Vård- och omsorgsförvaltningen 2009-11-30 Förfrågningsunderlag avseende utförande av Ledsagarservice och Avlösarservice i hemmet enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) i Lunds kommun enligt Lag om valfrihetssystem (LOV)
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Förfrågningsunderlag avseende utförande av Ledsagarservice och Avlösarservice i hemmet enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) i Lunds kommun enligt Lag om valfrihetssystem (LOV)...4 1.0 Allmän information...4 1.1 Praktisk information...4 1.1.1 Upphandlande myndighet...4 1.1.2 Ansökan...4 1.1.3 Avtalsvillkor...4 1.2 Uppdragets omfattning...4 1.2.1 Ledsagarservice omfattar:...4 1.2.2 Avlösarservice omfattar:...5 1.2.3 Geografiskall områden...5 1.2.4 Kapacitetstak...5 1.3. Allmänna utgångspunkter för uppdraget...5 1.3.1 Huvudmannaskap...5 1.3.2 Utförare...5 1.3.3 Förhållningssätt vid marknadsföring...5 1.3.4 Lokaler...5 1.4 Ickevalsalternativ...6 1.5 Ersättning för uppdragets utförande...6 2 Kravspecifikation...6 2.1 Grundkrav...6 2.1.1 Registrering och fullgjord skyldighet att erlägga skatter och avgifter...6 2.1.2 Kvalitetsarbete...7 2.1.3 Kvalitetssäkring och trygghet för brukaren...7 2.1.4 Kunskaps- och erfarenhetsbakgrund anställningsförhållanden personal...8 2.1.5 Skyldighet att utföra uppdrag...8 2.1.6 Genomförandeplan...8 2.1.7 Informationsöverföring...8 2.1.8 Uppföljning...9 2.1.9 Allmänhetens rätt till insyn...9 2.2 Förändrat behov av insatser...9 2.3 Förändringar i verksamhetens omfattning och inriktning...9 3. Administrativa föreskrifter...9 3.1 Upphandlingsföreskrifter...9 3.1.1 Upphandlingens form...9 3.1.2 Upphandlande myndighet...9 3.1.3 Förtydligande av förfrågningsunderlaget...10 3.1.4 Ansökan...10 3.1.5 Ansökans utformning...10 3.1.6 Behandling av ansökan...10 3.1.7 Godkännande av ansökan...10 3.1.8 Uteslutning av sökande...10 4 Kommersiella villkor...10 4.1 Omfattning...10 4.2 Kravspecifikation...11 4.3 Avtalsvillkor...11 4.4 Uppsägning...11 2
4.5 Ersättning...11 4.6 Underleverantör...11 4.7 Försäkring...11 4.8 Force Majeure...11 4.9 Överlåtelse av avtal...12 4.10 Ändringar och tillägg...12 4.11 Tvist...12 Bilagor Bilaga 1 Plan för stöd, service och omvårdnad 2008 2011 Bilaga 2 Ansvarsfördelning avseende IT och telefoni Bilaga 3 Ansökningsblankett 3
Förfrågningsunderlag avseende utförande av Ledsagarservice och Avlösarservice i hemmet enligt Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) i Lunds kommun enligt Lag om valfrihetssystem (LOV) 1.0 Allmän information Lunds kommun har sedan 2008 tillämpat valfrihet - kundval inom hemvården och har nu beslutat att fritt val av utförare även skall gälla för insatserna ledsagarservice enligt 9 3 LSS och avlösarservice i hemmet enligt 9 5 LSS. Lunds kommun, genom Vård- och omsorgsnämnden, inbjuder härmed intresserade sökanden att löpande ansöka om tillstånd att utföra insatserna ledsagar- och avlösarservice i enlighet med LOV. 1 oktober 2009 hade ca 150 brukare beslut om ledsagareservice omfattande knappt 3300 timmar per år och ca 50 brukare beslut om avlösarservice i hemmet omfattande knappt 900 timmar per år. 1.1 Praktisk information 1.1.1 Upphandlande myndighet Lunds kommun Vård- och omsorgsnämnden Box 10053 220 10 LUND 1.1.2 Ansökan Information om ansökningsförfarandet ges under punkt 3 Administrativa föreskrifter. 1.1.3 Avtalsvillkor Kommunen tecknar avtal löpande med utförare, efterhand som ansökningar kommer in och godkänns. Avtalstiden är två år från avtalstecknandet. Efter den första avtalsperioden om två år förlängs avtalet automatiskt med ett år i taget om avtalet inte sagts upp enligt uppsägningsklausul i detta avtal. 