar dem i hela organisationen. Man ansåg därför att SLU behöver en stark linjeorganisation med förmåga att fatta strategiska beslut, från rektor till fakulteter och institutioner, där alla tar ansvar för ett SLU. Utredningen föreslog en modell som innebär bl a att dekaner utses av rektor efter utlysning/ansökan och att prefekterna ingår i fakulteternas ledningsgrupp. Man pekade också på vikten av god intern kommunikation. Utbildningsutredningen (dnr SLU ua Fe.2012.3.0-303) konstaterade att ansvaret för utbildningen är oklart inom SLU, särskilt vad gäller dess kostnader. Det saknas en tydlig koppling mellan utbildningens innehåll, omfattning och resursförbrukning. Utredningen föreslog därför att utbildningens beslutsorganisation måste utformas så att ansvar för utbildningens kvalitet och resurser sammankopplas på ett tydligt sätt. En central utbildningsnämnd, fristående från fakultetsnämnderna, borde inrättas med ett övergripande ansvar för utbildningens budget och det totala programutbudet. Därunder föreslogs fyra programnämnder med ansvar för ett antal utbildningar var, inom likartade områden. Programnämnderna skulle köpa utbildning av institutionerna, som fortsatt ansvarar för den faktiska undervisningen. Man pekade också på vikten av enhetliga system för resursfördelning och uppföljning. Sammantaget innebär de brister som de två utredningarna identifierat att SLU:s begränsade resurser inte kan utnyttjas på ett effektivt sätt och att SLU:s konkurrensförmåga påverkas negativt. SLU:s styrelse har därför ansett att detta delprojekt är viktigt att genomföra. SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-67 10 00 Org.nr 202100-2817 info@slu.se www.slu.se
2. Syfte Delprojektet ska leda till att en ändamålsenlig struktur skapas, där ledningen på olika nivåer arbetar mot gemensamma mål. Stukturen ska underlätta strategiska beslut och därmed skapa goda förutsättningar för kärnverksamheten och för att utveckla SLU:s konkurrensförmåga. Efter att styrelsen beslutat om vilken modell och vilka principer som ska gälla, ska förändringar genomföras i form av en ny delegationsordning, som kan fastställas av styrelsen under 2013. I detta ingår också utformningen av utbildningens styrning, som ska ge tydliga ramar för den fortsatta utvecklingen av utbildningar i det nya programutbudet. 3. Mål resultat av projektet Delprojektet ska leverera: i) Förslag till styrelsen om hur den framtida ledningsstrukturen bör se ut för att SLU ska fungera som ett SLU, istället för en grupp av geografiskt och organisatoriskt åtskilda enheter; samt ii) Förslag till styrelsen på modell för styrning av utbildning på grund- och avancerad nivå, inklusive principer för resursfördelning, där ansvar för utbildningsmål och -kvalitet går hand i hand med ekonomiskt ansvar samtidigt som utbildning och forskning inte fjärmas från varandra. 4. Avgränsningar samt påverkan på annan verksamhet Det förslag till linjeorganisation som utarbetas i delprojekt B är beroende av hur fakultetsstrukturen kommer att se ut (resultatet av delprojekt A, Fakultetsstruktur). Arbetet inom dessa två delprojekt kommer därför att integreras. Arbetet i delprojekt C (Utbildningsutbud) är beroende av styrnings- och resursfördelningsmodeller (resultatet från delprojekt B), genom att dessa anger förutsättningarna för hur utbildningsutbudet kan utformas och genomföras. De principer för resursfördelning till grundutbildningen som utarbetas i detta delprojekt ska konkretiseras och operationaliseras inom delprojekt D, Harmonisering av administrativa rutiner. 5. Kritiska faktorer Delprojektet måste lyckas med att: i) Skapa en god ledarskapskultur på alla nivåer inom SLU, som innebär öppenhet, delaktighet, ansvarstagande, samt solidaritet med ett SLU och med fattade beslut (väl fungerande ledningsråd på universitets-, fakultets- och institutionsnivå). ii) Skapa god kommunikation och dialog med medarbetarna och studenterna. iii) Snarast möjligt identifiera kontroversiella frågor. iv) Förklara fördelarna med en gemensam styrningsmodell för hela organisationen. v) Säkra kopplingen mellan grundutbildning och forskning. 2(5)
