Barncancertrampet - Guideline för arrangörer

Transkript

1 Barncancertrampet - Guideline för arrangörer Kontaktperson Barncancerfonden Alexander Amprazis alexander.amprazis@barncancerfonden.se Barncancerfonden Box Stockholm

2 Barncancertrampet - Ett cykelevenemang för alla! Barncancertrampet är ett cykelevenemang där alla är välkomna, oavsett träningsstatus eller cykel. Banan är 20 km eller 40 km på cykelanor och på vägar med lite trafik. Underlaget kan varierar mellan asfalt och grus. Barncancertrampet är ingen tävling, därför sker ingen tidtagning. Vem som helst kan arrangera Barncancertrampet på sin ort. Läs mer under Arrangörskap. Barncancertrampet - bakgrund Barncancertrampet arrangerades första gången 2012 i Växjö av intiativtagaren Pierre Davidsson för att samla in pengar till Barncancerfonden. Första året lockade Barncancertrampet 600 deltagare i Växjö och man samlade in över kr till Barncancerfonden. Andra året, 2013, arrangerades Barncancertrampet på fem orter och samlade in kr till Barncancerfonden. De lokala arrangemangen hade mellan 100 och 600 deltagare. Barncancertrampet arrangeras alltid lördagen vecka 34. Startavgift för en deltagare är 100 kr och för en familj på fyra personer 250 kr.

3 Barncancerfonden - bakgrund I Sverige insjuknar varje år cirka 300 barn upp till 18 år i cancer. Av dessa överlever tre fjärdedelar tack vare utvecklade och individualiserade vård- och behandlingsmetoder. Därför är behovet av klinisk forskning och utveckling av vård, behandling och dess biverkningar fortsatt stort. Dessutom är orsakerna till cancer hos barn fortfarande i det närmaste okända. För att utröna detta krävs grundforskning. De tre övergripande ändamålen är; Forskning, vård och utbildning samt information. Barncancerfonden är en ideell förening vars största och viktigaste uppgift är att stödja forskningen kring barncancer. Verksamheten bedrivs endast tack vare gåvor och testamenten från privatpersoner, organisationer och företag. Barncancerfonden uppbär inte något stöd från stat, landsting eller kommuner. Barncancerfonden ger även stöd till utbildning och fortbildning av vårdpersonal inom barnonkologin för att underlätta behandlade barns och ungdomars liv under och efter behandling. Fonden ger också de familjer som har, eller har haft, ett cancerdrabbat barn möjlighet till vård och rekreation. Barncancerfonden har också till syfte att genom olika informationsinsatser öka kunskapen om barncancer och påverka attityder, för att på så sätt förbättra villkoren för de cancersjuka barnen och deras familjer.

4 Arrangörskap Som arrangör av Barncancertrampet har man möjlighet att skapa ett lokalt evenemang med mycket känsla och värme. Som företag kan man arrangera Barncancertrampet för att främja hälsa bland medarbetarna och socialt ansvar, som förening för att visa upp sin verksamhet mot allmänheten och som träningsanläggning för att kick-starta träningshösten. Arrangören får hjälp av Barncancerfonden med grundstrukturen av det lokala evenemanget, medan den lokala arrangören ansvarar för planeringen och genomförandet. Barncancerfonden ansvarar för att: - Det finns en hemsida med anmälningsformulär för respektive ort - Det skickas ut marknadsföringsmaterial till de lokala arrangörerna. - Det skickas ut eventmaterial (beroende på storlek på eventet, se Eventmaterial ) - Skicka ut en utvärderingsenkät till samtliga deltagare efter genomfört event. - Skicka ut lokalanpassade pressmeddelanden inför eventet. Som arrangör ansvarar man för att: - Marknadsföra eventet med det material som Barncancerfonden skickar ut. - Ta emot anmälningar via hemsidan som Barncancerfonden upprättar. - Dra en säker bana på 20 km och 40 km. - Bemanna med funktionärer vid start/mål samt längst med banan där det behövs. - Söka ett polistillstånd (se Tillstånd offentlig sammankomst ) för start/målplatsen. - Ordna med en depå halvvägs på banan med fika för deltagarna (kräver en lokal sponsring). - Söka Polistillstånd även för depån om den står på en offentlig plats. I annat fall krävs tillstånd från aktuell markägare.

5 Tillstånd offentlig tillställning Som arrangör söker man ett tillstånd för offentlig tillställning hos Polismyndigheten. Tillståndet kostar 700 kr vilket Barncancerfonden betalar (kontakta oss med bankgrionummer och mottagare för inbetaöningen när ansökan är gjort så betalar vi in). För att göra er ansökan så enkel som möjligt har Barncancerfonden skickat med ett svar på en ansökan från Barncancertrampet Täby Se bilaga 1, Exempel på ansökan Offentlig Tillställning. Läs mer på Polisens hemsida om ansökan här: Läs mer och ladda ner blanketten för idrottsevenemang via följande länk: Service/Blanketter/Tillstand/Vanliga-blanketter/Anmalan-om-idrottsarrangemang/ Det behövs inget tillstånd för arrangemanget från länsstyrelsen då vi inte tar tid under Barncancertrampet. Eventmaterial Som arrangör får man eventmaterial utifrån hur stort man planerar sitt evenemang, samt hur många år man varit arrangör. Följande paket går att välja på: 50 deltagare - En beachflagga 100 deltagare - Två beachflaggor 300 deltagare - Fyra beachflaggor 500 deltagare - En startprotal och två beachflaggor. Andra året får man en extra beachflagga om man haft minst 100 deltagare föregående år. Tredje året får man en startportal om man haft minst 100 deltagare föregående år. Övrigt material Övrigt material som man behöver som arrangör behöver man ordna med själv lokalt. Se bilaga 2 för en checklista på material som underlättar genomförandet. Bemanning Beroende på hur man planerar eventet kan det vara en stor variation mellan arrangörerna hur många funktionärer som behövs. Följande faktorer avgör hur många funktionärer som behövs: - Om er bana innehåller många korsningar behövs fler funktionärer - Om banan går mestadels på cykelbana eller andra redan skyltade vägar där det delas ut en tydlig vägbeskrivning vid starten krävs färre funktionärer - Ju fler startande ni har, desto fler funktionärer behövs vid startområdet. Uppskattningsvis beroende på storlek på ert evenemang behövs 8 till 30 funktionärer. Men det beror som sagt på ambitionsnivån och hur ni som arrangör lägger er bana.