1.2 Uppdragets omfattning Utföraren skall åta sig att för kommunens räkning utföra insatserna ledsagar- och avlösarservice enligt LSS och i enlighet med antalet beviljade timmar. Beviljade insatser kan innebära verkställighet inom och utom Lunds kommun samt i utlandet. Utföraren kan söka tillstånd för att få utföra insatser i nedanstående kombinationer: Ledsagarservice Avlösarservice i hemmet Ledsagarservice och Avlösarservice i hemmet Kommunen kan inte garantera någon uppdragsvolym. 1.2.1 Ledsagarservice omfattar: Ledsagarservice är en insats knuten till aktiviteter utanför hemmet. Insatsen skall ge personer med en funktionssnedsättning möjligheter att delta i fritidsaktiviteter, i kulturlivet eller besöka 4
vänner. Servicen skall vara individuellt utformad och ha karaktären av ett personligt stöd. Personlig omvårdnad ingår generellt inte i insatsen men behov av sådan kan uppkomma under utförandet och ingår då i uppdraget. Ledsagarservice skall kunna utföras under hela dygnet och under årets samtliga dagar. Tidpunkten för utförandet kommer utförare överens om med brukaren om inte annat anges i beslut. 1.2.2 Avlösarservice omfattar: Avlösarservice innebär att en person tillfälligt övertar omvårdnaden från anhöriga eller andra närstående och insatsen utförs framförallt i hemmet eller dess närhet. I insatsens utförande kan dock ingå aktiviteter/uppgifter som den som blir avlöst normalt bistår med eller utför åt brukaren. Avlösarservice skall kunna utföras under hela dygnet och under årets samtliga dagar. Tidpunkten för utförandet kommer utförare överens om med brukaren om inte annat anges i beslut. 1.2.3 Geografiskall områden Utförare skall erbjuda tjänster inom hela kommunen. 1.2.4 Kapacitetstak Utförare kan ange ett kapacitetstak för sin verksamhet i timmar per månad. Antal timmar som kapacitetstaket avser gäller beviljade timmar för respektive insats. 1.3. Allmänna utgångspunkter för uppdraget 1.3.1 Huvudmannaskap Lunds kommun är huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten och beslutar i frågor som innefattar myndighetsutövning. 1.3.2 Utförare Samtliga krav som ställts på utföraren vid godkännandet, skall vara uppfyllda vid varje given tidpunkt för att avtalet skall gälla. Om kommunen ändrar kraven gäller detta även tidigare godkända utförare, vars tillstånd således kommer att omprövas. Utföraren har rätt att tillhandahålla tilläggstjänster. Detta sker genom överenskommelse mellan brukaren och utföraren utan kommunens inblandning. Eventuella tilläggtjänster bekostas av brukaren. 1.3.3 Förhållningssätt vid marknadsföring Utföraren förutsätts i sin marknadsföring tillämpa etiska principer anpassade efter målgruppens situation och behov. Riksskatteverkets regler för förmånsbeskattning kan ses som riktmärke för eventuella erbjudanden till målgruppen. 1.3.4 Lokaler Varje utförare svarar själv för sina lokaler och hyra för dessa. 5
1.4 Ickevalsalternativ Kommunen utför insatserna ledsagar- och avlösarservice enligt LSS för de brukare som inte gör ett aktivt val av utförare. 