Yttrande med anledning av anmälan till Riksdagens ombudsmän - JO

Transkript

1 1(2) Ledningsstaben Sektion Juridik Handläggare Björn Holmberg TJÄNSTEUTLÅTANDE Trafiknämnden , punkt 14 Ärende/Dok. id. TN Infosäk. klass K1 (Öppen) Yttrande med anledning av anmälan till Riksdagens ombudsmän - JO Ärendebeskrivning Förslag till yttrande med anledning av till JO inkommen anmälan avseende trafiknämndens handläggning av begäran om utlämnande av handlingar. Beslutsunderlag Remiss från JO dnr daterat , se Bilaga 1. Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att som yttrande till Riksdagens ombudsmän JO översända detta tjänsteutlåtande, att förklara paragrafen omedelbart justerad. Trafikförvaltningens förslag till yttrande Trafiknämnden har i remiss från JO (se Bilaga 1) anmodats att yttra sig över en till JO inkommen anmälan med anledning av handläggningen av en till trafikförvaltningen inkommen begäran om utlämnande av handlingar. Anmälan Lars Lundqvists anmälan till JO, se Bilaga 1. Ärendets handläggning Med anledning av JO:s begäran om upplysningar och yttrande har trafikförvaltningen gått igenom skriftväxlingen mellan Lars Lundqvist och trafikförvaltningen samt givit berörda befattningshavare och andra personer som varit delaktiga i handläggningen av ärendet tillfälle att lämna muntlig information.

2 2(2) Ledningsstaben Sektion Juridik TJÄNSTEUTLÅTANDE Ärende/Dok. id. TN Infosäk. klass K1 (Öppen) Av trafikförvaltningens utredning framgår följande. Lars Lundqvists begäran inkom fredag kl. 15:34. Kl. 16:20 samma dag skickades bekräftelse på att begäran mottagits. Ansvarig sektion fick del av begäran måndag kl. 07:52. Svar på begäran skickades måndag kl. 10:18. Begäran om överklagningsbart beslut inkom måndag kl. 11:00. Överklagningsbart beslut expedierades torsdag kl. 16:19. Bedömning Trafiknämnden konstaterar att det förekommit brister vid handläggningen av Lars Lundqvists begäran om utlämnande av handlingar och även beträffande utformningen av avslagsbeslutet. Den tid som förflutit från det att begäran inkommit till dess att svar avgivits har varit oacceptabelt lång. Trafikförvaltningen har brustit i att iaktta skyndsamhetskravet i 2 kap tryckfrihetsförordningen både vad gäller utlämnande av handlingarna och expediering av avslagsbeslutet. Avslagsbeslutet kan inte anses ha motiverats i enlighet med de krav som uppställs i 20 förvaltningslagen, då avslagsbeslutet saknar såväl hänvisning till lagrum som utförlig motivering. Trafikförvaltningens handläggning har emellertid skett i enlighet med 6 kap 3 offentlighets- och sekretesslagen då den anställde som har ansvar för vården av de begärda handlingarna har gjort prövningen om utlämnande. Vid tidpunkten för Lars Lundqvists begäran om utlämnande av handlingar var arbetsbelastningen onormalt hög på handläggande sektion med anledning av andra brådskande ärenden. Under aktuell period fick sektionen dessutom ett stort antal begäran om utlämnande av handlingar som behövde hanteras. Trafiknämnden beklagar de brister som förekommit i trafikförvaltningens handläggning av ärendet. Trafikförvaltningen kommer att vidta åtgärder avseende efterlevande och förtydligande av rutiner för att säkerställa att kraven i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och förvaltningslagen följs framöver. Ragna Forslund Tf. Förvaltningschef Björn Holmberg Stabschef

3 JO \fö RIKSDAGENS OMBUDSMÄN c c KffMISS R F M T Datum Dnr Trafiknämnden Stockholms läns landsting B o x Stockholm Begäran om upplysningar och yttrande Lars Lundqvist har i en a n m ä l a n framfört klagomål mot Trafiknämnden i Stockholms läns landsting med anledning av handläggningen av en begäran o m utlämnande av handlingar. Handlingama i n ä m n d e n s ärende med dm - T N har hämtats in. A v dessa framgår bl.a. följande: D e n 18 september 2015 skickade Lars Lundqvist en begäran om att få ut allmänna handlingar till trafikförvaltningen. D e n 22 september skickade han en p å m i n n e l s e om sin begäran och fick till svar att ärendet hade hamnat på fel avdelning, att man beklagade att det tagit tid men att han borde få svar inom kort. D e n 28 september fick Lars Lundqvist ett svar från Peter R o s é n på trafikavdelningen. I samband med svaret lämnades en handling ut till Lars Lundqvist. Peter R o s é n meddelade också att de två andra begärda handlingama var arbetsmaterial och inte allmänna handlingar. Dessa lämnades därför inte ut till Lars Lundqvist. Senare samma dag begärde Lars Lundqvist att få ett beslut som gick att överklaga beträffande de handlingar som inte hade lämnats ut. D e n 15 oktober 2015 meddelade trafikförvaltningen, genom sektionschefen Anna Mostert, ett beslut. I en bakgrund till beslutet stod att handlingama som Lars Lundqvist hade begärt att få ut avsåg arbetsmaterial/underlag och i beslutet stod att uppgifterna i handlingarna omfattades av sekretess. Vidare hänvisades till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), men inte till n å g o n enskild bestämmelse i lagen. Som motivering till beslutet angavs följande: Leverantören kan lida skada om detaljer avseende priser och kostnader offentliggörs. Lars Lundqvist överklagade beslutet och efter en ny prövning l ä m n a d e trafikförvaltningen ut de begärda handlingarna till honom. Trafiknämnden anmodas att lämna upplysningar om och yttra sig över handläggningen av Lars Lundqvists begäran om u t l ä m n a n d e av handlingar. A v yttrandet ska särskilt framgå hur handläggningen förhåller sig till bestämmelserna i 2 kap tiyckfrihetsförordningen och 6 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen samt hur utformningen av beslutet förhåller sig t i l l b e s t ä m m e l s e n i 20 förvaltningslagen (1986:223). Berörda befattningshavare bör ges tillfälle att Riksdagens ombudsmän Box Stockholm Besök: Västra Trädgårdsgatan 4 E-post: justitieombudsmannen@jo.se Telefon: Texttelefon: Fax:

