LATHUND RIKSTÄCKANDE AR R A N G E M A N G SPÄNNANDE PROJEKT Att arrangera ett Rikstäckande Arrangemang är ett roligt men ganska stort och krävande arbete. Det behövs planering och mycket förberedelser innan för att allt ska kunna flyta så bra som möjligt under själva arrangemanget. Det behövs även en bra utvärdering efteråt så ni kan föra vidare de bra sakerna till andra arrangörer och berätta de dåliga så de inte behöver göra om samma misstag. Dessutom får ni klart för er hur kul deltagarna hade och vilket himla bra jobb ni faktiskt gjort! Ni kanske redan nu har en mängd spännande idéer om hur saker och ting ska vara och det är jättebra! Denna lathund är inte på något sätt till för att hämma er i er kreativitet utan för att hjälpa er i det administrativa arbetet kring arrangemanget. ARBETSFÖRDELNING Innan ni startar bör ni prata igenom vad var och en har för förväntningar på ert projekt. Ni bör komma överens om hur mycket tid och engagemang var och en av er är villig att lägga ner. Det kan underlätta för er när ni kommit en bit in i projektet och kanske bara hälften av det ni tänkt skulle vara färdigt faktiskt är gjort. Bland det första ni bör göra är en arbetsfördelning. Vem skall jobba med vad och inom vilka områden? Det kan vara bra att skriva ner det även om ni kanske sedan inte följer det till fullo. Vet man att man är ansvarig för ett område tas uppgiften på större allvar än om man är flera och petar i det. Delat ansvar är inget ansvar. Det är upp till var och en att se till att det händer något, det kan vara skönt att tänka jag gör det där sen men det resulterar ofta i stress och en halvhjärtad insats. Ni bör dessutom föra någon form av anteckningar på varje möte. Ett hett tips är att göra anteckningar i form av att-göra-listor, detta för att kunna kolla att alla gjort vad de skall. Det är då lätt att stämma av så alla gör vad de lovat, och lättare att hålla koll på vad man själv ska göra. Om ni har många träffar inom era områdesgrupper är det viktig att ni också träffas ofta hela teamet och stämmer av med varandra, annars kan det lätt bli så att någon grupp springer iväg åt fel håll. SScK finns för att ge er stöd och tips i ert arbete. Ni bör därför utse en kontaktperson som är länken mellan arrangörerna och SScK. 19
REKLAM Reklam är viktigt, ju bättre reklam desto fler deltagare. Man kan redan på FÖRBUNDSMÖTET sparka igång en reklamkampanj. Grenträffen och modevisningen är bra tillfälle att nå ut till många seniorscouter under förhandlingarna. Man kan redan då ta upp en intresseanmälan för att underlätta planeringen. Om man vill deltaga på något av dessa tillfällen kontaktar man SScK. SCOUTING SPIRIT är en effektiv informationskanal. Alla medlemmar får den och ingen kan undgå att få reda på vad ni vill berätta. Sådant material skickas till scoutingspirit@nsf.scout.se Information om manusstopp finns i tidningen. Hemsidans KALENDER läses av ett flertal och kan vara ett sätt att synliggöra sitt arrangemang. Hur man går tillväga för att lägga in aktiviteten i kalendern står att läsa på hemsidan. Att göra en EGEN HEMSIDA är nog det som fungerar allra bäst. Länka den gärna via förbundets hemsida, kontakt: info@nsf.scout.se Att dessutom skicka reklamen med SENIORSCOUTUTSKICK är viktigt. Det når många seniorscouter och det är så de är vana att få information. Seniorscoututskicket är SScK ansvariga för, ssck@nsf.scout.se. Många seniorer har som vana att besöka SENIORCAFÉET på förbundets hemsida dagligen. Det kan därför vara ett bra sätt att uppmärksamma ert arrangemang. Skicka ett inlägg, svårare än så behöver det inte vara! EKONOMI Det är alltid viktigt att ha koll på sina pengar. Framförallt vid ett rikstäckande arrangemang, det är mycket pengar, och det är någon annans pengar. Här kommer lite regler och tips för hur ni skall göra angående ekonomin runt ert arrangemang. Hur man skriver en budget, hur man söker bidrag, var man kan söka bidrag, vad som gäller för reseutjämning och så vidare. Det är viktigt att ni har en budget så att ni får en överblick över pengarna och för att ni ska se hur mycket det egentligen kostar. 20
