Nämnden för Trafik, Miljö och Service Diarienummer: 14OLL2068 Särskilt yttrande Vi i Alliansen stödjer försöket med ett lågtrafikkort även om vi har uppfattningen att antalet som köper detta kort inte kommer bli stort. Vi ser fram mot en utvärdering under 2015. Vi skulle dock hellre sett ett försök med lägre taxor under de tidsperioder då länstrafiken har en låg nyttjandegrad. Det hade låtit sällanresenärer som skulle vara målgruppen för detta kort SAMT rabattkortsresenärer anledning att åka vid dessa tidpunkter. Vi tror att framför allt rabattkortsresenärerna skulle byta beteende och att vi därmed skulle underlätta i högtrafik. På så sätt skulle vi såväl öka nyttjandegraden under lågtrafik, minska den vid högtrafik och locka nya resenärer. Örebro 2014 04 23 För Moderaterna För Folkpartiet För Centerpartiet För Kristdemokraterna Ewa Unevik Erik Johansson Lars Göran Zetterlund Bo Rudolfsson

Handlingsplan Grön IT Örebro Läns Landsting Sammanställd av Gert Roos, Områdeschef LandstingsIT 2014-03-25 1

Innehållsförteckning Förord... 3 Grön IT vad är det?... 3 Insatsområden... 3 Insatsområde 1: Anskaffning... 4 Insatsområde 2: Drift och användning... 6 2.1 Drift... 6 2.1.1 Serverkonsolidering... 6 2.1.2 Datahallar... 8 2.1.3 Datalagring... 9 2.1.4 Klientdatorer... 10 2.1.5 Skrivare och Utskrifter... 12 2.2 Användning i verksamheten... 13 2.2.1 Energistyrsystem i fastigheter... 13 2.2.2 Digital dokumenthantering... 13 2.2.3 Distanssupport... 14 2.2.4 Hem- och distansarbete... 14 2.2.5 Interaktiv miljöutbildning... 15 2.2.6 Transportoptimering... 15 2.2.7 Informationsmaterial om hur slutanvändare kan påverka miljön genom val och aktiviteter i vardagen... 16 Insatsområde 3: Resor och möten...17 3.1 Videokonferens från konferensrum... 17 3.2 Videokonferens från arbetsplats... 17 3.3 Telefonkonferens... 17 Sammanfattning av Handlingsplan för Grön IT... 19 2

Förord Landstingsfullmäktige beslutade den 28 februari 2012 att anta ett Miljö- och Hållbarhetsprogram för åren 2012-2015. Genom Miljö- och Hållbarhetsprogrammet bidrar landstinget till att hantera globala och nationella problem och ambitionen är att medarbetare på sin arbetsplats ska förstå, kunna kommunicera och arbeta med utmaningar inom miljöområdet. Ambitionen som har väglett arbetet med Miljö- och Hållbarhetsprogrammet är att Örebro läns landsting ska vara ledande i Sverige när det gäller miljöarbete. Programmet sätter tydliga klimatmål för den samlade verksamheten. Landstingets totala utsläpp av koldioxid uppgick 2010 till 55 000 ton. Målet är att fram till 2015 minska utsläppen med 30 % till 37 000 ton. För att nå det målet planeras en mängd olika åtgärder som energibesparingar, insamling av lustgas, ny vindkraft, mer förnybara drivmedel, mer klimatanpassad kost osv. (Utdrag ur Miljö och Hållbarhetsprogram 2012-2015) En viktig komponent i ÖLLs miljöarbete är s k Grön IT och därför har Nämnden för Trafik, Miljö och Service gett LandstingsIT uppdraget att Ta fram och genomföra en handlingsplan för Grön IT (Överenskommelse 17: 2013) Grön IT vad är det? Grön IT har blivit ett samlingsbegrepp för de åtgärder som syftar till minskad miljöbelastning med hjälp av IT. Grön IT handlar dels om att använda informationsteknik för att minska den egna organisationens miljöpåverkan inom de verksamhetsområden som IT stödjer eller kan stödja, dels om att minska energiförbrukning och miljöpåverkan för IT- verksamheten i sig själv. De riktigt stora miljövinsterna handlar således inte bara om hur IT-verksamheten kan spara energi utan om hur den kan bidra till att sänka landstingets totala miljöbelastning. Handlingsplan för Grön IT ska göra det enklare för landstinget att arbeta med mer miljöanpassade IT-lösningar både inom IT och i den normala verksamheten - med det övergripande målet att minska landstingets miljöbelastning samtidigt som vi sparar pengar. Insatsområden Handlingsplanen omfattar tre olika insatsområden där landstinget bedöms ha stor möjlighet att påverka. För varje insatsområde har ett antal aktiviteter/åtgärder definierats; 1. Anskaffning, som innefattar både upphandling, avrop samt till viss del även övriga inköp av IT-produkter och IT-tjänster, med målet att andelen anskaffningar med miljökrav inom ITområdet bör öka. 2. Drift och användning av IT i ÖLLs egen verksamhet, med målet att energianvändningen bör minska 3. Möten och resor där IT är ett effektivt verktyg för res-fria möten med målet är att öka andelen res-fria möten. 3

