DD0604, bilaga 3b RAPPORT FRÅN SCHEMALÄGGNINGSGRUPPEN

DD0604, bilaga 3b RAPPORT FRÅN SCHEMALÄGGNINGSGRUPPEN

Rektor har den 10.2.2006 utsett en arbetsgrupp för att utreda möjligheten att införa ett gemensamt schemaläggningssystem i Åbo Akademis IT-stöd för utbildningsverksamheten. Gruppen torde slutföra sitt arbete före oktober månads utgång år 2006. Arbetsgruppen har sammanträtt 5 gånger Gruppens medlemmar: Matti Hotokka (ordf) Henning Grönroos Hillevi Karjalainen Tua Henriksson Ulla Bäckström Agneta Eriksson Ola Österbacka Stefan Levander Tom Björkfors Sam Levander David Smedman

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. BAKGRUND 2. ARBETSPLAN 3. KRAV PÅ SCHEMALÄGGNINGSTILLÄMPNING 4. EXISTERANDE TILLÄMPNINGAR 5. SYNPUNKTER FRÅN PRESENTATIONERNA 6. FRÅGOR KRING IBRUKTAGANDE 7. UPPSKATTADE KOSTNADER 8. REKOMMENDATIONER

1. BAKGRUND Schemaläggning av bl.a. föreläsningar och kurserna, laboratorieövningarna samt olika grupparbeten är en uppgift som berör flera fakulteter. Situationen förvärras av att studeranden bör ha möjlighet att välja kurser från andra än sin egen planerade årskurs och att en årskurs ofta splittras till flera parallella linjer. Dessutom kan grupper av studerande ha undervisning, vars tid och plats varierar från vecka till vecka. I dagsläget görs hela planeringen i fakultetskanslierna manuellt med några undantag. Den pedagogiska fakulteten har utnyttjat den kommersiella tillämpningen TimeEdit medan Centret för språk och kommunikation har utnyttjat kalenderfunktionen i MS Outlook som hjälpmedel. Vissa försök att hitta en gemensam tillämpning för hela Akademin har förekommit, men tillämpningarnas flexibilitet och kapacitet har varit för blygsamma för Akademins behov. Således har metoden med en stifttavla eller motsvarande fortsatt att dominera. Den främsta motiveringen för detta arbete är att än en gång undersöka huruvida det skulle vara möjligt att automatisera och med tekniska hjälpmedel underlätta arbetet som fakultetskanslierna och motsvarande axlar. 2. ARBETSPLAN Utgångspunkten för planeringen är en lista på samtliga existerande kurser. Denna lista kan hämtas från databasen i MinPlan. Schemaläggningstillämpningen måste också kunna kontrollera huruvida ett utrymme med den behövliga kapaciteten och utrustningen finns tillgänglig och huruvida schemaläggaren har rätt att boka utrymmet. Reservationerna måste kunna införas i resursdatabasen i realtid så att utrymmet faktiskt är tillgängligt då bokningen görs. Således måste en automatisk koppling till dessa databaser ingå i den schemaläggningstillämpning som Åbo Akademi väljer. Arbetsgruppen kommer först att på allmän nivå diskutera de funktionella men också de tekniska krav som man önskar ställa på en väl fungerande schemaläggningstillämpning. I ett senare skede måste man troligen prioritera önskemålen och välja en tillämpning som bäst motsvarar Akademins behov. Nästa steg i arbetet är att utreda vilka tillämpningar som finns på marknaden och kartlägga deras allmänna egenskaper för att se hur bra de motsvarar användarnas behov och de tekniska kraven vid Åbo Akademi. På basen av denna utredning väljs ett fåtal tillämpningar för närmare undersökning. En demonstration av de bäst lämpade tillämpningarna och en grundlig analys av deras funktionalitet och tekniska kompatibilitet med de existerande databaserna, närmast MinPlan och resursbokningssystemet måste genomföras. Även anskaffnings- och driftskostnaderna måste uppskattas. 1