BUDGET En budget innehåller i stort sett två olika saker; en lista över alla intäkter såsom deltagaravgift, bidrag och sponsring och en lista över alla utgifter som kommer att finnas. Målet med budgeten är att summan av intäkterna och summan av utgifterna ska vara lika stora. Oftast finns det för lite intäkter för att det hela ska gå jämt ut, vilket leder till att man kanske får höja deltagaravgiften eller söka bidrag. Att skriva en budget kan låta som något mycket svårt att göra. Det behöver det inte vara, men den ska vara lättöverskådligt genomtänkt och realistisk. Har ni problem med att få till en budget så be kårens kassör om hjälp. SScK kan också hjälpa till. RESEUTJÄMNING För att så många som möjligt ska kunna komma på arrangemanget kan man ansöka om reseutjämning hos SScK. Om ni vill ha reseutjämning till ert arrangemang, ska den innehålla en aktivitet med tydlig drogfrianknytning. En viktig del när det gäller reseutjämning är att alla som vill ska få möjlighet att delta för att subventionen ska kunna komma alla seniorscouter till godo. För att reseutjämning ska ges krävs det att ni är ute med förfrågan i god tid. De flesta reseutjämningar fastställs vid Ti n g e t. Kommer det en ansökan vid någon annan tidpunkt under året, är det vanligtvis upp till SScK att besluta angående reseutjämning, om SScK får förtroendet av Tinget. Oavsett när beslutet tas är det viktigt att ha en ansvarig person, projektplan, drogfriaktivitet och budget. Anledningen till att SScK vill ha in en budget och reseutjämningsförfrågan tre månader innan arrangemanget är att få deltagare kan komma om det är kort varsel. För varje arrangemang finns det specifika reseutjämningsblanketter, vilket innebär att en blankett till Rixhajk inte är densamma som till Tinget. Därför ligger det på arrangörens ansvar att ta fram en aktuell reseutjämningsblankett för just sitt arrangemang. Ni ska själva inte göra blanketten utan vända er till förbundskansliet, 08-672 60 80. Er uppgift är att den finns tillgänglig för deltagarna på arrangemanget. 21
BIDRAG Om ni vill ha ekonomiskt bidrag från SScK till ert arrangemang ska en budget vara SScK tillhanda tre månader innan det går av stapeln. Förbundet är ekonomisk garant för arrangemanget. Detta innebär att förbundet täcker upp eventuella förluster om budgeten godkänts av SScK innan. Alla inkomster och utgifter hanteras av er som arrangör, pengar delas ut efter ansökan om detta. Resultatet ska redovisas till förbundet/ SScK efter arrangemanget. Det är därför mycket viktigt att ni sparar alla kvitton och gör en ekonomisk sammanställning där alla kvitton är bilagda. Senast två månade efter Rixhajken ska vi ha den ekonomiska sammanställningen, tillsammans med utvärderingen. De pengar ni söker från SScK får ni först efter arrangemanget, när ni skickat in er ekonomiska sammanställning. Ett bra alternativ är då att be kåren om ekonomisk hjälp under arrangemanget. Är det omöjligt kan man ansöka om ett förskott hos förbundet, 08-672 60 80, i god tid före. Förskottet däremot ska redovisas omedelbart efter arrangemanget och de pengar ni inte använder ska lämnas tillbaka. Det konto ni använder för anmälningsavgifter och eventuella förskott ska tillhöra kåren eller distriktet för att undvika revision och skatt som kan tillkomma om det går till en privatperson. Föreningsverksamheten betalar alltså inte skatt. I många