Dnr 2015/213 Svar till IVO gällande tillsyn på Tallbohovs äldreboende

TJÄNSTESKRIVELSE 1 (8) 2015-07-12 Dnr 2015/213 Svar till IVO gällande tillsyn på Tallbohovs äldreboende Förslag till beslut Socialförvaltningens förslag 1. Socialnämnden godkänner förvaltningens redovisning av vidtagna åtgärder i ärende gällande tillsyn på Tallbohovs äldreboende Ärendet i korthet Inspektionen för vård och omsorg (IVO) genomförde den 28 april en oanmäld tillsyn på Tallbohovs äldreboende demens och Tallbohovs äldreboende omsorg. IVO beslutar efter tillsynen att socialnämnden i Järfälla kommun ska säkerställa: Att samtliga boendeenheter vid Tallbohovs äldreboende där personer med demenssjukdom eller nedsatt beslutsförmåga befinner sig, är bemannade dygnet runt på ett sådant sätt att personalen har uppsikt över och utan dröjsmål kan hjälpa och stödja de boende. Att de boende som av något skäl inte kan öppna dörren till enheten vid behov utan dröjsmål får hjälp med detta eller annat stöd den boende behöver. Socialnämnden ska senast den 15 september 2015 komma in med en redovisning av de åtgärder som vidtagits med anledning av beslutet. Handlingar 1. Socialförvaltningens tjänsteskrivelse 2015-07-12 2. Meddelande från IVO, Dnr 8.5-15395/2015-1, 2015-05-04 3. Beslut från IVO, Dnr 8.5-15395/2015, 2015-06-25 Bakgrund Inspektionen för vård och omsorg (IVO) genomförde den 28 april en oanmäld tillsyn på Tallbohovs äldreboende demens och Tallbohovs äldreboende omsorg. IVO beslutar efter tillsynen att socialnämnden i Järfälla kommun ska säkerställa: Att samtliga boendeenheter vid Tallbohovs äldreboende där personer med demenssjukdom eller nedsatt beslutsförmåga befinner sig, är bemannade dygnet runt på ett sådant sätt att personalen har uppsikt över och utan dröjsmål kan hjälpa och stödja de boende. Socialförvaltningenen Besöksadress: Vibblabyvägen 3 Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Telefon växel: 08-580 285 00 E-post: socialnamnden@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082

2 (8) Att de boende som av något skäl inte kan öppna dörren till enheten vid behov utan dröjsmål får hjälp med detta eller annat stöd den boende behöver. Socialnämnden ska senast den 15 september 2015 komma in med en redovisning av de åtgärder som vidtagits med anledning av beslutet. IVO s bedömning är att de brister avseende inlåsning och bemanning nattetid som beskrivs utgör missförhållanden av betydelse för de boendes möjligheter att få de insatser de har rätt till. Bemanningen är inte tillräcklig för att uppnå kravet av god kvalitet. Det kan även innebära inskränkning a de boendes rörelsefrihet. Utöver tillsynsbesöket i verksamheten har IVO granskat den sociala dokumentationen för 13 personer samt dokumentation enligt patientdatalagen för 13 personer. De har även granskat larmstatistik för perioden 30 mars 2015-30 april 2015. Synpunkter på intervjuprotokoll som ligger till grund för beslutet har lämnats av verksamhetschef för demensenheter men inte av verksamhetschef för omsorgsenheter. Verksamhetschef uppger att hon inte fått intervjuprotokollen för påsyn, hon är nyanställd sedan den 1 maj 2015. Socialnämnden i Järfälla fick begäran från IVO den 5 maj 2015 om utlämnande av larmstatistik och dokumentation. Intervjuprotokoll kom inte till socialnämnden för påsyn utan skickades direkt till verksamhetschefer. Handläggare på IVO kontaktade verksamhetschefer direkt för utlämnande av larmstatistik och dokumentation innan beslut om utlämnande tagits i socialnämnden. Analys Nedan beskrivs IVO s bedömning samt förslag till åtgärder från socialförvaltningen. IVO: IVO bedömer att nattpersonalen inte kan ha uppsikt över samtliga boendeenheter där personer med demenssjukdom och nedsatt beslutsförmåga befinner sig. Personalen kan inte utan dröjsmål hjälpa och stödja de boende. Tallbohovs äldreboende består av totalt 92 lägenheter där hälften av lägenheterna är avsedda för personer med demenssjukdom och hälften får personer med behov av omvårdnad och service. Samtliga dörrar till enheterna får personer med demenssjukdom och enheterna för personer med behov av omvårdnad och service var låsta. För att komma in eller ut från enheterna användes nyckelbricka. Det var endast personalen som hade tillgång till dessa nyckelbrickor. Under dagtid används dörrkoder för att komma in och utifrån enheterna, men dessa tas ur bruk på natten då endast nyckelbricka används. Larmet är ändrat från och med 6 juli så att dörren går att öppna med dörrkod dygnet runt på alla avdelningar i huset. IVO: Bemanningen på natten på enheterna för personer med demenssjukdom utgörs av fyra vård- och omsorgspersonal. De ansvarar för en enhet var med 11 respektive 12 boende per enhet.