6. Genomförande Arbetet ska besvara frågorna: Hur ska SLU:s ledningsstruktur/linjeorganisation se ut i framtiden? (vilka nivåer, underorgan, eventuella valförföranden, etc.) Hur kan det kollegiala ledarskapet vid SLU utvecklas och bli mer effektivt? Hur ska organisationen för styrning av SLU:s utbildningar se ut? Hur ska resursfördelningsmodellen för SLU:s utbildningar se ut? Arbetet i detta delprojekt delas av praktiska skäl in i två underprojekt, som beskrivs nedan. 1. Övergripande linjeorganisation Arbetsprocessens steg Skapa ledningsråd inom samtliga ledningsnivåer (universitet, fakulteter, institutioner). Teambuilding inom samtliga ledningsråd. SWOT-analyser för varje fakultet (dekanerna ansvarar). Genomgång av organisationsutredningens förslag och kommentarer för att identifiera styrkor och svagheter i förslagen. Identifiering av vilka förslag som är okontroversiella och vilka som kräver fördjupad analys och diskussion. Utarbetande och förankring av ett kompromissförslag. Arbetssätt Löpande diskussioner i rektors ledningsråd, samt på fakulteterna, vid prefektmöten, mm. Slutlig diskussion i rektors ledningsråd innan förslag till beslut lämnas till styrelsen. Analyser Behoven av analyser identifieras under arbetets gång. Konsekvensanalyser ska göras enligt gällande bestämmelser. 2. Utbildningarnas styrning Arbetsprocessens steg Uppdatering av tidigare analyser av fakulteternas nuvarande resursfördelningsmodeller. Genomgång av utbildningsutredningens förslag och kommentarer, liksom tidigare utredningar i frågan, för att identifiera styrkor och svagheter i förslagen. Identifiering av vilka förslag som är okontroversiella och vilka som kräver fördjupad analys och diskussion. Utarbetande och förankring av ett kompromissförslag. Arbetssätt Löpande diskussioner i rektors, dekanernas och prefekternas ledningsråd, samt vid personalmöten, mm. Diskussioner i GUR. Slutlig diskussion i rektors ledningsråd innan förslag till beslut lämnas till styrelsen. 3(5)
Analyser Behoven av analyser identifieras under arbetets gång. Konsekvensanalyser ska göras enligt gällande bestämmelser. 7. Tidsplan och leveranser Startdatum: 1 februari 2013 (förberedelser inleddes under januari) Avstämning med styrelsens organisationsutskott: Fortlöpande Lägesrapport till styrelsen: Den 20 februari 2013 Preliminärt förslag på ledningsstruktur/linjeorganisation och styrmodell för grundutbildningen: Lämnas till styrelsen för inriktningsbeslut den 24 april 2013 Slutligt förslag på ledningsstruktur och styrmodell för grundutbildningen, inklusive analyser: Lämnas till styrelsen för beslut den 19 juni 2013 (delprojektets slutdatum) 8. Projektorganisation Prorektor Torbjörn von Schantz (delprojektledare) ansvarar för genomförandet tillsammans med rektors ledningsråd samt ledningsgrupper på olika nivåer inom universitetet. Delprojektledaren ansvarar för dialog med medarbetare, personalorganisationer och studentkårer. Tiina Sarap ges uppdraget som underprojektledare för del 2, med ansvar för att utarbeta förslag rörande utbildningarnas styrning. Underprojektledaren rapporterar till prorektor. Delprojektet får stöd av externa konsulter och interna medarbetare vid personalavdelningen och ledningskansliet rörande teambuilding. Även i övriga delar av arbetet kan medverkan av externa konsulter bli aktuell (uppdrag specificeras senare; universitetsdirektören ansvarar). Ledningskansliet (Boel Åström, Johan Torén, Daniel Gillberg m.fl.) och fakultetskanslierna svarar för de underlag och analyser som behövs i delprojektet. Administrativt stöd (mötes- och resebokning, praktiska arrangemang kring möten, mm.) ges av Lillemor Karlsson, ledningskansliet. Representanter för personalorganisationerna ska bjudas in till rektors ledningsråd vid alla tillfällen under projektets löptid då förändringsarbetet diskuteras. 9. Resurser och budget Delprojektet förutsätts kunna utnyttja av rektor avsatta medel för förändringsarbetet (totalt 2 mnkr första halvåret 2013) för möten, resor, mm. Kostnader för kommunikatör och externa konsulter specificeras senare (universitetsdirektören ansvarar). I övrigt utförs arbetet inom ramen för ordinarie verksamhet. 4(5)
10. Kommunikation/ förankring under och efter projektet Kommunikation om delprojektet följer den kommunikationsplan för förändringsarbetet som fastställts av rektor (kommunikationschefen ansvarar). 11. Godkännande av projektplanen Projektets planering och förutsättningar godkänns samt uppdraget accepteras av uppdragsgivaren och projektledaren. Uppdragsgivare Delprojektledare 5(5)