Kallelse och föredragningslista

Malmö stad Stadsområdesnämnd Innerstaden 1 Kallelse och föredragningslista Sammanträdestid onsdag 27 januari 2016 17:00 Plats Västra Rönneholmsvägen 39a, rum 517 Ledamöter Ersättare Övriga deltagare Anders Nilsson (S), Ordförande Stefana Hoti (MP), Vice ordförande Ramtin Masoumi Ashjerdi (M), Andre vice ordförande Ann-Marie Hansson (S) Martin Christian Hjort (S) Jolanta Payne (S) Maria Bergqvist (S) Emma-Lina Johansson (V) Anne Nilsson (M) Stefan Olofsson (M) Max Hartler (L) Ortwin Lobbes (SD) Michael Hård af Segerstad (SD) Abdulkhadir Said (S) Lena Björk (S) Sven Christer Folke Jönsson (S) Yasmina Moussaoui Fazzaa (S) Juan Bautista Moya Briceno (S) Jörgen Olsson (V) George-Adrian Bica (MP) Carl Hammarström (M) Andrzej Kazimierz Luczak (M) Sasha Steneram (M) Stefan Pettersson (L) Ulf Blomström (SD) Lena Johansson (SD) Ronny Andersson, Stadsområdesdirektör Katrin Håkansson, Nämndsekreterare Eventuellt förhinder anmäls snarast till Katrin Håkansson

2 1. Val av justerare Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att jämte ordförande justera protokollet utses att protokollet justeras den 2. Långsiktig ekonomisk plan Sammanfattning En muntlig presentation ges avseende stadsområdesförvaltning Innerstadens långsiktiga ekonomiska planering. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att godkänna redovisningen av information. 3. Jämställd budget Sammanfattning En muntlig presentation ges avseende arbetet med jämställd budget. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att godkänna redovisningen av information. 4. Reviderad budget 2016 SOFI-2016-31 Sammanfattning Den snabbt och drastiskt förändrade omvärldssituationen innebär ökade påfrestningar för stadsområde Innerstadens organisation. De underlag och sammanställningar som återfinns i detta dokument avser att i enlighet med begäran från kommunstyrelsen identifiera bedömda merkostnader till följd av den prognostiserat förändrade befolkningsökningen. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar

3 att godkänna förslag till reviderad nämndsbudget 2016. Beslutsunderlag G-Reviderad budget Reviderad budget 2016, stadsområdesnämnd Innerstaden 5. Ekonomisk månadsrapport för januari 2016 SOFI-2016-9 Sammanfattning Handlingar publiceras senare. 6. Stadsområdesnämnd Innerstadens regler för intern kontroll SOFI-2015-642 Sammanfattning Med anledning av att det interna kontrollarbetet i Malmö stad har utvecklats och förändrats så har nämndens anvisningar för intern kontroll reviderats inför 2016. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att fastställa föreslagna anvisningar för den interna kontrollens organisation, utformning och dokumentation. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse SON Innerstaden 160127 Anvisningar för intern kontroll Anvisningar för SoN Innerstadens interna kontroll 2016 7. Plan för intern kontroll 2016

4 SOFI-2015-641 Sammanfattning I enlighet med Malmö stads reglemente för intern kontroll ska en årlig internkontrollplan upp-rättas för respektive nämnd. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att fastställa föreslagen plan för internkontroll 2016, samt att återrapportering sker till stadsområdesnämnden i samband med delårsrapport 2 i september 2016 och i samband med årsanalys 2016 i februari 2017. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse SON Innerstaden 160127 Intern kontrollplan 2016 SoN Innerstadens Internkontrollplan 2016 Bilaga Riskanalyser inför Interkontrollplan 2016 8. Besvarande av inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket avseende sektionschefers arbetsmiljö inom Individ- och Familjeomsorgen SOFI-2015-624 Sammanfattning Arbetsmiljöverket genomförde en inspektion av stadsområdesförvaltning Innerstaden den 30 september 2015. Syftet var att granska sektionscheferna arbetsmiljö. Den 26 oktober 2015 meddelade Arbetsmiljöverket att det vid granskningen framkom sex brister i sektionschefernas arbetsmiljö som behöver åtgärdas. Bristerna och kraven finns beskrivna i inspektionsmeddelande Resultatet av inspektionen 30 september 2015 som har beteckningen 2015/027671. Arbetsmiljöverket begärde att stadsområdesförvaltning Innerstaden före den 31 januari 2016 skall redovisa hur bristerna ska åtgärdas och hur kraven ska uppfyllas. Enligt meddelandet bör det särskilt beskrivas hur innehållet i inspektionsmeddelandet förts ut till berörda medarbetare, hur verksamheten uppfyllt kraven samt hur skyddsombud och övrig personal varit delaktiga vid genomförandet av åtgärderna. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att godkänna svaret till Arbetsmiljöverket enligt nedan.

5 Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse, Återrapportering utifrån Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande avseende sektionschefer Bilaga 1 - sammanställning arbetsuppgifter sektionschefer Bilaga 2 - sammanställning arbetsuppgifter annan personal Bilaga 3 - Rutin för att fånga upp hög arbetsbelastning Bilaga 4 - Rutin för att hantera hot och våld via sociala medier Inspektionsmeddelande, arbetsmiljöverket, inspektion 150930, sektionschefer 9. Tertialrapport 3 2015, utvecklingsarbetet inom ekonomiskt bistånd SOFI-2015-730 Sammanfattning Malmö stads utvecklingsarbete inom verksamheten ekonomiskt bistånd, som påbörjades 2014, har fortsatt under 2015. Under det tredje tertialet så har antalet hushåll som beviljats bistånd kontinuerligt ökat något. För att möta utmaningarna och nå högre måluppfyllelse behöver verksamheten utveckla nya arbetssätt där fokus läggs på socialt arbete och samverkan med andra aktörer. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att godkänna rapporten och lämna över den till Kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Tertialrapport 3 - årsanalys 2015 - uppföljning av utvecklingsarbetet 10. Yttrande avseende motion av Fredrik Sjögren (L) och Olle Schmidt (L) avseende att motverka våldsbejakande extremism SOFI-2015-677 Sammanfattning Liberalerna har i en motion lämnad till kommunfullmäktige yrkat att Malmö stad upprättar en handlingsplan för det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism och att en samordnare tillsätts för att tillsammans med berörda förvaltningar, myndigheter och organisationer inom civilsamhället arbeta utifrån densamma. Nämnden ställer sig positiv till

6 intentionen att bedriva ett strukturerat och samordnat arbete med att motverka våldsbejakande extremism. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att godkänna yttrandet och överlämna det till kommunfullmäktige. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse stadsområdesnämnden Innerstaden 151210 avseende att motverka våldsbejakande extremism Yttrande, motion avseende att motverka våldsbejakande extremism Motion av Fredrik Sjögren (FP) och Olle Schmidt (FP) avseende att motverka våldsbejakande extremism 11. Struktur för arbetet med social hållbarhet SOFI-2015-613 Sammanfattning Utredningsuppdrag socialt hållbart Malmö-Folkhälsopolicy-nu en fråga om struktur för arbetet med att nå social hållbarhet är ett förslag på struktur för arbetet med social hållbarhet. Förslaget ämnar möjliggöra för Malmö stads förvaltningar att arbeta i samma riktning med gemensam målbild genom att systematiskt säkerställa de önskvärda effekter med arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att avge yttrande enligt bifogat förslag till Kommunstyrelsen. Beslutsunderlag G-Struktur för abetet med social hållbarhet-sofi 2015-613 Struktur för arbetet med social hållbarhet Remissbrev G-Tjänsteskrivelse Struktur för arbetet med social hållbarhet 12. Uppdrag budget 2015 Målområde 9 utredning om hur delade turer kan fasas ut

7 SOFI-2015-612 Sammanfattning Kommunstyrelsen har anmodat stadsområdesnämnderna samt sociala resursnämnden att inkomma med mätning av förekomsten av delade turer samt en beskrivning av hur dessa kan fasas ut. Inom stadsområdesförvaltning Innerstaden förekommer delade turer inom enheterna för särskilt boende och enbart under lördag och söndag. Under mätperioden förekommer schemalagda delade turer på 12 av 13 särskilda boenden. Stadsområdesförvaltning Innerstaden ser inte någon möjlighet att fasa ut förekomsten av delade turer med hänsyn till rådande ekonomiska förhållanden. Under 2016 kommer dock förvaltningen att delta i en utbildning i resurs- och bemanningsplanering med avsikten att dessa kunskaper kommer att kunna tillämpas i verksamheten. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att anta förslag till yttrande till Kommunstyrelsen angående målområde 9 gällande hur delade turer kan fasas ut. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse SoNI 160127 Uppdrag budget 2015 Målområde 9 - utredning om hur delade turer kan fasas ut Yttrande SoNI 160127 Uppdrag budget 2015 Målområde 9 - utredning om hur delade turer kan fasas ut Förslag till remissunderlag Rapport, delade turer inom vård och omsorg 13. Uppföljning av effektmål i Plan för vård- och omsorgsverksamheten SOFI-2015-572 Sammanfattning Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad fastställdes av Kommunfullmäktige den 25 april 2013. Kommunstyrelsen har i uppdrag att årligen följa upp stadsområdesnämndernas måluppfyllelse av plan för vård- och omsorg. Uppföljningen avser effektmål 1, 6, 7 och 8 och besvaras i bifogad rapport Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar

8 att lämna besvarad rapport till Kommunstyrelsen enligt redovisat förslag. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse SoNI 160127 Uppföljning av effektmålen i Plan för vård- och omsorgsverksamheten Uppföljning av Plan för vård och omsorgsverksamheten 151222 Plan för vård och omsorg 14. Malmöinitiativet- en vegetarisk dag i veckan SOFI-2015-690 Sammanfattning Stadsområdesnämnd Innerstaden har ombetts yttra sig om ett medborgarinitiativ som innebär att införa en vegetarisk dag i veckan i Malmö stads egna verksamheter samt att uppmana externa utförare att göra det samma. I stadsområde Innerstaden är det fram för allt särskilt boende som berörs av förslaget eftersom det är den verksamhet som dagligen tillagar måltider. Särskilt boende är brukarnas egna hem där de betalar för måltider och boende och där stor vikt idag läggs vid att tillmötesgå brukarnas individuella önskemål och behov kring måltider. Mot bakgrund av detta föreslås Stadsområdesnämnd Innerstaden att inte ställa sig bakom initiativet. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att sända föreliggande yttrande till stadskontoret, samt att inte införa en vegetarisk dag inom verksamheterna i Stadsområdesförvaltning Innerstaden. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Malmöinitiativet- en vegetarisk dag i veckan SONI 2015-01-27 Yttrande Malmöinitiativet- En vegetarisk dag i veckan SONI 2015-01-27 Borttagen på grund av PUL. Information till förtroendevalda Information till malmöborna om Malmöinitiativet 15. Årlig revidering av delegationsordning för stadsområdesnämnd Innerstaden

9 SOFI-2015-645 Sammanfattning Varje år revideras delegationsordningen som styr hur beslutsfattandet i nämnden genomförs. Beslut av förberedande eller verkställande karaktär omfattas inte av delegationsordningen, me-dan beslut där överväganden och bedömningar kan göras omfattas i delegationsordningen. De beslut som fattas med stöd av delegationsordningen ska, i enlighet med stadsområdesnämnd Innerstadens beslut 151026, månadsvis anmälas till nämnden. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att godkänna det reviderade förslaget till delegationsordning för stadsområdesnämnd Innerstaden. Beslutsunderlag Revidering av delegationsordning för stadsområdesnämnd Innerstaden Delegationsordning 16. Ändring av detaljplan för del av fastigheten Trevnaden 5 SOFI-2016-46 Sammanfattning Syftet med detaljplansändringen är att kunna ge permanent bygglov för Garaget och Arena 305 genom att tillåta centrumverksamhet som avser samlingslokaler i kombination med service, café, restaurang, dock inte handel. Ytterligare syfte är att bredda användningen för fastighetens övriga lokaler för att även fortsättningsvis möjliggöra för verksamhet av karaktären gymnasieskola, vuxenskola och mötesplats för unga. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att delge Stadsbyggnadskontoret stadsområdesnämnd Innerstadens synpunkter i ärendet.

10 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, ändring av detaljplan för fastigheten Trevnaden 5 Karta, ändring av detaljplan för del av fastigheten Trevnaden 5 i Innerstaden i Malmö Planbeskrivning, ändring av detaljplan för del av fastigheten Trevnaden 5 i Innerstaden i Malmö 17. Delegerade beslut Sammanfattning Protokoll Myndighetsutskottets protokoll 151118 Myndighetsutskottets protokoll 151203 Myndighetsutskottets protokoll 151209 Myndighetsutskottets protokoll 151214 Myndighetsutskottets protokoll 151228 Myndighetsutskottets protokoll 160104 Protokollsutdrag, Sociala resursförvaltningens arbetsutskott, 151104 Stadsområdesnämnd Innerstades arbetsutskotts ojusterade protokoll, 160113 Förslag till beslut Stadsområdesnämnd innerstaden beslutar att godkänna redovisningen av delegerade beslut. 18. Anmälningar för kännedom Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att godkänna redovisningen av inkomna skrivelser. Anmälningar SOFI-2015-114-6 Boenderapport oktober 2015 SOFI-2015-163- 13.1 VB: Uppgifter till månadsrapport ekonomiskt bistånd att lägga in i Platina (2/6) SOFI-2015-616-6 Svar på ansökan om ytterligare medel till Kommunstyrelsen Protokollsutdrag Kommunstyreslen, avslag ansökan om SOFI-2015-616-7 ytterligare medel 19. Stadsområdesdirektören rapporterar.

11 Sammanfattning Stadsområdesdirektör Ronny Andersson rapporterar. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden beslutar att godkänna redovisningen av information.

12 Reviderad budget 2016 4 SOFI-2016-31

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 1 (1) 13 Datum 2016-01-14 Vår referens Mats Rosengren Ekonomichef Mats.Rosengren@malmo.se Tjänsteskrivelse Klicka här för att skriva ärenderubrik SOFI-2016-31 Sammanfattning Den snabbt och drastiskt förändrade omvärldssituationen innebär ökade påfrestningar för stadsområde Innerstadens organisation. De underlag och sammanställningar som återfinns i detta dokument avser att i enlighet med begäran från kommunstyrelsen identifiera bedömda merkostnader till följd av den prognostiserat förändrade befolkningsökningen. Förslag till beslut [Stadsområdesnämnden] föreslås besluta att godkänna förslag till reviderad nämndsbudget 2016 Beslutsunderlag G-Reviderad budget Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Innerstadens arbetsutskott 2016-01-13 Stadsområdesnämnd Innerstaden 2016-01-27 Ansvariga Ronny Andersson Förvaltningschef SIGNERAD 2016-01-14

14 Reviderad budget 2016 Stadsområdesnämnd Innerstaden

15 Förord Den snabbt och drastiskt förändrade omvärldssituationen innebär ökade påfrestningar för stadsområdesnämnd Innerstadens organisation. De underlag och sammanställningar som återfinns i detta dokument avser att i enlighet med begäran från kommunstyrelsen identifiera bedömda merkostnader till följd den prognostiserat förändrade befolkningsökningen. Stadsområdesnämnden gör bedömningen att organisationen behöver förstärkas både med ny personal och nya verksamhetslokaler. På grund av rådande kompetensbrist i de yrken där rekrytering är nödvändig, är det svårt att förutse exakt när en utökad organisation kan vara helt på plats. Vilket i sin tur leder till att det är svårt att bedöma hur mycket resurser som behövs och för hur stor del av 2016 det är aktuellt. Nämnden gör ändå bedömningen att ny personal och nya lokaler skall finnas disponibla för större delen av 2016. Den redan ansträngda bostadssituationen riskerar att bli än mer ansträngd med anledning av den förändrade befolkningsprognosen. Nämnden befarar också att en ökad otrygghet uppstår i staden ifall inte integrationen lyckas och sysselsättning finns. En följd av de utmaningar som beskrivs är att vissa omprioriteringar i det dagliga arbetet kan bli nödvändiga för att klara uppdraget. Detta kan befaras få vissa negativa följder för måluppfyllelsen. För vilka mål och på vilket sätt är beskrivet under avsnitt 1. Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 2(17)

16 Innehållsförteckning 1 Mål...4 1.1 Målområde 1 - En ung, global och modern stad...4 1.2 Målområde 2 - En stad för arbete och näringsliv...5 1.3 Målområde 3 - En stad för barn och unga...5 1.4 Målområde 4 - En öppen stad...5 1.5 Målområde 5 - En stad för alla...6 1.6 Målområde 6 - En trygg och tillgänglig stad...6 1.7 Målområde 7 - En kreativ stad...7 1.8 Målområde 8 - En ekologiskt hållbar stad...7 1.9 Målområde 9 - En stad med bra arbetsvillkor...7 2 Verksamheten - viktiga förändringar och ekonomiska konsekvenser...9 2.1 Hemlöshet... 13 2.2 Investeringar... 14 3 Begäran om förändrad ekonomisk ram... 15 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 3(17)

17 1 Mål Måluppfyllelse Den snabbt och drastiskt förändrade omvärldssituationen innebär ökade påfrestningar på Stadsområde Innerstadens organisation. De underlag och sammanställningar som återfinns i detta dokument avser att i enlighet med formulerad begäran från kommunstyrelsen identifiera bedömda merkostnader till följd av framförallt den prognostiserat förändrade befolkningsökningen. De merkosntader som är identifierade och uppställda på annan plats i detta dokument avser kostnader kopplade mer eller mindre direkt till den förändrade flyktingsituationen. Även i övrigt och mer indirekt kommer den förändrade omvärldssituationen påverka organisationen på så sätt att även befintliga resurser i form av t ex personal behöver prioritera om bland sina arbetsuppgifter vilket riskerar att leda till lägre grad av måluppfyllelse utifrån beslutade nämndsmål och uppdrag. Detta gäller i huvudsak för de mål som är kopplade till verksamheterna inom individ och familjeomsorgsverksamheten och områdesutveckling. För övriga verksamheter bedöms inte graden av måluppfyllelse påverkas i nämnvärt. 1.1 Målområde 1 - En ung, global och modern stad 1.1.1 Kommunfullmäktigemål - Malmöborna ska kunna känna sig stolta över sin unga, globala och moderna stad där frågor om jämlikhet, jämställdhet, antidiskriminering, miljö och delaktighet står högt på dagordningen. Nämndsmål Stadsområdesnämnd Innerstaden ska utveckla en bra dialog med malmöbor i samverkan med nämnder, myndigheter och civilsamhälle som ger inflytande och delaktighet. Möjlig konsekvens - måluppfyllelse På grund av omvärldssituationen, med ett stort flyktingmottagande och därmed prognostiserad befolkningsökning, kan måluppfyllelsen inom målområdet påverkas negativt i olika omfattning. Detta gäller framförallt avseende individ och familjeomsorgen och områdesutveckling. Uppfyllande av nämndsmål, målvärden för uppföljning av nämndsmål samt åtaganden, är beroende av möjlighet och tillgång till förstärkning av medarbetare med rätt kompetens. 1.1.2 Uppdrag - Nämnderna ges i uppdrag att utifrån sina verksamheter identifiera potentiella kunskapsallianser för att fånga viktiga erfarenheter och kunskaper som kan vara betydelsefulla för att utveckla staden i Malmökommissionens anda. Nämnden bedömer att uppdragets genomförande inte nämnvärt påverkas av förändrad befolkningsprognos/flyktingsistuation. Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 4(17)

18 1.2 Målområde 2 - En stad för arbete och näringsliv 1.2.1 Kommunfullmäktigemål - Malmöborna ska ha tillgång till en växande arbetsmarknad och ges förutsättningar för självförsörjning. Nämndsmål Fler malmöbor i stadsområde Innerstaden ska bli självförsörjande. Möjlig konsekvens - måluppfyllelse På grund av omvärldssituationen, med ett stort flyktingmottagande och därmed prognostiserad befolkningsökning, kan måluppfyllelsen inom målområdet påverkas negativt i olika omfattning. Detta gäller framförallt avseende individ och familjeomsorgen och områdesutveckling. Uppfyllande av nämndsmål, målvärden för uppföljning av nämndsmål samt åtaganden, är beroende av möjlighet och tillgång till förstärkning av medarbetare med rätt kompetens. 1.3 Målområde 3 - En stad för barn och unga 1.3.1 Kommunfullmäktigemål - Malmös barn och unga ska få det stöd och den utbildning de behöver för att växa upp under trygga och jämlika förhållanden och utveckla sin fulla potential. Nämndsmål Stadsområdesnämnd Innerstaden ska främja goda uppväxtvillkor, beakta barnets bästa i beslutsfattande samt möjliggöra barn och ungas delaktighet och inflytande. Möjlig konsekvens - måluppfyllelse På grund av omvärldssituationen, med ett stort flyktingmottagande och därmed prognostiserad befolkningsökning, kan måluppfyllelsen inom målområdet påverkas negativt i olika omfattning. Detta gäller framförallt avseende individ och familjeomsorgen och områdesutveckling. Uppfyllande av nämndsmål, målvärden för uppföljning av nämndsmål samt åtaganden, är beroende av möjlighet och tillgång till förstärkning av medarbetare med rätt kompetens 1.4 Målområde 4 - En öppen stad 1.4.1 Kommunfullmäktigemål - Malmö ska vara en öppen, jämställd och inkluderande stad, fri från diskriminering, där alla ges lika rättigheter och möjligheter och där mångfalden är en tillgång. Nämndsmål I stadsområdesnämnd Innerstadens verksamheter ska alla oavsett kön, ålder, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning, funktionsnedsättning, könsöverskridande identitet eller uttryck mötas av en likvärdig och tillgänglig verksamhet inom nämndens ansvarsområde där resurserna är likvärdigt förelade utifrån behov. Möjlig konsekvens - måluppfyllelse Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 5(17)

19 På grund av omvärldssituationen, med ett stort flyktingmottagande och därmed prognostiserad befolkningsökning, kan måluppfyllelsen inom målområdet påverkas negativt i olika omfattning. Detta gäller framförallt avseende individ och familjeomsorgen och områdesutveckling. Uppfyllande av nämndsmål, målvärden för uppföljning av nämndsmål samt åtaganden, är beroende av möjlighet och tillgång till förstärkning av medarbetare med rätt kompetens. 1.5 Målområde 5 - En stad för alla 1.5.1 Kommunfullmäktigemål - Malmöbor med behov av stöd och hjälp ska bemötas med respekt och ges förutsättningar för en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag och i samhället Nämndsmål Malmöbor i stadsområde Innerstaden ska känna sig trygga med och ha inflytande över hur stöd och hjälp utformas inom nämndens verksamhetsområde Möjlig konsekvens - måluppfyllelse Nämnden bedömer att graden av måluppfyllelse inte påverkas nämnvärt av prognostiserad befolkningsökning/flyktingsituation 1.5.2 Uppdrag - Stadsområdesnämnderna ges i uppdrag att se över samarbetet på förvaltningsnivå med syfte att identifiera uppgifter som kan göras effektivare och bättre tillsammans. Översynen av avgifter fortsätter. Nämnden bedömer att uppdragets genomförande inte nämnvärt påverkas av förändrad befolkningsprognos/flyktingsistuation. 1.6 Målområde 6 - En trygg och tillgänglig stad 1.6.1 Kommunfullmäktigemål - I Malmö ska alla känna sig trygga och vara säkra såväl i hemmet som i stadens offentliga rum. Nämndsmål Stadsområdesnämnd Innerstaden ska genom samverkan med övriga nämnder, myndigheter och civilsamhälle motverka våld i nära relationer och bidra till att skapa trygghet i hemmet och i det offentliga rummet. Möjlig konsekvens - måluppfyllelse På grund av omvärldssituationen, med ett stort flyktingmottagande och därmed prognostiserad befolkningsökning, kan måluppfyllelsen inom målområdet påverkas negativt i olika omfattning. Detta gäller framförallt avseende individ och familjeomsorgen och områdesutveckling. Uppfyllande av nämndsmål, målvärden för uppföljning av nämndsmål samt åtaganden, är beroende av möjlighet och tillgång till förstärkning av medarbetare med rätt kompetens. Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 6(17)

20 1.7 Målområde 7 - En kreativ stad 1.7.1 Kommunfullmäktigemål - I Malmö ska alla kunna utvecklas och stärkas med hjälp av en meningsfull fritid och kultur. Nämndsmål Stadsområdesnämnd Innerstaden ska i samverkan med andra utveckla fritid och kultur för malmöbor i alla åldrar inom stadsområdets verksamheter Möjlig konsekvens - måluppfyllelse Nämnden bedömer att graden av måluppfyllelse inte påverkas nämnvärt av prognostiserad befolkningsökning/flyktingsituation 1.8 Målområde 8 - En ekologiskt hållbar stad 1.8.1 Kommunfullmäktigemål - Malmö stad ska skapa en hållbar stadsstruktur för en växande befolkning och fortsätta utvecklas som en attraktiv och tillgänglig stad. Nämndsmål Malmöborna i stadsområde Innerstaden ska ha tillgång till bostad och en attraktiv och tillgänglig stadsmiljö. Möjlig konsekvens - måluppfyllelse På grund av omvärldssituationen, med ett stort flyktingmottagande och därmed prognostiserad befolkningsökning, kan måluppfyllelsen inom målområdet påverkas negativt i olika omfattning. Detta gäller framförallt avseende individ och familjeomsorgen och områdesutveckling. Uppfyllande av nämndsmål, målvärden för uppföljning av nämndsmål samt åtaganden, är beroende av möjlighet och tillgång till förstärkning av medarbetare med rätt kompetens. 1.8.2 Kommunfullmäktigemål - Malmö ska vara en hälsofrämjande och klimatsmart stad där det är enkelt att göra hållbara val. Nämndsmål Stadsområdesnämnd Innerstaden ska minska sin negativa påverkan på klimat och miljö. Möjlig konsekvens - måluppfyllelse Nämnden bedömer att graden av måluppfyllelse inte påverkas nämnvärt av prognostiserad befolkningsökning/flyktingsituation 1.9 Målområde 9 - En stad med bra arbetsvillkor 1.9.1 Kommunfullmäktigemål - Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna. Nämndsmål Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 7(17)

21 1. Stadsområdesnämnd Innerstaden ska vara en attraktiv arbetsgivare där anställda inom nämndens verksamheter har hög kompetens, goda arbetsvillkor och likvärdiga förutsättningar. Möjlig konsekvens - måluppfyllelse Nämnden bedömer att graden av måluppfyllelse inte påverkas nämnvärt av prognostiserad befolkningsökning/flyktingsituation. 2. Alla tillsvidare anställda i nämndens verksamheter skall ha möjlighet att arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad med schemalagd arbetstid. Delade turer skall inte förekomma och antalet visstidsanställningar som är timavlönade skall halveras. Bättre arbetsförhållanden skall bidra till en bättre hälsa för de anställda. Samverkan med de fackliga organisationerna skall utvecklas Möjlig konsekvens - måluppfyllelse Nämnden bedömer att graden av måluppfyllelse inte påverkas nämnvärt av prognostiserad befolkningsökning/flyktingsituation 1.9.2 Uppdrag - Nämnderna ska fortsätta öka andelen heltidstjänster. Nämnden bedömer att uppdragets genomförande inte nämnvärt påverkas av förändrad befolkningsprognos/flyktingsistuation. 1.9.3 Uppdrag - Stadsområdena ges i uppdrag att tillsammans med kommunstyrelsen ta fram en plan för hur introduktionsprogrammet kan spridas till fler myndighetssektioner. Nämnden bedömer att uppdragets genomförande inte nämnvärt påverkas av förändrad befolkningsprognos/flyktingsistuation. Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 8(17)

22 2 Verksamheten - viktiga förändringar och ekonomiska konsekvenser Individ och familjeomsorg Individ och familjeomsorgen påverkas direkt av den ökade befolkningsprognosen. Ökningen av invånarantalet utgörs i hög utsträckning av personer med flyktingbakgrund som inte är etablerade samhället och är i stort behov av stöd och hjälp för att tillförsäkras en skälig levnadsnivå i samhället. Således måste stödbehovet i den grupp som befolkningsökningen utgörs av vara betydligt högre än i normalpopulationen. För att kunna möta upp detta hjälpbehov och leva upp till kraven i socialtjänstlagen krävs det i första hand att Individ och familjeomsorgen förstärks med personella resurser. Det handlar om att Individ och familjeomsorgen ska kunna ha en bemanning som numerärt och kompetensmässigt klarar av att genomföra de utredningar, placeringar och uppföljningar som krävs på de olika områden som Individ och familjeomsorgen ansvarar för. På detta området sticker behoven ut kring utredningar avseende barn och unga, familjehemsvård, handläggning av boendefrågor samt ekonomiskt bistånd. Efter 2015 är Individ och familjeomsorgen idag hårt pressad att hinna med att klara av att utreda alla ärenden med ensamkommande barn som kommer till stadsområdet via anknytning. Det handlar om att kunna bistå barnfamiljer som kommit till Malmö som flyktingar med hjälp till boende. Det kan handla om att utreda familjehem eller hitta institutionsplaceringar åt alla de ensamkommande barn som anvisats till stadsområdet via anknytning till en person eller familj där de i verkligheten inte kan stanna kvar. Det är av synnerlig vikt att dessa barns utreds att deras behov bedöms på samma sätt som andra barn som utreds av socialtjänsten. Likadant måste Individ och familjeomsorgen ha förutsättningar att kunna stödja hemlösa ensamstående och familjer med hjälp till boende i avvaktan på att man kan tillgodose behovet på egen hand. Det måste finnas kapacitet att lotsa de personer som står utan etableringsersättning mot en ökad arbetsförmåga och självförsörjning. Utöver personal behöver Individ och familjeomsorgen resurser för att bekosta de insatser i vård, boende eller öppenvård som den utökade befolkningen är i behov av. Många kostnader går att återsöka och få stadsbidrag för från Migrationsverket. Dock gäller detta långt ifrån alla utgifter. Framförallt är kostnaderna för boendeplaceringar en utgiftspost som kommer att öka. Detta med anledning av den stora bostadsbristen kombinerat att staten inte i någon del ersätter kommunerna för kostnader för boendeplaceringar. För att kunna hantera denna utökning av verksamheten kommer det att tillkomma utökade kostnader för lokaler, inventarier och administrativt stöd. Till detta kommer nödvändiga investeringar. När det kommer till att beräkna volymer och kostnader för 2016 kan stadsområdesförvaltningarna endast utgå ifrån 2015 års inflöde av ärenden. Under andra halvåret 2015 ökade inflödet av ärenden till stadsområdena där ensamstående vuxna, ensamkommande barn eller familjer med flyktingbakgrund vände sig till Individ och familjeomsorgen eller anvisades till stadsområdet via anknytning. Till exempel anvisades ett 50-tal ensamkommande barn till anknytning i stadsområde Innerstaden under perioden september till december 2015. Inflödet av personer med flyktingbakgrund till Individ och familjeomsorgen i stadsområdena har fortsatt att ligga på höga nivåer under vintern trots förändrade asylregler och gränskontroller. Med anledning av Malmös position som storstad med en mångkulturell population finns det starka skäl att tro att anvisningarna och instadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 9(17)

23 flyttningen till Malmö av personer som är asylsökande eller som nyligen fått uppehållstillstånd kommer att ligga på höga nivåer under hela 2016. Även om antalet asylsökande som kommer till Sverige minskar till följd av ändrade regler finns det idag tusentals personer i Migrationsverkets system som över tid ska flytta ut i Sveriges kommuner. Det är troligt att det ärendeinflöde som varit under hösten 2015 kommer att fortsätta även under 2016. Detta innebär en fördubbling av denna typ av ärende på helårsbasis. Stadsområdesförvaltningarna har med denna bakgrund enats om bedömningen att antalet ärende som rör individer eller familjer med flyktingbakgrund kommer att fördubblas under 2016. Denna bedömning ligger till grund för verksamhetens beräkningar. 1) Handläggning av boendeärenden Den ökade befolkningen i kombination med den redan påtagliga bostadsbristen kommer att bidra till en ökad undanträngningseffekt på bostadsmarknaden. Svaga grupper trängs undan på bostadsmarknaden och kan inte längre lösa sin bostadssituation själv och andra grupper, som tex ungdomar kommer att få allt svårare att få tillträde till bostadsmarknaden. Detta bedöms leda till att allt fler personer riskerar att förlora sina bostäder och därför kontakta socialtjänsten till följd av bostadslöshet. För att förebygga detta behöver socialtjänsten avsätta mer resurser till det vräkningsförebyggande arbetet. Bostadsbristen bidrar till ett tuffare klimat på bostadsmarknaden, allt fler personer hänvisas till tillfälliga boendelösningar, där även risken för att personer tvingas bo med för Sverige oskäligt låg boendestandard i ex källarlokaler, vindslokaler, affärslokaler etc. Det bedöms även som sannolikhet att antalet oseriösa hyresvärder och icke-godkänd andrahandsuthyrning ökar, vilket i sin tur ökar utsattheten bland de svaga grupperna på bostadsmarknaden, vilket är sådant som vi sedan tidigare sett påverka den psykiska och fysiska hälsan hos dessa personer. Detta i sin tur ökar behovet av stödinsatser, vilket skapar både merarbeta och merkostnader och kräver utökade personella resurser kopplat till boendehandläggningen. Detta sammantaget bedöms öka antalet personer som har behov av insatser från socialtjänsten för att kunna lösa sin boendesituation på både kort och lång sikt, vilket kommer att leda till både ökade placeringskostnader och ökade behov av personella resurser. Många av de nyanlända flyktingar vars boendesituation vi måste lösa saknar kunskaper kring hur bostadsmarknaden och samhället i stort fungerar i Sverige. För att få till stånd en fungerande boendelösning för dessa grupper måste personella resurser avsättas för att vara behjälpliga med med stöd i boendet och hjälp med hur man sköter sitt boende. Denna hjälp blir även både tidskrävande och kostnadskrävande då arbetet måste ske med närvaro av tolk. Detta beräknas kräva en utökning av personalen inom framförallt insatssektionen, som är de som arbetar med det praktiska stödet för personer i våra boenden. Bristen på långsikt boendelösningar försvårar inträdet på arbetsmarknaden för de vuxna, men påverkar även barnens situation genom att försvåra för skapande av en stabil och förutsägbar situation för barnen både vad det gäller boende och förskola/skola. Personalförstärkningar inom boendeområdet motsvarar en helårskostnad om 3500 000 kr. 2) Handläggning av ekonomiskt bistånd Cirka 900 ensamkommande barn förväntas under 2016 anvisas till Malmö. Utifrån gällande för- Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 10(17)

24 delningsprinciper kommer cirka 200 av dessa barn bli medborgare som omfattas av Innerstadens ansvar. Ett stort antal av dessa barn kommer under pågående studier uppbära ekonomiskt bistånd. För att kunna möta kraven behöver verksamheten göra personalförstärkningar. Ett nära samarbete med boendena, skolorna och med JobbMalmö behöver inledas specifikt för denna målgrupp så att de efter avslutade studier är självförsörjande. Utöver dessa förstärkningar behöver ekonomiskt bistånd göra ytterligare personalförstärkningar för att kunna möte de behov som de medborgare som av olika anledningar inte omfattas av etableringen har. Anledningen till att de inte har möjlighet till etableringsersättning kan vara att deras arbetsförmåga understider 25 %, att de saknar godkänt boendekontrakt eller att de saknar barnomsorgsplats. På helåret 2016 beräknas förstärkningarna till ca 2 680 000 kr 3) Handläggning av ärende rörande barn och Familj Under 2015 har totalt 59 ensamkommande barn blivit Innerstadens ansvar utifrån den sk EBOprincipen, dvs att barn anvisas till släkting eller bekant i stadsområdet. Myndighetsutövningen går därmed över till stadsområdesförvaltningen. 47 av dessa barn har kommit under andra halvan av 2015. Ca 15-20 ensamkommande barn är nomalvärdet för ett år. Under 2016 beräknas ca 100 nya ensamkommande barn handläggas inom Barn och Familj (här räknas även de barn som kommit i slutet av 2015 med). Behovet av att inledningsvis placera ensamkommande barn på HVB-hem eller jourhem är stort. Att låta ensamkommande barn direkt bo hos släktingar eller bekanta som inte är utredda av socialtjänsten bör endast godtas i undantagsfall. Behovet av jourfamiljer och HVB-platser är därför stort. Tillgång på egna HVB-platser inom Malmö stad är relevant för denna grupp barn/ungdomar. Det ökande antalet ensamkommande barn leder till ökade krav på placeringsalternativ samt ökad bemanning inom samtliga verksamheter på Barn och Familj. Främst i form av socialsekreterare, familjehemssekreterare samt behandlare. Detta medför avsevärt ökade kostnader för IoF. Det ökande antalet ensamkommande barn medför också att den sk anknytningsinvandringen ökar. När föräldrar och syskon till ensamkommande barn, som erhållit uppehållstillstånd, kommer till Malmö övergår socialtjänstansvaret till det stadsområde som barnet tillhör oavsett om myndighetsutövningen för barnet ligger på Sociala Resursförvaltningen eller stadsområdet. Detta medför ökade kostnader för stadsområdet då föräldrarna sällan har egna boendelösningar utan är beroende av att socialtjänsten kan tillhandahålla boende och försörjning. Tolkkostnader är en annan kostnad som skjuter i höjden pga det ökade antalet ensamkommande barn. Så länge barnen är asylsökande kan denna kostnad återsökas men så fort ett barn erhåller uppehållstillstånd går det inte längre att återsöka. Denna kostnad beräknas öka under 2016. Det ökade antalet flyktingar och ensamkommande barn leder till att bemanningen inom socialtjänsten måste utökas vilket leder till ökade kostnader för lokaler mm. Områdesutveckling På grund av det rådande läget i Malmö med ensamkommande flyktingbarn kommer avdelningen behöva bredda sitt uppdrag och förstärka sina verksamheter vilket medför en fördyring som påverkar budget 2016. Områdesutveckling kommer genom den uppkomna situationen ännu mer ta ansvar för att de nyanlända flyktingbarnen snabbt integreras i samhället. Innerstadens olika mötesplatser har ett större uppdrag än bara specifika verksamhetsområden och kommer därför att behöva hantera frågor som berör bl a värdegrundskrockar, delaktighet och jämställdhetsintegrering ännu mer vad som sker idag. Arbetet kommer att behövas genomföras i samverkan med Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 11(17)

25 både andra förvaltningar, kulturförvaltning och fritidsförvaltning, samt med civilsamhället. Innerstadens geografiska läge som utgör en del av centrala Malmö och det offentliga rummet, har en stor attraktionskraft på målgruppen, unga pojkar i åldern 13-18 år, vilket innebär med stor sannolikhet att stadsområdets olika mötesplatser kommer att öka antalet besökare. Dessutom saknar de ensamkommande flyktingbarnen naturliga nätverk i närområdet varför den kompensatoriska delen som mötesplatserna erbjuder är av största vikt. I det främjande och förebyggande arbetet med barn och unga är det viktigt att stärka skyddsfaktorerna och minimera riskfaktorerna. Fritiden får därför stor betydelse för barn och ungas hälsa och bidrar till en positiv utveckling speciellt genom att skapa betydelsefulla relationer till vuxna utanför familjen. Fritiden blir ett viktigt komplement för unga i att stärka självkänsla, utveckla identitet och den social kompetensen. Dessutom är träning i delaktighet och inflytande av största vikt för att öka ungdomars känsla av sammanhang och medborgarskap. För att på bästa sätt kunna möta den nya målgrupp behöver personalgruppen inom Områdesutveckling förstärkas både med antal personer men också med språk- och kultur kompetens inom den ordinarie personalgruppen. De befintliga möteslokalerna kommer att vara för små för att klara av att ta emot ytterligare en grupp ungdomar varför Områdesutveckling behöver hitta nya centralt belägna lokaler. Det är viktigt ur ett integrationsperspektiv att de nya lokalerna vänder sig till alla barn och unga alternativt alla invånare i stadsområdet så att möten uppstår mellan" nya" och "gamla" malmöbor. Det är också av största vikt att arbeta med att ta emot de nyanlända ensamkommande flyktingbarnen utifrån ett långsiktgt tvärsektoriellt perspektiv vilket är ett av Avdelning för Områdesutvecklings fokusområden och uppdrag. HR-avdelningen För att klara det ökade flyktingmottagandet 2016 så bedömer stadsområde Innerstaden att verksamheten behöver en ökad bemanning med ca 38 medarbetare, primärt socialsekreterare. Behovet bedöms öka ytterligare år 2017 och 2018. Om övriga stadsområden gör motsvarande bedömning så borde rekryteringsinsatserna samordnas och ledas gemensamt. För att kunna rekrytera socialsekreterare i den omfattningen på dagens arbetsmarknad så krävs ett professionellt och proaktivt rekryteringsstöd till verksamheterna. För att klara det, med nuvarande bedömning av utökad bemanning 2016, behöver stadsområdena samlat minst 2 heltidstjänster, eller motsvarande ekonomiska resurser om rekryteringstjänster köps från t ex HR-service eller Sociala resursförvaltningens bemanningsteam. Det blir en helårseffekt 2016 omfattande ca 1 000 000 kr inklusive sociala avgifter. För stadsområdesförvaltning Innerstaden innebär det en femtedel, alltså 200 000 kr. Rekryteringsarbetet måste ske i nära samarbete med kommunikationsavdelningarna rörande marknadsföring och profilering, så även där behöver resurser tas i anspråk. Nära dialog med arbetsförmedlingen och ev andra aktörer är också nödvändigt. Kommunikationsavdelningen Konsekvenser för stadsområdesförvaltningarnas kommunikationsarbete med anledning av förändrad befolkningsprognos för 2016 Som stabsfunktion har kommunikationsavdelningarna både en styrande och en stödjande funktion i förhållande till verksamheterna IOF, VOO och Områdesutveckling. Det är rimligt att anta att verksamheternas behov av kommunikationsstöd ökar i takt med ökad befolkning och ökade behov av kommunal service och myndighetsutövning. Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 12(17)

26 I Stadsområdesförvaltning Innerstaden finns i kommunikationsavdelningen även sekretariat för myndighetsutskottet. Utskottet förväntas få märkbart fler ärenden att besluta om till följd av ökande befolkning med särskilda behov. Det akuta arbetet Under den inledande krisperioden (september 2015- pågående) har den centrala kommunikationsfunktionen med anledning av flyktingströmmen bestått av 10 tjänster från olika förvaltningar i Malmö stad. Det ska jämföras med de 7,5 kommunikatörstjänster som finns i idag i de fem stadsområdesförvaltningarna tillsammans. Stadskontorets kommunikationsavdelning har nu flaggat för att kommunikationsarbete kopplat till flyktingsituationen planeras återgå i ordinarie arbetslinje från och med februari 2016. Det leder sannolikt till ett mycket ansträngt läge för kommunikationsavdelningarna i stadsområdesförvaltningarna då mediabevakningen är omfattande och kraven på transparens och tillgänglighet är höga. Det långsiktiga arbetet Stadsområdesförvaltningarnas kommunikationsarbete innefattar både kommunikation med medarbetare och kommunikation med Malmöbor. Båda dessa delar påverkas av den kraftigt reviderade befolkningsprognosen. Stadsområdesförvaltningarnas verksamheter står inför omfattande rekryteringsbehov för att möta det ökade behovet av kommunal service och myndighetsutövning. För att lyckas i rekryteringsarbetet krävs samarbete mellan verksamhet, HR-avdelningarna och kommunikationsavdelningarna. Ett ökat behov av arbete med employer branding och marknadsföring föreligger. Merparten av de nya Malmöbor som förväntas har annat språk än svenska som förstaspråk. Detta ställer ytterligare krav på kommunikationen. Med en stor inflyttning under särskilda omständigheter uppstår också ett högt informationstryck från allmänheten, med krav på snabb återkoppling om vad som händer i staden och i deras närområde. Slutsats Mot bakgrund av ovanstående görs bedömningen att kommunikationsavdelningen i Stadsområdesförvaltning Innerstaden under 2016 behöver utökas med totalt 1,0 tjänst i form kommunikatör (0,5) och planeringssekreterare med inriktning på myndighetsutskottet (0,5). 2.1 Hemlöshet Sammantaget bedöms antalet personer som har behov av insatser från socialtjänsten för att kunna lösa sin boendesituation öka på både kort och lång sikt. Detta kommer att leda till kraftigt ökade placeringskostnader för hemlöshetsboende och ökade behov av personella resurser. Personer som kommer till Malmö med flyktingbakgrund kommer ofta via EBO eller som anvisade via anknytning till person eller släkting som har eget boende sedan tidigare. De har sällan lyckats anförskaffa en egen bostad och de saknar förankring på bostadsmarknaden såväl som på arbetsmarknaden. Även om du ingår i etableringsgarantin via Arbetsförmedlingen är dina möjligheter att få hjälp med boende från Arbetsförmedlingen mycket små. Resultatet blir att många personer med flyktingbakgrund ganska omgående vänder sig till stadsområdesförvaltningarnas Individ och familjeomsorg och ansöker om hjälp med boende. Individ och familjeomsorgen har mycket små möjligheter att hjälpa dessa människor med boende i lägenhet utan det som står till buds är inledningsvis härbärgen, vandrarhem eller hotelliknande boende. Detta är placeringar Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 13(17)

27 som inte erbjuder en god boendestandard och som är förenade med mycket höga dygnskostnader. Den ökade bostadsbristen bedöms bidra till ett tuffare klimat på bostadsmarknaden, allt fler personer hänvisas till tillfälliga boendelösningar, och det bedöms bli allt svårare för de grupper som socialtjänsten abetar med att lösa sin boende situation på både kort och lång sikt. Bostadsbristen gör att även socialtjänsten får allt svårare att hitta godtagbara lösningar både akut och långsiktigt. Bland de grupper socialtjänsten arbetar med kan vi redan se att detta påverkar den psykiska och fysiska hälsan hos dessa personer. För att kunna hantera denna ökade arbetsbelastning tros verksamheten behöva utvidgas med ytterligare resurser i form av fyra tjänster. Samtidigt måste budgetutrymmet för att kunna bekosta de boendelösningar som måste köpas in utvidgas. Sett till utvecklingen under 2015 och den reviderade befolkningsprognosen bedömer verksamheten att stadsområdesförvaltning Innerstaden är i behov av resurser till ytterligare 73 årsplatser, i olika typer av boende för hemlösa, under 2016. När verksamheten sedan har hittat mer långsiktiga lösningar i genomgångslägenhet eller övergångslägenhet behöver praktiskt stöd ges kring allt som är kopplat till att klara av att sköta en bostad. För personer utan kännedom om hur detta fungerar i Sverige blir denna hjälp både tidskrävande och kostnadskrävande för verksamheten då arbetet måste ske med närvaro av tolk. Det bedöms att resurser i form av ytterligare tre tjänster samt budgetutrymme för ökade tolkkostnader kommer att behövas. 2.2 Investeringar Investeringsplan 2016-2021 Till följd av den förändrade befolkningsprognosen kommer det att uppstå behov att ett antal nya tjänster inom framförallt individ och familjeomsorgsverksamheten. Det innebär bland annat behov av helt nya lokaler vilket innebär ganska omfattande nyinvesteringar av kontorsinredning. Tabell Investeringsplan 2016-2021 2016 Bruttoutgift Driftkonsekvens 2017 2018 2019 2020 300 300 300 300 2021 1 500 300 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 14(17)

28 3 Begäran om förändrad ekonomisk ram Inledning Den snabbt och drastiskt förändrade omvärldssituationen innebär ökade påfrestningar för stadsområde Innerstadens organisation. De underlag och sammanställningar som återfinns i detta dokument avser att i enlighet med begäran från kommunstyrelsen identifiera bedömda merkostnader till följd den prognostiserat förändrade befolkningsökningen som bedöms bli en följd av flyktingsituationen. Reviderad budget 2016 berör, enligt uppdrag, de beräknade ekonomiska konsekvenserna av den förändrade befolkningsprognosen/flyktingsituaionen. En effekt som är svår att beräkna ett ekonomisk värde på är att redan befintlig kompetensbrist inom vissa yrkesgrupper förstärks ytterligare. Det är därför viktigt att poängtera att även om en förstärkning av de ekonomiska resurserna sker så finns risk för att förstärkningarna i form av rätt kompetent personal dröjer till följd av att det blir svårt att finna personal med rätt kompetens tillräckligt fort. Som framgår av detta dokument är det i huvudsak verksamheterna individ och familjeomsorg och områdesutveckling som bedöms blir berörda under 2016. Även effekter i andra delar av verksamheten kommer att uppstå vilket framgår av den ekonomiska tabellen nedan. Detta gäller även förvaltningens största verksamhet, vård och omsorgsverksamheten. För vård och omsorgsverksamheten bedöms större konsekvenser på längre sikt, efter 2016 men även under 2016 beräknas vissa effekter uppstå inom vård och omsorgsverksamheten. Den redan ansträngda bostadssituationen riskerar att bli än mer ansträngd med anledning av den förändrade befolkningsprognosen. Effekterna är svåröverskådliga men troligt långsiktiga, hur långsiktiga beror naturligtvis på i vilken grad omvärldssituationen förändras och hur byggande av bostäder utvecklas. Nämnden befarar även att ökad otrygghet uppstår i staden ifall inte integration lyckas och sysselsättning finns. Ekonomiska effekter av ett sådant scenario är svåra att beräkna men troligt att de uppstår och att de blir långsiktiga. Individ och familjeomsorg Förstärkningar med totalt sex tjänster inom enheten för Ekonomiskt bistånd för att kunna möta behovet hos det ökade antalet ensamkommande barn samt de medborgare som inte erhåller någon etableringsersättning utan faller inom det kommunala ansvaret (se text under avsnitt 2). Detta motsvarar en kostnad om 2680 tkr Förstärkning med sju socialsekreterare inom enheten Vuxna för att möta behovet av myndighetsutövning och tillsynsarbete för personer med flyktingbakgrund som saknar stadigvarande boende och är att betrakta som hemlösa. Detta motsvarar en kostnad om 3500 tkr Inom enheten Barn och Familj behöver verksamheten förstärkas med totalt 15 tjänster för att möta behovet av myndighetsutövning riktad mot barn, unga och familjer. I detta inkluderas familjehemsvård. Det skapar ett behov av förstärkt kommunbidrag med 5068 tkr. Observera att när det gäller ökade personalkostnader presenteras dessa på helårsbasis! Det faktum att 2016 redan börjat och att alla anställningar inte kan inledas per omgående innebär att Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 15(17)

29 kostnaderna för den utökade bemanningen kan komma att bli något lägre än vad som anges. Placeringskostnader för ensamkommande barn på institution, HVB, familjehem, jourhem och konsulentstödda jourhem skapar ett behov av förändrat kommunbidrag med 9709 tkr. Kostnader för tillfälliga boendeplaceringar på härbärge, hotell eller annat dygnsboende av asylsökande och kommunmottagna personer som saknar boende och är att betrakta som hemlösa uppgår till 11096 tkr. Ökade kostnader för tolk inom avdelningen Individ och familj skapar behov av ett förändrat kommunbidrag om 1150 tkr. Lokalkostnaderna för Individ och familj ökat till följd av utökad bemanning. Detta motsvarar en kostnad om 670 tkr per år. Kostnader för datorer och licenser till ny personal uppgår till 350 tkr. Områdesutveckling Förstärkning av totalt nio tjänster inom hela avdelningen Områdesutveckling för att kunna möta behovet av det ökade antalet ensamkommande barn och unga. Åtta tjänster förstärkning utifrån behov på befintliga mötesplatser och på en nystartad mötesplats. En tjänst som samordnare för att klara det nya uppdraget samt etablera en nya mötesplats. Viss ökad kostnader på befintliga mötesplatser då besöksantalet beräknas öka och därmed omkostnader för administration och aktiviteter. Total kostnad för personal och omkostnader 4 078 tkr. För att personalen ska klara av de nya uppdraget behövs kompetensutveckling och handledning för all personal på mötesplatserna. Total kostnad 200 tkr. För att klara det ökade behovet av en central och funktionsanpassad lokal behöver Områdesutveckling hyra en ny lokal som kommer att behövas iordningställas utifrån målgruppens behov. Total kostnad för iordningställande, hyra och drift av lokal 539 tkr. Vård och Omsorg Vård och omsorgsverksamheten bedömer att den förändrade befolkningsprognosen innebär ett något ökat behov av både boende i olika former och av LSS. Till följd av detta uppstår för 2016 behov av viss nyrekrytering av personal. Ekonomiavdelningen Under ekonomiavdelningens ansvar finns bland annat arbetet med förvaltningens lokalsamordning. Till följd av de ökade och nya lokalbehov som beskrivs bedöms den redan utökade lokalsamordningstjänsten behöva förbli utökad under hela 2016. HR-avdelningen För att klara det ökade flyktingmottagandet 2016 så bedömer stadsområde Innerstaden att verksamheten behöver en ökad bemanning med ca 38 medarbetare, primärt socialsekreterare. Behovet bedöms öka ytterligare år 2017 och 2018. Om övriga stadsområden gör motsvarande bedömning så borde rekryteringsinsatserna samordnas och ledas gemensamt. För att kunna rekrytera socialsekreterare i den omfattningen på dagens arbetsmarknad så krävs ett professionellt och proaktivt rekryteringsstöd till verksamheterna. För att klara det, med nuvarande bedömning av utökad bemanning 2016, behöver stadsområdena samlat minst 2 heltidstjänster, eller motsvarande Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 16(17)

30 ekonomiska resurser om rekryteringstjänster köps från t ex HR-service eller Sociala resursförvaltningens bemanningsteam. Det blir en helårseffekt 2016 omfattande ca 1 000 000 kr inklusive sociala avgifter. För stadsområdesförvaltning Innerstaden innebär det en femtedel, alltså 200 000 kr. Kommunikationsavdelningen Mot bakgrund av vad som beskrivs under avsnitt 2 görs bedömningen att kommunikationsavdelningen i Stadsområdesförvaltning Innerstaden under 2016 behöver utökas med totalt 1,0 tjänst i form kommunikatör (0,5) och planeringssekreterare med inriktning på myndighetsutskottet (0,5). Begäran om förändrat kommunbidrag 2016 (Belopp i tkr) Kostnad 2016 Begäran om förändrat kommunbidrag IoF Socialsekreterare samt administrativt stöd till ekonomiskt bistånd -2 680-2 680 IoF Socialsekreterare till vuxenenheten/boende -3 500-3 500 2 556-7 624-5 068 20 367-30 076-9 709 450-1 600-1 150-670 -670-11 096-11 096 IoF Kostnad för datorer och licenser -350-350 HR avdelning rekryteringsinsatser -200-200 Kommunikationsavdelning,kommunikatör samt planeringssekreterare -624-624 Ekonomiavdelning, utökning av lokalsamordnares tjänst -55-55 Områdesutveckling personal och omkostnder -4 078-4 078 Områdesutveckling kompetensutveckling fr hela avdelningen -200-200 Områdesutveckling övergripande kostnad för lokal, drift och inredning -539-539 VoO Ökade personalkostnader -935-935 2 924-3 966-1 042 26 297-68 193-41 896 Benämning IoF Socialsekreterare, chef sant adminstrativt stöd inom BoF. IoF Placeringskostnader för 80 barn IoF Tolkkostnader Statsbidragsintäkt 2016 IoF Ökade lokalkostnader Individ och familj IoF Kostnader för boendeplaceringar/hemlöset VoO ökning av brukare och timmar SUMMA Stadsområdesnämnd Innerstaden, Reviderad budget 2016 17(17)

31 Stadsområdesnämnd Innerstadens regler för intern kontroll 6 SOFI-2015-642

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 1 (2) 32 Datum 2015-12-16 Vår referens Åsa Le Clair Ekonom asa.le-clair@malmo.se Tjänsteskrivelse Stadsområdesnämnd Innerstadens regler för intern kontroll SOFI-2015-642 Sammanfattning Med anledning av att det interna kontrollarbetet i Malmö stad har utvecklats och förändrats så har nämndens anvisningar för intern kontroll reviderats inför 2016. Förslag till beslut SON Innerstaden föreslås besluta att fastställa föreslagna anvisningar för den interna kontrollens organisation, utformning och dokumentation. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse SON Innerstaden 160127 Anvisningar för intern kontroll Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Innerstadens arbetsutskott 2016-01-13 Stadsområdesnämnd Innerstaden 2016-01-27 Ärendet I samband med att stadsområdesnämnden i juli 2013 tog beslut om plan för internkontroll andra halvåret 2013 fastställdes även System, regler och anvisningar för SON Innerstadens Interna kontroll. I anvisningarna står att det i samband med årsrapportering till nämnden ska göras en årlig översyn av nämndens system för intern kontroll. Med anledning av att det interna kontrollarbetet i Malmö stad har utvecklats och förändrats inför 2016 så har nämndens anvisningar reviderats. Dokumentets namn har ändrats till Anvisningar för SoN Innerstadens interna kontroll och ett nytt avsnitt om förutsättningar för en bra intern kontroll har lagts till. I övrigt har texten reviderats avseende nedanstående punkter: Dokumentation av planering och uppföljning ska ske i Stratsys Förvaltningschefen har en skyldighet att rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar och chefer och medarbetare har ansvar för att omedelbart rapportera brister i den interna kontrollen till närmast överordnad eller den som nämnden utsett. Riskanalys att riskanalysen görs på varje avdelning SIGNERAD 2016-01-14

Riskidentifiering att samtliga väsentliga processer inom varje avdelning ska gås igenom Riskbedömning sker genom bedömning av sannolikhet och konsekvens på en 5-gradig skala. Riskhanteringen hur riskerna ska hanteras. Direktåtgärder tas med till internkontrollplanen (inte bara granskningar) Kontrollaktiviteterna ska så långt som möjligt integreras i organisationens ordinarie verksamhet. Innan man gör det ska man utvärdera att kostnaden för kontrollen inte överstiger det värde som kontrollen har för verksamheten ske. Förvaltningsledningen går igenom internkontrollplanen och genomförda riskanalyser utifrån sitt övergripande ansvar innan planen antas av nämnden senast på dess februarimöte. De förtroendevalda tar del av riskanalyserna genom att dessa bifogas ärendet. Utvärdering av nämndens interna kontroll enligt kommunstyrelsebeslut ska nämnderna genom självskattning årligen utvärdera sitt arbete med intern kontroll. 33 2 (2) Ansvariga Mats Rosengren Ekonomichef

Malmö stad Stadsområdesnämnd Innerstaden 34 Anvisningar för SoN Innerstadens interna kontroll Beslutade av SoN Innerstaden 2016-01-27, SOFI-2015-642 Bakgrund Internkontrollarbetet är en del i nämndens arbete för att utveckla och upprätthålla en hög kvalitet i verksamheten. Arbetet utgår från en helhetssyn och ett sammanhängande system för att, utifrån identifierade risker, säkra en effektiv service till medborgare och brukare. I tillämpningsanvisningarna som är knutna till Malmö stads reglemente för den interna kontrollen (KF 2000-09-20) anges i 3: Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 och 9:9. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen utfärda regler och anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Det är viktigt att detta dokumenteras och antas av nämnden. Varje nämnd skall minst ha en fastställd rutin för: hur planering och rapportering av internkontrollarbetet skall gå till introdukton av nyanställda av vad intern kontroll innebär Förutsättningar för en bra intern kontroll Syftet med intern kontroll är säkerställa att de av kommunfullmäktige beslutade målen uppfylls. Det är ett verktyg för nämnden och förvaltningsledningen och omfattar alla system och rutiner/processer som syftar till att styra verksamheten och ekonomin effektivt, att ha ordning och reda och att skapa trygghet i det dagliga arbetet. En god intern kontroll utgörs av ändamålsenliga och väl dokumenterade system för styrning, säkerställande av att lagar processer/rutiner/policys följs, att vi har en rättvisande redovisning och god information om verksamheten, att resurser används i enlighet med fattade beslut, samt att vi har skydd mot förlust eller förstörelse av kommunens tillgångar och för politiker och medarbetare från oberättigade misstankar. Det innebär också att vi har system för eliminering eller upptäckt av allvarliga fel. Syftet med intern kontrollprocessen är att kvalitetssäkra styrningen av verksamheten. Arbetet utgår från en helhetssyn på verksamheten som innebär mer än att utföra enstaka stickprov på olika områden. Genom att hålla fokus på osäkerheter och risker bidrar den interna kontrollen till att kvalitetssäkra de interna verksamhetsprocesserna på olika områden. All mänsklig verksamhet är förknippad med risk för att det kan bli fel någonstans i kedjan. Att systematiskt arbeta med riskanalyser innebär inte att felen med automatik elimineras. Dock skapas bättre förutsättningar att identifiera vad som kan gå fel liksom för att identifiera konsekvenserna av felen. Åtgärder kan sättas in för att minska sannolikheten SOF INNERSTADEN 205 80 Malmö Tel. 040-34 49 00 Org.nr. 212000-1124 www.malmo.se

2 (6) 35 för att något icke önskat inträffar liksom för att begränsa konsekvenserna om det ändå sker. Den interna kontrollen omfattar därför i princip alla processer på alla nivåer i organisationen. Allt kan dock inte kontrolleras. Av denna anledning måste en avvägning alltid göras mellan olika aktiviteters kontrollkostnad och kontrollnytta. De övergripande målen med förvaltningens interna kontroll är att: Skapa en god kontrollmiljö - en organisationskultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller. Genom systematisk riskanalys prioritera områden där högre sannolikhet föreligger att det blir fel och där felen kan leda till kännbara eller allvarliga konsekvenser. Kontrollaktiviteterna så långt som möjligt ska integreras i ordinarie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som behövs för att nå de politiskt beslutade målen. Säkerställa att verksamhetsprocesserna kontinuerligt anpassas till förändrade förutsättningar. Snabba omvärldsförändringar kräver löpande utvärdering av processerna för styrning och kontroll av verksamheten. En god intern kontroll bygger på att det finns en god kontrollmiljö. Kontrollmiljön är summan av de attityder och värderingar som präglar verksamheten i stort och smått. En god kontrollmiljö präglas av hög etik och kompetens. Tydliga styr- och ledningssystem är ytterligare en viktig förutsättning för en god intern kontroll. Styrdokument som behövs för att verksamheten ska kunna nå målen ska finnas och ansvar och befogenheter ska vara tydligt definierade och beslutade. Organisering och ansvar I kommunfullmäktiges reglemente finns en tydlig ansvarsfördelning: Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret. I detta ligger ett ansvar för att en organisering kring IK med regler och anvisningar upprättas inom kommunen. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Nämnderna ska se till att en organisation upprättas samt att regler och anvisningar antas för IK. Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta regler och anvisningar är utformade och att en god IK kan upprätthållas. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare ska de verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god IK. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett. Övriga medarbetare är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sina arbetsutövningar. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. Förvaltningschefen svarar för att skriftligt rapportera till nämnden en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. Allvarligare brott mot den interna kontrollen rapporteras omedelbart till nämnden.

