Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar PM 2016:2 Saknr 187 Publicerades den 16 februari 2016
Riktlinjer 2 (7) Avser område/ämne Offentlighet och sekretess Beslutad av/titel Johan Östensson t.f. avdelningschef Gäller för följande organisatoriska enheter (adressater) Polismyndigheten Föredragande/organisatorisk enhet Karl Holm, Rättsavdelningen Beslutsdatum 2016-01-25 Gäller från och med 2016-03-01 Giltighetstid Ersätter dokument som upphävs
Riktlinjer 3 (7) 1 Författningsbestämmelser Bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Bestämmelser om registrering, utlämnande av och övrig hantering av allmänna handlingar och uppgifter ur allmänna handlingar finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och i offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641). Bestämmelser om serviceskyldighet och inkommande handlingar finns i förvaltningslagen (1986:223). Bestämmelser om hanteringen av handlingar av betydelse för rikets säkerhet finns i säkerhetsskyddslagen (1996:627) och säkerhetsskyddsförordningen (1996:633). Bestämmelser om uttagande av avgift för kopior av allmänna handlingar finns i avgiftsförordningen (1992:191). Bestämmelser om diarieföring av allmänna handlingar finns i Polismyndighetens interna föreskrifter och allmänna råd om postbehandling och diarieföring, FAP 181-1 (PM 2015:24). Bestämmelser om arkivbildning och arkivvård finns i Polismyndighetens interna föreskrifter och allmänna råd FAP 182-1 (PM 2015:25). 2 Begäran om uppgift ur allmän handling En begäran om att få ta del av uppgift ur allmän handling prövas i enlighet med vad som anges i avsnitt 4 9 i dessa riktlinjer. 3 Diarieföring 3.1 En begäran om att få ta del av allmän handling eller uppgift ur allmän handling ska diarieföras om det inte är uppenbart obehövligt. Detta gäller oavsett hur begäran har inkommit. Innehåller den begärda handlingen sekretessbelagda uppgifter ska begäran alltid diarieföras. Med uppenbart obehövligt avses en begäran gällande allmänna handlingar som inte innehåller någon sekretess och som omedelbart kan efterkommas.
Riktlinjer 4 (7) 3.2 En omfattande förfrågan enligt 4.1, ska diarieföras där begäran inkommer. Om begäran är ställd till flera polisregioner eller avdelningar ska endast en diarieföring ske. 4 Omfattande förfrågningar och beslut om samordning 4.1 En omfattande förfrågan är en begäran som 4.2 - berör flera polisregioner eller avdelningar, - har ställts till olika polisregioner eller avdelningar där begäran har samma syfte och innehåll men geografisk uppdelning, - berör en polisregion eller avdelning men har stor omfattning, eller - är en återkommande begäran. Om en omfattande förfrågan berör flera polisregioner eller avdelningar ska samordning ske vid rättsavdelningen. Rättsavdelningen beslutar vilken polisregion eller avdelning som ska handlägga ärendet. För det fall en begäran avser få ärenden men berör flera polisregioner eller avdelningar behöver samordning inte ske, om berörda organisatoriska enheter är överens om det. Övriga omfattande förfrågningar ska handläggas vid den polisregion eller avdelning som förfrågan avser. Med avsteg från vad som sägs i avsnitt 5 9, ansvarar den polisregion eller avdelning som ska handlägga det samordnade ärendet för tjänstemannaprövningen avseende de handlingar och uppgifter som förfrågan avser. 5 Tjänstemannaprövning 5.1 Med tjänstemannaprövning avses en prövning av om en handling kan lämnas ut eller om det föreligger hinder på grund av sekretess jämlikt 6 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 5.2 Av 6 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) följer att den som anses ansvara för vården av en handling är den som i första hand ska pröva om handlingen ska lämnas ut. 5.3 Råd och stöd vid tjänstemannaprövning lämnas i första hand av närmaste chef och i andra hand av rättsavdelningen.