4 Dnr Sid 2 (2) lämna synpunkter och det ska framgå av remissvaret att så har skett. Nämnden ska vidare redovisa sin bedömning av det som kommit fram. Till remissvaret ska fogas ett protokollsutdrag från det sammanträde vid vilket nämnden fattade beslut om yttrande till JO. Anmälan till JO med komplettering bifogas (JO:s handling 1 och 3). Remissvaret önskas i två exemplar. Dessutom bör myndighetens yttrande och eventuella underyttranden skickas via e-post, helst som Word-dokument, till JOkanslil@jo.se. Senaste datum för svar är den 15 januari byråchef Erika Bergman föredragande Information om personuppgiftsbehandlingen hos JO finns på JO:s webbplats under

5 Cecilia Skanser Från: Skickat: Till: Ämne: Lars Lundqvist den 27 september :44 Justitieombudsmannen JO-anmälan från Lars Lundqvist via webbplatsen Namn: Lundqvist, Lars Adress: C/O: Gatuadress: Lidnersgatan 3 3 tr Postnr: Postort: Stockholm link Dnr. Telefon: Mobiltelefon: Epost: lars.lundqvist@bredband.net tföfö^ Hondling # ~ 1 Anmälan mot Stockholms läns landsting, Trafikförvaltningen Ev. dokumentref T N Beskrivning Den 18 september skickade jag in en begäran genom e-post om att få ta del av allmänna handlingar hos Trafikförvaltningen. Den 22 september skickade j ag en påminnelse och fick svar att ärendet gått till fel avdelning. Jag påpekade i mejlet om den skyndsamhet som gäller. Ett dygn senare har jag ännu inte fått någon kontakt från handläggare och påpekar att jag på grund av frågans aktualitet vill ha en snabb handläggning av ärendet. Jag påtalar också att så skall ske enlig lag. Den 25 september har ännu inget svar från handläggare kommit, annat än att registrator den 24 september meddelat att min påminnelse registrerats på ärendet. Anmälarens syn på händelsen Brister i hanteringen rörande utlämnande av allmänna handlingar. Trafikförvaltningen har uppenbarligen inte fungerande rutiner för att hantera utlämnande av allmänna handlingar. M i n förfrågan kan uppfattas som känslig då det finns fog för misstanken att man inte vill lämna ut handlingarna eftersom de kan avslöja brister i hur ärendet beretts (den information som inhämtats utifrån och från register - det handlar alltså inte om underlag som kan betraktas som arbetsmaterial eller dylikt). Det bör rimligen inte kunna hänföras någon sekretess i fallet, och detta obeaktat är det givetvis inte rimligt att man trots påminnelse, ännu inte efter en vecka har fått någon återkoppling kring själva ärendet. Nu är inte detta första gången hos Trafikförvaltningen som detta inträffar, men i detta fall har ärendet aktualitet och det finns därmed ett intresse av få fram faktaunderlag relativt omgående. Övrig information Det är möjligt att man kan uppfatta den ena begäran som oklar vad gäller handlingstyp. Eftersom ärendet överlämnats till handläggare på avdelningen kan dock inte detta leda till fördröjning i detta avseende och i vilket fall inte motivera att handläggare inte återkommer för att få förfrågan preciserad. Att det rör sig om ett slags register medför att det per automatik ska betraktas som upprättat och därmed allmän handling. i

