Barn- och ungdomsnämnden 1-10
2 Barn- och ungdomsnämndens sammanträde 1 Upphävande av beslut om avhändande av allmänna handlingar - individuella utvecklingsplaner 2 Barn- och ungdomsnämndens årsplanering 2012 3 Uppföljning av uppdrag 2011 4 Dokumenthanteringsplan för barn- och ungdomsförvaltningen 2012 5 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från barn- och ungdomsnämnden till förvaltningschefen 6 Revisorerna i Alingsås kommun-årlig granskning av upphandling och inköp 2011) 7 Val av kontaktpolitiker 2011-2014 8 Val av ledamöter och ersättare till BUN:s arbetsutskott för mandatperioden 2011-2014 9 Redovisning av fattade delegationsbeslut januari 2012 10 Meddelanden
3 Plats och tid Barn- och ungdomskontoret, Alingsås Kommun Den 24 januari kl 14:00-15:45 Paragrafer 1-10 Beslutande Tjänstgörande ersättare Christian Jerhov (M), ordförande Leif Hansson (S) Eva-Britt Jarskär (FP) Anna Hansson (MP) Jan-Erik Gustavsson (S) Jenny Helgesson (S) Per-Gordon Tranberg (M) Lina Svensson (M) Anton Oskarsson (M) Ove Holmberg (FP) Camilla Pettersson (KD) Karin Johansson (S) Per Dahlén (V) Ej beslutande ersättare Tjänstemän Övriga deltagare Daniela Schagerlind (M) Emil Johansson (M) Kerstin Rudeldt-Tjus (FP) Britt-Marie Kuylenstierna (MP) Magnus Martinsson (KD) Marita Unosson (C) Cecilia Knutsson, förvaltningschef Peter Porss, vik sekreterare Ingela Fredriksson, Lärarförbundet, medverkar vid beredning av 1-5
4 Utses att justera Justeringens plats och tid Sekreterare Ordförande Justerande Leif Hansson (S) Barn- och ungdomskontoret den 1 februari 2012 Peter Porss Christian Jerhov (M) Leif Hansson (S) Anslag/Bevis Organ Barn- och ungdomsnämnden Sammanträdesdatum 24 januari 2012 Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Barn- och ungdomskontoret Underskrift Peter Porss, vik sekreterare
5 Dagordning Dagordning godkänns. Information och överläggningar Förvaltningschefen informerar om utskicket Att välja skola gjorts till vårdnadshavare i Alingsås kommun för barn som fyller 6 år 2012. Informationen finns även på Alingsås kommuns hemsida. Förvaltningschefen informerar om att torsdagen 19 januari var det kick off för EU-projektet Lust att lära inom barn- och ungdomsförvaltningen. Mer information finns på Alingsås kommuns hemsida. Förvaltningschefen informerar om arbetet med att hitta säkrare inloggning i de digitala systemen inom Barn- och ungdomsförvaltningen. Månadsrapport-barnomsorgskön, dnr 2011.002 BUN Förvaltningens samverkansgrupp 16 januari
6 1 Upphävande av beslut om avhändande av allmänna handlingar - individuella utvecklingsplaner Dnr 2011.433 BUN Kommunfullmäktige fattade den 24 november 1999, 133, beslut om avhändande av allmänna handlingar för individuella utvecklingsplaner inom barn- och ungdomsnämndens verksamhet. Kommunledningskontoret föreslog i skrivelse från den 4 maj 2006 att beslutet om avhändande skulle upphävas. Förslaget tillstyrktes av barn- och ungdomsnämnden. Bakgrunden till förslaget om upphävande var att den individuella utvecklingsplanen är en allmän handling och att det rådde osäkerhet juridiskt om hur individuella utvecklingsplaner (IUP) skulle hanteras. Förslaget från den 4 maj 2006 gick inte igenom i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. 2011 års gallringsråd från Riksarkivet och Sveriges kommuner och landsting fastslår att den individuella utvecklingsplanen bör bevaras. Det råder sålunda inte längre något juridiskt tvivel kring hur hanteringen bör se ut. En individuell utvecklingsplan (IUP) är en allmän handling och obligatorisk för grundskolans och grundsärskolans elever. Ett bevarande kan antas ha stor betydelse både för den enskilde eleven och för framtida forskning. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden föreslår kommunfullmäktige att fatta beslut om upphävande av det tidigare beslutet om avhändande från den 24 november 1999, 133. Under förutsättning att kommunfullmäktige upphäver beslutet ovan, ger också barnoch ungdomsnämnden förvaltningen i uppdrag att utreda och genomföra en struktur för bevarande av individuella utvecklingsplaner (IUP). Exp: kommunfullmäktige