1.5 Ersättning för uppdragets utförande Justering av ersättningsnivåer sker i samband med nämndens fastställande av internbudget för nästkommande år, vanligtvis i december månad. Ersättning utgår för utförd tid, vilken registreras i verksamhetssystemet Procapita och utbetalas månadsvis i efterhand. All beviljad tid för ledsagarservice och avlösarservice ska genomföras som effektiv tid vilket innebär att resor till och från verkställighet ska ske utanför beviljade timmar och ersätts ej. Inga avgifter får tas ut av den enskilde för utförda insatser i enlighet med LSS-beslut. Ledsagarservice som utförs inom Skåne och Själland (Danmark) ersätts med 253 kr per utförd timme. Ingen ytterligare ersättning utgår. Ledsagarservice som utförs i övriga Sverige/Danmark och andra länder ersätts med 253 kr per utförd timme. Kostnader för resor, logi och traktamente ersätts enligt beslut om insats. Avlösarservice ersätts med 214 kr per utförd timme. Ingen ytterligare ersättning utgår. 2 Kravspecifikation 2.1 Grundkrav Utföraren skall bedriva verksamheten enligt de allmänna mål och riktlinjer som följer av LSS och i övrigt inom området gällande lagar, förordningar och föreskrifter. Utförare skall bedriva verksamheten i enlighet med de mål och kvalitetskriterier som kommunen fastställt för verksamheten enligt Plan för stöd, service och omvårdnad 2008-2011, bilaga 1. Vid tillsättning av ledsagare och avlösare skall brukare ha avgörande inflytande över vem som tillsätts utifrån de grundkrav som ställs på kompetens hos personal. Eftersom insatsen avlösarservice syftar till avlösning av närstående skall inte närstående anställas som avlösare. Närstående skall inte heller anställas som ledsagare då insatsen syftar till att brukare skall kunna komma ut i samhället och på så sätt utöka sitt sociala nätverk. Inslag av hälso- och sjukvårdsinsatser kan förekomma, ex. medicinutdelning som ställer krav på att personal har delegering att utföra den medicinska arbetsuppgiften. Ansvar för att kontrollera om delegering krävs och i så fall erhålla sådan genom brukarens vårdgivare åvilar utföraren i egenskap av arbetsgivare. 2.1.1 Registrering och fullgjord skyldighet att erlägga skatter och avgifter 1. Skatter och sociala avgifter Anbudsgivaren skall vara fri från skuld för svenska skatter och socialavgifter både hos 6
skattemyndigheten och hos kronofogdemyndigheten. Den upphandlande myndigheten kontrollerar detta. 2. F-skatt Utföraren skall vara registrerad för F-skatt. Den upphandlande myndigheten kontrollerar detta. 3. Ansvarsförsäkring Utförare ansvarar för person- och sakskador som han, eller annan för vilken han ansvarar, orsakar genom fel eller försummelse. Utförare skall teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring och andra erforderliga försäkringar för sitt åtagande som håller kommunen skadeslös vid skada vållad av utföraren och anställda av utföraren. Giltigt försäkringscertifikat skall bifogas ansökan och vid förnyad försäkring under avtalstiden lämnas in till kommunen senast en vecka före försäkringen gått ut. Ovanstående tre kvalificeringskrav kommer att bevakas löpande av Lunds kommun under en eventuell avtalstid. De första två kraven kommer att bevakas via ett kreditupplysningsföretag. Kravet på giltig ansvarsförsäkring kommer att bevakas genom kommunens uppföljning av utförares verksamhet under avtalstiden. Samma kvalificeringskrav tillämpas för utländska anbudsgivare. Om upplysning inte kan nås av den upphandlande myndigheten kommer relevanta intyg för bevis på kravets uppfyllande att begäras från anbudsgivaren Om fysisk person eller grupp av fysiska personer/utförare ansöker och får tillstånd att utföra ledsagar- och/eller avlösarservice, skall juridisk form ha bildats och i samband med avtalsskrivning skall kopia på F-skattebevis, bevis om giltig ansvarsförsäkring samt registreringsbevis från Bolagsverket (om registreringsskyldighet föreligger) inlämnas till kommunen. 