Sammanträdeshandlingar

SOLLENTUNA KOMMUN Vård- och omsorgsnämnden Sammanträdeshandlingar Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott, Produktionsuppdraget 2012-09-11 och Vård- och omsorgsnämnden Produktionsuppdraget 2012-09-18

SOLLENTUNA KOMMUN Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott Kallelse Sidan 1 av 1 Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott kallas till sammanträde Tid: Plats: 2012-09-11 kl 10:30 Helenelundsrummet Informationsärenden 1. Upprop 2. Godkännande av dagordning 3. Justering Beslutsärenden 4. Analys av egenregins hemtjänstorganisation Informationsärenden A. Delårsbokslut B. Beslut från Socialstyrelsen C. Fullmakt till Ackordcentralen D. SOLOMs bärande idéer och vision Dnr 2012/0239 VON 2012/0240 VON 2012/0241 VON Dnr 2012/0214 VON Dnr VON 2012/70 2012/0204 Noteringar Noteringar Tjut 2012-08-27 Noteringar Muntlig information Dokument bifogas Dokument bifogas Dokument bifogas 2012-09-04 Björn Karlsson Ordförande Leila Koivumäki Sekreterare De handlingar som sänds ut tillsammans med denna kallelse är ett urval av de handlingar som finns i respektive ärende. Den som önskar ta del av det fullständiga beslutsunderlaget kan kontakta vård- och omsorgskontoret.

Upprop 1 Godkännande 2 av dagordning Datum och tid 3 förjustering

Beslutsärenden

4

Tjänsteutlåtande 2012-08-27 Sidan 1 av 1 Dnr 2012/0214 VON-3 Vård- och omsorgsnämnden Analys av egenregins hemtjänstorganisation Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden har tagit del av rapporten och överlämnar den för kännedom till kommunstyrelsens arbetsutskott. Sammanfattning Vård- och omsorgskontoret har låtit göra en utredning av kommunens hemtjänst i egenregi (SOLOM). Anledningen är att verksamheten visar på betydande ekonomiskt underskott, eftersom SOLOMs hemtjänst har alltför höga kostnader i förhållande till gällande ersättning. Utredningen visar att en mer flexibel planering och bemanning är den viktigaste faktorn för att minska kostnaderna. För att uppnå detta föreslås tydligare styrning och tydligare rollfördelning mellan arbetsledare och planerare. Dessutom rekommenderas att den löpande uppföljningen förbättras, samt att stödsystemen för detta säkerställas. Utbildningsinsatser för användandet av TES och Mobipen föreslås. Utredarna rekommenderar även en differentierad ersättning över dygnet samt minskning av momskompensation till de privata utförarna. Även om åtgärderna införs har utredarna svårt att se hur SOLOMs hemtjänst ska kunna sänka sina kostnader till den fastlagda ersättningen, som är relativt låg i Sollentuna jämfört med andra kommuner. Päivi Kabran Avdelningschef för SOLOM Maria Pettersson Utredare Bilaga: Analys av egenregins hemtjänstorganisation,, juni 2012 Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Rådgivningsrapport SOLOM hemtjänst - Nuläge och önskat läge Sollentuna kommun Dag Fagerhem och Fredrik Markstedt pwc

SOLOM hemtjänst - Nuläge och önskat läge

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning i 2. Uppdraget 3 2.1. Bakgrund 3 2.2. Uppdrag 3 2.3. Genomförande 4 3. Styrning av hemtj änsten 5 3.1. Styrning enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV) 5 3.2. Om styrning och ersättningssystem 5 3.3. Om SOLOM och hemtjänsten 6 3.4. Önskvärda förutsättningar för hemtjänst i kommunal regi 7 4. Resultat iakttagelser, bedömningar och rekommendationer...8 4.1. Fungerande ledning och styrning 8 4.2. Tydliga roller och ansvarsområden 8 4.3. Fungerande stödsystem 9 4.4. Fungerande och aktuell uppföljning 9 4.5. Tillräcklig ekonomisk ersättning 11 4.6. SOLOMs åtgärder för att minska underskottet 12 Bilaga 1 Modell för verksamhet med ekonomi i balans Bilaga 2 SOLOMs åtgärdsplan för hemtjänsten - vår bedömning Bilaga 3 Rapport "Analys av egenregins hemtjänstorganisation", juni 2012