3 (8) Bemanningen på natten på enheterna för personer med behov av omvårdnad och service utgörs av tre vård- och omsorgspersonal. Två av dessa ansvarar för en enhet var med 11 respektive 12 boende. En personal ansvarar för två enheter med totalt 23 boende. På dessa enheter bor även personer med demenssjukdom och nedsatt beslutsförmåga. I riktlinjer för myndighetsutövning som är antagna av socialnämnden beskrivs att person som får beslut om särskilt boende demensplats ska ha en demensdiagnos. Dock är det så att ibland utvecklar en person en demens efter inflyttning till särskilt boende, det finns även personer som har ett övervägande omsorgsbehov samt vägrar att medverka till att en demensutredning genomförs och därmed placeras på en omsorgsavdelning. Detta innebär att det finns personer med demens på omsorgsavdelningarna. Personalen på omsorgsavdelningarna har som regel inte samma utbildningsnivå om demens som på en demensavdelning, bemanningen under dygnet kan även se annorlunda ut. När det finns personer med demens på en omsorgsavdelning som är orolig på natten har personalen möjlighet att ta in extra personal. Järfälla har valt att ha uppdelningen omsorg och demens på alla äldreboenden med olika krav på verksamheten för respektive område. Socialnämnden ska innan årsskiftet besluta om nya riktlinjer för myndighetsutövning inom äldreomsorg och funktionshinder och ser då över kriterier för att beviljas insats på omsorgsavdelning respektive demensavdelning. De personer som idag bor på omsorgsavdelning på Tallbohovs äldreboende och har en demensdiagnos ges möjlighet att flytta till en avdelning för demens. IVO: Enheterna för personer med behov av omvårdnad och service har en verksamhetschef och enheterna för personer med demenssjukdom har en annan verksamhetschef. De bedrivs som två verksamheter och har inget samarbete mellan varandra. Verksamheterna har tillgång till en sjuksköterska som personalen kontaktar per telefon vid behov. Sjuksköterskan kommer även till boendet vid behov. Personalen som arbetar på enheterna för personer med demenssjukdom hade överblick över enheterna. Personalen lämnar sin enhet planerat några gånger per natt exempelvis för att hjälpa till vid dubbelbemanningar på andra demensenheter. Vid dessa tillfållen är personalen borta från en halvtimme upp till en timma per gång. De lämnar även sin enhet vid oplanerade tillfållen cirka två gånger per natt och insatserna tar allt från 15 minuter upp till en halvtimma. Vid dessa tillfållen lämnas en låst enhet obemannad. Totalt hade 12 boende av 46 boende behov av dubbelbemanning på natten. Den sista månaden hade boende på enheterna för personer med demenssjukdom fått vänta på hjälp och det framkom att personal inte hunnit hjälpa någon som var orolig. Vidare framkom att personalen hade utfört uppgifter själv där de skulle ha varit två.