2.1.2 Kvalitetsarbete Utföraren skall arbeta systematiskt med kvalitet i enlighet med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS enligt SOSFS 2006:11 samt enligt kommunens kvalitetsledningssystem angivet i Plan för stöd, service och omvårdnad 2008 2011. 2.1.3 Kvalitetssäkring och trygghet för brukaren Utförare skall redogöra för följande rutiner i ansökan: Rutiner som säkerställer att personalen har kunskap om och iakttar bestämmelser om dokumentation som anges i gällande lagstiftning, förordningar, föreskrifter och allmänna råd inom verksamhetsområdet. Rutiner för att personal känner till och följer sekretesslagens bestämmelser om sekretess och tystnadsplikt. Rutiner som säkerställer att personalen har kunskap om och iakttar bestämmelser om klagomålshantering, rapportering av fel och brister och anmälan om missförhållanden enligt Lex Sarah, SOSFS 2008:11. Se punkt 2.1.7. 7
2.1.4 Kunskaps- och erfarenhetsbakgrund anställningsförhållanden personal Utföraren svarar för att det finns en ansvarig chef/ledare med för verksamhetens inriktning adekvat utbildning och erfarenhet. Personal skall ha för arbetsuppgifterna, brukarnas behov och funktionsnedsättning adekvat utbildning och erfarenhet. Utföraren ansvarar för att personalen får adekvat kompetensutveckling. Utföraren och dennes personal skall kunna kommunicera på god svenska i både tal och skrift för att kunna säkerställa god service och dokumentation. Utföraren får inte vidta åtgärder som innebär åsidosättande av lag eller kollektivavtal eller på annat sätt strider mot vad som är allmänt godtaget inom kollektivavtalsområdet. Utförarens anställda skall omfattas av meddelarskydd jämställt med det skydd offentligt anställda har. 2.1.5 Skyldighet att utföra uppdrag Utföraren är skyldig att ta emot och behålla uppdrag, inom valt kapacitetstak samt utföra de tjänster som utföraren valt att godkännas för inom Lunds kommun. Om utföraren valt att ange ett kapacitetstak och befintliga brukare får ett utökat behov skall utföraren utföra det utökade uppdrag som beviljats, även om kapacitetstaket överskrids. Vid omval gäller en omställningsperiod om längst 14 dagar efter datum för omval om inte annat avtalas med brukaren. Tidigare utförare svarar under denna tid för insatserna. 2.1.6 Genomförandeplan Utföraren ansvarar för att en genomförandeplan upprättas inom 14 dagar efter verkställighet tillsammans med brukare/legal företrädare/närstående med LSS-beslutet som grund. Av planen skall framgå den beslutade insatsen, målet med insatsen, hur och när de beviljade insatserna skall utföras samt när planen skall följas upp. Utföraren ansvarar för att genomförandeplan samt andra handlingar som rör den enskildes personliga förhållanden förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. Utförare ansvarar också för att genomförandeplan är tillgänglig vid uppföljning av LSS-beslutet. 2.1.7 Informationsöverföring Utföraren skall för dokumentation av insatser använda kommunens verksamhetssystem för vård och omsorg Procapita. Utökas verksamhetssystemet Procapita för ytterligare funktioner i egen regi gäller dessa också privata utförare. Kommunens ärendehanteringssystem W3D3 skall användas för registrering och handläggning av klagomål. Kommunen tillhandahåller access till verksamhetssystemet Procapita som disponeras av utföraren utan kostnad under den tid utföraren är godkänd och har tillstånd att utföra insatserna ledsagarservice och avlösarservice i Lunds kommun. Utföraren skall ha för programvaran nödvändig IT-utrustning och ansvarar för tillgång till Internet. Ansvarsfördelning framgår av bilaga 2 8
