Protokoll från sammanträde nr 15 Polacksbackens Intendenturstyrelse Datum Plats nsdagen den 6 februari 2013, kl.13:l5-l4:45. Fakultetsrummet, Ångströmlaboratoriet. Närvarande Peter Lindblad Johnny Nilsson Leif Hammarström Mikael Jonsson Michael Thune Göran Possnert Johan Tysk Eva Nordgren Sven Arvidsson Peter Sundin Linda Geren Andreas Eriksson Mats Lundqvist Mikael Österberg Lena Dahlborg Föreståndare. Intendent. Institutionen för kemi-ångström. Institutionen för teknikvetenskaper. Institutionen för informationsteknologi. Institutionen för fysik och astronomi. Tandemlaboratoriet. Matematiska institutionen. Ångström biblioteket. Universitetsförvaltningens enheter (avdelningen för IT och inköp, TekNat samverkan och UTH kansliet). International Science Program. TekN at fakultetsnämnd (UTH -enheten). Studentrepresentant UTN. Personalorganisationerna. IT -ansvarig intendenturen (del av mötet). Intendenturen (Ek -adm.) 1. Mötets öppnande Peter Lindblad öppnade mötet och hälsade alla välkomna. 2. Justeringsperson Till justeringsperson av protokollet valdes Eva Nordgren. 3. Mötet - Mötets utlysande: Godkändes. Dagens mötesdatum bestämdes i samband med intendenturstyrelsens senaste möte den 20 november 212. Kallelse skickades ut den 30 januari 2013. - Mötets dagordning: Godkändes. - Mötets sammansättning: Godkändes. Intendenturens ekonomiadministratör Lena Dahlborg inbjuden som stöd vid eventuella specifika frågor med anledning av bokslut och budget. 4. Föregående protokoll Föregående protokoll gicks igenom och lades till handlingarna. 1/3
5. Bokslut 2012 Bokslut för 2012 gicks igenom och lades till handlingarna (bilaga 1). 6. Budget 2013 Budgetförslaget för 2013 omfattade även förslag till personella utökningar, några nya investeringar samt fortsatt utredning av IT -drift. Peter föreslog även under mötet att en miljon kronor av balanserat kapital avseende UGA lokaler justeras i 2013 års budget. Detta medför att i så fall att institutionernas kostnader till intendenturen för UGA relaterade lokaler minskas med detta belopp. Samtliga förslag antogs och budgeten godkändes. (bilaga 2) 7. Lokalplanering -Ångström Etapp 4: F ör närvarande arbetar 7 st. arbetsgrupper (underställda planeringsgruppen) med att definiera lokaltyper inom var sitt ansvarsområde. Målsättningen är att dimensionera lokalbehov samt ge förslag över vad dessa lokaler ska ligga (analysera och sammanställa logiska samband). Arbetsgruppernas arbete sammanställs sedan av planeringsgruppen för att presenteras för strategiska rådet före påsk. -Ny studentmatsal Ångström: Lokalen är i det närmaste fårdigställd (slutbesiktning den 15 februari). Dessvärre dröjer leveransen av möbler till vecka 9. Datum för öppnande kommer att informeras om, så snart leverantören meddelar slutligt leveransdatum. 8. Övriga frågor Intendenturen har påbörj at arbetet med att utarbeta en verksamhetshandbok (VHB). Avsikten är att handboken ska tydliggöra uppdraget, synliggöra arbetsfördelning och ansvar samt omfattat information, regler och rutiner till stöd för personalen det dagliga arbetet. En första utgåva är antagen av föreståndaren. 9. Nästa möte Torsdagen den 30 maj 2013, kl.15:15-. Lokal meddelas i kallelsen. 10. Mötets avslutande rdförande avslutade mötet. 2/3