Insatsområde 1: Anskaffning Mål: Andelen anskaffningar med miljökrav på IT-området bör öka Miljöanpassad upphandling är ett kraftfullt verktyg för en mera hållbar produktion och konsumtion. Redan idag ställs miljökrav i våra upphandlingar och ramavtal, men det finns ändå en stor potential om man skulle avropa de bästa miljöalternativen så långt det är möjligt och ekonomiskt försvarbart. Nuläge inom ÖLL: Redan i dagsläget ställer ÖLL en hel del miljökrav i samband med anskaffningar När det gäller upphandlingar av system (programvara) brukar krav ställas på leverantörens egna miljöarbete, ej på själva objektet. Vid upphandling av IT-infrastruktur används normalt olika typer av ramavtal t ex från Kammarkollegiet eller SKL Kommentus, där ett antal miljökrav finns listade, varför vi normalt sett inte ställer några specifika krav enkom för ÖLL. Miljökraven är i förekommande fall ställda i ramavtalsupphandlingen. T ex i Kammarkollegiets upphandling av "Servrar, lagring och närliggande produkter och tjänster" ställdes miljökrav kring följande: - producentansvar för elektriska och elektroniska produkter - producentansvar för batterier - farliga ämnen (RoHS-direktivet) - producentansvar förpackningar - etiska krav: grundläggande rättigheter för arbetstagare Vid upphandling av kopiatorer respektive skrivare som landstinget har genomfört i egen regi har följande miljökrav ställts: - Farliga ämnen (RoHS-direktivet) - Tonerpulver skall inte vara klassificerade som miljöfarliga eller giftiga, hälsovådliga - Energikrav (Produkten skall uppfylla de senaste gällande energisparkraven enligt ENERGY STAR ) - Ljudkrav/ljudnivå - Återvunnet material bör användas till plastdetaljer som höljen etc Handlingsplan: Undersöka vilka miljökrav vår nuvarande park av klientdatorer och skärmar uppfyller för att ha ett utgångsläge och jämföra med de krav t ex TCO-development certifiering förordar. Klart i oktober 2014 (inför 2015) eftersom vi redan upphandlat årets behov av klienter i samband med Win 7 utrullningen. Vidareutveckla inköpsrutinen för IT genom att definiera fler kriterier för hållbar upphandling och överväga att kräva certifiering från TCO-development eller motsvarande för klientdatorer samt skärmar och skrivare. 4

Utbilda IT-upphandlande personal i miljöanpassad upphandling Anskaffa miljöbästa alternativ inom IT så långt det är möjligt och ekonomiskt försvarbart Följa upp anskaffning av IT ur miljösynpunkt Överväga införande av ledningssystem för hållbar IT enligt SS 89 54 00 (ny standard som håller på att utvecklas men som fortfarande är på remiss) 5

Insatsområde 2: Drift och användning Mål: Energianvändningen i IT-verksamheten bör minska IT har potential att effektivisera verksamheter vilket också kan ge en minskning av resursförbrukning och miljöpåverkan. Samtidigt ger användning och drift av IT-produkter och -system upphov till en negativ miljöpåverkan i form av energianvändning, kemikalieanvändning och genererande av transporter och avfall. Det finns möjlighet att spara energi genom att optimera design och utrustning samt genom att åstadkomma en effektivare drift och användning av IT. 2.1 Drift Det finns många olika åtgärder och lösningar som kan genomföras för miljöförbättringar av IT-driften, t ex virtualisering av servar, konsolidering av datahallar, återanvändande av värme från serverhallar, bladservrar, deduplicering (undvika att lagra samma information på flera ställen)osv. För att energieffektivisera en datahall bör man i första hand överväga virtualisering och att använda moderna servrar, s k bladservrar, som tillsammans medför väsentligen färre antal fysiska servrar, vilket i sin tur minskar energiförbrukningen och kylbehovet. 2.1.1 Serverkonsolidering 1. Virtualisering av servrar Virtualisering av servrar är en teknik för att fördela och bättre utnyttja serverkraften i en fysisk server, genom att köra upp till ett tiotal logiska servrar på samma maskin. En server förbrukar ungefär lika mycket el och producerar lika mycket värme oavsett om den används till 10 eller 100 procent. En maximalt utnyttjad fysisk server ger en energibesparing på nästan 90 procent. Virtualisering medför också väsentligen mindre kylbehov, eftersom man har färre fysiska servrar som producerar värme som måste kylas bort. 2. Bladservrar istället för standardservrar En s k bladserver är en modulär server, där man skalat bort ett antal komponenter för att spara utrymme och minimera energiförbrukningen, men som fortfarande är en fullt fungerande dator. Bladservern placeras i ett s k bladchassi som kan härbärgera flera bladservrar. Bladchassit tillhandahåller funktioner som el, kylning, nätverk mm samt styrning av hela bladsystemet. Med bladservrar kan man minska energiförbrukningen med 25-40%, även utan virtualisering. 3. Serverhotell Serverhotell är en lösning där flera applikationer eller tillämpningar delar resurser istället för att anskaffa dedicerade servrar. Vår policy är att använda server-hotell i så hög grad som möjligt i stället för egna servrar för att reducera antalet servrar och licenskostnader. 6

Nuläge inom ÖLL: Idag har vi totalt ca 200 stycken fysiska servrar, varav ca 125 stycken är bladservrar som finns i 14 st chassin. Totalt 12 stycken av bladservrarna utgör vår VM Ware-miljö (miljö för virtualisering av servrar), där vi totalt kör ca 550 stycken virtuella servrar. Detta betyder att av totalt ca 750 servrar är 550 virtuella och 200 fysiska, vilket innebär en virtualiseringsgrad på ca 73 % Vi använder server-virtualisering på alla förekommande operativsystem-plattformar. Inom Windows och Linux använder vi WM-Ware och inom Unix använder vi HP VM. Det går aldrig uppnå 100 % virtualiseringsgrad (av fysiska skäl). Vi har ett antal serverhotell inom både databas och web. Hotellen är realiserade med både fysiska och virtuella hotellservrar. Handlingsplan: LandstingsITs riktlinjer vid anskaffning av nya servrar eller när gamla servrar byts ut: Att i första hand etablera virtuell server. Om virtuell server inte är möjligt av någon orsak, t ex speciell utrustning på servern, extremt minnes- eller lagringsbehov osv. skall bladserver etableras. Om varken virtuell server eller bladserver kan etableras, skall i sista hand en rackmonterad standardserver etableras. Via vår prissättningsmodell styra verksamheten mot virtuella servrar genom att göra fysiska servrar väsentligen dyrare. Att uppnå en virtualiseringsgrad på 80 % år 2015 Att använda server-hotell i så hög grad som möjligt 7

