Processen i ett EU-projekt Joel Hedlund, European Minds Upphandlat konsultstöd för Region Västerbotten 1
Upplägg Från ax till limpa Förberedelser Projektbudgetering Medfinansiering Vid ett nybeviljat projekt rutiner Ansöka om utbetalning 2
Projekt i teorin Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat under en viss tid och med bestämda resurser 3
Förberedelser Bra projekt förutsätter bra förankring Knyt redan på planeringsstadiet till er administrativ och ekonomisk kompetens. Planera för hur projektadministrationen ska hanteras och finansieras. Skapa underlag för varje kostnadspost; vad är det som kommer att kosta och hur mycket? Gör beräkningar och/eller research, gå tillbaka till tidigare projekt och kolla, fråga andra! 4
Projektbudgeten vad ska med? Intäkter (exempel): Projektmedel (EU, nationella, regionala ) Bidrag (kontanter, sponsorer ) Försäljning (t ex vid arrangemang, avgifter osv) Egen insats, t ex (ideellt) arbetade timmar, lokaler eller teknisk utrustning 5
Projektbudgeten vad ska med? Utgifter (exempel): Löner Externa arvoden (konsulter, utbildare, föreläsare osv) Lokaler (interna/externa, t ex projekt-, föreläsnings- och utb lokaler) Teknik / IT /telefoni Resor / logi Marknadsföring Material Administration Dokumentation Utvärdering Revision 6
Projektbudgetering TÄNK PÅ ATT Resultatet = en sammanräkning av intäkter minus kostnader I ett projekt siktar budgeten oftast på ett nollresultat var därför noga med att så långt möjligt ta reda på vilka kostnader som kan uppstå för att undvika kallduschar på sikt! Resurserna i projektet ska användas fullt ut! 7
Medfinansiering En procentuell del av finansieringen i ett projekt Gör klart redan under projektplaneringen! Skriv avsiktsförklaringar/letter of intent Vilka krav ställer medfinansiären? Planera projektet tillsammans? 8
Medfinansiering från Region Västerbotten Var ute i god tid! Kolla på webben, kontakta handläggare Särskilda ansökningstillfällen för medfinansiering Projektbeskrivning till Region AC Kvalitetssäkring 9
Projektet beviljat vad gör vi nu? Läs noga igenom alla beslutshandlingar Planera eventuella upphandlingar och rekryteringar så tidigt som möjligt Ansökan om medel i efterhand EU-rapportering innebär skriftlig lägesrapportering + rekvisition. Jobba ihop! Ansökan om utbetalning måste vara komplett. Därför: Lägg tid på att sätta er in i projektet och programmet. Knäck koden! 10
Rutiner Planering för förbrukning av medel Budgetuppföljning Attestordning Tidpunkter för inlämnande av t.ex. löner Vem fakturorna ska ställas till (projektnamnet) Rutiner för upphandlingar 11
Rutiner forts. Rutiner för dokumentation Ansvarsfördelning Befattningsbeskrivning Projektkod i bokföringen skilj från annan bokföring Medfinansiärer? Lägg extra vikt vid att tidigt komma överens. Sätt tillsammans upp rutiner för transaktioner av medel, hur, när, var saker ska ske, etc. 12
Ansöka om utbetalning Sker vanligen regelbundet månatligen eller kvartalsvis Kostnader ska vara nödvändiga för projektets genomförande Kostnaderna ska vara uppkomna på grund av projektet Kostnaderna ska finnas med i budgeten. Dyker något nytt upp längs vägen kontakta handläggaren vid programmyndigheten! Ej ordinarie verksamhet Bokförda och betalda av projektet Faktiska, verifierbara kostnader ej schabloner! Underlag för att styrka kostnaderna krävs Rapportera alltid alla förändringar! 13
Erfarenheter från EU-nivån Sällan komplett ansökan om utbetalning de första 2-3 redovisningarna Brister i ansökan om utbetalning påverkar handläggningstid och projektägarnas likviditet Ofta bristfälligt förankrad och inte realistisk medfinansiering Vanliga avdragsorsaker Underlag saknas Redovisade utgifter inte är faktiska Stödmottagaren överskrider sin budget 14