2.1.8 Uppföljning Kommunens uppföljning av utförares verksamhet sker kontinuerligt under året enligt kommunens fastställda rutiner. Utföraren skall bistå kommunen med det underlag som krävs för att kommunen skall kunna följa upp att villkoren i förfrågningsunderlag och individuellt LSS-beslut följs, vilket kan innebära tillträde till utförares lokaler. Utföraren förbinder sig att lämna de uppgifter som kommunen i övrigt efterfrågar som t.ex. enkäter och underlag för nationell statistikinsamling och de uppgifter som region Skånes patientnämnd kan efterfråga. Utföraren skall senast den 15 januari årligen överlämna sin verksamhetsberättelse till kommunen. Utföraren skall senast den 31 maj året efter det år informationen avser lämna sin årsredovisning till kommunen. 2.1.9 Allmänhetens rätt till insyn Enligt 3 kap 19 a i kommunallagen skall allmänheten ha insyn i driftsentreprenader som bekostas av offentliga medel. Utförare är därför skyldig att lämna sådan information så att rätten för insyn för allmänheten säkras. Den information som kommunen hämtar in från utföraren med undantag från uppgifter om enskilda betraktas som offentliga handling och kan komma att publiceras på kommunens hemsida. 2.2 Förändrat behov av insatser Om brukarens behov ökar eller minskar i sådan omfattning att LSS-beslutet behöver omprövas skall brukaren/legal företrädare kontakta kommunens handläggare vid myndighetsfunktionen. 2.3 Förändringar i verksamhetens omfattning och inriktning Önskar utförare förändra sitt kapacitetstak eller minska sitt utbud av insatser skall kommunen meddelas tre månader före förändringen. Önskar utförare öka sitt utbud av insatser söks nytt tillstånd. 3. Administrativa föreskrifter 3.1 Upphandlingsföreskrifter 3.1.1 Upphandlingens form Lunds kommun tillämpar Lag om valfrihetssystem (LOV), för upphandling av utförande av insatserna ledsagarservice och avlösarservice i hemmet enligt LSS. 3.1.2 Upphandlande myndighet Lunds kommun Vård- och omsorgsnämnden Box 100 53 220 10 Lund Organisationsnummer 212 000-1132 9
3.1.3 Förtydligande av förfrågningsunderlaget Vid frågor om förfrågningsunderlaget skall sökanden kontakta Vård- och omsorgsförvaltningen. Frågor ställs skriftligt, gärna via e-post voo@lund.se 3.1.4 Ansökan Annons och förfrågningsunderlag finns tillgänglig i den nationella databasen, www.kammarkollegiet.se samt på Lunds kommuns hemsida www.lund.se. Ansökan om att utföra LSS-insatser skall insändas per post till: Vård och omsorgsförvaltningen Box 10053 220 10 LUND 3.1.5 Ansökans utformning Ansökan görs på blankett Ansökan om tillstånd att utföra LSS-insatser i Lunds kommun, bilaga 3 ifylld och undertecknad av behörig företrädare för sökanden med de bilagor och redovisningar som efterfrågas under avsnitt 2 Kravspecifikation. Sökanden skall i ansökan precisera vilka insatser samt i vilken kombination av dessa insatser som sökanden avser att arbeta inom. I ansökan skall också anges eventuellt kapacitetstak. 3.1.6 Behandling av ansökan Ansökningstiden pågår fortlöpande. Inkommen ansökan kommer att öppnas och registreras snarast möjligt. Därefter kommer kontroll att göras att sökanden uppfyller samtliga ställda krav för att utföra LSS-insatserna ledsagarservice och avlösarservice inom kommunen. 3.1.7 Godkännande av ansökan Beslut om godkännande att få utföra LSS-insatserna ledsagarservice och avlösarservice inom kommunen meddelas av vård och omsorgsnämnden i samband med deras sammanträden. Handläggningstiden beräknas till ca 2 månader inberäknat nämndens beslutsprocess. Nämndens sammanträdestider fastställs varje år i januari månad och anges på kommunens hemsida, www.lund.se. Beslut meddelas per post efter justering av nämndens protokoll. 3.1.8 Uteslutning av sökande Sökanden kan uteslutas från deltagande i valfrihetssystemet om den sökande enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott specificerat i LOV kap 7 1 eller om någon av de situationer som anges i LOV kap 7 2 föreligger. 4 Kommersiella villkor 4.1 Omfattning Omfattning beskrivs närmare under punkt 1.2. uppdragets omfattning. 10