2.1.2 Datahallar Nuläge inom ÖLL: I dagsläget har Örebro läns landsting två datahallar samt en backup-hall. De två datahallarna består av en primärhall i F-huset och en sekundärhall i O-huset. Båda dessa hallar är inrymda i utrymmen som från början inte var avsedda för detta ändamål, vilket försvårar användandet av ny modern datahallsteknologi fullt ut. För de befintliga hallarna följer vi landstingets gällande policy avseende el, kyla och ventilation. Beroende på platsbrist projekteras för närvarande en ny primärhall i det gamla Teknikhuset, och den befintliga primärhallen i F-huset planerar vi göra om till ny sekundärhall. Handlingsplan: Arbetet med ny datahall har inriktningen grön IT både vad gäller miljö och energiförbrukning där vi lutar oss mot den internationella standarden LEED (Leadership in Energy and Environmental Design), http://en.wikipedia.org/wiki/leadership_in_energy_and_environmental_design för att minimera energiförbrukning och miljöpåverkan så långt det är möjligt. Inhämta expertråd rörande Grön IT och datahallsbygge i samband med projekteringen av den nya datahallen, och tillämpa dessa så långt det går och är ekonomiskt försvarbart. 8

2.1.3 Datalagring Landstingen i Sverige har ett ständigt ökande behov av datalagring genom att allt mer information digitaliseras. Framför allt sker tillväxten genom att mängden digitala bilder med allt högre upplösning ökar snabbt. Vidare ställer krav på systemdrift 24h x 365d ofta krav på spegling av data mellan datahallar. Gamla journaler scannas, äldre system arkiveras elektroniskt. Inom lagringsteknik finns flera miljövänligare alternativ till traditionell lagring på disk t ex Solid Statediskar som inte har rörliga delar och är snabbare än vanlig disk. Nuläge inom ÖLL: Under 2013 kravställdes och upphandlades ett nytt modernt lagringssystem för ÖLLs behov de kommande åren. I samband med denna upphandling gjordes också en kvalificerad prognos för ÖLLs behov de kommande åren: År Antal TB Varav TB lagrat speglat 2013 310 150 2014 541 170 2015 695 224 2016 883 290 2017 1.141 384 2018 1.479 509 Som framgår av tabellen växer datamängderna snabbt över åren, och det nya system som upphandlades omfattar 4 olika typer av diskar, från långsamma för det data som sällan används till snabba för data som används ofta. Lösningen omfattar också ett antal teknologier som deduplicering, thin provisioning, thin reclamation osv som alla bidrar till att minska mängden fysisk hårddisk genom att optimera utnyttjande av respektive hårddisk. Detta betyder väsentliga besparingar både kostnadsmässigt och energimässigt efter som färre diskar krävs jämfört med traditionella lösningar. Lösningen innehåller också ett lager med SSD-diskar (Solid State Disc), som är väsentligen miljövänligare än traditionella diskar eftersom de saknar rörliga delar, är snabbare och har mindre formfaktor (2,5 ). SSD-disk på servar har ÖLL ännu inte börjat använda p g a kostnadsskäl. Handlingsplan: Fortsätta implementera den nya datalagringslösningen och ersätt den tidigare mindre energieffektiva lösningen senast 30/3 2014. 9

2.1.4 Klientdatorer Inom klientområdet finns utöver miljökrav i själva upphandlingen ett antal potentiella källor till energibesparing som t ex avstängning av datorer och skärmar när de inte används, energisparläge, byte till mera energieffektiva operativsystem osv. Det visar sig dock att vara en grannlaga uppgift i en hälso- och sjukvårdsverksamhet att införa vad som ter sig som uppenbara åtgärder. Nuläge inom ÖLL: Örebro läns landsting äger idag ca 11 000 klientdatorer, fördelat på ca 9 000 stationära PCs och ca 2000 laptops. Ungefär 4 000 klienter används inom administration och resterande inom hälsooch sjukvården. Avstängning av datorer och skärmar Landstinget har en publicerad riktlinje om avstängning av datorer och skärmar vid arbetets slut sedan ett par år, som fungerar bra inom administrationen, men som är svår att efterleva i hälso- och sjukvården eftersom de bedriver dygnet runt verksamhet. LandstingsIT har därför inte infört någon automatiserad avstängning, då det finns en stor mängd känsliga applikationer och tillämpningar där detta innebär en stor risk. Ansvaret vilar istället på resp avdelning/klinik att fatta beslut om hur man gör för att det ska fungera i verksamheten. I delar av vården har man analyserat hur lång tid det tar att starta datorerna vid början på ett arbetspass och har kommit fram till att det inte är ekonomiskt försvarbart att så mycket tid åtgår i ställtid innan personalen kan komma igång och börja jobba på sina datorer Energisparläge Samtliga klientdatorer som levereras ut har energisparlägen satta till minimum förbrukning, men kan påverkas av verksamheten med motsvarande argumentation som under avstängning ovan. Operativsystem ÖLL rullar under 2013 våren 2014 ut Windows 7 som standard operativsystem på samtliga klientdatorer. Officiella mätningar visar att Windows 7 är väsentligen mera energieffektivt jämfört med Windows XP och de volymer klienter vi har inom ÖLL leder till energibesparingar i miljonklassen. Utbytespolicy för klientdatorer I samband med tecknandet av ett nytt Microsoft-avtal för att kunna byta till Windows 7 och införandet av Office Pro ändrades också landstingets utbytespolicy för klienter. Tidigare var livslängden 4,25 år men höjdes till 4,75 år, vilket bromsar utbytestakten och påverkar antalet nya enheter per år. 10

Solid State diskar Solid State- diskar är lagringsmedia utan rörliga delar, vilket leder till minskad energiförbrukning. Denna typ av disk är fortfarande förhållandevis dyr, varför det kommer att dröja innan det finns på alla klienter. Nya stationära datorer som köps fr.o.m. december 2013 har hybriddiskar, dvs operativsystemet ligger på SSD, vilket gör dem snabbare att starta vilket över tid kan möjliggöra att fler vårdverksamheter kan tänkas stänga av sina datorer när de går hem. SSDdiskar är fortfarande dyra. Bärbara datorer har SSD sedan något år tillbaka. Policy för återvinning och avfallshantering Samtliga datorer som byts ut inom Örebro läns landsting skickas vidare för destruering av all information enligt DOD-standard (Department of Defense) och miljöcertifierad återvinning. De leverantörer som används förbinder sig att följa ÖLLs miljöpolicy. Handlingsplan: Genomföra kampanj för avstängning av klienter och skärmar - för att öka andelen som gör så - till oktober 2014. Titta på lösningar för automatiskt djupt viloläge/uppstart med klocka för att underlätta ovanstående. Se till att de klienter som levereras har optimerade energisparlägen från början. Intensifiera utrullningen av Windows 7/Office Pro till samtliga klientdatorer eftersom det är mera energieffektivt jämfört med Windows XP, och dessutom innehåller klient för videokonferens dvs res-fria möten (se nedan). Uppgraderingen skall vara genomförd till 90% maj månad 2014 (finns medicinskteknisk utrustning som ej kan uppgraderas och applikationer som inte är kompatibla med Windows 7). Bevaka prisutvecklingen på SSD-diskar och inför som standard när det är ekonomiskt försvarbart Fortsätta använda partners för miljöcertifierad återvinning, samt mäta andelen material som går till återvinning och återkomma med lämpliga indikatorer till det nya miljö- och hållbarhetsprogrammet under 2014. 11