Vid protokollet, \/hnny Nilsson Selaeterare Justeras: Peter Lindblad rdförande,y Eva N ordgren~ Justeringsperson Bilagor: 1. Bokslut 2012. 2. Budget 2013. 3/3
600 Uppsala universitet RESULTATRÄKN RG LDA 11.06 130122 sid 1 911 Polacksbacken RAPPID: RRRG Prestation: ***- 1212 1112 VERKSAMHETENS INTÄKTER Grundutbildningsanslag 10 560,00 32 556,00 Fou-anslag 36 498,00 39 024,00 Avgifter o andra ersättningar 47 423 180,97 45 490 631,09 Finansiella intäkter 4 596,63 218,50 S : A INTÄKTER 47 474 835,60 45 562 429,59 ~ VERKSAMHETENS KSTNADER Löner -8 048 210,60-7 269 958,54 Arvoden -100 433,96-486 863,34 Traktamenten o bilersättn -3 111,05-6 214,66 Övr ersättningar -14 649,46-14 148,79 Upplupna semesterkostnader -28 208,00 250 212,00 Övr personalkostnader -49 265,25-72 214,91 Utbildning, konferenser -28 580,00-49 321,00 Lokaltjänstkostnader -29 162 711,00-31 718 598,00 Övriga interna lokalkostnader -2 334 710,00-1 683 605,00 Externa lokalkostnader -1 600,00 0,00 Övriga lokal kostnader -495 858,74-602 365,30 Reparationer och underhåll -289 364,01-325 886,96 Resor, representation o info -12 962,78-6 523,94 Inköp av varor -3 278 652,84-3 108 971,14 Köp av tjänster -795 878,36-1 057 357,45 Finansiella kostnader -8 517,58-27 139,73 Avskrivningar mm -534 658,42-585 588,18 Univ gemens kostnader -1 130 062,00-1 115 389,00 S:A KSTNADER -46 317 434,05-47 879 933,94 VERKSAMHE T SUT FAL L 1 157 401,55-2 317 504,35 TRANSFERERINGAR SALD TRANSFERERINGAR 0,00 0,00 ÅRETS KAPITALFÖRÄNDRING 1 157 401,55-2 317 504,35
600 Uppsala universitet 911 Polacksbacken Balansräkning org LDA 11.06 130122 Sid 1 RAPPID: BRRG UTFALL TM: 1212 UTGÅENDE BALANS INGÅENDE BALANS TILLGÅNGAR Förbättr utg på annans fastigh Maskiner, inventarier mm Kundfordringar Fordringar andra myndigheter Övriga fordringar KASSA CH BANK S:A TILLGÅNGAR 0,00 2 916 839,18 9 010,00 55 989,00 500,00 1 075 674,88 4 058 013,06 0,80 569 121,86 6 950,00 77 650,00 500,00 1 831 783,79 2 486 006,45 KAPITAL CH SKULDER Balanserad kapital förändring Årets kapital förändring Leverantörsskulder Upplupna kostnader Semesterlöneskuld 1 500 155,22 1 157 401,55 861 114,29 53 445,00 485 897,00 3 817 659,57-2 317 504,35 528 162,23 0,00 457 689,00 S:A KAPITAL CH SKULDER 4 058 013,06 2 486 006,45 ~~~/() Q~ U_- ~--------_- -.------- Prefektens underskrift
600 Uppsala universitet 911 Polacksbacken MSÄTTN RG ÖVER-/UNDERSKTTSMARGINALER LDA 11.07 130122 Sid l RAPPID: MSÄTT UTFALL TM: 1212 PRESTATIN IB BALANSERAT KAPITAL INTÄKTER KSTNADER VERKSAMHETS UTFALL UB BALANSERAT KAPITAL PRCENT 110 Utb grund- och avance l 635 506 34 614 793-34 376 311 238 483 l 873 988 5 210 Forskning/utbildn for -86 044 11 045 864-10 465 627 580 237 494 193 5 220 Bidragsforskning -49 307 l 814 178 -l 475 496 338 682 289 375 20 TTALT 1 500 155 47 474 836-46 317 434 l 157 402 2 657 557 6 Över-/underskottsmarginal = UB BALANSERAT KAPITAL/KSTNADER Både externa och interna intäkter och kostnader ingår i sammanställningen ovan. EXTERNA UB BALANSERAT PRESTATIN INTÄKTER KAPITAL PRCENT ------------------------------------------------------------------ 230 Uppdragsforskning TTALT Över-/underskottsmarginal för uppdragsverksamhet "'-(t UB BALANSERAT KAPITAL/EXTERNA INTÄKTER /1 /j '''~ I I I.~...// " f C\ "\,. ------~---:-WI,L~-----~------- Prefektens underskrift