fall har distriktet ett separat arrangemangskonto som ni kanske får låna. SScK är inte enda kanalen att söka pengar från, det finns andra alternativ. Ett är distriktet ett annat är olika fonder. Är det mycket pengar ni ansöker om är det smart att söka från flera olika, då är det större chans att ni får de pengar ni efterfrågar. SScK ger hellre ett arrangemang bidrag om arrangörerna har lagt ner tid på att söka ekonomiskt stöd från olika ställen. Då har man antagligen gjort ett bättre förarbete för sitt arrangemang. DROGFRIANKNYTNING På varje riksarrangemang, med reseutjämning, ska drogfrågan tas upp på något sätt. Ni väljer hur, men några alternativ kan vara; en föreläsning, tipspromenad eller en aktivitet ur drogfriryggsäcken. Seniorscouterna har blivit tilldelade en speciell pott med pengar för just detta, så hitta på något bra och sök sedan pengar för det från SScK. Ni ska inte ta med dessa kostnader i budgeten, det ska bifogas separat. Att drogfrågan tas upp är ett av kraven från förbundet för att vi ska kunna utnyttja seniorscouternas låga reseutjämning. 22
HAJKVÄG Om ni, på ert arrangemang, ska ha en hajk rekommenderar vi att ni undersöker ett par olika hajkvägar och hajkplatser. Om det t.ex. väntas nederbörd under er hajk och ni har planerat att ha er hajkplats i en dal bör ni ha en reservplan (plan B) i beredskap. Det är heller inte roligt att komma till en hajkplats som inte stämmer överens med kartan. Så rekognosera områdena ni tänkt vara i, prata med markägaren för att be om lov och ge information, se till att verkligheten ser ut som ni tänkt er. Man kan testköra hajken på patrullscouterna i kåren eller det egna laget för att se om det blir lagom långt att gå. SÄKERHET Sjukvårdsutrustning ska finnas tillgängligt under hela arrangemanget. En bil bör finnas till arrangörsteamets förfogande. Likaså brandredskap är vikigt att ha nära till hands. Under hajken bör det delas ut ett nödbrev där det finns utförlig information om hur laget ska göra om någon skadar sig eller går vilse. Det kan underlätta för funktionärerna om ni har mobiltelefoner och även ber lagen om mobilnummer för att lättare kunna nå varandra. Dock är det inte täckning överallt, tyvärr, men fungerar det så är det bra. Det är också bra om er ledare eller någon annan vuxen vet var ni håller hus och är hemma om olyckan skulle vara framme. En bra hjälp kan vara att göra en krisplan. På förbundskansliet finns krisplaner till förbundets kurser som kan vara till hjälp då ni gör er egen. EFTER ARRANGEMANGET Arrangemanget är över, allt gick bra, kanske inte exakt som ni tänkt er men minst lika bra och det är dags för utvärdering. Vad var bra? Vad var mindre bra? Vad tyckte deltagarna? Vad tycker ni själva? Gör en avslutning på projektet. När utvärderingen är nedklottrad kan det vara bra att samla hela teamet och t.ex. fika, titta på bilder från arrangemanget och kanske ha en ceremoni där ni får era utmaningsmärken, dvs. om ni har valt att göra en utmaning av ert arrangemang. Utvärderingen ska, tillsammans med den ekonomiska sammanställningen, skickas till SScK senast två månader efter arrangemanget. 23
ÖVRIGA TIPS Skall ni ha ett arrangemang med story är det viktigt att den framgår väl och att kontrollerna knyter an. Håll hårt i den röda tråden och knyt ihop på slutet. Ta, i god tid, kontakt med tilltänkta funktionärer och gör en detaljplanering. Det underlättar enormt, både för överblick och för precision. Ett tips vid anmälan är att lagen får anmäla sig matlagsvis. Skillnaden mellan ett bra och ett dåligt arrangemang ligger nästa alltid i planeringen. Genom noggranna förberedelser vinner ni mycket, att tänka före är ett måste! Funderar ni över någonting så är det bara att ta kontakt med SScK! Lycka till! 24