36 3 (6) Den interna kontrollen samordnas av ekonomiavdelningen. Den som innehar funktionen som samordnare ska: vara förvaltningschefen behjälplig i att upprätthålla en god IK vara motor i och samordna den årliga processen för IK utbilda och stödja chefer och andra medarbetare i IK vara kontakt mot Stadskontoret i frågor som rör IK Det årliga intern kontrollarbetet Det årliga intern kontrollarbetet utgörs av återkommande aktiviteter där den interna kontrollen planeras, genomförs, följs upp och analyseras: 1. Riskanalys 2. Sammanställning av internkontrollplan 3. Genomförande och rapportering 4. Förbättringsarbete och åtgärder utifrån framkomna avvikelser i kontrollerna 5. Rapportering till nämnd och kommunstyrelsen 6. Utvärdering av nämndens interna kontroll 7. Revidering av internkontrollsystemet Stratsys används som systemstöd för arbetet med intern kontroll. 1. Riskanalys Riskanalysen utgör grunden för internkontrollarbetet och är ett viktigt verktyg som används för att identifiera, och ge underlag till, att kunna hantera risker. Det handlar om att föregripa riskerna innan någon negativ händelse inträffar. Varje avdelningschef ansvarar för att riskanalys genomförs i deras verksamheter. Riskidentifiering Riskidentifiering handlar om att hitta och beskriva risker i verksamheten. Samtliga väsentliga processer, såväl kärn- som stödverksamheter ska ingå i riskanalysen. Enkelt uttryckt handlar det om att ställa sig frågan vilka rutiner/processer som inte får gå fel. Riskerna beskrivs utifrån kategori, orsak och konsekvens. Som verktyg för identifiering av risker kan nedanstående kriterier användas, det vill säga när det finns risk för: negativa konsekvenser för person eller verksamhet om felhantering sker ekonomiska negativa konsekvenser om felhantering sker minskat förtroende för förvaltningen om felhantering sker stöld eller annat bedrägligt beteende att rutinerna för hantering av en aktivitet är oklara Riskbedömning När riskerna identifierats, ska dessa vägas enligt risk- och väsentlighetsperspektiv. Med risk menas i detta sammanhang sannolikheten för att fel ska uppstå. Med väsentlighet menas konsekvensen av att ett fel ska uppstå. För varje risk bedöms hur sannolik den är och hur stora konsekvenserna blir om den inträffar. Bedömningen sker utifrån en 5-gradig skala enligt bilden nedan. För varje risk multipliceras därefter värdet för sannolikheten och

37 4 (6) konsekvensen, vilket ger ett riskvärde mellan 1-25, där högre riskvärde representerar allvarligare risk. Värde Sannolikhet Konsekvens 1 Nästintill omöjligt Knappt kännbart 2 Föga troligt Kännbart 3 Möjligt Påtagligt 4 Troligt Allvarligt 5 Nästintill säkert Synnerligen allvarligt Riskhantering Avgörande för hur en identifierad risk ska hanteras är 1. Sannolikheten för och konsekvensen av att en risk inträffar, det vill säga riskvärdet som räknas fram vid riskbedömningen 2. Redan tillgänglig kunskap om vad som kan gå fel inom ett specifikt riskområde alternativt om vi har bristande kunskap om hur vi hanterar risken på ett ändamålsenligt sätt. De möjligheter till vidare hantering som finns är: accepteras befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms tillräckliga Granskning (till internkontrollplanen) Direktåtgärd (till internkontrollplanen) Anledingar till att lämna risker utan vidare behandling, dvs inte tas med i internkontrollplanen, kan vara att riskvärdet är lågt nyttan av eventuella åtgärder eller granskningar är mindre än de resurser som måste avsättas risken är under bevakning eller redan föremål för utvecklingsarbete 2. Metod för sammansättning av internkontrollplanen Internkontrollplanen tas fram utifrån tre samverkande metoder: 1. Riskanalyser utifrån perspektiven risk och väsentlighet enligt ovan genomförs i förvaltningens respektive verksamhetsområden; avdelningsvis. 2. Genomförda kontroller som under föregående år visat på flera eller större avvikelser, bör vara med även i följande års IK-plan. 3. Av kommunstyrelsen beslutade och för Malmö stads nämnder gemensamma kontroller. Identifierade risker/granskningsområden, som ska hanteras via granskning eller direktåtgärd sammanställs i internkontrollplanen. Syftet med åtgärdsdelen i internkontrollplanen är att dokumentera och genomföra nödvändiga åtgärder, direktåtgärder, som ska vidtas i nära framtid utan ytterligare kontroller och utredningar. Åtgärderna kan vara av olika slag och kan exempelvis handla

5 (6) 38 om att utveckla, intensifiera eller förtydliga aktiviteter som redan utförs, upprätta rutinbeskrivningar eller genomföra utbildningar. Syftet med granskningsdelen är att utgöra en planering för de granskningar som ska genomföras för de områden där ytterligare kontroll behövs. Granskningarna leder vid konstaterade brister (avvikelser) också till åtgärder, förbättringsåtgärder. Granskningar och åtgärder ska vara anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalysen. När direktåtgärder planeras ska dess effektivitet utvärderas. Vid bedömning av vilken metod som ska användas för en granskning ska en utvärdering av att kostnaden för granskningen inte överstiger det värde som granskningen har för verksamheten göras. Det är viktigt att den som ska utföra granskningen/kontrollen inte står i ett jävsförhållande till det som ska kontrolleras. Det innebär att de medarbetare som utför vissa arbetsmoment inte ska kontrollera sig själv. Förvaltningsledningen går igenom internkontrollplanen och genomförda riskanalyser utifrån sitt övergripande ansvar innan planen antas av nämnden senast på dess februarimöte. De förtroendevalda tar del av riskanalyserna genom att dessa bifogas ärendet. 3. Genomförande och rapportering av granskning och direktåtgärder Genomförandet av de enskilda kontrollerna och direktåtgärderna sker löpande enligt planen. För varje genomförd granskning i internkontrollplanen upprättas en granskningsrapport. Rapporten ska innehålla redogörelse för metod och resultat för kontrollen. Resultat av kontrollen ska rapporteras till verksamhetsansvarig för granskat område. Om avvikelser förekommer ska åtgärder för förbättringsarbete tas fram av den som genomfört kontrollen i samarbete med verksamhetsansvarig/-a. I samband med att granskning rapporteras till nämnden sker även en uppföljning av att planerade direktåtgärder har genomförts. 4. Förbättringsarbete Förbättringsarbete/åtgärder ska genomföras för att förebygga framtida avvikelser och minska riskerna för att fel begås. Det kan innebära upprättande eller revidering av rutiner, information eller utbildning till berörda medarbetare eller andra åtgärder eller nya kontrollaktiviteter som bedöms lämpliga. Kontrollaktiviteterna ska så långt som möjligt integreras i organisationens ordinarie verksamhet och ingå som integrerade delar i de processer som organisationen behöver för att nå sina mål. Innan en kontroll införs ska utvärdering av att kostnaden för kontrollen inte överstiger det värde som kontrollen har för verksamheten ske.

6 (6) 39 5. Rapportering till nämnden och kommunstyrelsen Resultat av genomförda granskningar och direktåtgärder rapporteras till nämnden i samband med delårsrapport 2 och årsanalys. Den senare omfattar alla under året genomförda granskningar och direktåtgärder och sänds vidare till stadskontoret för en för alla nämnder gemensam rapportering till kommunstyrelsen, samt till revisorerna. 6. Utvärdering av nämndens interna kontroll Kommunstyrelsen har beslutat om kommungemensamma kriterier för utvärdering av nämndernas interna kontroll. Nämnderna ska genom självskattning årligen utvärdera sitt arbete med intern kontroll. I samband med att uppföljningen av internkontrollplanen lämnas till kommunstyrelsen ska även en rapport avseende utfallet av utvärderingen lämnas. Utvärderingen består av ett antal frågor inom områdena kontrollmiljö, riskanalys, kontrollaktiviteter, kommunikation/information och uppföljning/utvärdering. Ekonomiavdelningens samordnare för intern kontroll ansvarar för att ta fram förslag till utvärdering till nämnden. 7. Revidering av internkontrollsystemet I samband med årsrapportering till nämnden görs en årlig översyn av nämndens system för intern kontroll. Eventuella förslag på förändringar i systemet och dessa rutiner/anvisningar kan då föreslås.

40 Plan för intern kontroll 2016 7 SOFI-2015-641

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 1 (2) 41 Datum 2015-12-18 Vår referens Åsa Le Clair Ekonom asa.le-clair@malmo.se Tjänsteskrivelse Plan för intern kontroll 2016 SOFI-2015-641 Sammanfattning I enlighet med Malmö stads reglemente för intern kontroll ska en årlig internkontrollplan upprättas för respektive nämnd. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att fastställa föreslagen plan för internkontroll 2016 samt att återrapportering sker till stadsområdesnämnden i samband med delårsrapport 2 i september 2016 och i samband med årsanalys 2016 i februari 2017. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse SON Innerstaden 160127 Intern kontrollplan 2016 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Innerstadens arbetsutskott 2016-01-13 Stadsområdesnämnd Innerstaden 2016-01-27 Ärendet I enlighet med Malmö stads reglemente för intern kontroll ska en årlig internkontrollplan upprättas för respektive nämnd. Internkontrollarbetet är en del i nämndens arbete för att utveckla och upprätthålla en hög kvalitet i verksamheten. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Under hösten 2015 har riskanalyser genomförts inom samtliga avdelningar inklusive avdelningarna för HR, ekonomi och kommunikation. Utifrån resultaten av samtliga riskanalyser har internkontrollplan för 2016 tagits fram. Samtliga riskanalyser bifogas som bilagor till ärendet. Kommunstyrelsen har beslutat om tre kommunövergripande granskningar som ska ingå i nämndernas interna kontrollplan och följas upp under året. Återrapportering av 2016 års internkontrollplan kommer att ske vid nämndens sammanträde i september 2016 och i februari 2017. SIGNERAD 2016-01-14

Ansvariga Mats Rosengren Ekonomichef 42 2 (2)

43 Internkontrollplan 2016 Stadsområdesnämnd Innerstaden

44 Innehållsförteckning 1 Inledning...4 2 Åtgärder...6 2.1 Risk för brister i information från avd bistånd om nyinflyttad på boende...6 2.2 Risk för bristande diarieföring av handlingar (e-post, sms, tfn)...6 2.3 Risk för brister i informationsöverföring från sjuksköterska till undersköterska och vice versa (SÄBO)...7 2.4 Risk att uppdaterade processer/rutiner saknas...7 2.5 Risk för volymförändringar som inte upptäcks...8 2.6 Risk för att informationsöverföringen inte fungerar mellan BUMS och stadsområdena...8 2.7 Risk för att informationsöverföringen inte fungerar på grund av att BUMS ersätter på de olika stadsområdenas SÄBO...9 2.8 Sårbar verksamhet på grund av ensamarbete eller vikarier...9 2.9 Risk för incidenter pga att man ej följer uppsatta rutiner för besökare (Mötesplats Seved)...10 2.10 Risk för otrygghet för personal och besökare när andra besökare uppträder oetiskt eller hotfullt...10 2.11 Risk för resursslöseri och utövande av icke ändamålsenlig verksamhet och dubbelarbete på grund av brist på överblick av våra processer...11 2.12 Intäkter redovisas inte eller redovisas i fel period...11 2.13 Brister i service till stadsområdesnämnd Innerstaden...12 2.14 Bristande kvalitet på det som skrivs på avdelningarnas sociala medier samt Komin...12 2.15 Receptionen stängs under ordinarie öppettider...13 2.16 Risk att arbetsuppgifter inte kan utföras...14 3 Granskningar...15 3.1 Risk för brister i efterlevnad av process för skydds- och begränsningsåtgärder...15 3.2 Risk för att rutinen för fallprevention inte följs...15 3.3 Risk för att uppföljningsprocessen av biståndsbeslut inom LSS-boende och särskilt boende inte genomförs fullt ut...16 3.4 Risk för att kommunikationen inte fungerar mellan patient/brukare och nattsjuksköterskor...17 3.5 Risk att sekretessmaterial hamnar fel, exempelvis att post skickas till fel adress...17 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 2(28)

45 3.6 Verksamheten klarar inte sitt uppdrag på grund av för hög arbetsbelastning/för låg bemanning...18 3.7 Risk för otillåtna utbetalningar...18 3.8 Familjehemsplaceringar fullföljs inte som planerat...19 3.9 Verksamheten brister i myndighetsutövning...20 3.10 Risk för olik, ojämn, fel information till medborgare och media på grund av bristande riktlinjer för sociala medier och presskontakter...20 3.11 Felnyttjande av flex...21 3.12 Anställningsavtal/överenskommelse om lön saknas eller är felaktiga...21 3.13 Kontanter försvinner och/eller inte redovisas korrekt...22 3.14 Direktupphandling görs inte vid regelbundna inköp...23 3.15 Inköp görs inte från ramavtalsleverantörer...23 3.16 Risk för bristande rutiner avseende hantering av IT...24 3.17 Risk att intern information inte kommuniceras enligt plan...25 3.18 Felrekrytering...26 3.19 Bristande förståelse för beslut...26 3.20 Bristande serviceskyldighet...27 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 3(28)

46 1 Inledning Inledning Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av kommunfullmäktige beslutade målen uppfylls. Intern kontroll är en process där ledning och övrig personal samverkar och som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå målen. Processen omfattar alla förvaltningens system och rutiner/processer som syftar till att styra verksamhet och ekonomi. Den fungerar också som ett verktyg för att hantera risker och för att förebygga att fel uppstår. En god intern kontroll är: Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning En rättvisande och tillförlitlig redovisning och övrig information om verksamheten. Säkerställande av att lagar, policys, reglementen mm tillämpas. Skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Eliminering eller upptäckt av allvarliga fel. En ofta förekommande orsak till att brister och avvikelser noteras vid intern kontroll är att processer, policys och rutiner inte är kända längst ut i organisationen. Ansvar Kommunfullmäktige antog 2000-09-28 ett reglemente för intern kontroll där det bl.a. står att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen. Det är sedan respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden och som ska se till att det finns en organisation för intern kontroll inom respektive förvaltning. Nämnden ska styra och följa upp den interna kontrollen. Som grund för den interna kontrollplanen ska riskanalyser genomföras för verksamheterna. Nämnden ska varje år anta en internkontrollplan. Planen ska följas upp under året och resultatet ska rapporteras till nämnden. Nämnden ska senast i samband med årsanalysen rapportera om resultatet av uppföljningen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska därefter bedöma det samlade resultatet av nämndernas uppföljning av den interna kontrollen. Arbetsgång vid internkontroll-granskning Under hösten 2015 har riskanalyser genomförts inom samtliga avdelningar inklusive avdelningarna för HR, ekonomi och kommunikation. Utifrån resultaten av samtliga riskanalyser har Intern kontrollplan 2016 sammanställts. Samtliga riskanalyser bifogas som bilagor till planen. Kommunstyrelsen har beslutat om tre kommunövergripande granskningar som ska ingå i Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 4(28)

47 nämndernas interna kontrollplan och följas upp under året. Den interna kontrollplanen kommer att följas upp vid två tillfällen under 2016. Den första uppföljningsrapporten ska behandlas av stadsområdesnämnden i samband med delårsrapport 2 i september 2016 och den andra i samband med årsanalys 2016 i februari 2017. Granskningsrapporterna kommer därefter att överlämnas till Kommunstyrelsen. I samband med att stadsområdesnämnden i juli 2013 tog beslut om plan för internkontroll andra halvåret 2013 fastställdes även System, regler och anvisningar för SON Innerstadens Interna kontroll. Med anledning av att det interna kontrollarbetet i Malmö stad har utvecklats och förändrats inför 2016 så har nämndens anvisningar reviderats och beslutas av nämnden i särskilt ärende. I följande avsnitt följer sorterat per avdelning de direktåtgärder, som avdelningarna kommer att genomföra kommande år och därefter de granskningar, som avdelningarna planerat. Allra sist ligger de tre kommunövergripande granskningarna. Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 5(28)

48 2 Åtgärder 2.1 Risk för brister i information från avd bistånd om nyinflyttad på boende Beskrivning av risk Om det brister i informationen från avd för bistånd inom vård och omsorg om en nyinflyttad brukare på boendet finns det risk för att den enskilde kan drabbas av allvarliga konsekvenser och att behov inte tillgodoses. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Pia Hesselroth Tegel Åtgärd Översyn av informationsöverföring mellan avdelning bistånd och avd för voo Vad ska göras? En arbetsgrupp har tillsatts som ska se över kommunikationen mellan avdelningarna. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 2.2 Risk för bristande diarieföring av handlingar (e-post, sms, tfn) Beskrivning av risk Ny rutin för postöppning har införts. När det gäller "andra" typer av handlingar som e-post, sms, telefonsamtal är det i större utsträckning upp till den enskilda tjänstemannen att se till att handlingen diarieförs korrekt. Brister i diarieföring kan leda till att handlingar av vikt inte kan återsökas och att det leder till brister i förtroendet till verksamheten. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Pia Hesselroth Tegel Åtgärd Information om offentlighet och sekretess Vad ska göras? Chefer och andra nyckelpersoner inbjuds till informationstillfällen om offentlighet och sekretess för att få fördjupad kunskap om lagstiftning samt praktisk hantering. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 6(28)

49 2.3 Risk för brister i informationsöverföring från sjuksköterska till undersköterska och vice versa (SÄBO) Beskrivning av risk Om det brister i informationsöverföringen mellan yrkesgrupper på boendet finns det risk för allvarliga konsekvenser som drabbar framförallt den enskilde (patientsäkerhet). Enhet Vård och omsorg Ansvarig Pia Hesselroth Tegel Åtgärd Översyn av informationsöverföring mellan yrkesgrupper på särskilt boende Vad ska göras? En riskanalys har genomförts vid ett boende och ska gås igenom för att se om åtgärderna i handlingsplanen kan användas vid övriga boenden på motsvarande sätt. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 2.4 Risk att uppdaterade processer/rutiner saknas Beskrivning av risk Risk att uppdaterade processer inte finns eller följs vilket kan leda till att brukare behandlas olika. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Åsa Jensen Åtgärd Processer och rutiner Vad ska göras? Uppdatering och revidering av rutiner och processer. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 7(28)

50 2.5 Risk för volymförändringar som inte upptäcks Beskrivning av risk Risk att volymerna överskrider de i budget angivna riktvärdena. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Åsa Jensen Åtgärd Volymkontroll Vad ska göras? Följa volymerna i särskilt boende och korttidsboende i Procapita/Lifecare, Prismodul och Qlikview. Tillsätta en arbetsgrupp för att skapa rutiner kring uppföljning av bistånd i ordinärt boende. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 2.6 Risk för att informationsöverföringen inte fungerar mellan BUMS och stadsområdena Beskrivning av risk Risk för att informationsöverföringen inte fungerar på grund av att BUMS ersätter på de olika stadsområdenas SSK sektioner i samband med deras planeringsdagar då inga ordinarie kvar i tjänst vilket kan leda till att patientsäkerheten äventyras. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Åsa Jensen Åtgärd Information Vad ska göras? BUMS skriver ihop vad som är viktigt för den ordinarie personalen att tänka på inför att BUMS ersätter dessa dagar. Ett dokument som skickas ut till alla sektioner. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 8(28)

51 2.7 Risk för att informationsöverföringen inte fungerar på grund av att BUMS ersätter på de olika stadsområdenas SÄBO Beskrivning av risk Risk för att informationsöverföringen inte fungerar på grund av att BUMS ersätter på de olika stadsområdenas SÄBO då inga ordinarie SSK är i tjänst vilket kan leda till att patientsäkerheten äventyras. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Åsa Jensen Åtgärd Information Vad ska göras? BUMS skriver ihop vad som är viktigt för den ordinarie personalen att tänka på inför att BUMS ersätter dessa dagar. Ett dokument som skickas ut till alla SÄBO sektioner. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 2.8 Sårbar verksamhet på grund av ensamarbete eller vikarier Beskrivning av risk Risk för brist på ordinarie personal på vissa av avdelningens mötesplatser (Tuppen, Dammfrigården, Seveds Mötesplats, Stenkula, Dammfri och Sofielunds fritidsgårdar) på grund av få anställda/ensamarbetare, vilket kan leda till verksamhetsstopp/försämrad service gentemot besökarna. Enhet Områdesutveckling Ansvarig Cecilia Svensson Åtgärd Översyn Vad ska göras? Översyn av avdelningens samlade behov av tjänster/funktioner i verksamheterna Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 9(28)

52 2.9 Risk för incidenter pga att man ej följer uppsatta rutiner för besökare (Mötesplats Seved) Beskrivning av risk Tillfälliga samarbetspartners/tjänstemän/representanter från organisationer och föreningar vistas på Mötesplatsen och känner inte till regler eller rutiner i mötet med besökare. Förhållningssätt och bemötande kan uppfattas som provocerande eller att personalen uppvisar olika sätt att hantera oroliga situationer. Enhet Områdesutveckling Ansvarig Cecilia Svensson Åtgärd Rutiner för hur besökare ska bemötas Vad ska göras? Ta fram information avseende rutiner och regler på Mötesplatsen. Genomgång med ordinarie personal och vikarier om på vilket sätt regler och rutiner ska informeras till tillfälliga samarbetspartners. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 2.10 Risk för otrygghet för personal och besökare när andra besökare uppträder oetiskt eller hotfullt Beskrivning av risk Risk att besökare på en öppen mötesplats trakasserar andra besökare. Enhet Områdesutveckling Ansvarig Cecilia Svensson Åtgärd Rutin avseende hantering av besökare som uppträder hotfullt eller oetiskt. Vad ska göras? Ta fram avdelningsövergripande rutiner för hur personalen ska/bör agera då besökare på mötesplatserna uppträder hotfullt eller oetiskt Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 10(28)

53 2.11 Risk för resursslöseri och utövande av icke ändamålsenlig verksamhet och dubbelarbete på grund av brist på överblick av våra processer Beskrivning av risk Risk för dubbelarbete och slöseri av personella/monetära/fysiska (såsom lokalkostnader etc.) resurser om avdelningen inte har övergripande överblick på de processer som initieras och utförs i de olika verksamheterna. Enhet Områdesutveckling Ansvarig Cecilia Svensson Åtgärd Kartlägga verksamheternas samtliga processer, avdelningsövergripande Vad ska göras? Inventera, kartlägga och definiera samtliga processer för avdelningens alla verksamheter. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 2.12 Intäkter redovisas inte eller redovisas i fel period Beskrivning av risk Risk för intäkter inte redovisas eller redovisas i fel period på grund av att verksamheterna inte skickar in underlag till ekonomiavdelningen, vilket leder till felaktigt resultat. Enhet Ekonomi Ansvarig Mats Rosengren Åtgärd Ta fram dokumenterade rutiner Vad ska göras? Gå igenom och dokumentera rutin avseende återsökning statsbidrag respektive vår manuella fakturering av ersättningsskyldiga föräldrar, återbetalning av försörjningsstöd mm. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 11(28)

54 2.13 Brister i service till stadsområdesnämnd Innerstaden Beskrivning av risk Risk att service till stadsområdesnämnd Innerstaden, arbetsutskottet eller myndighetsutskottet inte kan utföras till följd av sjukdom och semester då det saknas skriftliga rutiner. Konsekvensen av detta skulle kunna bli att nämndens politiker inte får ta del av utskickat material i tid vilket skulle kunna påverka deras möjligheter att fatta beslut i olika ärenden. Enhet Kommunikation Ansvarig Per Lindholm Åtgärd Risk för att det brister i den service som förvaltningen kan tillhandahålla till stadsområdesnämnden Vad ska göras? Skriftliga rutiner och en tydlig arbetsbeskrivning ska upprättas avseende rollerna som är direkt knutna till funktioner som påverkar stadsområdesnämnden, exempelvis nämndsekreterarfunktionen. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 2.14 Bristande kvalitet på det som skrivs på avdelningarnas sociala medier samt Komin Beskrivning av risk Risk för att förvaltningens avdelningars egna sidor på Komin håller en för låg kvalitet då avdelningarna inte har en kommunikatörskompetens direkt knuten till sig. Konsekvensen skulle kunna bli att den information som kommuniceras inte följer Malmö stads riktlinjer och policys vilket skulle kunna riskera att minska förtroendet för förvaltningen. Risk att sociala medier inte används korrekt av andra avdelningar utan kommunikatörskompetens, vilket kan få som konsekvens att den anställda inte använder sig av Malmö stads riktlinjer för kommunikation i sociala medier, att kvalitén på kommunikationen brister samt att svar inte ges till Malmöbon i rimlig tid. Enhet Kommunikation Ansvarig Per Lindholm Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 12(28)

55 Åtgärd Skapa nätverk och rutiner Vad ska göras? Kommunikatörerna ska skapa nätverk utifrån de verktyg som används vid nyttjande av Komin och andra sociala medier, så som Indesign och Sitevision. Syftet med nätverket är att bygga upp en grundläggande kompetens så att en viss kvalitet kan upprätthållas. Vidare ska rutiner skapas avseende hur man gör när man använder sig av Komin för att publicera information. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 2.15 Receptionen stängs under ordinarie öppettider Beskrivning av risk Risk för att receptionen på Västra Rönneholmsvägen 39a inte kan bemannas på grund av sjukdom och semester, vilket kan få som konsekvens att Malmöborna och medarbetare inte får adekvat service. Enhet Kommunikation Ansvarig Per Lindholm Åtgärd Risk att receptionen behöver stängas under ordinarie öppettider Vad ska göras? För att undvika att det inte finns någon medarbetare som har kunskap kring receptionens hantering behöver de rutiner och arbetsuppgifter som finns kopplade till receptionisttjänsten skrivas ner. Vidare ska de skriftliga rutinerna finnas tillgängliga i receptionen så att den som tillfälligt vikarierar enkelt kan ta del av dem. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 13(28)

56 2.16 Risk att arbetsuppgifter inte kan utföras Beskrivning av risk Risk för att arbetsuppgifter på avdelningen inte kan utföras om någon är sjuk eller har semester då avdelningens medarbetare är specialister inom sina respektive områden och få medarbetare har kunskap om övriga medarbetares arbetsområden. Konsekvensen kan bli att Malmöbor och övriga avdelningar/förvaltningar får sämre service från Kommunikationsavdelningen i Innerstaden, samt att förvaltningens förtroende skadas. Enhet Kommunikation Ansvarig Per Lindholm Åtgärd Bygga upp processbank Vad ska göras? Kommunikationsavdelningen behöver börja bygga upp en processbank/ samla sina rutiner och beskrivningar av olika arbetsuppgifter för att underlätta vid vikariat, sjukdom eller skifte av personal. Detta för att säkerställa att inga arbetsuppgifter inte blir utförda på grund av att den som har kännedom om dem inte finns tillgänglig. Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 14(28)

57 3 Granskningar 3.1 Risk för brister i efterlevnad av process för skydds- och begränsningsåtgärder Beskrivning av risk Om medarbetare och chefer inte känner till och arbetar enligt processen för skydds- och begränsningsåtgärder finns det risk för konsekvenser för den enskilde (ang rättigheter och risk för skador) Enhet Vård och omsorg Ansvarig Pia Hesselroth Tegel Granskning Skyddsåtgärder Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? I Malmö stad finns en process för skyddsåtgärder som ska följas i arbetet för att säkerställa att hjälp och stöd som vi erbjuder är de som brukaren vill ha och behöver. Målet är att undvika skyddsåtgärder som kan bli begränsningsåtgärder. Syfte med granskningen Undersöka följsamheten till processen för skyddsåtgärder för att säkerställa att brukaren får den hjälp och det stöd som denne vill ha och behöver. Omfattning/avgränsning Tre st vårdboenden och tre st gruppboenden väljs ut för kontroll och sedan 2 patienter/brukare per boende. Granskningsmetod Dokumentation avseende skyddsåtgärder för 2 patienter/brukare per boende väljs ut genom stickprov. Rapportering av resultat till Avdelningschef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 3.2 Risk för att rutinen för fallprevention inte följs Beskrivning av risk Risk för att brukare råkar ut för fallskador om rutinen för fallprevention inte följs. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Åsa Jensen Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 15(28)

58 Granskning Efterlevnad av rutin Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Fallrutin Syfte med granskningen Granska om riskbedömning är gjord och dokumenterad i nya ärenden under 2016. Omfattning/avgränsning Nya ärenden under 2016 Granskningsmetod Aktgranskning, stickprov. Rapportering av resultat till Avdelningschef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 3.3 Risk för att uppföljningsprocessen av biståndsbeslut inom LSS-boende och särskilt boende inte genomförs fullt ut Beskrivning av risk Risk för att brukarnas biståndsbeslut inte följs upp på grund av hög arbetsbelastning vilket kan leda till att biståndet inte längre är anpassat efter behovet eller att stödet och hjälpen som brukaren har rätt till inte blir utfört. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Åsa Jensen Granskning Kontrollera rutinen för uppföljning Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Uppföljning i respektive team Syfte med granskningen Rättssäkerhet för den enskilde Omfattning/avgränsning LSS och SoL Granskningsmetod Kontrollera att uppföljningsprocessen används och är uppdaterad. Rapportering av resultat till Avdelningschef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 16(28)

59 3.4 Risk för att kommunikationen inte fungerar mellan patient/brukare och nattsjuksköterskor Beskrivning av risk Risk för att brukare inte blir förstådda eller förstår på grund av språket eller konfusion vilket kan leda till att patientsäkerheten äventyras. Enhet Vård och omsorg Ansvarig Åsa Jensen Granskning Kommunikation Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Granska vilka svårigheter som finns i mötet mellan patient och nattsjuksköterska. Syfte med granskningen Säkerställa att patienter/brukare kan göra sig förstådda och förstår vilka insatser som nattsjuksköterskorna ska utföra. Omfattning/avgränsning Nattsjuksköterskornas arbete på natten. Granskningsmetod Granska om avvikelser i Flexite beror på svårigheter i förståelse mellan patient och nattsjuksköterska. Enkätundersökning bland nattsjuksköterskorna om vilka svårigheter som finns. Rapportering av resultat till Avdelningschef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 3.5 Risk att sekretessmaterial hamnar fel, exempelvis att post skickas till fel adress Beskrivning av risk Enskild riskerar att lida men på grund av att sekretessmaterial skickas fel. Enhet Individ och familjeomsorg Ansvarig Rikard Vroland Granskning Hantering av sekretessuppgifter Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Organisationens sekretessrutiner Syfte med granskningen Kontrollera att sekretessrutin följs för att säkerställa att sekretessmaterial inte skickas fel. Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 17(28)

60 Granskning Omfattning/avgränsning En gång per år Granskningsmetod Kontrollera förekomst av avvikelserapporter i Flexite med koppling till hantering av sekretessmaterial, samt granskning av APT-protokoll för att säkerställa att genomgång av sekretessrutin har hållits i arbetsgrupperna. Rapportering av resultat till Avdelningschef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 3.6 Verksamheten klarar inte sitt uppdrag på grund av för hög arbetsbelastning/för låg bemanning Beskrivning av risk Risken är att verksamheten inte klarar av sina uppdrag på grund av för hög arbetsbelastning/för låg bemanning. Enhet Individ och familjeomsorg Ansvarig Rikard Vroland Granskning Granskning av arbetsbelastning/bemanning Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Rådande arbetsbelastning och bemanning Syfte med granskningen Kontrollera i vilken utsträckning arbetsbelastning och bemanning påverkar organisationens möjlighet att klara sitt uppdrag. Omfattning/avgränsning En gång om året Granskningsmetod Kontroll om det finns avvikelserapporter i Flexite som har grund i för hög arbetsbelastning. Kontroll av tillbud med koppling till hög arbetsbelastning. Kontroll av bemanningsgrad via applikation Produktiv resurs i Qlikview. Rapportering av resultat till Avdelningschef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 3.7 Risk för otillåtna utbetalningar Beskrivning av risk Risk för otillåtna utbetalningar i de fall medarbetare har behörighet att både skapa hushåll och göra utbetalningar i Procapita. Enhet Individ och familjeomsorg Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 18(28)

61 Granskning Beloppskontroll Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Beloppskontroll avseende medarbetare i mottag på enheten för ekonomiskt bistånd. Syfte med granskningen Kontroll av medarbetare på enheten för ekonomiskt bistånd som har rätt att både skapa hushåll och göra utbetalningar för att säkerställa att inga otillåtna utbetalningar görs. Omfattning/avgränsning Kontroll görs på samtliga socialsekreterare som arbetar i mottagningsgruppen. Granskningsmetod Kontroll i Procapita. Rapportering av resultat till Avdelningschef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 3.8 Familjehemsplaceringar fullföljs inte som planerat Beskrivning av risk Risk för sammanbrott på grund av att den placerade avviker från familjehemmet eller att familjehemmet avsäger sig uppdraget. Enhet Individ och familjeomsorg Ansvarig Rikard Vroland Granskning Sammanbrott i familjehemsplaceringar Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Familjehemsvårdens arbete med att säkerställa god kvalitet i familjehemsplaceringar. Syfte med granskningen Kontrollera antal sammanbrott, samt orsak till dessa. Omfattning/avgränsning Granskning av sammanbrott i avslutade ärenden under året. Granskningsmetod Kontrollera statistik i KOLL, samt fördjupad granskning i journaler i Procapita i de ärenden där sammanbrott har skett. Kontroll av andel familjehem som genomgått grundutbildning. Rapportering av resultat till Avdelningschef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 19(28)

62 3.9 Verksamheten brister i myndighetsutövning Beskrivning av risk Lagar och riktlinjer följs inte. Den enskildes rättssäkerhet tillgodoses inte. Enhet Individ och familjeomsorg Ansvarig Rikard Vroland Granskning Ärendegranskning inom myndighetsutövning Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Gällande lagar, riktlinjer, processer och rutiner. Syfte med granskningen Kontroll att lagar, riktlinjer, processer och rutiner följs i handläggningen av ärenden. Omfattning/avgränsning En gång om året. Stickprov. Granskningsmetod Granskning av slumpvis utvalda ärenden i respektive enhet. Stickprov i journaler i Procapita. Rapportering av resultat till Avdelningschef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 3.10 Risk för olik, ojämn, fel information till medborgare och media på grund av bristande riktlinjer för sociala medier och presskontakter Beskrivning av risk Risk att medborgaren får fel information, får information och/eller svar med dröjsmål eller olika svar från olika verksamheter och/eller medarbetare. Enhet Områdesutveckling Ansvarig Cecilia Svensson Granskning Kontroll att avdelningsövergripande guide över media-och kommunikation efterlevs Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Implementering av avdelningsövergripande riktlinjer kring hur avdelningen och dess personal ska kommunicera genom de kanaler som erbjuds. Exempelvis via hemsidor sociala medier. Samt även i kontakter med media. Syfte med granskningen Minimera risken för att medborgaren får felaktig information gällande avdelningens verksamhetsområden. Omfattning/avgränsning Avdelningsövergripande Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 20(28)

63 Granskning Granskningsmetod Stickprovskontroller på verksamheternas olika facebook-konton minst två gånger om året, våren samt hösten 2016. Uppföljning via frågeformulär till medarbetare en gång per år, hösten 2016 Rapportering av resultat till Avdelningschef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 resp februari 2017 3.11 Felnyttjande av flex Beskrivning av risk Risk för felregistrerad arbetstid pga bristande rutiner, okunskap, misskötsamhet mm vilket kan leda till felaktig lön. Enhet HR Ansvarig Eva Fröjd Boudebba Granskning Felnyttjande av flex Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Registrering av flex. Kontroll av vilka rutiner som finns, om de följs och är väl kända i verksamheterna. Syfte med granskningen Undersöka om det finns rutiner och om de efterlevs. Omfattning/avgränsning Alla verksamheter granskas en gång om året. Granskningsmetod Stickprovskontroll Rapportering av resultat till HR-chef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 3.12 Anställningsavtal/överenskommelse om lön saknas eller är felaktiga Beskrivning av risk Risk för felaktigt eller avsaknad av skriftligt avtal. Enhet HR Ansvarig Eva Fröjd Boudebba Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 21(28)

64 Granskning Anställningsavtal/överenskommelse om lön Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Vid anställning ska korrekta anställningsavtal skrivas under och arkiveras hos ansvarig chef. Syfte med granskningen Att säkerställa att det finns korrekta avtal för alla medarbetare. Omfattning/avgränsning Alla verksamheter granskas en gång om året Granskningsmetod Stickprovskontroller Rapportering av resultat till HR-chef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 3.13 Kontanter försvinner och/eller inte redovisas korrekt Beskrivning av risk Risk för att kontanter försvinner och/eller inte redovisas korrekt på grund av att den interna kontrollen avseende våra verksamheters kontanthantering och kassaredovisningen inte är tillräcklig Enhet Ekonomi Ansvarig Mats Rosengren Granskning Kontroll av rutiner för daglig kassaredovisning, förvaring av kontanter och insättning på bank Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Kontanthantering, samt kontroll, avstämning och redovisning av försäljningsintäkter Syfte med granskningen Syftet är att kontrollera att verksamheterna har tillförlitliga rutiner och god intern kontroll i kontanthanteringen, vilket minskar risken för oegentligheter och felaktig redovisning. Omfattning/avgränsning Försäljning sker på Garaget och fritidsgårdarna Granskningsmetod Intervjuer med ansvariga och genomgång av kassaredovisningar Rapportering av resultat till Ekonomichef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 22(28)

65 3.14 Direktupphandling görs inte vid regelbundna inköp Beskrivning av risk Risk att verksamheter gör inköp där de brukar utan att göra direktupphandling på grund av tidsbrist eller av gammal vana, vilket leder till att vi inte följer lagen om offentlig upphandling Enhet Ekonomi Ansvarig Mats Rosengren Granskning Kontroll att direktupphandling genomförts Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Inköp Syfte med granskningen Syftet är att kontrollera om det finns verksamheter som gör återkommande inköp från samma leverantör utan att ha gjort direktupphandling Omfattning/avgränsning Stickprov på alla verksamheter Granskningsmetod Statistik från leverantörsreskontran i Raindance analyseras. Därefter tillfrågas ett urval av verksamhetsansvariga om direktupphandling har genomförts. Rapportering av resultat till Ekonomichef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) September 2016 3.15 Inköp görs inte från ramavtalsleverantörer Beskrivning av risk Risk att verksamheten inte gör inköp från de leverantörer som Malmö stad har avtal med Enhet Ekonomi Ansvarig Mats Rosengren Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 23(28)

66 Granskning Säkerställa att inköp sker i enlighet med Malmö stads centralt upphandlade avtal. Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Inköp Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka vilka avtal eller avtalsområden där förvaltningens avtalstrohet är sämre och vilka verksamheter som inte följer avtalen. Omfattning/avgränsning Stickprovskontroll avseende inköp på avtalsområde där avtalstroheten är sämre. Granskningsmetod Genomgångs av statistik avseende avtalstrohet. Stickprovskontroller Rapportering av resultat till Ekonomichef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 3.16 Risk för bristande rutiner avseende hantering av IT Beskrivning av risk Risk för att IT-utrustning och IT-system inte inventeras korrekt, bland annat på grund av bristande rutin vid avslut av anställning eller vid byte av utrustning. Detta gör att chefer inte vet hur de ska hantera personalens IT-behov, och fel uppstår. Då IT-utrustning och IT-system inte inventeras på ett korrekt och systematiskt sätt kan konsekvensen bli att onödiga kostnader uppstår. Detta då utrustning köps in i onödan eller förvaltningen betalar för licenser och abonnemang som inte används. Enhet Kommunikation Ansvarig Per Lindholm Granskning Risk för bristande rutiner avseende hantering av IT Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Det finns brister i uppföljningen avseende ITutrustningen och IT-programvaror, vilket genererar onödiga kostnader för stadsområde Innerstaden. Det område som är mest prioriterat att granska är hur chefer gör vid nyanställning/ avslut av tjänst för personal utifrån den tekniska utrustning som är knuten till varje individ. Det upplevs finnas ett stort behov av att kommunicera ut till chefer hur man ska hantera IT-utrustning som inte används/ byts ut. Chefer behöver ha en checklista som handlar om vad de ska göra med gammal utrustning vid byte till ny utrustning. Planeringen är att bilda en liten arbetsgrupp bestående av en IT-sekreterare, en kommunikatör och en huvudregistrator för att kartlägga hur det ser ut idag och vilka behov som finns. Efter det kommer avdelningschefen att lyfta frågan i förvaltningsledningsgruppen och förmedla den information som finns, samt be de övriga avdelningscheferna ta med till sina ledningsgrupper att de bjuder in IT-sekreteraren för att denne ska kunna informera om (nya) rutiner och vilka kostnadseffekter det får för förvaltningen om det missköts. Idag brister det i hur rapportering sker till IT-sekreteraren. Det behöver arbetas fram en tydlig rutin och tydliga riktlinjer avseende rapportering vid inventering för att undvika onödigt dubbelarbete och höga merkostnader. Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 24(28)

67 Granskning Syfte med granskningen Att se vart det brister avseende befintliga rutiner, att komplettera rutinerna utifrån detta samt att på sikt spara pengar för att onödiga inköpt av IT-utrustning undviks. Omfattning/avgränsning Stadsområdesförvaltningens IT-utrustning och IT-program som hanteras av kommunikationsavdelningens IT-sekreterare. Granskningsmetod Kartlägga den rutin som finns idag. Komplettera rutin utifrån brister. Jämföra inventeringslistor från 2015 och 2016. Jämföra inköpskostnader som inte är relaterade till för gammal utrustning eller programvara 2015-2016. Rapportering av resultat till Kommunikationschef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 3.17 Risk att intern information inte kommuniceras enligt plan Beskrivning av risk Risk att man inte når ut med intern information via Komin på grund av att Komin kan vara svårt att använda för den ovana medarbetare samt att vissa grupper av medarbetare inte nyttjar Komin så frekvent. Konsekvensen skulle kunna bli att medarbetare inte nås av viktig intern information som snabbt behöver kommuniceras ut. Enhet Kommunikation Ansvarig Per Lindholm Granskning Risk för att intern information inte kommuniceras enligt plan Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Hur väl kommunikatörerna lyckas med internkommunikationen i stadsområdesförvaltningen. Detta kommer göras genom en mätning avseende ifall läsfrekvensen på nyhetsbrevet SOFI ökat sedan föregående mätning, samt en mätning avseende om medarbetare upplever sig nås av förvaltningens budskap bättre efter införandet av informationsskärmarskärmar. Syfte med granskningen Att undersöka ifall medarbetarna i förvaltningen nås av informationen som skickas ut med internkommunikationskanalerna. Omfattning/avgränsning Nyhetsbrevet SOFi Informationsskärmar. Granskningsmetod Detta kommer granskas genom en mätning avseende ifall läsfrekvensen på nyhetsbrevet SOFI ökat sedan föregående mätning, samt en mätning avseende om medarbetare upplever sig nås av förvaltningens budskap bättre efter införandet av informationsskärmarskärmar. Rapportering av resultat till Kommunikationschef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 25(28)

68 3.18 Felrekrytering Beskrivning av risk Risk för felrekrytering p.g.a bristande följsamhet mot gemensam rekryteringsprocess, vilket kan leda till att vi inte rekryterar medarbetare som har bäst förutsättningar att klara uppdrag och uppnå mål. Enhet Stadsområdesnämnd Innerstaden Ansvarig Kommungemensam granskning Granskning Rekryteringsprocessen Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Förvaltningens rekryteringsprocess Syfte med granskningen Granskningen syftar till att undersöka om Malmö stads kompetensbaserade rekryteringsprocess, fri från diskriminerande strukturer, tillämpas i alla rekryteringar. Omfattning/avgränsning Den processgrupp som samordnar det gemensamma arbetssättet kring rekrytering i Malmö stad plockar slumpmässigt plockar slumpmässigt ut 200 rekryteringar fördelade på samtliga nämnder och på olika nivåer. Granskningsmetod Digital enkät, framtagen av stadskontoret, skickas till rekryterande chef och till HRavdelning senast i juni. Chef och HR-funktion besvarar frågor och uppskattar sin egen insats i rekryteringsarbetet. Resultatet av enkäten tillgängliggörs för förvaltningarna senast i september. Granskning innebär att ta fram dokumentation och sedan jämföra denna med enkätsvaren. Granskning ska göras av annan än HR-avdelningen på förvaltningen. Stadskontoret skickar i juni ut anvisning om vilken dokumentation som behöver samlas in och hur denna ska jämföras med enkätsvaren. Rapportering av resultat till HR-chef Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 3.19 Bristande förståelse för beslut Beskrivning av risk Risk för att mottagare inte förstår innebörden av beslut p.g.a. att vi inte uttrycker oss vårdat, enkelt och begripligt, vilket kan leda till minskat förtroende för demokratin, men även att resurser får läggas på att i efterhand förtydliga för mottagaren. Enhet Stadsområdesnämnd Innerstaden Ansvarig Kommungemensam granskning Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 26(28)

69 Granskning Klarspråk i beslut och beslutsunderlag Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Granskning huruvida mottagare av beslut förstår innebörden av beslutet. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad formulerar beslut i enlighet med 11 Språklagen (2009:600), d.v.s. att språket är vårdat, enkelt och begripligt. Omfattning/avgränsning En urvalsundersökning av beslut fattade av politiska organ ligger till grund för granskningen. Respektive förvaltning ansvarar för urvalet. Undersökningen ska inrikta sig på beslut som har en tydlig mottagare exempelvis enskilda Malmöbor, medarbetare, organisationer och myndigheter såsom förvaltningar. Granskningen ska omfatta sammanlagt minst 30 beslut fördelade på olika typer av mottagare enligt ovan. Granskningsmetod Undersökningen ska genomföras i form av enkät som kan distribueras via papper, elektroniskt, via telefon eller genom personligt möte. Enkäten ska omfatta följande fråga och alternativ: Är beslutet tydligt och begripligt? *Förstår inte alls *Förstår efter hjälp att tyda *Förstår efter flera genomläsningar *Förstår direkt För att undersöka om det finns ett samband mellan hur mottagaren uppfattar tydlighet och begriplighet i förhållande till beslutets karaktär, så kompletterar granskaren varje svar med följande uppgift: *beslutet innebär avslag *beslutet innebär bifall *ej tillämpligt alternativt ej helt klart om beslutet innebär avslag eller bifall Utöver detta ska beslutsmottagaren ha möjlighet till kommentar. Rapportering av resultat till Berörda avdelningschefer Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 3.20 Bristande serviceskyldighet Beskrivning av risk Risk för att kommunen inte klarar att leva upp till serviceskyldigheten i förvaltningslagen p.g.a. felaktig hantering av sociala medier, vilket kan leda till att medborgare inte får den service de förväntar sig och har rätt till, sekretessbelagd information röjs eller medborgare blir kränkta etc. Enhet Stadsområdesnämnd Innerstaden Ansvarig Kommungemensam granskning Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 27(28)

70 Granskning Användande av sociala medier Vilka områden och tillhörande rutiner ska granskas? Granskning huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad hanterar sociala medier på ett ansvarsfullt sätt i enlighet med Malmö stads riktlinjer och i enlighet med tillämplig lagstiftning. Omfattning/avgränsning Granskningen omfattar samtliga konton på Facebook, Twitter och Instagram. Granskningsmetod Granskningen innebär att kontroll ska göras huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. För att kontrollera huruvida fråga besvaras inom 24 timmar väljer förvaltningen, d.v.s. granskaren, ut enkla frågor som rör verksamheten och ställer dessa i förvaltningens konton i sociala medier. Stadskontoret återkommer med instruktion för hur kontrollen ska genomföras av granskaren (förvaltningen). Rapportering av resultat till Berörda avdelningschefer Återrapportering till nämnd/styrelse (datum) Februari 2017 Stadsområdesnämnd Innerstaden, Internkontrollplan 28(28)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden Bilaga till Internkontrollplan 2016 Riskanalyser genomförda hösten 2015 71 Avdelning Vård och Omsorg Riskkategori Risk Sannolikhet Konsekvens Verksamhet Risk för brister i informationsöverföring från sjuksköterska till undersköterska och vice versa (SÄBO) Risk för brister i information från avd bistånd om nyinflyttad på boende Risk för brister i efterlevnad av process för skydds- och begränsningsåtgärder Risk för brister i efterlevnad av rutin för återställande av hjälpmedel och rutin för nyinköpta hjälpmedel (HMC) Risk för missar i avregistrering av återlämnade hjälpmedel Osäkerheter i verksamhetssystem (t ex antal brukare, underlag) Brister i dokumentationen på grund av "nya verksamhetssystem" 4. Troligt 4. Allvarligt 4. Troligt 4. Allvarligt 4. Troligt 4. Allvarligt 2. Föga troligt 4. Allvarligt 3. Möjlig 2. Kännbart 4. Troligt 4. Allvarligt 3. Möjlig 3. Påtagligt Förtroende Risk för brister i bemötande 2. Föga troligt 4. Allvarligt Risk för bristande diarieföring av handlingar (e-post, sms, tfn) 3. Möjlig 3. Påtagligt Ekonomisk/Finansiell HSL-avgifter (rutin för debitering) 4. Troligt 3. Påtagligt HR Brist på kompetensutveckling (alla yrkesgrupper) 5. Nästintill säkert 4. Allvarligt Bilaga till Internkontrollplan 2016 1(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 72 Hög arbetsbelastning för chefer 4. Troligt 4. Allvarligt Risk för svårigheter att rekrytera personal med "rätt" kompetens 4. Troligt 4. Allvarligt Avdelning Bistånd Riskkategori Risk Sannolikhet Konsekvens Verksamhet Risk för att rutinen för fallprevention inte följs 4. Troligt 4. Allvarligt Risk för oklar innebörd av begreppet kontinuitet i kontakten med brukare Risk att uppdaterade processer/rutiner saknas Brukare får inte det stöd och den hjälp de har rätt till 3. Möjlig 3. Påtagligt 4. Troligt 3. Påtagligt 2. Föga troligt 1. Knappt kännbart Ekonomisk/Finansiell Risk för att uppföljningsprocessen av biståndsbeslut inom LSS-boende och särskilt boende inte genomförs fullt ut Risk för att kommunikationen inte fungerar mellan patient/brukare och nattsjuksköterskor Risk för volymförändringar som inte upptäcks 5. Nästintill säkert 2. Kännbart 4. Troligt 2. Kännbart 3. Möjlig 4. Allvarligt Informationssäkerhet Risk för att informationsöverföringen inte fungerar mellan BUMS och stadsområdena 3. Möjlig 4. Allvarligt Bilaga till Internkontrollplan 2016 2(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden Risk för att informationsöverföringen inte fungerar på grund av att BUMS ersätter på de olika stadsområdenas SÄBO 3. Möjlig 4. Allvarligt 73 Individ och familjeomsorg Riskkategori Risk Sannolikhet Konsekvens Verksamhet Risk att sekretessmaterial hamnar fel, exempelvis att post skickas till fel adress Verksamheten klarar inte sitt uppdrag på grund av för hög arbetsbelastning/för låg bemanning Risk för otillåtna utbetalningar Personal tar del av uppgifter som man inte har rätt till Familjehemsplaceringar fullföljs inte som planerat Fax med känsliga klientuppgifter skickas fel Verksamheten brister i myndighetsutövning 3. Möjlig 4. Allvarligt 4. Troligt 4. Allvarligt 1. Nästintill omöjligt 5. Synnerligen allvarligt 2. Föga troligt 4. Allvarligt 3. Möjlig 4. Allvarligt 2. Föga troligt 5. Synnerligen allvarligt 3. Möjlig 4. Allvarligt Områdesutveckling Riskkategori Risk Sannolikhet Konsekvens Verksamhet Bristande bibliotekskompetens på tillfällig personal på stadsområdesbiblioteket Sårbar verksamhet på grund av ensamarbete eller vikarier 3. Möjlig 2. Kännbart 4. Troligt 4. Allvarligt Bilaga till Internkontrollplan 2016 3(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden Risk för incidenter pga att man ej följer uppsatta rutiner för besökare (MP Seved) Risk för att nya besökare ej blir sedda på grund av brist på avdellningsövergripande rutiner för bemötande och mottagande av nya besökare Risk för otrygghet för personal och besökare när andra besökare uppträder oetiskt eller hotfullt Risk för resursslöseri och utövande av icke ändamålsenlig verksamhet och dubbelarbete på grund av brist på överblick av våra processer Risk för olik, ojämn, fel nformation till medborgare och media på grund av avsaknad av gemensam media- och kommunikationspolicy 74 3. Möjlig 4. Allvarligt 3. Möjlig 2. Kännbart 4. Troligt 4. Allvarligt 4. Troligt 3. Påtagligt 3. Möjlig 3. Påtagligt HR Riskkategori Risk Sannolikhet Konsekvens HR Felnyttjande av flex 3. Möjlig 4. Allvarligt Anställningsavtal/överenskommelse om 3. Möjlig 3. Påtagligt lön saknas eller är felaktiga Ekonomi Riskkategori Risk Sannolikhet Konsekvens Förtroende Känsliga uppgifter kan ses av alla användare i ekonomisystemet 3. Möjlig 2. Kännbart Privata kostnader på Telenorfakturor betalas av förvaltningen och felaktiga momsavdrag 4. Troligt 2. Kännbart Bilaga till Internkontrollplan 2016 4(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 75 Ekonomisk/Finansiell För sent betalda fakturor 4. Troligt 3. Påtagligt Kontanter försvinner och/eller inte redovisas korrekt Kontanter försvinner hos vårdtagare (privata medel) Arbetsuppgifter glöms bort eller blir inte korrekt utförda vid frånvaro 3. Möjlig 3. Påtagligt 3. Möjlig 3. Påtagligt 2. Föga troligt 4. Allvarligt Upphandling/Inköp Intäkter redovisas inte eller redovisas i fel period Felaktiga belopp betalas till leverantörer och/eller felaktiga momsavdrag på leverantörsfakturor Direktupphandling görs inte vid regelbundna inköp Inköp görs inte från ramavtalsleverantörer 3. Möjlig 3. Påtagligt 2. Föga troligt 2. Kännbart 3. Möjlig 4. Allvarligt 4. Troligt 4. Allvarligt Kommunikation Riskkategori Risk Sannolikhet Konsekvens Bilaga till Internkontrollplan 2016 5(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 76 Förtroende Risk att varor inte levereras enligt planering 4. Troligt 3. Påtagligt Receptionen stängs under ordinarie 4. Troligt 4. Allvarligt öppettider Risk att arbetsuppgifter inte kan utföras 3. Möjlig 5. Synnerligen allvarligt Risk att kommunikationsuppdraget inte kan skötas enligt plan 2. Föga troligt 5. Synnerligen allvarligt Bilaga till Internkontrollplan 2016 6(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden Risk för att fel inte åtgärdas då support inte finns tillgänglig och vissa program är svåra att använda 5. Nästintill säkert 2. Kännbart 77 Ekonomisk/Finansiell Risk för bristande rutiner avseende hantering av IT 5. Nästintill säkert 3. Påtagligt Kommunikation Risk att felaktig information avseende systematiskt brandskyddsarbete skickas ut Brister i service till stadsområdesnämnd Innerstaden 2. Föga troligt 1. Knappt kännbart 3. Möjlig 5. Synnerligen allvarligt Sekretessmaterial hanteras felaktigt 2. Föga troligt 5. Synnerligen allvarligt Risk att nämndens handlingar inte kommer allmänheten tillhanda 3. Möjlig 3. Påtagligt Risk att post hanteras felaktigt 2. Föga troligt 5. Synnerligen allvarligt Bilaga till Internkontrollplan 2016 7(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden Risk att individer hänvisas fel 5. Nästintill säkert 2. Kännbart 78 Risk att intern information inte kommuniceras enligt plan Bristande kvalitet på det som skrivs på avdelningarnas sociala medier samt Komin Beroende av externa företag vid extern kommunikation 5. Nästintill 3. Påtagligt säkert 4. Troligt 3. Påtagligt 1. Nästintill omöjligt 5. Synnerligen allvarligt Felaktig publicering av uppgifter som omfattas av PuL eller sekretess 2. Föga troligt 4. Allvarligt Informationssäkerhet Mac inkluderas inte i Malmö stads plattform Risk att det finns en bristande kunskap om Platina i förvaltningen 1. Nästintill omöjligt 5. Nästintill säkert 1. Knappt kännbart 2. Kännbart Bilaga till Internkontrollplan 2016 8(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 79 Riskvärde Vidare hantering Till internkontroll plan 16 Direktåtgärder Ja 16 Direktåtgärder Ja 16 Granskning Ja 8 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej 6 Accepteras Nej 16 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka 9 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Nej 8 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej 9 Direktåtgärder Ja 12 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej 20 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Bilaga till Internkontrollplan 2016 9(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 80 16 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej 16 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Riskvärde Vidare hantering Till internkontroll plan 16 Granskning Ja 9 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej 12 Direktåtgärder Ja 2 Accepteras Nej 10 Granskning Ja 8 Granskning Ja 12 Direktåtgärder Ja 12 Direktåtgärder Ja Bilaga till Internkontrollplan 2016 10(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 81 12 Direktåtgärder Ja Riskvärde Vidare hantering Till internkontroll plan 12 Granskning Ja 16 Granskning Ja 5 Granskning Ja 8 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej 12 Granskning Ja 10 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej 12 Granskning Ja Riskvärde Vidare hantering Till internkontroll plan 6 Accepteras Nej 16 Direktåtgärder Ja Bilaga till Internkontrollplan 2016 11(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 82 12 Direktåtgärder Ja 6 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej 16 Direktåtgärder Ja 12 Direktåtgärder Ja 9 Granskning Ja Riskvärde Vidare hantering Till internkontroll plan 12 Granskning Ja 9 Granskning Ja Riskvärde Vidare hantering 6 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Till internkontroll plan Nej 8 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Bilaga till Internkontrollplan 2016 12(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 83 12 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej 9 Granskning Ja 9 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka 8 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Nej 9 Direktåtgärder Ja 4 Accepteras Nej 12 Granskning Ja 16 Granskning Ja Riskvärde Vidare hantering Till internkontroll plan Bilaga till Internkontrollplan 2016 13(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 84 12 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej 16 Direktåtgärder Ja 15 Direktåtgärder Ja 10 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Bilaga till Internkontrollplan 2016 14(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 85 10 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej 15 Granskning Ja 2 Accepteras Nej 15 Direktåtgärder Ja 10 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka 9 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka 10 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej Nej Nej Bilaga till Internkontrollplan 2016 15(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 86 10 Accepteras Nej 15 Granskning Ja 12 Direktåtgärder Ja 5 Accepteras 8 Befintliga åtgärder/inbyggda kontroller bedöms räcka Nej 1 Accepteras Nej 10 Accepteras Nej Bilaga till Internkontrollplan 2016 16(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 87 Kommentar Blir en del av egenkontrollen Inväntar teknisk lösning (investering) Utredningar pågår Granskning pågår i IK 2015 och resultat av den påverkar kommande åtgärder. Brukarundersökningar, avvikelser hanteras och utreds i Flexite Genomlysning pågår Pågår ett stadsövergripande arbete ang kompetensförsörjning Bilaga till Internkontrollplan 2016 17(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 88 Mäts genom medarbetarenkäten Diverse åtgärder pågår för att stötta sektionscheferna i deras uppdrag Pågår ett stadsövergripande arbete ang kompetensförsörjning T ex gemensamma rekryteringsmässor Kommentar Tydliggörande av kontinuitetsbegreppet pågår. Enligt socialstyrelsens brukarenkät "Vad tycker de äldre om äldreomsorgen 2015" är nöjdheten acceptabel med att beslut är i överensstämmelse med behovet Bilaga till Internkontrollplan 2016 18(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 89 Kommentar Kommentar Det har initierats en diskussion kommunövergripande kring detta arbete Bilaga till Internkontrollplan 2016 19(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 90 Kommentar Kommentar Funktion för sekretessläggning av faktura finns i Raindance och används av verksamheterna vid behov. Vid kontroll av utbetalningsjournaler görs stickprovskontroller. Ekonomiavdelningen gör kontroller löpande under året. Bilaga till Internkontrollplan 2016 20(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 91 Rutin finns för att rätta felaktiga fakturaadresser och för att kontrollera om det finns förfallna fakturor som inte attesterats i Raindance. Ekonomiavdelningen gör, enligt fastställt schema, årliga kontroller på förvaltningens särskilda boenden Redovisningsenheten har dokumenterad förteckning över arbetsuppgifter och vem som är ansvarig respektive backup vid frånvaro. Kommentar Bilaga till Internkontrollplan 2016 21(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 92 För att undvika felaktigheter krävs tydlighet från beställarens sida. Även om vi som förvaltning redan varit tydliga finns utrymme att vara ännu tydligare avseende vad vi förväntar oss från våra leverantörer. För att detta ska bli möjligt kanske befintlig rutin behöver kompletteras. Vidare kan en artikel skrivas i SOFI som handlar om hur vi ska agera vid beställningar och leveranser. Utöver detta kan förvaltningen göra ett plakat som man sätter på dörren där man tydligt skriver att inga varor kan ställas av utanför samt att leverantören av varorna får återkomma under receptionens ordinarie öppettider. Kommunikatörerna ska sammanställa publiceringsrutiner för Facebook, Twitter, Sitevision och andra sociala medier/ verktyg man använder för att kommunicera ut budskap. Detta för att viktiga budskap snabbt ska kunna kommuniceras ut även om ingen kommunikatör finns tillgänglig. Vidare ska en inventering göras kring vilka medarbetare som kan använda vilka medier redan idag, samt i vilken utsträckning man kan hjälpas åt över stadsområdesgränserna. Överenskommelse om att Henrik börjar med att skriva ner hur förutsättningarna för detta ser ut idag. utifrån detta görs inventering kring vad som behöver byggas upp framöver. Avdelningens medarbetare är överens om att en kommunikationsplan borde finnas relaterat till förvaltningens kris- och beredskapsplan. Bilaga till Internkontrollplan 2016 22(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 93 Utvecklingssekreterare tar med frågan till IT-nätverket i Malmö stad, och Henrik tar med frågan till Kommunikationsberedningen för klargörande; vem ska man ringa till, om vilka frågor kan man ringa de personerna och vilka kontaktuppgifter finns? Avdelningens medarbetare är överens om att kunskapsnivån hos IT-service är blandad, vilket gör att kvalitén på supporten varierar. Då avdelningen inte äger frågan vidtar vi inga åtgärder. Viktigt att vara noggrann. Arbete pågår med att ta fram rutin avseende detta. Det finns uppdaterade postrutiner, vilket anses vara tillräckligt. De rutiner som finns behvöver spridas ännu mer internt samt kommuniceras ut till (ny)anställda i förvaltningen. Det avdelningen främst kommer arbeta med framöver är att öka kvalitén vid registrering av inkomna handlingar. Bilaga till Internkontrollplan 2016 23(24)

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 94 Detta är en fråga som bör ligga inom HRavdelningens ansvar, men som vår avdelning påverkas kraftigt av då det brister. Utifrån det kommer Per att lyfta frågan med HR-avdelningens chef och förmedla att det finns ett behov av förändring inom detta område. Skulle Facebook, Twitter eller någon annan social medie-kanal försvinna från marknaden kommer ett tomrum att uppstå då avdelningen i hög frekvens använder dessa kanaler för att nå ut till malmöborna. Denna frågan är dock inget vi kan påverka, varför risken får accepteras. Det finns tydliga rutiner kring hanteringen av sekretessuppgifter, en guide är framtagen som handlar om hur man som medarbetare agerar på sociala medier och i registratorsnätverket i Innerstaden samtalar man kontinuerligt om hanteringen av sekretessärenden. Denna frågan äger inte avdelningen så risken får accepteras. Denna fråga äger inte avdelningen utan det är en central fråga för Malmö stad då Platina support är organiserade för hela staden. Det finns centrala utbildningar som samtliga Platina-användare behöver ta del av, ibland upprepade gånger. Det superanvändarna på förvaltningen kan göra är att uppmana medarbetare att delta vid utbildningstillfällena. Bilaga till Internkontrollplan 2016 24(24)

95 Besvarande av inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket avseende sektionschefers arbetsmiljö inom Individ- och Familjeomsorgen 8 SOFI-2015-624

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 1 (8) 96 Datum 2016-01-11 Vår referens Janka Fosstveit Planeringssekreterare janka.fosstveit@malmo.se Tjänsteskrivelse Besvarande av inspektionsmeddelande från Arbetsmiljöverket avseende sektionschefers arbetsmiljö inom Individ- och Familjeomsorgen SOFI-2015-624 Sammanfattning Arbetsmiljöverket genomförde en inspektion av stadsområdesförvaltning Innerstaden den 30 september 2015. Syftet var att granska sektionscheferna arbetsmiljö. Den 26 oktober 2015 meddelade Arbetsmiljöverket att det vid granskningen framkom sex brister i sektionschefernas arbetsmiljö som behöver åtgärdas. Bristerna och kraven finns beskrivna i inspektionsmeddelande Resultatet av inspektionen 30 september 2015 som har beteckningen 2015/027671. Arbetsmiljöverket begärde att stadsområdesförvaltning Innerstaden före den 31 januari 2016 skall redovisa hur bristerna ska åtgärdas och hur kraven ska uppfyllas. Enligt meddelandet bör det särskilt beskrivas hur innehållet i inspektionsmeddelandet förts ut till berörda medarbetare, hur verksamheten uppfyllt kraven samt hur skyddsombud och övrig personal varit delaktiga vid genomförandet av åtgärderna. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att godkänna svaret till Arbetsmiljöverket enligt nedan. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse, Återrapportering utifrån Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande avseende sektionschefer Bilaga 1 - sammanställning arbetsuppgifter sektionschefer Bilaga 2 - sammanställning arbetsuppgifter annan personal Bilaga 3 - Rutin för att fånga upp hög arbetsbelastning Bilaga 4 - Rutin för att hantera hot och våld via sociala medier Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Innerstadens arbetsutskott 2016-01-13 Stadsområdesnämnd Innerstaden 2016-01-27 Ärendet Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande kan ses som en riskbedömning av sektionschefernas arbetsförhållanden vilken utmynnat i ett antal krav vilka ska åtgärdas för att undanröja de brister och risker som framkom. SIGNERAD 2016-01-12

