DNR V 2015/965 RISKANALYS 2016 JMG, Institutionen för journalistik, medier och kommunikation, inkl SOMinstitutet DATUM: 151126 BESLUTAD AV: Ulla Sätereie, prefekt KONTAKTPERSON: Ulla Sätereie, ulla.satereie@jmg.gu.se
RISKANALYS Bakgrund Bakgrund Förordningen om intern styrning och kontroll (SFS 2007:603) innebär att Göteborgs universitet, tillsammans med Sveriges övriga största myndigheter måste upprätta en riskanalys, vidta kontrollåtgärder samt systematiskt och regelbundet följa upp och dokumentera arbetet med intern styrning och kontroll. Intern styrning och kontroll utgör ett verktyg för att bidra till välavvägda prioriteringar, att verksamheten bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, att lagar, förordningar och andra regler efterlevs samt att en tillförlitlig redovisning och en rättvisande rapportering av verksamheten sker. Universitetets arbete med intern styrning och kontroll utgår från universitetsstyrelsen och granskas fortlöpande av Riksrevisonen och av universitetets internrevision. Arbetet regleras internt av Handlingsplan för Göteborg universitets arbete rörande intern styrning och kontroll (dnr A11 3742/07). Riskanalysarbetet, som del av arbetet med intern styrning och kontroll, har till ändamål att identifiera och bedöma de risker som utgör ett reellt hot mot Göteborgs universitets vision och mål. Riskanalysen ska beakta såväl externa och interna faktorer vilka på olika sätt kan äventyra verksamhetens legitimitet och fortsatta utveckling. Göteborgs universitet har under en rad år strukturerat riskanalysarbetet genom att samtliga fakulteter, LUN och UB genomför riskanalyser av kärnverksamheterna utbildning, forskning och samverkan. Därutöver genomför den gemensamma förvaltningen riskanalys av administrativa nyckelprocesser. Utifrån inkomna riskanalyser utarbetar universitetsledningen ett förslag till universitetsgemensam riskanalys för nästkommande år. Denna fastställs av styrelsen i december. Respektive organisation bestämmer de interna formerna för hur den egna riskanalysen tas fram och beslutas. Riskanalysarbetet 2016 För att tydliggöra riskanalysarbetets verksamhetsutvecklande roll, och för att integrera olika styrnings- och uppföljningsprocesser vid universitetet, så är arbetet kopplat till Vision 2020 med tillhörande arbete med handlings- och verksamhetsplaner. Utifrån de mål och strategier som organisationen anger i handlings- och verksamhetsplan ska de viktiga riskerna anges i bifogad mall. Observera att fr.o.m. i år integreras mål och strategier avseende samverkan i huvudområdena forskning och utbildning. I mallen finns under rubriken Övrigt också möjlighet att ange andra typer av risker som organisationen särskilt vill lyfta fram. Det kan till exempel gälla risker inom administrativa processer eller andra risker som inte naturligt kan inordnas under mallens rubriksättning. För att riskanalysarbetet ska utgöra ett verktyg för prioriteringar är det centralt att antalet risker är begränsat till ett fåtal under respektive rubrik. När riskerna har identifierats ska sannolikhet och konsekvens bedömas på skalan 1-4 där 1 är låg sannolikhet/konsekvens och 4 är högsta sannolikhet/konsekvens. Siffrorna för sannolikhet och konsekvens multipliceras med varandra och utgör riskvärdet (maxvärde 16). Under rubriken Riskhantering hänvisas till vilken typ av angreppssätt (enligt lista nedan) man avser att hantera risken på. Observera att det för stora organisationer som i hög grad är styrda av externa faktorer inte alltid är effektivt eller ändamålsenligt att helt eliminera en risk. 2 (9)
