1 GEMENSAM IT SAMORDNINGSFUNKTION 49 KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND OCH VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN Rapport om Samordnad vård- och omsorgsplanering via distansmöten med uppkoppling via Lync Sammanställning från arbetsgrupperna verksamhet och IT för samordnad vård-och omsorgsplanering via distansmöten 2014-04-04 Gisela Fridstedt Systemförvaltare/utvecklingsledare ISIT-avdelningen Sahlgrenska Universitetssjukhuset
2 Innehåll Sammanfattning... 3 Bakgrund... 4 Funktionell kravställning... 4 Uppdrag och metod... 5 Resultat... 5 Kravuppfyllelse - delrapport... 5 Frågeställningar/förbättringsområden... 6 Fortsatt arbete... 6
3 Sammanfattning Fördelen med Lync är: att Lync finns på samtliga datorer inom VGR efter GIT-ning då man får Windows 7 och Lync 2013. att sjukhuset bjuder in kommun. Kommun och primärvård behöver endast köpa in kamera och eventuellt headset (kostnad ca 740 kr) samt eventuellt större bildskärm (kostnad ca 5 000 kr) då de kan ansluta genom att ladda ner webbapp. Grupperna anser att det är en möjlig väg att använda Lync vid samordnad vård- och omsorgsplanering men vi har inte löst/testat den tekniska utrustningen tillräckligt samt frågor som exempelvis funktionsbehörighet, användarvänligheten m.m. behöver ytterligare utredas.
4 Bakgrund Samordnad vård- och omsorgsplanering sker för patient som efter utskrivning från sjukhuset har behov av insatser från kommun och/eller primärvård. Det är viktigt att den samordnade vård- och omsorgsplaneringen säkerställer informationsöverföringen mellan de olika vårdoch omsorgsgivarna dels ur patientsäkerhetssynpunkt med patientens behov i centrum och dels så effektivt som möjligt ur de olika organisationernas perspektiv. Den samordnade vårdoch omsorgsplaneringen kan ske som direktmöte, per telefon eller som distansmöten (videomöte). Styrgrupp IT i Väst (SITIV) beslutade 2013-04-25 att utreda möjligheten av distansmöten för samordnad vård- och omsorgsplanering inom Västra Götaland (VG). Arbetet delades upp i två arbetsgrupper dels arbetsgrupp Verksamhet och dels arbetsgrupp IT. Sammankallande för respektive grupp avrapporterade arbetet vid SITIV:s möte 2014-02-04. Funktionell kravställning Samordnad vårdplanering med olika huvudmän på distans ställer ett antal funktionella krav. Bildkvalitet Ljudkvalitet Användarvänligt Funktions inlogg Bildkvalitén skall vara god och gå att skala upp till min 42 bildskärm. Då flera personer kan delta från en plats krävs det god kvalitet på mikrofon och högtalare för att alla deltagare skall kunna ta del av mötet. Lösningen måste vara enkel att hantera då den tekniska kompetensen varierar bland de som skall nyttja funktionen. Ett minimum av moment för att skapa en konferens eller delta skall eftersträvas. Inloggning skall kunna ske via ett gemensamhetskonto för exempelvis en vårdavdelning. Stabil uppkoppling Lösningen måste kunna hålla en stabil uppkoppling utan fördröjningar med effekt på bild och ljudkvalitet. Webbaserad Säkerhet För att kunna etablera funktionen brett bland regionens 49 kommuner så krävs det att lösningen inte kräver speciell hård- eller mjukvara annat än standardiserade program exv. webbläsare. Kommunikationen skall vara krypterad end to end. Journalföring Dokumentation skall kunna ske i journal utan att den riskerar att synas för personal från kommun som ej har behörighet. Viktigt att journalföring inte stör mötet.