7 2 Barn- och ungdomsnämndens årsplanering 2012 Dnr 2011.367 BUN I enlighet med nämndens interna kontroll skall en årsplanering över kända beslutsoch informationsärenden upprättas. Förutom att flytta vissa ärenden till andra månader, har följande ändringar också gjorts i förslaget jämfört med 2011 års planering. Ändringarna innebär för flertalet ärenden också en skillnad i vilken månad ärendet tas upp, dessa ändringar redovisas inte nedan. - Strategisk utvecklingsplan, Uppföljning delegationer och Uppföljning av myndighetsutövning tas bort. Ärendena hanteras inom det nya arbetssättet för intern kontroll. - Strategiska utvecklingsområden tas bort, se punkt ovan. - Fastställande av sammanträdestider för BUN, AU och FSG läggs till. - Redovisning av kostnader för timanställda tas bort som separat ärende och ingår i Årsredovisning. - Uppföljning av generell internkontrollplan samt Internkontrollplan ersätts av Uppföljning av intern kontroll 2011 och Internkontrollplan 2012. - Information om GR-enkäten läggs till. - Nämndbudget och Kommunbudget byter namn till Flerårsstrategi för barnoch ungdomsnämnden respektive Flerårsstrategi för Alingsås kommun. - Uppföljning av folkhälsoarbetet läggs till. - Uppföljning av särskilt stöd görs till ett eget ärende och ingår inte längre i Årsredovisning. - Uppföljning av kränkande behandling läggs till. - Redovisning av arbetet med kvalitet ersätter Kvalitetsredovisning. Se bilaga. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden beslutar om årsplanering 2012.
8 3 Uppföljning av uppdrag 2011 Dnr 2011.366 BUN Enligt barn- och ungdomsnämndens årsplanering skall en uppföljning av uppdrag som tillställts förvaltningen redovisas årligen. Uppföljningen är en del i den interna kontrollen. Av totalt tio aktuella uppdrag, är fyra genomförda av förvaltningen. Dessa betraktas som avslutade. Se bilaga. Arbete pågår med övriga ärenden. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden tillstyrker uppföljningen och lägger den till handlingarna.
9 4 Dokumenthanteringsplan för barn- och ungdomsförvaltningen 2012 Dnr 2011.035 BUN Barn- och ungdomsnämnden har att besluta om reglering av bevarande och gallring som ska tillämpas på verksamhetens allmänna handlingar. Detta görs i nämndens dokumenthanteringsplan. I planen tas även in viss reglering av handlingar som inte är allmänna. Jämfört med föregående års planer, är de största skillnaderna följande: - Två planer har slagits ihop till en plan. Orsaken till detta är att en större enhetlighet i förvaltningen eftersträvas. - Rubriksättningen är delvis ändrad och följer en innehållslig struktur, istället för en organisatorisk. - Den nya skollagen har medfört ökade krav på dokumentation, bland annat av elevärenden. Dessa ärenden regleras i planen. - Användningen av elevärendesystemet Asynja i förvaltningen har utökats till att också omfatta rektorers beslut. Förslaget har arbetats med av representanter från barn- och ungdomskontoret och med administratörer från två team. Kommunarkivarien har yttrat sig över förslaget, se bilaga. Det är angeläget att arbeta vidare med frågan om bevarandet av individuella utvecklingsplaner. Denna fråga regleras i separat ärende. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden antar förslag till dokumenthanteringsplan 2012 med bilagor.
