SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(25) Plats och tid Sammanträdesrum 1, kommunhuset klockan 08:30-12:35 Beslutande Anders Pettersson (C) Erland Nilsson (S) Dag Ivarsson (M) Sonja Svenle-Pettersson (oberoende f.d.gpks) Marika Bjerstedt Hansen (S) Övriga närvarande T.f. kommunchef Pia Lindvall Bengtsson 317-318, 322-336 Rektor, Margareta Gabrielson 318 Verksamhetsområdeschef för Utbildning och arbete, Roger Johansson 318, 325 Miljöskyddsinspektör, Åsa Bjerstedt 319 Kultur- och fritidschef, Arne Grau Amnér 319-321, 324. Kultursekreterare, Lotta Linders 321 Arbetsledare, Julius Prytz 324 Controller, Jeanette Karlsson 324 Personalchef, Christina Mårtensson 326-328 Kostchef, Andreas Arvidsson Rosenqvist 323 Exploateringsingenjör Oddbjörn Aasvold 319, 322, 336 Vik. kommunsekreterare Göran Byrsell Utses till justerare Justeringens plats och tid Kansliet, kommunhuset i Osby, 2014-11-14, kl 12:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 317-338 Ordförande Juste ra re Erland Nilsson ANSLAG/BEVIS Organ Datum då anslaget sätts upp Förvaringsplats för protokollet Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. 2014-11-17 Datum då anslaget tas ned Kansliet, kommunhuset i Osby 2014-12-08 Underskrift Göran Byrsell
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(25) Ärendelista 317 Godkännande av dagordning 3 318 Information om misstänkt drogverksamhet på Ekbackeskolan, Osby 4 319 Fastigheten Östra Genastorp 2:44, information om underkänt avlopp 5 320 Lönsboda Gymnastik och Idrottsförening, ansökan om övertagande av Snapphanevallen i Lönsboda 6 321 Kulturpris 2014 7 322 Ny renhållningstaxa Osby kommun2015 8 323 Förslag till ny kostorganisation 9 324 Internbudget beredning; verksamhetsområde Samhällsbyggnad 11 325 Internbudget beredning; verksamhetsområde Utbildning och arbete 12 326 Resepolicy 13 327 Arbetsmiljöpolicy 14 328 Reglemente för kommunstyrelse, tillsyns- och tillståndsnämnd, vårdoch omsorgsnämnd, barn- och skolnämnd 15 329 Budgetuppföljning per oktober 2014 16 330 Anvisningar och tidplan för budgetuppföljnings-process 2015 17 331 Anvisningar och tidplan för årsredovisning 2014 18 332 Rutiner och aterrapportering deltagande i kurser och konferenser - politiker 19 333 Medborgarförslag; drogförebyggande arbete 20 334 Revisionsrapport - Uppföljning av kommunens arbete med detaljplaner 21 335 Revisionsrapport - Förebyggande arbete mot ungdomsbrottslighet 22 336 Utredning industrispåret i Osby kommun 23 (tf I ^ I I I I
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(25) 317 Godkännande av dagordning Extra ärenden: Information om misstänkt drogverksamhet på Ekbackeskolan, Osby Utredning industrispåret i Osby kommun Ansökan om föreningsbidrag till museiverksamhet, Stiftelsen Lekoseum
SAMMANTRADESPROTOKOLL 4(25) 318 Information om misstänkt drog verksam het på Ekbackeskolan, Osby Dnr2014.ks0681 607 s beslut Att kalla till ett möte med polisen med anledning av aktiviteterna på skolan. Rektor Margareta Gabrielsson informerar om misstänkt drogverksamhet på Ekbackeskolan. Försäljning av drogen spice tycks förkomma inom skolans område. Kontakt med polis har tagits av rektorn på skolan. Det framförs att det är önskvärt att funktioner som social omsorg, skola och polismyndigheten samarbetar inom problemområdet i förebyggande syfte.
