PROTOKOLL 4/

1 Församlingsrådet PROTOKOLL 4/2015 7.4.2015 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 44 DET EKONOMISKA LÄGET I FÖRSAMLINGEN/BETÄNKANDE AV ARBETSGRUPP 45 FASTSTÄLLANDE AV AVGIFTERNA FÖR FÖRSAMLINGENS DAGKLUBBAR 46 FASTSTÄLLANDE AV AVGIFTERNA FÖR FÖRSAMLINGENS SKRIFTSKOLOR 47 FASTSTÄLLANDE AV AVGIFTERNA FÖR FÖRSAMLINGENS RETREATER 48 BEREDSKAPSPLAN FÖR ESBO SVENSKA FÖRSAMLING 49 ANSTÄLLANDE AV ANITA AHTIAINEN SOM SKRIFTSKOLPRÄST 50 REPRESENTANT PÅ KRAN:S VÅRMÖTE 20.4.2015 51 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING 52 KYRKOHERDENS FRIDAGSPLAN FÖR PERIODEN MAJ-SEPTEMBER 2015 53 ANMÄLNINGSÄRENDEN 54 FÖRTROENDEFORUM 9.5.2015 55 BESLUT OM JUBILEUMSKAFFE 26.7.2015 Sida

2 Församlingsrådet PROTOKOLL 4 / 2015 Tid 7.4.2015 kl. 18.30 19.45 Plats Församlingens ämbetshus, Kyrkogatan 10, rum 307, tredje våningen Närvarande Rönnberg, Roger Björkstén, Pehr-Johan Holm, Tanja Juslin-Sandin, Heidi Kujala, Tiina Kusénius, Thea Lassus, Jannika Nygård, Hannele Storås, Roger Träskbacka, Pirkko Vuoristo, Camilla Blomberg, Anders Malmström, Marina Sandholm, Ditte Lejonqvist-Jurvanen, Nina ordförande suppleant suppleant suppleant sekreterare Frånvarande Alameri, Cecilia Olsen Nyberg, Annika Paul, Heidi Rosenberg-Wikström, Solveig MÖTETS ÖPPNANDE, LAGLIGHET OCH KONSTATERANDE AV BESLUTFÖRHETEN Ordföranden öppnade mötet och konstaterade att mötet hade sammankallats 1.4.2015 och att tio ordinarie medlemmar och tre suppleanter var närvarande. Det konstaterades att mötet var lagligt sammankallat och beslutfört. Roger Rönnberg höll inledningsandakt.

3 Före mötet presenterade informatör Sheila Liljeberg-Elgert församlingens hemsidor. GODKÄNNANDE AV MÖTETS AGENDA Föredragningslista nr 4 / 2015 jämte bilagor hade sänts till medlemmarna och på mötet utdelades en tilläggslista. Två ärenden drogs bort från föredragningslistan: nr 8 (Meddelande om avsked/majvi Andersson-Sjögren) och nr 9 (Beslut om att ledigförklara tjänsten som ledande diakoniarbetare). På mötet upptogs dessutom ett extra ärende till behandling. Mötets agenda godkändes efter dessa förändringar. VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Till protokolljusterare valdes Tiina Kujala och Hannele Nygård.

4 44 DET EKONOMISKA LÄGET I FÖRSAMLINGEN/BETÄNKANDE AV ARBETSGRUPP Församlingsrådet förde på sitt förra möte en remissdiskussion om det betänkande den av församlingsrådet 2.12.2014 tillsatta arbetsguppen inkommit med. Gruppen hade som uppgift att bereda och inleda en värdediskussion och göra förslag till prioriteringar i verksamheten. Medlemmar var församlingsrådsmedlemmen Thea Kusénius, kyrkofullmäktigemedlem Bror Träskbacka och kyrkoherde Roger Rönnberg. Församlingsrådet beslöt att begära personalens utlåtande till detta möte. De utlåtanden som inkom finns sammanaställda i bilagan liksom arbetsgruppens kommentarer. BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Betänkande av arbetsgrupp B. Anställdas utlåtanden i sammandrag, med kommentarer Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet: a) godkänner arbetsgruppens betänkande om det ekonomsiska läget kompletterat med ett tillägg i punkt 2.3.7 om att antalet barnledarbefattningar till 100 % är åtta till antalet b) antecknar de anställdas utlåtanden för kännedom c) att betänkandet ligger som grund vid uppgörandet av församlingens budget och verksamhetsplan under de närmaste åren d) tar initiativ till en värdediskussion om kyrkans uppgift. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna beslutsförslaget. 45 FASTSTÄLLANDE AV AVGIFTERNA FÖR FÖRSAMLINGENS DAGKLUBBAR Enligt den förvaltningsmodell som trädde i kraft vid årsskiftet i Esbo församlingar flyttar rätten att besluta om avgifterna för församlingarnas dagklubbar från gemensamma kyrkofulllmäktige till de enskilda församlingsråden. Församlingarnas kyrkoherdar har diskuterat avgifterna och