6 Bemanning start- och målplats. - Speaker (1 st) - Anmälan och betalning (5 st) - Försäljning lotteri och produkter (2-4 st) - Startfållan (2-4 st) - Fotograf (1-2 st) Ha även 3-5 personer med fria roller som kan hjälpa till vid behov. Och som kan hjälpa till innan och efter eventet. Bemanning längst med banan Uppskattningsvis beroende på storlek på ert evenemang behövs 8 till 30 funktionärer längst med banan. Men det beror som sagt på ambitionsnivån och hur ni som arrangör lägger er bana. Banan Den ursprungliga distansen för Barncancertrampet var 40 km. Efter det har det tillkommit 20 km så att fler kan delta (tex. om föräldrar vill cykla med barn i åldrarna 8-12 år). Vår rekommendation är att försöka dra en så säker bana som möjligt, om det går via spår och andra vägar som redan är uppskyltade och enkla att följa. Det kommer även underlätta er bemanning av funktionärer. Minivättern - Ett lopp för de allra minsta Som arrangör kan man även dra en 2 km lång bana för de allra minsta (förslagsvis med en eller två cykelledare som cyklar tillsammans med barnen). Barncancerfonden tillhandahåller arrangören med medaljer och diplom till alla barn som Vätternrundan tar fram.

7 Att tänka på - Lärdomar från föregående år 1. Var beredd på en lång kö till anmälan vid fin väder. För att allt ska gå så smidigt som möjligt, ha funktionärer i beredskap som kan hjälpa till så att deltagarna inte behöver stå i kö för länge till sin anmälan. 2. Var extra tidigt på plats och montera start- och målområdet. Det tar alltid längre tid än vad man tror och deltagarna kommer alltid tidigare än vad man tror till anmälan. Ofta en timme innan starten. 3. Ha speakern på plats tidigt så att denne kan bekanta sig med utrustningen (mick och musik) 4. Ha en klar spellista nedladdad som rullar när speakern inte pratar. 5. Förbered speakermanus med tack till sponsorer och lokala eldsjälar - samt all viktig information som deltagarna behöver veta innan start. 6. Ha gärna aktiviteter rullandes under dagen (innan start och under målgången) med speaker, musik, försäljning och lotter. 7. Anpassa starten (fållor) så att de lite snabbare kan starta först och inte behöver cykla om de lite långsammare cyklisterna. Detta ökar säkerheten. 8. Använd gärna konor och band för att släppa iväg cyklister i vågor. 9. Tips på aktiviteter att ha vid målgången så att deltagarna stannar kvar en stund: a. Massage b. Picknik/mat till försäljning c. Informationstält med sponsorer

8 Bilaga 1 - Exempelansökan Offentlig sammankomst Se medskickat dokument från Barncancertrampet Täby Det är ett godkänt tillstånd från Polismyndigheten. Noterade följande: - Barncancertrampet är en guidad cykeltur utna tidtagning. - Man har angett ett estimat på antalet deltagare. - Man har angett vad för material som kommer ställas upp vid start och mål. - Bansträckningen har beskrivits och man har skickat med en karta. Det är väl värt att läsa igenom Polisens svar och godkännande av ansökan.

9 Bilaga 2 - Checklista övrigt material Start- och målområde - Musik- och speakeranläggning - Scen (uppbyggd eller lastbilsflak) - Eventtält till anmälan och försäljning - Kartor till deltagare om banan inte är pilad och uppskyltad - Bord (för anmälan och försäljning) - Pins, smycken och armband till försäljning - Avspärrningsband - Förlängningssladdar & förgrenare (till all elektronik, såsom högtalare) - Toaletter (i nära anslutning eller inhyrda/sponsrade) - Beachflaggor - Startportal (uppblåsbar båge eller likvärdig) - Funktionärsvästar (alt. Team Rynkeby-kläder) - Parkeringsmöjligheter i närheten av start- och målområdet - Koner och band för att separera startgrupper (bra att släppa iväg lite snabbare cyklister först, även om det inte är en tävling) - Soptunnor/svarta sopsäckar - Kommunikationsradio (mellan funktionärerna i start- och målområdet) - Polistillstånd (ha detta tillhands vid behov) - Kassalåda - izettles för kortbetalning - Förstahjälpen Depå - Musikanläggning (inte nödvändigt men kan höja stämningen i depån) - Bord - Avspärrningsband (vid behov) - Förlängningssladdar & förgrenare (till all elektronik, såsom högtalare) - Toaletter (i nära anslutning eller inhyrda/sponsrade) - Beachflaggor - Funktionärsvästar (gula reflexvästa) - Soptunnor - Polistillstånd (ha detta tillhands vid behov) - Förstahjälpen Banan - Pilar och skyltar