Datacentralens möjlighet att själva utveckla en schemaläggningstillämpning i anslutning till det befintliga bokningssystemet har också beaktats. Efter utredningar kom man dock fram till, trots att det tekniskt skulle ha varit möjligt, att det saknas tid och resurser för ett sådant krävande projekt. På basen av dessa data kommer arbetsgruppen med en konkret rekommendation till Åbo Akademis rektor. 3. KRAV PÅ EN SCHEMALÄGGNINGSTILLÄMPNING Det första steget i arbetet är att forma de krav som ett idealiskt system skulle uppfylla. Medlemmarna i arbetsgruppen sysslar regelbundet med schemaläggning i sitt dagliga arbete eller annars är väl bevandrade i problematiken. Således har arbetsgruppen en klar bild av de funktioner som måste ingå i en schemaläggningstillämpning. Gruppens medlemmar framförde följande viktiga krav och behov: 1. Lätt åskådligt och lätt hanterbart. 2. Viktigt att man inte ska kunna dubbelboka en lärare, grupp eller resurs. 3. Man ska kunna se flera veckor på samma gång. 4. Schemaläggningen ska kunna låsas för andra så länge man jobbar med schemat. 5. Inga bokningar görs så länge man håller på och arbetar med schemat. Först när man är klar skrivs bokningarna till bokningssystemet. Alternativt ska utrymmet kunna låsas medan schemat läggs. 6. Resurser ska kunna delas mellan olika enheter och fakulteter. 7. Schemaläggningen ska kunna integreras med andra system, t.ex. MinPlan och bokningssystemet. 8. I fortsättningen ska man också bara ha ett fåtal schemaläggare. 9. Gruppstorleken kan variera. Gruppen enades om följande huvudkrav. Tillämpningen bör vara 1. Integrerbar med akademins övriga system. 2. Flexibel över fakultetsgränserna. 3. Lätthanterlig. 4. Ge möjlighet till uppdateringar i framtiden t.ex. i gränssnittet till andra system. 5. Ge möjlighet till att lägga till utrymmen och kurser som inte finns i bokningssystemet eller MinPlan. 6. Sådan att den uppfyller de tekniska krav som ställs på akademins IT-miljö bl.a. då det gäller säkerhet och autentisering. Standardiserade lösningar prioriteras. Strävan till Open Source tas i beaktande trots att de flesta kommersiella lösningar inte stöder detta. Arbetsgruppen konstaterade att en lösning av klient-servertyp är nödvändig, så att det grafiska gränssnittet blir användarvänligt och snabbt. 2

4. EXISTERANDE TILLÄMPNINGAR Arbetsgruppen gjorde upp en lista på existerande kommersiella tillämpningar. En kraftig sållning har gjorts redan i detta skede emedan endast tillämpningar av finländskt eller skandinaviskt ursprung och lösningar som används vid andra universitet har beaktats. Motiveringen till detta ställningstagande är att dessa tillämpningar passar bäst till det finländska högskolesystemet och att svenskspråkigt användarstöd kan garanteras på lång sikt. Listan på tänkbara tillämpningar ges nedan Alla dessa lösningar verkar vara flexibla med både automatisk och manuell schemaläggning. Demonstrationer från de olika företagen kan vid behov fås för att se mer i detalj hur de fungerar. TimeEdit (http://www.timeedit.com/se/sidor/timeedit.html) Utvecklas av Evolvera AB i Göteborg Sverige Använder webservices Ger möjlighet till integration med befintliga system Används av bl.a. PF i Vasa, Hanken och många svenska universitet Fristående klientprogram flexibelt arbetssätt Sparar i databas Asio-Data OY Schemaläggning (http://www.asio.fi) Utvecklas av Asio-Data OY i Helsingfors Webbaserad (PHP/MySQL) Borde vara lätt att koppla ihop med bokningen. Webbaserat ej lika flexibelt arbetssätt. Sparar i databas Mimosa (http://www.mimosasoftware.com/mimosa.html) Utvecklas sedan 1986 av Mimosa Software OY i Ylöjärvi Fristående klientprogram Flexibilitet Används av 2500 skolor och universitet i 55 länder Oklart hur sammankopplingen fungerar Sparar i fil Kurre7 (http://www.starsoft.fi/) Utvecklas av StarSoft Oy i Vasa Fristående klientprogram Oklart hur sammankopplingen fungerar Används av ett stort antal skolor i Finland (dock få universitet) GP-Untis (http://www.grupet.at/home_en.php) Utvecklas av Gruber & Petters Software i Tyskland Används av Svenska Yrkeshögskolan i Vasa Fristående klientprogram Sparar i fil Efter att ha tittat närmare på tillämpningarna framkom det att tre av dem (Asio-Data Oy, Mimosa, GP-Untis) inte uppfyller alla de huvudkrav på en schemaläggningstillämpning som arbetsgruppen hade enats om. 3