5 föreslår flera förändringar jämfört med nuvarande läge. De föreslår att avgifterna höjs, att man går in för terminsavgifter istället för skilda avgifter för höst och vår, att syskonrabatten sänks från 50 % till 25 %, att man går in för att debitera en högre avgift då familjen inte hör till kyrkan och slutligen att man upphör att returnera avgiften då barnet slutar i klubben under terminen. De tidigare avgifterna var följande (samma oberoende av kyrkotillhörighet): Klubb 3 x 3 timmar/vecka 2 x 3 timmar/vecka 1 x 3 timmar/vecka 3 x 2 timmar/vecka 2 x 2 timmar/vecka 1 x 2 timmar/vecka 1 x 1½ timmar/vecka Hösttermin 16 veckor euro Vårtermin 20 veckor euro 63,00 78,00 41,00 52,00 21,00 26,00 44,00 56,00 30,00 37,00 15,00 19,00 11,00 15,00 Kyrkoherdarna föreslår följande avgifter från och med höstterminen 2015. För medlemmar: Klubb Terminsavgift euro 3 x 3 timmar/vecka 100 2 x 3 timmar/vecka 67 1 x 3 timmar/vecka 34 3 x 2 timmar/vecka 67 2 x 2 timmar/vecka 45 1 x 2 timmar/vecka 23

6 För icke-medlemmar: Klubb Terminsavgift euro 3 x 3 timmar/vecka 120 2 x 3 timmar/vecka 80 1 x 3 timmar/vecka 40 3 x 2 timmar/vecka 80 2 x 2 timmar/vecka 53 1 x 2 timmar/vecka 27 Motiveringen till förhöjningen är att avgifterna för tillfället är låga jämfört med t.ex. med Esbo stads klubbavgifter och att det är möjligt att av diakonala skäl få befrielse. Att gå in för olika avgifter beroende på kyrkotillhörighet försätter barnen i en ojämlik ställning men kan samtidigt förstärka församlingstillhörigheten hos medlemmarna. Att avgiften inte returneras om ett barn slutar mitt under terminen kan väcka missnöje men gör verksamheten klarare och följer praxisen visavi motsvarande klubbar på annat håll. Dessutom ger man vid terminens början möjlighet att under två veckors tid pröva på verksamheten utan att någon faktura sänds ut. Barnkonsekvensanalys: Dagklubbsavgifterna är mycket låga jämfört med stadens motsvarande verksamhet och jämfört med dagvård. I den enkät som Esbo svenska församling gjorde i fjol gällande barnverksamheten kom det fram att många föräldrar ansåg att priserna kan höjas. Samtidigt är det viktigt att ge ut information om hur man kan ansöka om befrielse. Högre avgift för dem som inte tillhör kyrkan är en gest gentemot medlemmarna. Likväl är det viktigt att församlingen tar emot även barn som inte hör till kyrkan. I teorin prioriteras medlemmarna vid anmälningen men i praktiken har härtills alla intresserade rymts med. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet:

7 a) godkänner kyrkoherdarnas ovannämnda förslag till dagklubbsavgifter från hösterminen 2015 b) att syskonrabatten är 25 % c) upphöra med att returnera avgiften om barnet slutar i klubben under terminen Församlingsrådet beslöt enhälligt angående församlingens dagklubbsavgifter från höstterminen 2015: a) fastslå följande terminsavgifter För medlemmar: Klubb Terminsavgift euro 3 x 3 timmar/vecka 100 2 x 3 timmar/vecka 67 1 x 3 timmar/vecka 34 3 x 2 timmar/vecka 67 2 x 2 timmar/vecka 45 1 x 2 timmar/vecka 23 För icke-medlemmar: Klubb euro 3 x 3 timmar/vecka 120 2 x 3 timmar/vecka 80 1 x 3 timmar/vecka 40 3 x 2 timmar/vecka 80 2 x 2 timmar/vecka 53 1x 2 timmar/vecka 27

