Reglemente för representation i Enköpings kommun

1 (9) Ärendenummer KS2014/248 Reglemente för representation i Enköpings kommun Gäller från och med 2014 Antagen av kommunstyrelsen den 2014-08-26, 168

2 (9) Innehåll 1. Allmänna riktlinjer... 3 1.1 Begreppet representation... 3 1.2 Förutsättningar för representation... 3 1.3 Beslut om representation... 4 1.4 Verifikationer... 4 1.5 Dricks... 4 2 Extern representation... 4 2.1 Lunch, middag eller supé... 4 2.2 Frukost eller enklare förtäring... 5 3 Intern representation... 5 3.1 Avdrag för ingående mervärdesskatt... 5 3.2 Förmånsbeskattning... 5 3.3 Lunch, middag eller supé... 6 3.4 Frukost eller enklare förtäring... 6 3.5 Personalfest... 6 3.6 Arbetsmåltid... 6 4 Extern/intern representation i hemmet eller i kommunens lokaler... 6 5 Gåvor till icke anställda... 6 5.1 Reklamgåvor... 6 5.2 Representationsgåvor... 7 6 Skattefria gåvor till anställda... 7 6.1 Minnesgåva... 7 6.2 Högtidsdagar... 7 6.3 Avtackning när anställning eller förtroendeuppdrag upphör... 8 6.4 Hedersbevisning vid jordfästning... 8 6.5 Julgåva... 8 Bilaga 1 - Sammanställning av högsta tillåtna belopp samt avdragsramar för moms... 9

3 (9) 1. Allmänna riktlinjer En förutsättning för att invånarna i Enköping ska ha förtroende för oss som arbetar inom kommunen är att vi utför vårt arbete med omdöme och att vi följer gällande lagar, regler och avtal. Det är viktigt att vi har en god etik och hög moral. Dessa riktlinjer har utformats utifrån detta förhållningssätt. Riktlinjerna ska vara ett stöd för oss i vårt arbete och i vår relation med andra som vi kommer i kontakt med i tjänsten. Riktlinjerna gäller för alla förtroendevalda och anställda i kommunen och kommunens bolag. 1.1 Begreppet representation Begreppet representation är inte tydligt definierat i skattelagstiftningen. Enligt Skatteverket kan utgifter för representation avse kostnad för mat, dryck och betjäning i samband med till exempel restaurangbesök men också utgifter för biljetter till teaterföreställning, museum, idrottsanläggning etcetera. Representation kan vara antingen extern eller intern. Extern representation riktar sig mot andra organisationer i syfte att skapa, bibehålla eller avsluta goda relationer. Följande arrangemang är en vägledning för när extern representation får genomföras: officiella besök, vänortsbesök, större studiebesök, internationella besök med kommunalt värdskap, idrottsevenemang av dignitet (VM, EM, NM och SM), överläggningar med organisationer och företag, kommunmedborgare som fyller 100 år. Den externa representationen kan till exempel bestå av måltider, flaggning, gåvor och speciella arrangemang (musik, rundturer). Intern representation riktar sig mot kommunens personal eller dess förtroendevalda. Representationen är intern när samtliga deltagare representerar kommunen. Interna möten är exempelvis personalmöten, budgetmöten och arbetsplatsträffar. Kaffe, frukt eller förfriskningar vid interna möten är en personalvårdsförmån och är en verksamhetskostnad. Utanför begreppet intern representation faller däremot (när det gäller rätten till avdrag för ingående mervärdesskatt) interna kurser, konferenser, kick-off och liknande arrangemang. Detta betraktas som verksamhetskostnader och här föreligger då rätt till fullt momsavdrag och ingen förmånsbeskattning förekommer. 1.2 Förutsättningar för representation Representation tillåts endast inom och i direkt anslutning till kommunens verksamhet. Exempel på representation är inledande eller bibehållande av för kommunen viktiga förbindelser, utgifter vid jubileer/viktigare invigningar samt utgifter för personalvård. Sambandet med kommunens verksamhet ska klart framgå i verifikationen. Ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp ska undvikas. I sådan representation kan det föreligga inslag av personlig gästfrihet, vilket inte ersätts av kommunen.