2.1.5 Skrivare och Utskrifter Nuläge inom ÖLL: Skrivare I slutet av 2012 genomfördes en inventering av skrivarbeståndet inom ÖLL där det framkom att vi totalt sett har 3 333 utskriftsenheter. Av dessa är endast 989 enheter nätverksanslutna och resterande 2 344 enheter är lokalt anslutna via USB-port eller printerport. Antalet modeller uppgår till 309 st från totalt 26 st olika leverantörer, vilket medför en komplicerad hantering av toner och tonerkasetter. Landstinget har ännu inte infört printing on demand där man kan gå till valfri skrivare med kortläsare och därmed få ut sin utskrift. Skrivarna ägs i dagsläget inte av LandstingsIT utan vi fungerar bara som mellanhand, och varje område/avdelning/grupp ute i verksamheten finansierar sina egna inköp. Utskrifter Den totala utskriftsmängden under en månad uppgick till 1 928 154 sidor, vilket antyder över 20 miljoner utskrifter under ett år och ca 95 ton papper. En stor del av de utskrifter som görs är informationsmaterial, utbildningsmaterial, fakturor, enkäter till patienter, laboratoriesvar, läkemedelslistor till patienter, ren kopiering osv. Strax över häften av alla utskrifter sker på totalt 80 enheter, dvs stora centrala multifunktionskrivare, medan merparten av de lokalt anslutna skrivarna har väldigt små utskriftsvolymer. Här handlar det typiskt om skrivare hos t ex en läkare för att skriva ut läkemedelslistor till sina patienter, utan att behöva lämna rummet. Handlingsplan: Diskutera/inför förändrat ägarskap/huvudmannaskap för skrivare i likhet med de hyrpc vi har idag, vilket är en förutsättning för nedanstående åtgärder. Detta förutsätter också personell resursförstärkning inom LandstingsIT. Ta fram och implementera en Print rutin för att minska miljöpåverkan från skrivare (förslag finns redan för att skickas på remiss). Minska mängden utskrifter med 5% per år 2014 2016. Minimera antalet skrivartyper till maximalt 100 olika modeller 2016 Minska antalet skrivare totalt i Landstinget till färre än 3000 st 2016 Standardisera och effektivisera skrivarparken, rangera ut äldre skrivare med sämre miljöprestanda/ högre energiförbrukning genom att prisa ut dessa i prismodellen. 12

2.2 Användning i verksamheten Detta avsnitt beskriver ett antal områden där ÖLL aktivt använder IT i verksamheten för att förbättra olika processer och därmed också förbättra miljön. Digital dokumenthantering, olika typer av styrsystem för energi, transportoptimering osv. 2.2.1 Energistyrsystem i fastigheter Landstingsfastigheter tog fram en Handlingsplan Landstingsfastigheter Energi 2011-08-18, som man arbetar med kontinuerligt. Planen omfattar bl a energistyrsystem för byggnader och andra områden där IT används som hjälp för trimning av tekniska system och energioptimering. http://intra.orebroll.se/upload/lovs/dokument/internt_lovs/omrade_landstingsfastigheter/ha ndlingsplan%20energi%20landstings%20fastigheter%202005-2011.pdf?ie=0 2.2.2 Digital dokumenthantering Nuläge ÖLL: ÖLL använder idag en mängd olika system för digital dokumenthantering där nedanstående bara är ett axplock. Samtliga dessa system bidrar till att minska ÖLLs klimatpåverkan Platina diariesystem Heroma personal och lönesystem inkl reseräkningsmodul IoF Inköp och Fakturering Email Intranät Arkiv Casper digitalisera närarkiv R7e-arkiv lagring av utfasade IT-system Elektroniska lönebesked via Nordea. Samtliga anställda inom ÖLL kan få sitt lönebesked elektroniskt från Nordea, och sparar därmed både utskrift, papper och framför allt portokostnader. Invånartjänster som 1177, Mina Vårdkontakter remisser, provsvar, bokningar osv. där antalet invånartjänster kommer att öka de närmaste åren, och därmed minska flödet av brev till invånarna, och man istället får den information man behöver via nätet. Elektroniska fakturor, både att ta emot och att skicka Handlingsplan: Införa lösning för digitala handlingar för våra politiker som ersätter dagens papperslösning Pilot (startad) under våren 2014 och införande klart till nästa mandatperiod. Fortsätta öka andelen elektroniska mottagna fakturor från dagens 50% till 60% med hjälp av svefaktura senast 2015, och 75% senast 2017. Fortsätta arbetet med att kunna skicka elektroniska fakturor till externa kunder Igång med Tolkcentralens fakturor till Arbetsförmedlingen. Utredning pågår inom LoVS Ekonomi om nästa steg. 13