8 b) att syskonrabatten är 25 % c) att församlingen upphör att returnera avgiften om barnet slutar i klubben under terminen. 46 FASTSTÄLLANDE AV AVGIFTERNA FÖR FÖRSAMLINGENS SKRIFTSKOLOR Avgifterna för församlingens skriftskolor har varit desamma i två års tid och är för närvarande: 160 euro för vanlig lägerskriftskola, 220 euro för en specialskriftskola, 140 euro för påskskriftskolan och 60 euro för en cityskriftskola. I priset ingår kost, logi och material. Till skillnad från dagklubbsavgifterna har det redan tidigare hört de enskilda församlingarna till att besluta om dessa avgifter och nu föreslår kyrkoherdarna gemensamt en måttlig förhöjning p.g.a. den allmänt högre kostnadsnivån. Avgifterna föreslås bli från år 2016: 170 euro för vanlig lägerskriftskola, 240 euro för en specialskriftskola, 150 euro för påskskriftskolan och 70 euro för cityskriftskola. Barnkonsekvensanalys: Förhöjningen är mycket måttlig och priset är lågt om man jämför läger som ordnas av andra producenter. Som tidigare finns det möjlighet att av diakonala skäl få befrielse från avgiften. Blanketten med vilken man ansöker om befrielse skickas ut till alla i samband med bekräftelsen av anmälan. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet fastställer följande avgifter för församlingens skriftskolor från år 2016: - vanlig lägerskriftskola 170 euro - specialskriftskola 240 euro - påskskriftskola 150 euro - cityskriftskola 70 euro. Församlingrådet beslöt enhälligt godkänna beslutsförslaget. 47 FASTSTÄLLANDE AV AVGIFTERNA FÖR FÖRSAMLINGENS RETREATER Församlingens kyrkoherdar föreslår att församlingarna i Esbo går in för en gemensam linje vad gäller avgifterna för församlingarnas retreater och föreslår att avgiften blir 90 euro för Esbobor och 140 euro för övriga. De nuvarande avgifterna är 75 respektive 120. En retreat pågår två dygn, från

9 fredag eftermiddag till söndag eftermiddag. I Esbo svenska församling har kyrkoherden tidigare fattat beslut om retreatavgifterna. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet fastställer att avgiften för församlingens retreater är 90 euro för Esbobor och 140 euro för övriga. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna beslutsförslaget. 48 BEREDSKAPSPLAN FÖR ESBO SVENSKA FÖRSAMLING Församlingarna är skyldiga att under alla förhållanden sköta sina grundläggande uppgifter. För att klara av detta ska varje församling ha en gällande beredskapsplan för störningssituationer och undantagsförhållanden i samhället. Församlingens informatör Sheila Liljeberg-Elgert har gjort vissa uppdateringar i Esbo svenska församlings plan som nu tilldelas församlingsrådet för kännedom. Församlingsrådet får senare i år ta ställning till en reviderad plan i enlighet med förnyade direktiv godkända av kyrkostyrelsen. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet antecknar församlingens beredskapsplan för kännedom. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna beslutförslaget. 49 ANSTÄLLANDE AV ANITA AHTIAINEN SOM SKRIFTSKOLPRÄST Församlingens plan för konfirmandarbetet för i år är uppgjord utgående från att församlingen anställer en extra präst för ett skriftskolläger. Anställningen gäller tiden 11.1.2015, 14-15.3.2015 och 11-24.6.2015 (intjänade lediga dagar inräknade). Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet anställer pastor Anita Ahtiainen för uppdraget. I församlingens budget finns anslag för ändamålet.

10 Behandling: Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet anställer Anita Ahtiainen som skriftskolpräst för tiden 11.1.2015, 14-15.3.2015 och 11-24.6.2015 Konstaterades att frågan har konsekvenser för barn i den meningen att ifall ingen anställds för skriftskolklägret vore konsekvenserna negativa. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna beslutförslaget. 50 REPRESENTANT PÅ KRAN:S VÅRMÖTE 20.4.2015 Föreningen KRAN rf (Kristliga blåbandsförbundet för rehabiliteringsarbete bland alkohol- och narkotikamissbrukare i Svenskfinland) kallar sina medlemmar till vårmöte 20.4.2015 i Vasa. Kyrkoherden föreslår att församlingen denna gång inte sänder någon representant med hänvisning till att resan till möteplatsen skulle ta oproportioneligt lång tid med tanke på den tid som är reserverat för mötet i Vasa. Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet inte sänder någon representant till KRAN:s möte 20.4.2015. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna beslutsförslaget. 50 EKONOMISK RAPPORT FÖR ÅR 2014 Det slutliga ekonomiska förverkligandet för Esbo svenska församling för i fjol finns nu att tillgå och tilldelas här församlingsrådet i sammandrag. Slutsumman för Esbo svenska församlings budget var 2 424 800 euro (toimintakulut, ungefär mitten på sid 1 i utdelad rapport). De totala utgifterna