4 (9) Representation av sådan art att den kan skada kommunens rykte, exempelvis nattklubbsbesök, är inte tillåten. Förekomsten av alkohol vid representation skall präglas av återhållsamhet. Vid extern/ internationell representation bör starksprit undvikas. Alkoholhaltig dryck såsom vin eller öl hör under representation endast samman med servering av mat. Mängden dryck ska präglas av måttlighet och en mängd av två glas vin eller två flaskor öl per person föreslås. Vid intern representation ska inga alkoholhaltiga drycker förekomma. Endast alkoholfria drycker eller lättöl serveras. 1.3 Beslut om representation Extern representation för kommunen får beslutas av kommunalråd, nämndsordförande, kommundirektör och förvaltningschef. Dessa kan uppdra åt annan förtroendevald eller anställd att genomföra extern representation. Kommunens interna representation får genomföras av kommunfullmäktiges ordförande, kommunalråd, nämndsordföranden, kommundirektör, förvaltningschefer samt enhetschef/ verksamhetschef med underställd personal. 1.4 Verifikationer Representation skall attesteras av närmaste högre chef. Förvaltningschefers representation attesteras av kommundirektör. Den direkta verksamhetsanknytningen ska tydligt framgå av underlagen, annars anses den inte styrkt. Av verifikationer som avser representation ska klart och tydligt framgå syftet med representationen vilka personer som deltagit, namn, funktion och organisationstillhörighet kontering på rätt konto (finns för både intern och extern representation) kvitton och restaurangnotor i original ska bifogas 1.5 Dricks Vid representation på restauranger, i samband med taxiresor förekommer det att den upplevda tjänsten är större än den faktiska kostnaden och man önskar ge dricks. I Sverige är dricks inkluderat i slutnotan, både på restauranger och vid taxiresor. Om man ändå önskar lägga till dricks sker det med privata medel. Vid representation utomlands ska landets kutym vara vägledande. 2 Extern representation Enköpings kommun hanterar invånarnas pengar. Redan på grund av det ska all representation utgå från en restriktiv inriktning. Att helt förbjuda extern representation är dock inte en realistisk utgångspunkt. Till exempel måste kommunen kunna arbeta med marknadsföringsinsatser som turiststad och allmänt främja näringslivet i Enköping. Att dra en skarp gräns när representation inte ska ske är omöjligt. 2.1 Lunch, middag eller supé Tillåten totalkostnad för måltid inklusive dryck och serveringsavgift och/eller teaterbiljetter framgår av bilaga 1.

5 (9) 2.2 Frukost eller enklare förtäring Tillåten totalkostnad och momsavdrag för frukost eller enklare förtäring inklusive dryck framgår av bilaga 1. 3 Intern representation Intern representation riktar sig mot kommunens egen personal. Begreppet intern representation har två olika definitioner skatterättsligt. Den ena tar sikte på kommunens rätt till avdrag för utgifter och ingående mervärdesskatt till exempel för måltider eller enklare förtäring i samband med representation. Den andra definitionen gäller beskattning av kostförmån för den anställde. För att kunna göra en korrekt bedömning ska verifikationen alltid innehålla tydliga uppgifter om syfte och ändamål med representation. 3.1 Avdrag för ingående mervärdesskatt Begreppet intern representation omfattar i avdragssammanhang främst personalfester och informationsmöten. För måltidsutgifter som avser lunch, middag eller supé i samband med representation får du göra avdrag med högst 90 kronor per person och tillfälle. Sker representation vid andra måltider än lunch, middag eller supé medges avdrag med högst 60 kr per person. Är du inte momsregistrerad får du avdrag med högst 60 kronor plus den moms som avser den del av utgiften du får avdrag för. Utanför begreppet intern representation faller däremot när det gäller rätten till avdrag för ingående mervärdesskatt interna kurser, konferenser, kick-off och liknande arrangemang med omfattningen minst 6 timmar. Detta betraktas som verksamhetskostnader och här föreligger då rätt till fullt momsavdrag. 3.2 Förmånsbeskattning Intern representation leder inte till förmånsbeskattning för fri kost förutsatt att det är fråga om personalfester (2 gånger/år) interna kurser planeringskonferenser av strategisk art och informationsträffar för personal. Krav finns på kallelse och agenda och att aktiviteten har ett direkt samband med kommunens verksamhet det är fråga om i huvudsak interna möten för kommunen sammankomsten varar högst en vecka mötena inte hålls regelbundet med korta mellanrum (oftare än var 3:e vecka) det är gemensamma måltidsarrangemang Grundregeln enligt Skatteverket är att fria måltider som inte är representation, alltid ska förmånsbeskattas. Skälet är att måltider betraktas som en privat levnadskostnad. Intagande av måltid, bekostad av kommunen vid arbetsmöten, regelbundna eller ofta förekommande planeringsmöten medför förmånsbeskattning för fri kost för den anställde samt arbetsgivaravgifter för kommunen. Momsavdrag medges inte. Kostförmån ska påföras med schablonbelopp enligt Skatteverkets anvisningar