1. Riskeliminering undvik risken genom att inte börja med eller fortsätta med de aktiviteter som ger upphov till risken 2. Riskreducering begränsa risken genom förebyggande och begränsande åtgärder så att sannolikheten för att risken ska inträffar minskar och att konsekvenserna om risken inträffar också reduceras. 3. Riskdelning risken överförs/delas exempelvis genom försäkring eller annat avtal 4. Riskacceptans behåll risken utan att vidta någon ytterligare åtgärd. Riskens påverkan kan till exempel vara minimal, åtgärderna för kostsamma eller risken beroende på externa faktorer/förutsättningar. Även accepterade risker måste fortlöpande bevakas. Ifylld riskanalys ska skickas i Word-format till Lena.Kindborg@samfak.gu.se med kopia till samkansli@samfak.gu.se senast den 27 november 2015. Ange Riskanalys 2016 och institution i ämnesråden. Slutligen ska anges med vilka åtgärder man avser att hantera risken samt vem som är ansvarig. Vad gäller åtgärder bör eftersträvas att de är uppföljningsbara, något som underlättar kommande års uppföljning. Uppföljning av riskanalysen 2015 Varje fakultet/motsvarande ansvar för kontinuerlig uppföljning av riskanalysen. Instruktioner för hur uppföljningen av riskanalysen 2015 ska återrapporteras ingår i anvisningarna för den samlade årsuppföljningen som skickas ut i slutet av oktober. 3 (9)
FORSKNING SOM PÅVERKAR Kortfattad beskrivning av risken med koppling till HP/VP Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Externa medel blir svårare att erhålla på grund av ökande konkurrens Risk att vi inte når ut med vår forskning till det omgivande samhället Låg forskningsanknytning i utbildningen på grund och avancerad nivå 2 3 6 2 Seminarier med fokus på utveckling av forskningsidéer 3 2 6 2 Bättre rutiner för samarbete mellan forskare och kommunikatör för att nå ut via webbplats och andra medier Utbildning i forskningskommunikation för doktorander 2 2 4 2 Tydligare integrera profilområdena i utbildningarna genom att forskare undervisar och att forskningsprojekten erbjuder uppdrag inom uppsatser och examensarbetare. Att använda medarbetare och data från SOM och LORE i undervisningen. proprefekt prefekt proprefekt 4 (9)
5 (9)
UTBILDNING SOM FÖRNYAR Kortfattad beskrivning av risken med koppling till HP/VP Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Ändrat utbildningsutbud gör att vi riskerar att inte fylla utbildningsuppdraget inom programmen Ekonomiskt åtgärdsprogram riskerar att påverka kvaliteten i utbildningarna Kvaliteten i utbildningen försämras genom att antalet externa lärare dras ned till följd av ekonomiskt åtgärdsprogram Svårt för lärare att hinna gå högskolepedagogiska kurser inom tjänst 3 4 12 2 Ta fram ett kompletterande utbud av fristående kurser 2 3 6 2 Antagning en gång om året och nya undervisningsformer kan frigöra resurser för att bibehålla kvalitet Satsning på utökad kompetensutveckling för att stärka lärarnas kompetens inom pedagogik och professionsanknytning 4 2 8 2 Satsning på kompetensutveckling av anställda lärare för att stärka aktuell professionsanknytning 2 2 4 2 Aktiv tjänstgöringsplanering och utökad tid för kompetensutveckling för de lärare som går kurser Viceprefekt prefekt 6 (9)
7 (9)
ARBETSMILJÖ SOM INSPIRERAR Kortfattad beskrivning av risken med koppling till HP/VP Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Ökad risk för stress, oro och hög arbetsbelastning till följd av minskade resurser och förändringar i utbildningarna Ojämställdhet inom olika personalkategorier Internationellt rekryterad personal inte blir helt integrerad på grund av språksvårigheter 3 3 9 2 Utveckla rutiner för att arbeta enligt Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter för organisatorisk och psykosocial arbetsmiljö Fortsätta arbetet med aktiv tjänsteplanering och tydliga uppdrag 1 2 2 2 Mentorsprogram/karriärrådgivning för lektorer och docenter 3 2 6 2 Säkerställa att information ges på både svenska och engelska, detta gäller såväl skriftlig som muntlig information Följa upp arbetsplatsintroduktionen prefekt proprefekt prefekt personalhandlägg are 8 (9)
ÖVRIGT Kortfattad beskrivning av risken med koppling till HP/VP Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden 9 (9)