Arbetsmiljöverkets inspektionsmeddelande till stadsområdesförvaltning Innerstaden är uppdelat i sex avsnitt bestående av brister och krav på åtgärder som verksamheten ska vidta. Under varje avsnitt påtalas brister i verksamheten och ställda krav från Arbetsmiljöverket. Stadsområdesförvaltningen har under respektive avsnitt svarat på vilka åtgärder som verksamheten har vidtagit respektive planerar att vidta. Vidare anger stadsområdesförvaltningen för varje avsnitt, i vilket skede arbetet med att åtgärda bristen befinner sig. Det anges genom en bedömning av arbetet utifrån alternativen Planerat, Pågående eller Genomfört. 97 2 (8) Förvaltningsledningen, planeringssekreterarna samt HR-ansvarig träffades den 11 november 2015 för en gemensam genomgång av inspektionsmeddelandet och en första planering för fortsatt arbete. Kommunicering med medarbetarna Information om inspektionsmeddelandet skickades den 3 november 2015 ut till all personal inom individ- och familjeomsorgen samt lades ut på stadsdelsförvaltning Innerstadens intranät. En sammanfattande information om inspektionsmeddelandet och förvaltningens planerade arbete lämnades muntligt av avdelningschefen till all personal den 13 november 2015. Huvudskyddsombudens och övrig personals delaktighet Den 25 november 2015 träffades samtliga chefer, fackliga företrädare, skyddsombud och planeringssekreterare för fortsatt planering av arbetet med att vidta åtgärder. Olika arbetsgrupper där enhetschefer var sammankallande, bildades för att ta sig an arbetet med att åtgärda påtalade brister. Fackliga företrädare och ett antal medarbetare deltog i varierande omfattning i arbetsgrupperna. Samtliga förslag på åtgärder, utkast på rutiner och annan dokumentation kommunicerades med fackliga företrädare för SSR och Vision. Information till fackliga representanter och skyddsombud om framtagna rutiner och förvaltningens svar till arbetsmiljöverket lämnades den 11 januari 2016. Framtagna rutiner kommer att samverkas formellt den 8 februari 2016. Därefter kommer de nya rutinerna att implementeras i verksamheten. Synpunkter från fackliga företrädare har beaktats. HR-konsult har deltagit i arbetet. Malmö stad är uppdelad i fem stadsområden med separata stadsområdesnämnder. Samtidigt har Malmö som ambition att agera som en sammanhållen kommun i största möjliga utsträckning. Det innebär att samarbete över stadsområdesgränserna sker regelbundet i flera olika sammanhang. I arbetet med de krav som Arbetsmiljöverket ställt på stadsområdesförvaltningarna har förvaltningarna därför samarbetat med varandra. Syftet med detta är att arbetet i verksamheterna ska kunna bedrivas så likartat som möjligt oberoende av vilket stadsområde som avses, men också att stadsområdena ska ha möjlighet att dra nytta av varandras idéer och diskussioner. I vissa aktiviteter, t.ex. mätning av arbetsbelastning, utbildning i hot och våld samt introduktion, har även stadskontoret kopplats in för att hitta övergripande gemensamma lösningar som ska kunna gälla för samtliga stadsområden. Initiativ har dessutom tagits till ett mer omfattande arbete inom Malmö stad för att förbättra arbetsmiljön för handläggare och chefer inom socialtjänsten. Utöver arbetet med att åtgärda de krav och brister som Arbetsmiljöverket pekar på har avdelningschefer för individ och familj inom stadsområdena och Sociala resursförvaltningen, representanter från stadskontor, centrala huvudskyddsombud från SSR och Vision samt representant från HR chefer fattat beslut den 6 november 2015 om, att under år 2016 påbörja ett gemensamt arbete inom bl.a. de områden som

nämns i inspektionsmeddelandena, för att förbättra arbetsmiljön inom socialtjänsten. 98 3 (8) Avsnitt 1 Mål/Arbetsuppgifter Brist Det är inte klart vilka arbetsuppgifter som ingår i sektionschefernas arbete. Det finns ingen struktur kring var man kan vända sig i frågor som tidigare har hanterats av andra stödresurser, t.ex. fakturahantering, lokalfrågor. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska säkerställa att det finns tydliga och dokumenterade mål, riktlinjer och ansvarsområde för sektionscheferna på ett sådant sätt att de kan omsättas till ett verktyg/stöd i det dagliga arbetet. I detta ska ingå att klargöra Vilket uppdrag sektionscheferna har och vilka arbetsuppgifter som ingår i deras chefsfunktioners arbete inom deras ansvarsområde Vilket stöd, administrativt, tekniskt eller annat, det finns för sektionscheferna att tillgå i arbetet. SVAR Varje år tar stadsområdesnämnden Innerstaden fram förvaltningsövergripande mål för verksamheten. Dessa bryts ner till åtagande på förvaltningsnivå, som kan likställas med mål som sektionscheferna ska arbeta för att uppnå. Definitionen av sektionschefernas uppdrag är enligt anställningsavtalen: Som sektionschef leder du verksamheten och har budget-, arbetsmiljö- och personalansvar utifrån gällande styrdokument och delegationsordning samt utför för yrket i övrigt förekommande arbetsuppgifter. En genomlysning av samtliga sektionschefers uppdrag och arbetsuppgifter har gjorts. Ett antal huvudområden har identifierats. Exempel på vad som ingår i varje huvuduppdrag har även tagits fram för att tydliggöra uppdraget (se bilaga 1). Detta underlag har delgetts fackliga representanter och skyddsombud för information den 11 januari 2016 och kommer att samverkas den 8 februari 2016. I samband med genomgången av sektionschefernas uppdrag har det även identifierats ett antal arbetsuppgifter som sektionscheferna har utfört, men som bör läggas över på personal med annan kompetens (se bilaga 2). I verksamheten finns det resurser i form av assistenter, vaktmästare, våningsvärdinna samt IT-personal som är tillgängliga för sektionscheferna. Verksamheten har därför även påbörjat en genomlysning av vilka arbetsuppgifter som bör ligga på dessa tjänster och på vilket sätt de kan vara en avlasting på sektionscheferna. Detta arbete bedöms vara klart under våren 2016. Om det skulle visa sig att det finns arbetsuppgifter som i

dagsläget inte kan utföras av befintlig personal, kommer verksamheten behöva överväga nyrekrytering av personal. Tidsplan Uppföljning av effekterna av samtliga vidtagna åtgärder planeras för november 2016. Avsnitt 2 Arbetsbelastning/Resurser 99 4 (8) Brist Flera av sektionscheferna hinner inte med sina arbetsuppgifter inom ordinarie arbetstid utan arbetar under tidsbrist. Samtliga sektionschefer upplever att arbetet tidvis är psykiskt tungt. Flera orsaker bedömer Arbetsmiljöverket kan bidra till en onödigt påfrestande stress/arbetsbelastning: hög personalomsättning av socialsekreterare, konkurrenssituation mellan stadsområdena, bristfälliga lokaler, otydlighet i linjeorganisationen vem som ansvarar för att brister i lokalerna åtgärdas. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska undersöka och riskbedöma ovan nämnda områden. Med utgångspunkt ifrån genomförd undersökning och riskbedömning ska ni i en handlingsplan dokumentera de åtgärder som behövs för att minska de påtalade orsakerna till upplevelsen av stress/arbetsbelastning för sektionscheferna inom socialtjänsten. SVAR Verksamheten kommer under våren 2016 att undersöka och riskbedöma ovanstående område. Undersökningen kommer att genomföras med bakgrund av den kartläggning och förtydligande som görs kring sektionschefernas uppdrag, arbetsuppgifter och administrativt stöd kopplat till bristerna som Arbetsmiljöverket påtalat under punkt 1 i inspektionsmeddelandet. Undersökningen och riskbedömningen kommer att göras i workshopform tillsammans med sektionschefer och skyddsombud. Med bakgrund av resultaten i workshopen kommer en handlingsplan för åtgärder att upprättas. Direkta åtgärder Under hösten 2015 har stadsområdesförvaltningen agerat för att uppnå förbättringar på flera av de utpekade bristområdena: Stadsområdesförvaltningen har tagit initiativ till att utreda möjligheterna att anlita rekryteringsstöd åt verksamheten för att avlasta sektionscheferna från stora delar av rekryteringsprocessen. Tanken är att en extern resurs ska ta hand om kravprofil, annonsering, urval, intervjuer och eventuell testning. Sektionschefernas uppgift blir att initiera rekrytering och medverka vid sluturval och lönesättning. Målet är att rekryteringsstöd ska finnas på plats i början av år 2016. Avslutningssamtal genomförs sedan hösten 2015 av HR-konsult vid HR-avdelningen. Arbetsuppgiften har tillfälligt lyfts bort från sektionschefernas arbetsuppgifter. Den inrättade arbetsmodellen kommer att utvärderas under våren 2016. Därefter fattas nytt beslut om vem

som ska genomföra avslutningssamtalen. 100 5 (8) Stadsområdesförvaltningen har under år 2015 genomfört flera löneöversyner för att verksamheten ska ligga i fas med snittlönen för socialsekreterare i Malmös stadsområden. Konkurrensen om arbetskraften på det sociala området har ökat under senare år. Det är svårt för myndigheter och förvaltningar att rekrytera kompetent personal. I den situationen minskar lönebildningsprocessens betydelse. Istället bidrar nylönesättningen till att driva upp lönerna. Stadsområdesförvaltingen försöker att hålla en rättvis linje i lönearbetet. Det är en viktig uppgift för sektionscheferna att genomföra en ansvarsfull lönesättning som samtidigt bidrar till att verksamheten är en attraktiv arbetsgivare. Stadsområdesförvaltningen har konstaterat att Individ- och familjeomsorgens lokaler på Bergsgatan 54 är slitna, trånga och inte ändamålsenliga utifrån befintlig planlösning. Det är mycket viktigt att kunna hålla samman verksamheterna inom Individ- och familjeomsorgen i en och samma byggnad. Kontakt med fastighetsägaren har tagits i december 2015 för att initiera en större ombyggnad av kontorslokalerna i fastigheten kombinerat med förhyrning av ytterligare kontorutrymmen i samma fastighet. Syftet är att efter helrenovering skapa moderna lokaler med bättre konferens- och återhämtningslokaler, att skapa fler arbetsplatser och att undanröja en del av de problem i fastigheten som genererar arbetsuppgifter för chefer och assistenter. En ny upphandling av städning av stadsområdesförvaltningens lokaler har inletts. Upphandlingen bedöms vara klar under våren 2016. Tidsplan Workshopen ska vara genomförd senast 30 april 2016. Åtgärder kommer att genomföras och implementeras därefter. Uppföljning av effekterna av samtliga vidtagna åtgärder planeras för november 2016. Avsnitt 3 Stöd/handledning Brist Det finns önskemål om extern handledning för ett antal sektionschefer som ännu inte har tillgång till detta, bl.a. för en bättre gruppdynamik och ett coachande ledarskap. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Genomfört Krav Ni ska se till att era sektionschefer regelbundet och kontinuerligt får stöd i arbetet genom handledning av resursperson som står utanför arbetsgruppen. Resurspersonen ska ha dokumenterad erfarenhet/kompetens för denna uppgift. SVAR Samtliga sektionschefer får numera extern handledning. Handledningen för de sektionschefer som saknade handledning vid tidpunkten för Arbetsmiljöverkets inspektion startade den 1 oktober 2015. Enhetscheferna ansvarar för att se till att sektionscheferna får den handledning de behöver. Upphandling av handledare sker i enlighet med befintliga övergripande rutiner för

upphandling för Malmö stad. 101 6 (8) Tidsplan Enhetscheferna kommer kontinuerligt att följa upp om sektionscheferna får handledning. Uppföljning av handledning kommer även att ingå i den förvaltningsövergripande uppföljning av samtliga vidtagna åtgärder, som planeras för november 2016. Avsnitt 4 Rutin för att motverka hög arbetsbelastning för era sektionschefer Brist Det finns inga konkreta rutiner för att följa upp hur arbetsbelastningen ser ut för era sektionschefer. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska ta fram rutiner där det framgår hur ni eftersträvar att motverka hög arbetsbelastning för era sektionschefer. SVAR Under hösten 2015 har verksamheten tillsammans med HR-avdelningen utarbetat ett förslag på rutin för uppföljning av arbetsbelastning (se bilaga 3). Detta underlag har delgetts fackliga representanter och skyddsombud för information den 11 januari 2016. Förslaget kommer att tas upp på sektionschefernas respektive arbetsplatsträffar för att därefter revideras och slutligen samverkas den 8 februari 2016 innan rutinen kan fastställas och implementeras. Enhetscheferna kommer att ansvara för att följa upp hur arbetsbelastningen för sektionscheferna ser ut. Verksamheten undersöker möjligheterna till att utarbeta en digital lösning avseende insamlandet av respektive chefs skattning så att rutinen inte medför ökad administration. Tidsplan Rutinen kommer att implementeras under våren 2016. Uppföljning av effekterna av samtliga vidtagna åtgärder planeras för november 2016. Avsnitt 5 Pauser/Raster Brist Det finns en tendens till att sektionscheferna sällan tar pauser utan istället gör andra arbetsuppgifter som ex. läsa av mailen. Lunchrasten blir ibland jobblunch. Fler saknar gemensamma raster, eftersom tiden är knapp och köksutrymmet är begränsat väljer man av och till bort detta. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska säkerställa att era sektionschefer kan ta ut schemalagda raster och pauser som de behöver

för återhämtning i arbetet. 102 7 (8) SVAR Frågan har diskuterats i enheternas respektive ledningsgrupp samt i storgrupp då samtliga sektionschefer hade möjlighet att framföra sina synpunkter och önskemål. Det framkom bl.a. att det kan vara svår som chef att ta rast i de allmänna utrymmena, eftersom medarbetarna passar på att prata med chefen om arbetsrelaterade frågor. Cheferna kan ha svårt att låta bli att svara på dessa frågor. Enhetscheferna planerar för att ta upp frågan både på APT och i ledningsgruppen för att förtydliga och påminna om att både medarbetare och chefer har en lagstadgad rätt att ta pauser från arbetet för att återhämta sig. Förhoppningen är att kartläggningen av sektionschefernas arbetsuppgifter skapar ett tidsmässigt utrymme för sektionscheferna att ta ut schemalagda raster och pauser. Enhetscheferna kommer att arbeta för att underlätta för sektionscheferna att ta sina pauser. Verksamheten planerar för att genomföra föreläsningar inom områdena arbetsmiljö, arbetstid, ergonomi och stresshantering under år 2016. Översyn av den fysiska pausmiljön har skett. För att möjliggöra att sektionscheferna kan ta pauser för återhämtning har förvaltningen införskaffat fåtöljer till de sektionschefer som uttalade behov av det. Tidsplan Uppföljning av effekterna av samtliga vidtagna åtgärder planeras för november 2016. Därutöver kommer enhetscheferna kontinuerligt att följa upp vid medarbetarsamtal om sektionscheferna kan ta ut schemalagda raster och pauser. Avsnitt 6 Säkerhetsrutiner/Sociala medier Brist Det är oklart vilka rutiner som finns inom er organisation för hur sociala medier används. Arbetet med att åtgärda bristen är: Planerat Pågående Krav Ni ska säkerställa att era säkerhetsrutiner innehåller uppgifter om åtgärder som ska vidtas när arbetsrelaterat våld eller hot om våld riktas mot era sektionschefer eller deras underställda under deras fritid, eller om hotet om våld sker genom sociala medier. SVAR Verksamheten har kompletterat befintliga säkerhetsrutiner och de rutiner som upprättas utifrån brist nr 6 i inspektionsmeddelandet 2015/024132 som rör krisstöd. Det finns nu en rutin och riktlinje kring hur sektionschefer och medarbetare ska hantera hot och våld på fritid eller via sociala medier (se bilaga 4). Inventering har gjorts bland annat kring hur andra verksamheter inom Malmö Stad hanterar ovanstående. Lagstiftning, riktlinjer och policys har tagits i beaktande. En verksamhetsspecifik rutin har upprättats i samråd med HR-avdelning och skyddsombud. Detta underlag har delgetts fackliga representanter och skyddsombud för information den 11 januari 2016 och kommer att samverkas den 8 februari 2016.

Tidsplan Implementering av den reviderade säkerhetsrutinen ska ske under våren 2016. Uppföljning av effekterna av samtliga vidtagna åtgärder planeras för november 2016. 103 8 (8) Ansvariga Rikard Vroland Avdelningschef Ronny Andersson Förvaltningschef

Malmö stad Stadsområde Innerstaden Avdelning för Individ- och familjeomsorg 1 (4) 104 Bilaga 1 En inventering av samtliga sektionschefers uppdrag och arbetsuppgifter har gjorts. Denna har lett till att ett antal huvudområden har identifierats. För att effektivisera rekryteringsprocessen pågår ett arbete för att flytta över vissa av sektionscheferna arbetsuppgifter till personalansvarig. I skrivande stund är det dock inte beslutat vilka arbetsuppgifter som ska flyttas över. Följande exempel på vad som ingår i varje huvuduppdrag har tagits fram för att tydliggöra uppdraget: Administration - Personaladministration i HRutan och Adato (Malmö stads IT-system för dokumentation av rehabiliteringsärenden) - Raindance (Malmö stads ekonomisystem) - Attestera utbetalningslistor och betalda fakturor - Gallring i Procapita - Kommunikation internt och externt (mail) - Genomgång och avtalsskrivning av olika slag - Ärendestatistik avseende återsökning - Termins-/årsplanering i bl.a. Outlook - Sköta drifttavlorna i förekommande fall 88b3a7b9-fa65-4820-8547- Personalfrågor - Konflikthantering - Lönesamtal och lönesättning - Lämna referenser - Prata med föräldralediga - Avtacka medarbetare, skriva betyg, hålla i avslutningssamtal - Sorterar personalakter efter avslutad anställning - Rehabprocess personal - Daglig uppföljning med personal - Medarbetarsamtal (förbereda, hålla, dokumentera) - Hålla enskilda samtal med personal för att motivera, stötta, coacha, samt följa upp - Kontakt med företagshälsovård - Planera bemanning, lägga upp bemanningsscheman för semestrar - Vara tillgänglig för att svara på frågor av olika slag - Tjänstegenomgång, d.v.s. att hjälpa till att prioritera på tjänsterna i förekommande fall - Prioritera och strukturera bland ärenden (fördela om dagmappar, flytta ärenden till övertid, hjälpa sskr med prioriteringar & struktur på sin tjänst t.ex. genom tjänstekartläggningar) - Attestera och reda ut rättelser avseende lön etc. samt att hålla koll på medarbetarnas flexsaldo - Utse deltagare till arbetsgrupper och handledare till kandidater

2 (4) 105 - Skapa delaktighet och medbestämmande Rekrytering - Ta fram kravprofil och skriva annons - Tillgänglig när sökanden ringer och frågor - Läsa ansökningar och väljer ut lämpliga kandidater - Boka och förbereda intervjuer - Intervjuer - Lönesättning - Ta referenser - Fylla i blankett för anställningsavtal - Kontakta de sökande som inte fått tjänsten - Praktiska förberedelser inför nyanställning (t.ex. telefon, dator) - Välkomstbrev innan anställningen påbörjas - Planera introduktionen - Utse mentor - Uppföljningssamtal under första tiden av anställningen Möten - Förbereda och hålla i möten, dokumentera vissa möten - Delta i möten (ledningsgrupp samt olika typer av samverkansmöten) - Arbetsplatsträff (APT) - Personalmöten - Tavelmöten i förekommande fall - Samverkansmöten internt och externt - Projektdeltagande - Chefsnätverk - Styrgrupper - Delta i Myndighetsutskott (MU) - Delta i utbildningar Klientarbete/ärenden - Kontakt med klienter och anhöriga - Ärendegenomgång - Beslutsfattande - Ärendehandledning - Tvärmöten - Läsa remisser - Fördela ärenden - Rätta i Procapita - Läsa utredningar och överväganden som ska till MU - Läsa remisser och fördela ärenden

3 (4) 106 - Uppföljning av socialsekreterarnas arbetsbelastning Arbetsmiljö - Konflikthantering - Hantera ärendebelastning - Tillbud - Skyddsronder - Hantera uppkomna hot- och våldsituationer - Riskbedömning och återrapportering hembesök - Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) - Arbetsmiljöarbete skyddsrond, riskanalyser, riskbedömningar, tillbudsrapporter, säkerhetsfrågor, handlingsplaner, ergonomi, lokalfrågor Kvalitetsarbete - Jämställdhetsarbete - Intern kontroll - Statistik - Nyckeltal - hantera, informera om och förbättra verksamhetens rutiner tillsammans med 1:e, kollegor, medarbetare. förbättringsförslag - Hantera avvikelser och klagomål, dokumentera i Flexite (Malmö stads ITsystem för hantering av kvalitetsavvikelser, missförhållanden och klagomål)

4 (4) 107 Ekonomi och budget - Budgetarbete och budgetmöten - Prognosarbetet - Handlingsplaner för att hantera budgetunderskott i förekommande fall Verksamhetsutveckling - Måluppföljning - Uppföljning av projekt - Planeringsdagar - Bevaka lagstiftning och metodfrågor - Ta del av ny kunskap som rör arbetet - Läsa inkomna domar - Ta emot information, sortera & förmedla information vidare (skriftligt, muntligt) Arbetsuppgifter som är specifika för respektive enhet Barn och familj - Läsa handlingar till MU - Delta i MU varje gång - Beslut avseende ersättningsskyldiga föräldrar Vuxen - Skriva kvarboendebeslut för klienter med hyresskulder - Titta på tilltänkta nya lokaler till boenden - Hantera akuta situationer på våra boende (stöd till personal, kontakt med polis, vakt, Anticimex etc.) - Samarbete med controller avseende skadegörelse och avskrivningar - Kontakt med vaktbolag Försörjningsstöd - Administrera förladdat Swedbankkort - Ringa in vikarier och planera in intern personal till receptionen - Hantera akuta situationer i receptionen (stöd till personal, kontakt med polis, vakt) - Kontakt med vaktbolag - Se till att utbetalningarna skickas iväg

Malmö stad Stadsområde Innerstaden Avdelning för individ- och familjeomsorg 1 (1) 108 Bilaga 2 Arbetsuppgifter som bör ligga utanför sektionscheferna ansvarsområde - Praktiska lokalfrågor inklusive praktiska frågor kopplat till renovering/ombyggnad, t.ex. beställa möbler, beställa och kolla upp leveranser, kolla upp vilken typ av sladdar/telefonuttag/datorer/kabelupphäng etc. som finns eller borde finnas, se till att byggare får taggar, förmedla kontakt mellan byggare och larmbolag, hålla koll på att byggare och andra entreprenörer gör det de ska - Kopiera och skriva ut alla dokument till introduktionen, inkl. namnskyltar (ev. assistent), hålla material för de nyanställda uppdaterat - Beställa behörigheter (ev. chefsstöd) - Lämna mynt till banken - Hålla koll på att varor beställs - Lägga in sjukintyg i Adato (Malmö stads IT-system för dokumentation av rehabiliteringsärenden) - Fylla på papper vid kopiatorn - Kolla att det finns t.ex. skrivbordslampor i arbetsrummen och se till att sådant köps in - Se till att det finns viss grundutrustning på alla arbetsplatser och att chef bara beslutar om särskilda inköp utifrån ergonomi - Hålla koll på att vår vaktmästare gör det som beställts - Hålla koll på att Stenas vaktmästare/ventilationsnissar/andra hantverkare i huset gör det de har lovat och påminna vid behov - Beställa ändringar i telefoni - Köpa blommor till personal som slutar - Hantera täckning i receptionen (borde kunna skapa rutin för assistenterna att ringa in vikarie vid sjukfrånvaro samt ha rullande schema för assistenterna för vem som står på tur att hjälpa till om ingen vikarie finns) - Leverans av handlingar till Myndighetsutskottet (MU) - Direktupphandling - Rättelser av blanketter i HRutan - Koll på städning - Felanmälningar - Plocka bort gammal information från väggarna - Meddela assistenter om förlängning av scheman i HRutan - Postregistrera handlingar i Platina innan de hamnar i postfacken - Koll på lagret, se till att påfyllning beställs (exempelvis block, pennor, diskmedel etc.) c2a5cca4-a258-415a-8f43-

Malmö stad Stadsområde Innerstaden Avdelning för individ- och familjeomsorg 1 (2) 109 Upprättad: 2016-01-14 Bilaga 3 Reviderad: Rutin för att fånga upp hög arbetsbelastning hos chefer inom Individ och Familj Syfte: Kontinuerligt följa upp hur arbetsbelastningen och arbetstillfredställelsen ser ut och utvecklas hos varje medarbete i syfte att fånga upp och åtgärda tidiga tecken på hög arbetsbelastning. Arbete med ständiga förbättringar för att öka arbetstillfredställelsen hos samtliga medarbetare. Genomförande: Varje medarbetare gör veckovis en skattning över den upplevda arbetsbelastningen samt arbetstillfredställelsen enligt skattningsskalan nedan. Blankett för skattning finns för ifyllnad. Varje arbetsgrupp bör komma överens kring vad som kännetecknar de olika siffrorna i just den arbetsgruppen. Vad kännetecknar en etta, två, trea, fyra. Närmsta chef följer upp medarbetarnas skattning varje vecka. Gruppens medelvärde räknas samman och presenteras på APT alternativt på målstyrningstavla i samband med tavelmöten. Ett rimligt mål att sträva efter är 3. Enskilda medarbetares skattning presenteras inte. Upplevelse av arbetsbelastning Vad betyder poängen? 1=Planerade arbetsuppgifter hinns ej med 1 2=Planerade arbetsuppgifter hinns knappt med 2 3=Planerade arbetsuppgifter hinns med 3 4=Planerade arbetsuppgifter hinns med med 4 marginal c19926d2-2aba-45ab-8c80-

2 (2) 110 Är din upplevda arbetsbelastning realterad till något av följande? Praktiska arbetsmiljöfrågor Administration, rekrytering, ekonomi mm Personalfrågor Kvalitetsarbete och verksamhetsutveckling Ärendebelastning Upplevelse av arbetstillfredställelse Vad betyder poängen? 1=Jag känner ingen tillfredsställelse i mitt arbete 1 2=Jag känner lite tillfredsställelse i mitt arbete 2 3=Jag känner tillfredsställelse i mitt arbete 3 4=Jag känner mycket tillfredsställelse i mitt arbete 4 Åtgärder kopplade till medarbetarnas skattning 1. Skattningsvärde 1 två veckor i rad eller vid två tillfällen under loppet av en månad = samtal med närmsta chef 2. Skattningsvärde 2 tre veckor i rad eller vid ett tillfälle under loppet av en månad = samtal med närmsta chef Vilka åtgärder har närmsta chef möjlighet att vidta? Prioritera (omfördela alternativt ta bort arbetsuppgifter) Stödsamtal med chef samt eventuellt kompletterande extra handledning, stöd från företagshälsovård eller liknande efter bedömning av chef. Företagshälsovården kan erbjuda samtal utifrån stresshantering mm. Viktigt att tänka på! Medarbetarens har ansvar för att utöver skattningen signalera till chef när arbetssituationen är akut. Hög arbetsbelastning kan tillbudsrapporteras i enlighet med rutinerna för tillbudsrapportering. Glöm inte att även uppmärksamma höga siffror och analysera orsaken till dessa.

Malmö stad Stadsområde Innerstaden Avdelning för individ- och familjeomsorg 1 (3) 111 Upprättad: 2016-01-14 Bilaga 4 Reviderad: SoF Innerstaden Individ och Familjs rutin för hot eller våld via sociala medier eller på fritiden som kan kopplas till yrkesrollen Sociala medier Hot och kränkningar på internet via exempelvis e-post och sociala medier, är en allvarlig företeelse som i yrkeslivet framförallt drabbar dessa yrkesgrupper och riskerar att leda till ohälsa för den som drabbas. Anställdas användning av sociala medier För att en anställd ska kunna använda sociala medier som kommunikationskanal ska alltid ett uppdrag från chef finnas. Ett sådant uppdrag ska erhållas innan användandet påbörjas och ska dokumenteras. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. Ett tjänstekonto ska alltså inte användas privat. Den som använder sociala medier i tjänsten ska alltid tydligt ange att detta görs i tjänsten på samma sätt som att anställda ska vara tydliga med när inlägg på sociala media görs i egenskap av privatperson. Anställda ska inte använda sina privata konton i tjänsten utan endast som privatperson. Anställda som använder sociala medier privat får skriva om kommunens verksamhet. Yttrandefrihet och meddelarfrihet gäller som huvudregel beträffande uppgifter som inte omfattas av sekretess. Hot och kränkningar i sociala medier och/eller på fritiden Rent juridiskt finns det inget brott som heter näthat eller nättrakasserier. Däremot finns andra brottsrubriceringar som kan vara tillämpliga. Det kan till exempel vara förtal, ofredande och olaga hot. Att något som skrivs på exempelvis Twitter kan upplevas som elakt betyder inte att det automatiskt ska bedömas som ett brott. Samma lagar som gäller för hot, trakasserier och kränkningar på sociala medier gäller som för samhället i övrigt. Det är viktigt att ta ställning i varje enskilt ärende när det handlar om kränkningar. Förebyggande åtgärder Om du som medarbetare känner till eller misstänker att det finns en hot- eller våldsbild riktad mot dig/förvaltningen (observera att hot även kan förekomma i sociala medier såsom Facebook, Twitter med mera och ska alltid hanteras på samma sätt som hot i övrigt) så ska du: 2c10656d-7dd7-4fde-a453- Prata med din chef om detta. Tillsammans med chef gå igenom vilka åtgärder som ska vidtas, polisanmälan, GPS-larm på fritiden mm, Samma incident kan påverka människor olika och för att ge rätt stöd är det viktigt med lyhördhet hos chefer och stödpersoner. Det är viktigt att beakta att alla medarbetare inte har samma stödbehov.

2 (3) 112 Diskutera med din chef huruvida det är aktuellt med skyddad adress och/eller telefonnummer samt att plocka bort personliga uppgifter/adressuppgifter från Eniro, Facebook etc. Även informera närmast anhöriga om situationen. Under en pågående hot- eller våldssituation på fritiden eller via sociala medier Du som drabbas ska alltid: Så snabbt och smidigt som möjligt ta dig bort från platsen/situationen. Vid behov larma polis Ta kopia på det som skrivits Ta bort inlägget om det går eller kontakta ansvarig Informera närmsta chef omgående. Du som chef ska alltid så snart som möjligt: Anteckna händelseförloppet på en tillbuds-/arbetsskaderapport. Medarbetaren läser igenom anteckningarna och kompletterar/ändrar om nödvändigt. Respektive avdelningschef ser till att övriga kollegor på avdelningen blir informerade om den uppkomna hot- eller våldssituationen på det sätt som passar respektive avdelning bäst. Detta för att alla ska vara informerade om vilka personer/verksamheter som är riskområden. Diskutera med medarbetaren vilka åtgärder du som chef och medarbetaren kan vidta för att försöka förhindra att något liknande händer igen (detta kan även ske vid ett senare tillfälle beroende på situationen) och skriver även ned det i tillbuds/arbetsskaderapporten. I samråd med medarbetaren ta ställning till om polisanmälan ska göras och om anhöriga till medarbetaren ska kontaktas. Det är arbetsgivaren som bör göra polisanmälan och denna ska göras skyndsamt. Om en person regelmässigt upplevs hotfull ska chefen avgöra på vilket sätt förvaltningen ska hantera de fortsatta kontakterna med personen. Diskutera med medarbetaren om det är aktuellt med skyddad adress och/eller telefonnummer samt att plocka bort personliga uppgifter/adressuppgifter från Eniro, Facebook etc. Ta ter kopior på tillbuds-/arbetsskaderapporten. Originalet till dig själv, kopia till medarbetare, skyddsombud och HR-avdelningen. En kopia skickas till HR-administratören. Anmälan om arbetsskada ska alltid göras. Kontakta företagshälsovården. Minst ett samtal ska alltid erbjudas efter en upplevd hot- eller våldsituation. Om medarbetaren blir sjukskriven p.g.a. händelsen så träder rehabiliteringskedjan in (se rehabiliteringsprocessen i HRutan).

3 (3) 113 Samma incident kan påverka människor olika och för att ge rätt stöd är det viktigt med lyhördhet hos chefer och stödpersoner. Det är viktigt att beakta att alla medarbetare inte har samma stödbehov.

Datum 2015-10-26 Vår beteckning 2015/027671 114 Sid 1(6) Avdelningen för inspektion Lise-Lotte Hamfelt, 010-730 9648 arbetsmiljoverket@av.se MALMÖ KOMMUN 20580 MALMÖ Resultatet av inspektionen 30 september 2015 Ert org. nr 2120001124 Arbetsställe STADSOMRÅDESFÖRVALTNING INNERSTADEN Besöksadress VÄSTRA RÖNNEHOLMSVÄGEN 39A, MALMÖ Besöksdatum 30 september 2015 Deltagare i inspektionen Rikard Vroland, avdelningschef Ronny Andersson, direktör Anders Nilsson, nämndsordförande Martin Facks, huvudskyddsombud SSR Hanna Ljungberg, huvudskyddsombud SSR Eva Karsten, arbetsmiljöinspektör Lise-Lotte Hamfelt, arbetsmiljöinspektör Ni ska före den 31 januari 2016 informera Arbetsmiljöverket vad ni har gjort med anledning av de brister och krav vi redovisar här. Om skyddsombud finns ska denne normalt ges tillfälle att närvara. Ni bör särskilt beskriva: hur ni fört ut innehållet i inspektionsmeddelandet till berörda medarbetare hur ni har uppfyllt kraven hur skyddsombud och övrig personal har varit delaktiga vid genomförandet av åtgärderna Se 7 kap. 3 arbetsmiljölagen. Arbetsgivaren ska, enligt 3 kap. 2 första stycket arbetsmiljölagen, vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Trots att vi nu ger er viss tid att informera oss hur ni har åtgärdat våra krav har ni ändå kvar det fulla ansvaret för arbetstagarnas arbetsmiljö. Ert arbetsmiljöansvar gäller oavsett om Arbetsmiljöverket har ställt krav mot er eller inte. Postadress 112 79 Stockholm Telefon: 010-730 90 00 Telefax: 08-730 19 67 E-post: arbetsmiljoverket@av.se Webbplats: www.av.se Organisationsnummer: 202100-2148

Datum 2015-10-26 Vår beteckning 2015/027671 115 Sid 2(6) BRISTER OCH KRAV Brist 1 Mål/Arbetsuppgifter Brist De sektionschefer Arbetsmiljöverket har träffat i stadsområde Innerstaden anser att det finns tydliga mål som anger vad som är viktigt och vad som ska uppnås i arbetet. Dock är det inte lika klart vilka arbetsuppgifter som ingår i arbetet. Det är vanligt att utföra arbetsuppgifter som egentligen inte ingår i arbetet eftersom kringresurser i organisationen tagits bort. Exempelvis ska flytt inom befintliga fastighetslokaler bokas och genomföras, inköp av blommor, ta hand om arbetsutrustning som inte fungerar, fakturahantering, ombesörja hantverkare, hantera avloppsfrågor och återkommande problem med en trasig hiss. Dessa arbetsuppgifter tar tid från utvecklingsarbetet av sektionen. Det finns ingen struktur kring var man ska vända sig i frågor som tidigare hanterats av andra stödresurser. Krav Ni ska säkerställa att det finns tydliga och dokumenterade mål, riktlinjer och ansvarsområde för sektionscheferna på sådant sätt att de kan omsättas till ett verktyg/stöd i det dagliga arbetet. I detta ska ingå att klargöra Vilket uppdrag sektionscheferna har och vilka arbetsuppgifter som ingår i deras chefsfunktioners arbete inom deras ansvarsområde Vilket stöd, administrativt, tekniskt eller annat, det finns för sektionscheferna att tillgå i arbetet Se 2 kap. 1 och 2 samt 3 kap. 2 och 3 AML. Brist 2 Arbetsbelastning/Resurser Brist Sammantaget upplevs en otillräcklighet i arbetet där flera av sektionscheferna inte hinner med sina arbetsuppgifter inom ordinarie arbetstid utan arbetar under tidspress. Samtliga sektionschefer som vi har träffat upplever att arbetet tidvis är psykiskt tungt. Följande orsaker bedömer Arbetsmiljöverket kan bidra till en onödigt påfrestande stress/arbetsbelastning. Det framkommer att personalomsättningen av socialsekreterare är hög, vilket medför att många nya socialsekreterare ska rekryteras och intervjuas. Rekryteringen är ett arbete som tar mycket

Datum 2015-10-26 Vår beteckning 2015/027671 116 Sid 3(6) tid för sektionscheferna och som också belastar sektionen och dess medarbetare. Det finns ett behov av mer stöd från organisationen i samband med rekryteringarna, exempelvis skulle över 20 nya intervjuer genomföras. Samtliga framhåller att det är mycket positivt att stadsområdet beslutat sig för att överrekrytera. Denna överrekrytering har dock visats sig slukas upp av den stora personalomsättningen på socialsekreterare. Socialsekreterare som slutar sina anställningar i stadsområdet har avslutssamtal med sin sektionschef. Denna arbetsuppgift diskuterades huruvida sektionscheferna kan få avlastning och stöd i, ex att annan part inom Malmö Stad handhar denna uppgift. Arbetsmiljöverket uppfattar att en av anledningarna till den höga personalomsättningen bland socialsekreterare, vilka flyttar mellan stadsområdena i Malmö, är Malmö Stads lönepolicy. Det uppstår en stor stress och arbetsbelastning för de kvarvarande medarbetarna samt deras sektionschefer eftersom nya medarbetare återkommande ska rekryteras och introduceras, en känsla av att ständigt börja om. Denna konkurrenssituation mellan de olika stadsområdena om tillgången till socialsekreterare bidrar till sektionschefernas arbetsbelastning. Lokalerna beskrivs som ett bekymmer som skapar mycket frustration och bidrar till arbetsbelastningen. Dels är det omflyttningar inom fastigheten som bl. a. medför att takarmaturer hänger felaktigt vid bildskärmen, det är tidskrävande innan elektriker är på plats och kan åtgärda bristen, ventilationen uppges vara bristfällig utifrån antalet medarbetare som vistas i arbetsrummen på grund av organisationsstrukturen, även städningen är bristfällig liksom bristen på tillräckliga utrymmen för återhämtningsmöjligheter. Arbetsmiljöverket bedömer att det brister i chefsstödet då det är otydligt i linjeorganisationen vem som ansvarar för att brister i lokalerna åtgärdas. Krav Ni ska undersöka och riskbedöma ovan nämnda områden. Med utgångspunkt ifrån genomförd undersökning och riskbedömning ska ni i en handlingsplan dokumentera de åtgärder som behövs för att minska de påtalade orsakerna till upplevelsen av stress/arbetsbelastning för sektionscheferna inom socialtjänsten. I handlingsplanen ska framgå vilka åtgärder ni avser att vidta på kort och lång sikt för att förebygga ohälsa hos era första linjes chefer. Av handlingsplanen ska också framgå när åtgärderna ska vara genomförda, vem som ska se till att de genomförs samt tidpunkt för kontroll att åtgärderna fått avsedd effekt. Se 8 och 10 AFS 2001:01.

Datum 2015-10-26 Vår beteckning 2015/027671 117 Sid 4(6) Brist 3 Stöd/Handledning Brist Det finns önskemål om extern handledning för ett antal sektionschefer som ännu inte har tillgång till detta, bl.a. för en bättre gruppdynamik och ett coachande ledarskap. De sektionschefer som redan har tillgång till denna funktion uppger att det fungerar mycket bra. Krav Ni ska se till att era sektionschefer regelbundet och kontinuerligt får stöd i arbetet genom handledning av resursperson som står utanför arbetsgruppen. Resurspersonen ska ha dokumenterad erfarenhet/kompetens för denna uppgift. Se 7 och 12 AFS 2001:01. Brist 4 Rutin för att motverka hög arbetsbelastning för era sektionschefer Brist Det framkom vid inspektionen att ni har rutiner för att genomföra medarbetarsamtal en gång om året med era sektionschefer. Denna arbetsuppgift utför enhetscheferna. Dock finns det inga konkreta rutiner för att följa upp hur arbetsbelastningen ser ut för era sektionschefer. Krav Ni ska ta fram skriftliga rutiner där det framgår hur ni eftersträvar att motverka hög arbetsbelastning för era sektionschefer. Upplysning: Frågor som kan vara nödvändiga att belysa är om chefer har tid för att ge de underställda tillräckligt stöd i arbetet, är sektionschef i fas med utveckling av verksamheten, finns stöd för sektionschef avseende administration, ekonomi, löne-, teknik eller andra praktiska arbetsmiljörfrågor, har sektionschef stor mängd övertid eller flextid. Se 5 och 6 AFS 2001:01 samt 10 AFS 1994:01. Brist 5 Pauser/Raster Brist Arbetsmiljöverket uppfattar att det finns en tendens till att sektionscheferna sällan tar pauser

Datum 2015-10-26 Vår beteckning 2015/027671 118 Sid 5(6) utan istället gör andra arbetsuppgifter som ex. läser av mailen. Även om några menar på att man tar sin lunchrast framförs det att lunchrasten ibland blir en jobblunch. Flera saknar gemensamma raster, eftersom tiden är knapp och köksutrymmet är begränsat väljer man av och till bort detta. Krav Ni ska säkerställa att era sektionschefer kan ta ut schemalagda raster och pauser som de behöver för återhämtning i arbetet. Se 2 kap. 1 och 2 samt 3 kap. 2 AML. Brist 6 Säkerhetsrutiner/Sociala medier Brist Det var oklart vilka rutiner som finns inom er organisation för hur sociala medier används. Exempelvis diskuterades möjliga arbetsmiljökonsekvenser i samband med att externa brukare/klienter använder sociala medier på ett sådant sätt att era sektionschefer eller deras underställda upplever obehag, ökad arbetsbelastning eller skulle leda till en hotfull situation. I ett förebyggande syfte anser Arbetsmiljöverket att ni behöver se över era säkerhetsrutiner avseende sociala medier. Krav Ni ska säkerställa att era säkerhetsrutiner innehåller uppgifter om åtgärder som ska vidtas när arbetsrelaterat våld eller hot om våld riktas mot era sektionschefer eller deras underställda under deras fritid, eller om hotet om våld sker genom sociala medier. Se 3 AFS 1993:02 samt 5 och 7 AFS 2001:01. INFORMATION Ett inspektionsmeddelande är en uppmaning till er att vidta åtgärder för att undanröja de brister och risker som kom fram vid inspektionen. Kraven är ställda utifrån Arbetsmiljöverkets tillämpning av gällande arbetsmiljöregler. Om ni inte vidtar åtgärder kan Arbetsmiljöverket besluta om ett föreläggande eller förbud. Arbetsmiljöverkets föreskrifter utvecklar och preciserar arbetsmiljölagen inom arbetsmiljöområdet. Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1beskriver hur

Datum 2015-10-26 Vår beteckning 2015/027671 119 Sid 6(6) det går till att skapa en säker arbetsmiljö. Om ni saknar kunskap eller kompetens för det systematiska arbetsmiljöarbetet i den egna verksamheten ska ni anlita företagshälsovård eller motsvarande hjälp utifrån. Besök Arbetsmiljöverkets webbplats www.av.se när ni vill veta mer om oss och om lagar och föreskrifter om arbetsmiljö. Där kan ni också hämta arbetsmiljölagen och våra föreskrifter i pdfformat. Har ni frågor att ställa går det bra att kontakta oss. Lise-Lotte Hamfelt Arbetsmiljöinspektör

120 Tertialrapport 3 2015, utvecklingsarbetet inom ekonomiskt bistånd 9 SOFI-2015-730

Malmö stad Stadsområdesnämnd Innerstaden 121 Datum 2016-01-05 Adress Diarienummer SOFI-2015-730 Rapport Till Kommunstyrelsen Tertialrapport 3 2015, avseende utvecklingsarbetet inom ekonomiskt bistånd. Sammanfattning Malmö stads utvecklingsarbete inom verksamhetsområdet ekonomiskt bistånd, som påbörjades 2014, har fortsatt under 2015. Under det tredje tertialet så har antalet hushåll som beviljats bistånd kontinuerligt ökat något. För att möta utmaningarna och nå högre måluppfyllelse behöver verksamheten utveckla nya arbetssätt där fokus läggs på socialt arbete och samverkan med andra aktörer. Yttrande Utvecklingsarbetet inom ekonomiskt bistånd i Malmö stad har nu pågått under 2014 och 2015. Stadsområdesnämnd Innerstaden har, precis som 2014, erhållit extra medel och lämnat in en plan för hur utvecklingsarbetet under 2015 ska bedrivas under året. Som en del i uppföljningen ska, utöver den rapportering som sker varje månad, verksamheten tertialvis rapportera kring utvecklingen i förhållande till den plan som lämnats in. Efter ett inledande år som visade på en rad förbättringar har år 2 inte haft samma utveckling. Besöksfrekvensen har blivit något lägre och det finns utmaningar i samverkan. Under 2015 har antalet hushåll med beviljad utbetalning ökat flera månader i rad. Den minskning av antal hushåll som kunde uppmärksammas i slutet av andra tertialet fortsatte inte under tredje tertialet där istället en mindre, kontinuerlig ökning av antalet hushåll kunde konstateras. Antalet unika hushåll med utbetalning av ekonomiskt bistånd har fortsatt att öka, men procentuellt sett är ökningen mindre än tidigare. Mellan 2014 och 2015 var ökningen 2,7 procent, att jämföra med 3,2 procent mellan 2013 och 2014. Det totala antalet unika hushåll som beviljades utbetalning 2015 var 3 543, jämfört med 3 449 under föregående år. Utvecklingsarbetets inriktning och uppbyggnad Enheten för ekonomiskt bistånd inom individ- och familjeomsorgen i Innerstaden har under 2015 använt de extra medlen på samma sätt som under 2014, det vill säga till personalförstärkning i form av fler socialsekreterare i syfte att minska ärendemängden och

frigöra utrymme att i större utsträckning arbeta med personliga möten och individuella planeringar. Antalet genomförda besök och antalet aktuella genomförandeplaner ökade markant under utvecklingsarbetets första år. 122 Under 2015 har besöksfrekvensen många månader legat på samma nivå som när den var som högst 2014. Under andra tertialet och framförallt under tredje tertialet har en viss minskning skett. Anledningen till denna minskning under andra halvåret har varit att verksamheten har haft ett antal vakanta tjänster och därmed inte har haft möjlighet att bibehålla eller öka besöksfrekvensen. Verksamheten hade i januari 308 planerings- och uppföljningsbesök men har därefter inte legat på samma nivå. Som mest genomfördes 317 planerings- och uppföljningsbesök i mars månad. I genomsnitt genomfördes 241 planerings- och uppföljningsbesök per månad under 2015, en ökning i förhållande till 2014 då 234 planerings- och uppföljningsbesök genomfördes per månad. Under året har antalet flerpartssamtal med Arbetsförmedlingen och JobbMalmö varierat från månad till månad. Under sommarmånaderna juli-augusti var antalet flerpartssamtal lägre än under tidigare månader och under tredje tertialet har antalet flerpartssamtal minskat än jämfört med tidigare månader under året. Antalet aktuella genomförandeplaner var vid årets början 451 stycken, och inledningsvis under året visade statistiken på en nedgång i antal genomförandeplaner. Under andra halvan av året har antalet genomförandeplaner återigen ökat och med undantag av en minskning i december låg antalet på en högre nivå under det andra halvåret. I november var antalet aktuella genomförandeplaner som flest (568). Enheten för ekonomiskt bistånd har fram till den 31 juli 2015 bestått av två sektioner, en med inriktning arbetsmarknad och en med inriktning rehabilitering. Från och med den 1 augusti är enheten organiserad i tre sektioner: de två redan nämnda samt en ny sektion som bland annat består av mottagningsgrupp och ungdomsteam. Bakgrunden till den nya organisationen är att de två sektioner som fanns sedan tidigare var stora sett till antal medarbetare och som ett led i att öka stödet till medarbetarna delades enheten in i tre sektioner med en chef till respektive sektion. Personaltäthet och antal ärenden Personalförstärkningarna ligger kvar på bred front i verksamheten för att säkerställa att alla socialsekreterare har mer eller mindre samma mängd ärenden att arbeta med. Undantagen är socialsekreterare i mottagningsgruppen, Hela familjen samt två ekonomihandläggare.

Under det tredje tertialet har antalet hushåll med utbetalning av ekonomiskt bistånd ökat sedan det andra tertialet. Efter en marginal minskning under november jämfört med oktober ökade antalet hushåll under december till 2 172 hushåll. Det motsvarar det högsta antalet hushåll för 2015. Det är också ett högre antal hushåll än jämfört med motsvarande månad 2014 då antalet hushåll som beviljats ekonomiskt bistånd var 2 070. I den rapport som sammanställs per månad framgår att antal ärenden per tjänst är 45 (i december). Det motsvarar en ökning om två ärenden per handläggare jämfört med samma siffror för augusti 2015. Här ingår enbart hushåll som beviljats utbetalning, inte pågående ärenden som ges avslag. Vidare ingår i räkningen budgeterade tjänster vilket inkluderar personal som inte handlägger ärenden alls eller i samma omfattning som merparten (1:e socialsekreterare, mottagningsgrupp, Hela familjen och ekonomihandläggare). Om samtliga pågående insatser räknas in, även avslag, och nyss nämnda grupper i personalstyrkan inte räknas in blir ärendemängden i stället cirka 62 ärenden per tjänst (vid mätning 151231). Det motsvarar också en ökning om två hushåll per handläggare jämfört med motsvarande siffra för augusti 2015. En utmaning är att behålla kompetent personal. Under 2015 har personalstyrkan förändrats i takt med att ordinarie personal gått vidare till nya arbeten alternativt gått på föräldraledighet och personalomsättning har påverkat utvecklingsarbetet på flera sätt. Förlorad kompetens i de medarbetare som slutar innebär att utvecklingsarbetet tappar fart och verksamheten behöver ständigt lägga resurser på att introducera nya medarbetare, tid som därmed inte kan läggas på direkt klientarbete. Nya medarbetare behöver sätta sig in i handläggningsrutiner med mera samtidigt som flera kan behöva ta del av utbildningsinsatser kopplat till de metoder och arbetssätt som används inom utvecklingsarbetet. Under senhösten har verksamheten haft ett svårt läge med ett flertal vakanta tjänster, under november och december var antalet vakanta tjänster mellan 5 7. Det har också varit svårt att tillsätta dessa tjänster då det inte funnits kompetent personal att tillgå. Stöd i arbetet Med den nya organiseringen av enheten från den 1 augusti består verksamheten av en enhetschef och tre sektionschefer. En av individ- och familjeomsorgens planeringssekreterare har ett särskilt fokus på enheten för ekonomiskt bistånd. Som stöd till medarbetare finns, utöver chefer, två 1:e socialsekreterare. Stadsövergripande lösningar är också viktiga för att ge stöd i utvecklingsarbetet. Innerstaden har haft socialsekreterare som varit delaktiga i processen med att testa e-tjänster inför införandet i Malmö. Arbetet med e-tjänster gick i september in i en testfas. Ytterliggare steg i processen har dock inte kunnat göras under hösten, detta med anledning av att verksamheten haft ett antal vakanta tjänster som inte har kunnat tillsättas. Nästa steg i processen är planerat till februari 2016. 123

Malmö stads utvecklingsarbete kring digitala tjänster har hittills gått långsamt och Innerstaden anser att det är av stor vikt att detta arbete tar fart då det väntas bli ett viktigt stöd för verksamheten. 124 Metoder och arbetssätt Enheten har fortsatt med Motiverande samtal (MI). MI är en evidensbaserad metod vars huvudsakliga mål är att hjälpa människor till förändring. På grund av personalomsättning finns det dock socialsekreterare som saknar MI-utbildning vilket har gjort att utvecklingsarbetet tappat fart. Under hösten 2015 har ytterligare MI-utbildningar hållits för nyanställd personal. Socialsekreterare från Innerstaden ingår fortsatt i ett stadsövergripande arbete där den standardiserade intervjun FIA (Förutsättningar inför arbete) testas. Innerstadens socialsekreterare som ingår i arbetet informerar löpande om FIA för sina kollegor och har regelbundna möten med chefer för avstämning och planering framåt. För att skapa ett större kunskapsunderlag har nu också fler av Innerstadens socialsekreterare testat FIA-intervjun. I september hade hela enheten en temadag med fokus på barn i ekonomiskt utsatta familjer. Syftet var att fördjupa medarbetarnas kunskaper om dessa barn som ett led i att säkerställa att verksamheten beaktar barnperspektivet i sina utredningar och beslut. Hur barnperspektivet beaktas i utredningar och beslut har följts upp via stickprov under december 2015. Av dessa stickprov har det framkommit att barnens situation tydligt framgår i ärenden som handläggs inom ramen för Hela familjen medan det i andra ärenden finns vissa brister gällande hur barns situation och behov beskrivs. Som tidigare nämnts har verksamheten under 2015 haft en hög personalomsättning med perioder av flera vakanta tjänster vilket påverkat dels arbetsbelastningen och dels utvecklingsarbetet överlag. Det är därför av största vikt för verksamheten att hitta strategier för att behålla personal och skapa möjligheter för dem att arbeta aktivt i sina ärenden. Innerstaden kan i projektet Hela familjen se att ett mer case-inriktat förhållningssätt i det enskilda ärendet har positiv effekt både i form av att klienten tar steg närmare självförsörjning och att socialsekreteraren upplever ökad inspiration i sitt arbete. Samverkan Arbetet utifrån den samverkansöverenskommelse mellan Malmö stad (individ- och familjeomsorgen och JobbMalmö) och Arbetsförmedlingen som träffades i slutet av 2014 fortsätter. Personal från JobbMalmö och Arbetsförmedlingen sitter på plats hos enheten för ekonomiskt bistånd vid särskilda tider varje vecka. Individ- och familjeomsorgen ser dock ett behov av att samordna detta bättre så att aktörerna i högre utsträckning finns på plats samtidigt. Tyvärr har detta inte önskemål inte kunnat tillgodoses av övriga aktörer.

En rad förbättringsförslag på samverkan har tagits fram under 2015 och en reviderad version av den lokala överenskommelsen har tagits fram. Ett av förslagen är att en checklista ska tas fram i samverkan för att utgöra ett stöd för socialsekreterarnas bedömningar av arbetsförmågan och för att skapa en samsyn kring målgruppen för samarbetet. Arbetsförmedlingen och JobbMalmö är sammankallande för den grupp som utsetts att ta fram checklistan men arbetet har tyvärr inte kommit igång som planerat. Vidare ska teamarbetet utvecklas och fördjupas genom ärendegenomgångar och gemensamma teamträffar. Arbetsförmedlingen står just nu inför en omorganisation, och individ- och familjeomsorgen upplever en osäkerhet kring hur Arbetsförmedlingens nya organisering kommer att påverka samverkan framöver, och den lokala överenskommelse som finns. Brukarinflytande Enheten för ekonomiskt bistånd ingår i en IOF-övergripande enkätundersökning där klienterna får möjlighet att besvara frågor kring hur de upplever verksamheten i fråga om bland annat tillgänglighet, delaktighet och inflytande. Årets enkätundersökning genomfördes i maj-juni. Klienter kunde besvara enkäten via postutskick eller genom att besöka socialförvaltningen. Totalt besvarades enkäten av 401 personer 212 av enkätsvaren kom in till enheten för ekonomiskt bistånd. Enheten fick snittbetyg mellan 2,9 och 3,3 på skalfrågor med skala 1-4. Jämfört med resultatet föregående år fick enheten samma eller högre snittbetyg på sex av sju skalfrågor. Till exempel har påståendet Jag har fått vara med i min planering fått ett högre betyg jämfört med 2014, och förståelsen för såväl den muntliga som den skriftliga information som ges av socialtjänsten har enligt enkätresultatet ökat hos klienterna. Lägst betyg får påståendet Det är lätt att komma i kontakt med socialtjänsten. Flera klienter upplever att telefontiden till socialsekreteraren är alltför begränsad. Det är fortfarande många klienter, nästan hälften av de som har svarat, som inte vet vart man ska vända sig med synpunkter och klagomål på socialtjänsten. Däremot var det i år en högre andel, 70 procent jämfört med 57 procent förra året, som svarade ja på påståendet Jag vet hur jag kan överklaga om jag är missnöjd med ett beslut. Efter förra årets resultat såg verksamheten över och förenklade den skriftliga information som ges kring hur ett överklagande går till. Uppföljning av utvecklingsarbetet och dess resultat Verksamheten har fortsatt att månadsvis rapportera hur arbetet fortlöper. Utvecklingsarbetet och dess resultat presenteras löpande för socialsekreterarna. Jämförelsesiffror med andra stadsområden och Malmö stad totalt presenteras för arbetsgrupperna när sådana siffror finns. 125

Verksamheten har identifierat behov av att uppföljningsarbetet får en mer kvalitativ inriktning, diskussioner kring hur detta kan göras har påbörjats. Ett exempel på en mer kvalitativ inriktning är att inte bara räkna antalet aktuella genomförandeplaner utan att även se hur de utformas, hur målen formuleras och i vilken utsträckning målen uppfylls. 126 Ordförande Anders Nilsson Stadsområdesdirektör Ronny Andersson

127 Yttrande avseende motion av Fredrik Sjögren (L) och Olle Schmidt (L) avseende att motverka våldsbejakande extremism 10 SOFI-2015-677

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 1 (2) 128 Datum 2015-12-11 Vår referens Kenneth Sandgren Planeringssekreterare kenneth.sandgren@malmo.se Tjänsteskrivelse Yttrande avseende motion av Fredrik Sjögren (L) och Olle Schmidt (L) avseende att motverka våldsbejakande extremism SOFI-2015-677 Sammanfattning Liberalerna har i en motion lämnad till kommunfullmäktige yrkat att Malmö stad upprättar en handlingsplan för det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism och att en samordnare tillsätts för att tillsammans med berörda förvaltningar, myndigheter och organisationer inom civilsamhället arbeta utifrån densamma. Nämnden ställer sig positiv till intentionen att bedriva ett strukturerat och samordnat arbete med att motverka våldsbejakande extremism. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att godkänna yttrandet, samt Att överlämna det till kommunfullmäktige Beslutsunderlag Motion av Fredrik Sjögren (FP) och Olle Schmidt (FP) avseende att motverka våldsbejakande extremism Yttrande, motion avseende att motverka våldsbejakande extremism G-Tjänsteskrivelse stadsområdesnämnden Innerstaden 151210 avseende att motverka våldsbejakande extremism Yttrande, motion avseende att motverka våldsbejakande extremism Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Innerstadens arbetsutskott 2016-01-13 Stadsområdesnämnd Innerstaden 2016-01-27 Ärendet Stadsområdesnämnd Innerstaden har beretts tillfälle att yttra sig gällande en motion till kommunfullmäktige avseende inrättandet av en samordnare och handlingsplan avseende att motverka våldsbejakande extremism. Yttrandet bifogas. SIGNERAD 2015-12-16

Ansvariga Rikard Vroland Avdelningschef Ronny Andersson Förvaltningschef 129 2 (2)

Malmö stad Stadsområdesnämnd Innerstaden 1 (3) 130 Datum 2016-01-13 Adress Diarienummer SOFI-2015-677 Yttrande Till Malmö stad, Kommunfullmäktige Motion av Fredrik Sjögren (FP) och Olle Schmidt (FP) avseende att motverka våldsbejakande extremism, STK-2015-1121 SOFI-2015-677 Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att lämna följande yttrande: Sammanfattning Liberalerna har i en motion lämnad till kommunfullmäktige yrkat att Malmö stad upprättar en handlingsplan för det förebyggande arbetet mot våldsbejakande extremism och att en samordnare tillsätts för att tillsammans med berörda förvaltningar, myndigheter och organisationer inom civilsamhället arbeta utifrån densamma. Nämnden ser att Malmö stad redan idag agerar på olika sätt för att motverka våldsbejakande extremism. Nämnden ser även att det finns ett behov av att samordna och strukturera det arbetet för att den verksamhet som bedrivs ska få avsedd effekt. Bakgrund Individ- och familjeomsorgen har inom ramen för sina verksamheter (barn och familj, ekonomiskt bistånd och vuxna) under 2015 inventerat hur många barn, ungdomar eller unga vuxna som verksamheterna kommit i kontakt med vilka på något sätt varit involverade i eller misstänkts varit involverade i, våldsbejakande extremism. Av inventeringen framkom det att inom ekonomiskt bistånd och vuxen hade inga sådana ärenden uppmärksammats. Inom barn och familj kunde det konstateras att två ärenden under året aktualiserats utifrån en oro om att personer riskerat att involveras i våldsbejakande extremism. Inom Områdesutvecklingen förekommer det att medarbetare på fritidsgårdar och förebyggare kommer i kontakt med barn, ungdomar och unga vuxna där det finns en oro för att de är involverade eller misstänks vara involverade i våldsbejakande extremism. Från dessa

verksamheter framförs det att det finns en okunskap kring hur verksamheterna bäst kan arbeta med dessa frågor på bästa sätt. 131 2 (3) Yttrande Nämnden anser att arbetet med att förebygga våldsbejakande extremism är angeläget och ytterst aktuellt. I Malmö stad pågår detta arbete på flera olika nivåer, såväl internt som med externa samarbetspartners. För att detta arbete ska bli effektivt och ge det genomslag som avses menar nämnden att det är av vikt att arbetet struktureras och samordnas. Utifrån detta ställer sig nämnden positiv till intentionen i motionen avseende att staden ska bedriva ett strukturerat och samordnat arbete med att förebygga all form av våldsbejakande extremism. Nämnden menar att en förutsättning för ett strukturerat arbete är att ett kommunövergripande handlingsprogram upprättas. Ett sådant program bör enligt nämnden uppdras åt enheten för trygghet och säkerhet att upprätta. Enligt nämnden bör ett kommunövergripande handlingsprogram involvera de olika myndigheter, förvaltningar, verksamheter och olika organisationer inom civilsamhället som kan tänkas beröras. Nämnden kan konstatera att våldsbejakande extremism är ett väldigt komplext problem som kräver kompetens från flera olika aktörer för att säkerställa att lämpliga åtgärder identifieras. Nämnden delar därmed den ansats som anges i motionen gällande behovet av samverkan mellan inte bara myndigheter utan även i hög grad civilsamhällets olika aktörer som idrottsföreningar, intresseorganisationer och religiösa samfund. I förhållande till samverkan och det aktuella problemet med våldsbejakande extremism anser nämnden att det i sammanhanget är viktigt att poängtera att villkoren för en sådan samverkan inte är sådana att den innefattar avsteg från verksamheternas lagstiftning och övriga åtaganden. Nämnden kan inte godta villkor som exempelvis innebär att dess individ- och familjeomsorg förväntas göra avsteg från dess lagreglerade myndighetsutövning i syfte att främja samarbetet med andra myndigheter. Nämnden anser också att ett handlingsprogram bör innehålla stöd för hur en bra samordning kan ske i syfte att säkerställa spridningen av kunskap, goda exempel och annan information som är av vikt att delge de olika berörda aktörerna. Nämnden finner det också troligt att samordningen kan behöva ske på olika nivåer utifrån berörda parters olika uppdrag och syfte. En viktig del i arbetet med att förebygga våldsbejakande extremism är enligt nämnden behovet av en kunskapsutveckling inom det aktuella området. Nämnden kan konstatera att det inom dess verksamheter finns en osäkerhet kring hur problemet ska hanteras och där fyller olika typer av utbildning en viktig funktion för att skapa verktyg för medarbetare att använda i sina verksamheter. Nämnden anser att det är av stor vikt att Malmö stad har en gemensam definition av vad som utgör våldsbejakande extremism för att säkerställa att stadens förvaltningar använder

begreppet utifrån samma innebörd. Det är därför nämndens uppfattning att en sådan gemensam definition bör uppdras åt enheten för trygghet och säkerhet att utarbeta som en del av sitt arbete med att upprätta ett kommunövergripande handlingsprogram. 132 3 (3) Nämnden önskar att ett sådant handlingsprogram bör komma samtliga berörda nämnder tillhanda att yttra sig kring. Ordförande Anders Nilsson Stadsområdesdirektör Ronny Andersson

133 Motion Malmö kommunfullmäktige 2015-09-30 Motverka våldsbejakande extremism Att förebygga förekomsten av all form av våldsbejakande extremism är av avgörande betydelse för att förhindra att odemokratiska krafter får fäste i samhället. För att göra detta krävs ett väl fungerande och långsiktigt samarbete mellan de aktörer som på olika sätt berörs av frågan. Det handlar om både offentliga verksamheter så som skolan, fritidsverksamheter, socialtjänsten, polisen, Tullverket och säkerhetspolisen samt civilsamhällets aktörer med dess idrottsföreningar, ungdomsorganisationer och religiösa samfund. I Stockholms stadshus har den rödgrönrosa majoriteten agerat stick i stäv mot vad som är rimligt angående återvändande IS-terrorister. Där har beslut tagits om att återvändande terrorister exempelvis får gå före i kön till bostäder. En sådan särbehandling är oerhört olycklig. Istället bör en kommunal samordnare tillsättas och verkställandet av en konkret handlingsplan prioriteras. Denna ska innehålla förslag på hur kopplingen till polis, åklagare och socialtjänst kan stärkas både i förebyggande och uppföljande syfte. Samtidigt ska kommunen arbeta för att etablera rätt kompetens för att fånga upp oroväckande signaler på stadens skolor och på andra relevanta ställen. Detta måste, för att vara effektivt, göras i samarbete med civilsamhällets aktörer som ofta har bättre och mer naturliga ingångar i olika miljöer än kommunens tjänstemän. Det är avgörande att alla som upplever en oro för att någon är på väg in i våldbejakande extremistiska rörelser ska veta vart de ska vända sig för att denna oro ska tas på allvar och för att få kvalificerat stöd. I juni 2014 utsågs Mona Sahlin till nationell samordnare för att värna demokratin mot våldsbejakande extremism. Nu är det hög tid att även Malmö kommun tar tag i den här frågan på allvar. Det förebyggande arbetet är extremt viktigt, vilket samordnaren mot våldsbejakande extremism även beskriver på sin hemsida. Malmö kommun har möjlighet att direkt eller indirekt påverka majoriteten av ovan uppräknade aktörer och har därmed en stor och viktig roll att spela i det förebyggande arbetet. Rekryteringsverksamheten, som beskrivs i bland annat Justitiedepartementets rapport Våldsbejakande extremism i Sverige nuläge och tendenser, måste hindras och där har Malmö kommun ett stort ansvar. Polisen och säkerhetspolisen har mycket mindre resurser och när de väl kommer in i bilden har det ofta gått allt för långt. Mot bakgrund av ovanstående yrkar vi: 1. att kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att utarbeta en konkret kommunal handlingsplan för hur kommunen på kort och lång sikt ska arbeta förebyggande och uppföljande mot all form av våldsbejakande extremism,