I l. Sammanfattning På uppdrag av förvaltningschefen för vård- och omsorgskontoret i Sollentuna kommun har vi gjort en genomlysning av kommunens hemtjänst i egenregi (SOLOM). Uppdraget är föranlett av att verksamheten visar betydande ekonomiska underskott och innebär i korthet att göra genomlysande beskrivning och analys av nuvarande organisation och verksamhet. Vi har kartlagt hur verksamheten i dagsläget är organiserad, dimensionering av personalresurser såväl totalt inom hemtjänsten som inom respektive hemtjänstgrupp samt därutöver gjort bedömningar av verksamhetens förutsättningar att nå en ekonomi i balans. Vår sammanfattande bedömning är att SOLOMs hemtjänst för närvarande inte har tillgång till alla förutsättningar för att uppnå en ekonomi i balans. Vi har i vår rapport försökt tydliggöra i vilka avseenden vi ser brister och även föreslagit åtgärder. För höga kostnader iförhållande till ersättningen. SOLOMs hemtjänst har alltför höga kostnader i förhållande till den gällande ersättning. Ett arbete har påbörjats för att sänka kostnaderna och ett antal åtgärder har identifierats och redovisats för nämnden under våren. Vi har dock uppfattat att det uppstått vissa praktiska svårigheter i genomförandet av några av åtgärderna. Vi noterar också en viss tveksamhet inom verksamhetens ledning till om det är möjligt att fullt ut anpassa kostnaderna till ersättningen. Vi konstaterar samtidigt att hemtjänstersättningen i ligger relativt lågt i jämförelse med andra kommuner. Förändringsarbete påbörjat men har ännu ej fått genomslag i verksamheten. Vi har fått intrycket av en organisation som har påbörjat ett förändringsarbete, men där vare sig riktningen eller det konkreta innehållet riktigt har hunnit genomsyra verksamheten. Även hos de "mellanchefer" vi intervjuat har vi mött en osäkerhet, även när det gäller förändringar i organisation inom SOLOM. Vi ser att det i nuläget är viktigt att fånga upp de frågor som kan finnas i verksamheten och ge tydliga besked till såväl arbetsledare som personal. Inom förvaltningsledningen är det också viktigt att det finns en gemensam bild av frågor och åtgärder som är SOLOMs ansvar och vilka frågor som ligger på förvaltningsledningen alternativt utanför förvaltningens ansvar. Tydliggör roller och ansvarsområden inom SOLOM. Det finns ett behov av att tydliggöra hur ledningsorganisationen inom SOLOM ska se ut, så långt det idag går att överblicka. Det gäller bl.a. rollerna som arbetsledare respektive planerare, där det pågår ett arbete för att övergå till en central planering och ökad samordning inom SOLOM. Utveckla uppföljningen. Vi uppfattar att det inom SOLOM finns betydande brister när det gäller möjligheten till löpande och aktuell uppföljning, exempelvis när det utförda insatser i förhållande till beviljad tid samt när det gäller "verkningsgrad" inom de respektive områdena/grupperna. Det finns också en bristande tillit till nuvarande uppföljningsrapporter, bl.a. eftersom de sägs kräva betydande inslag av 1 av 12

manuell bearbetning för att få fram centrala nyckeltal. Eftersom detta är av avgörande betydelse för dimensionering och daglig styrning av verksamheten, finns all anledning att prioritera utvecklingen av sådan uppföljning. Det behövs bl.a. gemensamma indikatorer/parametrar för uppföljning av verkningsgraden inom respektive hemtjänstgrupp. Vi noterar också osäkerhet/bristande förståelse för innebörden av centrala begrepp som verkningsgrad respektive utförandegrad. När det gäller utförandegrad ser vi också att det finns anledning även för myndighetsfunktionen att utveckla löpande uppföljning och analys av utförd tid i förhållande till beviljad tid. En jämförelsevis låg ersättning. Enligt aktuella nationella jämförelser ligger hemtjänstersättningen lågt i Sollentuna. Ersättningen baseras på att verksamheten uppnår 83 % verkningsgrad, medan SOLOM redovisar en verkningsgrad på 67 %. Det är vår bedömning att en verkningsgrad på 83 % en mycket stor utmaning för SOLOM. Vi har illustrerat detta genom ett räkneexempel som indikerar en nödvändig verkningsgrad på 75 %, vilket även det kan ses som en jämförelsevis hög ambition om ersättning utgår för faktiskt utförd tid, men som ändå borde vara inom det möjligas gräns. Det kräver dock betydande förbättringar i styrning och uppföljning inom verksamheten. Vi vill också föreslå nämnden att överväga en differentierad ersättning över dygnet, för att öka följsamheten till brukarnas behov. Vidare föreslår vi en översyn av momskompensationen till privata utförare, för att bättre återspegla de faktiska merkostnaderna. 2 av 12