Starta arbete att kunna skicka samlingsfakturor ut till patient under 2014 Utredning pågår inom LoVS Ekonomi som är beroende av den nya Hälso- och sjukvårdsorganisationen. Öka medborgarnas kännedom om 1177 Vårdguiden från 64% 2012 (enligt www.vårdbarometern.nu Jämförande rapport tabell Q30) till 75% 2015 och 85% 2016. Öka kännedom om, samt möjliggöra tidbokningar via Mina Vårdkontakter (MVK) så att 40% av länsinnevånarna nyttjar tjänsterna under 2015, och att 60% av länsinnevånarna 2017 använder Mina Vårdkontakter (MVK) som första kontakt med hälso- och sjukvården inom Örebro Läns Landsting. Genomföra informationskampanj för att maximera antalet elektroniska lönebesked och minimera pappersförsändelser. Kampanjen pågår via lönebeskedet tills det att man registrerat sig för elektroniskt lönebesked. Idag har 13,2% E-lönespecifikation. (Se http://www.orebroll.se/e-lonespec) 2.2.3 Distanssupport Nuläge inom ÖLL: Ett flertal supportorganisationer inom ÖLL, t ex IT Support och Heroma-support använder idag support på distans, som möjliggör fjärrstyrning av en IT-användares dator. På detta vis får man snabb hjälp av en expert, utan att experten behöver resa/komma ut i verksamheten. http://intra.orebroll.se/templates/page 137094.aspx 2.2.4 Hem- och distansarbete Nuläge inom ÖLL: För att kunna arbeta hemifrån eller på distans erbjuder LandstingsIT flera alternativ. Distansarbetsplatsen som är en Citrix-baserad lösning med säker inloggning mha en så kallad RAS-dosa (Remote Access Service), ungefär som en dosa till Internetbanker), och som kan användas på valfri internetansluten dator. http://intra.orebroll.se/templates/page 133492.aspx AnyConnect är ett billigare alternativ för den som har en ÖLL-ägd bärbar dator, och införs nu successivt som standard på alla bärbara datorer. AnyConnect är ett VPN-program (Virtual Private Network) som automatiskt kopplar upp datorn via en krypterad tunnel mot ÖLL så fort den känner av ett nätverk med Internetkontakt. Autentiseringen sker bl.a. med certifikat på e- tjänstekortet vilket innebär att man behöver en e-tjänstekortläsare till datorn (numera 14

standard). Resultatet blir att man kan använda sin dator och de program man har installerade på samma sätt som om man satt på sin vanliga arbetsplats inom ÖLL. OfficeExtend (egen router) Ytterligare en möjlighet är en förkonfigurerad trådlös router som ansluts till Internet (med kabel), och som på likartat vis som ovan skapar ett säkert WLAN som om man satt på jobbet. Denna lösning kan användas t ex om man är flera personer som har ett möte externt, och behöver tillgång till ÖLL-nätet. Lösningen förutsätter en anslutning till Internet utan inloggning via web-sida. 2.2.5 Interaktiv miljöutbildning. Nuläge inom ÖLL: Inom ÖLL finns redan idag flera miljöutbildningar och ett enkelt sätta är att använda e-learning, där man direkt från sin dator kan skaffa sig grundläggande miljökunskap, när man vill, dygnet runt. http://intra.orebroll.se/templates/page 157611.aspx Handlingsplan: Samtliga anställda inom LandstingsIT skall ha genomgått den interaktiva miljöutbildningen under 2014 2.2.6 Transportoptimering Nuläge inom ÖLL: Inom transport och logistik finns ett antal energibesparande/optimerande tillämpningar på plats. Bilpoolsbokning som möjliggör samåkning med förslag från systemet. Länstrafiken har ett antal mobila tjänster inkluderande en reseplanerare för att underlätta utnyttjandet av den kollektiva trafiken. Såväl Transport- och Logistikavdelningen inom ÖLL som Länstrafiken bedriver mycket arbete för att optimera alla typer av transporter och logistik, så i Handlingsplan för Grön IT hänvisar vi till respektive organisation när det gäller transportoptimering. 15

2.2.7 Informationsmaterial om hur slutanvändare kan påverka miljön genom val och aktiviteter i vardagen Nuläge inom ÖLL: Redan 2010 tog Landstinget fram en checklista Vässa miljöarbetet (http://intra.orebroll.se/templates/page 157608.aspx) med 79 åtgärder för en bättre miljö, som omfattar ett antal åtgärder direkt kopplade till Grön IT, t ex att man ska stänga av datorn och skärmen när den inte används, att ha skrivare inställda på energisparläge, dubbelsidiga utskrifter osv. Handlingsplan: Ta fram enkel folder Grön IT i vardagen som omfattar ett antal miljöåtgärder/rekommendationer kring den egna IT-utrustningen. 16

Insatsområde 3: Resor och möten Mål: Andelen resfria möten bör öka Genom att möjliggöra resfria möten inom ÖLL, sparar vi både miljö och pengar. Vi har redan infört lösningar för Videokonferenser och Telefonkonferenser, som möjliggör effektivare arbete, minskade resekostnader, minskade restider, miljötänkande och bättre tillgänglighet. 3.1 Videokonferens från konferensrum Nuläge inom ÖLL: I dagsläget har vi en ganska väl utbyggd infrastruktur för resfria möten med totalt 34 konferensrum utrustade med videoutrustning. Mera information om vilka konferensrum och användande återfinns på intranätet http://intra.orebroll.se/templates/page 168730.aspx 3.2 Videokonferens från arbetsplats Nuläge inom ÖLL: MOVI När den enskilde användaren behöver kommunicera från sin arbetsplats, erbjuder LandstingsIT installation av en skrivbordslösning med kamera, headset och en klientprogramvara som heter MOVI. Denna lösning medför licenskostnad för den enskilde användaren. MOVI kommer under 2014 ersättas av Lync (se nedan). Mer information om vad man behöver, och hur man använder utrustningen återfinns på intranätet http://intra.orebroll.se/templates/page 139193.aspx Lync Vi har också en ny lösning på gång för videokonferens från den enskilda arbetsplatsen, där särskild licens för programvaran MOVI inte behövs. Produkten är Microsofts Lync, som ingår i det avtal ÖLL tecknat med Microsoft. Lync erbjuder förutom videokonferens också chat, och för närvarande jobbar vi med att koppla samman Lync-lösningen med de Cisco-Tandberg-lösningar vi har i våra konferensrum. Lync gör det möjligt att använda resfria möten från i princip alla klientdatorer i landstinget, och ett breddinförande är planerat 2014. 3.3 Telefonkonferens Nuläge inom ÖLL: Som alternativ till videomöten erbjuder Kundtjänst även alternativ i form av telefonkonferens och trepartsmöten kostnadsfritt. http://intra.orebroll.se/templates/page 139192.aspx 17