SAMMANTRADESPROTOKOLL» ' 5(25) 319 Fastigheten Östra Genastorp 2:44, information om underkänt avlopp Dnr2014,ks0648 424 s beslut Att uppdra åt Samhällsbyggnad, Miljö- och byggenheten att uppdatera ärendet för föredragning i kommunstyrelsens arbetsutskott den 3 december 2014. Sommaren 2008 genomförde miljö-och byggenheten en avloppsinventering i Östra Genastorp. Flertalet avlopp befanns inte uppfylla reningskraven och det konstaterades också att många fastighetsägare skulle få problem att till rimlig kostnad ordna egna avloppslösningar som uppfyllde reningskraven. Med anledning härav föreslogs att kommunalt avlopp skulle erbjudas de boende. Beslut i ärendet har inte ännu tagits av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen avvaktar en uppdatering av utredning av avloppsanläggningen. I avvaktan på beslut i ärendet föreligger skrivelse enligt bifogat med information till berörd fastighetsägare till Östra Genastorp 2:44. Samhällsbyggnad, Miljö- och byggenheten information, daterad 2014-10-23
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(25) Sammanträdesdafum 320 Lönsboda Gymnastik och Idrottsförening, ansökan om övertagande av Snapphanevallen i Lönsboda Dnr2014.ks0647 821 s beslut Att frågan tas upp vid samrådsmöte och behandlas åter i kommunstyrelsens arbetsutskott efter att samråd hållits. Föreligger skrivelse från Lönsboda Gymnastik och Idrottsförening angående bland annat ett eventuellt övertagande av Snapphanevallen i Lönsboda. Föreningen anser att driftbidraget till föreningen i huvudsak går till att driva den fysiska anläggningen i stället för att gå till verksamheten. Det föreligger tre alternativ till att att sänka driftkostnaderna för anläggningen däribland genom ett övertag av anläggningen. Alt 1. Ansökan om borgen för lån på 400 tkr för inköp av en värmeanläggning för fastigheten på Snapphanevallen. Föreningen tillskjuter 100 tkr av egna medel. Alt 2. Bidrag på 400 tkr för inköp av värmeanläggning till fastigheten på Snapphanevallen. Föreningen tillskjuter 100 tkr av egna medel. Alt 3. Övertagande av Snapphanevallen i Lönsboda. Om föreningen äger anläggningen krävs ingen borgen för banklån och föreningen har möjlighet att söka externa medel från Skåneidrotten och från Eons energifond. Skrivelse inkommen 2014-10-23 från Lönsboda Gymnastik och Idrottsförening.
SAMMANTRADESPROTOKOLL S da 7(25) 321 Kulturpris 2014 Dnr2014.ks0655 867 ets förslag till kommunstyrelsens beslut s förslag till kommunstyrelsen tillkännages vid kommunstyrelsens sammanträde. Osby kommuns kulturpris utdelas till person/er eller organisationer som gör eller har gjort förtjänstfulla insatser inom litteratur, konst, teater, musik, konsthantverk, hembygdsvård eller härmed jämförbara områden. För behörighet krävs att personen/er är född eller bosatt i Osby kommun, eller på annat har anknytning till kommunen. Priset delas ut i samband med årets sista kommunfullmäktige. Förslag på lämpliga kandidater till kulturpriset lämnas till Osby kultur och fritid som sammanställer förslaget. Priset är på 10 000 kr. Till årets kulturpris har det inkommit 11 förslag fördelat på 8 kandidater. Samhällsbyggnad kultur och fritids tjänsteskrivelse daterad 2014-10-27. Förteckning över Osby kommuns kulturpristagare 1979-2011. Förslag till kulturpris år 2014 i Osby kommun.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(25) 322 Ny renhållningstaxa Osby kommun2015 Dnr 2014.ks2241 450 s förslag till kommunstyrelsen Förslag till kommunfullmäktige Ny renhållningstaxa 2015 antas. Textändringar godkänns enligt samhällsbyggnads förslag. Taxeförslaget har godkänts av ÖGRABs styrelse och motsvarande ny renhållningstaxa kommer att behandlas av kommunfullmäktige i Östra Göinge kommun. Förslaget bygger på att taxan höjs med index 1,2%. Förslaget innehåller några ändringar i texten av mindre betydelse. Dessa ändringar är redovisade med röd text i förslaget. Förslag till ny renhållningstaxa 2015 för Osby kommun