r 2. Uppdraget 2.1. Bakgrund I Vård- och omsorgsnämndens årsredovisning för år 2011 år redovisades för SOLOM en negativ budgetawikelse med 9,5 mkr, varav resultatet för hemtjänsten uppgick till minus 13,7 miljoner kronor. Även för år 2012 beräknas resultatet bli negativt. Nämndens resultatprognos per sista mars 2012 innebar för SOLOM ett beräknat underskott för 2012 på 8 mkr, dvs. en negativ avvikelse från budget med 10 mkr. Det beräknade resultatet för hemtjänstdelen var 9,5 mkr. I januari 2011 infördes Mobipen som ett verktyg för att säkerställa att kunden får den tid och de insatser som han/hon är berättigad till utifrån biståndsbeslutet. Mobipen är ett verktyg som elektroniskt registrerar och mäter tiden hemma hos kund och därmed också utgör underlag för ersättning till utförarna samt för kundernas avgifter. Trots planerade och påbörjade åtgärder beräknas inte hemtjänsten i SOLOM nå en ekonomi i balans för år 2012. Enligt SOLOMs egna utredningar motsvarar inte nuvarande ersättningsnivåer verksamhetens verkliga förutsättningar avseende kringtid, restid och verkningsgrad. Vård- och omsorgskontoret har därför uppdragit åt att genomföra en beskrivning och analys av hemtjänsten inom SOLOM. 2.2. Uppdrag Grunden för uppdraget har beskrivits i dels offertförfrågan (2012-03-05), dels :s offert. Sammanfattningsvis anges där att uppdraget omfattar: Beskrivning och analys av nuvarande organisation. Organisationens förutsättningar och personalanvändning; kartläggning av hur verksamheten i dagsläget är organiserad, dimensionering av personalresurs såväl totalt inom hemtjänsten som inom respektive hemtjänstgrupp. Syftet är bl.a. att beskriva eventuella skillnader avseende vårdbehov och demografisk utveckling mellan olika områden, skillnader mellan arbetade och utförda (debiterbara) timmar totalt och per grupp, fördelning av personalens arbetstid. - Användningen av TES och Mobipen. Utifrån kartläggningen bedöma i vilken utsträckning hemtjänsten (SOLOM) använder TES och Mobipen på ett optimalt sätt. Skälig ekonomisk ersättning. Göra en bedömning om nuvarande ersättningsnivå är rimlig i relation till andra kommuner som infört 3 av 12

tidmätningssystem inom hemtjänsten. Det senare skulle göras genom jämförelser med två andra jämförbara kommuner. Under uppdragsperioden har kontinuerliga avstämningar skett med uppdragsgivaren. Uppdraget har därvid kommit att preciseras och delvis justerats, så att vissa delar i det initiala uppdraget tonats ned alternativt tagits bort till förmån för fördjupning inom andra områden. Inför sommaren redovisade vi också våra iakttagelser och bedömningar i en PowerPoint för förvaltningsledningen. Ett tillkommande önskemål under arbetets gång, baserat på ett uppdrag från vårdoch omsorgsnämnden, har inneburit att vi i denna rapport har försökt precisera "ideala" förutsättningar för kommunen att bedriva hemtjänst i egen regi. 2.3. Genomförande Genomförandet av vårt uppdrag har i hög grad baserats på den dokumentation och det material vi fått ta del av genom Vård- och omsorgskontoret, i första hand SOLOM. Vi har gått igenom bl.a: Vård och omsorgsnämndens årsredovisning 2011, Månadsrapport SOLOM mars 2012, Organisationsschema för SOLOM, samt förslag till förändring av ledningsorganisation. Översyn av ekonomi och verksamhetsstyrning inom SOLOMs hemtjänst (2011-12-15) Vidtagna åtgärder under 2011 inom SOLOMs hemtjänst (2012-03-26). Vidare har vi tagit del av sammanställda uppgifter om beviljad tid, planerad tid och utförd tid för SOLOMs hemtjänst för 2011 samt januari, februari och mars 2012 (sammantaget och uppdelat per hemtjänstgrupp). Som en fördjupning har vi gått igenom motsvarande uppgifter inkl. total arbetstid enligt schema från samtliga hemtjänstgrupper (inkl. kväll) under vecka 17 2012. Dessutom har vi tagit del av hemtjänstens personalkostnader för 2010, 2011 samt jan-april 2012. Kvalitativa intervjuer och avstämningar har också skett med ett antal personer som berörs alternativt anses ha insikt i SOLOMs verksamhet. Totalt har 17 personer intervjuats i utredningen. 4 av 12