Handlingsplan: Tillse att alla vårdcentraler, kliniker och andra större arbetsplatser är utrustade med videokonferensutrustning för gruppdeltagande (d.v.s. i tillägg till de 34 rum som idag är utrustade enligt ovan) senast 2016. Finansieringsmodell måste diskuteras/beslutas liksom resursförstärkning på LandstingsIT rörande videoutrustning. Ta fram mätmetoder för att följa mängden möten (tid eller antal) som nyttjar utrustningen och sätt tydliga mål för 2016, både avseende grupprum och enskilda klienter. Klart under 2014. För videokonferens från egen arbetsplats behöver användaren i de flesta fall anskaffa kamera (gäller inte bärbara datorer som redan är utrustade) samt ett headset. Verksamheten beställer hos LandstingsIT. Underlätta användningen av resfria mötesalternativ genom att tillse att adressen till videokonferensen är känd och tillgänglig på samma vis som andra kontaktuppgifter inom ÖLL Anpassa support och hjälp efter kunskapsnivå och behov i organisationen Lathundar/instruktionsfilmer om mötesteknik och mötesform 18

Sammanfattning av Handlingsplan för Grön IT Insatsområde 1: Anskaffning Mål: Andelen anskaffningar med miljökrav på IT-området bör öka Undersöka vilka miljökrav vår nuvarande park av klientdatorer och skärmar uppfyller för att ha ett utgångsläge och jämföra med de krav t ex TCO-development certifiering förordar. Klart i oktober 2014 (inför 2015) eftersom vi redan upphandlat årets behov av klienter i samband med Win 7 utrullningen. Vidareutveckla inköpsrutinen för IT genom att definiera fler kriterier för hållbar upphandling och överväga att kräva certifiering från TCO-development eller motsvarande för klientdatorer samt skärmar och skrivare. Utbilda IT-upphandlande personal i miljöanpassad upphandling Anskaffa miljöbästa alternativ inom IT så långt det är möjligt och ekonomiskt försvarbart Följa upp anskaffning av IT ur miljösynpunkt Överväga införande av ledningssystem för hållbar IT enligt SS 89 54 00 (ny standard som håller på att utvecklas men som fortfarande är på remiss) 19

Insatsområde 2.1 : Drift Mål: Energianvändningen i IT-verksamheten bör minska LandstingsITs riktlinjer vid anskaffning av nya servrar eller när gamla servrar byts ut är att i första hand etablera virtuell server. Om virtuell server inte är möjligt av någon orsak, t ex speciell utrustning på servern, extremt minnes- eller lagringsbehov osv. skall bladserver etableras. Om varken virtuell server eller bladserver kan etableras, skall i sista hand en rackmonterad standardserver etableras. Via vår prissättningsmodell styrs verksamheten mot virtuella servrar genom att göra fysiska servrar väsentligen dyrare. Att uppnå en virtualiseringsgrad på 80 % år 2015 Att använda server-hotell i så hög grad som möjligt Arbetet med ny datahall har inriktningen grön IT både vad gäller miljö och energiförbrukning där vi lutar oss mot den internationella standarden LEED (Leadership in Energy and Environmental Design), http://en.wikipedia.org/wiki/leadership_in_energy_and_environmental_design för att minimera energiförbrukning och miljöpåverkan så långt det är möjligt. Inhämta expertråd rörande Grön IT och datahallsbygge i samband med projekteringen av den nya datahallen, och tillämpa dessa så långt det går och är ekonomiskt försvarbart. Fortsätta implementera den nya datalagringslösningen och ersätt den tidigare mindre energieffektiva lösningen senast 30/3 2014. Genomföra kampanj för avstängning av klienter och skärmar - för att öka andelen som gör så - till oktober 2014. Titta på lösningar för automatiskt djupt viloläge/uppstart med klocka för att underlätta ovanstående. Se till att de klienter som levereras har optimerade energisparlägen från början. Intensifiera utrullningen av Windows 7/Office Pro till samtliga klientdatorer eftersom det är mera energieffektivt jämfört med Windows XP, och dessutom innehåller klient för videokonferens dvs res-fria möten (se nedan). Uppgraderingen skall vara genomförd till 90% maj månad 2014 (finns medicinskteknisk utrustning som ej kan uppgraderas och applikationer som inte är kompatibla med Windows 7). Bevaka prisutvecklingen på SSD-diskar och inför som standard när det är ekonomiskt försvarbart Fortsätta använda partners för miljöcertifierad återvinning, samt mäta andelen material som går till återvinning och återkomma med lämpliga indikatorer till det nya miljö- och hållbarhetsprogrammet under 2014. Diskutera/inför förändrat ägarskap/huvudmannaskap för skrivare i likhet med de hyrpc vi har idag, vilket är en förutsättning för nedanstående åtgärder. Detta förutsätter också personell resursförstärkning inom LandstingsIT. 20

Ta fram och implementera en Print rutin för att minska miljöpåverkan från skrivare (förslag finns redan för att skickas på remiss). Minska mängden utskrifter med 5% per år 2014 2016. Minimera antalet skrivartyper till maximalt 100 olika modeller 2016 Minska antalet skrivare totalt i Landstinget till färre än 3000 st 2016 Standardisera och effektivisera skrivarparken, rangera ut äldre skrivare med sämre miljöprestanda/ högre energiförbrukning genom att prisa ut dessa i prismodellen. 21