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(25) 323 Förslag till ny kostorganisation Dnr2014.ks0650 001 s förslag till kommunstyrelsens beslut Kostchefen fortsätter arbetet att utforma Kostenheten enligt rapporten och anpassar antalet personal till verksamhetens behov. Kostenheten tar fram förslag till kostpolicy utifrån nationella råd och riktlinjer som sedan återkopplas till kommunstyrelsen. Kostenheten tar fram relevanta nyckeltal och statistik. Kostenheten undersöker tillsammans med fastighetsstrateg möjligheten att få fram hyreskostnader och kostnader för vatten/el. Kostenhet och verksamhetsekonomer arbetar vidare för att skapa en köp/sälj organisation. Organisationen ska börja gälla från och med 2015-01-01. Personalen från och med 2015-01-01 tillhör kommunledningskontoret och kostenheten. Kostenheten ska fungera som en resultatenhet. Verksamheterna debiteras genom ett schabloniserat system tills ett internprissystem för kosten är framtagen. Under våren 2013 gjorde konsulten Dining Devolopment en utredning om en gemensam kostorganisation för Osby kommun. Utifrån kostutredningen föreslog kommunstyrelsen 2014-01-22 31 att kostverksamheten skulle organiseras i en gemensam kostenhet med start 2015-01-01. Från och med 2014-08-04 påbörjade kostchef arbetet med att utforma ett förslag till kostorganisation. Inledningsvis genomfördes medarbetarsamtal och diskussion med verksamhetsekonomer och chefer inom kommunen och med anställda i andra kommuner. I Osby kommuns egna restauranger arbetade över 40 anställda fördelat på 16 enheter vilka var geografiskt utspridda från Killeberg till Osby och från Visseltofta vidare till Lönsboda. Antal medarbetare tillsammans med enheternas geografiska spridning avvek från kommunens ledarpolicy. Justerandes sign Expedierat Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(25) Kommunstyrelsen 2014-01-22, 31 Rapport "Förslag till kostorganisation", datera 2014-10-28 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-28 Justerandes sign ASP Expedierat Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(25) 324 Internbudget beredning; verksamhetsområde Samhällsbyggnad Dnr2014.ks0524 042 I beredningen av internbudget för 2015 genomgås förslag till budget för Samhällsbyggnad. Budget och prognos i sammanställning för Samhällsbyggnad Personalbudget för Samhällsutveckling.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(25) 325 Internbudget beredning; verksamhetsområde Utbildning och arbete Dnr2014.ks0524 042 I beredningen av internbudget för 2015 presenteras förslag till budget för Utbildning och arbete. Presenteras förslag till budget för Utbildning och arbete. ^ 1 ^ 1 I I
SAMMANTRADESPROTOKOLL S da 13(25) 326 Resepolicy Dnr2014.ks0092 003 s beslut Att återremittera till kommunledningskontoret förslag till resepolicy för omarbetning i stycket "Avgränsning" och "Bokning av resor". Då förändring har skett sedan 2009, till exempel start av bilpool, behövs det en uppdatering av befintlig resepolicy. Kommunledningskontorets förslag till resepolicy gäller medarbetare och förtroendevalda i Osby kommun samt i kommunens bolag. Målsättningen är att minska våra resors negativa påverkan på den yttre miljön samt att minska våra kostnader för resor. I resepolicyn har även säkerhet lagts till viket medför att gällande trafiksäkerhetspolicy kan tas bort. Förslag om antagande av nya resepolicy har tillstyrkts i central samverka. Förslag till resepolicy, daterad 2014-08-19 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-01
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(25) 327 Arbetsmiljöpolicy Dnr2014.ks0595 003 s förslag till kommunstyrelsens beslut Förslag om arbetsmiljöpolicy från och med 2015-01-01 antas. Arbetsmiljöpolicy antagen av kommunstyrelsen 2008-12-17 210 upphör att gälla 2014-12-31. Enligt arbetsmiljöverkets föreskrift om de systematiska arbetsmiljöarbetet ska det finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena ska vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet ska förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Då nuvarande policy är av övergripande karaktär sågs det som angeläget att omarbeta denna för att förtydliga ansvarsområden, vikten av samarbete, mål, riktlinjer och uppföljning. Förslag om antagande av nya arbetsmiljöpolicy har tillstyrkts i central samverkan. Förslag till arbetsmiljöpolicy, daterad 2014-08-20 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-20