I 3. Styrning av hemtjänsten 3.1. Styrning enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV) Hemtjänsten inom drivs som ett kundvalssystem enligt Lagen om valfrihetssystem, som gäller fr.o.m. 1 januari 2009. Det innebär att kommunen har fastställt krav och förutsättningar för verksamheten och att alla utförare som är intresserade och som uppfyller kraven har rätt att bli godkända utförare inom kommunen. Ersättning utgår enligt en fastställd taxa, där ersättningen är lika till alla utförare, förutom att privata utförare ges en särskild momskompensation motsvarande 6 % på ersättningen. Aktuella villkor för hemtjänstverksamheten framgår av "Förfrågningsunderlag" daterat 2012-01-16. Verksamheten regleras i avtal mellan kommunen och godkänd utförare. Avtalen är ett-åriga, med automatisk förlängning. 3.2. Om styrning och ersättningssystem En generell iakttagelse när det gäller styrning inom valfrihetssystem är att det kan vara svårt att redan från början finna rätt nivå på ersättningen. Detta kan också vara en av förklaringarna till att det finns betydande skillnader mellan ersättningarna i olika kommuner. En annan förklaring kan givetvis vara ambitionsnivåer. Våra kommentarer kring ersättningsnivåerna inom Sollentunas hemtjänst återkommer vi till i avsnitt 4.5. När det gäller att finna en lämplig ersättningsnivå finns det olika sätt att göra detta. Dels kan man utgå ifrån den kunskap man har om verksamhetens kostnader i egenregi-verksamheten och baserat på detta göra ett antagande om vilken ersättning som kan göra det attraktivt för externa aktörer att etablera sig inom kommunens hemtjänst. Dels kan man ta reda på vilka ersättningar som betalas ut i andra kommuner, med liknande förutsättningar. Att hitta den lämpliga ersättningsnivån kräver flera avvägningar, dvs. ersättningen ska vara tillräckligt hög för att attrahera flera utförare, men inte så hög att den ger onödigt stora marginaler för den enskilda utföraren. En ytterligare dimension är att ersättningens konstruktion och nivå ska göra det möjligt för kommunen att driva verksamhet i egen regi, om kommunen har den ambitionen. Uppdrag och ersättning kan ses som en form av fördelning av risker mellan beställare (kommunen) och utförare (egenregin eller den privata aktören). Traditionellt söker beställaren att minimera den ekonomiska risken genom att fastställa ersättningsnivåer som ryms inom verksamhetens budget, dvs. risken för att ersättningen inte täcker kostnaden tas av utföraren. Den utförare som lyckas väl med att sänka sina kostnader får därmed möjlighet att tillgodogöra sig ev. vinster i verksamheten. Omvänt kan sägas att den utförare som inte lyckas anpassa sina kostnader till ersättningsnivåerna, också får ta de ekonomiska konsekvenserna av att bedriva en underflnansierad verksamhet. Utföraren får därmed incitament till att minska verksamhetens kostnader. 5 av 12

Parallellt med de ekonomiska riskerna finns det givetvis också kvalitetsrisker, dvs risker för att den enskilda brukaren inte får sin service och omvårdnad, till utlovad kvalitet. I det avseendet handlar riskfördelningen i första hand i relationen mellan utförare och brukare. Samtidigt är det ytterst ett ansvar för kommunen att följa upp och säkerställa att kvaliteten lever upp till kommunens ambitioner. Konflikten mellan de kvalitativa riskerna och de ekonomiska kan uppstå i ett läge där utförarens verksamhetskostnader inte fullt ut täcks av verksamhetens intäkter, även om detta inte är ett absolut eller nödvändigt samband. En rimlig slutsats av ovanstående är att det ställs höga krav på beställaren, både när det gäller att ha kunskap om verksamhetens kvalitet och kunskap om verksamhetens kostnader. En viktig del i ersättningssystemen är givetvis den s.k. momskompensationen, d.v.s. skillnaden mellan ersättningen till privata aktörer och egenregin. Grunden för att tillämpa en sådan kompensation är att kommuner och landsting erhåller en särskild ersättning för att kompensera för merkostnader kopplade till att verksamheten inte är momspliktig. Om verksamheten inte är momspliktig, finns heller inte möjlighet att göra avdrag för ingående moms, vilket för att kommuners och landstings inköpskostnader i praktiken blir något högre än för privata, momspliktiga verksamheter. Baserats på antaganden om kommuners och landstings sammantagna kostnadsbild har momskompensationen satts till 6 %. Eftersom detta baseras på kommunens samlade kostnadsbild, finns det alltså inget som säger att kostnadsskillnaderna inom varje sektor skulle motsvara just 6 %. Snarare är det så att i verksamheter som har hög andel personalkostnader motiverar kostnadsbilden en lägre momskompensation. I allt fler kommuner och landsting har momskompensationen inom vård och omsorg justerats ner mot 2-3 %, eller också förbereds sådana förändringar. 3.3. Om SOLOM och hemtjänsten SOLOM är s organisation för den omsorgs- och serviceverksamhet som bedrivs i kommunens egen regi. Fr.o.m. 2011 ingår SOLOM i Vård- och omsorgsnämndens ansvar och nämnden har därmed både ett s.k. beställaransvar och ett ansvar som utförare av vård och omsorg. Inom Vård- och omsorgskontoret görs en åtskillnad på rollerna genom att beställarrollen organiseras för sig, "myndighetsfunktionen" och utförardelen för sig. SOLOM. Inom SOLOM pågår arbete med att sänka kostnaderna och anpassa dem till gällande ersättningar. Redan i bokslutet för 2011 redovisades vissa åtgärder för att minska underskottet och i ett särskilt tjänsteutlåtande till nämnden i maj 2012 har kontoret redovisat ytterligare åtgärder. Bland de åtgärder som planeras kan bl.a. nämnas "Optimal planering" (med stöd av TES), central bemanning, införande av årsarbetstid samt anlitande av underentreprenör för distribution av matlådor samt inköp av dagligvaror till brukarna. 6 av 12