Insatsområde 2.2: Användning i verksamheten Mål: Energianvändningen i verksamheten bör minska Införa lösning för digitala handlingar för våra politiker som ersätter dagens papperslösning Pilot (startad) under våren 2014 och införande klart till nästa mandatperiod. Fortsätta öka andelen elektroniska mottagna fakturor från dagens 50% till 60% med hjälp av svefaktura senast 2015, och 75% senast 2017. Fortsätta arbetet med att kunna skicka elektroniska fakturor till externa kunder Igång med Tolkcentralens fakturor till Arbetsförmedlingen. Utredning pågår inom LoVS Ekonomi om nästa steg. Starta arbete att kunna skicka samlingsfakturor ut till patient under 2014 Utredning pågår inom LoVS Ekonomi som är beroende av den nya Hälso- och sjukvårdsorganisationen. Starta arbete att kunna skicka samlingsfakturor ut till patient under 2014 Utredning pågår inom LoVS Ekonomi som är beroende av den nya Hälso- och sjukvårdsorganisationen. Öka medborgarnas kännedom om 1177 Vårdguiden från 64% 2012 (enligt www.vårdbarometern.nu Jämförande rapport tabell Q30) till 75% 2015 och 85% 2016. Öka andelen länsinnevånare som känner till web-platserna www.1177.se resp www.mvk.se från 27% 2012 till 45% 2015 och 60% 2017 (enligt www.vårdbarometern.nu Jämförande rapport tabell Q33) Öka kännedom om samt möjliggöra tidbokningar via Mina Vårdkontakter (MVK) så att 40% av länsinnevånarna nyttjar tjänsterna under 2015, och att 60% av länsinnevånarna år 2017 använder Mina Vårdkontakter (MVK) som första kontakt med hälso- och sjukvården inom Örebro Läns Landsting. Genomföra informationskampanj för att maximera antalet elektroniska lönebesked och minimera pappersförsändelser. Kampanjen pågår via lönebeskedet tills det att man registrerat sig för elektroniskt lönebesked. Idag har 13,2% E-lönespecifikation. (Se http://www.orebroll.se/e-lonespec) Samtliga anställda inom ÖLL skall ha genomgått den interaktiva miljöutbildningen under 2014 Ta fram enkel folder Grön IT i vardagen som omfattar ett antal miljöåtgärder/ rekommendationer kring den egna IT-utrustningen. 22

Insatsområde 3: Resor och möten Mål: Andelen resfria möten bör öka Tillse att alla vårdcentraler, kliniker och andra större arbetsplatser är utrustade med videokonferensutrustning för gruppdeltagande (dvs i tillägg till de 34 rum som idag är utrustade enligt ovan) senast 2016. Finansieringsmodell måste diskuteras/beslutas liksom resursförstärkning på LandstingsIT rörande hantering av videoutrustning. Ta fram mätmetoder för att följa mängden möten (tid eller antal) som nyttjar utrustningen och sätt tydliga mål för 2016, både avseende grupprum och enskilda klienter. Klart under 2014. För videokonferens från egen arbetsplats behöver användaren i de flesta fall anskaffa kamera (gäller ej bärbara datorer som redan är utrustade) samt ett headset. Verksamheten beställer hos LandstingsIT. Underlätta användningen av resfria mötesalternativ genom att tillse att adressen till videokonferensen är känd och tillgänglig på samma vis som andra kontaktuppgifter inom ÖLL Anpassa support och hjälp efter kunskapsnivå och behov i organisationen Lathundar/instruktionsfilmer om mötesteknik och mötesform 23

Sammanställning: Beslut efter utredning från Färdtjänstenheten Ftj = färdtjänst A = avslag Riks = riksfärdtjänst B = beviljade Arb = månadskort/rabatterade resor D = delavslag Svk = särskilda behov 2014-03-21 till och med 2014-04-03 Kundnummer Tillståndst Beslut Datum för sammanställning 37367 FTJ B 2014-03-28 43084 FTJ B 2014-03-28 39204 FTJ B 2014-03-28 43085 FTJ B 2014-03-28 43120 FTJ B 2014-03-28 43067 FTJ B 2014-03-28 38288 FTJ B 2014-03-28 43118 FTJ B 2014-03-28 43123 FTJ B 2014-03-28 43087 FTJ B 2014-03-28 43133 FTJ B 2014-03-28 43121 FTJ B 2014-03-28 43032 FTJ B 2014-03-28 43054 FTJ B 2014-03-28 33218 FTJ B 2014-03-28 43111 FTJ B 2014-03-28 43105 FTJ B 2014-03-28 43041 FTJ B 2014-03-28 25635 FTJ B 2014-03-28 33481 FTJ B 2014-03-28 43096 FTJ B 2014-03-28 18250 FTJ B 2014-03-28 42997 FTJ B 2014-03-28 43114 FTJ B 2014-03-28 38716 FTJ B 2014-03-28 42113 FTJ B 2014-03-28 43082 FTJ B 2014-03-28 40246 FTJ B 2014-03-28 42961 FTJ B 2014-03-28 42957 FTJ B 2014-03-28 27299 FTJ B 2014-03-28 40718 FTJ B 2014-03-28 43139 FTJ B 2014-03-28 29987 FTJ B 2014-03-28 42392 FTJ B 2014-03-28 40846 FTJ B 2014-03-28 43115 FTJ B 2014-03-28 29288 FTJ B 2014-03-28 43071 FTJ B 2014-03-28 43069 FTJ B 2014-03-28 43144 FTJ B 2014-03-28 37332 FTJ B 2014-03-28 42943 FTJ B 2014-03-28 28932 FTJ B 2014-03-28 43125 FTJ B 2014-03-28 36912 FTJ B 2014-03-28 40423 FTJ B 2014-03-28 43037 FTJ B 2014-03-28 40267 FTJ B 2014-03-28

43142 FTJ 31501 FTJ 21306 FTJ 21306 FTJ 20802 FTJ 40915 FTJ 42064 FTJ 21847 FTJ 41980 FTJ 43066 FTJ 14661 FTJ 35584 FTJ 27836 Riks 42626 Riks 41128 RIKS 37430 Riks 26039 Riks 20456 RIKS 11160 RIKS 34222 RIKS 5268 Riks 19945 Riks 4973 RIKS 20862 SVK 12521 SVK 40390 SVK 17933 SVK 41654 SVK 18227 FTJ 43198 FTJ 43201 FTJ 39740 FTJ 43138 FTJ 43137 FTJ 43156 FTJ 43122 FTJ 43168 FTJ 42496 FTJ 10231 FTJ 43116 FTJ 43165 FTJ 40896 FTJ 39824 FTJ 43141 FTJ 38783 FTJ 43070 FTJ 42728 FTJ 43167 FTJ 43140 FTJ 42857 FTJ 43108 FTJ 40064 FTJ 43113 FTJ 43185 FTJ 38244 FTJ 42701 FTJ 35043 FTJ 31835 FTJ 10971 FTJ B 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 A 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 D 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 A 2014-03-28 B 2014-03-28 B 2014-03-28 A 2014-03-28 A 2014-03-28 B 2014-03-28 A 2014-03-28 B 2014-03-28 A 2014-03-28