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(25) 328 Reglemente för kommunstyrelse, tillsyns- och tillståndsnämnd, vård- och omsorgsnämnd, barn- och skolnämnd Dnr2014.ks0490 003 s förslag till kommunstyrelsens beslut Förslag till kommunfullmäktige Förslag till reglemente med övergripande bestämmelser samt nämndsspecifika reglementen för kommunstyrelse, tillsyns- och tillståndsnämnd, vård- och omsorgsnämnd och barn- och skolnämnd att gälla från 2015-01-01 antas. Gällande reglemente för kommunstyrelse, tillsyns- och tillståndsnämnd, vård- och omsorgsnämnd och barn- och skolnämnd upphör att gälla 2014-12-31. Kommunledningskontoret har upprättat förslag till nytt reglemente med övergripande bestämmelser samt nämndsspecifika reglementen för kommunstyrelse, tillsyns- och tillståndsnämnd, vård- och omsorgsnämnd och barn- och skolnämnd att gälla från och med 1 januari 2015. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse daterad 2014-10-27 Förslag till reglemente daterat 2014-10-27 Organisationsskiss förtroendevalda 2015 Kommunfullmäktiges beslut 16 juni 2014, 83
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16(25) 329 Budgetuppföljning per oktober 2014 Dnr2014.ks0122 042 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsens beslut - Budgetuppföljning oktober 2014 läggs till handlingarna med uppmaning om återhållsamhet för resterande av året. Budgetuppföljning per oktober 2014 för samtliga nämnder redovisas till kommunstyrelsen. Nämndernas helårsprognoser visar en budgetavvikelse på minus 17,8 mkr, i stora drag samma avvikelse som vid senaste prognosen. Finansförvaltningens prognos visar på en positiv budgetavvikelse med 1,7 mkr. Totalt för kommunen beräknas en avvikelse mot budget för hela året bli minus 16,1 mkr. Kommunens resultat beräknas bli minus 18,7 mkr 2014. Budgetuppföljning per oktober 2014 presenteras och delas ut på sammanträdet.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17(25) 330 Anvisningar och tidplan för budgetuppföljningsprocess 2015 Dnr2014.ks0638 042 s förslag till kommunstyrelsens beslut Tidplan och anvisningar för budgetuppföljningsprocess 2015 enligt förslag antas. Ekonomiavdelningen har tagit fram förslag till anvisningar och tidplan för budgetuppföljningsprocess 2015. Förslaget följer kommunfullmäktiges beslut om övergripande regler för 2015, samt kommunstyrelsens beslut om sammanträdesplan för 2015. Kommunledningskontorets anvisningar och tidplan 2014-10-30 för budgetuppföljning 2015.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18(25) 331 Anvisningar och tidplan för årsredovisning 2014 Dnr2014.ks0668 042 s förslag till kommunstyrelsens beslut Tidplan och anvisningar för årsredovisning 2014 enligt förslag antas. Ekonomiavdelningen har tagit fram förslag till anvisningar och tidplan för årsredovisning 2014. Kommunledningskontorets anvisningar och tidplan 2014-10-30 för årsredovisning 2014.
SAMMANTRADESPROTOKOLL Si 1 332 Rutiner och återrapportering deltagande i kurser och konferenser - politiker Dnr2014.ks0669 009 beslutar Att ärendet behandlas vid sammanträde i kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-12-03.
OSBY SAMMANTRADESPROTOKOLL 20(25) 333 Medborgarförslag; drogförebyggande arbete Dnr2014.ks0139 761 s förslag till kommunstyrelsens beslut Förslag till kommunfullmäktige Medborgarförslaget inryms i det drogförebyggande arbetet som pågår inom kommunens verksamheter och att därmed anse att medborgarförslaget är besvarat. I medborgarförslag inkommet 2014-03-14 uttrycker Jenny Andersson sin oro över hur Osby kommun arbetar med det drogförebyggande arbetet, särskilt bland unga, och menar att kommunen brister i detta arbete. Mot denna bakgrund föreslår Jenny Andersson att Osby kommun arbetar för att få fler medborgare att engagera sig och att jobba för att föräldrar och medborgare visar sig mer ute på gatorna i Osby, att polisen föreläser om droger på till exempel Borgen, att en nykter drogmissbrukare kommer och berättar om hur livet har påverkats av drogmissbruket samt att det kommer någon och föreläser om hur olika droger påverkar människan. Medborgarförslag från Jenny Andersson daterad 2014-03-14