Asio-Data Oy ströks eftersom tillämpningen är enbart webbaserad, vilket gör att användargränssnittets flexibilitet är begränsad. Mimosa och GP-Untis stöder inte flera samtidiga användare. Eftersom fakultetskanslierna bör kunna samarbeta med bokning av såväl lärare som utrymmen, kan inte en tillämpning som är begränsad till en användare komma i fråga. Mimosa och GP-Untis lagrar all data i filformat, medan en databas skulle lämpa sig bättre för Akademins med tanke på den övriga informationsstrukturen. 5. SYNPUNKTER FRÅN PRESENTATIONERNA Efter den första gallringen återstod två tänkbara alternativ, nämligen Kurre7 (Starsoft Oy) och TimeEdit (Evolvera AB). Arbetsgruppen gav dessa två företag möjlighet att ge en demonstration av sina respektive tillämpningar. Kurre7 presenterades av Starsoft vid ett besök den 10.5.2006. Produkten och dess föregångar används av de flesta skolor i landet (bl.a. Vasa Övningsskola). Däremot används produkten inte inom universitetsvärlden. Kurre7 innehåller många s.k. skoladministrativa funktioner som inte kan användas inom universitet, medan de funktioner som Åbo Akademi är ute efter (schemaläggningen) gav en bild av att vara i utvecklingsskede. Vissa funktioner inom schemaläggningen kunde inte utföras och produkten visade sig inte uppfylla de krav på flexibilitet och användarvänlighet som gruppen har ställt. Kurre7 använder ett eget utvecklat format på databasen, vilket kan göra underhållet och integreringen besvärligare. Kurre7 utnyttjar en intern användardatabas och en autentisering mot akademins användardatabas är inte möjlig. Kurre7 är inte en Open Source produkt. TimeEdit marknadsförs och säljs av Evolvera i Sverige. Presentationen av TimeEdit skedde den 10.5.2006 per distans från Sverige till både Åbo och Vasa. Produkten har etablerat sig i universitetsvärlden i synnerhet i Sverige, men används även av universitet i Norge, Danmark och Finland. Tidigare versioner av denna produkt har ända sedan år 1993 varit i användning vid Pedagogiska fakulteten. Produkten använder ett speciellt databasformat (4th dimensions) som i övrigt inte utnyttjas av akademin. Accessen kan dock ske via odbc-gränssnitt med SQLkommandon eller med hjälp av produktens webservices-bibliotek vilket bör göra det möjligt att synkronisera uppgifterna med bl.a. kursregistret (MinPlan) och bokningsdatabasen. Däremot kan inte TimeEdit i realtid hämta uppgifter från ovan nämnda källor, eftersom klienten alltid läser uppgifter enbart från den egna interna databasen. TimeEdit understöder autentisering mot ldap för web-bokningar (Webreservations) men använder en intern användardatabas för klienterna (Scheduler). Gruppen ansåg att TimeEdit är den tillämpning som bäst uppfyller de kriterier gruppen ställt för en schemaläggningstillämpning. Produkten anses användarvänlig, flexibel och ger användarna de nödvändiga funktioner de behöver i schemaläggningen. TimeEdit innehåller även verktyg som underlättar integreringen med existerande system. TimeEdit är inte en Open Source produkt. 4

6. FRÅGOR KRING IBRUKTAGANDE Det finns en del frågor man bör ta ställning till när det gäller ibruktagande av en schemaläggningstillämpning: Vilken enhet vid Akademin ansvarar för installationen och anpassningen till Akademins IT-miljö? Vilken enhet äger tillämpningen och ansvarar för underhållet? Användningsprinciperna och användarrättigheterna bör kartläggas Vilken kontinuerlig Akademirelaterad produktutveckling t.ex. kring användargränssnittet eller anpassning till databaserna behövs? Hur ordnas användarskolningen? Behövs regelbunden (årligen, vartannat år,...). återkommande fortbildning? Hur kan man säkra tillgängligt stöd? 7. UPPSKATTADE KOSTNADER TimeEdit programlicenser Timeditsystemet enl. specifikation licensieras till kunden mot en årlig licensavgift. Licensavgiften inkluderar uppdateringar, uppgraderingar samt den löpande telefonsupporten. Specifikationer TimeEdit Server License TE Scheduler per user, license 20 samtidiga schemaläggare TE WebTimeTables license TE Integrations license Time Copy /Overview license Documentation Pris 2000 3000 ingår ingår Årlig Licenskostnad 6800 Man kunde även utreda huruvida TimeEdit s webb-bokningsfunktion uppfyller de krav Akademin ställer på ett bokningssystem. Kostnaden för modulen TE WebReservations är 1000 /år. Genom att använda TimeEdits bokningssystem kunde man eventuellt minska på arbetet med integrationen. Då tillkommer dock kostnader för arbete med databaslayouten och överföring av information från det nuvarande bokningssystemet. 5