3.4. Önskvärda förutsättningar för hemtjänst i kommunal regi Vid Vård- och omsorgsnämndens sammanträde (produktionsuppdraget) den 8 maj behandlades SOLOMs förslag till åtgärdsplan för att minska underskottet. I anslutning till detta uttalade nämnden att det är värdefullt att även i framtiden ha kvar den kommunala hemtjänsten som utförare och uppdrog till förvaltningschefen att utreda förutsättningarna att driva kommunal hemtjänst med en ekonomi i balans. Med utgångspunkt ifrån uppdraget från nämnden har vi sökt formulera några viktiga förutsättningar för att bedriva hemtjänst i kommunens regi. Ett tydligt uppdrag. Med detta avser vi att verksamhetens uppdrag är tydligt klargjort, i förfrågningsunderlag eller liknande. Det är också av betydelse att kommunen i sin roll som "ägare", klargör förutsättningar och krav på verksamheten Fungerande ledning och styrning. Med detta avser vi i första hand verksamhetens ledning, samt styrningen från förvaltningsledning och nämnd. Tydliga roller och ansvarsområden. Avser den interna roll- och ansvarsfördelningen inom verksamheten. En effektiv resursanvändning. Hur används personalresurserna, finns en ändamålsenlig planering? Fungerande och aktuell uppföljning. En nödvändig förutsättning för effektiv resursanvändning. Fungerande och ändamålsenliga administrativa stödsystem. Förutsättning för uppföljning och planering. Tillräcklig ekonomisk ersättning. I princip bör verksamheten inte åta sig uppdrag där man inte ser möjlighet att balansera kostnader med intäkter. Dessa förutsättningar gäller oberoende av i vilken organisationsform verksamheten ska bedrivas. 7 av 12

4. Resultat iakttagelser, bedömningar och rekommendationer Vi vill i detta avsnitt redovisa våra iakttagelser och bedömningar med utgångspunkt från de önskvärda förutsättningar som redovisas i avsnitt 3:4.1 det följande berörs alltså nuläget för SOLOMs hemtjänst inom områdena; ledning och styrning, roller och ansvar, stödsystem, uppföljning och nuvarande ekonomisk ersättning. Här framgår även våra bedömningar och rekommendationer kopplat till ovan nämnda områden samt tillhörande beslutade och aktuella åtgärder (se även bilaga 1 och 2). 4.1. Fungerande ledning och styrning Nuläge - Vår bedömning Osäkerhet i verksamheten kring förändringar i ledningsorganisation Prioriterade åtgärder - Vår bedömnin Behov av att gä ut med tydlig information om hur ledningsorganisationen kommer att se ut, i första hand t.o.m. årsskiftet 2012-13. Vi får intiycket av en organisation som har påbörjat ett förändringsarbete, men där vare sig riktningen eller det konkreta innehållet riktigt har hunnit genomsyra verksamheten. Även de "mellanchefer" som vi intervjuat uttrycker en osäkerhet. Det ställer krav på såväl SOLOMs ledning som förvaltningsledningen att fånga upp frågorna och där så är möjligt ge tydliga besked till arbetsledare och medarbetare. Förvaltningsledningen och SOLOMs ledning måste också vara överens om vilka frågor/problem som är SOLOMs ansvar och vilka frågor som ligger på förvaltningsledningen alternativt utanför förvaltningens ansvar. Vår bedömning är därför att det finns ett stort behov av att tydliggöra hur ledningsorganisationen ska se ut, åtminstone när det gäller planerade förändringar under året. 4.2. Tydliga roller och ansvarsområden Nuläge - Vår bedömning Prioriterade åtgärder - Vår bedömning Otydliga roller - arbetsledare Renodla arbetsledarrollen i förhållande till respektive planerare (bemanning) planerarrollen. Fullfölj samordnad/central planering. I intervjuerna med arbetsledare och planerare framhålls att det finns flera utvecklingsområden på både ledningsnivå och inom respektive hemtjänstgrupp. Här nämns exempelvis: Vad ska prioriteras/otydliga direktiv? Vad kommer att hända med nuvarande ledning och deras tjänster? Samarbetet i grupperna och över områdena behöver bli bättre. 8 av 12