2. att kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att tillsätta en kommunal samordnare mot våldsbejakande extremism vars huvuduppgift ska vara att leda kommunens arbete med att förhindra rekrytering till våldsbejakande rörelser såsom exempelvis IS, 3. att den kommunala handlingsplanen ska utarbetas, och den kommunala samordnaren ska arbeta, i nära samarbete med skolan och andra relevanta aktörer för att värna demokratin mot våldsbejakande extremism. Malmö 2015-09-30 134 Fredrik Sjögren (FP) Olle Schmidt (FP)

135 Struktur för arbetet med social hållbarhet 11 SOFI-2015-613

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 1 (1) 136 Datum 2015-12-16 Vår referens Linda Norbeck Planeringssekreterare linda.norbeck@malmo.se Tjänsteskrivelse Struktur för arbetet med social hållbarhet SOFI-2015-613 Sammanfattning Utredningsuppdrag socialt hållbart Malmö-Folkhälsopolicy-nu en fråga om struktur för arbetet med att nå social hållbarhet är ett förslag på struktur för arbetet med social hållbarhet. Förslaget ämnar möjliggöra för Malmö stads förvaltningar att arbeta i samma riktning med gemensam målbild genom att systematiskt säkerställa de önskvärda effekter med arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att avge yttrande enligt bifogat förslag till Kommunstyrelsen Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse Struktur för arbetet med social hållbarhet Remissbrev G-Struktur för abetet med social hållbarhet-sofi 2015-613 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Innerstadens arbetsutskott 2016-01-13 Stadsområdesnämnd Innerstaden 2016-01-27 Ärendet Se yttrandet Ansvariga Ronny Andersson Förvaltningschef SIGNERAD 2015-12-16

Malmö stad Stadsområdesnämnd Innerstaden 1 (5) 137 Datum 2015-12-15 Adress Diarienummer SOFI-2015-613 Yttrande Till Kommunstyrelsen Utredningsuppdrag socialt hållbart Malmö - Folkhälsopolicy - nu en fråga om struktur för arbetet med att nå social hållbarhet Ert Dnr STK-2015-360 Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att lämna följande yttrande: Sammanfattning Stadskontoret har överlämnat ett förslag på Struktur för arbetet med social hållbarhet utifrån Utredningsuppdrag socialt hållbart Malmö-Folkhälsopolicy-nu fråga om struktur för arbetet med att nå social hållbarhet. Utredningen tar sin utgångspunkt i två uppdrag, ett med syfte att se över och eventuellt revidera Malmö stads folkhälsopolicy och ett med syftet att se över struktur och organisering för Malmö stads previsionsarbete. Stadsområdesnämnd Innerstaden ges möjlighet till yttrande över utredningsuppdraget med förslaget om fem frågeställningar. Yttrande Stadsområdesnämnd Innerstaden ser som positivt på framtagandet av ett förslag på struktur på arbetet med social hållbarhet, att gälla övergripande för Malmö stads verksamheter. Då föreslagen struktur ämnar möjliggöra för förvaltningarna i Malmö stad att arbeta i samma riktning med gemensam målbild genom att systematiskt säkerställa de effekter som är önskvärda i arbetet med ett socialt hållbart Malmö ser nämnden som positivt och nödvändigt för att nå önskvärda resultat. Stadsområdesnämnd Innerstaden yttrar sig utifrån föreslagna fem frågeställningar samt i övrigt där nämnden anser det relevant. 1. Om strukturen i sin helhet bidrar till att alla verksamheter arbetar i samma riktning och om den verkar som ett stöd för att systematisera arbetet och säkerställa att det som utförs ger önskvärda effekter. Stadsområdesnämnd Innerstaden anser att föreslagen struktur utifrån vad, hur och vem har ett alltför övergripande perspektiv som behöver brytas ner i mer operativa delar för att kunna följas upp och användas i det vardagliga arbetet inom berörda verksamheter inom

nämndens ansvarsområde. Delar i strukturen som speciellt lyfts fram och som kommer få en avgörande betydelse för resultatet, är att arbetet ska utgöra en del av ordinarie styrsystem. För en struktur som ger önskvärda effekter anser nämnden att det krävs att arbetssättet för ett socialt hållbart Malmö implementeras i likhet med hur arbetet med jämställdhetsintegrering genomsyrat verksamheternas arbete. Det måste tydligt utgå från Malmö stads vision och kommunfullmäktigemål samt utgöra en del av det ordinarie mål- och budgetarbetet. Andra viktiga aspekter som Stadsområdesnämnd Innerstaden vill lyfta är för uppdraget behovet av en för Malmö stadsövergripande helhetssyn, tvärsektoriell samverkan, gemensam målbild samt tydlig kommunikation. Dessutom är möjligheten att ta del av statistik och andra faktaunderlag en förutsättning för att kunna arbeta långsiktigt och för att kvalitetssäkra arbetet. Genom att lyfta in folkhälsooch preventionsarbetet i den dagliga driften undviks att resurser plötsligt flyttas från det långsiktiga arbetet till mer akuta behov. Stadsområdesnämnd Innerstaden anser att den föreslagna strukturen skapar bättre förutsättningar för att kunna prioritera utifrån beprövade modeller som har ett långsiktigt och hållbart perspektiv och därmed minskar risken för kortsiktiga obeprövade insatser. Stadsområdesnämnd Innerstaden anser däremot inte att definitionen av relevanta begrepp är tillräcklig, utan behöver bearbetas och kommuniceras ytterligare för att alla verksamheter ska kunna arbeta utifrån samma mål och använda samma och rätt begrepp, då tolkningsutrymmet annars riskerar blir för brett. Om inte detta görs befarar nämnden att det finns en risk för uteblivna önskade resultat, samt att respektive berörd verksamhet kan komma att göra egna bedömningar att insatsen ändå varit tillräcklig utifrån sina nämndsmål eller egna begrepp och definitioner. Stadsområdesnämnd Innerstaden anser även att strukturen saknar en tydlighet vad gäller de ekonomiska dimensionerna kring de långsiktiga vinsterna för samhället och individen. Det bör finnas tydliga incitament för förvaltningarna att genom kunskapsallianser driva arbetet för en bättre hälsa och hur det arbetet ska organiseras kommer vara avgörande för resultatet. Utan ett tydligt krav på tvärsektoriellt arbete visar erfarenheter från tidigare satsningar inom området att mycket av effektiviteten går förlorad då risken att någon av samarbetspartnerna inte tar uppgiften på allvar utan väljer att själv utföra eller tolka det gemensamma uppdraget. Utredningen tar inte ställning till andra nödvändiga aktörer som är viktiga att involvera, såsom Region Skåne/organisationer/idéburen sektor i samarbetet för att uppnå önskvärda effekter. 138 2 (5)

2. Den definition för social hållbarhet som föreslås i utredningen Ett socialt hållbart samhälle är ett samhälle med jämlika förutsättningar för ett bra liv, en trygg uppväxt, utbildning, arbete och bostad. Ett samhälle som inte äventyrar framtida generationers möjligheter att tillgogode sina behov Stadsområdesnämnd Innerstaden anser att definitionen saknar djup och ett större perspektiv. Definitionen saknar medborgarperspektivet och hur en socialt hållbar stad möter samhällsproblem, nationella som internationella. Ett socialt hållbart samhälle måste kunna hantera och lösa problem. Nämnden anser att definitionen borde innefatta stadens förmåga att hantera samt lösa situationer som kräver gemensamma insatser en form av problemlösningskapacitet. Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslår att definitionen innefattar dimensioner kring utveckling och att den har en mer heltäckande tanke kring välfärdsperspektivet som även innefattar medborgarens förutsättningar kring makt, inflytande och delaktighet. 3. Det behov av vidare arbete som föreslås för att kommunicera hållbarhetsdimensionerna och att kommunicera/arbeta med flera parallella perspektiv Stadsområdesnämnd Innerstaden anser att som föreslaget krävs ett intersektionellt perspektiv för att se kopplingen mellan dimensionerna, då det tydliggör deras beroende av varandra. Nämnden anser därför att dimensionerna behövs kommuniceras parallellt och i förhållande till varandra. Ett integrerat och sammanhållet hållbarhetsarbete ger rätt förutsättningar för detta. Något som kan försvåras av det att Malmö stads förvaltningar har olika uppdrag och olika fokus. Därför måste det vara stort fokus på kommunikationen utvecklas samt att det krävs färre styrdokument i arbetet mot ett socialt hållbart Malmö som innehåller alla dimensionerna, där nuvarande Folkhälsopolicy ingår som en av delarna. 4. Den systematik som föreslås vara utgångspunkt för arbetet med social hållbarhet Stadsområdesnämnd Innerstaden anser att den föreslagna PGSA-cykeln är ett bra verktyg men kräver mer tydlighet och utveckling kring vissa delar samt vad som kan stoppas in i respektive del. Nämnden anser att Lära-delen borde ha stort fokus och prioriteras för att systematisera och höja kvaliteten på verksamheternas insatser/samarbeten. Görs inte det kan kvalitetssäkringen ta skada. Stadsområdesnämnd Innerstaden anser att Följa upp-delen måste ske i nära relation till akademin, då verksamheterna under nämndens ansvarsområde behöver ett gediget stöd och måste arbeta med evidensbaserade metoder. Akademin och Malmö stad måste arbeta parallellt (följeforskning, forskningscirklar etc.)utan denna koppling ser nämnden att det finns risker att resultatet med arbetet inte blir relevant eller användbart. 139 3 (5)

Innan PGSA-metoden implementeras som den enda metoden i arbetet för ett socialt hållbart Malmö, bör alternativa metoder ses över. 5. De utgångspunkter som utredningen föreslår bör vara en grund i framtida samverkansformer inom området Stadsområdesnämnd Innerstaden håller med i det att utgångspunkterna samverkan, roller och ansvar med fokus på bakomliggande faktorer, flera aktörer i samverkan, mikronivå samt medborgarperspektiv är en bra grund att utgå från. För att flera aktörer i samverkan ska få effekt krävs en annan kommunal beslutsstruktur, så att aktörerna får ett gemensamt ansvar för hela processen och inte, som det är nu, med tydligt mandat och egen budget. Mikronivå och medborgarperspektiv bör utgå från det territoriella med fokus på lokala aktörer. Övriga synpunkter Stadskontorets roll Stadskontoret bör vara behjälplig och förse förvaltningarna med lättillgänglig och tydlig statistik. Bidra till att nämnder och deras verksamheter får ett holistiskt perspektiv för att få en enhetlig lägesbild av Malmö stad. Stadskontoret bör ha en konsultroll som utifrån sitt omvärldsperspektiv kan inspirera och handleda förvaltningarna. Ett exempel är att kunna ge stöd i de komplicerade processer som samhällsekonomiska kalkyler utgör. Stadsområdesnämnd Innerstaden anser dessutom att Stadskontoret även ska ge service och vara en kunskapsbank till förvaltningarna, för vilket krävs god kunskap om förvaltningarnas olika uppdrag. SSP organisationen I det fortsatta arbetet är det viktigt att se över SSP organisationen och dess möjlighet att bidra till social hållbarhet. Nämnden ser ett behov av att utvidga samarbetet så att nya aktörer kan delta. Till exempel borde medarbetare som arbetar inom fritidssektorn vara en naturlig del. I Områdesprogrammen som avslutas 2015 framkommer det att många nya konstellationer/kunskapsallianser har skapats, vilket det tvärsektoriella folkhälso- och preventionsarbetet bör ta i beaktandet. De nya kunskapsallianserna innebär att förvaltningarna tvingas förskjuta sina gränser för ett samägande och därmed skapa sociala innovationer. För att arbetet med social hållbarhet ska leda till en bättre helhetssyn, ett effektivare arbete till gagn för Malmö stads invånare menar Stadsområdesnämnd Innerstaden att synpunkter och förslag i remissvaret bör beaktas. 140 4 (5) Ordförande Anders Nilsson

141 5 (5) Stadsområdesdirektör Ronny Andersson [Här anger du om det finns reservationer/särskilda yttranden]

Malmö stad Stadskontoret 142 Datum 2015-10-12 Vår referens Jenny Theander Sekreterare Jenny.theander@malmo.se Utredningsuppdrag socialt hållbart Malmö Folkhälsopolicy nu fråga om struktur för arbetet med att nå social hållbarhet STK-2015-360 Till: Samtliga nämnder och helägda bolag Berörda fackliga organisationer Polisområde Malmö Ärendet, med vårt dnr STK-2015-360 överlämnas till ovanstående för yttrande. Svaret ställt till kommunstyrelsen ska vara stadskontorets epostadress: registrera.stk@malmo.se tillhanda senast 5 februari 2016 kl 12:00. Bakgrund Det pågår ett brett arbete inom ramen för social hållbarhet. En del pågår sedan tidigare och ligger i flera fall som en del i ordinarie verksamhet, andra utredningar och processer har initierats under senare tid bland annat som en del av Det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Arbetet har i flera fall kommit så långt att det nu finns ett behov av att stanna upp för att identifiera var och hur dessa pågående processer påverkar varandra och ett behov av att utforma en struktur som långsiktigt och integrerat håller samman Malmö stads arbete för ett socialt hållbart Malmö Föreliggande utredning tar sin utgångspunkt i två uppdrag, ett med syfte att se över och eventuellt revidera Malmö stads folkhälsopolicy och ett med syftet att se över struktur och organisering för Malmö stads preventionsarbete. Utredningen visar på ett behov att i större utsträckning lägga fokus vid social hållbarhet som mål för arbetet och ett förslag till en struktur för arbetet med social hållbarhet föreslås därför. Beslut Kommunstyrelsen beslutade att utan eget ställningstagande sända ärendet på remiss till samtliga nämnder, helägda bolag, berörda fackliga organisationer samt polisområde Malmö för ställningstagande kring föreslagna struktur för det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. a65b81fd-56bb-47f1-a3b3-2cac079ee836.docx Uppdrag Den struktur som presenteras föreslås vara utgångspunkt för det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Strukturen förväntas bidra till att alla verksamheter arbetar i samma riktning samt ge stöd för att systematisera arbetet och säkerställa att det som utförs ger önskvärda effekter. Det är i detta sammanhang viktigt att ta del av remissinstansernas synpunkter och ställningstagande kring strukturen och dess innehåll. [ORG] [Besöksadress] [Postadress] [Postnr] [Postort] Tel. [Tfn] Org.nr. [Org nr] [e-post] [web]

143 2 (2) Den föreslagna strukturen för arbetet med social hållbarhet består av tre delar; definition av relevanta begrepp och hur de förhåller sig till varandra (vad), ett systematiskt arbete med utgångspunkt i PDSA-cykeln (hur) samt ett förslag på viktiga delar i en organisation för att kunna bedriva det systematiska arbetet och för att förtydliga roller och ansvar (vem). Det är strukturen i sin helhet och dess tre delar vad, hur och vem som Kommunstyrelsen önskar att remissinstanserna tar ställning till. I remissvaren bör remissinstanserna ta ställning till: - Om strukturen i sin helhet bidrar till att alla verksamheter arbetar i samma riktning och om den verkar som ett stöd för att systematisera arbetet och säkerställa att det som utförs ger önskvärda effekter. - Den definition för social hållbarhet som föreslås i utredningen - Det behov av vidare arbete som föreslås för att kommunicera hållbarhetsdimensionerna och att kommunicera/arbeta med flera parallella perspektiv - Den systematik som föreslås vara utgångspunkt för arbetet med social hållbarhet - De utgångspunkter som utredningen föreslår bör vara en grund i framtida samverkansformer inom området Inbjudan Om ni har frågor kring remissen är ni välkomna att kontakta Jenny Theander på stadskontoret - jenny.theander@malmo.se eller 0721 64 60 63. För att ge er som remissinstanser goda förutsättningar för att reflektera över och komma med synpunkter kring förslaget som beskrivs ovan ges ni också möjlighet att delta vid ett diskussionsforum den 26 november kl. 10.00 12.00. Vid detta tillfälle ges en kort redogörelse av förslaget och framförallt ges utrymme för frågor och diskussion. Maila din anmälan till jenny.theander@malmo.se senast den 20 november. Välkomna!

Malmö stad Stadskontoret 1 (6) 144 Datum 2015-10-07 Vår referens Jenny Theander Sekreterare Jenny.Theander@malmo.se Tjänsteskrivelse Utredningsuppdrag socialt hållbart Malmö Folkhälsopolicy nu fråga om struktur för arbetet med att nå social hållbarhet STK-2015-360 Sammanfattning Föreliggande utredning tar sin utgångspunkt i två uppdrag, ett med syfte att se över och eventuellt revidera Malmö stads folkhälsopolicy och ett med syftet att se över struktur och organisering för Malmö stads preventionsarbete. Utredningen visar på ett behov att i större utsträckning lägga fokus vid social hållbarhet som mål för arbetet och ett förslag till en struktur för arbetet med social hållbarhet föreslås därför. Strukturen omfattar tre delar; definition av relevanta begrepp och hur de förhåller sig till varandra (vad), ett systematiskt arbete med utgångspunkt i PDSA-cykeln (hur) samt ett förslag på viktiga delar i en organisation för att kunna bedriva det systematiska arbetet och för att förtydliga roller och ansvar (vem). Förslag till beslut Beredningen för kultur, fritid och folkhälsa föreslår kommunstyrelsen besluta att utan eget ställningstagande sända ärendet på remiss till samtliga nämnder, helägda bolag samt berörda fackliga organisationer för ställningstagande kring föreslagna struktur för det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Beslutsunderlag G-Utredningsuppdrag socialt hållbart Malmö - Folkhälsopolicy - nu en fråga om Struktur för arbetet med att nå social hållbarhet Beslutsplanering Beredningen för kultur, fritid och folkhälsa 2015-10-13 KS Arbetsutskott II 2015-10-19 Ärendet Inledning Under de senaste åren har hållbarhetsperspektivet fått starkt fäste i diskussioner på såväl internationell, nationell, regional som lokal nivå, och Malmö är inget undantag. Malmö stads budget för 2016 framhåller betydelsen av arbetet för en ur alla aspekter hållbar stad och att staden genom kunskapsallianser med forskning, civilsamhälle, näringsliv och andra myndigheter ska arbeta vidare i Malmökommissionens anda för att uppnå social hållbarhet. SIGNERAD 2015-10-07

145 2 (6) Det pågår ett brett arbete inom ramen för social hållbarhet. En del pågår sedan tidigare och ligger i flera fall som en del i ordinarie verksamhet, andra utredningar och processer har initierats under senare tid bland annat som en del av Det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Arbetet har i flera fall kommit så långt att det nu finns ett behov av att stanna upp för att identifiera var och hur dessa pågående processer påverkar varandra och ett behov av att utforma en struktur som långsiktigt och integrerat håller samman Malmö stads arbete för ett socialt hållbart Malmö En gemensam struktur för arbetet med att nå social hållbarhet ger förutsättningar för att olika delar av organisationen går i samma riktning och bidrar också till att kvalitetssäkra arbetet. Det skapar också bättre förutsättningar för ett mer kostnadseffektivt arbete. En struktur gör arbetet mindre sårbart och synliggör vad som ska göras, hur det ska göras och vilken organisation detta förutsätter - tre nödvändiga delar för att säkerställa att arbetet blir effektivt och hållbart över tid. En sådan struktur utgör en paraply för arbetet med att nå social hållbarhet i Malmö stad och ger förutsättningar för att implementera Malmökommissionens slutsatser som sedan kommit att bli Det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. En gemensam struktur bidrar till att skapa en helhetsbild som gör det möjligt att kommunicera en tydlig bild av Malmö stads arbete såväl internt som externt. Genom att anpassa strukturen till Malmö stads styr- och ledningssystem blir det integrerat i det ordinarie arbetet och uppföljningen sker genom den ordinarie målkedjan, årligen via rapportering utifrån aktiviteter, åtaganden och nämndsmål och på lång sikt via den hållbarhetsrapportering som är under utveckling i Malmö stad. I såväl rapporten Closing the gap in a generation (2008) som i Malmökommissionen slutrapport är utgångspunkten att arbeta för minskade skillnader i hälsa. Hälsa utgör en av de viktigaste förutsättningarna för individens möjligheter till utveckling, t ex genom utbildning, förvärvsarbete och sociala relationer. Oskäliga skillnader i hälsa är dels samhällsekonomiskt kostsamt, dels är de inte etiskt försvarbara i termer av att det finns kunskap om lösningarna. Det är därför avgörande att de insatser som initieras och genomförs i syfte att minska de strukturella hälsoskillnaderna inte riskerar att ge negativa effekter. Det kan innebära att valet blir att avstå helt till dess att detta kan säkerställas. Insatser tar också resurser i anspråk, såväl ekonomiska som personella, och måste därför också vara effektiva, det vill säga ge de positiva effekter som eftersträvas. Det förutsätter att insatser som används ska ha visat sig vara effektiva i forskning, och innovativa ansatser blir möjligt då de sker i samverkan med forskningen och då ansatsen bygger på en väletablerad teori. Ett effektivt arbete, som ger störst nytta för Malmöborna och som ur ett ekonomiskt perspektiv ger mest nytta för varje investerad krona, förutsätter därför en struktur som bidrar till förståelsen kring hur Malmö stad tar tillvara på det som görs och fungerar effektivt, om hur det nya utvecklar, kompletterar eller ersätter befintligt arbete och om att prioritera det som fungerar och våga ta bort det som inte gör det. Befintliga resurser behöver också fördelas på ett sätt som stödjer ett sådant förhållningssätt. En struktur som beskrivs ovan förutsätter i sin tur ett ledarskap som har kunskap om hållbarhetsarbete och mod att prioritera. I flera fall kan det handla om att prioritera bort pågående aktiviteter/insatser till förmån för ett mer evidensbaserat och systematiskt arbete som med större säkerhet leder till goda resultat. Följande tjänsteskrivelse behandlar den utredning som gjorts gällande en struktur för arbetet

med att nå social hållbarhet. Utredningen har sin grund dels i utredningsuppdraget gällande en eventuell revidering av Malmö stads folkhälsopolicy (STK-2014-1204) dels i ett uppdrag gällande organisation och struktur för preventionsarbetet i Malmö stad. Utredningen har tydliga kopplingar till flera andra pågående processer och utredningar, bland annat utredningen Kvalificerat analysarbete av den epidemiologiska bevakningen (STK-2014-1210) och stadskontorets pågående pilotarbete i stadsområde Öster kring styrsystemet Communities that Care (CTC). 146 3 (6) I utredningen Kvalificerat analysarbete av den epidemiologiska bevakningen sammanfattas förutsättningarna för en långsiktigt hållbar och funktionell epidemiologisk bevakning i Malmö stad för att kunna planera och följa upp arbetet som bedrivs för ett socialt hållbart Malmö. Tre viktiga utvecklingsområden för att möjliggöra en långsiktigt hållbar och funktionell epidemiologisk bevakning i Malmö stad identifieras i utredningen; 1) säkerställ förbättrad struktur för hantering av data och statistik, 2) koordinera analys och uppföljning samt 3) utveckla epidemiologisk bevakning som beslutsunderlag. Alla dessa tre utvecklingsområden berör strukturen för arbetet med social hållbarhet i staden som behandlas i föreliggande utredning. CTC är ett styrsystem för att kvalitetssäkra preventionsarbete i ett avgränsat lokalt område. Genom att arbeta enligt CTC blir det tydligt både vad som ska göras, hur det ska göras och vilken organisering detta förutsätter på lokal nivå. I systemet ingår en struktur för datainsamling av riskoch skyddsfaktorer samt en analys av problem och tillgångar i det lokala området som ligger till grund för prioriteringar av insatser. Eftersom CTC ger förutsättningar för god organisering av lokalt förebyggande och hälsofrämjande arbete med syfte att stärka den sociala hållbarheten i staden är arbetet tydligt kopplat till föreliggande utredning. Utredningen Föreliggande utredning tar sin utgångspunkt i två uppdrag, en med syfte att se över och eventuellt revidera Malmö stads folkhälsopolicy och en med syftet att se över struktur och organisering för Malmö stads preventionsarbete. Utifrån syftet med dessa två uppdrag görs i utredningen en nulägesanalys, samt en beskrivning av en önskvärd framtidsbild för arbetet. Framtidsbilden lägger i större utsträckning fokus vid social hållbarhet som mål för ett systematiskt arbete och ett förslag till en struktur för arbetet med social hållbarhet föreslås därför. I utredningen har representanter från övriga förvaltningar i Malmö stad involverats genom intervjuer med en eller flera representanter från 16 av Malmö stads 17 förvaltningar. Utredningen har genomförts av en arbetsgrupp med representanter från stadsområdena samt stadskontoret. En struktur Den föreslagna strukturen för arbetet med social hållbarhet består av tre delar; definition av relevanta begrepp och hur de förhåller sig till varandra (vad), ett systematiskt arbete med utgångspunkt i PDSA-cykeln (hur) samt ett förslag på viktiga delar i en organisation för att kunna bedriva det systematiska arbetet och för att förtydliga roller och ansvar (vem). Målen i Malmö stad är högt satta Malmö ska bli en socialt hållbar stad. Strukturen har som syfte att vara ett stöd för att arbeta med aktiviteter inom ordinarie styr- och ledningssystem, i syfte att uppfylla kommunfullmäktigemål och nämndsmål. Syftet är att strukturen ska vara landningsbana för flera pågående utredningar och uppdrag bland annat de som utgår från arbetet inom ramen för Det vidare arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Strukturen är inte komplett utan visar på de behov som finns idag. Luckorna i strukturen kommer att fyllas på efterhand som bland annat utredningar blir klara.

147 4 (6) Definition Den första delen av strukturen bygger på behovet av en gemensam bild av vad som avses med de begrepp som kommuniceras, så som social hållbarhet, prevention och folkhälsa. Social hållbarhet är det begrepp som kommuniceras såväl nationellt som internationellt. Sverige har dock fortfarande ett övergripande nationellt mål för folkhälsoarbetet med elva målområden. Under våren 2015 tillsatte regeringen en nationell kommission med syftet att utjämna skillnaderna i hälsa. Förhoppningen är att det arbetet också kan vara vägledande för begreppsdiskussionen och det fortsatta arbetet med social hållbarhet. Även i Malmö är social hållbarhet det begrepp som kommuniceras utifrån Malmökommissionens arbete och det som är bärande i Malmö stads budget för 2015 och 2016. Utredningen visar att det finns ett behov av att tydligare definiera innehållet i social hållbarhet och att skapa en samsyn i Malmö stad kring vilka begrepp som används, samt att visa på kopplingen mellan dem. I utredningen föreslås att den definition av social hållbarhet som lyftes i Utredning gällande integrering av hållbarhetsperspektivet i stadens styr- och ledningssystem samt indikatorer för uppföljning (STK-2015-37) används som utgångspunkt i arbetet framåt. Ett socialt hållbart samhälle är ett samhälle med jämlika förutsättningar för ett bra liv, en trygg uppväxt, utbildning, arbete och bostad. Ett samhälle som inte äventyrar framtida generationers möjligheter att tillgodose sina behov. För att nå ett socialt hållbart Malmö förutsätts ett systematiskt arbete. Det handlar även om en samlad kommunikation kring hur social hållbarhet relaterar till andra perspektiv som jämställdhet, barnperspektiv och antidiskriminering samt till de andra hållbarhetsdimensionerna. För att gå från begrepp till handling kan det pågående arbetet med att utveckla en hållbarhetsrapport för Malmö stad vara ett stöd. I det arbetet identifieras ett antal indikatorer som ska följas över tid i Malmö och visa på Malmös utveckling mot en hållbar stad, bland annat fördelningen av hälsa i staden. Även de två övergripande rekommendationerna Att inrätta en social investeringspolitik som kan utjämna skillnaderna i levnadsvillkor och göra samhällsystemen mer jämlika och att förändra processerna genom att skapa kunskapsallianser och demokratiserad styrning som kommunstyrelsen antog i mars 2014 ger viktiga inspel till innehållet i social hållbarhet. En uppföljning av arbetet utifrån de övergripande rekommendationerna genomfördes under våren 2015 (STK-2015-350)och ger ytterligare information om vilken typ av stöd Malmö stads förvaltningar och bolag behöver för att omsätta rekommendationerna och social hållbarhet i det dagliga arbetet. Systematiskt arbete Befintlig folkhälsopolicy omfattar en beskrivning av en struktur och organisation för folkhälsoarbetet, men besvarar inte frågan hur. Den andra delen av strukturen syftar därför till att skapa en tydlighet kring hur arbetet ska integreras i organisationen. För att bidra till kommunfullmäktigemålen och möjliggöra en bedömning av graden av måluppfyllelse är det därför en förutsättning att arbetet som bedrivs utgör en del av ordinarie styrsystem: Tydliga målkedjor och roller skapar förutsättningar för en god verksamhetsplanering samt möjliggör bättre resursutnyttjande. När planer, policys och handlingsplaner tas fram ska dessa ha sin utgångspunkt i Malmö stads vision och kommunfullmäktigemålen.

Av föreliggande utredning beskrivs ett behov av ett systematiskt arbete för att uppnå social hållbarhet. Om organisationen menar allvar med ambitionen om ett socialt hållbart Malmö, måste rätt förutsättningar ges för att bedriva arbetet. Det är först när alla led i organisationen får rätt förutsättningar, resurser och verktyg för att arbeta som den kan göra skillnad och bidra till måluppfyllelse. De delar som förvaltningarna ser ett utvecklingsbehov kring för att systematisera arbetet, ligger väl i linje med de processer som en PDSA-cykel omfattar. Det handlar om planering, genomförande, uppföljning och lärande. 148 5 (6) Nyttjandet av forskning och statistiskt underlag är en viktig utgångspunkt i planerings- och prioriteringsarbetet. Bland annat utredningsuppdraget kring epidemiologisk bevakning kan bidra med det. Även arbetet med hållbarhetsintegrering inom vilket det ska utvecklas en modell för prioriteringar samt stadskontorets uppdrag att göra beräkningar på sociala investeringar är relevanta för arbetet med planering och prioritering. I genomförandefasen mäts och dokumenteras effekterna av insatserna löpande. Förändringarna eller aktiviteterna testas med fördel i liten skala och goda effekter skalas upp när samtliga fyra delar av det systematiska arbetet har genomförts. Social hållbarhet genomsyrar flera av Malmö stads kommunfullmäktigemål, och kommer enligt målstyrningen därför också att utgöra en viktig del då dessa bryts ned i nämndsmål, åtaganden och aktiviteter i verksamheterna. En systematisk uppföljning av arbetet är en förutsättning för att bedöma om det ger önskat utfall relaterat till uppsatta mål. Det pågår bland annat två utredningsuppdrag som är relevanta i detta sammanhang, det ena är att utreda samverkan med universitet och högskolor och det andra är att utreda samverkan utifrån olika metoder, där bland en metodbok om forskningscirklar kommer att utarbetas. Uppföljningen av det systematiska arbetet bör ske inom ordinarie uppföljningssystem, det vill säga utifrån nämndsmål och kommunfullmäktigemål. Den epidemiologiska bevakningen blir viktig även i uppföljningsfasen. Bland annat för att möta de behov av hälsodata av god kvalitet som behövs för en kontinuerlig uppföljning av effekterna av kommunfullmäktigemålen. Utifrån förvaltningarnas behov av ett förvaltningsövergripande arbete kring olika underlag inom social hållbarhet är det rimligt att stadskontoret, utifrån stadskontorets formella uppdrag, förstärker sin samordnande roll genom att stödja utvecklingen av samverkansformer mellan förvaltningarna och tillsammans med externa aktörer. En lärande organisation är en organisation i ständig förvandling som anpassar sig efter omvärldens krav och de utmaningar den står inför. Det innebär att reflektera, anpassa sig och växa med uppgiften och ta tillvara medarbetarnas kompetens. Endast de aktiviteter eller förändringar som skapar värde för medborgarna ska genomföras. Den lärande organisationen kännetecknas av samverkan och helhetssyn, inte stuprör- och sektorstänkande. Ledarskapet är bärare av den lärande organisationen. Organisation Den tredje delen av strukturen beskriver hur organisationen ska utformas så att den garanterar att nödvändiga resurser och rätt kompetens finns tillgängliga, att stabila samverkansformer gynnar arbetet, en utvecklad dialog internt såväl som externt samt en tydlighet i roller och ansvar. Malmökommissionen lyfter bland annat ett behov av att utgå från orsaker snarare än utfall och lyfter, genom en av sina rekommendationer, behovet av att flera aktörer ingår kunskapsallianser för att driva arbetet framåt. Det finns ett antal utgångspunkter som är särskilt viktiga att beakta i det fortsatta arbetet och som framtida samverkansformer bör stödja. Det

avser att; - fokus bör ligga på bakomliggande faktorer. - komplexa utmaningar förutsätter fler aktörer i samverkan. - arbetet behöver ske på mikronivå (t ex mindre geografiska områden). - medborgarperspektivet behöver vara en del i det kontinuerliga arbetet. 149 6 (6) De samverkansformer och arbetssätt som etableras ska bidra till en utveckling av kärnverksamheterna och att bidra till att organisationen i större utsträckning göra medvetna val och prioriteringar. Evidens och innovation ska kunna gå hand i hand och en bredd av aktörer bidrar till samhället och dess utveckling, även medborgarna. Den struktur som presenteras föreslås vara utgångspunkt för det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Strukturen förväntas bidra till att alla verksamheter arbetar i samma riktning samt ge stöd för att systematisera arbetet och säkerställa att det som utförs ger önskvärda effekter. Det är i detta sammanhang viktigt att ta del av nämndernas synpunkter och ställningstagande kring strukturen och dess innehåll. Ansvariga Birgitta Vilén-Johansso Avdelningschef Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

150 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: 2015-06-09 1.0 Lisa Gunnefur, Jenny Theander Stadskontoret, välfärdsavdelningen och förvaltningsavdelningen

151 Innehållsförteckning INLEDNING... 3 SAMMANFATTNING... 4 BAKGRUND... 5 Preventionsnivåer... 5 Risk- och skyddsfaktorer... 6 Socialt investeringsperspektiv... 7 SYFTE OCH TILLVÄGAGÅNGSSÄTT... 9 Syftet med utredningen... 9 Metod... 9 Avgränsningar... 9 RELATERADE UTREDNINGAR OCH UTVECKLINGSARBETEN 10 Epidemiologisk bevakning... 10 Hållbarhetsintegrering... 10 Communities That Care (CTC)... 10 Områdesprogrammen... 11 Översyn av arbetet med styrdokument... 11 Uppföljning Det vidare arbetet för ett socialt hållbart Malmö... 11 RESULTAT... 13 Systematiskt arbetssätt och integrering i befintliga strukturer... 13 Kommissionen och det vidare arbetet... 14 Begrepp... 15 Underlag för prioritering... 16 Prioriterade frågor i förvaltningarna... 18 Uppföljning... 19 Kompetens och resurser... 20 Samverkan... 21 DISKUSSION OCH SLUTSATSER... 25 Struktur för arbetet mot ett socialt hållbart Malmö... 25 Definition och principer (vad)... 27 Systematiskt arbete (hur)... 30 Systematiskt arbete... 30 Resurser... 36 Organisation... 37 Kompetens och resurser... 37 Samverkan, roller och ansvar... 37 Bilaga 1 Utredningsdirektiv Folkhälsopolicy... 40 Översyn och eventuell revidering av Malmö stads folkhälsopolicy... 40 Bilaga 2 Utredningsdirektiv Epidemiologisk bevakning... 42 2 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

152 INLEDNING Runt om i världen pågår en diskussion om strukturella skillnader i hälsa. Den folkhälsopolitiska debatten har gått från ett ensidigt fokus på livsstilsfaktorer till att alltmer fokusera på de bakomliggande orsaksfaktorerna till den ojämlikt fördelade hälsan. Det finns en ökad medvetenhet om att det är genom att påverka de sociala bestämningsfaktorerna och människors förutsättningar att uppnå god hälsa som vi uppnår bäst resultat. Utredningsuppdragen som kommit från Kommission för ett socialt hållbart Malmö, hädanefter Malmökommissionen, har också ett tydligt fokus på det strukturella arbetet. Malmö stad har arbetat med folkhälsofrågor under många år och kunskapen om de sociala bestämningsfaktorerna har funnits sedan länge, men arbetet har traditionellt ändå utgått från olika livsstilsfrågor, så som matvanor, fysisk aktivitet och ANDTfrågor. Dessa frågor har ofta också hanterats avgränsat från varandra och för respektive område har det i flera fall utarbetats styrdokument och även byggts upp en organisationsstruktur. Under senare år har Malmö stad i större utsträckning utgått från en helhetssyn och initierat tvärprocesser mellan olika frågor och aktörer. Idag är det social hållbarhet som är målet för arbetet och Malmö går i bräschen för att påverka ojämlikheten i hälsa i befolkningen. Det finns en ökad förståelse för att det är de sociala bestämningsfaktorerna som organisationen behöver arbeta utifrån och att dessa i mångt och mycket är desamma oavsett sakområde. Synen på frågorna har således förändrats och vinsterna med att föra samman olika perspektiv och aktörer är tydligare. En sådan utgångspunkt förutsätter att det finns en struktur, en organisation och kompetens som på alla nivåer i organisationen stödjer det fokus som social hållbarhet och jämlikhet i hälsa har fått i Malmö stad. En struktur och organisation som bidrar till en ökad helhetssyn och samordning av frågorna, och som ger förutsättningar för att arbetet ska få än större effekt på de orsaksfaktorer/sociala bestämningsfaktorer som det har för avsikt att påverka. Begreppsdiskussionen har varit en central del i utredningen och kommer att genomsyra kapitlena framåt. Med sin grund i två olika uppdrag var utgångspunkten för utredningen folkhälsa såväl som prevention, och i föreliggande utredning görs en beskrivning av nuvarande organisation och struktur utifrån dessa begrepp. Resultatet ligger sedan till grund för en djupare begreppsdiskussion som bidrar till att de förslag på utvecklingsmöjligheter som ges i utredningen utgår ifrån organisationens förmåga att bidra till en socialt hållbar stad. 3 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

153 SAMMANFATTNING Syftet med föreliggande utredning har varit att ge förslag till en struktur eller ett styrdokument för Malmö stad som bidrar till en bättre helhetssyn kring preventions/folkhälsofrågorna, ett effektivare arbete med frågorna, minskade kostnader och ökad nytta i ett långsiktigt perspektiv samt ökad tydlighet i roller och ansvar. Utredningen visar att det finns ett behov av en gemensam bild av vad som avses med såväl social hållbarhet, folkhälsa som prevention, en tydligare systematik för hur arbetet ska bedrivas, samt att roller och ansvar blir tydliga på alla nivåer i organisationen (vem). Utgångspunkten för detta behov är bland annat det politiska ställningstagande som gjorts i Malmö, förväntningarna och målen är högt satta Malmö ska arbeta för att bli en socialt hållbar stad. Detta ställningstagande måste backas upp av en struktur och organisation som driver frågorna i önskad riktning. Befintlig folkhälsopolicy omfattar dessa delar men upplevs sakna en tydlighet kring hur arbetet ska integreras i organisationen. Utredningen visar bland annat att det finns ett behov av en gemensam utgångspunkt för vad som avses med social hållbarhet men också av att Malmö stad utvecklar kommunikationen kring hur olika begrepp och perspektiv förhåller sig till varandra. Social hållbarhet är det begrepp som används som målbild. Utredningen visar också på att det finns ett behov av en systematik (planera, genomföra, följa upp och lära), för hur arbetet ska drivas framåt och bidra till måluppfyllelse. Inom ramen för denna systematik finns det ett behov bland annat av prioriteringsverktyg, statistiskt underlag med grund i orsaksfaktorer, en utvecklad analysstruktur och en tydligare koppling mellan praktik och forskning. Det pågår flera utredningar och utvecklingsarbeten inom Malmö stad som på olika sätt kommer att utgöra en viktig del i det systematiska arbetet. I relation till vem visar utredningen att det finns ett behov av samordning som stödjer länken mellan forskning och praktik, omvärldsbevakning och stöd i uppföljningsarbete. Det finns också ett behov av att utveckla nya samverkansformer och kunskapsallianser som arbetar på mikronivå och med utgångspunkt i bakomliggande faktorer och gemensamma behov. Ett förtydligande av roller och ansvar är en förutsättning för att bedriva ett framgångsrikt arbete. Flera av de delar som lyfts fram i utredningen visar på hur de övergripande rekommendationerna som kommunstyrelsen antagit utifrån Malmökommissionens förslag (STK-2013-145), kan omsättas i verksamheten. Att inrätta en social investeringspolitik som kan utjämna skillnaderna i levnadsvillkor och göra samhällsystemen mer jämlika Att förändra processerna genom att skapa kunskapsallianser och demokratiserad styrning. 4 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

154 BAKGRUND Under 2010 fattade kommunstyrelsen beslut om Malmö stads folkhälsopolicy. Utgångspunkten i policyn är de 11 nationella folkhälsomålen och det övergripande målet att skapa samhälleliga förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för hela befolkningen. Folkhälsopolicyn beskriver hur Malmö stad ska arbeta med ett systematiskt folkhälsoarbete som följer den kommunala budgetprocessen. Under framtagandet av folkhälsopolicyn fastställdes ett särskilt behov av en fördjupad analys om varför ojämlikheten i hälsa ökar och vilka strategier som kan minska hälsoskillnaderna. WHO-rapporten Closing the gap in a generation satte fingret på de utmaningar som Malmö stad stod inför och kom att fungera som en central inspirationskälla för Malmökommissionens arbete med att utforma strategier för att hantera det övergripande målet om att skapa samhälleliga förutsättningar för hälsa på lika villkor. Samma år som folkhälsopolicyn antogs beslutades även att Malmö stad skulle tillsätta en kommission för ett socialt hållbart Malmö. Med anledning av detta föreslog stadskontoret att folkhälsopolicyn eventuellt skulle revideras när Malmökommissionen lämnat sin slutrapport. I april 2013 (Dnr 143/13) beslutade kommunstyrelsen att godkänna kommissionens slutrapport samt anta de två övergripande rekommendationerna om att 1) införa en social investeringspolitik och 2) förändra processerna genom att skapa kunskapsallianser och demokratiserad styrning. Under 2014 initierades två olika utredningar, en med syfte att se över och eventuellt revidera Malmö stads folkhälsopolicy och en utredning för att se över struktur och organisering av Malmö stads preventionsarbete. Utredningen gällande folkhälsopolicyn är ett av utredningsuppdragen som initierats av kommunstyrelsen inom ramen för Det vidare arbetet för ett socialt hållbart Malmö1, utredningen gällande preventionsarbetet initierades av stadskontoret mot bakgrund av att synen på det preventiva arbetet inom bland annat det brottsförebyggande- och trygghetsskapande området har förändrats från att tidigare mer ha arbetat utifrån olika sakområden till ett fokus där olika perspektiv i större utsträckning förs samman. Under utredningsarbetet blev det tydligt att dessa två utredningar låg nära varandra och de integrerades därför under hösten 2014. En delrapport av utredningsuppdraget avseende folkhälsopolicyn var planerat sedan tidigare och behandlades av kommunstyrelsen i januari 20152. Denna delrapport beskrev bland annat folkhälsa som disciplin och arbetet som pågår lokalt, nationellt och internationellt, och kan ses som ett första steg i ett utvecklingsarbete, där föreliggande utredning utgör steg två. Föreliggande utredning har genomförts under hösten 2014-våren 2015. Utredningen har genomförts av en arbetsgrupp med representanter från stadsområdesförvaltningarna samt stadskontoret. Preventionsnivåer En viktig utgångspunkt för utredningen är kunskapen om de tre preventionsnivåerna. Dessa nivåer säger något om vilket arbete det är som ska organiseras och struktureras, om skillnader i ansats beroende på målgrupp samt ställer krav på tydlighet gällande roller och ansvar i det förebyggande arbetet. I föreliggande utredning är det framförallt den universella nivån som är utgångspunkt, det vill säga de tidiga insatserna. 1 2 Se bilaga 1: Utredningsdirektiv för utredningsuppdraget gällande revidering av folkhälsopolicy STK-2014-1204 5 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

155 Indikerad prevention Selektiv prevention Universell prevention Bildtext: De tre preventionsnivåerna är Universell, selektiv och indikerad prevention. Universell prevention är förebyggande metoder som riktas mot hela befolkningen eller en hel population. Åtgärder vidtas innan ett problem uppstått, oavsett graden av upplevd risk, skada eller problem. På denna nivå främjas skyddsfaktorerna för att kunna bibehålla en god hälsa. Fördelar med universell prevention är att kostnaden per individ oftast är låg och att interventionerna ofta är effektiva3. Selektiv prevention är förebyggande metoder som riktas mot riskgrupper i befolkningen som antingen lever i risksituationer eller med riskbeteenden. Det är viktigt att det finns en identifierad och nåbar befolkningsgrupp för insatser på den här nivån. Insatser ska sättas in så tidigt som möjligt för att kunna undvika risk, skada eller problem. Indikerad prevention är förebyggande metoder som riktas mot individer som har ett riskbeteende av något slag. Åtgärderna förhindrar och motverkar ohälsan från att förvärras ytterligare. På de olika nivåerna kan det finnas faktorer som antingen ökar eller minskar risken för att utveckla ett problem, så kallade risk- och skyddsfaktorer. Genom det preventiva arbetet kan dessa riskfaktorer minska eller försvinna helt, och genom det hälsofrämjande arbetet kan skyddsfaktorerna stärkas. Risk- och skyddsfaktorerna beskrivs närmare i nästa stycke. Risk- och skyddsfaktorer En riskfaktor kan definieras som möjligheten (sannolikheten) för oönskade händelser, beteenden, förhållande eller processer med ursprung i människors relationer, livsvillkor och levnadsförhållanden och som ökar sannolikheten eller risken för ett visst utfall. Det som skiljer sociala risker från andra typer av risker är att de har sina rötter i sociala förhållanden. Den preventiva paradoxen innebär att den största förebyggande effekten uppnås om insatserna riktas mot hela befolkningen vilket leder till att många människor gör en liten beteendeförändring (universell preventionsnivå). Att endast rikta insatser mot riskgrupper leder till att ett fåtal gör stora ändringar i sitt levnadssätt (selektiv och/eller indikerad preventionsnivå), vilket ger mindre effekt på befolkningsnivå. 3 6 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

156 En skyddsfaktor är en egenskap eller händelse som minskar sannolikheten eller risken för ett visst utfall. Skyddsfaktorerna kan ses som en buffert som gör att personen som exponeras för en eller flera risker inte utvecklar problem. Faktorer som kan vara skyddande är god känslomässig kontakt med familjen, goda kompisrelationer och fritidssysselsättningar, en välfungerande skola och sen alkoholdebut. Faktorer som ökar risken för att ett problembeteende ska uppstå är oftast desamma som de som stärker och skyddar individen. Genom att agera utifrån de risk- och skyddsfaktorer som identifieras i en befolkning eller en population är det möjligt att påverka utfallet. Genom att till exempel påverka risk- och skyddsfaktorer för normbrytande beteende4 är det möjligt att förebygga eller minska förekomsten av detta. Insatserna ska med fördel göras tidigt i livet för att ge störst effekt i befolkningen. Också utifrån ett samhällsekonomiskt perspektiv är det mer resurseffektivt att insatser initieras tidigt. Normbrytande beteende Bildtext: Bilden visar att det är flest individer med normbrytande beteende i ungdomsåren och därför behöver insatser ske tidigt i livet. Källa: Andershed, H., & Andershed, A-K. (2005). Normbrytande beteende i barndomen. Vad säger forskningen? Stockholm: Gothia. Socialt investeringsperspektiv Med preventionspyramiden som grund och genom att identifiera risk- och skyddsfaktorer ges förutsättningar för att prioritera rätt insatser. Det handlar således både om att bedöma vad som är rätt insats och vem som är målgrupp för den. Detta resonemang är nära sammanlänkat med diskussionen om ett socialt investeringsperspektiv. I grunden handlar ett socialt investeringsperspektiv om att i större utsträckning genomföra och beräkna värdet av förebyggande insatser, med syftet att göra bättre prioriteringar utifrån såväl långsiktiga som kortsiktiga mål. För att resurserna ska göra så stor nytta som möjligt är det avgörande att sociala investeringar framförallt riktar sig mot tidiga insatser. Det kan vara tidigt i livet och/eller tidigt när ett problem uppstår. Inom till exempel skola och förskola har kommunen stor möjlighet att påverka barn och ungas uppväxtvillkor. Desto tidigare insatser utförs för att förebygga Normbrytande beteende avser i denna rapport avvikande handling från samhällets formella eller informella normer kopplat till sådant som till exempel kriminalitet, våld och droger. 4 7 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

157 till exempel utanförskap och ohälsa, desto större blir den potentiella samhällsvinsten och de uteblivna kostnaderna för olika samhällsaktörer längre fram. Ett socialt investeringsperspektiv handlar både om att skapa faktiska möjligheter för kommunen att göra tidiga insatser och om att mäta effekten av den gjorda investeringen. Effekten behöver inte nödvändigtvis endast komma kommunen till nytta utan behöver ses i ett större samhällsperspektiv där flera aktörer verkar för både investeringen och effekterna av den5. Utredning gällande integrering av hållbarhetsperspektivet i stadens styr- och ledningssystem samt indikatorer för uppföljning - med tillhörande projektplan (STK-2015-37) 5 8 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

158 SYFTE OCH TILLVÄGAGÅNGSSÄTT Syftet med utredningen Det initiala syftet har i föreliggande utredning varit att dels göra en nulägesanalys av struktur och organisation för preventions-/folkhälsoarbetet i Malmö stad, dels att beskriva en önskvärd framtidsbild, med fokus på begrepp, struktur och organisation. Utifrån de utmaningar som lyfts fram ges sedan förslag på förändringar för att brygga över det gap som finns mellan nuläge och framtid. Syftet är att förslaget till en struktur eller styrdokument ska bidra till: En bättre helhetssyn på arbetet som bedrivs för att nå social hållbarhet Ett effektivare arbete Minskade kostnader och ökad nytta i ett långsiktigt perspektiv Ökad tydlighet i roller och ansvar Utredningen ska också utgöra ett underlag för att kunna fatta beslut om en eventuell revidering av Malmö stads folkhälsopolicy. Metod I utredningen har representanter från flertalet förvaltningar i Malmö stad involverats. Detta har gjorts genom intervjuer med en eller flera representanter från respektive förvaltning. Intervjuerna som varade cirka en timme, har sedan transkriberats och analyserats. Intervjuerna har genomförts utifrån ett frågebatteri som har haft utgångspunkt i: begrepp, organisation, styrning, verktyg och samverkan. De förvaltningar som intervjuats är: - Fastighetskontoret - Fritidsförvaltningen - Förskoleförvaltningen - Gatukontoret - Grundskoleförvaltningen - Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen - Kulturförvaltningen - Serviceförvaltningen - Sociala resursförvaltningen - Stadsbyggnadskontoret - Stadskontoret - Stadsområdesförvaltning Söder - Stadsområdesförvaltning Norr - Stadsområdesförvaltning Väster - Stadsområdesförvaltning Öster - Stadsområdesförvaltning Innerstaden Avgränsningar Utredningen omfattar inte ett eventuellt vidare implementeringsarbete. Detta kan lämpligen ske som ett nästa steg i arbetet. Intervjuerna har genererat ett stort och värdefullt material men det har i utredningen varit nödvändigt att göra ett urval av det som är relevant för syftet med utredningen och som informanterna lagt särskilt fokus vid. 9 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

159 RELATERADE UTREDNINGAR OCH UTVECKLINGSARBETEN I Malmö stads budget för 2015 konstateras att höga ambitioner, tillsammans med en stad som växer i snabb takt, ställer krav på kommunens verksamheter. Det pågår ett gediget arbete runt om i organisationen för att bidra till framgång i detta. Ett urval av de utredningar samt utvecklingsarbeten som tangerar föreliggande uppdrag och som pågår parallellt med detta beskrivs kortfattat nedan. Genom att synliggöra dessa i ett sammanhang blir det möjligt att hitta gemensamma beröringspunkter och förhoppningsvis bidra till en samsyn och gemensamma strävanden framåt. Epidemiologisk bevakning Ett av de utredningsuppdrag som ligger inom ramen för det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö är att skapa former för ett kvalificerat analysarbete av den epidemiologiska bevakningen av Malmö6. Bakgrunden till utredningsdirektivet är att den folkhälsodata som finns idag är underutnyttjad och det behöver utvecklas strukturer för att data ska användas i större utsträckning. En sådan epidemiologisk bevakning skapar förutsättningar för att på ett systematiskt sätt kunna följa upp utvecklingen av hälsan bland Malmöborna. I en lägesrapport som behandlades av kommunstyrelsen i januari 2015 identifieras tre utvecklingsområden; säkerställ förbättrad struktur för hantering av data och statistik, koordinera analys och uppföljning, samt utveckla epidemiologisk bevakning som beslutsunderlag. Tillgänglig kvalitetssäkrad statistik och utvecklade former för analys är förutsättningar för att utveckla beslutsunderlag av god kvalitet. Hållbarhetsintegrering I samband med att kommissionens slutrapport godkändes i april 2013 fattade kommunstyrelsen samtidigt beslut om tre utredningsuppdrag som redogjordes för gemensamt i rapporten Utredning gällande hållbarhetsredovisning, samhällsekonomiska/hälsoekonomiska beräkningar och sociala investeringar (STK-2014-120). Rapporten behandlades på kommunstyrelsens sammanträde i juni 2014. Av utredningen framgick att de tre uppdragen i så stor utsträckning som möjligt bör integreras i kommunens ordinarie arbete och processer. Utredningen som följde därefter, och som kommunstyrelsen behandlade i mars 2015, omfattar ett kortsiktigt såväl som långsiktigt perspektiv för arbetet med att integrera ett hållbarhetsperspektiv i styr- och ledningssystemet. Under 2015 kommer en pilot att genomföras utifrån slutsatserna i utredningen7. Flera av de processer som ingår i utvecklingsarbetet är viktiga i det arbete som föreliggande utredning beskriver. Det handlar till exempel om att utveckla en modell för prioriteringar och att utveckla indikatorer för uppföljning av social, ekonomisk och ekologisk hållbarhet. Communities That Care (CTC) Efter det att strategin En drogfri framtid 8 avslutades 2010 fanns det en ambition om att bredda perspektivet från tobak, alkohol och narkotika till ett bredare preventivt arbete. Det upplevdes dessutom viktigt att arbetet som följde skulle ha en bred 6 Bilaga 2: Utredningsdirektiv gällande epidemiologisk bevakning. 7 http://malmo.se/download/18.76b7688614bb5ccea09581e7/1425846325037/projektplan+h %C3%A5llbarhetsintegrering+2015.pdf 8 En drogfri framtid var en Tobaks-, alkohol- och drogförebyggande strategi för Malmö 20022010. 10 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

160 vetenskaplig grund att stå på. Communities That Care (CTC) är ett styrsystem för att kvalitetssäkra preventionsarbete. Det handlar om hälsofrämjande arbete för barn och unga i ett avgränsat område, där lokala aktörer involveras i samverkansinsatser under en längre tid med hjälp av forskningsbaserade verktyg. Systemet bygger på Social development model9 och lägger sin grund i socialiseringsprocessen. Systemet utgår sedan från Social development strategy10 som lägger ett främjande perspektiv, och teorin om riskoch skyddsfaktorer11, genom vilket det förebyggande arbetet bedrivs. I en CTCprocess involveras många olika aktörer som arbetar med barn och ungdomars välbefinnande i aktuellt område. En pilot genomförs i stadsområde Öster och pågår till hösten 2015. Systematiken som CTC utgår från omfattar bland annat bred samverkan och vetenskaplig förankring. Områdesprogrammen Områdesprogrammen är en femårig investering för att förbättra levnadsvillkoren, öka tryggheten och skapa fler jobb i de områden i Malmö där välfärden är som lägst. Beslutet om programmen togs i kommunstyrelsen 2010, samma år som kommissionen för ett socialt hållbart Malmö tillsattes och påbörjade sitt arbete. Kommissionen och områdesprogrammet skulle komplettera varandra genom att samtidigt både utreda och genomföra insatser som utjämnar skillnader i hälsa. Grunden till områdesprogrammen var att göra mycket på färre platser, för att sedan kunna skala upp och sprida till fler områden. Områdena ska ses som innovationsområden där idéer kan utvecklas, och en viktig ingång är delaktighet och involvering av olika aktörer i området. Kommissionens övergripande rekommendation om att skapa kunskapsallianser och demokratiserad styrning har praktiserats med goda resultat i områdesprogrammen. Genom samverkan på lika villkor med olika aktörer har ny kunskap skapats och den kommunala verksamheten har anpassats efter de frågor som medborgare och föreningar bedömer som mest angelägna att arbeta vidare med. Översyn av arbetet med styrdokument En ny modell för styrning och ledning med mål har utvecklats och kommer bland annat att påverka hur stadskontoret ska arbeta med att ta fram styrdokument. En nulägesrapport har utarbetats och målet är att framåt skapa en gemensam process för hur stadskontoret med hög effektivitet ska ta fram och bereda styrdokument som håller hög kvalitet och som ger en god grund för att leda, samordna och följa den kommunala verksamheten12. Arbetet är väl i linje med de resonemang som ligger till grund för föreliggande utredning, och handlar bland annat om utformning av styrdokument men också om att kunna göra en bedömning av om ett styrdokument ska utarbetas eller ej. Uppföljning Det vidare arbetet för ett socialt hållbart Malmö I mars 2014 (STK-2013-145) beslutade kommunstyrelsen om inriktningen av det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Detta omfattas bland annat av ett antal utredningsdirektiv, pågående arbeten och utvecklingsområden. Ansvaret för att skapa en socialt hållbar stad vilar på varje nämnd och bolag i kommunen, och det går i linje med de två övergripande rekommendationerna som kommunstyrelsen antagit och som ska genomsyra all verksamhet. 1) Införa en social investeringspolitik. 2) Förändra processerna genom att skapa kunskapsallianser och demokratiserad styrning. I samband med kommunstyrelsens beslut fick stadskontoret i uppdrag att årligen återkomma med en uppföljning av arbetet. Den första har genomförts under våren http://www.communitiesthatcare.net/ http://www.communitiesthatcare.net/ 11 http://www.communitiesthatcare.net/ 12 En gemensam process för hur stadskontoret ska ta fram och bereda styrdokument ska vara färdig i slutet av juni 2015. 9 10 11 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

161 2015 och resultatet kommer tillsammans med föreliggande utredning att utgöra en bra grund för det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. 12 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

162 RESULTAT I nedanstående avsnitt presenteras resultatet av de intervjuer som genomförts i utredningen. Resultatet redogör för hur förvaltningarna bedriver arbetet idag och hur de upplever att det bör bedrivas framåt. Det framgår i resultatet att social hållbarhet används i större utsträckning än folkhälsa och prevention. Därför kommer folkhälsa och prevention hädanefter att ersättas med ett systematiskt arbete för att uppnå social hållbarhet. I nästa kapitel, Diskussion och slutsatser, redogörs för slutsatser utifrån resultatet. Systematiskt arbetssätt och integrering i befintliga strukturer Flertalet förvaltningar framhåller att det finns ett behov av att etablera en struktur för arbetet kring social hållbarhet. Området är prioriterat i Malmö stad och för att arbetet i organisationen ska få önskade effekter är det en förutsättning att det sker utifrån ett systematiskt arbetssätt. Förvaltningarna menar att det i större utsträckning handlar om hur organisationen ska arbeta och organisera sig, snarare än frågan om det behövs en policy för området eller inte. Man behöver bestämma sig för någon gemensam strategi i Malmö stad för idag kan det ju bli så att det blir alla och ingen som ska hantera alla frågor och då blir det ingens ansvar. Utan man måste hitta ett ledningssystem som omfattar oss alla. Och som pågår över tid. Och där vi kan följa de politiska målen och folkhälsa och hållbarhet men ut till ett konkret arbete i respektive verksamhet. Ledord som lyfts fram för en sådan struktur är långsiktighet, helhet och integrering. Arbetet ska ske långsiktigt och med en ambition om att länka samman stuprör. Det bör också vara en integrerad del av ordinarie processer och styrsystem. Förvaltningarna menar också att det är av största vikt att arbetet kring social hållbarhet inte bara blir en redovisningsfråga utan att det finns en relevant anknytning till det dagliga arbetet i förvaltningarna och att dialog och kunskapsspridning är förutsättningar för att nå dit. Flera förvaltningar lyfter fram arbetet med jämställdhetsintegrering som förebild för hur arbetet kan integreras i verksamheten. Dels utifrån att arbetet bör integreras i ordinarie processer och dels utifrån det sätt som arbetet kring jämställdhet bedrivits, med till exempel utbildningar och god kommunikation mellan stadskontoret och andra förvaltningar. En utmaning i kommande arbete upplevs vara att det krävs ett förändrat tankesätt och mod för att utveckla kärnverksamheten. Flera förvaltningar lyfter att det är kärnverksamheten som bör utvecklas snarare än att lägga arbetet kring social hållbarhet vid sidan av. Både kommissionen och budgetskrivelsen vittnar om att det kommer nya tider. Vi måste ha nya sätt att arbeta på och det krävs rätt mycket för att kunna vända tunga mastodonter. Risken är att förändringsarbetet läggs i projekt och att kärnverksamheten fortsätter att trumma på. Den har ingen vågat röra på väldigt väldigt många år. För att börja arbeta i enlighet med budgetskrivelsens intentioner måste vi få prova i liten skala, utvärdera och få möjlighet att skala upp det som fungerar. Det krävs ändrade tankesätt och att resurserna kommer medborgarna till del. Vi är på rätt väg och det är stor skillnad i tankarna, sen är det en helt annan sak om vi har en organisation som bär det. 13 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

163 Ett systematiskt arbetssätt upplevs vara en förutsättning för framgång men utrymme måste samtidigt ges för att testa och skala upp insatser och för variationer mellan förvaltningar och områden. Det upplevs som viktigt att en struktur bidrar till att synliggöra det systematiska arbetet arbetet från vision till det operativa arbetet i verksamheten, och framförallt på vilket sätt som dialog och delaktighet kan bidra till att bygga upp naturliga kommunikationsvägar mellan de olika nivåerna i organisationen. En struktur måste bidra till samverkan, att se helheten och till att gemensamt bidra till samma mål. Flera förvaltningar menar att det en grundläggande förutsättning att det avsätts resurser för att åstadkomma ett systematiskt arbete som bidrar till måluppfyllelse. Det säkerställer att arbetet prioriteras till dess att det är en integrerad del i ordinarie processer. Flera förvaltningar jämför med jämställdhetsarbetet som inledningsvis fått särskilda resurser, men som arbetat utifrån en ambition om att det ska bli en integrerad del av verksamheten. Flera förvaltningar lyfter att särskilda resurser i ett inledningsskede har betydelse för att de förbyggande insatserna inte med självklarhet ska behöva stå tillbaka för akuta behov. Om man menar allvar med att satsa på det preventiva och det förebyggande arbetet så ska man kanske också se till att det finns öronmärkta resurser till det arbetet. Tydliga mål och uppdrag men också resurser som är avsatta till det. Inte bara lägga stora uppdrag på en avdelning, och sen får det bli vad det blir. Blir det liksom pengar över i vård och omsorg så kanske vi kan göra något. Kommissionen och det vidare arbetet Flertalet förvaltningar menar att Malmökommissionens arbete har haft betydelse för arbetet i den egna förvaltningen. Ofta handlar det om att ha tagit del av rapporterna och om att kommissionens tankar används inom ramen för det egna verksamhetsområdet eller om att förvaltningen har specifika uppdrag utifrån kommissionen. Inom de tekniska förvaltningarna har kommissionen bidragit till ett ändrat fokus som tidigare framförallt varit inriktat på teknik och design, till att titta på hållbarhet ur alla aspekter. Det finns också exempel på hur kommissionens underlag har varit vägledande för att bygga upp en organisation/verksamhet. Detta lyfts fram av skolförvaltningarna. Inom till exempel gymnasieförvaltningen har kommissionens arbete bidragit till ny organisering med en central elevhälsa. Syftet är att skapa likvärdighet och att fler elever ska ha förutsättningar att nå målen i skolan. Vi kommer att bygga upp en central elevhälsa. Vi har haft en avdelning för elevhälsan i några år men det skapas en ny ledningsorganisation i vår förvaltning liknande den i grundskoleförvaltningen. Syftet är att skapa likvärdighet och att fler elever ska ha förutsättningar att nå målen. Bakom denna omorganisation av skolverksamheten ligger Malmökommissionens tankar. Flera förvaltningar har även valt att skapa arbetsgrupper utifrån kommissionens resultat, som har till uppgift att bryta ner resultatet och integrera det i befintliga strukturer som är kopplade till det egna uppdraget. Bland annat träffas utvecklingssekreterarna från stadsområdesförvaltningarnas områdesutvecklingsavdelningar för att samarbeta kring det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Det är på initiativ av stadsområdesdirektörerna och utgår från deras ansvar att driva utvecklingsarbete. Några menar att kommissionen har fått på pränt saker som man tidigare haft kunskap om och menar också att det engagemang som kommissionen skapat i förvaltningarna måste värnas om i det fortsatta arbetet. 14 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