4.2 Kravspecifikation Kommunens kravspecifikation för utförande av LSS-insatserna ledsagar- och avlösarservice återfinns under kapitel 2. 4.3 Avtalsvillkor Kommunen tecknar avtal löpande med utförare, efterhand som ansökningar kommer in och godkänns. Avtalstiden är 2 år från avtalstecknandet. Efter den första avtalsperioden om 2 år förlängs avtalet automatiskt med ett år i taget om avtalet inte sagts upp enligt uppsägningsklausul i detta avtal. 4.4 Uppsägning Utförare som avser att avveckla sin verksamhet skall meddela kommun och brukare minst tre månader före verksamhetens upphörande. Avtalet upphävs när verksamheten har upphört. Uppsägning skall vara skriftlig för att äga giltighet. Kommunen kan säga upp avtalet med tre månaders uppsägningstid om valfrihetssystem inte längre kommer att tillämpas. Har utförare saknat uppdrag under en period om tolv månader kan avtalet sägas upp med tre månaders uppsägningstid. Kommunen kan därtill säga upp avtalet när som under avtalstiden med tre månaders varsel om brist föreligger hos utföraren som vid ansökan skulle ha lett till att godkännande som utförare ej skulle ha skett eller annat allvarligt åsidosättande av avtalets villkor skett och bristen ej åtgärdats trots uppmaning därom. Vid extraordinär brist som vid ansökan skulle ha lett till att godkännande som utförare ej skulle ha skett eller annan extraordinär händelse gällande kvaliteten i utförd tjänst samt då ansökan om konkurs av utföraren föreligger kan avtalet sägas upp med omedelbar verkan. 4.5 Ersättning Villkor för ersättning regleras i punkten 1.5 Ersättning för uppdragets utförande. 4.6 Underleverantör Godkänd utförare får inte anlita underleverantör för att utföra del av uppdraget utan vård och omsorgsnämndens skriftliga tillstånd. 4.7 Försäkring Försäkringskrav återfinns under punkt 2.1.1 Registrering och fullgjord skyldighet att erlägga skatter och avgifter. 4.8 Force Majeure Om parts fullgörande av detta avtal förhindras eller blir oskäligt betungande till följd av omständighet utanför hans kontroll som han inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets tillkomst och vars följder han inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit eller på grund av att hans underleverantör förhindras fullgöra sin leverans på grund av omständigheter som här angivits skall detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tre månader på grund av viss ovan 11
angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet. Om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse skall motparten omedelbart skriftligen underrättas om detta. 4.9 Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas utan motpartens skriftliga tillstånd därtill. 4.10 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till avtalet skall för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter. 4.11 Tvist Tvist med avseende på ingånget avtal, eller ur avtalet härflytande rättsförhållanden skall i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om därvidlag ingen överenskommelse kommer till stånd, skall tvisten avgöras vid allmän domstol på beställarens ort med tillämpning av svensk rätt. 12