Det finns behov av forum för diskussion och reflektion. Att inte arbetet med optimal planering (ett av förslagen i SOLOMs åtgärdsplan) har kommit längre än det gjort trots att det sedan tidigare varit en prioriterad åtgärd, visar även det på ett behov av att ytterligare tydliggöra rollerna för arbetsledare respektive planerare. Även förslaget att övergå till central planering är en del översynen av roller och ansvarsområden och är därför en viktig del i det fortsatta arbetet. Enligt vår bedömning finns förutsättningar för att både optimal planering och central planering kan vara implementerat fullt ut årsskiftet 2012/-13. 4.3. Fungerande stödsystem Nuläge - Vår bedömning Bristande tillit till driftsäkerheten i nuvarande stödsystem. Flera system är inte kompatibla med varandra Prioriterade åtgärder - Vår bedömning Stort behov av att återställa förtroendet för nuvarande och kommande stödsystem, Samtliga intervjuade uttrycker ett missnöje med nuvarande administrativa stödsystem. Från ledningshåll betonas bristen på tillförlitliga uppföljningsrapporter medan arbetsledare och planerare i första hand lyfter fram att det periodvis varit stora tekniska problem. Problembilden förstärks av det faktum att det är svårigheter att få fram tillförlitliga uppgifter om exempelvis beviljad tid enligt Mobipen bl.a. på grund av att det för vissa brukare kan finnas fler än ett öppet/gällande beslut. Övergripande saknas aktuella uppgifter om arbetad tid, då det via systemet inte går att få fram uppgifter om i det här fallet hemtjänsten i förhållande till SOLOM i stort (det går inte att sortera per område). När vi i vårt uppdrag begärt ut sådana uppgifter, har det enligt uppgift krävts manuellt arbete motsvarande cirka 30 timmar, för att få fram förhållandevis tillförlitliga uppgifter. När det gäller de tekniska problem som förknippas med stödsystemen måste dessa snarast åtgärdas och/eller tydliga besked ges om hur problemen kommer att hanteras. Vi ser även ett behov av att skyndsamt genomföra nödvändiga utbildningsinsatser för användandet av TES och Mobipen (kopplat till central planering, optimal planering). 4.4. Fungerande och aktuell uppföljning Nuläge - Vår bedömning För låg "verkningsgrad". Det krävs ytterligare åtgärder för att anpassa personalanvändningen till kundernas behov. Åtgärdsförslag finns i SOLOM. Prioriterade åtgärder - Vår bedömning Värdera åtgärdsförslag från SOLOM och fastställ vad som ska genomföras. Överväg former för att målsätta och följa upp önskad verkningsgrad. Daglig styrning. 9 av 12

Både utförandegrad och verkningsgrad är väsentliga mått att följa upp inom hemtjänsten. "Utförandegrad" definieras som antal utförda timmar hos brukare i förhållande till antal beviljade timmar, medan Verkningsgraden" definieras som antal utförda timmar hos brukare i förhållande till antal arbetade timmar Vi uppfattar att det finns en osäkerhet kring såväl innebörd som användning av dessa begrepp. Det är av stor vikt att begreppen används entydigt inom SOLOM och övriga förvaltningen. Vi har gått igenom tillgängliga uppgifter om beviljad tid, planerad tid, utförd tid och arbetad tid för hela år 2011 samt perioden januari-mars 2012. Dessutom har vi begärt in uppgifter för en vecka (vecka 17) under våren 2012, som jämförelse. Utifrån denna genomgång kan vi bland annat konstatera följande: Skillnaden mellan beviljad tid och utförd tid är 23 % för perioden januarimars. Stickprovet från verksamheterna vecka 17 indikerar en ännu större skillnad. Stora skillnader mellan beviljad tid (3 862 h) och justerad beviljad tid (2 446 h) för mättillfället vecka 17 (37 %). Begreppet "justerad beviljad tid" skapar en viss osäkerhet, samtidigt som det även väcker frågor att 37 % av beviljad tid "justeras" bort enligt tillgängligt underlag. Förhållandevis små skillnader mellan grupperna när det gäller verkningsgrad dagtid. Större skillnader i verkningsgrad mellan de grupper som har kvällsturer. Vi ser ett behov av att det inom SOLOM fastställs några gemensamma indikatorer/- parametrar som utgångspunkt för uppföljning av verkningsgrad inom respektive hemtjänstgrupp, vilket även har införts från och med juni 2012. En direkt uppföljning av verkningsgraden på hemtjänstgruppnivå ger enligt vår bedömning ökade förutsättningar för en mer aktiv och riktad styrning och kontroll. Eftersom avsikten är att den utförda insatsen så långt ska motsvara det beviljade stödet i innehåll och omfattning, finns det enligt vår bedömning anledning för myndighetsfunktionen att löpande följa upp och analysera det reella utfallet av utförd tid (kundtimmar) i förhållande till beviljad tid. Analysen bör avse orsaker och eventuella konsekventa skillnader mellan olika utförare. Den bör också belysa eventuella konsekvenser när det gäller den enskilde kundens/brukarens möjlighet att få det bistånd han/hon beviljats. 10 av 12