164 En önskan från flertalet förvaltningar är att kommissionens slutsatser ska bli så integrerade i det dagliga arbetet att det kommer naturligt för alla medarbetare. Det behövs ett ständigt arbete med att förtydliga och implementera kommissionens rekommendationer i ordinarie strukturer och ansvarsfördelningen mellan framför allt stadskontoret och förvaltningarna behöver förhandlas om. Flera förvaltningar har kommenterat och kritiserat fördelningen av utredningsuppdrag utifrån det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Flera förvaltningar, framför allt de som har befolkningsansvar, hade önskat bli mer delaktiga i utredningarna och menar att risken med nuvarande fördelning är att det engagemang som kommissionen skapade inte tas tillvara på bästa sätt och istället skapar en ovilja att ställa upp med tid och resurser. De förvaltningar som inte fått ansvar för någon utredning ser en risk i att deras perspektiv inte blir beaktat. Den skjuts som det har fått genom kommissionen måste man hålla fast vid. När det är en förvaltning som ansvarar för uppdragen och att det inte hamnade där befolkningsansvaret är och då är det lätt att säga att vi har inget med den att göra och det är inte så smart att göra det så. Man måste dela ansvaret och det är inte fel att ha ansvaret nära där medborgarna är. Det brukar underlätta. För det är väl dem vi finns här för? Begrepp Social hållbarhet används ofta av förvaltningarna som ett paraply där folkhälsa är en del. Social hållbarhet anses ligga i linje med det som kommuniceras i Malmö idag utifrån till exempel kommissionen för ett socialt hållbart Malmö. Det som karakteriserar social hållbarhet i relation till övriga begrepp menar förvaltningarna är långsiktigheten och att det är inte ett projekt som ska avslutas. Begreppet upplevs också mer inkluderande än folkhälsa. Det blir tydligt framför allt i frågan om ansvariga kompetenser och funktioner inom förvaltningarna. Vid frågan om vem som ansvarar för folkhälsoarbetet hänvisas ofta till medicinska funktioner eller kompetenser. Vid samma fråga kring social hållbarhet är svaret samstämmigt; det är allas ansvar. Social hållbarhet är det begrepp som flera förvaltningar har börjat använda sig av mer och mer under senare år. Folkhälsobegreppet är bekant i förvaltningarna, men inte ett begrepp som används i vardagen. Istället pratar förvaltningarna om att Malmöborna ska må bra och i en medicinsk kontext används begreppet hälsa. I strategiska dokument används likvärdiga levnadsvillkor och social hållbarhet snarare än folkhälsobegreppet. Det är framför allt representanter från stadsområdena som använder folkhälsobegreppet och då hänvisas i första hand till det nationella folkhälsomålet och de elva målområdena och att folkhälsoarbete ligger som en del i uppdraget för områdesutvecklingsavdelningarna. Flera förvaltningar lyfter också att de inte alltid använder sig av begreppen men att de ändå arbetar mycket med folkhälsa, prevention och social hållbarhet. Dessa förvaltningar pratar istället om konkreta utmaningar som att alla elever ska klara utbildningen eller att minska antalet olyckor och skador i trafiken. I andra förvaltningar är inte hälsa utgångspunkt för måluppföljning utan resultat mäts till exempel utifrån miljömålen men utan att det görs en analys av vad resultatet samtidigt kan ha för betydelse för hälsan. Flertalet förvaltningar framhåller att det har stor betydelse vad vi sätter för ord på det vi gör, att vi måste länka samman olika begrepp och att vi bör använda oss av befintliga strukturer och begrepp i organisationen för att inte skapa flera olika spår. 15 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

165 Sen kör vi Malmökommissionen, vi har de nya målen, vi har så mycket bra grejer. Och vi jobbar utifrån det nationella uppdraget också. Så det är så mycket som snurrar. Jag hade hoppats att vi kunde hitta de här orden och använda det vi har. Orden är viktiga. Det handlar till exempel om hur organisationen kommunicerar kring hållbarhet, social hållbarhet, folkhälsa, prevention, kommissionen och förebyggande arbete, men också om att knyta detta till de begrepp som etablerats genom övergripande processer och styrdokument. Förvaltningarna menar också att det finns ett behov av att föra en diskussion kring hållbarhetsbegreppet i sin helhet istället för att som idag endast kommunicera utifrån de olika dimensionerna av hållbarhet. Mycket handlar om att höja medvetandet om sociala frågor helt enkelt. Att saker och ting hänger samman. Och även då få in det ekonomiska tänket i det så att man kan säga att den här kronan vi lägger på någonting ska också kunna vara samma krona som gör något för social hållbarhet, som gör något för folkhälsan, och det kan vara fyra-fem andra saker som man gör något för när man ändå håller på. Det är inte så konstiga saker, det är mest det att vi ska vara duktiga på att inte se en sak i taget. Underlag för prioritering För att kunna driva ett systematiskt arbete av god kvalitet lyfter förvaltningarna fram några viktiga delar. En del som flera förvaltningar lyfter är att det finns ett behov av att i större utsträckning kunna planera och prioritera insatser och att en struktur behöver ge stöd i detta arbete. Det handlar till exempel om roller och ansvar; det ligger i tjänstemännens roll att bistå med underlag av hög kvalitet men flera förvaltningar menar att politiken måste vara tydliga kring kvaliteten i det som beställs. Förvaltningarna uppger att det finns flera delar som styr vilka insatser som görs inom ramen för social hålbarhet. Det handlar om lagstiftning, upplevda behov, forskning, statistik, kunskap om risk- och skyddsfaktorer, styrdokument, politiska beslut, beräkningar och nationell tillsyn. Några av dessa utvecklas vidare nedan. Vad som styr skiljer sig åt inom och mellan olika förvaltningar och från uppdrag till uppdrag. Statistiskt underlag Statistiska underlag används ibland som underlag för planering och prioritering men flera förvaltningar menar att statistik kunde nyttjas bättre om den blev mer lättillgänglig och kommunicerades på ett mer systematiskt sätt till förvaltningarna. Välfärdsredovisningen används till exempel i varierade omfattning av stadsområdesförvaltningarna men förvaltningarna menar att statistiken i redovisningen behöver ses över också för att göras användbar i uppföljning av hälsoläget. Kartorna som bygger på hälsostatistiken i välfärdsredovisningen är relativt kända i förvaltningarna och upplevs som ett bra sätt att visualisera hälsodata13. Även gatukontoret använder grafiskt informationssystem (GIS). I kartorna finns lager som kan illustrera exempelvis buller och föroreningarna och vilken typ av olyckor som inträffat. Sen tänker jag också, den här gemensamma databasen för saker och ting. Det finns behov av att systematisera alla de underlag vi har. När det gäller ekonomiskt bistånd, skolresultat, trygghet eller regionens mätning. Att ta tillvara det. Det är idag för fragmenterat, vi kan inte använda det ordentligt. Risken är att vi springer på bollar som vi tror, men vi har otillräckligt med underlag för att se hur vi ska rikta våra insatser. 13 Avser Statistikatlas: http://kartor.malmo.se/statistikkarta/ 16 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

166 En stor del lokal statistik utarbetas av förvaltningarna själva, bland annat genom en rad olika enkäter som genomförs med syfte att få kunskap om olika målgrupper. Användandet av statistik upplevs vara en viktig källa till information men för att besluta om åtgärder behöver statistiken i många fall kompletteras med kunskap om området och samtal med berörda. Risk- och skyddsfaktorer När det gäller risk- och skyddsfaktorer så skiljer sig upplevelsen åt mellan olika förvaltningar och de lägger olika innehåll i vad som anses vara en risk- och skyddsfaktor. Användandet av risk- och skyddsfaktorer som underlag i arbetet beror på typ av verksamhet men är också avhängigt om det finns kompetens kring detta i organisationen. En del använder inte begreppen alls, och några menar att det är önskvärt att arbeta mer med utgångspunkt i risk- och skyddsfaktorer i sin verksamhet. Beräkningar Endast en förvaltning har angett att de använder sig av någon form av beräkningar som grund för planering och prioritering, men samma förvaltning menar ändå att det saknas en systematik för att göra konsekvensanalyser, det vill säga, vad som sker om organisationen bestämmer sig för att göra eller inte göra på ett visst sätt. Några förvaltningar har planerat en ansökan till den sociala investeringsfonden, men valt att avstå på grund av en känsla av osäkerhet kopplat till återbetalningen. Styrdokument Alla förvaltningar använder sig av ett eller flera styrdokument för planering och prioritering, men vilka och hur många skiljer sig åt. Förhållningssättet till dem eller det sätt på vilket de används varierar också. Några knyter samman verksamhetens uppdrag och aktiviteter med befintliga styrdokument, medan andra har dem i form av uppslagsverk och använder dem vid behov. Vad avser folkhälsopolicyn så har några stadsområdesförvaltningar precis som för andra policys integrerat den i planeringen. Men flertalet förvaltningar använder inte folkhälsopolicyn aktivt. Upplevelsen är att policyn är bra men att den inte ger något stöd i arbetet. Samtliga förvaltningar upplever dessutom att antalet styrdokument är för stort, vilket medför att de väljer ut ett eller några att förhålla sig till. Dessutom finns det en upplevelse av att innehållet i vissa policys redan finns i styrande dokument på nationell nivå som används utifrån lagstiftning. Det finns en tendens till att endast arbeta med de policys som ligger närmast den egna verksamheten, och en upplevelse av att det är vad man klarar av att hantera. Flertalet förvaltningar menar att det finns ett behov av ett systematiskt arbete för att nå social hållbarhet. Om strukturen ska ingå i ett nytt policydokument finns det förutsättningar som behöver skapas för att ett styrdokument ska få bäring i organisationen. Redan i framtagandet av ett styrdokument behöver en dialog initieras och en plan utarbetas för fortsatt diskussion mellan flera olika förvaltningar för att få en förståelse för hur alla tillsammans bidrar till ett gemensamt mål. Att vara delaktig i framtagandet upplevs som viktigare än styrdokumentet i sig själv. Men sen är det ju också så med alla policys och liknande. Att jag tror ju att en policy fungerar bäst om man på något sätt är med i framtagandet av den, sen kan den på något sätt vara en hyllvärmare som det heter efter det. Det spelar ingen roll. För då vet man om att den finns. För att ett styrdokument ska bli levande och användas ska det vara relevant, vägledande och lättillgängligt. Förvaltningarna menar att riktlinjerna i en policy ska 17 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

167 vara enkla, få till antalet och en självklar del av arbetet för att bidra till målet om att skapa lika förutsättningar för hälsa. De menar därför att riktlinjerna behöver stämma överens med kommissionens rekommendationer. En eventuell policy kring social hållbarhet behöver bidra till att skapa förståelse för sambandet mellan förvaltningarnas uppdrag och hälsoeffekter och också en förståelse för kopplingen mellan hälsa och övriga perspektiv så som jämställdhets- och barnperspektivet. Att kommunicera frågor ihop och i vissa fall föra samman olika policydokument anser flera förvaltningar vara önskvärt för att frågorna inte ska bli en separat verksamhet utan genomsyra förvaltningarnas arbete. Det överensstämmer även med förvaltningarnas önskan om att social hållbarhet ska vara ett begrepp som har många olika frågor under sitt paraply. För då blir det ändå lite så att man avlastar stadsområdena med det. Att man kommunicerar ut, att hitta något samarbete när man kommer med nya dokument eller när man reviderar, att det inte blir rör mellan dokument och verksamhet. Om det nu finns fem personer i de olika stadsområdena som har de här uppdragen kring samma styrdokument, att sammankalla dem och ha dialog med dem. Man får ta sig den tiden annars kan man lika bra strunta i det. Prioriterade frågor i förvaltningarna Flera förvaltningar uttrycker att det pågår en förändring mot att frågor som tidigare hanterats separat, mer och mer börjar ses som en del av en helhet. Fortfarande finns det dock frågor som förvaltningarna arbetar med separat och som det till exempel finns särskilda nätverk kring. Bland annat kan kvinnofrid och sexuell hälsa nämnas. De som ingår i nätverk som är knutna till specifika sakfrågor beskriver en dubbel känsla, å ena sidan att det är värdefullt att samverka med andra förvaltningar kring specifika frågor, å andra sidan att det är svårt att fokusera på en sakfråga eftersom frågorna behöver ses som en del av en helhet. Trygghetsfrågorna har ett tydligt fokus i staden och framförallt kopplat till samverkan utifrån skola, socialtjänst, polis (SSP). För trygghetsarbetet finns även flera lokala arbetsgrupper som till exempel kraftsamling Herrgården där det finns en process som handlar om trygghet samt regelbundna möten mellan berörda aktörer i stadsområdena. Trygghetsarbetet omfattar både långsiktigt arbete för att skapa besökstrygghet och motverka kriminalitet, trygghetsvandringar i specifika områden och nätverk som hanterar mer akuta insatser vid arrangemang i staden. Trygghetsarbetet omfattas även av att bygga säkra trafikmiljöer. Flera förvaltningar nämner jämställdhetsarbetet som ett gott exempel på hur staden kan arbeta med en fråga som rör alla förvaltningar. På gatukontoret nämns ett genusperspektiv på den fysiska planeringen av staden som, i förlängningen, har betydelse för människors hälsa. Det kan till exempel innebära att välja mellan att bygga parkeringsplatser som gynnar människor som kör bil eller genom stadsbyggandet uppmuntra till att åka kollektivt eller cykla. Bygger vi enligt traditionella metoder, kan man bygga så att man har en parkeringsplats per lägenhet. Då kommer det att gynna människor som kör bil. Bygger man på ett annat sätt kan man tänka på var man placerar barnomsorg i relation till boende och i relation till allmänna färdmedel. Om vi vill att människor i mindre utsträckning ska köra bil som vi ju vill i Malmö. Vi vill att de ska åka kollektivt eller vi vill att de ska cykla. Då kanske dagiset ska ligga på vägen till bussen till exempel. 18 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

168 Utvecklingssekreterarna i stadsområdena har sedan kommissionens slutrapport presenterades haft ett särskilt uppdrag att på initiativ av stadsområdesdirektörerna se till helheten kring social hållbarhet och samverka i uppdraget att arbeta vidare för ett socialt hållbart Malmö. Uppföljning Bristande systematik Trots några goda exempel på systematiskt arbete är det just prioritering av insatser och att mäta och utvärdera ett område som flera upplever behöver förbättras såväl i ordinarie verksamhet som i tidsbegränsade projekt. Det handlar i grunden om att hitta ett sätt att se hur resurser och effekter av insatser hänger samman och utifrån utfallet skapa förändringar som bidrar till minskade eller uteblivna kostnader. Detta menar förvaltningarna är en del av att skapa ett lärande i organisationen. Förvaltningarna menar att det systematiska arbetet för att uppnå social hållbarhet inte bör vara ett fritt valt arbete och att det borde integreras i det ordinarie återrapporteringsförfarandet och därmed ges större dignitet. Det finns också en uppfattning om att uppföljning, liksom mål, måste bli mer förvaltningsövergripande. Det innebär att den uppföljning som sker skulle kunna ske utifrån flera olika perspektiv och en möjlighet att förbättra uppföljningen av inte bara kvantiteter utan också av insatsers kvalitativa värden och dess påverkan på hälsa. Förvaltningarna menar att det är en förutsättning om staden har ambitionen att det ska ge effekter för Malmöborna. Våra politiker har flera trafikpolitiska mål. Det är tydligt satta värden och siffror på hur mycket biltrafiken ska minska till förmån för andra färdmedel fram till år 2030 till exempel. Vi mäter också utsläpp och buller. Men alla dessa åtgärder görs utifrån ett miljöperspektiv, inte för att människor ska må bättre eller få bättre hälsa. Att sätta ett folkhälsoperspektiv på samma fråga, inte hitta på något nytt att följa upp och skapa mer pappersarbete för någon administratör. Uppföljning är ett ämne som engagerar och flera av förvaltningarna tar upp olika typer av svårigheter gällande uppföljning. Det handlar bland annat om att det inte planeras för uppföljning när projekt sätts igång och att det saknas efterfrågan av uppföljning av god kvalitet från politik och chefer vilket påverkar benägenheten att följa upp. Förvaltningarna upplever också att det saknas tid och kompetens för att på bästa sätt ta hand om resultat av forskning och för att göra uppföljningar av kvalitet och i den utsträckning som är önskvärt. Flera förvaltningar har egna uppföljningar eller brukarundersökningar kopplade till sin verksamhet. Det kan handla om att följa upp volymer eller antal men också om medborgarnas åsikter i olika frågor. I några fall styrs uppföljningen av huruvida det ges projektpengar till det som ska göras eller inte. Samverkan med lärosäten samt stadskontorets roll Flera förvaltningar menar att det är en utmaning att hitta en balans mellan att ta till sig evidensbaserad praktik och att testa nya sätt att arbeta på som leder till praktikbaserad evidens. En förutsättning som lyfts fram för att kunna bedriva ett systematiskt uppföljningsarbete är att det finns tillgång till statistik av god kvalitet. På så sätt är det möjligt att förstå hälsoläget och koppla detta till ansvar och prioritering av insatser. Stadområdesförvaltningarna uttrycker ett stort behov av att ett tätare samarbete med lärosätena i syfte att mäta effekter av verksamheter och insatser. En starkt bidragande 19 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

169 orsak till att stadsområdena inte använder mer forskning i sina verksamheter är lärosätenas höga arvoden. Ja absolut, jag skulle önska att det var mer forskning påkopplad till uppföljningen och anledning till att det inte är så är pengar. Och att man inte vet hur man ska använda sig av det, man vet inte hur man ska använda sig av forskningsresultaten. Man har ingen erfarenhet av att använda det. Det tror jag att de här allianserna med till exempel forskningscirklar kan bidra till att förbättra. Någon som visar vägen, men vem ska betala det? Stadsområdesförvaltningarna önskar att stadskontoret kunde bidra med att bevaka utlysningar av externa medel och samordna de förvaltningar som önskar söka medel till forskning. Flera förvaltningar ser även det som önskvärt att stadskontoret kunde vara behjälplig i arbetet med att till exempel etablera ett mer systematiserat samarbete med högskola och universitet och i större utsträckning stödja förvaltningarna i arbetet med att analysera och kommunicera resultat av olika uppföljningar. Kompetens och resurser Flertalet förvaltningar lyfter att områdesprogrammet och kommissionsarbetet har gett en ökad förståelse och medvetenhet kring social hållbarhet. Förvaltningarna menar att det måste vara allas ansvar. Flertalet förvaltningar har av den anledningen inte en särskild samordnare för arbetet. Ett antal förvaltningar har dock, eller är på väg att utforma, en tjänst med fokus på att hålla ihop arbetet kring social hållbarhet. Många förvaltningar menar att kompetensen i den egna förvaltningen inte är tillräcklig kring social hållbarhet och efterfrågar mer kunskap för att kunna arbeta systematiskt. I de förvaltningar där kopplingen till hälsa inte är så tydlig finns i några fall ett behov av att få stöd i att göra kopplingen mellan förvaltningens uppdrag och det hälsofrämjande perspektivet. En fackförvaltning hänvisar till arbetet med jämställdhetsintegrering som ett gott exempel som skulle kunna anammas vid implementering av ett systematiskt arbete för att uppnå social hållbarhet. Det kan handla om att tillsätta personella resurser i förvaltningen med uppdrag att driva frågorna och/eller att stadskontoret erbjuder utbildning och stöd vid implementering av det nya perspektivet. Det finns dessutom flera olika perspektiv som ska beaktas i det vardagliga arbetet, och därför en viss konkurrens med andra perspektiv, så som jämställdhet och miljö. Uppfattningen är att arbetet utifrån dessa perspektiv inte sköter sig själva utan måste ges näring i alla fall i ett inledningsskede. Vi skulle behöva både utbildningsinsatser och då behöver man stöd och medel. Och ska man ha någon som samordnar så behöver vi faktiskt ha extra tjänster. För nu är det ju både vad gäller jämställdhetsintegrering, miljöarbete, ja och folkhälsoarbetet. Och ska man driva det så behöver man människor som har den kompetensen i verksamheterna. Det sköter sig inte själv. Det är inte så medvetet integrerat som man kanske skulle behöva jobba med. Stadsområdena behöver ju experter inom folkhälsa, men kanske vi andra också. Någon som faktiskt kan det här med risk- och skyddsfaktorer, rätt insatser och så. I den mån förvaltningarna uttrycker ett behov av resurser inom sin egen verksamhet, lyfter de bland annat ett behov av kompetens kring risk- och skyddsfaktorer. Det finns också ett upplevt behov av stöd i analysarbete och omvärldsbevakning. Är man inte superutredare eller sitter vid sitt skrivbord och letar rapporter hela tiden så hittar man inte detta. Och det har jag efterlyst under alla år. Kan vi inte få hjälp med det från välfärdsavdelningen eller stadskontoret eller vad man nu hetat. Alltså att lyfta fram viktiga underlag, 20 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

170 det här är viktigt, och det här skulle ni kunna dra nytta av som arbetar nära medborgarna. Men då måste man också veta vad det är vi gör. Annars skickar man något som handlar om äppelodling. Flera förvaltningar upplever att det saknas tid och/eller kompetens för att kunna analysera olika undersökningar och menar därför att det är önskvärt om stadskontoret kan bistå med att analysera olika undersökningar innan de skickas vidare ut till förvaltningarna samt verka i en koordinerande roll för att dessa underlag diskuteras gemensamt av förvaltningarna. Det jag tänker på är de här regelbundna uppföljningarna, som folkhälsoenkät barn och unga eller Malmö områdesundersökning och så vidare, att få hjälp med utvärdering, analysarbete och så vidare. Som det är idag görs en sammanställning av svar och sen så skickas den ut i stadsområdena. Och där finns inga resurser att göra så hemskt mycket med det. Samverkan Det finns flera olika konstellationer för samverkan mellan delar av organisationen. Det handlar om samverkan inom förvaltningar, mellan förvaltningar och om samverkan med externa aktörer. Samverkan, roller och ansvar Stadsområdesförvaltningarna har i olika sammanhang regelbundna möten med representanter från stadskontoret. Förvaltningarna upplever att det är ett gott samarbete men att rollerna inte alltid är tydliga, framförallt utifrån frågan om huruvida stadskontoret ska styra eller leda. Otydligheten bidrar till olika förväntningar kring arbetet med social hållbarhet och några upplever att det också beror på att välfärdsavdelningen på stadskontoret ännu inte har formerat sig efter omorganisationen. Stadsområdena lyfter det medborgarnära som viktigt för att kunna fatta bra beslut. Att se kopplingen till social hållbarhet ökar i mötet med medborgaren och kopplingen mellan arbetsinsatser och effekten hos medborgarna blir tydlig. Detta förutsätter ett nära samarbete mellan stadsområdena och stadskontoret för att stadskontoret ska kunna fatta beslut som överensstämmer med verkligheten. Generellt finns det en uppfattning från förvaltningarna att det är viktigt att stadskontoret använder sig av kunskapen i verksamheterna som grund i sitt arbete. Att det finns ett genuint intresse för varandras kunskaper är en förutsättning för ett gott samarbete. Vi finns här, vi har kontakten med medborgarna, använd oss. Några fackförvaltningar uttrycker att samverkan med stadskontoret fungerar mycket bra och att samverkan utgår från tydliga uppgifter/uppdrag. Andra menar att samverkan är otydlig och det istället är ett problem att samverkan bygger på uppdrag/uppgifter. Det finns ett upplevt behov av en struktur, för kontakten mellan stadskontor och övriga förvaltningar, som bygger på robusta nätverk istället för sårbara personrelaterade kontakter som det ofta är idag. Det måste finnas naturliga relationer till förvaltningarna och inarbetade kanaler för dialog. Vi skulle behöva bättre struktur på samverkan. Attitydförändring, det finns inget annat. Man kan starta hur många samverkansgrupper som helst. Jag tror inte på det. Det handlar om en attitydförändring. Man är intresserad av den andra personen och att den kan bidra med något som jag själv inte kan. Det är en generationsfråga. Jag hoppas att nästa generations ledare är mer för detta, att man kan mäta kunskap och kompetens på olika sätt. 21 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

171 Flera förvaltningar lyfter att det finns ett behov av bättre samverkan med stadskontoret inom området social hållbarhet. Det ska kännas nära och det ska finnas en tydlighet i att vi arbetar mot samma mål. Förvaltningarna menar att detta kan göras genom samarbete och att mötas i olika konstellationer. Det finns också en önskan om att delta i nätverk och få kunskap genom bland annat föreläsningar och workshops. Flera av informanterna ingår i det nätverk som finns för utredningsledare14 men svarar trots det att de inte samarbetar med stadskontoret kring social hållbarhet. Stadskontorets roll Alla delar av verksamheten har enligt förvaltningarna ett ansvar för arbetet med social hållbarhet. Men flera menar samtidigt att stadskontoret är den förvaltning som har överblick över helheten i Malmö stad och därför också borde ha en större roll i att hjälpa till att se kopplingen mellan samtliga förvaltningarnas arbete och effekter i befolkningen. Stadskontoret behöver ta rollen som koordinator och flera förvaltningar menar att det förutsätter att stadskontoret tar del av det som sker på olika nivåer i organisationen. Utan att om man har en sån här enhet på stadskontoret, att den är aktiv utåt med exempelvis de här frågorna, vad håller ni på med? Och det är kanske den ansvarsinstansen som kopplar ihop och säger att nu måste nog grundskolan prata lite mer med stadsbyggnadskontoret. Ledarskapet, såväl på tjänstemannanivå som politikernivå, lyfts av flera förvaltningar som viktiga drivkrafter för det arbete som ska ske framåt inom området. Ledare och chefer ses som viktiga ambassadörer och har stor betydelse för hur arbetet prioriteras på olika nivåer i organisationen. Flera förvaltningar menar också att politiken behöver vara tydliga med att poängtera att arbetet för ett socialt hållbart Malmö inte är valbart, utan något som alla bidrar till. Det är väldigt viktigt att det kommer tydliga signaler, både från den politiska nivån och från Malmö stads ledning, att det här är prioriterat. Till exempel vad gäller jämställdhet där har man väldigt tydligt pekat ut det som prioriterat. Då har man ordnat utbildningar. Alla förvaltningscheferna var ju mangrant på St. Gertrud inklusive stadsdirektören nu när det var ett seminarium som gällde jämställdhet. Det är oerhört viktiga signaler att skicka. Behov av nya samverkansformer Trots flera goda exempel på samverkan upplever flertalet förvaltningar att det finns ett behov av utvecklade samverkansformer och att samverkan mellan olika delar inom organisationen behöver stärkas. Flertalet förvaltningar menar att Malmö stad behöver etablera stabila samverkansformer mellan förvaltningarna för att få till ett effektivt strukturerat arbete kring de frågor som är förvaltningsövergripande så som till exempel systematiskt arbetsmiljöarbete, jämställdhetsarbete, barnperspektivet, social hållbarhet och miljöarbete. Politikerna måste också ta ansvar för detta och samarbetet bör inte vara personbundet. Olika verksamheter har olika perspektiv på samma fråga och det menar man måste bli utgångspunkten för samverkan. En viktig anledning till samarbete är att underlätta för alla chefer och medarbetare som har ett stort antal styrddokument, rutiner och handlingsplaner att förhålla sig till. Det finns en lång lista på olika perspektiv jag ska arbeta med och en del av dem har dessutom rutiner och handlingsplaner för hur det arbetet ska gå till. Det leder till att det blir lite ad hoc. Man För respektive utredningsuppdrag inom ramen för Det vidare arbetet för ett socialt hållbart Malmö ansvarar en utredningsledare. Dessa har under hösten 2014 träffats vid ett antal tillfällen. 14 22 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

172 kopplar på olika perspektiv beroende på vilka frågor man arbetar med för tillfället, och så går man runt och skäms lite hela tiden istället. Flera förvaltningar menar att omorganisationen kräver att det tas nya tag kring olika samverkansformer och att det fortfarande finns samverkansvinster att göra. Detta avses internt såväl som externt. Genom att göra saker tillsammans blir det möjligt att minska administration och drift samtidigt som genomslaget blir större. Genom stabila samverkansformer blir det också möjligt att sprida goda exempel och därmed vara mer resurseffektiva. Jag tror på inspiration och jag tror att folk kommer på goda exempel för att vi gör ett hårt jobb alla och vi behöver se och få inspiration. Det är alltid bra att sprida goda exempel och sen kan man lägga på förklaringsmodeller på så får vi ihop det och kan ta ett steg längre. Det finns en upplevelse av att tankesättet kring samverkan har förändrats i staden men att organisationen behöver utvecklas ytterligare för att stödja denna rörelse. Organisationen behöver till exempel stödja samverkan gällande mål och uppföljning över förvaltningsgränserna och bygga in förutsättningar för samverkan med till exempel civilsamhälle. Samverkansformer mellan olika aktörer i staden Alla förvaltningar bedriver samverkan med externa aktörer. Det handlar om allt från polis, byggherrar, räddningstjänst, föreningar, Malmö högskola, nationella aktörer etc. Flera förvaltningar framhåller den betydelse som områdesprogrammen har haft för att etablera olika samverkansformer i stadsområdena. Samverkan har betytt mycket för hur stadsområdena idag hanterar både långsiktiga processer och mer akuta händelser i området. Men att samverka kräver tålamod och ödmjukhet. Där har vi lärt oss att vissa är maratonlöpare och andra är kortdistansare men vi höll på att bli tokiga i början. Vi tyckte att det hände hur mycket som helst men näringslivet hade tröttnat på oss för länge sedan. Det kräver rätt mycket ödmjukhet. Det hade inte sett ut som det gör om det var vi som hade lösningarna. Utmaningarna är att hela tiden stötas och blötas och hitta sätt att lösa. Det finns en upplevelse av att samverkan mellan flera olika aktörer är en förutsättning för att nå en socialt hållbar stad. I områdesprogrammet har samarbeten mellan förvaltningar och med externa aktörer blivit ett naturligt sätt att arbeta på och relationerna mellan förvaltningarna har lett till flera synergieffekter. En tydlig förändring är de egna initiativ till förändringar i den fysiska miljön som bland annat de tekniska förvaltningarna tar i områdesprogrammet. Om vi pratar om hållbarhet så måste vi göra det tillsammans. Det finns väldigt effektiva vapen som vi inte hanterar som när gatukontoret säger att om vi väljer på att åka till två områden så åker vi till [delområdet, förf. anm.] och ändrar gatstenarna. Det är en jättestor samhällsförändring som vi hade kunnat snacka oss sönder att få till. För varenda människa ser ju att det är någon som bryr sig om deras område. Varje gång det trillar in fyra personer med gula västar och börjar greja med deras gångbanor så är det ett tecken på att det kommer bli bättre här. Tillsammans tror jag att vi kan göra underverk snabbt. Det finns en förhoppning om att de samverkansformer som etablerats genom områdesprogrammen ska leva kvar även efter områdesprogrammens formella avslut. Generellt finns det en upplevelse av att det framåt är viktigt att samverka med flera olika externa aktörer och i olika former för samverkan. Detta ställer dock också krav på Malmö stads eget engagemang och ansvar i olika frågor. 23 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

173 När det gäller SSP menar flera förvaltningar att formen för SSP har varierat mellan stadsområdena, för en del har det fungerat bra, för andra inte. De förvaltningar som menar att SSP-strukturen har haltat uttrycker några olika anledningar till detta. Bland annat för att det saknats en central samordning, för att omorganisationen har påverkat strukturerna och för att parterna i samverkan har olika möjligheter att lägga in personella resurser. En del förvaltningar ser utifrån ovanstående ett behov av att se över strukturen för SSP och att vidare diskutera samverkansformerna utifrån de behov som finns idag. Dels för att tydliggöra ansvarsfrågan, dels för att utveckla samverkan till att omfatta fler aktörer. De utmaningar som finns att arbeta med idag är komplexa och flera menar att det därför också är nödvändigt att fler aktörer än skola, socialtjänst och polis samverkar i det förebyggande arbetet. SSP upplevs för snävt för att hantera utmaningarna på en universell nivå. Däremot upplevs samverkan på selektiv nivå fungera. Man upplever att det finns ett behov av att på nytt försöka identifiera de gemensamma behoven som en grund för samverkan. Det har sett lite olika ut, så jag tror att man hade behövt bli ännu tydligare även där, vem har ansvaret för att driva frågorna? Jag tycker att strukturen för SSP- arbetet var bra då men sen behöver man nog gå vidare med det nu och utveckla arbetet. Det finns andra behov idag. Det är lätt att säga att man ska samverka, men vad det sen blir av det i praktiken handlar om resurser och samordning. Man måste hitta behoven, annars blir det meningslösa möten. Man måste titta på det igen, vilka är de gemensamma nämnarna och behoven? 24 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

174 DISKUSSION OCH SLUTSATSER I nedanstående kapitel presenteras de slutsatser som följer av utredningen samt de resonemang som ligger till grund för dessa. Slutsatserna bygger på de intervjuer som gjorts med representanter från förvaltningar i Malmö stad och på inhämtande av övrig information och kunskap gällande bland annat organisation och ansvarsfrågor. Struktur för arbetet mot ett socialt hållbart Malmö Utredningen visar att det finns ett behov av en gemensam bild av vad som avses med social hållbarhet, en tydligare systematik för hur arbetet ska bedrivas, samt att roller och ansvar blir tydliga på alla nivåer i organisationen (vem). Utgångspunkten för detta behov är bland annat det politiska ställningstagande som gjorts i Malmö, förväntningarna och målen är högt satta - Malmö ska arbeta för att bli en socialt hållbar stad. Detta ställningstagande måste backas upp av en struktur och organisation som driver frågorna i önskad riktning. Befintlig folkhälsopolicy omfattar dessa delar men saknar en tydlighet kring hur arbetet ska integreras i organisationen. Utredningen visar bland annat att det saknas tillräcklig kunskap, verktyg för prioritering, tillgång till bra statistiskt underlag och analyser samt uppföljning. Dialog och strukturerad samverkan för arbetet bedöms utgöra grunden för ett resurseffektivt och kvalitativt arbete men upplevs också bristfälligt. För att bidra till kommunfullmäktigemålen och möjliggöra en bedömning av graden av måluppfyllelse är det en förutsättning att arbetet som bedrivs utgör en del av ordinarie styrsystem: Tydliga målkedjor och roller skapar förutsättningar för en god verksamhetsplanering samt möjliggör bättre resursutnyttjande. När planer, policys och handlingsplaner tas fram ska dessa ha sin utgångspunkt i Malmö stads vision och kommunfullmäktigemålen 15. Vad, hur och vem utgör tillsammans en struktur och kan beskrivas utifrån definition och principer, systematiskt arbete och organisation. Definition (vad) Denna del beskriver vad social hållbarhet, folkhälsa och flera andra begrepp innebär för Malmö stad och vilka principer som är vägledande i arbetet. Definition och principer bör ta avstamp i kommunfullmäktigemålen - som ger inriktning för arbetet mot ett socialt hållbart Malmö. Det är en förutsättning för att organisationen ska bidra till måluppfyllelse. Systematiskt arbete (hur) Systematiskt arbete beskriver det arbetssätt vi använder oss av för att nå önskad riktning och vilka förutsättningar som måste finnas för att följa detta. Arbetet med att bidra till måluppfyllelse av kommunfullmäktigemålen utgår från nämndernas åtaganden och aktiviteter i målkedjan. Strukturen för det systematiska arbetet ska utgöra ett stöd i utförandet av en del av dessa aktiviteter. Den systematik som efterfrågas tar avstamp i en PGSA-cykel.16 Organisation (vem) Organisering handlar om hur Malmö stad, tillsammans med andra aktörer, organiserar sig för att bedriva arbetet. Inrättande av stadsområdesnämnder och nämnder för Malmö stads skolväsende samt införande av förändrat nämndsansvar för LSS-verksamhet m.m. Förslag från Stadskontoret, s 62. 16PGSA (Planera, Genomföra, Studera, Agera. Vidare resonemang förs under kapitlet Systematiskt arbete. 15 25 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

175 Det finns ett uttalat behov av en struktur (definition, systematiskt arbete och organisation) för att arbeta i riktning mot en socialt hållbar stad, och utifrån den översyn som gjorts av befintlig folkhälsopolicy och utifrån de slutsatser som kan dras utifrån kommissionens slutrapport, Det vidare arbetet för ett socialt hållbart Malmö och det pågående arbetet med målstyrning i Malmö stad, föreslås folkhälsopolicyn ersättas av en sådan struktur. 17 De sex principer som finns i befintlig folkhälsopolicy ligger i linje med det som sedan också har kommit att bli viktiga delar i kommissionens arbete och som bekräftas i föreliggande utredning. Dessa principer bör därför beaktas i det vidare arbetet (systematiskt folkhälsoarbete, bättre analyser, prioritera, kvalitet och innovation, samverkan och gränsöverskridande ledarskap, kompetensutveckling). Den struktur som presenteras föreslås vara utgångspunkt för det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö. Strukturen förväntas bidra till att alla verksamheter arbetar i samma riktning samt ge stöd för att systematisera arbetet och säkerställa att det som utförs ger önskvärda effekter. Mycket av det som pågår i form av utredningar och utvecklingsarbeten inom ramen för social hållbarhet, får genom denna struktur en gemensam plattform. Det finns i detta sammanhang också anledning att lyfta frågan kring hur styrdokument i Malmö stad som direkt eller indirekt relaterar till exempel folkhälsa och social hållbarhet ska hanteras. Utredningen visar att ett styrdokument kan vara viktigt för att lyfta ett politiskt ställningstagande och för belysa ett område som anses särskilt prioriterat. Det kan däremot finnas anledning till att föra samman närliggande styrdokument och att samordna kommunikationen kring dem, med syfte att minska den spretighet som flera förvaltningar upplever idag. Behovet av att föra samman närliggande styrdokument lyfts också fram som ett utvecklingsområde i den nulägesrapport som gjorts utifrån arbetet kring styrdokument som leds av stadskontoret.18 I följande kapitel (Definition och principer, Systematiskt arbete och Organisation) görs en övergripande beskrivning av en sådan struktur som beskrivits ovan och utmaningar för att utveckla denna. Se bilaga 1: Utredningsdirektiv översyn och eventuell revidering av folkhälsopolicy. Så tar vi fram styrdokument: nulägesrapport och fortsatt arbete. Stadskontoret. En vidare rapport presenteras under våren 2015. 17 18 26 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

176 Definition och principer (vad) Social hållbarhet är det begrepp som under de senaste åren börjat kommuniceras såväl nationellt som internationellt genom till exempel Folkhälsomyndighetens och SKL:s Mötesplats för social hållbarhet och arbetet som spridit sig utifrån WHO:s Commission on Social Determinants of Health. Sverige har dock fortfarande ett övergripande nationellt mål för folkhälsoarbetet med elva folkhälsomålområden19. Under våren 2015 tillsatte regeringen en nationell kommission med syftet att utjämna skillnaderna i hälsa. Förhoppningen är att det arbetet också kan vara vägledande för begreppsdiskussionen och det fortsatta arbetet med social hållbarhet. Även i Malmö är social hållbarhet det begrepp som kommuniceras utifrån Malmökommissionens arbete och det som är bärande i Malmö stads budget 2015. Utredningen visar att social hållbarhet är det begrepp som förvaltningarna framför allt använder. Flera förvaltningar uttrycker dock samtidigt att det finns ett behov av att tydligare definiera innehållet i social hållbarhet. I en av de utredningar som följt efter kommissionens arbete har en utgångspunkt för arbetet med social hållbarhet föreslagits: Ett socialt hållbart samhälle är ett samhälle med jämlika förutsättningar för ett bra liv, en trygg uppväxt, utbildning, arbete och bostad. Ett samhälle som inte äventyrar framtida generationers möjligheter att tillgodose sina behov.20 För att gå från begrepp till handling och för att bli drivande i arbetet behöver innehållet i begreppet förtydligas och brytas ner. Det arbete som pågår med att utveckla indikatorer för att följa upp hållbar utveckling är ett sätt att konkretisera begreppet. Dessa indikatorer har för avsikt att följas över tid i Malmö och några av dem ska bidra till att kunna visa på fördelningen av hälsa i staden. Arbetet med indikatorerna ska utvecklas under 2015 inom ramen för arbetet med hållbarhetsintegrering. Även de två övergripande rekommendationerna som kommunstyrelsen antog i mars 2014 ger viktiga inspel till innehållet i social hållbarhet. Att inrätta en social investeringspolitik som kan utjämna skillnaderna i levnadsvillkor och göra samhällsystemen mer jämlika och att förändra processerna genom att skapa kunskapsallianser och demokratiserad styrning. Det är av betydelse att skapa en samsyn i Malmö stad kring vilka begrepp som används, och att visa på kopplingen mellan dem. Att begreppet social hållbarhet framför allt används innebär inte att till exempel prevention, förebyggande arbete och folkhälsa inte är relevanta begrepp, utan snarare att det behöver synliggöras hur de förhåller sig till social hållbarhet. Det behöver också bli tydligt vad som beskriver huret och vad som beskriver målet. Det är rimligt att formulera som: ett systematiskt arbete bidrar till att nå ett socialt hållbart Malmö. Det arbete som följde av Malmökommissionen; Det vidare arbetet för ett socialt hållbart Malmö är en del av ett bredare arbete kring social hållbarhet i Malmö. I ett breddat perspektiv görs mycket arbete för att bidra till social hållbarhet inom till exempel 19 Det övergripande nationella målet för folkhälsoarbetet i Sverige är "att skapa samhälleliga förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för hela befolkningen". Målområdena: Delaktighet och inflytande i samhället; Ekonomisk och social trygghet; Trygga och goda uppväxtvillkor; Ökad hälsa i arbetslivet; Sunda och säkra miljöer och produkter; En mer hälsofrämjande hälso- och sjukvård; Gott skydd mot smittspridning; Trygg och säker sexualitet och en god reproduktiv hälsa; Ökad fysisk aktivitet; Goda matvanor och säkra livsmedel; Minskat bruk av tobak och alkohol, ett samhälle fritt från narkotika och dopning samt minskade skadeverkningar av överdrivet spelande (antogs 2003, reviderades 2007). 20 Utredning gällande integrering av hållbarhetsperspektivet i stadens styr- och ledningssystem samt indikatorer för uppföljning. Malmö stad, stadskontoret 2014. Theander, Jakobsson, Heckley, Kronogård. 27 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

177 skolans kontinuerliga verksamhet. Arbetet efter kommissionen går nu in i en ny fas där till exempel flera av utredningsuppdragen behandlas politiskt och går in i ordinarie verksamhet. Detta föranleder att arbetet framåt bör ses som en helhet, det vill säga att fortsättningsvis inte separera de delar som har sitt ursprung i kommissionen och övriga delar som bidrar till ett socialt hållbart Malmö. Det finns också ett behov av att se alla pågående uppdrag och utvecklingsarbeten i sitt sammanhang. Dessa är inte isolerade öar utan verkar alla i riktning mot att nå ett socialt hållbart Malmö. Bildtext: Flera projekt och utvecklingsarbeten som drivs såväl internt i Malmö stad som i samverkan med andra aktörer, har som syfte att bidra till ett socialt hållbart Malmö. I föreliggande utredning har det blivit tydligt att det även är viktigt med en samlad kommunikation kring hållbarhetsarbetet. Det handlar således inte bara om förhållandet mellan till exempel folkhälsa och social hållbarhet utan också om hur dessa relaterar till andra perspektiv som jämställdhet, barnperspektiv och antidiskriminering samt till de andra hållbarhetsdimensionerna. Det finns en upplevd komplexitet i att organisationen till exempel kommunicerar kring hållbarhetsdimensionerna (den sociala, ekonomiska och miljömässiga) separat, eftersom de är beroende av varandra. Det finns således ett kommunikativt behov kring begreppen för Malmö stad som är bärande för att olika delar av organisationen ska arbeta mot samma mål. 28 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

178 Bildtext: Utredningen visar på ett behov av att Malmö stad kommunicerar på ett sammanhållet sätt kring olika begrepp gällande bland annat hållbarhet och olika perspektiv som ska beaktas i verksamheterna. 29 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

179 Systematiskt arbete (hur) Av föreliggande utredning framgår ett uttalat behov av ett systematiskt arbete för att uppnå social hållbarhet. Om organisationen menar allvar med ambitionen om ett socialt hållbart Malmö, måste rätt förutsättningar ges för att bedriva arbetet. Det är först när alla led i organisationen får rätt förutsättningar, resurser och verktyg för att arbeta som den kan göra skillnad och bidra till måluppfyllelse. Systematiskt arbete Ett systematiskt arbetssätt ger förutsättningar för kvalitets- och verksamhetsutveckling. Det handlar bland annat om att ha rätt förutsättningar för att göra medvetna val och om att bidra till ett lärande i organisationen. Systematiken är en förutsättning för att återföra och tillämpa relevant kunskap i organisationen oavsett om den kommer ur ordinarie verksamhet eller genom innovativa projekt som har för avsikt att skalas upp. Att en struktur ger förutsättningar för variation och kreativitet är viktigt för förvaltningarna och det ges också uttryck för i en av principerna i Malmö stads befintliga folkhälsopolicy: Malmö stad är en lärande organisation. Organisationen behöver kontinuerligt uppdatering av ny kunskap om främjande och förebyggande metoder. I Malmö stad ska vi i möjligaste mån använda kostnadseffektiva och evidensbaserade metoder, men också finna nya innovativa sätt för att påverka hälsoutvecklingen. Samverkan och gränsöverskridande ledarskap kan generera kreativa och innovativa lösningar på folkhälsans utmaningar (Ur Malmö stads folkhälsopolicy). De delar som förvaltningarna ser ett utvecklingsbehov kring för att systematisera arbetet, ligger väl i linje med de processer som en PGSA-cykel21 omfattar. Det handlar om planering, genomförande, uppföljning och lärande (Planera, Genomföra, Studera, Agera). Den systematik som efterfrågas överensstämmer väl bland annat med CTC, som är det system för att kvalitetssäkra preventionsarbete som just nu testas i stadsområde Öster22. Föreliggande utredning visar på ett behov av fokus på bakomliggande faktorer, fler aktörer i samverkan, att arbeta på mikronivå och att medborgarnas röster är en självklar del i arbetet. CTC kan vara en viktig inspirationskälla vid utformningen av ett systematiskt arbete för att nå social hållbarhet. I följande avsnitt beskrivs kortfattat de delar som utredningen visar är grundläggande för att utveckla ett systematiskt arbete för att nå social hållbarhet. Utgångspunkten är att det systematiska arbetet ska integreras i ordinarie styrstrukturer. Planering Det finns några goda exempel på planeringsarbete men i stora delar av organisationen saknas systematik för prioritering och planering av insatser inom arbetet för att uppnå social hållbarhet. Upplevda behov, forskning, statistik, goda exempel och styrdokument används om vartannat som grund för prioritering, olika alternativ ställs sällan mot varandra och det görs sällan en bedömning av vad utfallet skulle bli om ingen insats initierades. Det innebär att kunskapen också saknas om huruvida insatser faktiskt är kontraproduktiva. Grundläggande för planeringen är att identifiera förvaltningens uppdrag och ansvar och utifrån det arbeta med de luckor som finns i samverkan och insatser. Det finns en tydlig politisk viljeinriktning om att ett socialt investeringsperspektiv ska genomsyra Malmö stads verksamheter genom den övergripande rekommendationen: Att inrätta en social investeringspolitik som kan utjämna skillnaderna i levnadsvillkor och göra samhällsystemen mer jämlika. Det finns också en medvetenhet om betydelsen av detta i 21 22 Modell för systematiskt förbättringsarbete. Mer information om CTC går att få under kapitlet Relaterade utredningar och utvecklingsarbeten. 30 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

180 organisationen, men utifrån resonemangen ovan saknas det dels kunskap, dels stöd för att i verksamheten medvetet kunna arbeta efter och bidra till denna rekommendation. Inom arbetet med hållbarhetsintegrering i Malmö stad finns ett uppdrag att utveckla en modell för prioriteringar23. Även inom arbetet med investeringsstyrning som leds av ekonomiavdelningen på stadskontoret ligger ett uppdrag att ta fram en modell för prioriteringar av fysiska investeringar. Dessa två utvecklingsarbeten samverkan med syfte att nå fram till en gemensam moell. Den modell som utarbetas måste vara möjlig att utgå ifrån på olika nivåer i organisationen, och verktyg som kan tillämpas inom ramen för denna modell behöver synliggöras och implementeras. Det finns till exempel ett antal befintliga verktyg som tillämpas av olika förvaltningar, till exempel sociala konsekvensbedömningar24. Genom budget 2015 har stadskontoret också i uppdrag att göra beräkningar på sociala investeringar. Den lärdom och eventuella former för bedömningar som kommer ur detta arbete behöver spridas. Nyttjandet av forskning och statistiskt underlag är en viktig utgångspunkt i planeringsoch prioriteringsarbetet och flera förvaltningar efterfrågar bland annat mer lättillgänglig statistik. Att tillgängligöra statistik är en viktig del (som utvecklas under avsnittet uppföljning ) men lika viktigt är att lyfta fram rätt data. Så som arbetet ser ut idag ligger ett alltför stort fokus på utfallsfaktorer som grund för planering (dessa kan dock vara relevanta på en mer övergripande nivå). Det bidrar till insatser som försöker hantera uppkomna problem snarare än att arbeta med orsakerna till problemen, och bidrar till att arbetet bedrivs på en selektiv nivå i större utsträckning än med fokus på universell prevention. Med utgångspunkt i den preventiva paradoxen25 åstadkoms den största förebyggande effekten om insatserna riktas mot hela befolkningen och inte endast mot högriskgrupper. I utredningsuppdraget kring epidemiologisk bevakning finns anledning att behandla hur statistik kring orsaksfaktorer kan säkerställas. Vidare resonemang om ansvarsförhållanden relaterat till olika preventionsnivåer förs under kapitlet Organisation. Bildtext: Exempel på stöd i planeringsfasen. STK-2014-120 SBN-2014-1570 25 Se fotnot 3 23 24 31 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

181 Genomförande I genomförandefasen genomförs de aktiviteter eller förändringar som tidigare planerats. De kan genomföras bland annat med stöd i olika program eller modeller. Effekterna mäts löpande under tiden och oförutsedda effekter, eventuella svårigheter eller avvikelser från planen dokumenteras. Förändringarna testas med fördel i liten skala för att göra dem hanterbara och för att ha mod att testa innovativa eller kontroversiella lösningar. Idéer som testas i liten skala kan också lättare förkastas om effekterna inte blir som förväntat. Goda effekter på förändringar eller aktiviteter skalas upp och implementeras när samtliga fyra delar av det systematiska arbetet har genomförts. Social hållbarhet genomsyrar flera av Malmö stads kommunfullmäktigemål, och kommer enligt modellen för målstyrningen därför också att utgöra en viktig del då dessa bryts ned i nämndsmål, åtaganden och aktiviteter i verksamheterna. För att bidra till måluppfyllelse är det viktigt att aktiviteterna genomförs med stöd i ett systematiskt arbete där det förslag som beskrivs i detta ärende kan vara ett stöd i arbetet. Bildtext: Planerade aktiviteter genomförs och kontinuerlig uppföljning pågår parallellt. De aktiviteter som visats effektiva kan implementeras. Uppföljning En systematisk uppföljning av arbetet är en förutsättning för att bedöma om arbetet ger önskat utfall relaterat till uppsatta mål. Det avser såväl ordinarie arbete som insatser som testas med ambition om att skalas upp. Ett systematiskt folkhälsoarbete ger således också utrymme för kreativitet, men säkerställer att det arbete som testas i förlängningen också bidrar till ett lärande i organisationen. Förvaltningarna upplever dock att det saknas tid, kunskap och resurser för att genomföra egna uppföljningar och/eller för att ta in externa aktörer. Flera menar att stadskontoret skulle kunna stödja arbetet med att utveckla samverkan med universitet och högskola, samt ge stöd i analysarbete och omvärldsbevakning. 32 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

182 Samverkan med forskning26 Ett av utredningsuppdragen inom ramen för Det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö är att: göra en översyn av befintliga forsknings- och utvecklingsstrukturer och samverkansformer med högskola och universitet med förslag på arbetsmodellen som aktivt kan främja det fortsatta arbetet för en socialt hållbar utveckling. I delrapporten som behandlades av kommunstyrelsen i januari 2015 föreslås att en process påbörjas genom vilken representanter från Malmö stad och Malmö högskola samt andra lärosäten, ges möjlighet att diskutera samverkansformer. Formerna för samverkan med universitet och högskola är således under utredning27. I ett ytterligare utredningsuppdrag ligger fokus vid samverkan utifrån olika metoder Utreda förutsättningarna för att stärka samarbetet med universitet och högskola i enlighet med åtgärdsförslaget gällande följeforskning och forskningscirklar. I den lägesrapport som behandlades av kommunstyrelsen i januari 2015 konstateras att det pågår många samarbeten med närliggande lärosäten men att det saknas en strukturerad samverkan kring metodutveckling. I det fortsatta utredningsarbetet läggs fokus bland annat vid att utarbeta/uppdatera en metodbok om forskningscirklar. Denna metod kan vara ett stöd i att föra samman forskning och praktik och för att kunna ta till sig forskningsresultat. Ett medskick till det vidare arbetet är betydelsen av att kommunicera metodboken och att utforma stöd för implementering. Inom ramen för utredningsuppdraget ska också forskarkompetens inom Malmö stad kartläggas. Det är vidare därför intressant att väcka frågan om en FOU-resurs kopplat till ambitionen om att nå ett socialt hållbart Malmö. Vidare resonemang om detta under kapitlet Organisation. Analysarbete och kunskapsallianser28 Flera förvaltningar förespråkar att stadskontoret i större utsträckning än tidigare bör ta ansvar för analys av olika undersökningar samt bjuda in till dialog med såväl interna som externa aktörer för att tillsammans diskutera olika underlag. Behovet bottnar i brist på tid och/eller analytisk kompetens. Ett utredningsuppdrag inom ramen för det fortsatta arbetet för ett socialt hållbart Malmö är att: Skapa former för ett kvalificerat analysarbete av den epidemiologiska bevakningen av Malmö 29. I uppdraget ska förslag ges på former för hur Malmö stad ska hantera underlag innehållande data som är relevanta för området men också för hur dessa underlag samordnas och kommuniceras30. Det finns anledning att utveckla kunskapsallianser för detta ändamål eftersom underlag kring till exempel befolkningens hälsa måste ses ur ett samhällsperspektiv med flera aktörer som dels har möjlighet att påverka utfallet dels bär eventuella kostnader. Social hållbarhet är ett omfattande område där flera samhällsaktörer är experter. Utifrån förvaltningarnas behov av ett förvaltningsövergripande arbete kring olika underlag inom området social hållbarhet är det rimligt att stadskontoret, utifrån stadskontorets formella uppdrag, förstärker sin samordnande roll bland annat genom de uppdrag som nämnts ovan. Förvaltningsövergripande grupper har etablerats för arbetet med kommunfullmäktigemålen. Eftersom underlag för uppföljning av social hållbarhet kan förutsättas vara en viktig del i målarbetet, kan kunskapsallianser med externa aktörer ses som komplement till de förvaltningsövergripande grupperna. Samverkan med forskning sker i uppföljningssyfte men också i planeringssyfte varför detta avsnitt också är relevant under avsnittet Planering. 27 Ett förslag presenteras för kommunstyrelsen under våren 2016. 28 Analys av undersökningar/underlag sker i uppföljningssyfte men också i planeringssyfte och detta avsnitt är således också relevant som en del av avsnitten under Planering. 29 En grundläggande del som lyfts fram i flera delar i föreliggande utredning är behovet av tillgång till kvalitetssäkrad statistik och samordning av densamma. Detta knyter an till såväl asvnittet om planering som till avsnittet gällande uppföljning. 30 Stadskontoret ska återkomma till kommunstyrelsen under våren 2015 26 33 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

183 Indikatorer för uppföljning på längre sikt Det systematiska arbetet ska vara ett stöd för att arbeta med aktiviteter inom ordinarie styr- och ledningssystem, i syfte att uppfylla kommunfullmäktigemål och nämndsmål. På lång sikt och för att bedöma om organisationen drar åt rätt håll är de indikatorer som utvecklas inom ramen för arbetet med hållbarhetsintegrering en utgångspunkt för uppföljning av om Malmö går i riktning mot en socialt hållbar stad31. Bildtext: Uppföljning dels utifrån de aktiviteter som genomförts, dels av de långsiktiga effekterna. Lärande organisation En lärande organisation är en organisation i ständig förvandling som anpassar sig efter omvärldens krav och de utmaningar den står inför. Malmö stad är en del av omvärlden och behöver förändras i takt med att omvärlden förändras. En lärande organisation reflekterar, anpassar sig och växer med uppgiften och tar tillvara medarbetarnas kompetens. Den lärande organisationen kännetecknas av samverkan och helhetssyn, inte stuprör- och sektorstänkande. Chefer måste vara bärare av den lärande organisationen för att den ska kunna bli verklighet i alla led. En av grundtankarna med en lärande organisationen är att bättre nyttja den kompetens som finns inom organisationen. Bara de handlingar som skapar värde för medborgarna ska genomföras. Utvecklingen av till exempel den epidemiologiska bevakningen är ett viktigt led i att bli en mer lärande organisation. Planeringen av nya insatser kan ta utgångspunkt i statisktik och utfallet kan mätas för att vara en del av lärandeprocessen. En förutsättning för att statisktiken ska bli relevant är att den presenteras på delområdesnivå, att fördelningen av hälsa är möjlig att utläsa och att den utgår från orsaker snarare än utfall. I områdesprogrammet har ett prövande förhållningssätt använts. Malmö är i ständig förändring och de utmaningar som staden ställs inför kräver nya lösningar och en 31 Arbetet med indikatorerna pågår under 2015. 34 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

184 otraditionell organisering som involverar fler aktörer och framför allt medborgarna i områdena. Områdesprogrammets arbetssätt har lett till många nya lösningar och arbetssätt, men att sprida goda exempel och att förändra kärnverksamheterna har visat sig vara svårt. Att det saknats följeforskning och bra statistiskt underlag på delområdesnivå kan vara en bidragande orsak. Bildtext: Uppföljningen ligger till grund för bland annat prioritering, resursfördelning, implementering och bidrar till ett lärande i organisationen. 35 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

185 Bildtext: Modell för systematiskt arbete för att nå social hållbarhet. Resurser Flera förvaltningar menar att ett systematiskt arbete för att uppnå social hållbarhet förutsätter särskilda resurser för att arbetet ska prioriteras. En risk är dock att särskilda resurser bidrar till att arbetet läggs i projekt vid sidan av ordinarie strukturer och det är grundläggande att arbetet utgör en del som beaktas i ordinarie budgetprocess. Men en jämförelse kan göras till arbetet med jämställdhetsintegrering till vilket särskilda resurser avsatts under en begränsad period till bland annat utbildningsinsatser och implementeringsarbete. Det kan finnas anledning att hantera det systematiska arbetet för att uppnå social hållbarhet på liknande sätt. 36 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

186 Organisation Om definitionen beskriver vad och systematiken hur arbetet ska bedrivas så handlar den tredje delen om att organisationen ska utformas på ett sätt som stödjer arbetet. Det ska finnas nödvändiga resurser och rätt kompetens, stabila samverkansformer som gynnar arbetet, tydlighet i roller och ansvar och en utvecklad dialog internt såväl som externt. Kompetens och resurser Flertalet förvaltningar lyfter behovet av stöd och kunskap inom social hållbarhet bland annat utifrån att det är flera perspektiv, till exempel jämställdhets-, miljö- och barnperspektivet, som ska beaktas inom en verksamhet. Flera förvaltningar upplever att det är svårt att med befintliga resurser driva arbetet utifrån dessa. Inom ramen för jämställdhetsintegreringsarbetet som av många upplevs lyckat, har det bland annat anordnats utbildningsinsatser och representanter som arbetar centralt med jämställdhetsintegreringen har också informerat om och diskuterat arbetet ute i förvaltningarna. Det finns anledning att beakta det sätt på vilket jämställdhetsintegreringen bedrivits och inom ramen för detta också se över möjligheterna till att kommunicera flera olika perspektiv parallellt (mer resonemang om detta under kapitlet Definition och principer ). Det finns en tydlig efterfrågan på stöd kring statistik, analys och omvärldsbevakning. Det handlar om att tillhandahålla kvalitetssäkrad lättillgänglig statistik, om att bistå med mer fördjupade analyser av underlag och undersökningar och att genom omvärldsbevakning bistå förvaltningarna med information om aktuella forskningsresultat, möjligheter att söka medel etc. Former för hur detta kan hanteras beskrivs bland annat under kapitlet Systematiskt arbete. En vidare del kring detta handlar om kompetensutveckling, och utredningen visar att den kunskap som särskilt behöver utvecklas för att möjliggöra ett systematiskt arbete med hög kvalitet är kompetens kring bland annat preventionsnivåer, risk- och skyddsfaktorer samt orsaksoch utfallsmått. Utifrån den efterfrågan som finns kring en mer strukturerad samverkan mellan forskning och Malmö stad, omvärldsbevakning och förutsättningar för att ta till sig forskningsresultat, finns det anledning att diskutera en FOU-resurs kopplat till området. Sådana resurser finns inom vård och omsorg, individ och familjeomsorgen och skolan. En sådan resurs har forskarkompetens och deras roll är att vara en länk mellan forskning och praktik. FoU-enheterna bidrar bland annat med metodstöd i verksamheterna, implementering av planer och forskningsresultat, håller i utbildningar, handleder personal, håller i forskningscirklar och bedriver verksamhetsnära forskning. Samverkan, roller och ansvar Strukturer för samverkan De befintliga strukturer för samverkan som framför allt diskuteras av förvaltningarna är Områdesprogrammet och SSP. Flertalet av förvaltningarna har på ett eller annat sätt varit delaktiga i en av eller båda dessa samverkansformer. Såväl stadsområden som fackförvaltningar. Många förvaltningar menar att Områdesprogrammet bidragit till de utvecklade nätverk som finns i områdena idag. Nätverk som omfattar flera olika aktörer från såväl kommun, näringsliv som civilsamhälle. Det är öppna samtal och nära kontakter mellan olika aktörer som har varit värdefullt för att hantera olika händelser. I vissa förvaltningar behöver dock samverkan utvecklas på ett sätt som gör att den också bedriver arbete på en universell nivå och inte endast då det inträffar händelser av akut karaktär. 37 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