6 (9) vid vissa tjänsteresor som externa kurser, kongresser, konferenser och studieresor där kommunen i evenemangsavgiften betalar för måltider utöver frukost. Enköpings kommun följer SKL; regler för traktamente med mera (Trakt 04) och skatteverkets regler. 3.3 Lunch, middag eller supé Tillåten totalkostnad för måltid inklusive dryck och serveringsavgift och/eller teaterbiljetter samt högsta momsavdrag framgår av bilaga 1. 3.4 Frukost eller enklare förtäring Tillåten totalkostnad för frukost eller enklare förtäring inklusive dryck och högsta momsavdrag framgår av bilaga 1. Med enklare förtäring avses till exempel kaffe, te, ostsmörgås, bulle eller frukt landgång räknas däremot som måltid. 3.5 Personalfest Tillåten kostnad för måltid och kringkostnader vid personalfester (bland annat lokalhyra, musikunderhållning eller uppträdanden) framgår av bilaga 1. Maximalt två personalfester per år får förekomma. Avdrag medges även för kostnader för pensionerade anställda och anställdas familjemedlemmar som är med på festen. 3.6 Arbetsmåltid Begreppet arbetsmåltid återfinns inte i skattelagstiftningen. Med arbetsmåltid menas här sådana måltider som äts då och då med olika kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid. Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga om det inte är fråga om intern representation enligt ovan eller om förtäringen är av enklare slag (enligt ovan) och därmed inte klassas som måltid. Tids- och effektivitetsvinster utgör ingen grund för annan bedömning, ej heller övertidsarbete. Det innebär till exempel att måltider, bekostade av kommunen som intas i samband med inplanerade möten skall rapporteras till lönehandläggare och förmånsbeskattas. 4 Extern/intern representation i hemmet eller i kommunens lokaler Representation i hemmet skall tillämpas restriktivt. Betalningsunderlagets beskaffenhet skall vara av samma art som vid representation utanför hemmet och originalkvitton (separata från kvitton avseende privata kostnader) från dagligvaruhandel skall dessutom bifogas. Samma beloppsgränser per person och representationstillfälle gäller som vid extern/intern representation utanför hemmet. För högsta momsavdrag se bilaga 1. 5 Gåvor till icke anställda 5.1 Reklamgåvor Reklamgåvor är gåvor utan personlig karaktär och av ringa värde som till exempel slipsar/scarves och försedd med kommunens namn och sigill. Denna typ av gåva kan exempelvis överlämnas till person som fungerar som värd vid studiebesök och besök. Reklamgåvor är aldrig skattepliktiga för mottagaren. Fullt momsavdrag skall göras.

7 (9) 5.2 Representationsgåvor I samband med att viktiga avtal tecknas eller att värdefullt samarbete inleds/avslutas kan representationsgåva överlämnas till representant för annan myndighet, företag eller liknande. Representationsgåva kan även överlämnas i samband med betydelsefulla invigningar och jubileer. (Exempel på sådan gåva kan vara en blomsteruppsättning, bok, chokladkartong, fruktkorg eller liknande). Beloppen framgår av bilaga 1. Med hänsyn till reglerna om muta och bestickning är det en viktig förutsättning att ett omedelbart samband med kommunens verksamhet föreligger vid denna form av representation. Även i detta sammanhang ska sambandet framgå av underlagen. Observera att om gåvan utgörs av pengar eller andra kontanta medel blir gåvan alltid i sin helhet skattepliktig. Med kontanta medel jämställs presentkort som kan lösas in mot kontanter. Gåvor till ideella organisationer är inte tillåtna. 6 Skattefria gåvor till anställda För att personalen ska åtnjuta en skattefri gåva från arbetsgivaren skall gåvan komma den anställde direkt tillgodo. För aktuella belopp, se bilaga 1. Om gällande beloppsgränser överskrids med en enda krona blir hela beloppet skattepliktigt från första kronan. Fullt momsavdrag får göras. 6.1 Minnesgåva (Beslut i KS 2013/372). Minnesgåva kan delas ut till den anställde eller förtroendevalda i Enköpings kommun som ett tecken på kommunens tacksamhet för väl utfört arbete under en längre tidsperiod. Anställda uppvaktas med en minnesgåva efter 25 års anställning där den anställde har arbetat minst 40 procent av heltid. Förtroendevalda, både ordinarie och ersättare som har tillhört kommunfullmäktige, styrelse eller nämnd uppvaktas med en minnesgåva efter 15 år, (Skattepliktigt, enligt IL 11 kap 14, SKV med.nr 2008:23). Gåvan får ha ett värde av 6000 kronor inklusive moms. Sådan gåva är skattefri. Gåvan kan bestå av en klocka, smycke eller konst och vara personligt riktad. Kommunfullmäktiges ordförande delar ut minnesgåva vid gemensam sammankomst till vilken samtliga som uppfyller villkoren för minnesgåva ska inbjudas. 6.2 Högtidsdagar (Ersätter tidigare beslut KS 2008/354) Uppvaktning sker när anställd eller förtroendevald fyller 40, 50 eller 60 år. Uppvaktning när anställd eller förtroendevald blir förälder. Uppvaktning av den anställde genomförs av enhetschef eller motsvarande. Uppvaktning av förtroendevald ledamot eller ersättare i kommunfullmäktige samt nämndsordförande genomförs av kommunfullmäktiges ordförande. Nämndsordförande/styrelsen genomför uppvaktning av ledamöter i nämnder/styrelser. Uppvaktning sker med blommor till ett värde av högst 400 kronor inklusive moms.