2013-01-22 UPPSALA UNIVERSITET Polacksbacken Besöksadress: Angströmlaboratoriet Lägerhyddsvägen 1 Postadress: Box 524 751 20 Uppsala Telefon: + 4618471 0000 Hemsida: vvww.polacksbacken.uu.se Redogörelse överskotts marginal för prest 220 Polacksbacken, org 911 Det uppkomna överskott som finns på prest 220 avser hantering av kemikaler samt inköp av husgaser. Intendenturen debiterar ut de faktiska kostnaderna för detta _på brukarna inom intendenturområdet utifrån en uppskattad förbrukning. Dock genererade det ett överskott per 2012-12-31. Det balanserade kapitalet kommer komma brukarna tillgodo under 2013 med en intention att minska övers~q~~m~[:~er. Föreståndare
. FÖRSLAG PÅ INTENENTURBUDGET 2013 - ANTAGEN AV INTENDENTURS'TYRELSEN 2013-02-06 Fördelningsnyckel för personalkostnader, drift samt investeringar är baserad på ja nuari ma nads lön er 2013. UGA-relaterade kostnader fördelas utifrån HÄS 2013. ialimändrift Personal NTl Övr pers.kostn Gem kostn Driftskostn NT 2. Avsl<r bet anl Avskr nya anl Summa: 210 UGA 5702197 Personal 175000 Gem kostrl 820457 Driftkostn 2562000 Avskr bef anl 349 SS Avskr nya anl 87500 9696209 Summa: U Husgas 3111205 Personal 434324 Gem kostn 387000 Gaser 505840 Avskr nya anl 659167 5097536 Summa: 220 Kem 220 tokalkostn Lokalkostn 89551 Personal 89406 UGA~ Övriga 12501 Gem kostn 12481 relaterade 1190000 I<em.hant 120000 25000 Avskr befanl 12000 Attfördela: Att fördela: 1317052 Summa: 233888 231125 1296259 Bas::;; löner jan- Institution 13 Andel % Matematiska inst 5031210 8,4 [nstför informationstekn 11242419 18,8 [nst för fyslk och astronomi 12930000 21,6 Institutet för rymdfysik 1458000 2,4 Instförteknikvetenskaper 13 975115 23,4 MSL 0,0 Instför kemi ~ Ångström 7199468 12,1 Instför kemi - UGA 0,0 lsp 604804 1)0 Tandemlaboratoriet 304223 0,5 Ängströmbib lioteket 2.72 300 0,5 Teknat Samverkan 395404 0,7 UTH-enheten 600764 1,0!T-avdelningen 5575526 9,3 ÄMA(UU innovation 153000 0,3 KRY o 0,0 Totalt 59742233 100,0 lo. - Pre! debitering Andel HÄS för 2013-2013 816569 628 1824653 942 2098549 588 236634 2268172 691 1168479 175 98160 49376 44194 64174 97504 904912 24832 o 9696209 3024 Prel debitering för 201 Andel % 1058615 0,0 1587923 0,0 991188 3,7 0,0 1164814 11,8 47,0 2.94 996 31A 3.3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 ola 2/9 5097536 100/0 Prel Pre! Prel?rel Summa debitering debitering för debitering för debitering för Drift+UGA+ Budgeterat för 2013 Andel % 2013 2013 2013 gas+kem+lok 2012 0,0 47998 109165 2032.347 180420 1 0,0 71997 243933 3728506 3519103: 48523 10,0 23389 44941 280549 3487138 3603175 1 0,0 31635 268269 261293j 154875 10,0 23389 52813 303226 39672&8 3924900 618658 25,0 58472 Gn130 795281 413461 S, 116944 13375 156211 2163466 1 2163097 43185 5,0 11694 54879: 35096 0,0 13123 ll.1283. l09u 0,0 6601 559n 66923 0,0 5908 50103 62544 0.10 8579 72754 79184 0.10 13 035 110540 57886 0,0 120975 1025887 959113 0,0 3320 28152 38350 0,0 o o o 38350 43104 1317052 100,0 2338&8 231125 1296259 17872 069 17484019 NT 1: Personal: Se specifikation under fliken personal. NT 2: Driftskostnader baserade på kostnaderna för 2012.