4.5. Tillräcklig ekonomisk ersättning Nuläge - Vår bedömning Sollentuna erbjuder en jämförelsevis relativt låg ersättning inom hemtjänsten. Det är svårt att se hur SOLOMs hemtjänst ska kunna sänka sina kostnader till den fastställda ersättningen. Den gällande momskompensation gör skillnaden omotiverat stor mellan ersättningen till SOLOM respektive privata utförare. Prioriterade åtgärder - Vår bedömning Överväg formerna för ersättning kvällstid. Se över momskompensationen Enligt SKL:s senaste sammanställning (juni 2012) avseende hemtjänstersättning vid LOV är det stora skillnader mellan de 132 kommuner som infört LOV för hemtjänst. Den genomsnittliga ersättningen är 352 kr per timme, men ersättningen varierar mellan 227 och 414 kr. Delvis kan detta förklaras av att ersättningen är utformad på olika sätt. Inom Sollentuna baseras ersättningen på faktiskt utförd tid, enligt elektronisk registrering. Ersättningen för egenregin är densamma oavsett om insatsen är en service alternativt en omsorgsinsats (305 kr). Privata utförare har en något högre ersättning (324 kr), vilket förklaras av den momskompensation vi redogjort för i kapitel 3.2. Redan då nuvarande ersättningsmodell och ersättningsnivåer fastställdes (hösten 2011) fanns en medvetenhet om att ersättningen är låg i jämförelse med andra kommuner. Det beskrivs också i beslutsunderlaget att den föreslagna ersättningen motsvarar en verkningsgrad på 83 %, vilket är en jämförelsevis mycket hög ambition. Nuvarande verkningsgrad för SOLOM uppges vara 67 %. Hemtjänst är en verksamhet där personalkostnaderna är den huvudsakliga kostnaden (ca 90 %, inkl. arbetsledning). Om vi utifrån detta gör ett räkneexempel utifrån en antagen förmodad lön 21 000 kr/månad och därtill lägger sociala avgifter och övriga indirekta kostnader så kommer vi fram till att detta motsvarar en verkningsgrad på ca 75 %. Om den nuvarande ersättningen baseras på 83 % verkningsgrad innebär detta en mycket stor utmaning för SOLOMs hemtjänst. Även en verkningsgrad på 75 % (vårt räkneexempel ovan) kan ses som en jämförelsevis hög ambition om ersättning utgår för faktiskt utförd tid, men det borde ändå kunna vara inom det möjligas gräns. En förutsättning för detta är dock att SOLOM får tillgång till den löpande information och de stödsystem som möjliggör en aktiv uppföljning av verkningsgrad m.m. liksom stödsystem för en "optimal planering". Om inte detta sker ser vi ytterst små möjligheter för SOLOM att få en ekonomi i balans. Det finns också anledning att reflektera över ersättningssystemets konstruktion. Ersättning för faktiskt utförd tid hos patienten och antaganden om kort tid för restid (förflyttning mellan brukarna) ger incitament för långa och få besök per arbetspass. Detta kan mycket väl ligga i linje med ambitioner om stor närvaro hos den enskilde brukaren, i synnerhet om biståndsbesluten också har den inriktningen. 11 av 12

Samtidigt får vi bilden av att behoven kan se olika ut under dygnet, t.ex. genom att det på kvällarna finns behov av kortare besök, och där den enskilde medarbetaren istället ska hinna med fler besök på ett arbetspass. Där finns risk att andelen restid blir betydligt högre än vad ersättningen är baserad på. Det kan ge anledning att överväga en mer differentierad ersättning över dygnet. Det finns också anledning för nämnden att se över nivån på den momskompensation som ges till de privata utförarna. Den nuvarande ersättningsmodellen innebär en momskompensation på 6 %, dvs. samma nivå som den generella momskompensationen till kommunen. Under de senaste åren har dock flera utredningar och beräkningar gjorts, när det gäller vad som kan vara en rimlig kompensation inom vård och omsorg, bl.a. eftersom den verksamheten innehåller en relativt låg andel momsbelagda kostnader. De utredningarna pekar snarare på en lämplig nivå kring 2-3 % kompensation. En mer verklighetsnära momskompensation kan innebära att mer likartade förutsättningar för de privata verksamheterna och egenregin. 4.6. SOLOMs åtgärder för att minska underskottet Vi har tagit del av SOLOMs planer för att minska det ekonomiska underskottet och vi bedömer att det är motiverade och att de bör kunna ge avsedd effekt. Våra kommentarer framgår av bilaga 2. Vi noterar samtidig att dessa åtgärder inte bedöms kunna bidra till ett nollresultat redan under 2012. Såvitt vi kan bedöma är den viktigaste faktorn att kunna åstadkomma en mer aktiv och flexibel planering och bemanning, med utgångspunkt från brukarnas behov/efterfrågan av insatser; i praktiken en form av daglig styrning. Det understryker starkt betydelsen av den samordnade planeringen och av ett uppföljningsstöd som möjliggör en löpande och aktuell uppföljning av såväl resurser som brukarnas nyttjande av beviljade tjänster. Om ambitionen är att den enskilde brukaren ska få del av den beviljade tiden för omsorg och service, är det en given förutsättning att i realtid kunna läsa av status på förbrukad tid i förhållande till beviljad tid. I det här skedet bör förutsättningar skapas som ger SOLOM möjlighet att genomföra planerade och beslutade åtgärder. Det är vår förhoppning att vår modell för verksamhet med ekonomi i balans (se bilaga 1) ger en inledande fingervisning och riktning för det kommande förändringsarbetet. Införandet av Timecare - medarbetarmedverkan och årsarbetstid är de åtgärder som i sig har störst potential att på sikt skapa en kostnadseffektiv hemtjänst i egenregi. Samtidigt finns en stor risk att införa detta utan att de utvecklingsområden som påpekats ovan prioriteras och åtgärdas. I sammanhanget är det därför viktigt att beslut om åtgärder och tillhörande prioritering baseras på en realistisk tidsplan för förändringsarbetet, exempelvis att ha en balanserad ekonomi vid ingången av år 2013. 12 av 12