10 5 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från barnoch ungdomsnämnden till förvaltningschefen Dnr 2011.408 BUN Enligt kommunfullmäktiges reglemente för barn- och ungdomsnämnden är nämnden ansvarig för arbetsmiljön i dess verksamheter. Ansvaret för arbetsmiljön ska delegeras från barn- och ungdomsnämnden till förvaltningschef. I december nämnden fick barn- och ungdomsnämnden föredragning om barn- och ungdomsnämndens arbetsmiljöansvar och kommunens riktlinjer för systematiskt arbetsmiljöarbete. Vidare beslutades om tillägg till dagordningen 104 Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från barn- och ungdomsnämnden till förvaltningschef. Detta ärende beslutades att det skulle beredas i enlighet med sedvanlig ordning. För att barn- och ungdomsnämnden ska kunna fördela arbetsmiljöuppgifterna behöver ordförande Christian Jerhov få nämndens uppdrag att i egenskap av ordförande fördela arbetsmiljöuppgifter i enlighet med det dokument som framtagits. Se bilaga. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden beslutar att ge ordförande Christian Jerhov i uppdrag att i egenskap av nämndens ordförande fördela arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef Cecilia Knutsson.
11 6 Revisorerna i Alingsås kommun- Årlig granskning av upphandling och inköp 2011 Dnr 2011.420 BUN Kommunens förtroendevalda revisorer har gett Ernst & Young i uppdrag att genomföra granskning av upphandling och inköp inom barn- och ungdomsnämnden och tekniska nämnden. Revisionsrapporten har inkommit till barn- och ungdomsnämnden och revisorerna emotser barn- och ungdomsnämndens kommentarer och redovisning av åtgärder. Förvaltningen har gått igenom revisionsrapporten och föreslår att barn- och ungdomsnämnden ska vidta de åtgärder som revisorerna rekommenderar utifrån identifierade förbättringsområden: - Ta fram riktlinjer och rutiner för hur upphandling och inköp ska ske inom verksamheterna, göra tydlig ansvarsfördelning och se över delegationsförteckning. - Ta fram rutiner för uppföljning av inköp och upphandling, samt rutiner för uppföljning. - Upprätta en förteckning över befintliga avtal, med gemensam bevakning av avtalstider. - Stärka den interna kontrollen i inköpsprocessen. - Tillsammans med upphandlingsenheten se över heltäckande ramavtal för livsmedel. Förvaltningen arbetar med att ta fram dessa rutiner och riktlinjer, se över delegationsförteckning, upprätta förteckning över befintliga avtal och stärka internkontrollen avseende inköpsprocessen Detta kommer att vara klart senast 2012-04-30. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden beslutar att vidta ovanstående åtgärder och översänder beslut till Ernst & Young. Exp: kommunens revisorer
12 7 Val av kontaktpolitiker 2011-2014 Dnr 2011.102 BUN Agneta Franzén (M) har avsagt sig sitt uppdrag som ersättare i barn- och ungdomsnämnden. Hon har ersatts av Emil Johansson (M). Kompletteringsval av kontaktpolitiker behöver därmed göras. Emil Johansson (M) föreslås ersätta Agneta Franzén (M) som kontaktpolitiker för verksamheten fritids. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Emil Johansson (M) ersätter Agneta Franzén (M) som kontaktpolitiker för verksamheten fritids.
13 8 Val av ledamöter och ersättare till BUN:s arbetsutskott för mandatperioden 2011-2014 Dnr 2010.328 BUN Agneta Franzén (M) har avsagt sig sitt uppdrag som ersättare i barn- och ungdomsnämnden. Emil Johansson (M) ersätter henne som ersättare i barn- och ungdomsnämnden. Därmed behöver ett kompletteringsval till arbetsutskottet göras. Emil Johansson (M) föreslås ersätta Agneta Franzén (M) som ersättare i arbetsutskottet i enlighet med inkallelseordningen. Beslut i Barn- och ungdomsnämnden Emil Johansson (M) ersätter Agneta Franzén (M) som ersättare i arbetsutskottet i enlighet med inkallelseordningen.