Riktlinjer 5 (7) 6 Pågående ärenden Vid pågående ärenden har ansvarig handläggare för ärendet ansvar för vården av de handlingar som ingår i ärendet. För det fall ansvarig handläggare inte har utsetts eller inte finns tillgänglig ansvarar chefen för den organisatoriska enhet som ska handlägga ärendet för vården. 7 Avslutade ärenden För vården av ett avslutat ärende som arkivlagts i närarkiv ansvarar chefen för den organisatoriska enhet som handlagt ärendet. Beträffande ett avslutat ärende som innehåller handlingar i ett it-system som inte är överförda till e-arkivet ska chefen för den organisatoriska enhet som handlagt ärendet anses ha vården om dessa. Vid organisatoriska enheter som inte har närarkiv, utan arkivlägger avslutade ärenden i mellan- och centralarkiv hos informationsförvaltningen, anses chefen för den organisatoriska enhet som handlagt ärendet ansvara för vården av dessa under en tid av tre kalenderår räknat från den dag då ärendet registrerades. För övriga ärenden som levererats till mellan-, centralarkiv eller e-arkivet ansvarar rättsavdelningen. Chefen för den organisatoriska enhet som handlagt ett ärende bör vid behov bistå med upplysningar om ärendet och annat som kan ha betydelse för prövningen av en begäran. 8 Handlingar som inte ingår i ett ärende Den som förfogar över en handling som inte ingår i ett ärende ska i första hand ansvara för vården av den handlingen. Om han eller hon inte finns tillgänglig eller det inte kan avgöras vem som ansvarar för vården av en handling som inte ingår i ett ärende ska chefen för den organisatoriska enhet där handlingen fysiskt finns anses ansvara för vården. Motsvarande princip tillämpas på handlingar i myndighetens it-system, om detta inte reglerats i särskild ordning. För vården av handlingar som levererats till mellan-, centralarkiv och e-arkivet ansvarar rättsavdelningen.
Riktlinjer 6 (7) 9 Handlingar som inte kan hänföras till en polisregion eller avdelning För det fall handlingen inte kan hänföras till en polisregion eller avdelning ansvarar rättsavdelningen för vården av handlingen. 10 Hänskjutande till myndigheten 10.1 Av 6 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) följer att den som ska göra tjänstemannaprövningen har rätt att i tveksamma fall hänskjuta prövningen till myndigheten, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Ärendet ska i sådant fall skyndsamt överlämnas till rättsavdelningen. Med tveksamma fall avses exempelvis särskilt komplicerade sekretessprövningar. 10.2 Innan en begäran överlämnas till rättsavdelningen för vidare handläggning, ska kontakt tas med rättsavdelningen och handläggande enhet ska ändras i myndighetens allmänna diarium. Den som gjort tjänstemannaprövningen ansvarar för att överlämnandet sker skyndsamt. Den som ska göra tjänstemannaprövningen bör samråda med sin närmaste chef innan prövningen av begäran överlämnas till rättsavdelningen. 11 Framtagande av uppgifter ur ett it-system It-avdelningen ska sammanställa och tillhandahålla uppgifter från it-system på begäran från den som ska pröva eller samordna ärenden enligt dessa riktlinjer. 12 Myndighetsbeslut 12.1 Ärenden som ska mynna ut i ett myndighetsbeslut ska handläggas vid rättsavdelningen. 12.2 Om sökanden begär ett myndighetsbeslut ska den som tar emot begäran skyndsamt överlämna ärendet till rättsavdelningen.
Riktlinjer 7 (7) När en begäran överlämnas till rättsavdelningen ska tjänstemannabesked dokumenteras och av det ska framgå vilka handlingar som begäran omfattar samt vilka uppgifter som redan lämnats ut. 13 Överklagande av myndighetsbeslut Överklagade myndighetsbeslut avseende utlämnande av allmän handling ska handläggas vid rättsavdelningen. 14 Övrigt Polismyndigheten får, om särskilda skäl föreligger, medge undantag från dessa riktlinjer.