Processtyrd verksamhetsutveckling Välfärd, Utbildning Kultur Fritid Eva MK Hansson 2013-04-25
Utmaningar Ny SDN organisation Medborgarnytta - befolkningsperspektivet Likvärdighet Effektivitet Ny syn på medborgarens rätt till service Ny nämnd för medborgarservice En stad- ökat krav på ledning o styrning ur ett hela-staden perspektiv (KS) Ställer nya krav på ledarskapet!
Fokus för ledning och styrning SDF-UBF-SRF IT-ledning Nytt fokus! Ledningsgrupp för Processtyrning
Processtyrning Ingen ny verksamhet men ett nytt förhållningssätt En kartläggning och beskrivning av verksamheten (processerna) Identifierar behov av samordning, effektivisering och utveckling Processtrappan Ställer krav på förändrat HUR Verktyg för styrning och ledning Förstå, förbättra och styra sina processer Förstå och förbättra sina processer Förstå sina processer
Processtyrd verksamhetsutveckling innebär att verksamheter och enheter behöver förändra: Arbetssätt Rutiner Genomförandeplaner, avvikelsehantering, uppföljning m m 2013-05-17
Processarbetet inleds inom Välfärdsområdet med en situationsanalys hösten 2010
Intressentanalys Vilka är intressenter till Välfärdsområdet och vilka krav och förväntningar de? Medborgaren Internt SWOT KF Västkom Kärnintressenter intressenter med beslutande och drivande roller Primärintressenter intressenter av stort intresse, som i hög grad påverkas och därför vill kunna påverka Sekundärintressenter intressenter av lägre intresse och som troligtvis inte aktivt påverkar i lika stor utsträckning Massmedia SKL Andra förvaltningar/ bolag Andra kommuner Försäkringskassa Arbetsförmedling - Öppenhet och tillgänglighet -Information -Information - Informationsutbyte - Benchmarking - Samverkan - GR Externa utförare - Genomförd budget - Uppföljningsbara resultat - Många beställningar - Frihet i utförande - Fler externa utförare - Bra beslutsunderlag - Information - Samverkan Välfärdsområdet SDN - Lojalitet - Aktiv medverkan - God kvalitet inom - Medfinansiering ekonomisk ram Riksdag/ - Uppföljningsbara Regering resultat - Förtroende för tj. ledning - Efterlevnad - Remissinstans - Pröva lagstiftning - Tillgänglighet - Snabba svar - Rätt insatser o. bra resultat - Bra bemötande - Leverera material - Gör som vi säger - Kraftig ökning av detaljstyrning - Delaktighet och påverkansmöjlighet - Tydligt uppdrag - Högre status - Delaktighet och påverkansmöjlighet - Stödfunktioner Brukare Socialstyrelsen Medarbetare Chefer Postivt Styrkor Möjligheter Svagheter Hot Negativt - Inflytande - Samarbete - Goda arbetsvillkor - Kravställa - Bättre chefer Externa - Avtal - Samarbete (tidigt) - Medverkan o. Arbetstagarleverantörer - Test, pilotverksamhet samarbete organisationer - Kravställa - Utveckling -Överenskommelser - Anpassa - Medfinansiering verksamheten till Interna - Samarbete (tidigt) regionens behov - Test, leverantörer - Samverkan pilotverksamhet - Insyn - Tydlig målbild SKL - Delfinansiering - Samarbete - Inflytande - Trygghet - Faktaunderlag - Faktaunderlag - Information - Bra kvalitet - Test, - Samverkan på - Tillgänglighet Andra pilotverksamhet rätt nivå - Delfinansiering förvaltningar/ Regionen - - Praktik bolag VGR Forskning och Utveckling Skola/Högskola/ Universitet/Företag Brukarorganisationer Anhöriga/ Närstående Externt Effektkarta Läsanvisning: kartan läses från vänster till höger à med leder till och från höger till vänster ß med kräver Vad vill vi uppnå med utvecklingen av området välfärd ur ett medborgar-/vårdtagarperspektiv och ur ett organisatoriskt perspektiv? Möjliggörare Önskade effekter Dialog Samma möjlighet till de tjänster som erbjuds Bra dialog med brukare och medborgare Gemensamma och tydliga processer Ökad effektivitet Effektivare inom egen processer verksamhet Utvecklat brukar- och medborgarperspektiv individens delaktighet i processen Egenhantering Stödja brukare/ före medborgare myndighetsbeslut Identifiera En stad olikheterna och åtgärda dem Bidra till ökad Trygga Tillgodose integration medborgare de utsatta Tillgänglighet/öppenhet Likabehandling Individanpassat stöd/ service Kvalitetssäkrad service och stöd Synergieffekter i utförande Systematiskt underlag för kompetensutvveckling Se samband och samverkansmöjligheter Systematisering Ta reda på behov innan plan medborgar/ brukardialog Valmöjlighet i Serviceinriktade utbud nivåer anpassning till individuella behov Enklare vardag för brukare/ medborgare Transparens för Effektiva och medborgaren