11 var 2 314 823 euro, vilket betyder en användningsgrad på 95 % eller med andra ord att 109 977 euro blev oanvänt. Verksamheten inbringade 286 478 euro i inkomster d.v.s. 51 478 euro, eller 22 % mer mindre än budgeterat (toimintatuotot första raden på sid 1). Verksamhetsbidraget (toimintakate s. 4) d.v.s. det anslag församlingen erhöll av samfälligheten var 2 189 800. Förverkligandet vad gäller verksamhetsbidraget erhålls genom att subtrahera inkomsterna från de totala utgifterna (2 314 823 minus 286 478) och stannar på 2 028 345 euro. Verksamhetsbidraget visar sålunda ett plus på 161 455 eller en användningsgrad på 93 %. Församlingen erhöll i många fall mer inkomster än vad budgeterats t.ex. för läger (konto 3190), utfärder (3191) och klubbar (3200). Dessutom hade man inte alls budgeterat för de stöd församlingen får tack vara systemet med läroavtal (3710, på det kontot finns också felaktigt en summa på över 40 000 som hör hemma i 3010). Inbesparingarna kan till stor del förklaras med att en del tjänster var obesatta en tid, innehades av obehöriga anställda eller anställda på deltid. Av verksamhetsutgifterna kan nämnas kontot 4331 på vilket blev en inbesparing på 11 247 p.g.a. lägre telefonkostnader. BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Ekonomisk rapport för år 2014 Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet antecknar för kännedom det ekonomiska förverkligandet för år 2014. Församlingsrådet antecknade det ekonomiska förverkligandet för kännedom och riktade ett tack till de anställda för att det positiva resultatet. 51 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Kyrkoherdens beslut

12 Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet antecknar för kännedom kyrkoherdens beslut nr 23-34/ 2015. Församlingsrådet antecknade ärendet för kännedom. 52 KYRKOHERDENS FRIDAGSPLAN FÖR PERIODEN MAJ-SEPTEMBER 2015 BILAGA TILL FÖREDRAGNINGEN A. Plan för tjänstefri tid maj september 2015 Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet antecknar för kännedom kyrkoherdens fridagsplan för perioden maj-september 2015. Församlingsrådet antecknade ärendet för kännedom. 53 ANMÄLNINGSÄRENDEN Församlingsrådet antecknade för kännedom följande ärenden: a) Stiftsfullmäktige i Borgå stift sammanträder 28.5. 2015 i Tammerfors. Bland andra har även församlingsråden rätt att framlägga initiativ till stiftsfullmäkte. Initiativen skall sändas till domkapitlet i skriftlig form senast sex veckor före sammanträdet. b) Rapport från Nuckö församling 54 FÖRTROENDEFORUM 9.5.2015 Församlingsförbundet rf ordnar en inspirationsdag, ett förtroendeforum för församlingarnas förtroendevalda lördagen den 9 maj 2015. Dagen genomförs som en kryssning till Tallinn och den riktar sig till förtroendevalda i Domprosteriet, Helsingfors prosteri, Mellersta Nylands prosteri och Raseborgs prosteri. Deltagaravgiften för dagen är 68 per person och innehåller resan, program, kaffe med smörgås och middag.

13 Kyrkoherden föreslår att församlingsrådet besluter att församlingen bekostar deltagandet i Församlingsförbundets förtroendeforum 9.5.2015. Församlingsrådet beslöt enhälligt godkänna beslutsförslaget. 55 BESLUT OM JUBILEUMSKAFFE 26.7.2015 Behandling: Kyrkoherde Roger Rönnberg riktade till församlingsrådet en anhållan om att församlingen står för kostnaderna för ett öppet jubileumskaffe 26.7.2015 med anledning av hans 60- årsdag. Kaffet ordnas i Esbo domkyrkas församlingsgård efter gudstjänsten i domkyrkan. Vice ordförande Thea Kusénius ledde ordet under denna punkt. Församlingsrådet beslöt enhälligt att församlingen bjuder på jubileumskaffe 26.7.2015 med anledning av kyrkoherdens 60-årsdag.

14 Avslutningsandakten hölls av Roger Rönnberg Ordförande Roger Rönnberg avslutade mötet kl. 19.45. Roger Rönnberg Thea Kusénius ordförande ordförande under 55 Nina Lejonqvist-Jurvanen sekreterare Protokollet har justerats och godkänts samt konstaterats överensstämma med mötets förlopp och med där fattade beslut. 2015. Tiina Kujala Hannele Nygård