4 (8) Enligt yttrande som kommit in efter granskning av protokollet från tillsynen av verksamhetschefen på enheterna för personer med demenssjukdom framkom att extra personal inte bokas in på natten då enheterna har utökats på natten med en personal utöver grundbemanningen som är tre personal. IVO:s utgångspunkt är att möjligheten att sätta in extrapersonal inte innebär att lägre krav ska ställas i grundbemanningen. Personalen ges möjlighet att ta in extra personal om behov finns. Verksamhetschef (demens) ges i uppdrag att gå igenom rutiner med all personal gällande dubbelbemanning, när det ska ske och hur. IVO: Vid enheterna för personer med behov av omvårdnad och service hade personalen överblick på de enheter där personalen ansvarade för en enhet. Den personal som ansvarade får två enheter hade inte överblick över de enheter denne ansvarade får. Enheterna var placerade på var sida om hissen i entrén på våningsplanet. Dörrarna till enheterna var låsta och det var endast personal som kunde komma in och ut från enheterna med hjälp av nyckelbricka. Ansvarig personal vistades på den enhet som bedömdes vara i störst behov av att ha personal närvarande. På den obemannade enheten gjordes extra tillsyner utöver de planerade ''ronderna''. Vid enheterna får omvårdnad och service går personalen tre planerade "ronder" per natt. Personalen går tillsammans vid "ronderna" och "ronderna" tar totalt minst 2 timmar till 5 timmar. Vid dessa tillfållen lämnas tre låsta enheter obemannade under långa perioder. De lämnar enheterna även vid oplanerade tillfållen, dessa tillfållen varierar, insatserna kan ta mellan femton minuter upp till en timma. Totalt hade 25 bo ende av 46 boende behov av dubbelbemanning. Det framkom att tidvis var arbetssituationen stressad på morgonen när personalen som har ansvar får två enheter får personer med behov av omvårdnad och service ska utföra omsorgsuppgifter och det larmar mycket samtidigt. Det framkom att den sista månaden hade boende fått vänta på att få hjälp och att personal inte uppmärksammat (hört) att någon boende var i behov av hjälp. Vidare framkom att boende haft behov av att larmat men inte kunnat, samt att personal hade fått utföra uppgifter själv när de skulle ha varit två. Utöver grundbemanningen så finns det möjlighet att ta in extra personal får personalen på enheterna får personer med behov av omvårdnad och service. Den person som inte kunde larma, väntade på ett specialanpassat larm för reumatiker, finns nu på plats. Personalen hade ökad tillsyn på personen. Verksamhetschef (omsorg) ges i uppdrag att gå igenom rutiner med all personal gällande dubbelbemanning, när det ska ske och hur. Utöka grundbemanningen med en person, så att alla avdelningar har en person stationerad.

5 (8) IVO anser att det inte finns tillräckligt med personal på natten får att utan dröjsmål kunna uppmärksamma om en person behöver stöd och hjälp. På enheterna får personer med demenssjukdom är enheter obemannade när personal vid planerade tillfållen varje natt lämnar låsta enheter obemannade och utan uppsikt upp till en timma per gång. IVO anser att det inte står klart att personalen kan hjälpa de boende utan dröjsmål. Vid inspektionstillfållet var två boende uppe på grund av oro men personal fanns på plats på enheterna. På enheterna for personer med behov av omvårdnad och service är minst en låst enhet alltid obemannad på natten och då personal vid tre planerade tillfållen lämnar tre låsta enheter obemannade och utan uppsikt mellan minst två timmar upp till fem timmar per natt anser IVO att det inte står klart personalen kan hjälpa de boende utan dröjsmål. En heterna lämnas obemannade under långa perioder på natten och loka lernas placering i sig utgör ett hinder for uppsikt på det plan där en personal ansvarar för två låsta enheter. Vid inspektionstillfållet observerades att en boende på enheterna för personer med behov av omvårdnad och service var uppe och "vandrade" i de gemensamma utrymmena. Den boende visade inga tecken på att vilja lämna enheten. Vid tillfållet var enheten obemannad och låst, efter cirka 20 minuter kom personal till enheten. På den enhet som var kontinuerligt obemannad var inga boende uppe och gick i de gemen samma utrymmena vid observationstillfållet. Det framkom vid intervjuerna att det finns boende som är uppe på nätterna på grund av oro även att det finns boende som vill gå ut på kvällen natten och att boende går in till andra och stör. Vid granskningen av dokumentationen framkom att boende var oroliga på natten och vandrade i de gemensamma utrymmena. Vidare framkom att boende gick in till andra boende på natten. IVO anser att närvaro av personal ger de boende trygghet och närvarande personal har dessutom bättre möjlighet att förebygga olyckor och hjälpa boende som är oroliga. Kommunen har ansvar för verksamheten och för att säkerställa att det är tillräcklig bemanning. Behov av bemanning kan se olika ut över tid. Personalen har varje natt möjlighet att ta in extra personal om någon av de boende visar mycket oro och som kan vara skadligt för personen själv eller för andra. Under år 2014 tillsattes extra personal med 1020 timmar utöver grundbemanning för detta ändamål. IVO. I verksamheten används aktiva larm, trygghetslarm och passiva larm, dörrlarm, larmmatta och rörelselarm. De passiva larmen aktiveras när den boende rör sig i sin lägenhet på olika sätt. Trygghetslarmen, aktiverar den boende själv och personalen kan prata direkt med den som lar mar genom trygghetstelefonen.