187 SSP har under många år varit utgångspunkt för samverkan inom det trygghetsskapande och brottsförebyggande arbetet i Malmö stad och den lärdom som byggts upp är viktig att bygga vidare på. Utredningen visar dock att bland annat omorganisationen har gett andra förutsättningar med breddade uppdrag och större geografiska administrativa gränser än det som SSP ursprungligen hade att arbeta utifrån. En ytterligare del som i vissa fall påverkat SSP strukturen är bristen på central samordning. SSP-strukturen upplevs också av vissa som för snäv för att arbeta med de sammansatta frågor som finns i samhället idag, vilket skapat ett behov av att knyta till sig fler aktörer så som föreningar, trossamfund och fastighetsägare. Det framgår av utredningen att SSP i större utsträckning arbetar på en selektiv nivå än med universell prevention. Utredningen visar att det finns ett behov av en organisering som på ett bättre sätt stödjer ett systematiskt arbete som långsiktigt bidrar till ett socialt hållbart Malmö. Malmökommissionen lyfter bland annat behov av att utgå från orsaker snarare än utfall och lyfter genom en av sina rekommendationer behovet av att flera aktörer ingår kunskapsallianser för att driva arbetet framåt. Det finns ett antal utgångspunkter som är särskilt viktiga att beakta i det fortsatta arbetet. Det avser att; - fokus bör ligga på bakomliggande faktorer. - komplexa utmaningar förutsätter fler aktörer i samverkan. - arbetet behöver ske på mikronivå (till exempel mindre geografiska områden). - medborgarperspektivet behöver vara en del i det kontinuerliga arbetet. Utgångspunkten är att det är en bredd av aktörer som på olika sätt bidrar till samhället och dess utveckling, även medborgarna. Det finns inte en bärare av utmaningarna i samhället och inte heller en kostnadsbärare. Hur en skola i ett område fungerar påverkar omflyttningen, bostadspriser och förutsättningar för att ta sig vidare genom utbildning till arbete. Mer fokus bör läggas på orsaksfaktorer som grund för planering och prioritering och med grund i mindre geografiska områden. Såväl ett evidensbaserat som ett prövande förhållningssätt bör ges utrymme och kan komplettera varandra i utvecklingen av kärnverksamheterna. Avdelningarna för områdesutveckling inom respektive stadsområde har ett brett ansvarsområde och samverkan kan med fördel spegla det uppdraget. Däremot visar utredningen att områdesutvecklingsavdelningarna i vissa fall arbetar mer på en selektiv nivå snarare än med universell prevention. Detta innebär dels att det inte fullt ut speglar avdelningarnas uppdrag, dels att det saknas aktörer som fullt ut ansvarar för och driver det universella arbetet. SSP kan med fördel lägga fokus vid den selektiva nivån, och det finns också andra aktörer, däribland sociala resursförvaltningen, som har ett tydligare ansvar för det selektiva och indikerade arbetet. Alla delar är nödvändiga men ansvarsfrågan behöver förtydligas. En viktig aspekt som synliggörs i ovanstående resonemang är att arbetet bör bedrivas i tvärprocesser mellan flera olika aktörer. Det arbete som idag bedrivs i tvärprocesser ligger i flera fall utanför ordinarie verksamhet som projekt. Ett arbete utifrån tvärprocesser måste istället bli en naturlig del i ordinarie verksamhet för att komplexa sammanhang ska kunna hanteras, och medborgarna måste vara en del av dessa. Ett ytterligare steg kan handla om hur en sådan struktur kan kombineras med en budget som också hanteras på tvärs, där alla aktörer bli delägare i budgeten. Ett sådant förhållningssätt bidrar ytterligare till en ökad demokratiserad styrning. Stadskontoret och övriga förvaltningar Flera förvaltningar uttrycker ett behov av att tydliggöra stadskontorets roll, om det är att styra eller leda, att stadskontoret antar en mer koordinerande roll och knyter samman olika pågående arbeten och att stadskontoret i större utsträckning beaktar det 38 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

188 medborgarnära som framförallt stadsområdena framhåller som viktigt för att kunna bedriva ett arbete som ger effekt. Samverkansformerna är idag ofta personbundna och det efterfrågas en mer strukturerad samverkan mellan stadskontor och övriga förvaltningar. Ett systematiskt arbete för att nå ett socialt hållbart Malmö är ett gemensamt åtagande för alla delar av organisationen, och att utveckla samverkansformer inom ramen för detta är en förutsättning för att bedriva ett effektivt arbete. Flera av de utredningar och utvecklingsarbeten som är igång förutsätts landa i ordinarie strukturer, vilket också kommer att förutsätta nya former av samverkan mellan olika delar av organisationen. 39 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

189 Bilaga 1 Utredningsdirektiv Folkhälsopolicy Utredningsdirektiv - Socialt hållbar utveckling i Malmö Översyn och eventuell revidering av Malmö stads folkhälsopolicy Bakgrund I maj 2010 (Dnr 363/10) beslutade Kommunstyrelsen att inrätta en Kommission för ett socialt hållbart Malmö. I april 2013 (Dnr 145/13) beslutade Kommunstyrelsen att godkänna kommissionens slutrapport samt att anse kommissionens arbete som slutfört. Slutrapporten sändes därefter ut på en bred remissrunda. I mars 2014 (STK-2013-145) beslutade kommunstyrelsen om inriktningen av det fortsatta arbetet för en socialt hållbar utveckling. I detta ingår ett antal utredningsuppdrag varav detta är ett. Kommunstyrelsen beslutade även att ställa sig bakom kommissionens två övergripande rekommendationer. 1) Införa en social investeringspolitik. 2) Förändra processerna genom att skapa kunskapsallianser och demokratiserad styrning. Dessa rekommendationer ska ses som vägledande för hur de beslutade uppdragen genomförs. Syfte Att skapa ett relevant styrdokument för Malmö stad gällande folkhälsa. Underlag Med anledning av det arbete som Malmökommissionen presenterat och de beslut som kommunstyrelsen fattat kring detta finns de anledning att göra en översyn och eventuell revidering av Malmö stads folkhälsopolicy. Då med hänsyn tagen till innehållet i kommunstyrelseärendet, kommissionens slutrapport och underlagsrapporter samt till det pågående arbetet med kommunens mål och styrdokument. Sidhänvisning till tjänsteskrivelsen/malmökommissionens slutrapport 121(tjänsteskrivelsen) Involverade aktörer Bl.a. Malmö stads förvaltningar, Region Skåne samt lärosäten Ansvar/processägare Stadskontoret/välfärdsavdelningen Tidplan Återrapporteras till kommunstyrelsen under hösten 2014 40 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

190 Följande upplägg ska följas vid varje genomförd utredning för att möjliggöra tydligt beslutsunderlag och att respektive utredning ska kunna ses i det sammanhang som uttryckts i kommunstyrelsens beslut för socialt hållbar utveckling. Förslag på åtgärder och beslut Visa på förväntat resultat av de föreslagna åtgärderna Kostnadsberäkna och ge förslag på finansiering av de åtgärder som föreslås Ange tidsplan för genomförande Tydliggöra ansvarsfrågan Involverade berörda aktörer presenteras Beakta mångfalds-, barn-, och jämställdhetsperspektiv 41 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

191 Bilaga 2 Utredningsdirektiv Epidemiologisk bevakning Utredningsdirektiv - Socialt hållbar utveckling i Malmö Skapa former för ett kvalificerat analysarbete av den epidemiologiska bevakningen av Malmö. Bakgrund I maj 2010 (Dnr 363/10) beslutade Kommunstyrelsen att inrätta en Kommission för ett socialt hållbart Malmö. I april 2013 (Dnr 145/13) beslutade Kommunstyrelsen att godkänna kommissionens slutrapport samt att anse kommissionens arbete som slutfört. Slutrapporten sändes därefter ut på en bred remissrunda. I mars 2014 (STK-2013-145) beslutade kommunstyrelsen om inriktningen av det fortsatta arbetet för en socialt hållbar utveckling. I detta ingår ett antal utredningsuppdrag varav detta är ett. Kommunstyrelsen beslutade även att ställa sig bakom kommissionens två övergripande rekommendationer. 1) Införa en social investeringspolitik. 2) Förändra processerna genom att skapa kunskapsallianser och demokratiserad styrning. Dessa rekommendationer ska ses som vägledande för hur de beslutade uppdragen genomförs. Syfte Ett mer kvalificerat analysarbete av den epidemiologiska bevakningen av Malmö Underlag Forskning utgår ofta från de underlag som en kvalificerad epidemiologisk bevakning ger, dessa underlag utgör därför grunden för att forskning ska kunna genomföras. De folkhälsodata som finns idag är underutnyttjade. Ett gemensamt arbete med Region Skåne bör därför bedrivas för att data ska användas i större utsträckning och för att den samverkan som finns inom detta område utvecklas ytterligare. En kvalificerad epidemiologisk bevakning ska omfatta alla åldrar och hela livscykeln. En kvalificerad epidemiologisk bevakning skapar förutsättningar för att systematiskt följa upp utvecklingen av hälsan i befolkningen på ett adekvat sätt. Den utgör grunden för kunskapen om utvecklingen av hälsan över tid i staden. Det handlar också om att utifrån det tillgängliga underlaget göra analyser och ge förslag på hur resultatet kan tillämpas i praktiken. Detta är ett komplext men mycket viktigt uppdrag för att kunna följa utvecklingen av social hållbarhet i Malmö. Analyser i sig är inte ett självändamål, utan de ska verka som underlag för interventioner och prioriteringar. En bättre förståelse för orsaksfaktorer till uppkomna problem samt en strategi och stärkt samarbete är avgörande frågor. Tre nyckelfaktorer har identifierats för att Malmö stad ska kunna utveckla en kvalificerad epidemiologisk bevakning; hantering och analys av data, organiseringen av ett sådant arbete och den kompetens som detta kräver. Kopplat till detta uppstår också frågan hur kommun och region i större utsträckning kan samarbeta för att 42 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

192 utbyta information samt göra gemensamma analyser och gemensamma insatser för att nå mesta möjliga nytta för medborgarna. Uppmärksammas bör de påbörjade arbeten som sker idag gällande samarbete kring geografiskt kopplad data och tillgänglighet till statistik på karta. Samarbetsprojekt som pågår mellan Malmö stad, Malmö högskola, Lunds universitet och Polisområde Malmö kring en gemensam geodatabas behöver bli permanent och ledas från Stadskontoret. Då Region Skånes folkhälsoenkäter och skadedata ingår i databasen är regionen en naturlig aktör att samverka med i ett kvalificerat analysarbete. Arbetet med att skapa förutsättningar för en kvalificerad epidemiologisk bevakning har således till viss del redan påbörjats. Det arbete som pågår kring Koll, som innebär att kvalitetssäkrad och gemensam verksamhetsinformation bör samlas på ett ställe och tillsammans med ovan nämnda utvecklingsarbete utgöra viktiga delar som har en anknytning till en kvalificerad epidemiologisk bevakning. Det är därför av största vikt att arbetet med dessa båda verktyg utvecklas gemensamt och ses som kompletterande system. Uppföljning av hälsodata ska inte analyseras isolerat utan kopplas samman med både andra typer av underlag (till exempel vårdkonsumtion, sjuklighet, dödlighet, inkomst, utbildningsnivå) och med underlag från till stadens olika verksamheter och verksamhetssystem. Det är viktigt att både följa upp interna processer och insatser och att dessa blir en del av samhällsanalyser med fokus på utvecklingen av befolkningens hälsa. Ett flertal kompetenser är avgörande för att utveckla en kvalificerad analys utifrån den epidemiologiska bevakningen tillsammans med andra aktörer, till exempel genom kunskapsallianser med representanter från Malmö stad, Region Skåne, civilsamhället, universitet och högskola. Malmö stad behöver därför undersöka hur den kompetens som finns idag kan användas och vilken ytterligare kompetens som behövs för att kunna utveckla en kvalificerad analys. Sidhänvisning till tjänsteskrivelsen/malmökommissionens slutrapport 118/127 Involverade aktörer Bl.a. Stadskontoret/förvaltningsavdelningen, avdelning för samhälsplanering, Region Skåne samt lärosäten Ansvar/processägare Stadskontoret/välfärdsavdelningen Tidplan Återrapporteras till kommunstyrelsen under hösten 2014 Följande upplägg ska följas vid varje genomförd utredning för att möjliggöra tydligt beslutsunderlag och att respektive utredning ska kunna ses i det sammanhang som uttryckts i kommunstyrelsens beslut för socialt hållbar utveckling. Förslag på åtgärder och beslut Visa på förväntat resultat av de föreslagna åtgärderna Kostnadsberäkna och ge förslag på finansiering av de åtgärder som föreslås Ange tidsplan för genomförande Tydliggöra ansvarsfrågan Involverade berörda aktörer presenteras Beakta mångfalds-, barn-, och jämställdhetsperspektiv 43 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

193 44 Struktur för arbetet med social hållbarhet Stadskontoret

194 Uppdrag budget 2015 Målområde 9 utredning om hur delade turer kan fasas ut 12 SOFI-2015-612

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 1 (3) 195 Datum 2015-12-2221 Vår referens Christina Widerstrand Utvecklingssekreterare Christina.Widerstrand@malmo.se Tjänsteskrivelse Uppdrag budget 2015 Målområde 9 utredning om hur delade turer kan fasas ut SOFI-2015-612 Sammanfattning Kommunstyrelsen har anmodat stadsområdesnämnderna samt sociala resursnämnden att inkomma med mätning av förekomsten av delade turer samt en beskrivning av hur dessa kan fasas ut. Inom stadsområdesförvaltning Innerstaden förekommer delade turer inom enheterna för särskilt boende och enbart under lördag och söndag. Under mätperioden förekommer schemalagda delade turer på 12 av 13 särskilda boenden. Stadsområdesförvaltning Innerstaden ser inte någon möjlighet att fasa ut förekomsten av delade turer med hänsyn till rådande ekonomiska förhållanden. Under 2016 kommer dock förvaltningen att delta i en utbildning i resurs- och bemanningsplanering med avsikten att dessa kunskaper kommer att kunna tillämpas i verksamheten. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att anta förslag till yttrande till kommunstyrelsen angående målområde 9 hur delade turer kan fasas ut. Beslutsunderlag Förslag till remissunderlag Rapport, delade turer inom vård och omsorg G-Tjänsteskrivelse SoNI 160127 Uppdrag budget 2015 Målområde 9 - utredning om hur delade turer kan fasas ut Yttrande SoNI 160127 Uppdrag budget 2015 Målområde 9 - utredning om hur delade turer kan fasas ut Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Innerstadens arbetsutskott 2016-01-13 Stadsområdesnämnd Innerstaden 2016-01-27 Ärendet Bakgrund I Budget 2015 är ett av kommunfullmäktiges mål att Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna (målområde 9). I SIGNERAD 2015-12-22

inriktning för 2015 anges att det är önskvärt att få bort de ofrivilligt delade turerna inom Malmö stad. Kommunfullmäktige har givit kommunstyrelsen i uppdrag att utreda hur de delade turerna kan fasas ut från Malmö stads verksamheter och stadskontoret har utifrån detta uppdrag lämnat underlaget Rapport delade turer. 196 2 (3) Stadsområdesnämnderna och sociala resursnämnden har anmodats att inkomma med mätning av förekomsten av delade turer samt beskrivning av hur dessa kan fasas ut. Mätning Delade turer förekommer endast inom enheterna för särskilt boende inom vård och omsorgs verksamheter. I tabellerna nedan redovisas förekomsten av schemalagda delade turer vid 12 av 13 särskilda boenden inom stadsområde Innerstaden. Vid det 13:e boendet är rasten mellan passen 60 min vilket inte räknas som en delad tur och har därmed inte inkluderats i redovisningen. Denna sektion ser dock över sin ekonomi och bemanningsplanering på grund av svårigheter att hålla tilldelad budget. Mätningen är gjord av sektionscheferna vid respektive boende som har angett förekomsten av antalet schemalagda delade turer per vecka. Dessa turer har sedan multiplicerats med 12 eftersom mätningen avsåg en tidperiod på 12 veckor. Antalet delade turer har sedan fördelats i tabellen efter längden på uppehållet mellan passen. Den vanligaste förekommande längden på uppehållet mellan passen är 180 minuter. Samtliga turlängder överstiger 8 timmar. Fyra av de 12 boendena har önskeschema. Tabell 1 antal delade turer vid verksamheter utan önskeschema Period 12 v hösten 2015 Särskilt boende, Innerstaden Antal förekomster turlängd <= 8 tim Antal förekomster turlängd > 8 tim Längd på uppehåll mellan passen 61-90 min 91-180 min 181-240 min 241 min < må-fre lö-sö må-fre lö-sö må-fre lö-sö må-fre lö-sö - - - - - - - - - - - 552-120 - 120 Tabell 2 antal delade turer vid verksamheter med önskeschema Period 12 v hösten 2015 Särskilt boende, Innerstaden Antal förekomster turlängd <= 8 tim Antal förekomster turlängd > 8 tim Önskeschema - längd på uppehåll mellan passen 61-90 min 91-180 min 181-240 min 241 min < må-fre lö-sö må-fre lö-sö må-fre lö-sö må-fre lö-sö - - - - - - - - - - - 156-60 - -

197 3 (3) Utfasning av delade turer Stadsområdesförvaltning Innerstaden ser inte någon möjlighet att fasa ut förekomsten av delade turer med hänsyn till rådande ekonomiska förhållanden. Erfarenheter från andra kommuner som minskat eller tagit bort delade turer visar att det är en komplex och ofta kostsam förändring att genomföra eftersom det som regel innebär behov av ökat antal personer i verksamheten samt ofta nya krav på medarbetarna genom ökad helgtjänstgöring. I några kommuner har avskaffandet inte varit villkorat med krav om heltid, önskad tjänstgöringsgrad eller minskad användning av timvikarier. Sådana villkor gör frågan ännu mer komplex inom befintlig budgetram. Beräkning av att ta bort de delade turerna per lördag/söndag skulle i Innerstaden innebära att det under en normalhelg skulle utökas från ca 85 pass (idag i form av delad tur och ca 10 h) till istället ca 170 heltidspass per helg (8 h). Med en sådan utökning tas det samtidigt hänsyn till heltid som norm och fortsatt minskning av andelen arbetad tid utförd av timavlönade medarbetare samt med Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) beaktas och långa arbetspass bör undvikas. Konsekvenserna av borttagande av delade turer under dessa premisser skulle för medarbetarna inom särskilt boende i Innerstaden innebära att de mer frekvent skulle behöva arbeta på helgerna (mer än ca varannan helg som det är idag) samt att det innebär färre lediga dagar eftersom helgpassen skulle som regel inte vara längre än 8 timmar (idag är passen oftast 10 timmar). Stadsområdesförvaltning Innerstaden ska under 2016 delta i Malmö stads utbildning om resursoch bemanningsplanering med avsikten att dessa kunskaper kommer att kunna tillämpas i verksamheten. Ansvariga Ronny Andersson Förvaltningschef

Malmö stad Stadsområdesnämnd Innerstaden 1 (2) 198 Datum 2015-12- Adress Diarienummer SOFI-2015-612 Yttrande Till Kommunstyrelsen Budget 2015, målområde 9 - utredning om hur delade turer kan fasas ut. STK-2015-933 Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att lämna följande yttrande: Sammanfattning Inom stadsområdesförvaltning Innerstaden förekommer delade turer inom enheterna för särskilt boende och enbart under lördag och söndag. Under mätperioden finns schemalagda delade turer på 12 av 13 särskilda boenden. Stadsområdesförvaltning Innerstaden ser inte någon möjlighet att fasa ut förekomsten av delade turer med hänsyn till rådande ekonomiska förhållanden. Under 2016 kommer dock stadsområdesförvaltning Innerstaden att delta i en utbildning i resurs- och bemanningsplanering med avsikten att dessa kunskaper kommer att kunna tillämpas i verksamheten. Yttrande Delade turer förekommer endast inom enheterna för särskilt inom vård och omsorgs verksamheter. Mätningen av förekomsten av delade turer är gjord av sektionscheferna inom särskilt boende under hösten 2015. 12 av 13 särskilda boenden inom stadsområde Innerstaden har delade turer. Vid det 13:e boendet är rasten mellan passen 60 min vilket inte räknas som en delad tur och har därmed inte inkluderats i redovisningen. Detta boende ser dock över sin ekonomi och bemanningsplanering då sektionen har haft svårt att hålla tilldelad budget. Stadsområdesförvaltning Innerstaden ser inte någon möjlighet att fasa ut förekomsten av delade turer med hänsyn till rådande ekonomiska förhållanden. Konsekvensen av att ta bort de pass som finns i form av delade turer idag och ersätta dessa med ytterligare ett heltidspass skulle innebära en dubblering av antalet tjänstgöringspass under en normalhelg. Med en sådan utökning tas det samtidigt hänsyn till heltid som norm och fortsatt minskning av andelen arbetad tid utförd av timavlönade medarbetare samt med Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) beaktas och långa arbetspass bör undvikas.

Konsekvenserna av borttagande av delade turer under dessa premisser skulle för medarbetarna inom särskilt boende i Innerstaden innebära att de mer frekvent skulle behöva arbeta på helgerna (mer än ca varannan helg som det är idag) samt att det innebär färre lediga dagar eftersom helgpassen skulle som regel inte omfatta längre än 8 timmar (idag är passen oftast 10 timmar). Stadsområdesförvaltning Innerstaden ska under 2016 delta i Malmö stads utbildning om resurs- och bemanningsplanering med avsikten att dessa kunskaper kommer att kunna tillämpas i verksamheten. 199 2 (2) Ordförande Anders Nilsson Stadsområdesdirektör Ronny Andersson [Här anger du om det finns reservationer/särskilda yttranden]

Malmö stad Stadskontoret 1 (2) 200 Datum 2015-10-26 Vår referens Ann Peter HR-specialist Ann.Peter@malmo.se Budget 2015, målområde 9 - utredning om hur delade turer kan fasas ut. SOFI-2015-612 Till Sociala resursnämnden Stadsområdesnämnd Innerstaden Stadsområdesnämnd Norr Stadsområdesnämnd Söder Stadsområdesnämnd Väster Stadsområdesnämnd Öster Ärendet, med vårt dnr STK-2015-933 överlämnas till ovanstående för yttrande. Svaret ställt till kommunstyrelsen ska vara stadskontorets epostadress: registrera.stk@malmo.se tillhanda senast 31 januari 2016 kl 12:00. Bakgrund I Budget 2015 är ett av kommunfullmäktiges mål att Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna (målområde 9). I inriktning för 2015 anges att det är önskvärt att få bort de ofrivilligt delade turerna inom Malmö stad. Kommunfullmäktige har givit kommunstyrelsen i uppdrag att utreda hur de delade turerna kan fasas ut från Malmö stads verksamheter och stadskontoret har utifrån detta uppdrag till kommunstyrelsen lämnat underlaget Rapport delade turer. Beslut Kommunstyrelsen beslutade att utifrån bifogat remissunderlag anmoda stadsområdesnämnderna och sociala resursnämnden att inkomma med mätning av förekomsten av delade turer samt beskrivning av hur dessa kan fasas ut Uppdrag Nämnden ska mäta förekomsten av delade turer i verksamheten under 12 veckor - vecka 34 (17/8) till och med vecka 45 (8/11) eller den 12-veckorsperiod som ligger närmast i anslutning till dessa veckor. Varje medarbetares delade tur enligt grundschema (för önskeschema gäller placeringsschema) under perioden ska anges som en förekomst. Mätningen ska även omfatta personliga assistenter i den mån dessa har delade turer (ej PAN). Stadskontoret Adress: August Palms Plats 1 Tel: 040 34 10 00 Org.nr. 212000-1124 E-post: malmostad@malmo.se Webbplats: www.malmo.se

201 Summan av förekomsterna ska delas in i intervall utifrån tabellen nedan med angivande av verksamhet, valt from tom-datum, turlängd samt om det är må-fre eller helg. Nämnden ska beskriva vilka förutsättningar beräknat på helårseffekt som - utifrån framtaget underlag baserat på 12-veckorsperiod - krävs för att möjliggöra en utfasning av de delade turerna. I beskrivningen ska de personalpolitiska målen heltid som norm, önskad tjänstgöringsgrad och minskning av andelen arbetad tid utförd av timavlönade medarbetare beaktas. Likaså ska Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) beaktas där det bl.a. föreskrivs att långa arbetspass bör undvikas. Nämnderna ska också beskriva när en sådan förändring beräknas kunna vara verkställd samt vilka eventuella hindrande strukturer som finns. Förändringen ska beskrivas ur perspektivet varaktig och långsiktig. Period Längd på uppehåll mellan passen [from - tom] [verksamhet] 60-90 min 91-180 min 181-240 min 241 min < må-fre lö-sö må-fre lö-sö må-fre lö-sö må-fre lö-sö Antal förekomster turlängd <= 8 tim Antal förekomster turlängd > 8 tim Period Önskeschema - längd på uppehåll mellan passen [from - tom] [verksamhet] 60-90 min 91-180 min 181-240 min 241 min < må-fre lö-sö må-fre lö-sö må-fre lö-sö må-fre lö-sö Antal förekomster turlängd <= 8 tim Antal förekomster turlängd > 8 tim

202 Rapport delade turer Stadskontoret SOFI-2015-612 Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 2015-09-30 1.0 Ann Peter Stadskontoret HR strategiska avdelningen

203 Innehållsförteckning Rapport delade turer...1 Bakgrund till rapporten...3 Kommunfullmäktigemål...3 Kommunstyrelsens utredningsuppdrag...3 Aktualitet...3 Definitioner...4 Delad tur...4 Ofrivilligt delad tur...4 Ekonomiska aspekter...4 Verksamhetsaspekter brukarbehov...5 Ny teknik...6 Forskning och hälsoaspekter...6 Situationen nationellt...7 Erfarenheter från andra kommuner...8 Situationen i Malmö...9 Förekomst av delade turer...10 Berörda yrkesgrupper...10 Pågående arbeten i Malmö...11 Sammanfattande bedömning stadskontoret...11 2 Stadskontoret SOFI-2015-612 Rapport delade turer

204 Bakgrund till rapporten Kommunfullmäktigemål I budget 2015 är ett av kommunfullmäktiges mål att Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna. I inriktning för 2015 anges att det är önskvärt att få bort de ofrivilligt delade turerna inom Malmö stad. Kommunstyrelsens utredningsuppdrag Under 2015 har kommunstyrelsen i uppdrag att utreda hur de delade turerna kan fasas ut från Malmö stads verksamheter. Det är inom ramen för detta uppdrag rubricerad utredning har genomförts. 1 Stadskontoret har, i egenskap av kommunstyrelsens förvaltning, tilldelats uppdraget att utföra utredningen. Uppdraget är att utreda hur delade turer kan fasas ut från Malmö stads verksamheter med fokus på hur det kan genomföras så att det bidrar till verksamhetsutveckling och god service till Malmöborna samtidigt som det skapar förutsättningar för Malmö stad att vara en attraktiv arbetsgivare. I utredningsdirektivet ingår att definiera begreppet delad tur, klargöra begreppet ofrivilligt delad tur, aktualisera om det finns acceptans för viss begränsad frekvens av delade turer samt kartlägga förekomsten av delade turer inom stadens samtliga förvaltningar. Enligt utredningsdirektivet ska också belysas hur en utfasning av delade turer kan möjliggöras med beaktande av de personalpolitiska målen heltid som norm, önskad tjänstgöringsgrad och minskning av andelen arbetad tid utförd av timavlönade medarbetare. Även tänkbara åtgärder inom verksamheterna som kan medverka till en utfasning av delade turer ska beskrivas. Utifrån dessa utredningsdirektiv har omvärldsanalys och insamling av fakta genomförts, såväl med nationellt fokus som kompletterad med faktainsamling lokalt i Malmö stad. Utredningen är disponerad så att den inleds med begreppsdefinitioner följd av generella rön avseende ekonomiska-, hälso- och verksamhetsaspekter kring arbetsformen delad tur. Sedan följer en beskrivning av situationen nationellt, erfarenheter från andra kommuner och slutligen en beskrivning av situationen specifikt i Malmö. Avslutande stycke tar upp tänkbara vägar för Malmö stad att ta frågan vidare. Aktualitet Arbetsformen delade turer har uppmärksammats såväl från politiskt som fackligt håll. Merparten av de anställda som har delade turer i sina arbetsscheman återfinns inom de yrkesgrupper som tillhör Kommunals avtalsområden, främst inom vård- och omsorgssektorn samt transportsektorn. I avtalsrörelsen 2013 kom SKL och de fackliga organisationerna överens om att gemensamt jobba för att minska antalet delade turer genom att förtydliga i avtalet att så kallade delade turer i möjligaste mån ska undvikas. I kollektivavtalet HÖK 2013 tecknat med Svenska kommunalarbetareförbundet står det Centrala parter är överens om att det är viktigt att arbetstagaren ges inflytande över arbetstidsförläggningen för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Som ett led i detta bör arbetsgivaren eftersträva att delade turer minimeras om det är möjligt utifrån verksamhetens behov. Under valåret 2014 var frågan om delade turer i fokus. Huruvida ett eventuellt förbud mot delade turer skulle vara semidispositivt och kunna ändras genom överenskommelse i kollektivavtal är en fråga som förts fram av fackliga parter. I stort sett alla riksdagspartier ser delade turer som ett bekymmer, men inget parti vill för närvarande lagstifta och förbjuda arbetspass som är delade. 2 1 Referens till ärende: STK-2015-587 2 Ekot 10 mars 2014 3 Stadskontoret SOFI-2015-612 Rapport delade turer

205 Dialogen kring delade turer har medfört att flera kommuner fattat beslut om att avskaffa, minimera eller utreda arbetsformen. Flera av dessa kommuner har konstaterat att effekterna av ett sådant beslut inte kan hanteras inom befintliga budgetramar. 3 Arbetsformen delade turer har därför inte minskat i den omfattning som var tänkt. Definitioner Delad tur Delad tur innebär att arbetsdagen delas upp i två eller flera pass med fri tid emellan. När tiden mellan arbetspassen (uppehållet) blir längre än en normal lunchrast används benämningen delad tur, det finns inte någon tydligare definition än så generellt sett. Genomsnittligt uppehåll brukar vara fyra timmar. Varje enskilt arbetspass kan vara kort, men tillsammans med uppehållet blir arbetsdagen lång, stundtals mer än 13 timmar. Arbetsformen förekommer främst inom Kommunals avtalsområden vård- och omsorg samt transport. I Malmö stad enades den partsammansatta arbetstidsgruppen 4 2013 om att definiera delad tur som arbetspass där enskild rast överstiger 60 minuter. Ofrivilligt delad tur Ibland förs resonemang kring om det är frivilligt eller ofrivilligt när en anställd har delade turer i sitt arbetsschema. Motsvarande resonemang finns också när det gäller deltid om det är ett frivilligt val att inte arbeta heltid. Många gånger upplever medarbetare att det blir ett näst intill omöjligt val att antingen acceptera deltid, arbeta fler helger eller arbeta heltid med delade turer varför frågeställningen om frivillig/ofrivillig blir svår att besvara. De vanligaste orsakerna till att anställda har accepterat delade turer är antingen att det har inneburit färre antal schemalagda helgpass, att de anställda har fått möjlighet att arbeta heltid eller så har ett byte av arbetsgivare (exempelvis i samband med outsourcing) inneburit krav på att acceptera delade turer som en förutsättning att få behålla jobbet. En stor andel, sex av tio anställda är negativt inställda till att arbeta på delade turer 5, men det finns också de som är nöjda med arbetstiderna. Mer än 75 % beskriver att arbetsformen innebär negativ påverkan på familjelivet och på det sociala livet, det påverkar fritiden negativt och det är svårt att använda uppehållet mellan passen till något meningsfullt. 6 Kvinnor upplever de delade turerna mer besvärande än män (32 % jämfört med 15 %). 7 Ekonomiska aspekter Endast en av fem som arbetar delad tur får någon ekonomisk ersättning för uppehållet mellan passen. Skillnaden mellan män och kvinnor är stor, en tredjedel av männen får helt eller delvis ekonomisk ersättning medan 6% av kvinnorna har motsvarande villkor. 8 Som ett alternativ till dagens förutsättningar har frågan om möjlighet att i högre grad ge en ekonomisk kompensation i de fall det är nödvändigt med delade turer förts fram. Det kan antas vara obekvämt med den typen av arbetspass och ersättning kan vara ett sätt att kompensera ekonomiskt på motsvarande sätt som görs vid kvälls- och helgtjänstgöring. 3 Exempelvis Jönköping, Hudiksvall, Helsingborg och Lunds kommun. Se mer under avsnittet Erfarenheter från andra kommuner 4 Partssammansatta arbetstidsgruppen sammankallas av HR strategiska avd och utgörs därutöver av Svenska kommunalarbetarförbundet, Vision, Lärarnas riksförbund, Saco och Lärarförbundet 5 Delade turer i välfärdssektorn Kommunal 2013 6 Obetalda håltimmar Kommunal 2011/2012, Almedalen 2014 7 Vad kännetecknar bra och dåliga skiftscheman? stressforskningsrapport nr 324 SU 2012 8 Obetalda håltimmar Kommunal 2011/2012, Almedalen 2014 4 Stadskontoret SOFI-2015-612 Rapport delade turer

206 De senaste årens beslut om att minimera, eller ta bort, delade turer i kommuner har ofta tagits på politisk nivå. Erfarenheterna visar att beslut om att avskaffa delade turer särskilt i kombination med beslut om rättighet till heltidstjänstgöring, begränsning av helgtjänstgöring och kraftig reduktion av timavlönade innebär ökade personalkostnader 9, en konsekvens som inte alltid varit tydlig i samband med beslutsfattandet. Heltid och delade turer hänger ihop liksom antalet helgpass i ett planerat schema. Vid beslut om att de anställda har rätt till heltid ökar omfattningen av de delade turerna då det blir en förutsättning för att kunna schemalägga de behovsprövade brukarinsatserna över veckans och dygnets alla tider. Ett ställningstagande kring hantering av den merkostnad som uppstår i de fall rätt till heltid kombineras med borttagande av delade turer och bibehållande av färre helgpass behövs. Alternativt ett ställningstagande kring valet mellan att behålla delade turer eller en ökad frekvens av helgtjänstgöring. Verksamhetsaspekter brukarbehov En del verksamheter pågår dygnet runt med arbetstoppar på de tider då servicen behövs som mest. Att skapa en bra verksamhet för brukarna när de efterfrågar den kan ibland krocka med ambitionen att erbjuda medarbetarna attraktiva arbetstider. 10 Men det kan också vara så att det finns utrymme för att organisera arbetet på andra sätt än idag. Vissa arbetsuppgifter som av tradition utförs vissa tider på dagen skulle eventuellt kunna utföras på andra tider för att jämna ut arbetstoppar. Resursplanering är inte i första hand en bemanningsfråga inte ett schematekniskt problem - utan det är en fråga om hur verksamheten ska planeras. 11 Det handlar om att veta när och hur verksamhetens uppdrag ska utföras och sedan utifrån den planeringen bemanna med rätt kompetens på rätt tider. Om det går att kapa topparna sprida insatserna över längre tid - går det att skapa en högre effektivitet genom att inte lika många medarbetare behövs samtidigt. Idag finns medarbetare i vissa fall kvar i tjänstgöring även under tider då det är mindre påkallat av verksamheten. Till exempel skulle det eventuellt vara möjligt att sprida starttiderna för morgonsysslorna mer - utifrån brukarnas behov och önskemål. Det finns tre centrala principer att ta hänsyn till och de ska hanteras i rätt ordning; Planera verksamheten utifrån de överenskommelser som finns med brukarna, se över överenskommelserna. Bemanna sedan med rätt antal och den kompetens som behövs vid olika tider på dygnet utifrån verksamhetens krav och behov. Och till sist schemalägg med hänsyn till verksamhetens behov och de lagar och avtal som styr. 12 I sin skrift Om fler jobbar mer, heltidsfrågan i välfärden 13 tar SKL upp problematiken med att samtidigt tillgodose brukarnas och patienternas behov, som ofta är ojämnt fördelade över dygnet, med en verksamhet där alla ska arbeta heltid. Och än större utmaning om de anställda inte ska arbeta på delade turer och inte arbeta mer än högst varannan eller var tredje helg. Mer resurser efterfrågas i vissa kommuner men också en god samverkan med de fackliga organisationerna och större flexibilitet hos de anställda när det gäller att jobba på mer än en arbetsplats. Olika alternativ bör prövas. 9 Exempelvis Jönköping, Hudiksvall, Helsingborg och Lunds kommun 10 Om fler jobbar mer. Heltidsfrågan i välfärden SKL 2015 11 Vad har verksamhetsutveckling med delade turer att göra? Äldreomsorgsbloggen mars 2014, www.aldreomsorgsbloggen.se 12 1982 antogs arbetstidslagen av riksdagen, som reglerar hur mycket man får arbeta per dygn, vecka och år. Det bestämmer också i vilken utsträckning man måste ha rast. 3:e paragrafen i arbetstidslagen gör det möjligt att genom kollektivavtal avtala bort delar eller hela arbetstidslagen. 11 timmars sammanhängande ledighet måste en arbetstagare ha under ett dygn Generellt ska vilan infalla mellan midnatt och klockan 05.00. 48 timmars sammanlagt arbete är gränsen för hur mycket man får jobba per vecka under en beräkningsperiod på fyra månader. (Arbetsmiljöverket) 13 Juni 2015 5 Stadskontoret SOFI-2015-612 Rapport delade turer

207 Om det fortfarande visar sig vara omöjligt att få ihop scheman på det sätt som behövs för att täcka verksamhetens behov så krävs det ställningstaganden - antingen delade turer, fler helgpass eller fler anställda. Socialstyrelsen tog förra året fram ett förslag om nya föreskrifter för att skärpa kraven på bemanning inom särskilda boenden. Det gick ut på remiss i november 2014 med plan att träda i kraft mars 2015 men drogs tillbaka efter remissrundan. 14 Förslaget innebar krav på att samtliga äldreboenden ska vara bemannade dygnet runt (till skillnad från tidigare föreskrifter från Socialstyrelsen där detta krav endast berörde demensboenden). Det framgår tydligt i förslaget att kvalitet inom äldreomsorgen inte enbart beror på bemanning utan även av bland annat personalens utbildning, kompetens och tillgång till exempelvis arbetsledning. Förändringsförslaget syftade till att förbättra kvaliteten inom äldreomsorgen genom att öka fokus på att det är den individuella brukarens behov som ska avgöra hur verksamheten utformas. Ny teknik Delade turer är ett exempel på en fråga som eventuellt skulle kunna hanteras annorlunda med hjälp av innovation och ny teknik. En kombination av bemanning med relevant kompetens och användning av ny teknik skulle kunna möjliggöra en effektivare resursplanering. Det ställer frågan ytterligare på sin spets: ger omsorgspersonal på plats bättre kvalitet än till exempel en kontinuerlig användning av trygghetslarm med video? 15 Alla Sveriges kommuner tillfrågades i en undersökning 2013 på uppdrag av Humana 16 om hur de ser på ny teknik inom äldreomsorgen. Hälften av kommunerna svarade och nästan samtliga bedömde att användandet av ny teknik kommer att öka de närmaste tio åren, men merparten saknar en strategi för hur. Området är under utveckling och benämns som e-hemtjänst där välfärdsteknologi kan beviljas som bistånd. 17 Exempel på välfärdsteknologi som idag används inom e-hemtjänst är bildtelefoni, elektronisk brevlåda i TV och nattillsyn via kamera. Nattfrid är en tjänst som använder en kamera som fungerar i fullständigt mörker. Natthemtjänsten loggar in och ger regelbunden tillsyn utan att störa med fysiska besök 18. Giraff är en annan digital tjänst - en fjärrstyrd robot med bildskärm och kamera som kan ersätta besök från hemtjänsten. Personalen pratar med brukaren via skärmen och roboten rullar runt och kontrollerar att allt ser bra ut. 19 Forskning och hälsoaspekter Skiftarbete och långa turer innebär ökade hälsorisker. 20 Skiftarbetare har mer besvär med hälsa, återhämtning, sömn och balansen mellan arbete och familj. Att arbeta skift ökar risken för hjärt- och kärlsjukdomar samt diabetes. Nattarbete ökar risken för bröstcancer medan långa arbetspass verkar öka risken för övervikt och mental ohälsa. Såväl långa arbetspass som skiftarbete leder till sömnstörningar och trötthet. Det saknas nästan helt forskning om konsekvenserna av att arbeta delade turer. Delade turer behöver sättas in i sitt sammanhang: skiftarbete 21, långa arbetspass och ofta tidiga skift. Det finns forskning som visar att delade turer och arbete med kort varsel är 14 SOSFS 2015:1 (S) 15 Finns det något samband mellan kvalitet, kostnader och bemanning? en studie av äldreomsorgens särskilda boenden Svenskt näringsliv med ref till Socialstyrelsen, 2014. Dnr 40184/2014. 16 Humana är ett av Sveriges större vård- och omsorgsföretag 17 Trelleborgs kommun 18 Västerås kommun 19 Giraff är en 1,5 m hög robot med videoskärm som ansikte. De som talas vid kan se varandra. Roboten rullar på hjul och kan styras på distans via en vanlig pc. Testas i Örebro och Västerås. 20 Vad kännetecknar bra och dåliga skiftscheman? stressforskningsrapport nr 324, SU 21 Definition skiftarbete: olika arbetslag driver en verksamhet under olika delar av dygnet 6 Stadskontoret SOFI-2015-612 Rapport delade turer

208 två former av skiftscheman som har särskilt negativa hälsoeffekter 22. Fyra av tio anställda med delade turer hävdar att de lider av daglig trötthet och stress. I en studie kring bussförare 23 konstaterades att det största problemet inte är delade turer i sig utan långa arbetspass och särskilt i kombination med tidiga morgonpass. Det leder till sömnproblem, stress och trötthet även om det inte gör det för alla individer. När det gäller medarbetares egna upplevelser av vilka arbetstider som är sämst ligger kort framförhållning högst (drygt 35 %). På andra plats kommer delade turer som närmare 30 % upplever som sämst och på tredje plats kommer dygnsvila mindre än 11 timmar. Nattarbete rankas bara av omkring 12 % som sämsta arbetstider. 24 Det som, objektivt sett, leder till försämrad hälsa är nattarbete och mindre än 11 timmars dygnsvila. Stressforskningsinstitutet konstaterar i en rapport 25 att forskningsresultaten stämmer väl överens med tidigare forskning om skiftarbetets akuta effekter. Natt- och morgonarbete innebär högre risk för trötthet och störd sömn medan kvällsarbete försvårar det sociala livet. Resultaten visar att det tar två lediga dagar innan tröttheten och sömnbesvären har försvunnit helt efter en arbetsperiod. Att ha många lediga dagar i schemat verkar vara en fördel. Detta talar för att scheman som har längre pass men färre arbetsdagar kan vara fördelaktiga under förutsättning att arbetsbelastningen inte är alltför hög. När det gäller effekterna av att korta arbetsdagen från 8 till 6 timmar finns det forskare som menar att stress och trötthet minskar när man ser på två års sikt. Den totala långsiktiga hälsan verkar inte förbättras, däremot det som är stressrelaterat. När det gäller effekterna på sjukfrånvaro syns ingen skillnad det första året, sedan går sjukfrånvaron tydligt ner under 4-5 månader för att sedan åter lägga sig i normalläge. 26 De mest problematiska arbetstidsformerna är kort framförhållning, delade turer och kort dygnsvila. Sömnbrist minskar hjärnans aktivitet vilket påverkar bland annat förmågan till empati. Sömnbrist kan också leda till förlorad förmåga att göra adekvata bedömningar och adekvata reaktioner på sociala stimuli. Det finns ett tydligt samband mellan stress och sömnstörningar och det verkar i båda riktningar. Forskning visar att långvarig stress leder till sjukdom och att sjukskrivning för stressrelaterad sjukdom medför ökad risk för förtidspensionering och suicid. En arbetstidsreduktion kan leda till en minskning av stress och sömnstörningar. 27 Studier visar att människor i stor utsträckning har andra värderingar av störvärdet av arbetstider än vad som är betingat av förmodade hälsoeffekter, effekter på sömn, etcetera. De sociala effekterna av arbetstiden sätter mycket av ramen för resten av det civila livet. Detta gör att det för människors välbefinnande är viktigast att undvika kort framförhållning, kort dygnsvila och delade skift men också många skift i rad, långa skift och varierande starttider. 28 Situationen nationellt Omkring 150 000 personer arbetar delade turer i Sverige i dag. Detta enligt en studie från Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet. Av dessa finns drygt 100 000 inom Kommunals avtalsområden där förekomsten också ökat. Delade turer förekommer främst inom vård- och omsorgsverksamhet samt inom transport- och bussbranschen. Uppehållet mellan passen är i genomsnitt fyra timmar. Vanligast är delade turer under helger, men en tredjedel har delade turer både vardagar och helger 29. Deltidsanställda arbetar delade turer oftare än heltidsanställda (23 % jämfört med 17 % 30 ). 22 Stoppa skitlivet (Arena Idé), Shadé Jalali och Mats Wingborg 23 Bussförares arbetstider kopplat till trötthet VTI rapport 830, 2014 24 Vad kännetecknar bra och dåliga skiftscheman? stressforskningsrapport nr 324, SU 25 Vad kännetecknar bra och dåliga skiftscheman? stressforskningsrapport nr 324, SU 26 Seminarium Arbete och återhämtning Almedalsveckan 2014. Stressforskningsinstitutet SU, professor Torbjörn Åkerstedt 27 Almedalsveckan 2014. Stressforskningsinstitutet SU, professor Torbjörn Åkerstedt 28 Vad kännetecknar bra och dåliga skiftscheman? stressforskningsrapport nr 324, SU 7 Stadskontoret SOFI-2015-612 Rapport delade turer

209 Förekomsten av delade turer skiljer sig markant runt om i landet. I Norrbotten arbetar nära 80 procent inom vård- omsorg delade turer medan siffran för Stockholms län ligger lägst, på drygt 25 procent. Motsvarande siffra för Skåne är 45 procent. 31 En undersökning 32 från juni 2012 visar att 76 procent av Sveriges kommuner svarade ja på frågan om de använde sig av delade turer. Endast i 17 procent av kommunerna blev svaret nej, övriga svarade att de inte visste. I en övervägande majoritet av Sveriges kommuner förekommer alltså delade turer. Samma undersökning visar att politisk majoritet i kommunen inte avgör om kommunen praktiserar delade turer eller ej. Huruvida antalet delade turer har ökat i Sverige går inte att visa då underlag saknas. Behovet inom omvårdnadssidan är omkring 150 000 personer under de kommande 15-20 åren. Arbetets organisering inom området är en viktig faktor för att täcka behoven. Alltför få ungdomar söker till gymnasieskolans omvårdnadsprogram och för att förändra ungdomarnas bilder är det nödvändigt att kommunerna arbetar med sitt varumärke och med hur de ska bli attraktiva som arbetsgivare. Erfarenheter från andra kommuner Det finns som nämndes i inledningen flera kommuner som beslutat om att helt ta bort, eller minimera, antalet delade turer. Frågan har haft stark mediabevakning och det finns lokalradioinslag från flera delar av landet under 2014 och 2015. 33 Det kan konstateras att det inte varit lätt att genomföra de beslut som fattats. Ibland har de ekonomiska förutsättningarna varit styrande, då det visat sig att beslutet inneburit behov av ökat antal personer i verksamheten och ibland har det varit medarbetarnas negativa upplevelse av att istället för att arbeta delade turer bli schemalagda under fler fler helger än tidigare. Det finns kommuner som startat projekt/förändringsarbeten inom delar av vård- och omsorgsverksamheten med syfte att öka verksamhetsnytta och brukarnöjdhet parallellt med förbättrade villkor för medarbetarna. Det finns också några mindre kommuner i Skåne som helt avskaffat delade turer. 34 Jönköpings kommun konstaterade i en utredning att avskaffande av delade turer skulle kosta kommunen mellan 30 och 50 miljoner kronor. Utredningen visade att det inte var möjligt att ta bort delade turer utan att nyanställa, men också att många medarbetare skulle få jobba fler helger än tidigare. I Hudiksvalls kommun ska medarbetarna kunna välja bort en delad tur (ersätts av en timavlönad) men måste också då göra andra val som att gå ner i arbetstid eller arbeta fler helger eller nätter. I Gävle har kommunfullmäktige beslutat att antal delade turer ska minska. I februari 2015 visade en beräkning att det för Gävle kommuns del skulle innebära en kostnadsökning på 135 miljoner kronor att helt ta bort de delade turerna eftersom det skulle inbära en stor ökning av antalet anställda. Kommunen startar i oktober med ett pilotprojekt inkluderande ett äldreboende och hemtjänstverksamhet inom ett område, totalt omkring 40 anställda. Här kommer ytterligare nio personer att anställas och scheman läggas om. I år har 2,5 miljoner kronor avsatts och därefter fem miljoner per år under tre år. Projektet ska utvärderas om ett år. 29 Stoppa skitlivet (Arena Idé), Shadé Jalali och Mats Wingborg, fakta är hämtade från Delade turer i välfärdssektorn, Faktaunderlag till Kommunals kongress 2013 30 Obetalda håltimmar Kommunal 2011/2012, Almedalen 2014 31 Delade turer i välfärdssektorn Faktaunderlag till Kommunals kongress 2013 32 Genomförd av Dagens arena 33 Bl a Radio P4 i Kalmar, Östergötland, Jönköping och Kristianstad 34 Sydnytt, inslag delade turer 9/9 2015 om Bjuv, Svedala och Åstorp 8 Stadskontoret SOFI-2015-612 Rapport delade turer

210 Bromölla kommun startade 2012 ett förändringsarbete Från medarbetarfokus till medborgarfokus med syfte att få ökad kundnöjdhet hos brukarna och att minska personalomsättningen i hemtjänstgrupper. Förändringen har inneburit utökat mandat i hemtjänstgrupperna med krav på bland annat större flexibilitet hos medarbetarna. 35 I samband med arbetet för ökad kontinuitet hos brukarna har antalet vikarier minskat. Arbetet har också lett till färre avvikelserapporter exempelvis avseende medicinering. Helsingborgs kommun beslutade 2013 att delade turer endast får förekomma om den enskilde själv önskar det men att effekterna skulle hanteras inom budgetram. Preliminära beräkningar som hade gjorts inför beslutet pekade annars på att det skulle kosta 15 miljoner kronor att genomföra reformen. 36 I oktober 2014 redovisades resultatet; tre vårdboenden (av tretton vårdboenden totalt, åtta med arbetsformen delad tur) har avskaffat delade turer medan fem har behållit dem då personalen valt delade turer framför ökad helgtjänstgöring. Lunds kommun beslutade i budget 2015 att avskaffa delade turer men har under våren 2015 beslutat avvakta utifrån rådande ekonomiska förutsättningar. I Bjuvs kommun togs de delade turerna bort 2003 men det politiska beslutet togs formellt först 2007. Resurser motsvarande 10 extra tjänster satsades i samband med förändringen (inom vård- och omsorgsverksamheten finns ca 370 anställda). Bjuvs kommun har beslutat om rätt till önskad sysselsättningsgrad där en önskad förändring verkställs under kommande år. Frekvensen av helgtjänstgöring inom äldreomsorgen är vanligen varannan helg. I Åstorps kommun avskaffades delade turer utan att äldreomsorgen tillfördes extra budgetmedel. Förändringen genomfördes genom att berörda medarbetare, undersköterskor, valde att arbeta varannan helg - istället för som tidigare var tredje helg i kombination med delade turer. Oklart hur kommunens mål kring sysselsättningsgrad och timavlönade medarbetare ser ut. Svedala kommun har sedan två år helt avskaffat delade turer och det har genomförts inom befintlig budgetram. Kommunen har inte beslutat om rätt till heltid men har som målsättning att omfattningen ska öka. Det finns ett politiskt mål om att timavlönade ska minska varje år men man konstaterar samtidigt att verksamheternas omfattning ökar med anledning av fler barn och fler äldre. När det gäller helgtjänstgöring för omvårdnadspersonal på boenden och hemtjänst är varannan helg vanligast förekommande. Situationen i Malmö I Malmö används delade turer främst inom vård- och omsorgsverksamhet inom särskilt boende och LSS-verksamhet, det vill säga inom stadsområdesförvaltningarna och inom sociala resursförvaltningen. Det finns idag inte möjlighet att med med nuvarande IT-stöd mäta och följa förekomsten av delade turer i Malmö stad varför en kartläggning av antalet delade turer inte kunnat genomföras. En förfrågan ställdes till vård- och omsorgscheferna inom stadsområdesförvaltningarna huruvida delade turer förekommer, inom vilken verksamhet, när de förekommer, hur ofta de förekommer samt om det fanns någon kompletterande information i frågan. Motsvarande förfrågan ställdes till HR-chefer inom förskoleförvaltningen, sociala resursförvaltningen, fritidsförvaltningen och serviceförvaltningen utifrån att en tidigare kartläggning identifierat förekomst av delade turer inom dessa förvaltningar. I begränsad utsträckning förekommer delade turer (enligt Malmö stads definition 37 ) även inom serviceförvaltningen och i förskoleförvaltningen. Inom dessa två förvaltningar förekommer delade arbetspass antingen i form av en något förlängd lunchrast (90 min) 35 Att organisera tiden, Människans mått P1 29/6 2015 36 23 mkr om även LSS och de privata utförarna räknas i 37 Två arbetspass med en mellanliggande rast där rastlängden överstiger 60 minuter 9 Stadskontoret SOFI-2015-612 Rapport delade turer

211 för att möjliggöra egen träning eller i samband med att arbetsplatsträff är förlagd efter stängningsdags. Vård- och omsorgsverksamhet handlar om att tillgodose brukarbehov. Behov som är ojämnt fördelade över dygnet men som ändå ska hanteras dygnets alla timmar alla dagar på året. För att möjliggöra en god service till Malmöborna inom budgeterade ramar med beaktande av de personalpolitiska målen att öka andelen heltidsanställda genom rätt till önskad tjänstgöringsgrad, minska andelen timavlönade till förmån för fastare anställningar och tillgodose medarbetarnas önskan om att arbeta maximalt varannan helg betraktas delade turer som den minst dåliga lösningen. Flera förvaltningar beskriver att det pågår översyn med syfte att minimera antalet delade turer men påpekar samtidigt att det möter motstånd hos medarbetarna eftersom det medför ökad helgtjänstgöring. Erfarenheten från en av Malmös förvaltningar, där man utifrån de politiska målen beslutade om att avveckla delade turer, visar att konsekvensen blev ett ökat antal schemalagda helger vilket medarbetarna upplevde som mer negativt än delade turer varför en återgång till delade turer har skett. Förekomst av delade turer Eftersom det idag saknas möjlighet att, med nuvarande IT-stöd, mäta och följa förekomsten av delade turer bygger informationen om delade turers förekomst på förfrågan till vård- och omsorgschefer och HR-chefer inom de berörda förvaltningarna. De svar som lämnats ger en beskrivning av i vilka verksamheter delade turer förkommer samt när de förekommer men däremot inte antalet förekomster. Delade turer förekommer i stort sett inom alla särskilda boende i stadsområdena. Under lördagar, söndagar och helgdagar används delade turer för att täcka verksamhetens behov. I undantagsfall används delade turer inom ordinärt boende och under vardagar. Inom LSS-verksamhetens boenden förekommer delade turer såväl vardagar som helger men på ett fåtal arbetsplatser. Delade turer används inom personlig assistans utifrån brukarens beviljade begränsade antal timmar och behovet av att minimera antalet personliga assistenter kring varje brukare. Det finns också delade turer, av likartade skäl, på boenden med speciella målgrupper som autism och förvärvad hjärnskada. Delade turer används även inom LSS-verksamhet för att klara helgbemanning och i samband med arbetsplatsträffar. Berörda yrkesgrupper De tre yrken som främst berörs av delade turer är undersköterskor, vårdbiträden och vårdare. Inom dessa grupper (tillsammans med barnskötare) finns också flest timavlönade medarbetare. 38 Undersköterskor är den största yrkesgruppen månadsanställda i Malmö stad, vårdare den fjärde största gruppen och vårdbiträden den sjätte största gruppen. Yrkeskategori Antal anställda totalt Antal anställda kvinnor % kvinnor Antal anställda tjgr 100% % heltid Andel utländsk bakgrund Undersköterska 2 927 2 653 91% 1 744 60% 49% Vårdare 1 223 903 74% 597 49% 22% Vårdbiträde 1 058 845 80% 499 47% 45% Andel utländsk bakgrund Personalredovisning 2014 (dec-14), övriga uppgifter Koll HR Rapporter (aug-15) Pågående arbeten i Malmö Under våren 2015 har berörda förvaltningsledningar, nämndspolitiker och fackliga organisationer i Malmö stad bjudits in till inspirationsföreläsningar kring resurs- och bemanningsplanering med Myrna Palmgren, doktor i optimeringslära. Under hösten 2015 planeras ett fortsatt samarbete med Myrna Palmgren för att utveckla kompetensen i de berörda verksamheterna. Berörda verksamheter är stadsområdenas vård- och 38 Personalredovisning 2014 10 Stadskontoret SOFI-2015-612 Rapport delade turer

212 omsorgsverksamhet, förskoleförvaltningen samt sociala resursförvaltningen. Att tillföra den typen av ny kompetens inom produktions- och bemanningsplanering kan ge ökade förutsättningar för och underlätta ett utvecklings- och förbättringsarbete i verksamheten. Det finns ett ansvar att utveckla chefers förutsättningar och kompetens i Malmö stad. Det pågår en översyn inom flera verksamheter när det gäller tydlighet avseende olika chefsnivåers förutsättningar, ansvar och mandat, en förutsättning för att skapa en god service till medborgarna är att uppdraget är tydligt. Parallellt pågår det insatser inom flera förvaltningar när det gäller rekrytering av nya chefer hur en överensstämmelse mellan förväntningar och realitet kan skapas genom tydlighet i rekryteringsarbetets olika delar. Det pågår ett kontinuerligt arbete med ledarskapsutveckling som riktar sig såväl till befintliga chefer som till blivande chefer. Ett gott ledarskap möjliggör också motiverade medarbetare och Malmös rykte som en attraktiv arbetsgivare kan därmed öka. Sammanfattande bedömning stadskontoret Stadskontoret har fått i uppdrag att utreda förutsättningarna för att fasa ut de delade turerna från Malmö stads verksamheter. I uppdraget ingår att definiera begreppet, kartlägga förekomsten och belysa hur en avveckling av delade turer kan möjliggöras med beaktande av såväl beslutade personalpolitiska mål som god service till Malmöborna och en utveckling av verksamheterna. Erfarenheter och beräkningar i ett antal kommuner, bland annat näraliggande Helsingborg och Lund, visar på att ett beslut om att helt ta bort delade turer med samtidigt beaktande av de beslutade personalpolitiska målen heltid som norm, önskad tjänstgöringsgrad och minskning av andelen arbetad tid utförd av timavlönade medarbetare ter sig som en svår ekvation inom befintlig budgetram. Delade turer förekommer inom vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad, företrädesvis inom särskilt boende och LSS-verksamhet. Erfarenheten från en av Malmös förvaltningar, där man utifrån de politiska målen beslutade om att avveckla delade turer, visar att konsekvensen blev ett ökat antal schemalagda helger vilket medarbetarna upplevde som mer negativt än delade turer varför en återgång till delade turer har skett. Det synes svårt bemanningsmässigt att schemalägga befintligt antal månadsavlönande med rätt till heltidstjänstgöring, så att de kan täcka verksamhetens behov utan att använda delade turer och utan att öka antalet schemalagda helgpass och utan att öka insatsen av timavlönade. Om beslut fattas att arbeta för en minskning av antalet delade turer behöver nya uppföljningsmöjligheter skapas inom ramen för Malmö stads IT-stöd. Andra kommuners och verksamheters erfarenheter visar på att det bör finnas utrymme att arbeta med verksamhetsplanering på andra sätt än idag. Planera utifrån brukarnas behov och de överenskommelser som finns med dem, överväga om det finns sådant som kan göras på andra tider än vad traditionen föreskriver. Kanske det är möjligt att göra förändrade överenskommelser med brukarna i vissa fall. Även bemanningsplaneringen kan sannolikt utvecklas och förbättras inom befintliga ekonomiska ramar. En översyn avseende vilka kompetenser som är nödvändiga vid olika tider utifrån verksamhetens behov skulle kunna förbättra bemanningsplaneringen. En högre flexibilitet hos medarbetarna när det gäller såväl arbetstider som arbetsplatser kan möjliggöra en annan typ av schemaläggning vilket skulle kunna vara till nytta såväl för brukare som för medarbetare. Användning av ny teknik inom vård- och omsorgsverksamhet kan vara ett annat sätt att möjliggöra en effektivare resursplanering. Det finns också ett ansvar att utveckla chefers förutsättningar och kompetens i Malmö stad. Genom ett gott ledarskap skapas motiverade medarbetare och Malmös rykte som en attraktiv arbetsgivare ökar. Under 2015 pågår ett riktat arbete kring resurs- och bemanningsplanering där Malmö stad tagit hjälp av Myrna Palmgren, doktor i optimeringslära. Insatserna består dels av inspirationsföreläsningar och dels av ett utbildningsprogram för valda nyckelpersoner inom de berörda verksamheterna. Ett fortsatt utvecklingsarbete på den inslagna vägen 11 Stadskontoret SOFI-2015-612 Rapport delade turer

213 kring bemannings- och resursplanering bedöms ge ökade förutsättningar för, och underlätta, ett förändringsarbete i verksamheten. Konsekvenserna av ett särskilt beslut om att fasa ut delade turer går inte att överblicka varför det föreslås begäras av berörda nämnder att beskriva såväl förekomster som en beskrivning av hur en utfasning av delade turer kan genomföras. Frågan behöver ses i hela sitt sammanhang såväl med beaktande av goda arbetsvillkor för medarbetarna som i ljuset av den dygnet-runt verksamhet som vård- och omsorg innebär. Det pågår ett analysarbete avseende vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad Ekonomi och kvalitet inom vård och omsorg och frågan om delade turer är en av alla parametrar som bör beaktas utifrån ett verksamhetsperspektiv. 12 Stadskontoret SOFI-2015-612 Rapport delade turer

214 Uppföljning av effektmål i Plan för vård- och omsorgsverksamheten 13 SOFI-2015-572

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 1 (2) 215 Datum 2016-01-07 Vår referens Christina Widerstrand Utvecklingssekreterare Christina.Widerstrand@malmo.se Tjänsteskrivelse Uppföljning av effektmål i Plan för vård- och omsorgsverksamheten SOFI-2015-572 Sammanfattning Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad fastställdes av Kommunfullmäktige den 25 april 2013. Kommunstyrelsen har i uppdrag att årligen följa upp stadsområdesnämndernas måluppfyllelse av plan för vård- och omsorg. Uppföljningen avser effektmål 1, 6, 7 och 8 och besvaras i bifogad rapport Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att lämna besvarad rapport till kommunstyrelsen enligt redovisat förslag. Beslutsunderlag E-post, Uppföljning Plan för VoO-verksamheten Rapportmall, uppföljning av effektmål Instruktion, uppföljning av effektmål i Plan för Vård- och Omsorgsverksamheten G-Tjänsteskrivelse SoNI 160127 Uppföljning av effektmålen i Plan för vård- och omsorgsverksamheten Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Innerstadens arbetsutskott 2016-01-13 Stadsområdesnämnd Innerstaden 2016-01-27 Ärendet Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad har fastställts av Kommunfullmäktige i april 2013. Planen anger den politiska viljeinriktningen och övergripande mål för vård- och omsorgsverksamheten och planen började gälla den 1 juli 2013. I planen har sex inriktningsmål angetts och ett antal effektmål för vård och omsorgsverksamheten i Malmö stad har kopplats till inriktningsmålen. På uppdrag av stadskontoret har stadsområdesförvaltning Innerstaden nu gjort en uppföljning av effektmålen 1, 6, 7 och 8 (övriga effektmål följer stadskontoret själv upp genom brukarundersökningen). Uppföljningen avser 2015 och har sammanställts i en rapport. SIGNERAD 2015-12-22

Plan för vård och omsorgsverksamheten i Malmö stad bifogas ärendet. Ansvariga Ronny Andersson Förvaltningschef 216 2 (2)

217 Plan för vård och omsorgsverksamheten-effektmål 2015 Avdelning för Vård och omsorg

218 Innehållsförteckning 1 Inledning...3 2 Antal brukare...4 3 Effektmål 1 - Alla brukare ska aktivt erbjudas att medverka i upprättande och uppföljning av genomförandeplaner....5 4 Effektmål 6- Alla medarbetare ska kunna anpassa kommunikationen efter brukarens förutsättningar....6 5 Effektmål 7 - Samtliga stadsområdesnämnder ska rapportera i de nationella kvalitetsregistren Senior Alert och Palliativregistret....7 6 Effektmål 8 - Alla medarbetare ska ha kunskap om vad ett rehabiliterande förhållningssätt innebär....8 Avdelning för Vård och omsorg, Plan för vård och omsorgsverksamheten-effektmål 2015 2(8)

219 1 Inledning Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad fastställdes av Kommunfullmäktige den 25 april 2013. Samtidigt som kommunfullmäktige fastställde planen fick kommunstyrelsen i uppdrag att följa upp effektmålen årligen, och vid behov revidera dem. Stadsområdesnämnderna uppmanas att inkomma med rapport hur effektmålen uppfyllts. Stadskontorets frågor har ställts till berörda sektionschefer vid enhetsträffar inom avdelning för vård och omsorg samt till berörda vid avdelning för bistånd inom vård och omsorg. Svaren har sedan vägts samman till ett gemensamt svar. Frågorna om genomförandeplaner har inte kunnat besvaras avseende antal då det inte finns möjlighet att ta ut aggregerad statistik ur verksamhetssystemet. Avdelning för Vård och omsorg, Plan för vård och omsorgsverksamheten-effektmål 2015 3(8)

220 2 Antal brukare Antal brukare Enhet Antal brukare inom verksamheten Antal kvinnliga brukare inom verksamheten Antal manliga brukare inom verksamheten Ordinärt boende Särskilt boende 1833 1320 513 519 397 122 Övrigt 116 56 60 Totalt 2468 1773 695 Avdelning för Vård och omsorg, Plan för vård och omsorgsverksamheten-effektmål 2015 4(8)