TimeEdit tjänster Leverantören tillhandahåller en rad tjänster för att underlätta uppstart med TimeEdit. Alla kostnader är uppskattade kostnader enl. de diskussioner som har förts. Specifikationer Pre Study, Process analysis, TimeEdit database definitions TimeEdit domain setup, Import of startup data System configuration, Installation of TimeEdit Server TimeEdit Basic Training 2*1 dag (1-8 deltagare) Konsultarbete, anpassning Integrations till MinPlan mm. TimeEdit Advanced training 2*1 dag (1-8 deltagare) Pris x 2 x 2 Uppstartskostnader 7200 Om TimeEdits webb-bokningsfunktion utnyttjas ökar uppstartningskostnaderna med 1800. Kostnaden för en serverdator för TimeEdit server är 3000. Integration av TimeEdit till akademins IT-miljö Eftersom integrationen av TimeEdit till akademins IT-miljö kräver samarbete med både Datacentralen och annan tredje part är uppskattningen av den totala kostnaden svår och bör eventuellt utredas ytterligare. Minst en person från vardera part bör involveras i de grundläggande arbetet som beräknas ta 3-6 månader i anspråk. Efter det krävs troligen en satsning på stödfunktionen för att underlätta ibruktagandet av tillämpningen. 8. REKOMMEDATIONER Behovet av ett verktyg för schemaläggning är stort inom Akademin. En schemaläggningstillämpning skulle underlätta arbetet betydligt samt medföra stora tidsbesparingar för de personer som idag gör arbetet manuellt. Informationen skulle finnas samlad på ett ställe och kontaktytor mot akademins it-omgivning inkluderande MinPlan, LDAP och resursbokningssystemet skulle ge nya tjänster som idag inte är möjliga. Dubbleringar i form av arbete och information skulle minska betydligt eller totalt undvikas. En smidig och konsekvent schemaläggning är ett måste för att studerande ska kunna avklara sina utbildningsprogram inom givna tidsramar. I vissa fakulteter har inte ens en egentlig schemaläggning gjorts i brist på ett bra verktyg för ändamålet. Med hjälp av TimeEdit skulle det finnas möjlighet att på ett helt annat sätt koordinera studiegången och på så sätt effektivera studierna och utexamineringen. 6

Arbetsgruppen föreslår att: - Akademin väljer tillämpningen TimeEdit - Moduler/licenser samt hårdvara enligt kostnadsförslaget skaffas till Akademin Licenser 20 st Uppskattade hårdvaru- och licenskostnader år 1: 17000 Årliga licenskostnader efter år 1: 6800 (om TE Webreservations används ökar kostnaderna med 2800 resp. 1000 ) Därtill tillkommer kostnader för integrering av tillämpningen till MinPlan, LDAP och resursbokningen samt för den löpande driften och stödfunktionen. - Området för studieärenden äger tillämpningen - Projektets ägare samarbetar med Datacentralen gällande installation och utveckling/stöd (vilket beaktas vid tilldelning av resurser) - Gränssnittet till MinPlan och resursbokningen kan vid behov beställas av tredje part - En vidare utredning kunde göras gällande anskaffning av TimeEdit s webb-bokningssystem. - Anskaffnings- och driftskostnader beaktas i resultatförhandlingarna med rektorn - Anpassningen är färdig våren 2007 - Hårdvaruanskaffningar görs enligt kostnadsförlaget. - En stödperson bör utses för Akademin Pedagogiska fakulteten är i stort behov av nya TimeEdit och önskar ta i bruk tillämpningen så fort det är möjligt. Övriga fakulteter gör det enligt den rekommenderade tidsplanen. På arbetsgruppens vägnar Åbo och Vasa den 14 september 2006 Matti Hotokka Ordförande 7