6 (8) På enheterna för personer med demenssjukdom hade vid tiden för inspektionen samtliga lägenheter dörrlarm, förutom detta hade tre boende trygghetslarm och 20 boende hade rörelselarm eller larmmatta. Personalen får endast upp sina enheters larm på larmtelefonen. På enheterna for personer med behov av omvårdnad och service hade vid tiden for inspektionen samtliga boende trygghetslarm, förutom detta hade även 14 boende rörelselarm och några hade även dörrlarm. Personalen får upp samtliga larm från boende på enheterna for personer med behov av omvårdnad och service. I vissa fall kan larmen påkalla personalens uppmärksamhet, men det kan inte förutsättas att larm täcker alla situationer som kan uppstå. Det framkom att när personalen inte hinner svara på larmen, då många larmar samtidigt, hamnar de i "kö". Vid dessa tillfållen prioriteras larmen utifrån de behov de boende har och personalens kännedom om de boende spelar stor roll. Passiva larm kan bara täcka upp vissa specifika situationer. Passiva larm har därför en begränsad användbarhet när de boende exempelvis vistas i gemensamma utrymmen. Vidare kan larm medföra integritetskränkningar för de boende. IVO anser att en verksamhet inte kan ersätta behovet av personal med larm eller liknande. Den trygghet som ett larm kan inge de boende förutsätter att personalen kan agera på larm som tas emot. Tallbhov är totalt sett en stor verksamhet. Utredning är påbörjad för att se om möjlighet till att installera två larmorganisationer i huset gör att larmtiderna minskar och att färre larm hamnar i kö. Övriga kommentarer till beslutet IVO har i tidigare tillsyner på andra äldreboenden i kommunen beslutat om utökad bemanning på demensavdelningar. IVO har bedömt att bemanningen på omsorgsavdelningar varit tillräcklig. Det är kommunens ansvar att tillgodose behoven och det är alltid en avvägning att tillgodose tillräcklig bemanning. Resurser ska förläggas under dygnet där behov finns. I denna tillsyn frångår IVO tidigare bedömningar om tillräcklig bemanning. IVO skriver ofta om utan dröjsmål, vad innebär det? är det 5 eller 15 minuter, innebär det att det till slut ska finnas en personal per boende för ifall det händer något? Är det upp till kommunen att avgöra vad utan dröjsmål innebär eller innebär det på sikt att varje boende ska ha varsin personal stationerad utanför rummet utifrån att ifall något händer? IVO, skriver vidare att ett larm kan upplevas som integritetskränkande. Järfälla kommun har lång erfarenhet av att arbeta med digital nattillsyn, ett forskningsprojekt är genomfört. De synpunker som då framkommit är att personer uppskattat att inte vara övervakad av en personal, tillsyn av personal kan även innebära att personen ständigt blir väckt. Teknikens möjlighet för dessa personer är att ses som ett komplement till övriga insatser och inte som en integritetskränkande insats.

7 (8) Handlingsplan - sammaställning Verksamhet Aktivitet När ansvarig Tallbohov demens Dörr in till avdelning går att öppna med dörrkod dygnet runt 6 juli 2015 Verksamhetschef Tallbohov omsorg Äldreenheten Tallbohov omsorg, Tallbohov demens Tallbohov omsorg, Tallbohov demens Tallbohov omsorg Tallbohov omsorg, Tallbohov demens Nya riktlinjer för myndighetsutövning inom äldreomsorg och funktionshinder avseende kriterier för att beviljas insats på omsorgsavdelning respektive demensavdelning. De personer som idag bor på omsorgsavdelning på Tallbohovs äldreboende och har en demensdiagnos ges möjlighet att flytta till en avdelning för demens. Personalen ges möjlighet att ta in extra personal om behov finns. Genomgång av rutiner med all personal gällande dubbelbemanning, när det ska ske och hur. Utöka grundbemanningen med en person, så att alla avdelningar har en person stationerad på natten Installation av två larmorganisationer på äldreboendet December 2015 Hösten 2015 Pågår September-oktober 2015 Rekryteringsprocess är påbörjad Beställning är gjord, utredning pågår Avdelningschef Enhetschef Verksamhetschef Verksamhetschef Verksamhetschef

8 (8) Ekonomiska konsekvenser Utökad bemanning på Tallbohov omsorg genererar en årlig kostnad om ca 1,2 mnkr Installation av två larmorganisationer uppskattas generera en kostnad om ca 100 tkr Slutsatser Inspektionen för vård och omsorg, IVO, ställer krav på socialnämnden att vidta åtgärder i enlighet med beslut daterat 2015-06-25, se bilaga. Åtgärder är vidtagna eller förslagna för att vidtas under hösten. Socialförvaltningen föreslår att socialnämnden godkänner redovisningen och förslag till åtgärder. Johan Bergman Socialdirektör Jenny Wilhelmsson Avdelningschef Funktionshinder Expedieras IVO (Inspektionen för vård och omsorg) Johan Bergman Jenny Wilhelmsson Arnfinn Kleveland