14 9 Redovisning av beslut fattade enligt delegation januari 2012 Dnr 2011.427 BUN Barn- och ungdomsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning. Besluten ska redovisas till barn- och ungdomsnämnden. Redovisningen innebär inte att barn- och ungdomsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Beslutsunderlag finns diarieförda på barn- och ungdomskontoret. Följande delegater har redovisat nedanstående beslut under den aktuella perioden: Central administration, dnr 2011.427 BUN: C Knutsson: -VFU-avtal, 1 - Lärverktyg leasingavtal- LIN Education och SEB, 22 -Tilläggsavtal procapita, 1 -Tillförordnad fc, 1 -Vårdnadsbidrag, 10 -Utseende av beslutsattestanter, 2 L Lager-Hult: - Uppsägning av plats inom förskola/fritidshem inkl amorteringsplan, 3 - Uppsägning av plats inom förskola/fritidshem, 6 S Pettersson: -Redovisning till Skolinspektionen, 1 -Anställningsavtal, över 6 mån, 5 Anställningsbeslut, dnr 2011.428 BUN: Sammanlagt 119 anställningsbeslut fattade under perioden 111206-120110. Beslut rektorsteam, dnr 2011.429 BUN: Team Hemsjö/Ingared/Ödenäs P Hanzen: - Utseende av beslutsattestanter, 1
15 C Lundh: - Utredning, kränkande behandling eller diskriminering, 1 Team Lendahl/Östlyckan, B Kroon: - Utseende av beslutsattestanter, 3 Team Kullingsberg/Nolhaga, D Hallenrud: - Utseende av beslutsattestanter, 1 Team Noltorp, A Svensson: - Utseende av beslutsattestanter, 3 Förslag till beslut i Barn- och ungdomsnämnden Barn- och ungdomsnämnden lägger informationen till handlingarna.
16 10 Meddelanden 1. Synpunkt angående schema inom barnomsorgen, dnr 2012.005 BUN 660 2. Synpunkt angående plats i förskolan, dnr 2011.431 BUN 660 3. KS 248, Föreskrifter för tjänsteresor, dnr 2011.156 BUN 022 4. Synpunkt angående datorer och obegränsad tillgång till Internet, dnr 2011.434 BUN 038 5. Redovisning utifrån Barn- och ungdomsnämndens miljöbidrag för Natur och Miljö Vt-2011, dnr 2011.031 BUN 812 6. Gustav Adolfsskolan, representant för Sverige i internationell fältstudie: Teaching and Learning, dnr 2011.044 BUN 7. Synpunkt angående handsprit på förskolan, 2011.406 BUN 653 8. Tillsyn av fristående verksamhet förskola; Giraffen, 2010.007 BUN 668 9. Tillsyn av fristående verksamhet förskola; Prästkragen, 2010.008 BUN 668 10. Miljöbidrag 2011, Nolbyskolan, 2011.031 BUN 812 11. Konsekvensanalys besparingar 2012 på Gustav Adolfsskolan på grund av extra utgifter för elevdatorer, 2012.014 BUN 031 12. Synpunkt angående att vegetarisk mat inte syns på veckomenyn, 2012.011 BUN 097. 13. Remiss för yttrande angående permanent bygglov av fritidshemspaviljong, Ängabo, 2012.002 BUN 273. 14. Synpunkt angående säkerhet på Lendahlsskolan, 2012.010 BUN 660 15. Redovisning av miljöbidrag 2011, förskolan Giraffen, 2011.031 BUN 812 16. Angående redovisning av miljöbidrag, Bjärke, 2011.031 BUN 812