PERSNAL 2013 Föreståndare Del av heltid Peter lindbjad I Förestå nda re 0,20 Intendenturens personal Del av heltid Andel UGA Johnny Nilsson Intendent 1,00 15% Annette Ander Administratör 0,60 20% Lena Dahlborg Ekonomladm 1,00 10% Kerstin Eriksson Receptionist 1,00 70% Per-Åke Nyberg Tekn samordnare 1,00 20% Desiree Johansson Säkerhetsadm 1,00 50% Mats Lundkvist Institutfonstekn 1,00 10% Thomas Hillgren fnstitutionstekn 1.100 40% Anttl Maatiala Institutionstekn l J 10% Karin Eriksson InstItutionstekn 0,90 10% Sören Andersson Institutionstekn 1100 10% Cecilia Eriksson Institutions tekn 1,00 10% Mats Wittmar Institutionstekn 1,00 40% Nyanställning 1,00 0% 6 mån "Sommarjobbare" NT 1 NT 1: 3 st en månad vardera Summa: 13,50 Köpta tjänster Del av heltid Andel UGA Konterad Mikael Österberg IT-ansvarig 0,10 100% Ny tjänst datasamordnare Datasamordnare 0,75 0% 210 Ted Karlsson mjl JT"tekniker J80 100% Bengt Noläng m.fl. IT-tekniker 0,75 100% Jan Kärrman mj/. IT-tekniker 1,00 100% Henrik Hedlund IT"tekniker 0,40 100% Roland Grönroos Webredaktör 0,,08 0% 210 Roland Grönroos Kemikalieombud 0/12 0% 220 Torvald Andersson/Amit Patel Gasombud 0/15 0% 220 Teddy Thörniund Fotograf 0,25 0% 210 Summa: 4A
KSTNADER FÖR UGA SERVICE (PREST 110) 2013 Fördelningsnyckel för fördelning av kostnader för UGA-service är antal helårsstudenter 2013, Personalkostnader 3111205 Gemensamma kostnader 434324 Driftskostnader 387000 Avskrivningar, befintl anläggn 50S 840 Avskrivningar} nya anläggn 659 167 Summa: 5097536 (Utdrag ur VP 2013) tabell 13) Institution HAs 2013 Prel kostnad 2013 Matematiska inst 628 1058615 Inst för informationsteknologi 942 1587923 Inst för fysik och astronomi 588 991188 Institutet tör rymdfysik Inst för teknikvetenskaper 691 1164814 MSl Inst för kemi - Angström 175 294996 Inst för kemi - UGA ISP Tandemlaboratoriet Ängströmbiblioteket Teknat Samverkan UTH-enheten IT -avdelningen ÄMA/UU innovation KRY Summa: 3024 5097536
li<albudget 2013 Intendenturens lokal upplåtelser och kostnader 2013 fördelade på kategori Sammanställning 1. Grupprumjuppehållsr l stud 2. Uppehållsr, personal (Andrummet) 3. Undervisningsiokajer 4. LA-E Intendenturen 5. Sammmanträdesrum/seminarierum 6. Förråd, sophantering 9. Restaurangytor UU 10. Restaurang restauratören 11. Studentfackliga rum 12. Datasalar Summa: ltk 2013 3 613 639 94219 14642342 743273 1895644 1483004 2173772 1316878 685737 3003666 29652174 Studentrelat 100% 50% - 50% 0% 15% 50% - 100% 100% Preliminär budget lokaler 2013 Kostnader Studentrelaterade lokaler Undervisningslokaler Övriga lokaler 9031125 14642 342 5978707 Summa: 29 652 174 Finansiering Från fakulteten, studentgemensamma lokaler 7800000 Från fakulteten, serveringsytor Rullan+Cafe Ångström Bokningsintäkter undervisningslokaler Från restauratörer