43117 FTJ 37550 FTJ 40469 FTJ 40614 FTJ 36155 FTJ 3845 FTJ 42374 FTJ 8690 FTJ 4820 FTJ 40394 FTJ 31270 FTJ 42099 FTJ 27099 FTJ 25373 FTJ 9458 FTJ 42953 FTJ 20411 Riks 40090 Riks 27288 Riks 41095 Riks 40437 Riks 36360 Riks 43054 RIKS 15588 Riks 15264 Riks 37883 Riks 22704 Riks 20220 Riks 34877 RIKS 24962 Riks 18684 RIKS 4615 Riks 12872 ARB 35201 ARB 19269 SVK 35618 SVK 42667 SVK 9458 SVK A 2014-04-03 D 2014-04-03 D 2014-04-03 D 2014-04-03 A 2014-04-03 D 2014-04-03 Ftj Riks Arb Svk Andel avslag 2% 7% 0% 44,5% Andel beviljade 98% 78% 100% 44,5% Andel delavslag 0% 15% 0% 11% A = avslag B = beviljade D = delavslag

Sammanställning: Beslut efter utredning från Färdtjänstenheten Ftj = färdtjänst A = avslag Riks = riksfärdtjänst B = beviljade Arb = månadskort/rabatterade resor D = delavslag Svk = särskilda behov 2014-04-04 till och med 2014-04-17 Kundnummer Tillståndst Beslut 41106 FTJ 43202 FTJ 43210 FTJ 43182 FTJ 43241 FTJ 43232 FTJ 43213 FTJ 43149 FTJ 35282 FTJ 43212 FTJ 633 FTJ 42976 FTJ 43225 FTJ 43240 FTJ 43136 FTJ 43219 FTJ 34532 FTJ 43203 FTJ 43196 FTJ 31839 FTJ 43047 FTJ 43214 FTJ 43186 FTJ 43195 FTJ 43171 FTJ 35621 FTJ 43135 FTJ 41427 FTJ 43211 FTJ 40396 FTJ 32991 FTJ 43221 FTJ 34530 FTJ 16032 FTJ 43187 FTJ 35492 FTJ 19003 FTJ 32807 FTJ 43158 FTJ 43235 FTJ 41543 FTJ 43095 FTJ 43200 FTJ 14593 FTJ 42574 FTJ 37791 FTJ 43157 FTJ 43104 FTJ 43064 FTJ Datum för sammanställning D 2014-04-11

43223 FTJ 26720 FTJ 43131 FTJ 43197 FTJ 9905 FTJ 24436 FTJ 42934 FTJ 2817 FTJ 27842 FTJ 38996 FTJ 10916 FTJ 43169 FTJ 43183 FTJ 42458 FTJ 22684 FTJ 18412 FTJ 43166 FTJ 31839 FTJ 306498 FTJ 43186 FTJ 10339 FTJ 7420 FTJ 41613 FTJ 9180 FTJ 43194 FTJ 16054 FTJ 43184 FTJ 43083 FTJ 42339 FTJ 27776 Riks 38932 Riks 27836 Riks 281 Riks 28697 Riks 41641 Riks 21073 RIKS 39938 Riks 30556 Riks 41828 Riks 36668 Riks 36668 Riks 39165 Riks 37007 Riks 35758 Riks 15907 Riks 25549 Riks 35437 Riks 40229 RIKS 36226 SVK 633 SVK 43013 SVK 40862 SVK 10339 SVK 35014 SVK 32842 SVK 9625 SVK 42373 SVK 668 SVK 17596 SVK A 2014-04-11 A 2014-04-11 D 2014-04-11 D 2014-04-11 D 2014-04-11 A 2014-04-11 A 2014-04-11 A 2014-04-11 A 2014-04-11 A 2014-04-11 A 2014-04-11 A 2014-04-11

43328 FTJ 43316 FTJ 20578 FTJ 43278 FTJ 43209 FTJ 32310 FTJ 43326 FTJ 43270 FTJ 43180 FTJ 43292 FTJ 42871 FTJ 36831 FTJ 33852 FTJ 43255 FTJ 43280 FTJ 43279 FTJ 36266 FTJ 43269 FTJ 43253 FTJ 41888 FTJ 38084 FTJ 41226 FTJ 34422 FTJ 43251 FTJ 33733 FTJ 33311 FTJ 36312 FTJ 43199 FTJ 40301 FTJ 43324 FTJ 39771 FTJ 43256 FTJ 28525 FTJ 42523 FTJ 36189 FTJ 9219 FTJ 42966 FTJ 43134 FTJ 42911 FTJ 42319 FTJ 27911 FTJ 39381 FTJ 19142 FTJ 43320 FTJ 1436 FTJ 37118 FTJ 43298 FTJ 43129 FTJ 39374 FTJ 35350 FTJ 42583 FTJ 43296 FTJ 33638 FTJ 18088 FTJ 33779 FTJ 39893 FTJ 38013 FTJ 6713 FTJ 31614 FTJ

25613 FTJ 30438 FTJ 39599 FTJ 21758 FTJ 43315 FTJ 35608 FTJ 43318 FTJ 25296 FTJ 42875 FTJ 43303 FTJ 43204 FTJ 43239 FTJ 30268 FTJ 8974 FTJ 32565 FTJ 41442 FTJ 35364 FTJ 19336 Riks 35900 Riks 30388 Riks 28473 Riks 32597 RIKS 14031 Riks 14031 Riks 17124 RIKS 40543 RIKS 26044 Riks 4615 Riks 12893 SVK 36189 SVK 41994 SVK 964 SVK 14137 ARB 35364 ARB A 2014-04-22 A 2014-04-22 A 2014-04-22 A 2014-04-22 A 2014-04-22 A 2014-04-22 A 2014-04-22 D 2014-04-22 D 2014-04-22 D 2014-04-22 A 2014-04-22 Ftj Riks Arb Svk Andel avslag 6% 3% 50% 40% Andel beviljade 93% 77% 50% 60% Andel delavslag 1% 20% 0% 0% A = avslag B = beviljade D = delavslag