5 Uppdrag och metod Då Lync är etablerat som Västra Götalandsregionens (VGR) standardtjänst för distansmöten och tjänsten är mycket brett införd i VGR beslutade SITIV:s ledningsgrupp att den primära lösningshypotesen är Lync. Arbetsgrupperna fick därför ett nytt uppdrag; - att testa om Lync kan användas vid Samordnad vård- och omsorgsplanering. Arbetsgrupperna är eniga om att det är viktigt inga avkall på krav ska göras utan befintlig kravställning skall matchas mot Lync. För uppdraget att testa Lync inköptes två kameror av typen Logitech BCC950. Utrustningen har testats i NU-sjukvården och på Sahlgrenska universitetssjukhuset (SU) Östra sjukhuset där man sedan tidigare har erfarenhet av distansmöten för samordnad vård-och omsorgsplanering via Cisco. Testerna med Lync har skett utan patientmedverkan men mellan sjukhus - kommun och sjukhus-sjukhus. Resultat Den inköpta kameran Logitech BCC950 har testats vid ett flertal tillfällen på SU/Östra sjukhuset. De problem som har framkommit är att kamerans bildfrekvens påverkas av lysrören. Detta innebär störningar i bilden som krackelerar. Andra kameror har också testats bl.a. Microsoft Life CAM Studio Vid ett tillfälle testades uppkoppling via Jabber med samma utrustning och i samma lokal. Störningar upplevdes något mindre med anslutning via Jabber än via Lync. Inom NU-sjukvården har också gjorts tester men här har man inte upplevt några störningar pga. lysrören. Test, med uppkoppling via Lync och den inköpta kameran, har även gjorts med Habilitering och Hälsa och fungerat bra. Tester har inte gjorts med patient och framförallt inte patient i säng. Det har inte testats med fler än två personer på varjesida. Kravuppfyllelse - delrapport Bildkvalitet Acceptabel. Dock noterades att det kan finnas problem kopplat till vissa typer av lysrör som gör att bilden flimrar. Ljudkvalitet Användarvänligt Stabil uppkoppling Acceptabelt Tveksamt Idag saknas Quality of Services (QoS) för Lync, vilket kan påverka resultaten.
6 Webbaserad Lync webbapp är anpassat för de vanligast förekommande operativ / webbläsare. Säkerhet Kommunikationen är krypterad. Journalföring Kräver sannolikt att detta hanteras på separat dator. Journalföringen på separat dator får inte störa mötet. Frågeställningar/förbättringsområden Mer användarvänlig uppkoppling behövs. Det krävs en extra dator för journalläsning vid uppkoppling via Lync pga. sekretess då patientjournal inte får delges kommunens biståndshandläggare. Behörighetsfrågan måste lösas. Ej ha individuell uppkoppling utan funktionell uppkoppling. Detta önskemål finns även från ambulansen att koppla upp sig till akutmottagningen. Även Habilitering och Hälsa har framfört detta önskemål. Med tanke på att flerpartslicensen ska behörighets styras i fortsättningen samt kostnad per licens på 430 kr/år måste detta lösas. Lync-miljön har inte varit färdigställd men ny server är på gång/är installerad Quality Services, dvs. kvaliteten på bandbredden, måste vara samma behov för Lync så att ljudet/bilden inte hackar. Krav på datorns programvara måste specificeras ex Windows 7. Lync mer lättstörd än Jabber? Närhälsan har inte Windows 7 ännu och ljud och bild fungerar inte med XP och Lync 2013. Arbetet är tydligen försenat och blir klart under hösten 2014. Fortsatt arbete Arbetet behöver fortsätta för att få en korrekt uppkoppling genom att pröva annan utrustning. Grupperna har inte haft tillräcklig tid att testa olika utrustningar. Förfrågan har gått ut att kunna låna utrustning för att testa exempelvis Vaddio (kostnad 22 000 kr), Logitech CC3000E Conference Camera HD-video (kostnad 6 499 kr). Vem som tar eventuella kostnader för inköp/hyra av utrustning? Finns det någon budget för ett eventuellt breddinförande? Om eventuellt projekt ska göras med samordnad vård- och omsorgsplanering via Lync, bör resurs i form av kompetent tekniker finnas tillgänglig för att säkerställa funktionaliteten. Utarbeta olika rekommendationer för olika typer av möten ex stort konferensrum, litet konferensrum och mellan enskilda personer? Utarbeta eventuella lathundar.