221 3 Effektmål 1 - Alla brukare ska aktivt erbjudas att medverka i upprättande och uppföljning av genomförandeplaner. Det finns ingen möjlighet att i verksamhetssystemet följa upp hur många brukare som aktivt har erbjudits att medverka i upprättande eller uppföljning av en genomförandeplan och därför lämnas dessa frågor obesvarade. Det är inte heller möjligt att i systemet få uppgifter aggregerat om hur många kvinnor/män som tackat ja. Upprättande av genomförandeplan Enhet Antal kvinnor som erbjudits Antal kvinnor som tackat ja Antal män som erbjudits Antal män som tackat ja Ordinärt boende Särskilt boende N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Övrigt N/A N/A N/A N/A Totalt Arbetet med att upprätta genomförandeplaner är ständigt pågående inom verksamheterna, oaktat att det inte kan mätas aggregerat i verksamhetssystemet. Om inte alla brukare har erbjudits aktivt att delta i upprättande av genomförandeplan beror det till exempel på grund av sjukdom. Vissa sektioner har inte tillfrågat personer med demenssjukdom, utan istället tillfrågat anhöriga. Inom ordinärt boende har hemtjänsten inte kunnat nå alla brukare som bara har trygghetslarm för att erbjuda upprättande av genomförandeplan, men detta arbete pågår. Uppföljning av genomförandeplan Enhet Antal kvinnor som erbjudits Antal kvinnor som tackat ja Antal män som erbjudits Antal män som tackat ja Ordinärt boende Särskilt boende N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Övrigt N/A N/A N/A N/A Totalt Uppföljning av genomförandeplaner är ständigt pågående inom verksamheterna. Om inte alla brukare aktivit erbjudits att medverka i uppföljningen av genomförandeplan beror detta på samma skäl som att brukare inte erbjuds att aktivt delta i upprättandet av en genomförandeplan. Detta kan till exempel bero på sjukdom eller att förfrågan bedömts skapa mer oro än trygghet för brukaren. I vissa fall där brukaren inte kunnat svara själv har anhöriga istället erbjudits att delta. En del brukare har också så pass nya genomförandeplaner att uppföljning ännu inte varit aktuellt. Avdelning för Vård och omsorg, Plan för vård och omsorgsverksamheten-effektmål 2015 5(8)

222 4 Effektmål 6- Alla medarbetare ska kunna anpassa kommunikationen efter brukarens förutsättningar. Alla medarbetare ska kunna anpassa kommunikationen efter brukarens förutsättningar. 1. Uppnår inte målet 2. Uppnår målet i liten utsträckning Hemtjänst Särskilt boende Övrigt 3. Uppnår målet i hög utsträckning X X X 4. Uppnår målet helt. Inom vård och omsorg i innerstaden använder samtliga sektioner tolk när det finns behov, om den språkliga kunskapen inte finns att tillgå inom den egna organisationen. Inom ordinärt boende har en kartläggning av vilka språk som finns representerade på arbetsplatsen genomförts. Inom avdelning för vård och omsorg har utbildning och handledning från demenssjuksköterska och psykiatrisjuksköterska getts till de sektioner som haft behov av stöd för att kunna anpassa kommunikationen i möten med personer med demenssjukdom eller psykisk ohälsa. För att anpassa kommunikationen har dokumentationshandledare utsetts som arbetat med förbättring av dokumentationen samt systematiskt arbete kring dokumentationen. Det har genomförts utbildning i den nationella värdegrunden och implementeringen av denna fortsätter. På samtliga gruppboenden har det genomförts utbildning i BPSD. Avdelning för Vård och omsorg, Plan för vård och omsorgsverksamheten-effektmål 2015 6(8)

223 5 Effektmål 7 - Samtliga stadsområdesnämnder ska rapportera i de nationella kvalitetsregistren Senior Alert och Palliativregistret. Senior Alert används i stadsområdets särskilda boenden. I den mån det inte används kan det bero på tidsbrist och personalomsättning. Senior Alert utvecklar kvalitetsarbetet genom att det samlar olika yrkeskategorier som med gemensam kunskap tillsammans kan hitta lösningar och förbättringsförslag för den enskilde brukaren/patienten. Svenskt register för beteendemässiga och psykiska symtom vid demens (BPSD) används på samtliga gruppboenden. Kvalitetsregister Senior alert och BPSD används för att identifiera och förebygga risker och förbättra brukarens/patientens livskvalitet. Palliativregistret används av legitimerad personal som arbetar mot ordinärt såväl som mot särskilt boende. Användning av registren upplevs inom vissa verksamheter skapa större kunskap, både kring behov och kring lösningar. Registren upplevs ge effekt av en mer personcentrerad omvårdnad, eftersom uppföljningen och riskbedömningen görs individuellt. Kvalitetsregistren används i vissa verksamheter även som ett verktyg för att göra brukare/patienter och anhöriga delaktiga i kvalitetsarbetet. Avdelning för Vård och omsorg, Plan för vård och omsorgsverksamheten-effektmål 2015 7(8)

224 6 Effektmål 8 - Alla medarbetare ska ha kunskap om vad ett rehabiliterande förhållningssätt innebär. Alla medarbetare ska ha kunskap om vad ett rehabiliterande förhållningssätt innebär. Hemtjänst Särskilt boende Övrigt X X X 1. Uppnår inte målet 2. Uppnår målet i liten utsträckning 3. Uppnår målet i hög utsträckning 4. Uppnår målet helt. Informationsmaterial om ett rehabiliterande förhållningssätt har setts över och spridits till sektionscheferna. Cheferna ska informera om ett rehabiliterande förhållningssätt en gång per år och det har tagits upp på bland annat APT, teamträffar och vid användningen av kvalitetsregistrerna. Det tas även upp i samband med nyanställningar och vid utbildningstillfällen i förflyttningsteknik och ergonomi samt i samband med daglig planering och i samband uppföljningar. Alla biståndshandläggare i avdelning bistånd tillämpar ett rehabiliterande synsätt genom det strukturerade utrednings- och beslutsstödet BIC (Behov I Centrum) som under 2015 införts i Malmö stad. Avdelning för Vård och omsorg, Plan för vård och omsorgsverksamheten-effektmål 2015 8(8)

Plan 225 Stadskontoret Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad

226

227 Innehållsförteckning Inledning... 3 Syfte och omfattning... 3 Leva ett aktivt liv och ha infytande i samhället och över sin vardag... 5 Infytande... 5 Hälsofrämjande förhållningssätt... 5 Brukaranpassning... 5 Hur får jag stöd och hjälp... 6 Genomförandeplan... 6 Individuell plan... 6 Anhöriga och andra i det personliga nätverket... 6 Frivillig- och volontärverksamhet... 6 Åldras i trygghet och med bibehållet oberoende... 8 Trygghet och information... 8 Uppsökande och förebyggande verksamhet... 8 Hjälpmedel... 8 Bemötas med respekt... 10 Bemötande... 10 Kommunikation... 10 Tillgång till god vård och omsorg... 11 Skälig levnadsnivå... 11 Boende... 11 Hälso- och sjukvård... 11 Stöd vid livets slut... 12 Systematiskt kvalitetsarbete... 12 Evidensbaserad praktik... 12 Kompetens... 12 Styrdokument... 13 Internationell nivå... 13 Nationell nivå... 13 Kommunal nivå... 14 Förklaring till ord och begrepp som används i plan för vård- och omsorgsverksamheten... 15 Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad 1

2 Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad 228

229 Inledning Vård- och omsorgsverksamheten vänder sig till alla över 18 år, även de som bara vistas tillfälligt i Malmö. Planen gäller både för Malmö stads verksamheter och för de privata entreprenörer som har avtal med Malmö stad. Hemtjänst, hemsjukvård, rehabilitering, vissa hjälpmedel, särskilt boende, dagverksamhet, anhörigstöd, förebyggande och uppsökande verksamhet är exempel på stöd och hjälp som man kan få. För att få stöd och hjälp från vård- och omsorgsverksamheten behövs i de festa fall ett biståndsbeslut. Undantag är hemsjukvård, hjälpmedel och deltagande i öppna verksamheter. Hur ansökan och beslut om stöd och hjälp går till beskrivs längre fram i planen. Stöd och hjälp ges utifrån individuella behov och med respekt för den personliga integriteten. Förutsättningar och behov ska vara utgångspunkt när behov av stöd och hjälp bedöms. Det är alltid frivilligt att ta emot stöd och hjälp. Plan för vård- och omsorgsverksamheten är indelad i fyra huvudrubriker. Detta är värdegrunden för Malmö stads vård- och omsorgsverksamhet: l Leva ett aktivt liv och ha infytande i samhället och över sin vardag. l Åldras i trygghet och med bibehållet oberoende. l Bemötas med respekt. l Tillgång till god vård och omsorg. Plan för vård- och omsorgsverksamheten antogs av kommunfullmäktige 2013-04-25, och ersätter Äldreomsorgsplan för Malmö från 2004 samt Plan för funktionshindrade från 2002. Plan för LSS-verksamheten i Malmö stad gäller fortfarande. Syfte och omfattning Planen är till för att tydliggöra vilken omvårdnad och service som brukare och deras anhöriga kan förvänta sig, samt att vård- och omsorgsverksamheten vet vilka krav som ställs på den. Plan för vård- och omsorgsverksamheten är ett av de lokala styrdokumenten som gäller för Malmö stad. Alla som är anställda eller har uppdrag inom vård- och omsorgsverksamheten ska arbeta efter gällande styrdokument, både internationella, nationella och lokala. Exempel på andra styrdokument och lagar fnns i slutet av planen. Malmö stads verksamheter är målstyrda. Det fnns mål som beslutas på olika nivåer och detta kallas målhierarki. Kommunfullmäktige fastställer inriktningsmål, och ändrar dem vid behov. Inriktningsmål för verksamheten fnns i plan för vård- och omsorgsverksamheten. Kommunstyrelsen fastställer efektmål baserade på inriktningsmålen och följer upp dem varje år. Efektmålen fnns i en bilaga till planen. Alla nämnder som ansvarar för vård- och omsorgsverksamhet ska dessutom fastställa och följa upp egna operativa mål varje år. De operativa målen ska utgå från inriktnings- och efektmålen. Stadskontoret, Avdelning vård och omsorg, har tagit fram underlaget till planen. Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad 3

4 Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad 230

231 Leva ett aktivt liv och ha infytande i samhället och över sin vardag Alla ska kunna leva sitt liv som man önskar, utifrån sin egen identitet och personlighet. Delaktighet och infytande i samhället är en av de mest grundläggande förutsättningarna för att känna välbefnnande. Infytande och möjligheter att påverka den egna livssituationen har samband med en bra hälsa. Att inte uppleva en känsla av sammanhang, kan påverka livskvalitet och hälsa negativt. Kost, fysiska, sociala och kulturella aktiviteter kan förebygga hälsoproblem och leda till en större livskvalitet. Inriktningsmål Du som är brukare ska ha infytande över hur stöd och hjälp från vård- och omsorgsverksamheten utformas Inflytande Du som får stöd och hjälp ska så långt som möjligt ha infytande över när och hur du får detta. Vår verksamhet ska vara brukarorienterad. Vi ska vara fexibla så att vi kan möta dina och dina anhörigas behov, även när behoven ändras. Medarbetarnas och chefernas kommunikation och bemötande, och vårt sätt att organisera verksamheten ska göra detta möjligt. Du som får stöd och hjälp, och dina anhöriga, påverkas av hur vi utför vårt uppdrag. Vi måste förstå vilken roll vi har i ditt liv. Vi ska refektera över hur vi beslutar om stöd och hjälp. Vi ska också vara medvetna om vårt förhållningssätt och hur du påverkas av sättet vi arbetar på. Detta är grundläggande för att värdegrunden ska kunna förverkligas. Hälsofrämjande förhållningssätt Dina förmågor och resurser ska bevaras, tas tillvara och om möjligt utvecklas. Vi ska ska arbeta hälsofrämjande och ha ett så kallat salutogent förhållningssätt. Detta innebär att vi ska utgå från det friska och arbeta hälsofrämjande utifrån dina egna förutsättningar, och ge dig möjlighet till självständighet och meningsfullhet. Vi ska stödja dig att göra det du själv klarar av och hjälpa dig med det du inte klarar. Maten och måltiden är viktig både för livskvaliteten och för att tillgodose behov av energi och näringsämnen. Du ska kunna ha infytande över måltiderna och kunna påverka när och vad du vill äta. Måltiden ska vara en lustfylld upplevelse för alla sinnen. Risken för undernäring eller övervikt kan öka för dig som är sjuk och har nedsatta funktioner. Det är viktigt att måltiden anpassas efter dina behov, vanor och önskemål. Brukaranpassning Alla ska få stöd och hjälp utifrån sina individuella behov och förutsättningar. Vi ska samverka så att dina behov tillgodoses, oavsett hur Malmö stad valt att organisera verksamheten. Du ska få stöd och hjälp på ett sådant sätt att det stärker din möjlighet att leva ett självständigt liv. Chefer och medarbetare ska ha en dialog med dig så att vi får en samsyn om mål och syfte med stöd och hjälp. Anhöriga och andra kan delta i samtalen om du vill. Mål och syfte med stöd och hjälp ska tas fram tillsammans med dig. Serviceinsatser som städning, promenader och liknande, ska kunna genomföras med fexibilitet utifrån dina önskemål. Du ska till exempel kunna byta en serviceinsats mot någon av de andra serviceinsatserna som du blivit beviljad. Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad 5

232 Dina behov och förmågor kan ändras när tiden går. Beslut om stöd och hjälp måste därför följas upp regelbundet. Besluten ska ändras om dina behov ändras. Du kan också ändra hur du vill att stöd och hjälp ska utföras. Anhöriga och andra i det personliga nätverket kan vara en viktig del av ditt liv, och kan vara delaktiga i beslut om stöd och hjälp. Detta gäller under förutsättning att du som brukare vill det. Du som är brukare måste godkänna att anhöriga och andra är delaktiga om vi ska kunna ha en öppen dialog. Hur får jag stöd och hjälp Alla som vill får delta i våra öppna verksamheter. Öppna verksamheter är till exempel våra träfpunkter och mötesplatser. Här erbjuds du bland annat social samvaro, underhållning och hälsofrämjande aktiviteter. Respektive verksamhet har ett program där det står vilka aktiviteter du kan delta i. Om du vill få stöd och hjälp med hemtjänst, särskilt boende eller andra insatser så ska du ansöka om detta hos en biståndshandläggare i stadsområdet där du bor. I vissa fall kan en företrädare ansöka för din räkning. När du ansöker om insatser, så utreder en biståndshandläggare hur din livssituation ser ut. Vi tar reda på vad du klarar själv, vilka förmågor och färdigheter du har och vilka som kan tränas upp. Du berättar för biståndshandläggaren vad du vill ha hjälp med. När utredningen är klar fattar biståndshandläggaren ett beslut. I beslutet står vilket stöd och vilken hjälp som du kommer att få. Om du ansökt om insatser som inte beviljas så får du ett avslagsbeslut för de insatserna. Avslagsbeslut kan överklagas. Hur du gör står i beslutet. Du som är anhörig och vårdar närstående kan ansöka om bistånd för din egen del, oavsett vilka förmågor och behov din närstående har. Du som behöver hjälpmedel ska kontakta en arbetsterapeut eller sjukgymnast som har rätt att förskriva hjälpmedel. Vissa hjälpmedel förskrivs av Region Skåne. Läs mer på sidan 8. Om du inte kan ta dig till din vårdcentral själv, eller med hjälp, så kan din läkare skriva en remiss till hemsjukvården. Läs mer om hemsjukvård på sidan 11. Genomförandeplan När du har fått beviljat stöd och hjälp, ska du berätta hur du vill att vi ska hjälpa dig med insatsen. Detta skriver vi sedan ner i en genomförandeplan. Om du vill så kan till exempel en anhörig eller någon annan du väljer vara med när genomförandeplanen ska formuleras. Framför allt om fer bor tillsammans i bostaden är det grundläggande att deras situation också beaktas. Även om du inte vill ha en genomförandeplan, så ska vi utforma och genomföra insatserna enligt dina önskemål och behov, och dokumentera detta. Individuell plan Alla som har behov av stöd och hjälp från både Malmö stad och Region Skåne ska erbjudas en individuell plan. Anhöriga ska ges möjlighet att delta, om det är lämpligt och om du ger ditt medgivande. Dina behov av stöd och hjälp anges i den individuella planen. Det ska stå vad Malmö stad ska ansvara för, vad Region Skåne ska ansvara för och om det är någon annan som ska ansvara för något. Det ska också fastställas vem som ska ha det övergripande ansvaret för den individuella planen. Anhöriga och andra i det personliga nätverket Du som är anhörig har rätt till stöd och hjälp. Detta kan innebära att du själv blir brukare. Vi har ansvar för att stödja personer som vårdar en närstående som är långvarigt sjuk eller äldre eller som stödjer en närstående som har funktionshinder. Detta ansvaret har vi även om den som vårdas inte har stöd och hjälp från vård- och omsorgsverksamheten. Vi ska stödja dig som är anhörig för att du ska ha en möjlighet till bibehållen livskvalitet och självständighet. Vi ska väga in hur du som anhörig påverkas av de insatser vi gör för brukaren, och vad du som anhörig kan behöva erbjudas som service eller som eget bistånd. Som anhörig kan du få information/utbildning och samtalsstöd. Du kan också få avlösning om du ansöker om det och ansökan beviljas. Stödet till dig ska vara individuellt och fexibelt. Även om du inte haft något stöd tidigare, ska vi vara uppmärksamma på ifall du har behov av stöd i samband med att din närstående får vård i livets slutskede. Frivillig- och volontärverksamhet Malmö stad anser att sociala frivilliga insatser är viktiga och vill uppmuntra till sådana. Frivilliginsatser fråntar 6 Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad

233 inte Malmö stad det ansvar som fnns i lagstiftningen. Frivilliga insatser kan bidra till att motverka social isolering och att Malmöbor får en högre livskvalitet. Detta kan gälla både de som är volontärer och de som får insatserna. Föreningar som intresseorganisationer, kulturföreningar, samfund, pensionärsorganisationer, organisationer inom funktionshinderområdet, anhörigföreningar med fera, är viktiga samarbetsparter och komplement till Malmö stads verksamhet. Malmö stad vill ha en förtroendefull samverkan med ideella organisationer, med ömsesidig vilja och respekt. Malmö stad och frivilligorganisationerna har olika roller och ansvarsområde. Kvaliteten på stöd och hjälp från Malmö stad ska aldrig vara beroende av frivilliginsatser. Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad 7

234 Åldras i trygghet och med bibehållet oberoende Samhällets socialtjänst ska på demokratins och solidaritetens grund främja människornas ekonomiska och sociala trygghet, jämlikhet i levnadsvillkor och aktiva deltagande i samhällslivet. Detta står i Socialtjänstlagen. Alla brukare och anhöriga ska känna sig trygga med stöd och hjälp som vård- och omsorgsverksamheten ger. Stöd och hjälp ska utformas så att alla kan känna trygghet och uppleva livskvalitet. Inriktningsmål Du som är brukare ska känna dig trygg med vård- och omsorgsverksamhetens stöd och hjälp Trygghet och information Att känna trygghet och välbefnnande är din egen individuella upplevelse. Vi ska ge förutsättningar för att du ska kunna känna välbefnnande, till exempel genom att stödja ditt självbestämmande och din delaktighet. Vi ska alltid kunna legitimera oss, och du ska lätt kunna se legitimationen. Du och dina anhöriga ska få information om hur legitimationen ser ut innan stöd och hjälp påbörjas. Du ska kunna lita på att du får de insatser som du har beviljats på det sätt och vid den tid ni kommit överens om. Du ska få information om eventuella förändringar så snart som möjligt, så att du alltid vet när och av vem stöd och hjälp ska utföras. Alla ska få information på ett sådant sätt så att den är lätt att förstå och ta till sig. Alla brukare och anhöriga ska känna sig trygga att alltid kunna framföra synpunkter på vård- och omsorgsverksamheten. Uppsökande och förebyggande verksamhet Äldre Malmöbor som inte har stöd och hjälp ska erbjudas uppsökande verksamhet med information om vård- och omsorgsverksamheten. Informationen är till för att att man ska kunna känna sig tryggare. Det är också viktigt att informera om varför det är viktigt att i god tid själv välja ett boende som har bra tillgänglighet. Om du fyttar till en bostad med god tillgänglighet, kan det påverka din möjlighet att bo kvar hemma även om din hälsa försämras. Hjälpmedel Om du behöver, så kan hjälpmedel göra att du får en större självständighet och en bättre livskvalitet. Det fnns hjälpmedel för bland annat hushållsarbete, förfyttning, planering och kommunikation. Det fnns också hjälpmedel som kan bidra till att göra din tillvaro begriplig och strukturerad. Om du vill få hjälpmedel från Malmö stad krävs att dessa har förskrivits av en legitimerad arbetsterapeut, sjukgymnast eller i vissa fall en sjuksköterska. Vissa hjälpmedel kan du få av Region Skåne. Förskrivaren gör en bedömning av dina individuella förmågor och behov. För att du själv, så långt som möjligt, ska kunna vara delaktig i val av hjälpmedel krävs att du får tydlig information om alternativ och konsekvenserna av dina val. Allas behov och förutsätt- 8 Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad

235 ningar är unika, och det är viktigt att hjälpmedlen är anpassade efter dig. I Malmö stad fnns ett fastställt utbud av hjälpmedel som kan förskrivas. Om du vill ha andra hjälpmedel betalar du dem själv. Hjälpmedel i hemmet kan ibland vara nödvändiga för personalens arbetsmiljö. Dina eller dina anhörigas önskemål om hur mycket hjälpmedel det kan fnnas i hemmet, måste vägas mot kraven på personalens arbetsmiljö. Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad 9

236 Bemötas med respekt Alla ska bemötas utifrån sin unika person. All verksamhet ska bygga på respekt för människors lika värde. En viktig del av bemötandet är kommunikationen. Grunden för att du ska känna dig respekterad, självständig och trygg är att chefer och medarbetare kommunicerar på dina villkor, och på ett respektfullt, inkännande och tydligt sätt. Sättet att kommunicera kan skilja lika mycket mellan olika generationer, religioner och kulturer som inom dem. Alla kontakter ska bygga på respekt för människors lika värde samt den enskilda människans värdighet, självbestämmande och integritet. Inriktningsmål Du som är brukare ska bemötas med respekt för din unika person Du som är brukare ska kunna kommunicera utifrån dina förutsättningar Bemötande Vi ska ge dig ett gott bemötande. Detta har stor betydelse för hur du upplever stöd och hjälp. Alla chefer och medarbetare ska känna till vår syn på gott bemötande och kommunikation, vilken framgår av den här planen. Vi ska vara professionella och visa lyhördhet och empati. Kommunikation Du har rätt att kommunicera utifrån dina egna förutsättningar, oavsett språk eller kommunikationssätt. Kommunikation är inte bara det talade ordet. Det handlar om ett samspel mellan människor och den inställning som vi har till varandra. Detta visar vi i tal, handlingar, gester, ansiktsuttryck och tonfall. Du som har svårigheter att kommunicera, till exempel på grund av demenssjukdom, hjärnskada, afasi eller andra funktionsnedsättningar ska också garanteras ett gott bemötande. Vi ska känna till och kunna använda alternativ och kompletterande kommunikation. Vi ska ta vara på de kommunikationssätt som du har. Du ska få en individanpassad omsorg, och det kräver att vi kan lyssna och tolka vad du vill förmedla. Vi ska kunna förklara så att du förstår vad vi menar. 10 Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad

237 Tillgång till god vård och omsorg Stöd och hjälp ska ta hänsyn till hela livssituationen. God vård och omsorg innehåller både materiella, sociala och existentiella frågor. Bemötande, integritet och möjlighet till att delta i eller tacka nej till sociala aktiviteter är viktiga hela livet. Stöd och hjälp ska ges med ett rehabiliterande förhållningssätt. Detta innebär att utgå från det friska, så brukarens egna resurser kan bevaras eller utvecklas. Stöd och hjälp ska utgå från behov och förmågor, för att ge förutsättningar för en aktiv och meningsfull tillvaro. Inriktningsmål Du som är brukare ska få en säker hälso- och sjukvård av god kvalitet Du som är brukare ska få stöd och hjälp med ett rehabiliterande förhållningssätt Skälig levnadsnivå Vad du anser är skälig levnadsnivå är inte alltid detsamma som vad någon annan anser. I socialtjänstlagen står att alla har rätt till skälig levnadsnivå, men vad det betyder preciseras inte. Det fnns ett antal prejudicerande domar som ger vägledning i hur man kan tolka begreppet, så kallad rättxpraxis. Du har till exempel alltid rätt till hjälp med dina grundläggande behov, som mat och hjälp med hygien för att du ska anses ha en skälig levnadsnivå. Du kan ansöka om stöd och hjälp med vad som helst som du tycker att du behöver. Vi gör en individuell bedömning av dina behov, och utgår från rättspraxis när vi beviljar stöd och hjälp. Det är viktigt att du som ansöker om insatser får tydlig information om vad som enligt rättspraxis ingår i skälig levnadsnivå. På så sätt kan det bli lättare att förstå varför du får avslag på något du ansökt om. Om du är missnöjd kan du alltid överklaga ett avslagsbeslut. Boende Alla som så önskar kan ansöka om särskilt boende. Biståndshandläggaren gör en bedömning av hela din livssituation och ser om dina behov kan tillgodoses på annat sätt. Biståndshandläggaren beslutar därefter om du beviljas särskilt boende. Lägenheten i ett särskilt boende är ditt eget hem. Du har även tillgång till gemensamhetsutrymmen i det särskilda boendet. Stöd och hjälp anpassas efter dina individuella behov på särskilda boenden, liksom i ordinärt boende. Vi ska kunna erbjuda boende där personalen har särskild kunskap och kompetens inom ett särskilt område. Exempel på sådana områden är demens, teckenspråk och livsåskådning. Alla äldre har möjlighet att söka de seniorbostäder och trygghetsbostäder som fnns på den allmänna bostadsmarknaden. Det krävs inget biståndsbeslut om du vill fytta till en sådan bostad. Hälso- och sjukvård Möjligheten att få hemsjukvård regleras i överenskommelser mellan Kommunförbundet Skåne och Region Skåne. Den som själv, eller med hjälp, kan ta sig till en vårdcentral ska få insatserna utförda där om det inte fnns särskilda skäl. Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad 11

238 Om du vill ha hemsjukvård ska en läkare skriva en remiss till hemsjukvården. Sedan bedömer en sjuksköterska om du har rätt till hemsjukvård. I hemsjukvården arbetar sjuksköterskor, undersköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster med rådgivning och sjukvårdande insatser. Många som har behov av hälso- och sjukvård och rehabilitering får hjälp i sin egen bostad. När du vårdas i hemmet så blir bostaden också en arbetsplats. Detta kan även påverka andra som bor i bostaden. All stöd och hjälp ska planeras och utformas i samverkan med dig, och genomföras enligt dina önskemål så långt det är möjligt. Det är viktigt att förstå mål och syfte med hemsjukvård och rehabilitering, och vad som kan bli konsekvensen av att tacka nej. Målet med rehabilitering är att du ska kunna vara så självständig som möjligt och känna livskvalitet i vardagen. Du ska uppmuntras och stödjas att träna för att öka eller behålla funktioner och färdigheter som bidrar till detta. Ett rehabiliterande förhållningssätt ska fnnas hos alla chefer och medarbetare. Stöd vid livets slut Existentiella frågor kan få en stor betydelse för den som närmar sig livets slut, och för de anhöriga. Att få möjlighet till ett värdigt liv innebär också rätten till en värdig död. Vi måste så långt som möjligt ha en beredskap att kunna erbjuda samtal och stöd kring sådana frågor, oavsett din och dina anhörigas kultur, livsåskådning eller tro. Din rätt till privatliv och integritet är viktig även vid vård i livets slutskede. Rätten till en värdig död innebär också rätten till en respektfull fysisk omvårdnad. Systematiskt kvalitetsarbete Vi ska hela tiden på ett systematiskt sätt utveckla och säkra kvaliteten i vår verksamhet. Enligt lagen ska vi ha ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Ledningssystemet ska vara ett stöd så att riskanalyser, egenkontroller, rapporter och utredning av klagomål, synpunkter och avvikelser leder till förbättringar av verksamheten. Vi har ett övergripande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för all vård- och omsorgsverksamhet. Varje nämnd har dessutom ett eget ledningssystem. Evidensbaserad praktik Att använda evidensbaserad praktik och beprövad erfarenhet är ett sätt att säkerställa kvaliteten i verksamheten så att brukarens behov tillgodoses. Evidensbaserad praktik innefattar både den vetenskapliga kunskapen och medarbetarens kunskap. I en dialog mellan brukaren och medarbetaren vägs dessa två kunskapskällor samman med brukarens värderingar, önskemål och erfarenheter. Beprövad erfarenhet är en strukturerad bedömning av en metod som dokumenterats och utvärderats sedan tidigare, som leder till att brukarens behov av stöd och hjälp uppfylls på bästa sätt. Kompetens Malmöbornas behov förändras, ny lagstiftning tillkommer och nya forskningsresultat gör att verksamheten behöver utvecklas. Våra anställda ska ha rätt kompetens för sina arbetsuppgifter, även när verksamheten utvecklas. De behöver fortlöpande kompetensutveckling och möjlighet att förankra ny kunskap. En viktig del i arbetet med att säkra kompetensen är den dagliga dialogen om hur arbetet organiseras, genomförs, följs upp och utvärderas. Vi är på olika sätt delaktiga i forskning och projekt med högskolor, universitet och andra utbildningsanordnare. Detta gör vi för att stödja verksamhetens utveckling så vi kan uppfylla dina behov bättre. Vi deltar aktivt i nätverk och samverkar med utbildningsanordnare för att medverka till att utveckla utbildningarna. 12 Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad

239 Styrdokument Förutom plan för vård- och omsorgsverksamheten fnns det många styrande dokument för verksamheten. Dokumenten kan gälla internationellt, nationellt eller lokalt i Malmö. Internationell nivå FNs deklaration om mänskliga rättigheter, FNs konvention om mänskliga rättigheter för människor med funktionsnedsättning är exempel på internationella konventioner och överenskommelser. Nationell nivå Vissa av de viktigaste lagarna fnns uppräknade nedan. Det fnns fera andra lagar som styr verksamheten utöver dessa, och styrdokument som baseras på lagarna. Det fnns också nationella mål t ex för äldrepolitiken och funktionshinderområdet. Kommunallagen Kommunallagen (1991:900), innehåller bland annat bestämmelser om kommuners verksamhet. Det står också att kommuner ska behandla sina innevånare lika, om det inte fnns sakliga skäl för något annat. Socialtjänstlagen Socialtjänstlagen (2001:453), SoL, är en ramlag som beskriver målet för socialtjänstens verksamhet. Socialtjänsten i Malmö är i huvudsak indelad i verksamhetsområdena vård- och omsorg samt individ- och familjeomsorg. Hälso- och sjukvårdslagen Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), HSL, gäller all verksamhet inom hälso- och sjukvårdsområdet. Med hälso- och sjukvård avses åtgärder för att medicinskt förebygga, utreda och behandla sjukdomar och skador. Patientsäkerhetslagen Patientsäkerhetslagens (2010:659) syfte är att främja hög patientsäkerhet inom hälso- och sjukvård och jämförbar verksamhet. Ofentlighets- och sekretesslagen Ofentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, innehåller bland annat bestämmelser om sekretess till skydd för enskildas personliga förhållanden. Diskrimineringslagen I diskrimineringslagen (2008:567) fnns bland annat bestämmelser om förbud mot diskriminering och repressalier. Det fnns också särskilda bestämmelser för hälso- och sjukvård samt socialtjänst. Nationella mål för äldrepolitiken och för funktionshinderpolitiken Riksdagen har beslutat om nationella mål för äldrepolitiken och funktionshinderpolitiken. Socialstyrelsens publikationer Socialstyrelsen ger ut regler, vägledningar och handböcker som på olika sätt är rådgivande och styrande för olika delar av vård- och omsorgsverksamheten. Regional nivå samarbete och gränssnitt Kommunerna i Skåne och Region Skåne har som sjukvårdshuvudmän ett gemensamt ansvar att tillgodose medborgarnas behov av vård och omsorg. För att underlätta samarbetet fnns avtal och överenskommelser mellan kommunerna och Region Skåne. Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad 13

240 Genom avtal/överenskommelser vill kommunerna och Region Skåne skapa en grund för en kvalitativt god och kostnadsefektiv vård och omsorg. Det fnns ramavtal, samarbetsavtal och lokala överenskommelser inom fera områden. Som exempel kan nämnas hemsjukvård, läkarstöd till hemsjukvården och särskilda boenden, barn och ungdomar i behov av särskilt stöd, familjecentral och vuxna med psykisk funktionsnedsättning/psykisk sjukdom. Kommunal nivå Malmö stads styrdokument Kommunfullmäktige fastställer styrdokument och planer för de olika delarna av den verksamhet som bedrivs. Utöver plan för vård- och omsorgsverksamheten fnns t ex plan för LSS-verksamheten, plan för individ- och familjeomsorgenm personalpolicy, kommunikationspolicy och utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering. Malmö stads budgetmål Mål för verksamheten tas fram och fastställs årligen av kommunfullmäktige i samband med att budgeten fastställs. 14 Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad

241 Förklaring till ord och begrepp som används i plan för vårdoch omsorgsverksamheten Observera att begreppen kan ha andra defnitioner i andra sammanhang. Anhörig en person som vårdar en närstående som är långvarigt sjuk eller äldre eller som stödjer en närstående som har funktionshinder. Beprövad erfarenhet det fnns ingen fastställd defnition av begreppet, men en beskrivning är enligt Högskoleverket erfarenheter som hämtas från den professionella kunskapen och som kan formuleras och prövas. Biståndsbeslut den som vill ha stöd och hjälp ska ansöka om detta. Efter en utredning fattar biståndshandläggaren ett beslut om stöd och hjälp som den enskilde har rätt till. Det ska klart framgå vad den enskilde ansökt om och vad som beviljats. Biståndsbeslutet kan innebära att ansökan beviljas helt eller delvis. Beslutet kan också bli att ansökan avslås helt. Bostadsanpassningsbidrag bidrag till behovsprövad anpassning av bostad för att öka tillgängligheten. Bidraget regleras av lagen (1992:1574) om bostadsanpassning, och handläggs av stadsbyggnadskontoret. Information fnns på www.malmo.se. Brukare den som beviljats och har någon form av stöd och hjälp från Malmö stads vård- och omsorgsverksamhet. Evidensbaserad praktik stöd och hjälp baseras på medveten och systematisk användning av den bästa tillgängliga kunskapen, tillsammans med den professionelles expertis samt den berörda personens situation, erfarenhet och önskemål Funktionsnedsättning - en nedsättning av fysisk, psykisk eller intellektuell funktionsförmåga. Funktionshinder - den begränsning som en funktionsnedsättning innebär för en person i relation till omgivningen. Genomförandeplan en plan som beskriver hur en beslutad insats praktiskt ska genomföras. Brukarens behov och önskemål ska vara utgångspunkten och brukarens mål och delmål ska framgå. Gränssnitt avtal mellan Region Skåne och Malmö stad om ansvarsfördelning för bl a hemsjukvård och rehabilitering. Hemsjukvård sjukvårdande och rehabiliterande insatser som utförs i brukarens hem av Malmö stads medarbetare som sjuksköterskor, sjukgymnaster, arbetsterapeuter eller andra medarbetare som fått delegation på att utföra insatserna. Individuell plan Alla som har behov av stöd och hjälp från både Malmö stad och Region Skåne ska erbjudas en individuell plan om det behövs för att brukaren ska få sina behov tillgodosedda. Planen ska upprättas om kommunen eller landstinget bedömer att den behövs för att den enskilde ska få sina behov tillgodosedda, och om den enskilde samtycker till att den upprättas. Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad 15

242 Lex Maria lex Maria är inte en egen lag, utan en av bestämmelserna i patientsäkerhetslagen. Lex Maria anger att en vårdgivare ska anmäla händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada till Socialstyrelsen. Lex Sarah är inte en egen lag utan är en del av SoL och LSS. Den som utför uppgifter inom bl a vård- och omsorgsverksamheten har en skyldighet att rapportera missförhållande, eller risk för missförhållande, i verksamheten. Varje förvaltning har rutiner för hur rapportering och utredning ska gå till. Medarbetare alla, oavsett vad man är anställd som, och som arbetar i vård- och omsorgsverksamheten. Mål det fnns tre olika målkategorier i Malmö stad. Inriktningsmål är långsiktiga, beslutas av kommunfullmäktige och anger den politiska visionen. Efektmål beslutas av kommunstyrelsen, följs upp årligen och revideras vid behov. Varje nämnd ska fastställa och följa upp egna operativa mål, som utgår från inriktnings- och efektmålen. Nationellt fackspråk Socialstyrelsen har i uppdrag att ta fram ett nationellt fackspråk så att behov kan beskrivas och bedömas på ett enhetligt sätt. Omvårdnad personlig omvårdnad av brukaren samt hälso- och sjukvårdsinsatser. Rehabilitering insatser för att en person ska kunna återvinna eller bibehålla bästa möjliga funktionsförmåga och få goda möjligheter för ett självständigt liv och ett aktivt deltagande i samhällslivet. Rättspraxis bygger på rättsfallen från de högsta instanserna som fungerar som prejudikat, dvs vägledning till att tolka lagen. Serviceinsatser insatser som inte är omvårdnad som t ex städning, tvätt och inköp. Specialistvård hälso- och sjukvård som kräver mer specialiserade åtgärder än vad som kan ges i primärvård. Tröskelprincip ett begrepp i gränssnittsöverenskommelsen (se detta begrepp) som anger att den som kan söka vård hos en vårdcentral i normalfallet inte ska få hemsjukvård. Vårdgivare statlig myndighet, landsting, kommun, annan juridisk person eller enskild näringsidkare som bedriver hälso- och sjukvård. Äldre personer över 65 år. 16 Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad

243 STADSKONTORET Avdelning vård och omsorg 205 80 Malmö Telefon 040-34 10 00 www.malmo.se Malmö stad, Serviceförvaltningen - Art Director: Hassan Hashemian, 040-34 12 43. Bild: Oskar Falck.

244 Malmöinitiativet- en vegetarisk dag i veckan 14 SOFI-2015-690

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 1 (2) 245 Datum 2015-12-22 Vår referens Lina Hultin Planeringssekreterare Lina.Hultin@malmo.se Tjänsteskrivelse Malmöinitiativet- en vegetarisk dag i veckan SOFI-2015-690 Sammanfattning Stadsområdesnämnd Innerstaden har ombetts yttra sig om ett medborgarinitiativ som innebär att införa en vegetarisk dag i veckan i Malmö stads egna verksamheter samt att uppmana externa utförare att göra det samma. I stadsområde Innerstaden är det fram för allt särskilt boende som berörs av förslaget eftersom det är den verksamhet som dagligen tillagar måltider. Särskilt boende är brukarnas egna hem där de betalar för måltider och boende och där stor vikt idag läggs vid att tillmötesgå brukarnas individuella önskemål och behov kring måltider. Mot bakgrund av detta föreslås Stadsområdesnämnd Innerstaden att inte ställa sig bakom initiativet. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att sända föreliggande yttrande till stadskontoret att inte införa en vegetarisk dag inom verksamheterna i Stadsområdesförvaltning Innerstaden. Beslutsunderlag Förslag, En vegetarisk dag i veckan - Malmöinitiativet Information till förtroendevalda Information till malmöborna om Malmöinitiativet Yttrande Malmöinitiativet- En vegetarisk dag i veckan SONI 2015-01-27 G-Tjänsteskrivelse Malmöinitiativet- en vegetarisk dag i veckan SONI 2015-01-27 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Innerstaden 2015-12-16 Stadsområdesnämnd Innerstadens arbetsutskott 2016-01-13 Stadsområdesnämnd Innerstaden 2016-01-27 Ärendet Ett förslag som innebär att Malmö stad inför en vegetarisk dag i veckan i de egna verksamheterna samt rekommenderar privata utförare att göra det samma, har inkommit till Malmö stad via Malmöinitiativet. Initiativtagararen hänvisar till statistik som beskriver hur dagens produktion av animaliska livsmedel påverkar människors hälsa såväl som ekosystemet negativt. Initiativtagaren lyfter även den ekonomiska aspekten av en vegetarisk dag i veckan och SIGNERAD 2015-12-22

uppger att vegetabilier är mindre kostsamt än kött vilket frigör resurser för att öka kvaliteten på övriga livsmedel. 246 2 (2) I stadsområdesförvaltning Innerstaden tillreds lunch och middag till åtta särskilda boenden i stadsområdets egna storkök. På fem övriga boenden tillagas samtliga måltider i verksamheten. Särskilt boende är brukarens egen bostad där brukaren själv betalar för måltiderna och sitt boende. Brukaren har ett stort egenbestämmande över sitt boende och sin vardag. För att bidra till stadsområdsnämndens mål om att Malmöbon ska ha inflytande över hur stöd och hjälp utformas arbetar verksamheterna bland annat med att i så stor utsträckning som möjligt fånga upp och tillgodose brukarnas önskemål och krav kring måltiderna. Innerstadens storkök har under 2015 besökt samtliga boenden de levererar mat till och tillfrågat boenden om deras upplevelser och önskemål rörande maten. Önskemålen var, med några få undantag, rätter innehållande animaliska produkter. Enskilda personers önskemål eller behov av specialkost, t.ex. vegetariskt, utan fläsk, timbalkost osv tillgodoses alltid. I syfte att bidra till minskad klimatpåverkan, finns det inom stadsområdets storkök planer på att eventuellt införa en vegetarisk dag i veckan, men innan det genomförs kommer brukarna först att tillfrågas om förslaget. Eftersom en vegetarisk dag inte kan införas utan att samtidigt kunna erbjuda alternativ till de som inte vill äta vegetarisk kost, måste en beräkning göras på kostnaderna för att säkerställa att allas önskemål kan tillgodoses. Idag tillreds redan en del vegetarisk kost på Innerstadens särskilda boenden. Storköket och verksamheterna tillagar t.ex. ofta soppa en gång i veckan, vilken med få undantag är vegetarisk. Att förklara syftet med vegetarisk dag och att inget animaliskt alternativ erbjuds är heller inte möjligt för de verksamheter som arbetar mot brukare med demenssjukdom. Till skillnad mot förslagets beskrivning av en utveckling där allt fler drabbas av övervikt och fetma, är särskilt boende en verksamhet som tvärtom ofta får arbeta med att utöka kaloriintaget och säkerställa ett högt näringsinnehåll i måltiderna. Att kunna möta brukarens önskemål blir därför än viktigare för att brukarens näringsbehov ska tillgodoses. I dagsläget arbetar verksamheterna i Innerstaden för att bidra till Kommunfullmäktiges och stadsområdesnämndens mål om att minska sin negativa påverkan på klimat och miljö, genom att i så stor utsträckning som möjligt beställa ekologiska och etiskt certifierade produkter. Dock är ekologiska produkter är fortfarande dyrare än konventionella och beställning görs även med hänsyn till budget. Förutom särskilt boendes måltider finns det viss försäljning av enklare mat på stadsområdets tre fritidsgårdar, vilka alltid erbjuder vegetariska alternativ. Mötesplats- och biblioteksverksamheten Garaget har också caféverksamhet där i stort sett all mat är vegetarisk och ekologisk. Ansvariga Ronny Andersson Förvaltningschef

Malmö stad Stadsområdesnämnd Innerstaden 1 (2) 247 Datum 2015-12-22 Adress Diarienummer SOFI-2015-690 Yttrande Till Stadskontoret Malmöinitiativet, förslag på en vegetarisk dag i veckan. [Fyll i mottagarens diarienummer] Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att lämna följande yttrande: Sammanfattning Stadsområdesnämnd Innerstaden är positiv till initiativ som kan bidra till minskad klimatpåverkan och förbättrad folkhälsa och föreslår att Malmö stad skapar en kampanj som uppmanar Malmöborna att äta mer vegetarisk kost. Nämnden ställer sig i dagsläget inte bakom att förslaget införs i de verksamheter där brukarna själva betalar för och ska ha inflytande över måltiderna. Yttrande Malmöinitiativet om en vegetarisk dag i veckan berör för Innerstadens verksamheter, främst särskilt boende, eftersom det är den verksamhet som dagligen tillagar måltider. I stadsområdesförvaltning Innerstaden tillreds lunch och middag till åtta boenden i stadsområdets egna storkök och på fem boenden tillagas samtliga måltider i verksamheten. Särskilt boende kan beskrivas som eget boende under ett vårdtak. Brukarna har kontrakt på och ett stort egenbestämmande över sitt boende och sin vardag. Brukarna betalar även för boende såväl som måltider. Stadsområdesnämnd Innerstaden arbetar utifrån Kommunfullmäktiges målområde 5 med att Malmöbon ska ha inflytande över hur stöd och hjälp utformas. För att bidra till detta arbetar verksamheterna bland annat med att i så stor utsträckning som möjligt fånga upp och tillgodose brukarnas önskemål och krav kring måltiderna. Innerstadens storkök har under 2015 besökt samtliga boenden de levererar mat till och tillfrågat boenden om deras upplevelser och önskemål rörande maten. Önskemålen var, med några få undantag, rätter innehållande animaliska produkter. Enskilda personers önskemål eller behov av specialkost, t.ex. vegetariskt, utan fläsk, timbalkost osv tillgodoses alltid. I syfte att bidra till minskad klimatpåverkan och förbättrad folkhälsa, finns det inom stadsområdets storkök planer på att eventuellt införa en vegetarisk dag i veckan, men innan det genomförs kommer brukarna först att tillfrågas om förslaget. Eftersom en vegetarisk dag

inte kan införas utan att samtidigt kunna erbjuda alternativ till de som inte vill äta vegetarisk kost, måste en beräkning göras på kostnaderna för att säkerställa att allas önskemål kan tillgodoses. 248 2 (2) Idag tillreds redan en del vegetarisk kost på Innerstadens särskilda boenden. Storköket och verksamheterna tillagar t.ex. ofta soppa en gång i veckan, vilken med få undantag är vegetarisk. Förutom särskilt boendes måltider finns det viss försäljning av enklare mat på stadsområdets tre fritidsgårdar, vilka alltid erbjuder vegetariska alternativ. Mötesplats- och biblioteksverksamheten Garaget har också caféverksamhet där i stort sett all mat är vegetarisk och ekologisk. I dagsläget arbetar verksamheterna i Innerstaden för att bidra till Kommunfullmäktiges och stadsområdesnämndens mål om att minska sin negativa påverkan på klimat och miljö, genom att i så stor utsträckning som möjligt beställa ekologiska och etiskt certifierade produkter. Dock är ekologiska produkter är fortfarande dyrare än konventionella och beställning görs även med hänsyn till budget. Stadsområdesnämnd Innerstaden är positiv till initiativ som kan bidra till minskad klimatpåverkan och förbättrad folkhälsa och föreslår att Malmö stad skapar en kampanj som uppmanar Malmöborna att äta mer vegetarisk kost. Nämnden ställer sig i dagsläget inte bakom att förslaget införs i de verksamheter där brukarna själva betalar för och ska ha inflytande över måltiderna. Ordförande Anders Nilsson Stadsområdesdirektör Ronny Andersson [Här anger du om det finns reservationer/särskilda yttranden]

249 Stadskontorets guide till Malmöinitiativet För förtroendevalda Malmöinitiativet är en plattform där alla Malmöbor och de som berörs av Malmö stads verksamhet kan komma med förslag och synpunkter som gäller Malmö. På Malmöinitiativet kan alla som vill diskutera, komma med förslag och stödja andras initiativ mötas. Även du som är förtroendevald kan vara en del av Malmöinitiativet genom att skriva, kommentera, stödja eller lyfta fram en god idé i just din nämnd eller ditt parti. Om minst 100 personer skriver under ett förslag så skickas det vidare till aktuell nämnd som ett informationsärende. Nämnden uppmanas att inkomma med svar till stadskontoret som återkopplar till initiativställaren och publiceras på www.malmo.se/initiativet för allmänhetens kännedom. Svar ska undertecknas av politiker och eventuella reservationer och särskilda yrkanden på svaret ska bifogas. Syftet med Malmöinitiativet är bland annat att: Skapa en meningsfull dialog mellan de som berörs av Malmö stads verksamheter och de politiska beslutsfattarna Stärka de demokratiska möjligheterna och tillgodose rättigheten att påverka sitt liv och samhälle Ta till vara på goda idéer, synpunkter, erfarenheter och allmänna åsikter hos de man representerar som förtroendevald Öka legitimiteten och kvaliteten i det politiska arbetet och beslutsfattandet Som förtroendevald har du genom Malmöinitiativet en unik möjlighet att möta de du representerar. Du kan ta emot och presentera åsikter men där fnns även ett diskussionsforum på Facebook kopplat till varje Malmöinitiativ där du är välkommen att delta. Välkommen i en medborgardialog! För frågor eller ytterligare information ta kontakt med: Grethe Lindhe, Projektledare Stadskontoret, 040-341115 Vesna Lagerstedt, Moderator Stadskontoret, 040-341052 Direktlänk till Malmöinitiativet: www.malmo.se/initiativet April 2013

250 Var med och påverka i Malmö! Dina åsikter är viktiga och som Malmöbo vill vi att du ska vara med i utvecklingen av vår stad. Det fnns fera olika sätt att påverka och göra sin röst hörd. Här kommer lite tips! Malmöinitiativet Här har du möjlighet att komma med förslag och synpunkter som gäller Malmö. Både du som medborgare och du som politiker kan föra upp olika frågor till debatt och diskussion på webben. Den som lägger ett förslag kan få stöd för frågan genom att andra skriver under förslaget. Om minst 100 personer skriver under förslaget går det vidare till aktuell nämnd som ett informationsärende. Vill du debattera ett förslag kan du göra det på Facebook. Malmöpanelen Ett mini-malmö som består av 1.600 representativt utvalda Malmöbor som regelbundet rådfrågas i politiska frågor innan ärendena går vidare till beslut i de kommunala nämnderna och styrelserna. Medborgarförslag Här kan du som bor i Malmö lämna egna förslag till stadsområdesnämnden i det stadsområde du bor. Genom medborgarförslagen har du möjlighet att påverka politiken i det som är viktigt för dig. Rösta i valen Genom att rösta i valen är du också med och påverkar. När du fyllt 18 år har du som medborgare rätt att rösta i riksdagsval, kommunval och landstingsval. Gå med i ett parti Vill du utveckla ditt politiska intresse kan du gå med i ett politiskt parti. För dig som är ung fnns också politiska ungdomsförbund. Engagera dig i en förening Malmö har massor med föreningar! Bli medlem, utveckla ditt engagemang och träfa andra med samma intresse. Vill du veta mer? För att få mer kunskap om hur du kan vara med och påverka, gå in på malmo.se/paverka I Malmö fnns en demokratiberedning som behandlar dialog, service och infytande för Malmös medborgare.

251 Årlig revidering av delegationsordning för stadsområdesnämnd Innerstaden 15 SOFI-2015-645

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 1 (3) 252 Datum 2016-01-08 Vår referens Katrin Håkansson Planeringssekreterare katrin.hakansson5@malmo.se Tjänsteskrivelse Årlig revidering av delegationsordning för stadsområdesnämnd Innerstaden SOFI-2015-645 Sammanfattning Varje år revideras delegationsordningen som styr hur beslutsfattandet i nämnden genomförs. Beslut av förberedande eller verkställande karaktär omfattas inte av delegationsordningen, medan beslut där överväganden och bedömningar kan göras omfattas i delegationsordningen. De beslut som fattas med stöd av delegationsordningen ska, i enlighet med stadsområdesnämnd Innerstadens beslut 151026, månadsvis anmälas till nämnden. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att godkänna det reviderade förslaget till delegationsordning för stadsområdesnämnd Innerstaden. Beslutsunderlag Revidering av delegationsordning för stadsområdesnämnd Innerstaden Förslag på förändrad delegationsordning Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Innerstadens arbetsutskott 2016-01-13 Stadsområdesnämnd Innerstaden 2016-01-27 Ärendet Genomförande I samband med att förslag till en reviderad version av delegationsordningen för stadsområdesnämnd Innerstaden arbetats fram har samtliga avdelningar fått framföra synpunkter på önskade förändringar. Efter att förslaget på förändring sammanställts har stadsjuristerna konsulterats, och därefter har förvaltningsledningen fått ta ställning till förslaget. Förändringar vad har lyfts ur delegationsordningen? Vissa stycken i delegationsordningen från 2015 har bedömts vara ren verkställighet för verksamheterna, varför dessa lyfts ur delegationsordningen. Dessa omfattas i stället av respektive avdelnings interna rutiner. Dessa stycken är markerade med blått i förslaget till delegationsordning för 2016. SIGNERAD

Detta avser: 3.5 A, avseende fritidspeng inom ekonomiskt bistånd. En förändring av de nationella riktlinjerna kommer ske så detta framöver ska omfattas i det bidrag som utgår till hushåll som ansöker om bistånd, det kommer inte kunna sökas om specifikt framöver. 253 2 (3) 4.37, avseende mottagande av skriftlig och muntlig rapport (detta är ej blåmarkerat). Detta bedöms vara verkställighet då ingen bedömning kan göras avseende ifall man vill ta emot rapporten eller inte. 4.39, att inleda utredning (detta är ej blåmarkerat). Ingen bedömning föreligger varför det bedöms vara verkställighet, därmed ska det inte omfattas i delegationsordningen. 5.1-5.3, beslut om att lämna ut allmän handling, uppgifter i allmän handling, patientjournal, patientakt eller personuppgifter är borttaget (detta är dock inte blåmarkerat). Denna förändring är gjord eftersom utlämnandet av uppgifter bedöms vara verkställighet, nekande av utlämnande däremot anses vara en bedömningsfråga varför det även fortsatt omfattas av delegationsordningen. Förändringar vad har tillkommit i delegationsordningen? I vissa fall har förtydliganden bedömts vara behövliga alternativt att det under året framkommit att något saknats i delegationsordningen. Dessa förändringar är rödmarkerade i förslag till delegationsordning för stadsområdesnämnd Innerstaden 2016. Detta avser: 3.58, ett förtydligande har gjorts om att det som avses är anmälan om allvarliga missförhållanden till Inspektionen för vård och omsorg. 3.107, ett tillägg om att socialsekreterare inom Individ- och Familjeomsorgen likväl som dem inom verksamhet ensamkommande barn och social jour kan ansöka hos överförmyndare om god man. 3.112, ett tillägg om det tilläggsbeslut som nämnden fattade i juni 2015 om vem som får besluta om omedelbart omhändertagande enligt LVM. 3.116, ett tillägg om det tilläggsbeslut som nämnden fattade i juni 2015 om vem som får besluta om omedelbart omhändertagande enligt LVU. 3. 119, ett tillägg om det tilläggsbeslut som nämnden fattade i juni 2015 om vem som får besluta om hur vården ska ordnas och vart den unge ska vistas under vårdtiden enligt LVU. 3.132, ett tillägg om det tilläggsbeslut som nämnden fattade i juni 2015 om flyttförbud enligt LVU. 3.137, ett tillägg om att ytterligare en person får besluta om begäran av biträde från polismyndighet för att genomföra beslut.

4.2, ett tillägg i kommentaren om att samråd måste ske med sektionschef vid beslut om bistånd i form av särskild boendeform. 254 3 (3) 4.24 A, tillägg om beslut att teckna externa avtalsförbindelser för externa placeringar delegerat till avdelningschef. 4.40, godkännande av rapport om icke verkställda beslut samt överlämnande till kommunfullmäktige delegerat till Myndighetsutskottet. 5.1, tillägg om att även medicinskt ansvarig för rehabilitering får fatta beslut om att inte lämna ut patientjournal. 6.9, förändring om att avdelningschef i stället för direktör kan teckna samverkansavtal o dyl. 7.2, tillägg utifrån tilläggsbeslut om firmatecknare fattat av nämnden i december 2015. 7.8, tillägg om att enhetschef för Hjälpmedelscentrum får besluta om antagande av anbud och tecknande av avtal utanför verksamhetens normala drift avseende Hjälpmedelscentrums verksamhet. 7.12, tillägg om att arbetsutskottet ges delegation att besluta om hyresavtal med en hyreskostnad som överstiger 500 000 kr/år. 7.21, tillägg om att avdelningschef får ansöka om medel ur fonder om beloppet understiger 100 000 kr medan direktören får ansöka om medel ur fonder om beloppet uppgår till 100 000 kr eller därutöver. 7.22, tillägg om att avdelningschef får besluta om medfinansiering av externa projekt om beloppet understiger 100 000 kr medan direktören får besluta om medfinansiering av externa projekt om beloppet uppgår till 100 000 kr eller därutöver. 8.11, tillägg om att direktören ges rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt vid frånvaro till avdelningschef. Ansvariga [Här kommer namnet på de chefer som i systemet har godkänt ärendet inför nämnd att hämtas in automatiskt. Du behöver bara skriva något under denna rubrik om du INTE kommer att få ärendet godkänt digitalt.]