V OSBY SAMMANTRADESPROTOKOLL 21(25) 334 Revisionsrapport - Uppföljning av kommunens arbete med detaljplaner Dnr2014.ks0612 007 beslutar Att ärendet behandlas vid sammanträde i kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-12-03. EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Osby kommun gjort en uppföljning av kommunens arbete med detaljplaner. Granskningens övergripande syfte är att följa upp tidigare års revisionsgranskningar som behandlar kommunens detaljplanearbete. Vidare är syftet att ta fram ett underlag för revisorerna att uttala sig om kommunens hantering av frågorna. EY's bedömning är att Osby kommun har ett löpande utvecklingsarbete avseende detaljplaner. Uppföljningen visar att kommunen fortfarande är mitt i en stor organisationsförändring. Revisionsrapport - Uppföljning av kommunens arbete med detaljplaner, inkommen 2014-10-06 Samhällsbyggnad, Miljö- och byggenhetens yttrande, daterad 2014-10-30
SAMMANTRADESPROTOKOLL 22(25) 335 Revisionsrapport - Förebyggande arbete mot ungdomsbrottslighet Dnr2014.ks0609 007 beslutar Att ärendet behandlas vid sammanträde i kommunstyrelsens arbetsutskott 2014-12-03. EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Osby granskat kommunens förebyggande arbete mot ungdomsbrottslighet. Syftet är att granska om Osby kommun har ett ändamålsenligt förebyggande arbete. Ett annat syfte är att granska hur nämnder och förvaltningar samverkar i frågan samt hur de samverkar med externa aktörer. Kommunfullmäktige har tagit beslut om målsättningar att kommunen ska präglas av trygghet, minskad brottslighet och att det ska vara en drogfri miljö. EY's bedömning är att nämnderna och förvaltningarna arbetar med förebyggande insatser till barn och unga för att de ska få goda uppväxtvillkor. Revisionsrapport 2014 om förebyggande arbete mot ungdomsbrottslighet, inkommen 2014-10-06 Kommunledningskontorets skrivelse, daterad 2014-10-31 Justera ndes sign Expedierat Utdragsbestyrkande
SAMMANTRADESPROTOKOLL 23(25) 336 Utredning industrispåret i Osby kommun Dnr2014.ks2064 535 s förslag till kommunstyrelsens beslut Att utse projektansvarig/projektgrupp: Projektansvarig (extern), Oddbjörn Aasvold, exploateringsingenjör, Gert Stenelo, Osbytåg ek för och Paul Phillips, näringslivsutvecklare för utbyggnad av industrispåret inom industriområde nordost. Utbyggnaden genomförs så att heltåg på 480 meter kan tas emot. Kommunstyrelsen 2014-10-01 222 Näringslivsutvecklaren ges i uppdrag att ta fram strategiplan för utvidgat industriområde för Osby nordost. Mark- och planenheten ges i uppdrag att detaljplanera de områden som inte har någon detaljplan inom industriområde Osby nordost. Kommunfullmäktige 2014-10-20 129 Industrispår byggs ut med en nordlig och en sydlig anslutning. Utbyggnaden genomförs så att heltåg på 480 meter kan tas emot. Investeringen genomförs under 2015 och 2016. Projektet finansieras genom upplåning på 32 mnkr. För att driva projektet enligt önskad tidplan är det angeläget att en projektgrupp bildas omgående. Konsult för projektering måste upphandlas inklusive erforderliga utredningar. Därefter ska förfrågningsunderlag tas fram för upphandling innan anläggandet kan påbörjas. Med detta i beaktande bör beslut om projektansvarig/projektgrupp snarast klarläggas. Samhällsbyggnad, mark och plans tjänsteskrivelse, daterad 2014-10-22
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 24(25) Samrnanträdtsdatum 337 Ansökan om föreningsbidrag till museiverksamhet Dnr2014.ks0680 805 s förslag till kommunstyrelsens beslut - Att bevilja bidrag med 36 000 kr för 2014 och 144 000 kr för 2015. Att bidraget finansieras från anslaget för oförutsett i budget 2015. Den 25 juli 2014 registrerades Stiftelsen LEKOSEUM med Osby kommun som en av stiftarna. Industrihus Osby AB har beräknat en hyra för Lekoseumfastigheten, som till följd av en högre nivå på köpeskillingen för fastigheten väsentligt överstiger den hyra Stiftelsen LEKOSEUM för närvarande har ekonomiska möjligheter att bära. Stiftelsen LEKOSEUM har 2014-10-01 övertagit driften av LEKOSEUM. Med anledning härav ansöker Stiftelsen LEKOSEUM om föreningsbidrag om 12 000 kr per månad, 36 000 kr för 2014 och 144 000 kr för 2015. Ansökan om föreningsbidrag till museiverksamhet 2014-11-10, Stiftelsen LEKOSEUM.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 25(25) 338 Sydostlänken, deltagande i utredningsarbete Dnr2014.ks0682 530 är positiv till att fortsatt delta i utredningsarbetet kring Sydostlänken och att Osby kommun stödjer utredningsarbetet finansiellt. Ledamoten Erland Nilsson aktualiserar kommunens engagemang i utredningsarbetet kring Sydostlänken.