enkla beslutsprocesser Lätttillgängliga Använda tekniken för verksamheter att för att utveckla Tillgänglighet till vår kommunikation information Gott bemötande Skapa Frigöra tid från Nya former för förutsättningar för admin till medborgar-/ ett medborgarsperspektiv utförande brukar dialog Rättsäkerhet i Värna Tydliga effektmål beslutsprocessen integritet medborgarnas Verksamhets-/ Evidensbaserad Skapa bättre medborgarstyrda praktik förutsättning för IT-stöd verksamhetsstyrning Vägledning - ökad tydlighet vid Kvalitetssäkrade utveckling av IT och processer annan teknik Samverkan Externa samarbetspartner Bättre Samordnade samverkan med insatser -. andra huvudmän Teambaserade i våra frågor arbetssätt Förutsättningar för förändringar Flexibilitet - förmåga Förhindra att anpassa sig till suboptimering omvärldsförändringar Stöd i Hantera förändringsledning komplexitet och föränderlighet Förutsättningar för konsekvensanalys Tydlig organisation Matrisorganisationen med där inget faller Helhetsansvar processägare som mellan stolarna utgår från brukaren Tydlig organisation (för brukaren) Säkerställd kvalitet och säkerhet Bättre Säkerställa uppföljning av kvalitet brukarnytta Underlag för Uppföjning av kvalitetsuppföljning KF:s budget Attraktiv arbetsplats Innovativa medarbetare/ Tydligt uppdrag verksamheter Trygga Ständiga medarbetare förbättringar Rättsäkerhet Kostnadseffektivitet Engagerade professionella medarbetare Ett innovativt klimat Service, omsorg och vård med rätt kvalitet Handlingsplan för Välfärdsområdets fortsatta Processarbete under år 2011
Situationsanalys för utbildningsområdet görs i sektorschefsgruppen våren 2012
En arbetande styrgrupp tar under år 2011 fram en huvudprocesstruktur för välfärdsområdet och ett förslag på organisering av grupper och roller för processtyrning. Processägargr Huvudprocess Processtyrning VF-UTB Beslutsgrupp Processforum strategiskt nivå Processägargr Huvudprocess Processägargr Huvudprocess Per grupp: Processägare, 2 SC, UBF*, IT-strateg/SÄ Processägargr* Hv proc UTB Detta material har varit grunden för pilotprojektet. Processledare Huvudprocess Processforum operativ nivå Processledare Processledare Huvudprocess Huvudprocess Processledare Huvudprocess Per grupp: Processledare, 3 OC, Proj led, SA, (IT-strateg) Processteam Arbgr Processteam Arbgr Processteam Arbgr Per grupp: Processledare, EC, Repr för adm, handl och prod
Kick-off för pilotprojekt 7/9 2012 Inleddes med vernissage
Kick-offen gav en introduktion till processarbete: - Vad är processarbete? - Nyttan med processorienterat arbetssätt
Processorganisationens uppdrag
Processledargruppen en viktig motor i arbetet med välfärdens processer Tre processteam: Processteam Kvalitet Processteam Vård- och Omsorg Processteam Hälso- och sjukvård
Kvalitetsledningssystem
Kvalitetsledningssystem Referenskommuner: Kristianstad Eskilstuna: 4-åriga processmål för verksamhetsprocesserna För varje mandatperiod fastställer nämnderna och bolagsstyrelserna de 4-åriga processmål de vill uppnå i sina verksamhetsprocesser samt hur dessa mål bidrar till uppfyllelse av relevanta strategiska mål.
Hälso- och sjukvårdsprocessen
Vård och omsorgsprocessen Processteamet har arbetat fram ett förslag till process som gäller från det att beslutet är fattat och ett uppdrag är sänt till en enhet för genomförande
Från process till information Processarbetet kan användas för att säkra: - informationsförsörjningen. - skyddsåtgärder för informationen - funktionalitet t ex i form av system för informationshanteringen Från process och information till system Från process och information till skyddsåtgärder Identifiera information Identifiera krav Klassa Skyddsåtgärder
Förslag till fortsatt arbetet Realisera processorienterat arbetssätt 2013 Processorganisation Säkra bemanning Säkra lokalt processansvar Utbildningsaktiviteter Prioritera frågor för fortsatt arbete - Nya/f örnyade teamuppdrag Fortsatt utveckling av processorienterat arbetssätt 2013 2014 Formalisera resultatet av piloten i en modell för processtyrning Kommunikationsstrategi och kommunikationsplan Utbildning upplägg, plan, genomförande Tillgängliggöra ledningssystemet och beslutade processer Följa upp processorganisation och lokalt processansvar Tydliggöra kopplingen mot övriga styr- och ledningssystem Tydliggöra kopplingen mot stöd såsom information och IT
Processtyrd verksamhetsutveckling Välfärd, Utbildning Kultur Fritid Eva MK Hansson 2013-04-25