255 Delegationsordning för Stadsområdesnämnd Innerstaden Stadsområdesnämnd Innerstaden 2016-01-27

256 Innehållsförteckning: 1. Om delegation 2. Förkortningar 3. Delegationsärenden socialtjänst Individ och familj 4. Delegationsärenden socialtjänst Vård och omsorg 5. Delegationsärenden sekretess 6. Delegationsärenden - ärendehandläggning övrigt 7. Delegationsärenden ekonomi 8. Delegationsärenden - personal Sida 2 av 41

257 1. Om delegation Delegationens syfte En nämnd har till uppgift att fatta ett stort antal beslut. Det är emellertid praktiskt omöjligt att nämnden fattar beslut i samtliga ärenden som faller inom nämndens ansvarsområde. Syftet med delegation är att avlasta nämnden från att behöva fatta beslut. Delegering innebär överföring av beslutanderätt från en nämnd till ett utskott, en ledamot eller ersättare eller en anställd som är underställda nämnden. En nämnds rätt att besluta om delegation regleras dels i kommunallagen (1991:900), KL, dels i speciallagstiftning. Stadsområdesnämnden är en kommunal nämnd enligt KL. Vilka beslut kan delegeras? Beslut av rent förberedande eller rent verkställande karaktär (ett beslutsfattande där beslutet är givet på förhand utan att det föreligger ett verkligt bedömningsutrymme, t.ex. beslut om debitering enligt en taxa) kräver ingen delegation utan sådana beslut kan tjänstemännen fatta autonomt. Nämndens rätt att delegera är inriktad på ett beslutsfattande där det finns ett utrymme för överväganden och bedömningar, dock utan att detta utrymme är forum för politiska värderingsfrågor, t.ex. myndighetsutövning som inte är av principiell natur och verkställighet av kommunfullmäktiges beslut. Genom delegation effektiviseras den kommunala förvaltningen, och medborgarna ges en bättre service. Bestämmelser om delegering av ärenden inom en kommunal nämnd finns i 6 kap. 33 38 KL. Enligt 6 kap. 33 KL får en nämnd uppdra åt ett utskott en ledamot eller ersättare eller en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller grupp av ärenden. Vilka beslut kan inte delegeras? I följande slag av ärenden får beslutanderätten med stöd av 6 kap. 34 KL inte delegeras: ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden, och vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Sida 3 av 41

258 Det är dock tillåtet att delegera ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda av principiell beskaffenhet som enligt specialförfattning får delegeras till utskott. Vidaredelegation Nämnden kan genom beslut ge direktören rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd enligt 6 kap. 37 kommunallagen. Nämnden ska hela tiden ha kännedom om vem som har rätt att fatta beslut. Beslutsfattande Delegationen innebär att beslutanderätten i de i delegationsordningen angivna ärendena överlämnats till delegaten som träder i nämndens ställe. Beslut fattas sålunda på nämndens vägnar och har samma rättsverkan som beslut fattade av nämnden i plenum. Beslutsrätten enligt delegationsordningen gäller tills vidare och kan återkallas eller ändras av nämnden. Delegerad beslutanderätt ska utövas i överensstämmelse med gällande författningar samt kommunfullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndens styrdokument samt rymmas inom ramen för anslagna medel. Ärenden delegerade till nämndens ordförande beslutas vid förhinder av denna av viceordföranden. Vid förfall för delegater i övrigt övertas beslutanderätten av den som förordnats som vikarie på delegatens tjänst om vikarie inte har förordnats, av den som enligt uppdragsbeskrivning är närmaste chef för delegaten. Som allmän princip bör dock gälla att ersättare inte bör besluta i viktigare ärenden om beslut utan större nackdel kan anstå tills delegaten återkommer. Den som är jävig i ett visst ärende får inte besluta i det eller ens delta i handläggningen. Bestämmelser om jäv finns i 6 kap. 24 27 KL. Om en delegat är jävig överlämnas ärendet för avgörande till närmaste chef eller nämnden. Till ett enligt förvaltningsbesvär överklagbart beslut ska fogas en korrekt överklagandehänvisning. Sida 4 av 41

259 Ärenden som inte finns i delegationsordningen Ärenden av ren verkställighetskaraktär upptas inte i en delegationsordning. Ärenden som är av principiell natur eller som enligt författning inte får delegeras finns självfallet inte heller upptagna i delegationsordningen. Anmälan av delegationsbeslut Enligt 6 kap. 35 KL ska beslut som fattats med stöd av delegation anmälas till nämnden. Alla beslut som har fattats med stöd av delegation från nämnden ska anmälas till nämnden vid närmast påföljande nämndssammanträde. Varje avdelning lämnar listor över delegerade beslut till nämnden månadsvis. Listorna returneras till avdelningarna och uppgifter återfinns i verksamhetssystemet. Alla beslut som har fattats med stöd av vidaredelegation från förvaltningschefen ska först anmälas till förvaltningschefen och sedan till nämnden vid närmast påföljande nämndssammanträde. Viktigt vid anmälan av delegationsbeslut är att man genom nämndens protokoll kan identifiera varje delegationsbeslut med hänsyn till bl.a. möjligheten att överklaga besluten och för att delegationsbeslut ska kunna vinna laga kraft. Överklaganden Delegationsbesluten kan överklagas på samma sätt som nämndens beslut d.v.s. antingen med stöd av 10 kap. KL genom laglighetsprövning eller med stöd i specialförfattning genom förvaltningsbesvär. Ett beslut överklagas skriftligt. Laglighetsprövning Överklaganden enligt laglighetsprövningsinstitutet ska ske inom tre veckor från den dag då justering tillkännagivits på kommunens officiella anslagstavla av protokollet från det sammanträde, då delegationsbeslutet anmäldes. Beslutsfattaren har ingen skyldighet att bifoga anvisning om hur man begär laglighetsprövning. Överklagandet ska inges av klaganden direkt till Förvaltningsrätten i Malmö, Box 4522, 203 20 Malmö. Förvaltningsrätten kan endast pröva lagligheten men inte lämpligheten i ett beslut. Rätten kan upphäva det överklagade beslutet men inte sätta något annat beslut i dess ställe. Sida 5 av 41

260 Förvaltningsbesvär Bestämmelserna om laglighetsprövning gäller inte om det i en specialförfattning anges hur beslut enligt denna författning ska överklagas. Det blir då fråga om förvaltningsbesvär. Besluten överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Förvaltningsrätten i Malmö är den domstol i första instans som är behörig att pröva överklaganden av Malmö kommuns beslut. Beslut om att inte lämna ut en allmän handling eller uppgifter i en allmän handling kan överklagas direkt till Kammarrätten i Göteborg. Överklagande genom förvaltningsbesvär ska ske inom tre veckor från den dag då klaganden fått del av beslutet. Överklagandet ska ges in till den myndighet som har meddelat beslutet, vilken i sin tur med eget yttrande överlämnar ärendet till anvisad överinstans senast inom en vecka. Har överklagandet kommit in för sent ska stadsområdesnämndens delegat fatta ett avvisningsbeslut, som i sin tur är överklagbart. Vid förvaltningsbesvär prövas både lagligheten och lämpligheten av det överklagade beslutet. Prövningsinstansen kan sätta ett nytt beslut i det tidigare beslutets ställe. Vilka ärenden som går att överklaga genom förvaltningsbesvär och till vilken instans framgår av denna Överprövning enligt lagen om offentlig upphandling Ett beslut som lagen om offentlig upphandling (LOU) är tillämplig på får inte överklagas genom laglighetsprövning. En leverantör kan istället begära överprövning vid förvaltningsrätt av en pågående upphandling. När kommunen har meddelat tilldelningsbeslut i en upphandling inträder en avtalsspärr om minst 10 dagar om underrättelsen om tilldelningsbeslut skickats elektroniskt och om minst 15 dagar om underrättelsen om tilldelningsbeslut skickats på annat sätt. Avtalsspärren innebär både ett förbud mot att ingå avtal och en bortre tidsgräns för när en leverantör senast kan ansöka om överprövning av upphandlingen. Andra delegationsdokument Fördelning av arbetsmiljöuppgifter fastställdes av Stadsområdesnämnd Innerstaden den 1 juli 2013, Dnr sofi-2013-7. Sida 6 av 41

261 2. Förkortningar AB Allmänna bestämmelser AGU Arbetsgivarutskott AML Arbetsmiljölagen (1977:1160) BrB Brottsbalken (1962:700) FB Föräldrabalken (1949:381) KL Kommunallagen (1991:900) KörkF Körkortsförordningen (1998:980) LAS Lagen (1982:80) om anställningsskydd LUL Lagen (1964:167) med särskilda bestämmelser om unga lagöverträdare LVU Lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga LSS Lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade LVM Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall OSL Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) PassF Passförordningen (1979:664) PSL Patientsäkerhetslagen (2010:659) SAM Arbetsmiljöverkets föreskrift (2000:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete SFB Socialförsäkringsbalken (2010:110) SoF Socialtjänstförordningen (2001:937) SoL Socialtjänstlagen (2001:453) TF Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Sida 7 av 41

262 3. Socialtjänst Individ- och familjeomsorg Ärende Ansvarsfördelningen mellan kommuner/ 2 a kap. SoL Lagrum Delegat (lägsta nivå) Kommentar 3.1 Begäran om överflyttning av ärende till annan kommun 2 a kap. 10 SoL Sektionschef ensamkommande barn: Enhetschef vid verksamheten för ensamkommande barn 3.2 Meddela inställning i fråga om annan kommuns begäran om överflyttning 2 a kap. 10 SoL Sektionschef ensamkommande barn: Enhetschef vid verksamheten för ensamkommande barn 3.3 Ansökan om överflyttning av ärende till annan kommun 2 a kap. 11 SoL Myndighetsutskott ensamkommande barn: Myndighetsutskott Ansökan hos Inspektionen för vård och omsorg Ärende Rätten till bistånd och fritidspeng 4 och 4 a kap. socialtjänstlagen (2001:453), SoL, rätten till bistånd enligt lagen (1994:137) om mottagande av asylsökande (LMA) Lagrum Delegat Kommentar 3.4 Försörjningsstöd - skäliga kostnader enligt 4 kap. 3 SoL 4 kap. 1 och 3 SoL Malmö stads beslutade Riktlinjer för handläggning av försörjningsstöd och ekonomiskt Socialsekreterare, socialsekreterare social jour, ekonomihandläggare Överklagas till allmän förvaltningsdomstol Sida 8 av 41

263 3.4 A Ekonomiskt bistånd till nyanlända flyktingar i väntan på etableringsersättning 4 kap 1 SoL Socialsekreterare vid Invandrarservice 3.4 B Bistånd enligt LMA 16, 17, 18 LMA Socialsekreterare, Socialsekreterare social jour 3.5 Ekonomiskt bistånd för livsföring i övrigt som uppgår till högst ett basbelopp 4 kap. 1 SoL Socialsekreterare, Ekonomihandläggare 3.5 A Beslut om fritidspeng 4 och 4 a kap. SoL Socialsekreterare 3.6 Ekonomiskt bistånd för livsföring i övrigt som uppgår till över ett basbelopp 4 kap. 1 SoL 1:e socialsekreterare 3.7 Ekonomiskt bistånd utöver vad som följer av 4 kap. 1 SoL 4 kap. 2 SoL Sektionschef Endast laglighetsprövning 3.8 Försörjningsstöd med villkor om kompetenshöjande åtgärd 4 kap. 4 SoL Socialsekreterare, Ekonomihandläggare Överklagas till allmän förvaltningsdomstol 3.9 Avslag på eller nedsättning av fortsatt försörjningsstöd 4 kap. 5 SoL Socialsekreterare, Ekonomihandläggare 3.10 Bistånd till barn och ungdom i form av vård i familjehem 4 kap. 1 SoL 4 kap. 2 SoL Myndighetsutskott ensamkommande barn: Myndighetsutskott 3.11 Sluta avtal med 6 kap. 6 b SoL Familjehems-sekretrare ensamkommande barn: Familjehems-sekreterare vid SRF familjehem/barn - i enlighet med SKL:s rekommendationer - utöver SKL:s rekommendationer Sektionschef ensamkommande barn: Sektionschef vid verksamheten för ensamkommande barn Sida 9 av 41

264 3.12 Bistånd till barn och ungdom i form av vård i jourhem under högst två månader efter att utredningen enligt 11 kap. 2 SoL avslutats 4 kap. 1 SoL 1:e socialsekreterare ensamkommande barn: Socialsekreterare med utökat ansvar vid verksamheten ensamkommande barn, social jour Överklagas till allmän förvaltningsdomstol 3.13 Tidsbegränsad förlängning av placering i jourhem utöver två månader efter avslutad utredning 4 kap. 1 SoL 11 LVU Jfr 6 kap. 6 fjärde stycket SoL Sektionschef ensamkommande barn: Sektionschef vid verksamheten ensamkommande barn 3.14 Bistånd till barn och ungdom i form av vård i hem för vård eller boende, alternativt SiSungdomshem Sluta avtal med hem för vård och boende/barn SiS-ungdomshem 3.15 Bistånd till barn och ungdom i form av internationell placering 4 kap. 1 SoL 4 kap. 1 SoL jfr med 6 kap. 11 b SoL och 6 kap. 6 SoL Sektionschef ensamkommande barn: HVB för ensamkommande Socialsekreterare med utökat ansvar vid verksamheten ensamkommande barn, social jour Övriga HVB/SiS: sektionschef Sektionschef ensamkommande barn: Sektionschef vid verksamheten ensamkommande barn Myndighetsutskott 3.16 Bistånd till vuxna i form av vård i familjehem 4 kap. 1 Sol Sektionschef f.d. ensamkommande barn: Asylsökande: enhetschef vid Enheten Institution och boende, Sociala Resursförvaltningen Uppehållstillstånd: Sektionschef vid verksamheten ensamkommande barn Sida 10 av 41

265 3.17 Beslut om att sluta avtal med 6 kap. 6 b SoL familjehem/vuxna - - 3.18 i enlighet med SKL:s rekommendatio ner utöver SKL:s rekommendatio ner Bistånd till vuxna i form av vård i hem för vård Sektionschef ensamkommande barn: sektionschef vid verksamheten för ensamkommande barn 4 kap. 1 SoL eller boende 3.19 Sektionschef ensamkommande barn: Familjehemssekreterare vid verksamheten för ensamkommande barn Sluta avtal med hem för Sektionschef f.d. ensamkommande barn: Asylsökande: enhetschef vid Enheten Institution och boende, Sociala Resursförvaltningen Uppehållstillstånd: Sektionschef vid verksamheten ensamkommande barn Överklagas till allmän förvaltningsdomstol Sektionschef vård eller boende Sektionschef vid verksamheten för ensamkommande barn (vuxna) 3.20 Bistånd i form av kontaktperson eller kontaktfamilj 4 kap. 1 SoL Sektionschef ensamkommande barn: Överklagas till allmän förvaltningsdomstol Socialsekreterare vid verksamheten ensamkommande barn 3.21 Bistånd i form av kontaktperson eller kontaktfamilj utan vårdnadshavarens samtycke 3.22 Förordnande och entledigande av kontaktperson/kontakt familj 4 kap. 1 SoL jfr med 3 kap. 6 b SoL Sektionschef Överklagas till allmän förvaltningsdomstol Familjehemssekreterare (förordnande) och socialsekreterare (entledigande) ensamkommande barn: 2 Sida 11 av 41

266 Familjehemsekreterare (förordnande), socialsekreterare (entledigande) vid verksamheten ensamkommande barn Sluta avtal med kontaktperson/kontakt familj - enligt SKL:s rekommendatio ner - 3.23 - - ensamkommande barn Familjehemssekreterare/ socialsekreterare vid verksamheten för ensamkommande barn utöver SKL:s rekommendatio ner Bistånd i form av boende - Sektionschef Sektionschef ensamkommande barn Sektionschef vid verksamheten för ensamkommande barn 4 kap. 1 SoL internt dygnsboende, abonnerade platser; akutplacering i externt dygnsboende; externt dygnsboende Överklagas till allmän förvaltningsdomstol Socialsekreterare 1:e socialsekretrare Sektionschef 3.24 Bistånd i form av boendestöd 4 kap. 1 SoL Socialsekreterare 3.25 Bistånd i form av familjestöd 4 kap. 1 SoL Socialsekreterare vid SRF 3.26 Bistånd i form av öppenvård - Internt inom stadsområdet 4 kap. 1 SoL Socialsekreterare ensamkommande barn: socialsekreterare Sida 12 av 41

267 vid verksamheten ensamkommande barn 3.27 - Externt inklusive övriga Malmö Sektionschef ensamkommande barn: sektionschef vid verksamheten ensamkommande barn - Externa drogtester Socialsekreterare ensamkommande barn: socialsekreterare vid verksamheten ensamkommande barn Bistånd i form av öppenvård utan vårdnadshavares samtycke 4 kap. 1 SoL jfr med 3 kap. 6 a SoL Sektionschef Ärende 5 kap. SoL Lagrum Delegat Kommentarer 3.28 Bestämma en arbetsplan, utse en handledare och kontroll av att handlingsplanen följs 5 kap. 1 b andra stycket SoL Socialsekreterare hos sociala resursförvaltningen, Ungdomstjänst Överklagas till allmän förvaltningsdomstol 3.28 A Förbud eller begränsning för en person som har sitt hem inom kommunen att i hemmet ta emot andras barn 5 kap. 2 SoL Myndighetsutskott Ärende Vård i familjehem eller hem för vård eller boende 6 kap. SoL Lagrum Delegat Kommentarer 3.29 Medgivande till privatplacering 6 kap. 6 första stycket SoL Myndighetsutskott Överklagas till allmän förvaltningsdomstol 3.30 Godkännande av familjehems lämplighet för stadigvarande vård och fostran 6 kap. 6 första och andra styckena SoL Myndighetsutskott ensamkommande barn: Myndighetsutskott Laglighetsprövning Ensamkommande: bereds av SRF 3.31 Godkännande av jourhems lämplighet för tillfällig vård och 6 kap. 6 tredje stycket SoL Myndighetsutskott ensamkommande barn: Myndighetsutskott Ensamkommande: bereds av SRF Sida 13 av 41

268 fostran 3.32 Övervägande om vård fortfarande behövs 6 kap. 8 första stycket SoL Myndighetsutskott ensamkommande barn: Myndighetsutskott Ensamkommande: bereds av SRF 3.33 Särskilt övervägande om det finns skäl att ansöka om överflyttning av vårdnaden 6 kap. 8 andra stycket SoL Myndighetsutskott ensamkommande barn: Myndighetsutskott Ansökan/stämning om vårdnadsöverflyttning tas av stora nämnden med stadsjuristen som ombud Bereds av familjerättsbyrån 3.34 Beslut om ersättning till särskilt förordnad vårdnadshavare som tidigare varit familjehemsförälder (avtal ska ingås) 6 kap. 11 SoL Sektionschef ensamkommande barn: Enl. SKL: familjehemssekreterare Utöver SKL: sektionschef 3.35 Beslut om godkännande av internationell placering på ansökan av utländsk myndighet 6 kap. 11 a SoL Myndighetsutskott 3.36 Medgivande att ta emot ett barn med hemvist utomlands i syfte att adoptera det 6 kap. 6, 12 SoL Myndighetsutskott Utreds av familjerättsbyrån, överklagas till allmän förvaltningsdomstol 3.37 Beslut om att återkalla ett medgivande 6 kap. 13 SoL Myndighetsutskott Utreds av familjerättsbyrån, överklagas till allmän förvaltningsdomstol 3.38 Beslut att ge samtycke till att adoptionsförfarandet får fortsätta då barn utsetts till en familj 6 kap. 14 SoL Familjerättssekreterare Utreds av familjerättsbyrån, överklagas till allmän förvaltningsdomstol 3.39 Beslut att inte ge samtycke till att adoptionsförfarandet får fortsätta då barn utsetts till familj 6 kap. 14 SoL Myndighetsutskott Utreds av familjerättsbyrån, överklagas till allmän förvaltningsdomstol Ärende: Avgifter/ 8 kap. SoL Lagrum Delegat Kommentar Sida 14 av 41

269 3.40 Beslut om ersättning för uppehälle (egenavgift) vid stödoch hjälpinsatser av behandlingskaraktär när bistånd ges i form av plats i hem för vård eller boende eller i familjehem (vuxna) 3.41 Beslut om ersättning från förälder vars barn är under 18 år och får vård i annat hem än det egna 3.42 Beslut om nedsättning av avgifter enligt 8 kap. 1 SoL 3.43 Beslut om avgift för sociala tjänster 8 kap. 1 första stycket SoL, 6 kap. 1 SoF 8 kap. 1 andra stycket SoL, 6 kap. 2 SoF 8 kap. 2 SoL Kommunalt beslut Socialsekreterare Socialsekreterare Sektionschef Sektionschef SRF Ärende Återkrav/ 9 kap. socialtjänstlagen Lagrum Delegat Kommentar 3.44 Återkrav av ekonomiskt bistånd 9 kap. 1 och 2 SoL Socialsekreterare, Ekonomihandläggare 3.45 Föra talan om återkrav enligt 9 kap. 1 SoL 9 kap. 3 SoL Myndighetsutskott Ansökan hos förvaltningsrätten 3.46 Föra talan om återkrav enligt 9 kap. 2 SoL eller avseende kostnader enligt 8 kap. 1 första och andra stycket SoL 9 kap. 3 SoL Sektionschef Ansökan hos förvaltningsrätten 3.47 Eftergift av ersättningsskyldighet enligt 9 kap. 1 och 2 samt 8 kap. 1 SoL 9 kap. 4 SoL Avdelningschef Handläggning av ärende/ 11 kap. SoL Lagrum Delegat Kommentar Sida 15 av 41

270 3.48 Bedömning av barn och ungas behov av omedelbart skydd 11 kap 1 a SoL Socialsekreterare ska dokumenteras Beslut att inleda utredning 11 kap. 1 SoL Socialsekreterare, socialsekreterare vid social jour ensamkommande barn: Socialsekreterare vid verksamheten ensamkommande barn och social jour Beslut att inleda utredning, 11 kap. 1 och 2 11 kap. 1 och 2 SoL Socialsekreterare, socialsekreterare vid social jour ensamkommande barn: Socialsekreterare vid verksamheten ensamkommande barn och social jour 3.49 Beslut att inte inleda utredning 11 kap. 1, 2 SoL 1:e socialsekreterare ensamkommande barn: Sektionschef vid verksamheten ensamkommande barn och social jour 3.50 Beslut att avsluta utredning utan åtgärd 11 kap. 1 SoL Socialsekreterare ensamkommande barn: Socialsekreterare vid verksamheten ensamkommande barn 11 kap. 2 SoL 1:e socialsekreterare ensamkommande barn: Sektionschef vid verksamheten ensamkommande barn 3.51 Förlängning av utredningstid i ärende som rör barn 11 kap. 2 SoL Avdelningschef ensamkommande barn: Enhetschef 3.52 Beslut om uppföljning 11 kap. 4 a och b SoL Socialsekreterare ensamkommande barn: Socialsekreterare vid Sida 16 av 41

271 verksamheten ensamkommande barn Behandling av uppgifter 12 kap. SoL Lagrum Delegat Kommentar 3.52 A Underrättelse till åklagarmyndigheten (återrapportering) 12 kap. 8 SoL Socialsekreterare Tillsynsärenden m.m. 13, 14, 16 kap. SoL Lagrum Delegat Kommentar 3.53 Yttranden till tillsynsmyndighet 3.54 Mottagande av rapporter 3.55 Beslut efter bedömning, undanröja/avhjälpa genom omedelbara åtgärder 3.56 Inleda utredning på missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande 3.57 Beslut om att godkänna åtgärd 3.58 Anmälan om allvarliga missförhållanden eller risk för allvarliga missförhållanden till Inspektionen för vård och omsorg 3.59 Godkännande av rapport om inte verkställda beslut samt överlämnande till kommunfullmäktige 13 kap. 5 SoL 14 kap. 3 SoL 14 kap. 6 SoL 14 kap. 6 SoL 14 kap. 6 SoL 14 kap. 7 SoL 16 kap. 6 h SoL Myndighetsutskott Sektionschef Sektionschef Planeringssekreterare Myndighetsutskott Myndighetsutskott Myndighetsutskott Ärende Föräldrabalken/familje rätt Lagrum Delegat Kommentar 3.60 Beslut om att godkänna faderskapsbekräftelse 1 kap. 4 FB/1 kap. Familjerättssekreterare Sida 17 av 41

272 /föräldraskapsbekräftelse 9 FB 3.61 Beslut om att godkänna faderskapsbekräftelse /föräldraskapsbekräftelse när föräldrarna sammanbor 1 kap. 4 FB/1 kap. 9 FB Familjerättsassistent 3.62 Inleda och bedriva utredning om fastställande av faderskap/föräldraskap 2 kap. 1, 4-6, 8 FB/ 2 kap. 8 a FB Familjerättssekreterare Delegationsförbud enligt 10 kap. 5 SoL för beslut enligt 2 kap. 7 föräldrabalken om att inte påbörja utredning eller att lägga ned en påbörjad utredning 3.63 Inleda och bedriva utredning om någon annan än äkta mannen ska anses vara förälder till barnet 2 kap. 9 första stycket FB Familjerättssekreterare Delegationsförbud enligt 10 kap. 5 SoL för beslut enligt 2 kap. 9 föräldrabalken om att inte påbörja utredning eller att lägga ned en påbörjad utredning 3.64 Föra talan i mål om fastställande av faderskap/föräldraskap 3 kap. 5-12 /14 andra stycket FB Familjerättssekreterare 3.65 Beslut om att godkänna/inte godkänna avtal mellan föräldrar om vårdnad, boende och umgänge 6 kap. 6, 14 a andra stycket, 15 a tredje stycket FB Familjerättssekreterare 3.66 Medgivande att åtgärd får vidtas utan en av två vårdnadshavares samtycke 6 kap. 13 a FB Myndighetsutskott Kan överklagas till Förvaltningsrätten i Malmö 3.67 Yttrande till allmän domstol gällande umgängesstöd och beslut om att utse viss 6 kap. 15 c tredje stycket FB Socialsekreterare (stadsområde) Sida 18 av 41

273 person att medverka vid umgänget (umgängesstöd) 3.68 Beslut om att utse handläggare för samarbetssamtal 6 kap. 18 FB Sektionschef vid familjerättsbyrån 3.69 Beslut om att utse utredare i mål och ärenden om vårdnad, boende och umgänge 6 kap. 19 tredje stycket FB Sektionschef vid familjerättsbyrån 3.70 Lämna upplysningar till domstol i ärende om vårdnad, boende och umgänge 6 kap. 19 andra stycket FB Socialsekreterare (stadsområde) 3.71 Lämna upplysningar till domstol inför interimistiskt beslut 6 kap. 20 andra stycket FB Familjerättssekreterare 3.72 Beslut om att godkänna avtal om underhållsbidrag för längre period än tre månader 7 kap. 7 FB Familjerättssekreterare 3.73 Yttrande vid behov från socialnämnd till allmän domstol i ärende om godmanskap och förvaltarskap 3.74 Yttrande till allmän domstol beträffande namnbyte 3.75 Lämna upplysningar och yttrande till allmän domstol beträffande äktenskapsskillnad, vilken avser äktenskap som ingåtts av underårig 11 kap. 16 andra stycket andra meningen FB 45, 46 andra stycket namnlagen 5 kap. 5 tredje stycket äktenskaps -balken Socialsekreterare/ biståndshandläggare (stadsområde) Familjerättssekreterare Familjerättssekreterare Sida 19 av 41

274 3.76 Lämna upplysningar och yttrande till länsstyrelsen beträffande äktenskapsdispens 15 kap. 1 andra stycket äktenskaps -balken Familjerättssekreterare 3.77 Medgivande att ta emot ett barn med hemvist utomlands i syfte att adoptera det 3.78 Beslut om att återkalla ett medgivande 3.79 Beslut att ge samtycke till att adoptionsförfarandet får fortsätta då barn utsetts till en familj 3.80 Beslut att inte ge samtycke till att adoptionsförfarandet får fortsätta då barn utsetts till familj 3.81 Beslut inom ramen för handläggning av dödsbodelägarärenden 6 kap. 6, 12 SoL 6 kap. 13 SoL 6 kap. 14 SoL 6 kap. 14 SoL 18 kap. 2 ärvdabalken Myndighetsutskott Myndighetsutskott Familjerättssekreterare Myndighetsutskott Familjerättsassistent 3.82 Dödsboanmälan 20 kap. 8 a ärvdabalken Familjerättsassistent 3.83 Ekonomiskt bistånd till begravningskostnader enligt riktlinjer samt villkor om återbetalning 4 kap. 1,2 SoL Familjerättsassistent Begravningskostnader kan återkrävas endast om den beviljas med villkor om återbetalningsskyldigh et enl. 9 kap. 2 socialtjänstlagen 3.84 Bistånd till begravningskostnader och utgifter i omedelbar anslutning till dödsfallet samt villkor om återbetalning 4 kap. 1,2 SoL Familjerättsassistent Begravningskostnader kan återkrävas endast om den beviljas med villkor om återbetalningsskyldighet enl. 9 kap. 2 socialtjänstlagen Sida 20 av 41

275 3.85 Beslut om att ordna gravsättning 5 kap. 2 begravningslagen Familjerättsassistent 3.86 Beslut till överförmyndare att anmäla att behov av god man/förvaltare föreligger/inte längre föreligger 3.87 Beslut att till överförmyndare anmäla att sådana förhållanden föreligger som talar för att en förälder inte kommer att förvalta sitt barns egendom på betryggande sätt 3.88 Framställan till domstol om behov av målsägandebiträde för underårig 5 kap. 3 1-2 socialtjänst -förordningen 5 kap. 3 3 socialtjänst förordning en 5 kap. 2 socialtjänst förordning en Socialsekreterare/ biståndshandläggare (stadsområde) Socialsekreterare/ biståndshandläggare (stadsområde) Socialsekreterare/ biståndshandläggare (stadsområde) Ärende Offentlighet och sekretess inom socialtjänsten IoF Lagrum Delegat Kommentar 3.89 Lämna ut uppgifter till polismyndigheten 10 kap. 18 a OSL Sektionschef 3.90 Lämna uppgifter 10 kap. 19 och 20 OSL 3.91 Lämna uppgifter 10 kap. 21-23 OSL Socialsekreterare Socialsekreterare 3.92 Lämna uppgifter i form av polisanmälan av brott mot den egna verksamheten 10 kap. 2 OSL Sektionschef 3.93 Beslut att inte lämna 10 kap. 21- Myndighetsutskott Sida 21 av 41

276 uppgifter i form av polisanmälan 3.94 Beslut att lämna ut uppgifter ur personregister för forskningsändamål Ärende Övrigt inom socialtjänsten/iof 23, 10 kap. 2 OSL 12 kap. 6 SoL Avdelningschef Lagrum Delegat Kommentar 3.95 Yttrande till åklagarmyndigheten och domstolen i brottmål 11 LUL, 31 kap. BrB Socialsekreterare 3.96 Yttrande till åklagaren vid åtalsprövning 46 LVM Sektionschef 3.97 Yttrande till Transportstyrelsen i ärende rörande körkortsingripande 3.98 Yttrande till passmyndigheten i fråga om att utan vårdnadshavares medgivande utfärda pass för barn under 18 år 3.99 Ansökan om uppehållstillstånd för barn som ska placeras här 3.100 Begäran till Försäkringskassan att föräldrapenning till en förälder som inte fyllt 18 år helt eller delvis ska betalas ut till någon annan person eller till nämnden 3.101 Begäran till Försäkringskassan om 3 kap. 8, 5 kap. 2 KörkF 3 2 st. PassF 5 kap. 15 c utlänningslagen 11 kap. 17 SFB 16 kap 18 SFB Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare Sida 22 av 41

277 ändring av betalningsmottagare för barnbidrag 106 kap. 6 SFB. 3.102 Begäran till Försäkringskassan att underhållsstödet betalas ut till någon annan lämplig person eller till nämnden att användas för barnets bästa 3.103 Begäran till Försäkringskassan att bostadsbidraget betalas ut till annan 3.104 Begäran om utbetalning av retroaktiv ersättning hos Försäkringskassan 3.105 Underrättelse till Försäkringskassan om att barn med underhållsstöd placerats i familjehem respektive återflyttat till biologisk förälder 3.106 Begäran hos CSN om ändring av betalningsmottagare för studiehjälp. 3.107 Beslut att ansöka hos överförmyndare om god man 18 kap. 19 SFB 98 kap. 10 SFB 107 kap. 5 SFB 9 kap. 2 SoL 2 förordningen om underhållsstöd 2 kap 33 andra stycket studiestöd s-förordningen 3 lagen om god man för ensamkom mande barn Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare, Ekonomihandläggare Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare Socialsekreterare vid verksamheten ensamkommande barn och social jour Ärende: Lagrum Delegat Kommentar Sida 23 av 41

278 Lagen om vård av missbrukare i vissa fall, LVM 3.108 Beslut att inleda utredning då man fått kännedom om att det kan finnas skäl att bereda någon vård utan samtycke 3.109 Beslut att utredning inte ska inledas eller att påbörjad utredning ska läggas ned alternativt övergå i utredning enligt 11 kap 1 SoL 3.110 Beslut om läkarundersökning samt att utse läkare för denna 3.111 Beslut om att ansöka om vård hos förvaltningsrätten 3.112 Beslut om omedelbart omhändertagande 3.112A Beslut om upphörande av omedelbart omhändertagande 3.113 Beslut om att begära polismyndighetens biträde med att föra missbrukaren till läkarundersökning och för inställelse till vårdinstitution 3.114 Företräda stadsdelsfullmäktige vid muntlig förhandling i mål enligt LVM i förvaltningsrätten och 7 LVM Socialsekreterare i stadsområde samt vid socialjour 7 LVM Sektionschef 9 LVM Socialsekreterare 11 LVM Myndighetsutskott 13 LVM Myndighetsutskott, När utskottets beslut inte kan avvaktas, ordförande i nämnden och förordnad ledamot i nämnden 18 b LVM Sektionschef inom Individ och familjeomsorgen 45 LVM Socialsekreterare i stadsområdet samt vid socialjour Sektionschef, stadsjurist Se förordnande 2015-01-02, 5 samt 2015-06-18, 77 Sida 24 av 41

279 kammarrätten Ärenden/Vård av unga/lvu 3.115 Beslut att ansöka om vård hos förvaltningsrätten Lagrum Delegat Kommentar 4 LVU Myndighetsutskott ensamkommande barn: beredning hos SRF 3.116 Beslut om omedelbart omhändertagande. 3.117 Begäran om förlängd tid för ansökan om Vård 6 LVU Myndighetsutskott När utskottets beslut inte kan avvaktas, ordförande i nämnden och förordnad ledamot i nämnden 8 LVU Sektionschef ensamkommande barn: Sektionschef vid verksamheten för ensamkommande barn Se förordnande 2015-01-02, 5 samt 2015-06-18, 77 3.118 Beslut om ett omedelbart omhändertagande enligt 6 LVU ska upphöra 9 3 st. LVU Sektionschef inom Individ och familjeomsorgen ensamkommande barn: beredning hos SRF 3.119 Beslut om hur vården ska ordnas och var den unge ska vistas under vårdtiden. 11 1-2 st. LVU Myndighetsutskott När utskottets beslut inte kan avvaktas, ordförande i nämnden och förordnad ledamot i nämnden ensamkommande barn: beredning hos SRF Se förordnande 2015-01-02, 5 samt 2015-06-18, 77 3.120 Beslut rörande den unges personliga förhållanden i den mån beslutet inte är att hänföra till 11 1-2st LVU 11 4 st. LVU Socialsekreterare ensamkommande barn: socialsekreterare vid verksamheten ensamkommande barn 3.121 Övervägande om fortsatt vård av den unge 13 1 st. LVU Myndighetsutskott ensamkommande barn: beredning hos SRF 3.122 Omprövning av fortsatt vård enligt LVU 13 2 st. LVU Myndighetsutskott ensamkommande barn: beredning hos SRF 3.123 Särskilt övervägande om det finns skäl att 13 3 st. LVU Myndighetsutskott ensamkommande barn: Sida 25 av 41

280 ansöka om överflyttning av vårdnaden enligt 6 kap. 8 FB 3.124 Beslut hur den unges umgänge med vårdnadshavare utövas 3.125 Beslut att den unges vistelseort inte skall röjas för vårdnadshavare 3.126 Beslut hur den unges umgänge med vårdnadshavare utövas, samt beslut att den unges vistelseort inte ska röjas för vårdnadshavare, i avvaktan på myndigutskottets beslut 3.127 Övervägande om beslut rörande rätt till umgänge, umgängesförbud eller hemlighållande av vistelseort för den unge ska kvarstå 14 andra stycket 1 LVU 14 andra stycket 2 LVU 14 1-2 st. LVU 14 3 st. LVU beredning hos SRF Myndighetsutskott ensamkommande barn: beredning hos SRF Myndighetsutskott ensamkommande barn: beredning hos SRF Sektionschef ensamkommande barn: Sektionschef vid verksamheten för ensamkommande barn Myndighetsutskott ensamkommande barn: beredning hos SRF Sida 26 av 41

281 3.128 Beslut om upphörande av vård 3. 129 Beslut om individuellt förebyggande insatser som inte kan ges med samtycke av den unge samt upphörande av dessa insatser 3.130 Ansökan om flyttningsförbud 3.131 Övervägande om fortsatt Flyttningsförbud 3.132 Beslut om tillfälligt flyttningsförbud 21 LVU Myndighetsutskott ensamkommande barn: beredning hos SRF 22 Myndighetsutskott ensamkommande barn: beredning hos SRF 24 LVU Myndighetsutskott 26 LVU Myndighetsutskott 27 LVU Myndighetsutskott När utskottets beslut inte kan avvaktas, ordförande i nämnden och förordnad ledamot Se förordnande 2015-01-02, 5 samt 2015-06-18, 77 3.133 Beslut om att tillfälligt flyttningsförbud enligt ska upphöra 30 2 st LVU Myndighetsutskott 3.134 Beslut om den unges umgänge med vårdnadshavare och med förälder som har reglerad umgängesrätt efter beslut om flyttningsförbud 31 LVU Myndighetsutskott 3.135 Beslut om läkarundersökning, att utse läkare samt plats för läkarundersökning 32 1 st. LVU Socialsekreterare ensamkommande barn: Sektionschef vid verksamheten för ensamkommande barn 3.136 Beslut om att begära polishandräckning för att genomföra läkarundersökning 43 1 p LVU Myndighetsutskott (ordförande enligt 43 1 LVU) ensamkommande barn: beredning hos SRF 3.137 Beslut om att begära biträde av polismyndighet för att 43 2 p LVU Myndighetsutskott Förordnade tjänstemän Enhetschef Catarina Finne, Sida 27 av 41

282 genomföra beslut om vård eller omhändertagande 3.138 Företräda stadsdelsfullmäktige vid muntlig förhandling i mål enligt LVU i förvaltningsrätt, kammarrätt ensamkommande barn: Beredning hos sociala resursförvaltningen Förordnade tjänstemän Sektionschef och Stadsjurist sektionscheferna Lotta Björkman, Cecilia Wenster, Lena Christenson och Therese Törnkvist samt 1:e socialsekreterarna Åsa Edqvist, Monika Bengtsson, Christina Lundin och Anna Petersson är förordnade. Sektionscheferna Jeanette Nilsson och Emily Andersson är förordnade 4. Socialtjänst Vård och omsorg Ärende Ansvarsfördelningen mellan kommuner/ 2 a kap. SoL 16 LSS Lagrum Delegat Kommentar 4.1 Beslut med anledning av ansökan om flyttning till annan kommun (förhandabesked) 2a kap. 8 SoL, 16 LSS Biståndshandläggare Ärende Bistånd 4.2 Beslut om bistånd i form av särskild boendeform 4.3 Beslut om bistånd i form av hemtjänst eller livsföring i övrigt 4.4 Beslut i form av korttidsplats Lagrum Delegat Kommentar 4 kap. 1 SoL Biståndshandläggare Efter samråd med sektionschef 4 kap. 1 SoL Biståndshandläggare 4 kap. 1 SoL Biståndshandläggare Efter samråd med Sida 28 av 41

283 sektionschef 4.5 Beslut om bistånd i form av sysselsättning för personer med psykiska funktionsnedsättningar enligt 5 kap. 7 SoL 4.6 Beslut om bistånd i form av boendestöd för personer med psykiska funktionsnedsättningar 4.7 Beslut i form av kontaktperson eller kontaktfamilj 4.8 Beslut om upphörande av kontaktperson eller kontaktfamilj 4.9 Beslut om förordnande och entledigande av kontaktperson eller kontaktfamilj samt sluta avtal med dessa, både enligt norm och riktlinjer och utöver norm och riktlinjer 4.10 Beslut om bistånd enligt 4 kap. 2 SoL Ärende: Avgifter inom omsorgen av äldre och funktionshindrade 4.11 Beslut om avgift samt jämkning av avgift för service, boende och omvårdnad 4 kap. 1 SoL Biståndshandläggare Socialsekreterare 4 kap. 1 SoL Biståndshandläggare 4 kap. 1 SoL Biståndshandläggare 4 kap. 1 SoL Biståndshandläggare 4 kap. 1 SoL Sektionschef 4 kap. 2 SoL Myndighetsutskott Lagrum Delegat Kommentar 8 kap. 2 SoL Biståndshandläggare Utsedd assistent/avgiftshandläggare 4.12 Nedskrivning av eller befrielser från skuld avseende debiterad avgift inom omsorgen av äldre och funktionshindrade 8 kap. 2 SoL Myndighetsutskott Sida 29 av 41

284 4.13 Beslut om ersättning från förälder vars barn är under 18 år och får vård i annat hem än det egna Ärende: Utredning inom omsorgen av äldre och funktionshindrade 4.14 Beslut om inledning av utredning och att avsluta utredning utan åtgärd Ärende: Stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) 4.15 Beslut om personkretstillhörighet 4.16 Biträde av personlig assistent och ekonomiskt stöd till skäliga kostnader för personlig assistent till den del kostnaderna inte täcks enligt LASS 4.17 Anmälan till Försäkringskassan av behov av ersättning för personlig assistent. Gäller under förutsättning att den enskilde ansökt om personlig assistent enligt LSS, inte SoL 4.18 Återbetalning av sådan ersättning som givits i avvaktan på ersättning 4.19 Beslut om återbetalningsskyldighet för felaktig eller för högt belopp för assistansersättning 8 kap 1 2 st SoL Biståndshandläggare Lagrum Delegat Kommentar 11 kap. 1 SoL Biståndshandläggare Lagrum Delegat Kommentar 1 LSS Biståndshandläggare 9 2 LSS Biståndshandläggare 6 LSS Biståndshandläggare 6 LSS Sektionschef 12 LSS Sektionschef Sida 30 av 41

285 4.20 Beslut om ledsagarservice 9 3 LSS Biståndshandläggare 4.21 Beslut om biträde av kontaktperson 9 4 LSS Biståndshandläggare 4.21.A Beslut om förordnande och entledigande av kontaktperson eller kontaktfamilj samt sluta avtal med dessa, både enligt norm och riktlinjer och utöver norm och riktlinjer 9 4 LSS Delegat vid sociala resursnämnden 4.22 Beslut om avlösarservice i hemmet 4.23 Beslut om korttidsvistelse utanför hemmet 4.24 Beslut korttidsvistelse utanför det egna hemmet utöver två veckor 9 5 LSS Biståndshandläggare 9 6 LSS Biståndshandläggare 9 6 LSS Sektionschef 4.24 A Beslut att teckna individuella avtalsförbindelser för externa placeringar 9 punkterna 6-10 LSS Avdelningschef 4.25 Beslut om korttillsyn för skolungdom över 12 år utanför det egna hemmet i anslutning till skoldagen och under lov 4.26 Godkännande av familjehem 4.27 Beslut om boende i familjehem 4.28 Beslut om bostad med särskild service för barn 4.29 Beslut om boende med särskild service för vuxna 9 7 LSS Biståndshandläggare 6 kap. 6 SoL Myndighetsutskott 9 8 LSS Myndighetsutskottet 9 8 LSS Sektionschef 9 9 LSS Sektionschef Sida 31 av 41

286 eller annan särskilt anpassad bostad för vuxna 4.30 Beslut om daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder som saknar förvärvsarbete och inte utbildar sig 4.31 Beslut om utbetalning av ekonomiskt stöd till annan person än den som är berättigad till insats 4.32 Utredning av behoven för enskild på tillfälligt besök i kommunen och beslut om insatser enligt LSS 4.33 Beslut om avgift från förälder vars barn är under 18 år för omvårdnad i annat hem än det egna 4.34 Beslut om arvode- och omkostnadsersättning till familjehem 4.35 Beslut om arvode- och kostnadsersättning till kontaktperson och kontaktfamilj 4.36 Övervägande i likhet med 6 kap. 8 SoL om vård fortfarande behövs för barn som vistas i annat hem än det egna Ärende: Anmälan om skada eller missförhållanden inom omsorgen om äldre och funktionshindrade 9 10 LSS Biståndshandläggare 11 LSS Sektionschef 16 3 st. LSS Sektionschef 20 LSS Biståndshandläggare Sektionschef Delegat vid sociala resursnämnden 6 kap. 8 SoL Myndighetsutskott Lagrum Delegat Kommentar 4.37 Beslut om att undanröja eller avhjälpa genom omedelbara åtgärder 14 kap. 6 SoL, 24e LSS Sektionschef Tjänstgörande sjuksköterska Sida 32 av 41

287 4.38 Beslut att godkänna åtgärd 4.39 Anmälan om allvarliga missförhållanden eller risk för allvarliga missförhållanden till Inspektionen för vård och omsorg 4.40 Godkännande av rapport om inte verkställda beslut samt överlämnande till kommunfullmäktige 14 kap. 6 SoL, 24e LSS 14 kap. 7 SoL, 24f LSS 16 kap. 6 h SoL 28 h LSS Myndighetsutskott Myndighetsutskott Myndighetsutskott 4.41 Beslut om anmälan till Inspektionen för vård och omsorg av allvarlig skada i samband med vård, behandling eller undersökning (Lex Maria) 3 kap. 5 PSL Medicinskt ansvarig sjuksköterska, Medicinskt ansvarig för rehabilitering Övriga ärenden Lagrum Delegat Kommentar 4.42 På begäran lämna uppgifter till smittskyddsläkare 4.43 Anmälningsskyldighet enligt Smittskyddslagen 4.44 Medicinteknisk utrustning (gr). 1) 4.45 Arbetstekniska (gr). 2) och individuellt förskrivna hjälpmedel 4.46 Fastställa hyresnivå för hyresgäst vid blockförhyrning efter framräkning av LiMa 6 kap. 9-10 smittskyddslagen 6 kap. 12 smittskyddslagen SOSFS 2008:1 SOSFS 2008:1 Sjuksköterska Sektionschef Medicinskt ansvarig sjuksköterska Medicinskt ansvarig för rehabilitering Enhetschef 4.47 Förändring av inriktningen av enstaka platser inom särskilda boendeformer för äldre vid behov 5 kap. 5 SoL Sektionschef/Enhetschef 4.48 Anmälan till tillverkaren SOSFS 2008:1 Enhetschef Sida 33 av 41

288 samt till Läkemedelsverket om en negativ händelse eller tillbud med medicinska produkter Hjälpmedelscentrum, Medicinskt ansvarig för rehabilitering 5. Delegationsärenden offentlighet och sekretess Ärende Lagrum Delegat Kommentar 5.1 Beslut att inte lämna ut patientjournal/uppgifter i patientjournalen Medicinskt ansvarig sjuksköterska Medicinskt ansvarig för rehabilitering 5.2 Beslut att inte lämna ut personakt/uppgift inom socialtjänst vård och omsorg TF/OSL Socialt ansvarig samordnare 5.3 Beslut att lämna ut allmän handling/uppgift i allmän handling till enskild med uppställande av förbehåll 10 kap. 14 OSL Direktör Stadsjurist kan sätta upp beslutsförslag 5.4 Beslut att inte lämna ut allmän handling/uppgifter i allmän handling med stöd i TF och OSL Direktör Stadsjurist kan sätta upp beslutsförslag 5.5 Yttrande vid överklagande Vederbörande beslutsdelegat Stadsjurist kan sätta upp yttrandeförslag Sida 34 av 41

289 6. Delegationsärenden Övrigt Ärende Lagrum Delegat Kommentar 6.1 Beslut i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas 6 kap. 36 KL Ordföranden i nämnden, första vice ordförande, vid dennes förfall andre vice ordförande 6.2 Föra stadsområdesnämndens talan i allmän domstol och förvaltningsdomstol 6.3 Överklaganden av förvaltningsdomstols dom och fortsatt kommunicering i målet, om ursprungsbeslutet fattats av delegat samt avgivande av yttranden till förvaltningsdomstol där ursprungsbeslutet fattas av delegat. 6.4 Yttrande till tillsynsmyndighet 6.5 Rättelse av skrivfel och omprövning av beslut 6.6 Rättidsprövning och beslut om avvisning om överklagandet har kommit in för sent Direktör med rätt att vidaredelegera samt stadsjurist Delegaten i ursprungsbeslutet Myndighetsutskott 26 och 27 FL Delegaten i Ursprungsbeslutet 24 1 st. FL Delegat i ursprungsbeslutet Avser inte myndighetsutövning mot enskilda i ärende av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. 6.7 Avvisande av ombud 9 FL Myndighetsutskott Sida 35 av 41

290 6.8 Beslut om förtroendevaldas deltagande i kurser och konferenser samt ersättning för förlorad arbetsförtjänst Arbetsutskott 6.9 Teckna samverkansavtal och likande med kommuner, landsting m.m. Avdelningschef 6.10 Beslut om jäv avseende ledamot och ersättare i utskott 6 kap. 24 kommunallagen Utskott Beslut behöver endast fattas när den avseende vilken jävsfrågan uppkom vägrar att träda åt sidan. Beslutet kan överklagas endast i samband med det primära beslutet. 6.11 Beslut om jäv avseende tjänstemän underställda stadsområdesdirektören - - Stadsområdesdirektör - - 7 Delegationsärenden ekonomi Vissa ekonomiska ärenden 7.1 Bevilja kassaförlag (Handkassa) Lagrum Delegat Kommentar Ekonomichef 7.2 Bevilja kredit- och betalkort 7.3 Beslut om att bevilja anstånd med betalning samt upprätta avbetalningsplaner 7.4 Beslut om försäljning av egen produktion Firmatecknare enligt särskilt beslut Budgetansvarig Budgetansvarig Se nämndsbeslut 2015-01-02 och 2015-12-16 Bör ske efter samråd med ekonomichef Sida 36 av 41

291 7.5 Beslut om periodisering av kommunbidrag Ekonomichef 7.6 Beslut om att bevilja/avslå bidrag ur utvecklingsfonden Förvaltningsdirektör Ärenden om upphandling och avrop Lagrum Delegat 7.7 Beslut om att inleda upphandling som alternativ till egenregi samt underlag för infordran till anbud och tilldelningsbeslut som inte är inom ramen för verksamhetens normala drift Arbetsutskott 7.8 Beslut om antagande av anbud (tilldelningsbeslut) samt tecknande av avtal avseende upphandlingar som inte är inom ramen för verksamhetens normala drift Direktör Enhetschef, Hjälpmedelscentrum* 7.9 Beslut om tecknande och uppsägning av avrop på ramavtal och serviceavtal Budgetansvarig Avtal, hyresavtal, leasingavtal Lagrum Delegat 7.10 Beslut om tecknande av leasingavtal - VISAB - Övriga Budgetansvarig Ekonomichef 7.11 Beslut om att teckna och förlänga hyresavtal för högst fem år med Direktör Kommentar Ekonomiskt åtagande som överstiger 200 tkr ska rapporteras till arbetsutskottet. Gäller beslut som rör Hjälpmedelscentrum* Kommentar Sida 37 av 41

292 hyreskostnad högst 500 tkr/år 7.12 Beslut om att teckna och förlänga hyresavtal för mer än fem år eller med hyreskostnad över 500 tkr/år 7.13 Beslut om uthyrning av lokaler inom ramen för hyresavtalet med fastighetsägaren - Kortare tid än sex månader och internt - Längre tid än sex månader Investeringar, avskrivning, försäljning av inventarier, avskrivning förluster Arbetsutskott Budgetansvarig Direktör Lagrum Delegat 7.14 Beslut om nedskrivning och avskrivning av anläggningstillgångar Ekonomichef 7.15 Beslut om försäljning av inventarier Ekonomichef 7.16 Beslut om avskrivning av förluster på fordringar (inte lön) Upp till ett halvt basbelopp - Upp till två basbelopp - Över två basbelopp Skadestånd och ersättningar Lagrum - Ekonomichef - Direktör - Arbetsutskott Delegat Kommentar Kommentar Sida 38 av 41

293 7.17 Ersättning till personal för under arbetet av vårdtagare /omsorgstagare /patient förstörda persedlar och tillhörigheter och som utretts föreligga. 7.18 Ersättning för skada som personal åsamkat tredje man och som utretts föreligga, högst 5 000 kr 7.19 Ersättning för skada som personal åsamkat tredje man och som utretts föreligga, högst ett basbelopp 7.20 Ersättning för skada som personal åsamkat tredje man och som utretts föreligga, överstigande ett basbelopp 7.21 Ansökan om medel ur fonder Belopp under 100 000 kronor Belopp på 100 000 kronor eller däröver 7.22 Beslut om medfinansiering av externa projekt Belopp under 100 000 kronor Belopp på 100 000 kronor eller däröver Budgetansvarig Enhetschef Direktör Arbetsutskott Avdelningschef Direktör Avdelningschef Direktör 8. Delegationsärenden person al Ärende Anställningsbeslut / Lagrum Delegat Kommentar Sida 39 av 41

294 Anställningsärenden 8.1 Grundbefattningar 4 LAS Närmaste chef 5 LAS Närmaste chef Tillsvidareanställning 8.2 Tidsbegränsad anställning > 6 månader 8.3 Provanställning grundbefattning AB 4 mom. 2 Närmaste chef Tidsbegränsad anställning av arbetstagare över 67 år < 90 dagar 5 LAS Närmaste chef I samråd med HRavdelning 8.4 I samråd med HRavdelning 8.5 Tidsbegränsad anställning av arbetstagare över 67 år > 90 dagar 5 LAS AGU HR-chef gör framställan till HRstrategiska avd. 8.6 Avdelningschef 4 LAS Direktör 5 LAS Direktör Lön och anställningsvillkor fastställs i samråd med HRstrategiska avdelningen Tillsvidareanställning 8.7 Tidsbegränsad anställning > 6 månader 8.8 Övriga chefsbefattningar 4 LAS Närmaste chef Tillsvidareanställning - Enhetschef - Sektionschef 8.9 8.10 Tidsbegränsad anställning > 6 månader AB 4 mom. 2 Närmaste chef Ärende: Arbetsmiljö Lagrum Delegat Kommentar Arbetsmiljöuppgifter 3 kap. AML 6 SAM Direktör Kan vidarefördelas. Den som mottar fördelningen ska ha kompetens att utföra uppgiften, befogenhet att vidta erforderliga åtgärder när problem uppstår samt möjlighet att returnera fördelad uppgift. Sida 40 av 41

295 Ärende: Övrigt Lagrum Delegat Kommentar 8.11 Rätt att vidaredelegera förvaltningsdirektörens beslutanderätt (gäller vid förvaltningschefens frånvaro) 6 kap. 3 kommunallagen Förvaltningsdirektör till avdelningschef Sida 41 av 41

296 Ändring av detaljplan för del av fastigheten Trevnaden 5 16 SOFI-2016-46

Malmö stad Stadsområdesförvaltning Innerstaden 1 (2) 297 Datum 2016-01-22 Vår referens Linda Norbeck Planeringssekreterare linda.norbeck@malmo.se Tjänsteskrivelse Ändring av detaljplan för del av fastigheten TRVNADEN 5 SOFI-2016-46 Sammanfattning Syftet med detaljplansändringen är att kunna ge permanent bygglov för Garaget och Arena 305 genom att tillåta centrumverksamhet som avser samlingslokaler i kombination med service, café, restaurang, dock inte handel. Ytterligare syfte är att bredda användningen för fastighetens övriga lokaler för att även fortsättningsvis möjliggöra för verksamhet av karaktären gymnasieskola, vuxenskola och mötesplats för unga. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Innerstaden föreslås besluta att delge Stadsbyggnadskontoret Stadsområdesnämnd Innerstadens synpunkter i ärendet Beslutsunderlag Karta, ändring av detaljplan för del av fastigheten Trevnaden 5 i Innerstaden i Malmö Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Innerstaden 2016-01-27 Ärendet Stadsområdesnämnd Innerstaden ser som positivt att permanentera bygglovet för kvarteret Facklan 5 då verksamheten Garaget med bland annat stadsområdesbibliotek, organiserat under avdelningen för Områdesutveckling under nämndens ansvarsområde fyller en central roll i området. Särskilt gällande socialt främjande och förebyggande faktorer för invånarna och besökarna i området. Stadsområdesnämnd ser positivt på att via föreslagna detaljplan permanentera och även framöver möjliggöra för i dagsläget existerande verksamheter och sortera bort framtida möjligheter för etablering av tung industri, miljöfarlig verksamhet etc. Stadsområdesnämnd Innerstaden ser som positivt att fastigheten värderas som särskilt värdefull kulturmiljö då nämnden anser att byggnaden i sig är unik i sitt slag. Förslaget tillmötesgår dessutom översiktsplanens mål och riktlinjer om att generera en kulturell och demokratisk arena vilket nämnden ser som ytterst positiv. SIGNERAD

Ur trafiksäkerhetssynpunkt är Stadsområdesnämnd Innerstaden nöjd med det att tidigare rådande trafiksituation i anslutning till fastigheten är åtgärdad sedan en tid tillbaka med bland annat ett signalövervakat övergångsställe. 298 2 (2) Stadsområdesnämnd Innerstaden vill passa på att påtala bristen på grönytor i området kring fastigheten och närliggande område, vilket även invånare och besökare till verksamheten återkommande framför och har synpunkter kring. Ansvariga [Här kommer namnet på de chefer som i systemet har godkänt ärendet inför nämnd att hämtas in automatiskt. Du behöver bara skriva något under denna rubrik om du INTE kommer att få ärendet godkänt digitalt.]

299 5 0 10 20M GÄLLANDE PLANBSTÄMMELSER avseende DP 4491 UTDRAG UR GÄLLANDE DETALJPLAN DP 4491 10 Skala 1:500 (A1) ORIENTERINGSKARTA 5 0 10 TILLÄGG TILL PLANKARTA 10 Skala 1:500 (A1) PLANBESTÄMMELSER 20M CS1Z1K Följande gäller inom områden med nedanstående beteckningar. Endast angiven användning och utformning är tillåten. Bestämmelser utan beteckning gäller inom hela området. GRÄNSER Planområdesgräns Egenskapsgräns ANVÄNDNING AV MARK OCH VATTEN Kvartersmark CS1Z1K Centrum. Ej handel. Gymnasie-, vuxenskola-, fritidsgård. Verksamhet för service, tillverkning med tillhörande försäljning samt lager och varuhantering, kontor. Användning av mark Dp 4491 upphör att gälla. BEGRÄNSNINGAR AV MARKENS BEBYGGANDE Marken får inte bebyggas. Skärmtak i begränsad omfattning i direkt anslutning till byggnaden får anordnas utan att det strider mot planbestämmelsen. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER Genomförandetiden är 10 år från den dag planen vinner laga kraft. HANDLINGAR Plankarta med bestämmelser Planbeskrivning Samrådsredogörelse Fastighetsförteckning Utlåtande GRUNDKARTEBETECKNINGAR Byggnad Gasledning (i mark) Fjärrvärmeledning (i mark) Teleledning (i mark) Vatten- och avloppsledning Elledning (i mark) Fastighetsgräns/gränspunkt/traktgräns Träd Slänt Kantsten Vägkant Gång- och cykelbana Stödmur Mur Staket eller plank Koordinatsystem SWEREF 99 13 30 Skärmtak Befintlig höjd i RH 2000 Registerbeteckningar Traktnamn Buskage/markbegränsning Häck SAMRÅDSHANDLING 2015-12-29 Ewa Rannestig Stadsingenjör ÄDp 5436 Grundkartan upprättad 2015-11-26 Ändring av detaljplan för del av fastigheten TREVNADEN 5 Innerstaden i Malmö Annika Arvidsson Landskapsarkitekt Upprättad av Malmö Stadsbyggnadskontor Josephine Nellerup Planchef Katarzyna Borowiecka Kartingenjör Antagen av stadsbyggnadsnämnden Betygar Laga kraft

300 datum diarienummer 2015-12-29 SBN-2014-670 ÄDp 5436 SAMRÅDSHANDLING/GRANSKNINGSHANDLING PLANBESKRIVNING Ändring av detaljplan för del av fastigheten TREVNADEN 5, Innerstaden i Malmö. INLEDNING DETALJPLANENS SYFTE Syftet är att kunna ge permanent bygglov för stadsdelsbiblioteket Garaget samt för ungdomsverksamheten Arena 305 genom att tillåta centrumverksamhet (C) som avser samlingslokaler i kombination med service, café, restaurang, dock inte handel. Syftet är att samtidigt bredda användningen för fastighetens övriga lokaler. SAMMANFATTNING AV PLANFÖRSLAGET Genom ändring av detaljplan möjliggörs centrumverksamhet (C) samlingslokaler, service, café, restaurang samt (S1) gymnasieskola, vuxenskola och fritidsgård. Även användningen (Z1) verksamhet för service, lager och varuhantering samt tillverkning föreslås. Befintlig användning (K) kontor kvartstår. Genom ändring av gällande detaljplan Dp 4491, utgår nuvarande användning småindustri, hantverk och lager. Vid genomförandet släcks outnyttjad byggrätt ut med 300 kvm mot Lantmannagata eftersom befintlig angöring bedöms nödvändig för verksamhetslokalernas angöring. Planförslaget är upprättat i enlighet med översiktsplanen. HISTORIK I PROCESSEN V 150831 Lokalerna har under ett antal år haft tillfälligt bygglov för att kunna driva stadsdelsbibliotek samt ungdomsverksamhet med inriktning på musikverksamhet. Lokalerna har byggts om för att passa respektive verksamhet. 1 (8)

301 Övriga lokaler hyrs ut till kommunal verksamhet som kontorslokaler, arbetsstödrelaterad verksamhet som Cykelverkstaden, Melvins och gymnasium. Lokalerna hyrs även ut till privat verksamhet som glasmästeri och kontor. I begäran om planuppdrag i SBN i augusti 2015 föreslogs en användning av lokalerna för besöksanläggning (R), café, restaurang (H 1 ) samt vuxenutbildning(s 1 ). PLANHANDLINGAR Planhandlingarna omfattar plankarta med bestämmelser samt planbeskrivning. Dp 4491fortsätter att gälla. PLANFÖRFARANDE Detaljplanen handläggs med standardförfarande i enlighet med 5 kap 7 plan- och bygglagen. Förslaget är förenligt med översiktsplanen och Länsstyrelsens granskningsyttrande och har inte ett betydande intresse för allmänheten. Avsikten är att detaljplanen ska antas av Kommunfullmäktige i enlighet med 5 kap 27 plan- och bygglagen. PLANDATA Planområdet ligger i Innerstaden i Malmö. Planområdet utgörs av del av fastigheten Trevnaden 5. Planområdet är ca 5000 m 2. Fastigheten ägs av Malmö kommun och förvaltas av Stadsfastighet. Servitut/ledningsrätter eller fastighetsindelningsbestämmelser finns inte inom fastigheten. BETYDANDE MILJÖPÅVERKAN Detaljplanens genomförande bedöms inte medföra en sådan betydande miljöpåverkan som avses i 6 kap 11 miljöbalken. Därför har ingen miljökonsekvensbeskrivning upprättats. TIDIGARE STÄLLNINGSTAGANDEN RIKSINTRESSEN ENLIGT 3 ELLER 4 KAP MILJÖBALKEN Ändring av detaljplanen berör område av riksintresse för kulturmiljövård med särskilt värdefulla miljöer enligt PBL 8 kap. 13 där bebyggelsen i omgivande område klassificeras som blandad stadskaraktär. Bedömning har gjorts att planförslaget inte riskerar att påtagligt skada riksintresset. 2 (8)

302 Planområdet är även utpekat som särskilt värdefulla kulturmiljöer enligt PBL 8 kap. 13. Det innebär att för planområden ska särskild uppmärksamhet ägnas åt kulturhistoriska värden i samband med detaljplaner och bygglovbeslut, så att förändringar inte innebär att värdena förvanskas eller omintetgörs. Hänsyn ska tas till såväl helhetsmiljön som de enskilda byggnadernas kulturhistoriska värden. Detta gäller även planteringar, trottoarbeläggningar, belysning och färgsättning med mera. Bedömning har gjorts att genom planförslaget, riskeras inte kulturmiljöerna att påtagligt skadas. ÖVERSIKTSPLAN Området redovisas i översiktsplanen som blandad bebyggelse. Förslaget tillmötesgår översiktsplanens prioriterade inriktning om att generera en robust stadsstruktur präglat av närhet som läker samman staden socialt och fysiskt. Förslaget tillmötesgår även översiktsplanens mål och riktlinjer om att vara en kulturell och demokratisk arena, som medför att fler mötesplatser skapas, liksom verkar för ett ökat deltagande genom att bredda användningen av lokaler. PLANPROGRAM Det finns inget planprogram för detaljplaneområdet. Förslag bedöms dock tillmötesgå genomförandet av områdesprogrammet för ett socialt hållbart Malmö genom att vända sig mot en bred målgrupp av befolkningen. GÄLLANDE DETALJPLANER OCH OMRÅDESBESTÄMMELSER Området är tidigare planlagt. Berörd gällande detaljplan Dp 4491 kommer fortsättningsvis att gälla i samband med ändring av detaljplan. BEFINTLIGA FÖRHÅLLANDEN BEFINTLIG BEBYGGELSE Största delen av planområdet utgörs av industriområdet som tillhört Thules maskinfabrik, där ett flertal av industribyggnaderna är uppförd i början av 1900-talet. I slutet av 1940-talet genonfördes större om- och tillbyggnader då bl.a. kontorsbyggnaden vid korsningen Lantmannagatan- Lönngatan uppfördes. I direkt anslutning till planområdet västerut finns ett vård-/ äldreboende uppfört under 2000-talet. OMGIVNING Planområdet ligger mellan centrum och särskilt verksamhetsområden för industri i ett kollektivtrafikstråk med breda huvudgator med potential för en hög täthet i en redan befintlig blandad bebyggelse. Planområdet omges av bostadsbebyggelse i öster i form av lamellhus i fem våningar. Mot söder finns bostadsbebyggelse i form av enbostadshus i 1½ plan samt en tankstation. Mot norr ligger allmän platsmark med fotbollsplan. TRAFIK Lantmannagatan och Lönngatan utgör huvudgator för bil, kollektivtrafik och cykel. In-utfart regleras i detaljplan 4491. 3 (8)

303 Närmaste busshållplats ligger intill huvudentrén för stadsdelsbiblioteket utmed Lönngatan. En tågstation Persborg planeras ca 800 m österut vid Lönngatan. PARKERING Den gemensamma parkeringsplatsen i nordväst nyttjas av äldreboendets besökande och personal samt för verksamheterna för lokalerna. Det finns även fyra parkeringsplatser intill in/-utfarten mot Lantmannagatan. Fastighetens innergård mot Lantmannagatan används för angöring och korttidsparkering till verksamheterna. Cykelparkering finns i anslutning till entréer. UTEMILJÖ Det närmaste parkområdet är Gullängen ca.300 m bort. Den närmaste allmänna idrotts- aktivitetsytan är den allmänna bollplanen som ligger direkt norr om planområdet. Utomhusytorna är nästan helt hårdgjorda och utgörs till största del av parkering och angöring. Sittplatser för uppehåll i utemiljön saknas intill lokalerna. KULTURMILJÖ VÄRDEFULLA BYGGNADER OCH BEBYGGELSEMILJÖER Planområdets byggnader innehar inga regleringar avseende bevarande av byggnader. ARKEOLOGI Planområdet berörs inte av fornminnen. BEFINTLIG KOMMUNAL OCH KOMMERSIELL SERVICE Närmaste förskola och skola är Sofia förskolan, Sofielunds skola för årskurs 1-9 samt fritidsverksamhet. LUFTFÖRORENINGAR Malmö Stads beräkning av luftföroreningshalter visar att områdets luftförorening beräknas ligga på ca.18-20 mikrogram kvävedioxid/m 3 vilket innebär måttliga halter. Beräkningen ger en god bild av hur halterna är i miljöer som inte är direkt knutan till de större gatorna det vill säga innergårdar, parker samt i områden med låg byggnation och lite trafik. TEKNISK FÖRSÖRJNING Inom området finns vatten-, avlopps- gas- och fjärrvärmeledningar. AVFALLSHANTERING Verksamheterna i byggnaden ut mot korsningen Lantmannagatan/ Lönngatan, använder miljöhuset på gården i hörnan mot muren. Där finns kärl för restavfall och matavfall. Övriga verksamheter är hänvisade till två miljöhus på den gemensamma parkeringen i nordväst, där ett av miljöhusen avsatts för äldreboendet med kärl för restavfall och matavfall. Det andra miljöhuset används av stadsdelsbiblioteket Garaget samt Arena 305 där serviceförvaltningen även står för kärl för lampor, kartong, wellpapp (två kärl) samt två kärl för kontorspapper. 4 (8)

304 PLANFÖRSLAG ANVÄNDNING Genom ändring av detaljplanen möjliggörs användning av lokalerna som samlingslokaler, service, café, restaurang genom centrumverksamhet (C), dock inte handel. Dessutom ges möjlighet för gymnasieskola, vuxenskola och fritidsgård genom beteckningen (S 1 ). Även (Z 1 ) verksamhet för tillverkning med tillhörande försäljning, lager och varuhantering möjliggörs samt kontor (K). Dessa användningsområden gäller för samtliga lokaler inom planområdet. Tidigare användning småindustri, lager (UJ 1 ) samt hantverk, lager (UJ 2 ) utgår. Vid genomförandet av detaljplanen släcks del av byggrätt ut med 300 kvm mot Lantmannagata, då behov av gårdsmiljön för angöring bedöms nödvändig. Arealen regleras som prickmark med bestämmelsen marken får inte bebyggas. Angöring mot Lantmannagata säkerställs genom att 300 kvm byggrätt utgår. UTEMILJÖ Planområdet har ingen utemiljö för skola- eller fritidsgårdsverksamhet. För utevistelse hänvisas verksamheten till externa aktivitetsytor. FASTIGHETSINDELNINGSBESTÄMMELSER Fastighetsindelningsbestämmelser finns inte. PARKERING Parkeringsutredning har utförts som visar att behov av bilparkeringsplatser inte ändras genom ändring av detaljplanen. Avseende cykelparkering bedöms behovet ökas från nuvarande 55 cykelparkeringsplatser till 134 cykelparkeringsplatser. ANGÖRING För verksamheter i lokalerna ut mot Lantmannagatan och mot entréerna mot Lönngatan finns möjlighet för angöring. TILLGÄNGLIGHET Tillgängligheten till lokalerna bedöms inte har ändrats genom ändrad användning. Eventuella ändrade behov regleras i bygglovsskedet. AVFALLSHANTERING Behov av avfallshantering bedöms inte ändras genom ändring av detaljplanen. TEKNISK FÖRSÖRJNING Inga ändrade förhållanden bedöms ske avseende teknisk försörjning för genomförandet av planen. 5 (8)

305 FASTIGHETSBILDNING Nya fastigheter inom området avser inte att bildas. GENOMFÖRANDET AV DETALJPLANEN TIDPLAN Dec, 2015 Samråd Mars, 2016 Granskning April, 2016 Antagande Maj, 2016 Laga kraft TEKNISKA GENOMFÖRANDEFRÅGOR Planområdet är beläget inom en insatstid för räddningstjänsten som understiger 10 minuter. Frågan om brandvägar: Tillträde för räddningstjänstens fordon ska anordnas inom området. Avståndet mellan körbar väg och husens entré får inte överstiga 50 meter. Brandvattenförsörjning ska anordnas i området i samråd med VA-Syd. Flödet i brandposterna ska dimensioneras enligt VAV-normen p-83, tabell 2.3. Avståndet mellan brandposterna ska vara max 150 meter. Avståndet mellan brandpost och uppställningsplats ska vara max 75 meter. Byggherre ska redovisa att åtkomligheten är säkerställd i samband med bygglovansökan. Byggherren ska redovisa att brandvattenförsörjningen är säkerställd i samband med bygglov. VÄRME OCH ELFÖRSÖRJNINING Fastigheten är ansluten till E.ONs fjärrvärmenät från Lönngatan. Risk bedöms inte finnas för att ledningen utsätts för belastning som den inte är dimensionerade för. Kostnader för åtgärder på EVS ledningar till följd av plangenomförandet ska bäras av exploatören. STÖRNINGSSKYDD Beräkningar av trafikbullernivåerna längs Lönngatan samt Lantmannagata ligger på mellan 60-70 db (röda områden). Ljudnivåerna är beräknade utifrån trafikmängder 2012, på uppdrag av Miljöförvaltningen. Eventuellt överskridande av gränsvärdena inomhus, hanteras i bygglovsskedet. Beräknade trafikbullernivåer enligt Miljöförvaltningen, 2012. 6 (8)