Bilaga i Modell för verksamhet med ekonomi i balans Förutsättningar Önskat läge Fungerande ledning och styrning Tydliga roller och ansvarsområden Effektiv personalanvändning Fungerande stödsystem Fungerande och aktuell uppföljning Tilhäcklig ekonomisk ersättning Nuläge vår bedömning Osäkerhet i verksamheten kring förändringar i ledningsorganisation Otydliga roller - arbetsledare respektive planerare (hemanning) För låg "verkningsgrad". Det krävs ytterligare åtgärder för att anpassa personalanvändningen till kundernas behov. Åtgärdsförslag finns i SOLOM. Bristande tillit till driftsäkerheten i nuvarande stödsystem. Flera system är inte kompatibla med varandra Många felkällor i rapporterna som tas ut från de olika systemen. Ansvariga tar fram sina egna rapporter (ingen systematik). Svårt att jämföra. På grund av ovan nämnda utvecklingsområden är det svårt att bedöma huruvida nuvarande ersättning är tillräcklig eller inte Prioriterade åtgärder vår bedömning Behov av att gå ut med tydlig information om hur ledningsorganisationen kommer att se ut, i första hand t.o.m. årsskiftet 2012-13. Renodla arbetsledarrollen i förhållande till planerarrollen. fullfölj samordnad/central planering. Värdera åtgärdsförslag från SOLOM och fastställ vad som ska genomföras. Överväg former för att målsätta och följa upp önskad verkningsgrad. Daglig styrning. Stort behov av att återställa förtroendet för nuvarande och kommande stödsystem Behov av att enas kring ett antal indikatorer som följs upp på olika nivåer inom SOLOM. Från verksamhetsövergripande till individnivå. Målsätt och följ upp. Överväg formerna för ersättning kvällstid. 1 av 2

Bilaga 2 SOLOMs åtgärdsplan för hemtjänsten - vår bedömning Nuläge Möjlig effekt Tidsplan Aktiv uppföljning av verkningsgrad Fr.o.m.juni följervarje hemtjänstgrupp upp aktuell verkningsgrad Ökar förutsättningarna för en mer aktiv och riktad styrning och kontroll på verksamhetsnivå Redan påbörjat Optimal planering Har inte införts. Otydliga roller och ansvar samt i vissa fall behov utbildningsinsatser har försenat införandet Ökar förutsättningarna för en mer tidseffektiv planering Tillämpning av optimal planering var redan 2011 en prioriterad åtgärd. Bör, enligt vår bedömning, vara implementerat fullt ut årsskiftet 2012/-13 Central planering Har inte påbörjats. Behov av konsekvensanalys samt att förebygga ev. sårbarhet Ökar förutsättningarna för en mer tidseffektiv planering Bör, enligt vår bedömning, vara implementerat fullt ut årsskiftet 2012/-13 "Lejabort" matleveranser samt inköp Har delvis påbörjats. I projektform extern utförare av inköp. I nledande kontakter har tagits för att "leja bort" mathanteringen. Skapar utrymme för mer effektiv personalanvändning. Fortare ut till kund. Enligt vår bedömning finns förutsättningar att åtgärden kan vara implementerad fullt ut årsskiftet 2012/-13 Införande av Timecare medarbetarmedverkan och årsarbetstid Delvis påbörjat. Utbildningsinsatser i Timecare innan semestern. Dialog förs med fackliga företrädare. De åtgärder som har störst potential att på sikt skapa en kostnadseffektiv hemtjänst i egenregi. Samtidigt de åtgärder som kräver att flertalet av de utvecklingsområden som framgår i sammanfattningen är åtgärdade. De åtgärder som för närvarande är svårast att bedöma tidsaspekten för. Enligt vår bedömning bör därför fokus ligga på att skapa förutsättningar för införandet av årsarbetstid fr.o.m. årsskiftet 2012/-13 2 av 2