6 Sekretessprövning i detta fall är också uteslutet. De två andra fallen rör inkomna handlingar och bör inte på något sätt vara svåra att finna med den information jag angivet i förfrågningen. Möjligen kan avtalsinformation förekomma, men då det rör sig om omfångsmässigt relativt ringa dokument, och då avtalsdelen på sin höjd kan röra enstaka prisuppgifter, kan denna del inte förorsaka någon längre tidsspillan och motiverar inte heller varför handläggare inte kontaktar undertecknad med information om ärendets gång. Det som är anmärkningsvärt är att inget händer i ärendet från Trafikförvaltningen, trots att jag påpekat vikten av att man hanterar ärendet snarast med hänvisning till JO:s ställningstagande om att det som mest bör få ta två dagar. För mig är det av central betydelse att få ta del av handlingarna i god tid för att - om möjligt kunna påverka i frågan. Att ärendet först hamnar på fel avdelning, måste rimligen innebära att man, när detta upptäcks, gör sitt yttersta förratt genast hantera ärendet, och inte låter det dra ut på tiden ytterligare utöver vad JO anser vara acceptabelt, om man ens har som ambition att svara. Ifall återkoppling från handläggare skett, hade det också varit möjligt att överväga att själv gå upp till Trafikförvaltningen för att ta del av handlingama på plats. När svar inte ges, blir det omöjligt att göra ett sådant övervägande.

7 Kerstin Ekman Från: Skickat: Till: Ämne: Justitieombudsmannen den 4 oktober :14 JOkanslil VB: Komplettering nr 2 av anmälan RIKSDAGENS O M B U D S M A N NAEXP ? Från: Lars Lundqvist [mailto:lars.lundqvist@bredband.net] Skickat: den 2 oktober :30 Till: Justitieombudsmannen <Justitieombudsmannen@jo.se> Ä m n e : Komplettering nr 2 av a n m ä l a n Hej, Med anledning av min JO-anmälan gentemot Stockholms läns landsting, Trafikförvaltningen (daterat ), får följande tillägg göras, som också ska läggas till grund för kritik mot Trafikförvaltningen. Efter det att begäran om myndighetsbeslut lämnats den 28 september har förvaltningen inte återkommit, vare sig som bekräftelse på att min begäran om ett beslut som går att överklaga ska verkställas, eller med ett beslut i sak. Även en sådan begäran bör behandlas skyndsamt från förvaltningens sida. Med tanke på att utredningen kring utlämnande redan skall ha gjorts i samband med avslag, bör en sådan utredning inte behöva ta mer än några dagar i anspråk. Därtill bör läggas att det svar som skickades via e-post den var ytterst bristfälligt i sin handläggning. Den handling som ändå lämnades ut, hade få överensstämmelser med min begäran. Även om jag accepterar det i denna form, får det ändå påpekas att förvaltningen inte i sitt svar ens redogör för om den sökta handlingen existerar, utan endast skickar en annan typ och mindre detaljerad sammanställning istället. När det gäller de andra två begärda handlingarna rör det sig om inkomna handlingar till myndigheten från externa leverantörer. Att hävda att dessa handlingar är att betrakta som arbetsmaterial måste anses innebära en sådan brist i handläggningen, att motivet till att inte lämna ut handlingarna kan ifrågasättas. Sammantaget måste tillsammans följande faktorer leda till kritik mot myndigheten: 1. Tidsåtgången för besvarande av en synnerligen enkel begäran med relativt sett liten dokumentationsmängd och utan sekretessprövning, inte har gjorts med den skyndsamhet som lagen kräver. 2. Att kommunikationen varit bristfällig då inget svar givits på påminnelser till Trafikförvaltningen om ärendets brådskande natur. 3. Att ingen hänsyn i handläggningen har tagits till att det på grund av ärendets avgörande under första delen av oktober, har varit av central betydelse att snarast fa ut handlingarna. 4. Att svaret på begäran görs så att den handling som lämnas ut är en helt annan än vad som begärts, utan att förvaltningen motiverar, eller förklarar om den efterfrågade handlingen finns eller inte. 5. Att de handlingar som inte lämnas ut, anges vara arbetsmaterial, trots att de uppenbart är att betrakta som inkommande handlingar från externa leverantörer och att en arbetskrävande utredning därmed inte kan ha föregått utlämnandet, vilket möjligen skulle kunna ha motiverat en utsträckt tidsåtgång av ärendet. 6. Att ingen besvärshänvisning ges för att fa ett myndighetsbeslut i samband med avslaget. 7. Att inte heller den begäran om ett överklagningsbart myndighetsbeslut hanteras med den skyndsamhet som kan krävas. Särskilt som det är uppenbart att handlingarna är att betrakta som i

8 allmänna och att föregående tjänstemannaavslag är att betrakta som grovt felaktigt och därmed skyndsamt borde ha rättats till. 8. Att inget svar ges vare sig på påminnelser, eller på begäran om att få ett myndighetsbeslut. Något som strider mot hur myndigheter bör agera. I det första fallet har det dessutom inneburit att ställningstagandet om att ta del av handlingarna på plats kontra att vänta på svar försvårats. Påpekas bör att i skrivande stund har vare sig handlingarna lämnats ut, eller ett överklagningsbart myndighetsbeslut lämnats. Kritiken på den punkten måste givetvis bli tyngre, ju längre tid som förflyter innan så sker. Med vänliga hälsningar Lars Lundqvist 2