8 (9) 6.3 Avtackning när anställning eller förtroendeuppdrag upphör (Ersätter tidigare beslut KS 2008/354) Avskedsgåva får vid ett tillfälle utdelas till förtroendevald som lämnar sitt uppdrag, under förutsättning att uppdraget varat minst sex år. Anställd som lämnar sin anställning på egen begäran eller med ålderspension/sjukpension, efter en sammanhängande anställningstid av minst sex år, får avtackas med gåva. Avtackning av den anställde genomförs av enhetschef eller motsvarande. Avtackning av förtroendevald ledamot eller ersättare i kommunfullmäktige samt nämndsordförande svarar kommunfullmäktiges ordförande för. Nämndsordförande/styrelsens ordförande genomför avtackning av ledamöter i nämnder/styrelsen. Gåvan får ha ett värde av 1000 kronor inklusive moms. Sådan gåva är skattefri. 6.4 Hedersbevisning vid jordfästning Hedersbevisning vid jordfästning sker om den förtroendevalde eller anställde avlider under tiden för uppdraget eller anställningstiden (1 år efter avslutet). Kommunen företräds vid anställd av enhetschef eller motsvarande och därutöver efter ansvarigas egen bedömning. Kondoleans vid jordfästning sker med krans motsvarande ett värde av högst 1000 kronor inklusive moms, alternativt bidrag till minnesfond eller motsvarande enligt den avlidnes/anhöriges önskemål. 6.5 Julgåva Julgåva från kommunen 300 kronor inkl. moms. Gåva i form av presentkort kan ges om det inte kan bytas ut mot pengar. Gåvor vid andra tillfällen än ovanstående är skattepliktiga och ska inte förekomma. Det gäller även gåvor vid personliga högtidsdagar (undantag minnesgåva, se ovan). Observera att om gåvan utgörs av pengar eller andra kontanta medel blir gåvan alltid i sin helhet skattepliktig.

9 (9) Bilaga 1 - Sammanställning av högsta tillåtna belopp samt avdragsramar för moms Skatteverkets regler: Representationsform Extern representation Kostnad /person/tillfälle Avdragsgill moms Måltider Måltider; lunch, middag 90* kr exkl. moms 10,71% på belopp upp till 100,80 kr/person Måltider; enklare förtäring, frukost 60 kr exkl. moms 10,71% på belopp upp till 67,20 kr/person Representation i hemmet Måltider; lunch, middag 90 kr exkl. moms 10,71 % på belopp upp till 100,80 kr/person Måltider; enklare förtäring, frukost 60 kr exkl. moms 10,71 % på belopp upp till 67,20 kr/person Teater, golf 180 kr exkl. moms 5,66 % på belopp upp till 190,80 kr/person Reklamgåvor Obet. Värde 20 % av värdet inklusive moms Representationsgåvor, t.ex. böcker, choklad, blommor 180 kr exkl. moms 20 % på belopp upp till 225 kr/person *Om du haft kostnader för en restaurangtjänst som avser både mat och spritdrycker, vin eller starköl kan du få avdrag för moms med skäliga 14 kronor per person och måltid under förutsättning att kostnaderna är minst 90 kronor exklusive moms. Intern representation (måltider, aktiviteter och gåvor) Måltider Måltider; lunch, middag 90* kr exkl. moms 10,71% på belopp upp till 100,80 kr/person Måltider; enklare förtäring, frukost 60 kr exkl. moms 10,71% på belopp upp till 67,20 kr/person Representation i hemmet Måltider; lunch, middag 90 kr exkl. moms 10,71 % på belopp upp till 100,80 kr/person Måltider; enklare förtäring, frukost 60 kr exkl. moms 10,71 % på belopp upp till 67,20 kr/person Teater 180 kr exkl. moms 5,66 % på belopp upp till 190,80 kr/person Personalfest Måltider (avdrag medges även för anställdas familjemedlemmar och pensionerade, f d anställda). 90* kr exkl. moms 10,71% på belopp upp till 100,80 kr/person Kringkostnad, t ex lokalhyra, underhållning 180 kr exkl. moms exkl. moms, då den kan variera