Uppskattade hyresintäkter övrigt 2 100000 14642342 1082448 1500000 Summa: 27124790 Summa: -2527384 Fördelning av underskottet Kostnader studentrelaterade lokaler Flnansrerlng från fakulteten, studentgem lokaler Tillgodo överskott balanserat kapital Att fördela UGA-reJaterade lokalkostnader 9031125-7800000 -1000000 231125 Kvarvarande underskott att fördela övriga fokalkostn 12962591 För kostnadsfördelning, se Sammanställning
GASHANTERING 2013 NyckeJ för fördelning av kostnaderna för husgasen är baserad på gaskostnader för 2012. Kostnaderna för gaser inkluderar hyror och förbrukning samt personalkostnader. Översikt Personalkostnader 15% (T Andersson, APatel) 89551 Gemensamma kostnader 12501 Hyreskostnader kvävehantering, flaskor 300000 Förbrukningskostoader gaser mm 890000 Flytt av kvävetank (avskr 6 mån 2013) 25000 Summa: 1317052 Fördelnfngsnyckel baserad på 2012 års kostnader Institution Kostnad 2012 Andel % Prel kostnad 2013 Matematiska inst Q,Q Inst för informationsteknologi DJ Inst för fysik och astronomi 53141 3,7 48523 Institutet för rymdfysik J Inst för teknfkvetenskaper 169615 11,8 154875 MSL 677540 47,0 618658 Inst för kemi ~ Ångström 452 813 31A 413461 Jnst för kemi - UGA 47295 3,3 43185 ISP JD Tandemlaboratorlet Q, Ängströmbiblioteket 0,0 Teknat Samverkan 0,0 UTH-enheten 0,0 ÄMA/UU innovation 0,0 IT-avdelningen 0 1 0 KRY (hyra flaskor) 42000 2,9 38350 Summa: 1442404 100-,0 1317052
I<EMII{ALlEHANTERING 2013 Kostnader för kemikaliehantering omfattar avyttring av avfall och personalkostnader (12% Roland Grönroos) Översikt Personalkostnader 12% (R Grönroos) 89406 Gemensamma kostnader 12481 Avyttring kemavfall 100000 Förbru kn ingsmateria I 20000 Avskrivningar l beffntl anläggn 12000 Summa: 233888 Institution Andel % Prel kostnad 2013 Matematiska inst Inst för informationsteknologi Inst för fysik och astronomi 10 23389 Institutet för rymdfysik Inst för teknikvetenskaper 10 23389 MSL 25 58472 Inst för kemi - Ångström 50 116944 Inst för kemi" UGA 5 11694 'SP Tande mia boratoriet Ångström bi bliot eket Teknat Samverkan UTH-enheten IT-avdelningen ÅMA/UU innovation KRY Summa: 100 233888
. Föreslagna investeringar 2013 Kostnad Avskrivn.tid Kostnad 2013 Prest 110 Prest 110 P rest 210 Prest 210 P rest 220 Prest 220 Främst UGA~relaterade Utr datasalar Ångström 375000 3 år 125000 100% 125000 Utr datasalar tte 830000 3 år 276667 100% 276667 El uttag 500000 10 år 50000 75% 37500 25% 12500 Främst relaterat allm drift Utr samordning IT drift. 135000 3 år 45000 100% 45000 Främst relaterat husgas/kem Flytt av kvävetank (avskr 6 mån 2013) 500000 10 år 25000 100% 25000 Beslutade projekt 2012,. ännu ej utförda Nyckelskåp Ångström 300000 10 år 30000 100% 30000 Lunchrum studenter 2200000 10 år 220000 100% 220000 771667 659167 87500 25000