Umeå universitet, 901 85 Umeå Institutionen för Klinisk mikrobiologi Telefon: 090-785 23 47. Telefax: 090-785 22 25 E-post: mari.norgren@climi.umu.se Datum 20110128 Kvalitetssystem Diarienummer 503-179-11 Sid 1 (1) Kvalitetssystem 2011 13 för programrådet för Biomedicinska analytikerprogrammet Syfte Syftet med detta dokument är att beskriva och utveckla befintliga och nya komponenter i det lokala kvalitetssystemet vid programrådet för Biomedicinska analytikerprogrammet. Här beskrivs hur programrådet arbetar med att säkerställa och höja kvaliteten inom programmet. Dokumentet beskriver övergripande principer, organisation, ansvarsfördelning, samverkan, återkoppling, prioriterade kvalitetsfrågor och uppföljningar som ligger till grund för programmets kvalitetsarbete. Organisation Biomedicinska analytikerprogrammet återfinns vid enheten för Biomedicinsk laboratorievetenskap och ingår i Institutionen för Klinisk mikrobiologi. Det lokala kvalitetssystemet omfattar all verksamhet inom Biomedicinska analytikerprogrammet, för vilken programrådet ansvarar. Grundutbildningsprogrammet är treårigt med 50 studerandeplatser per år. Intag till programmet sker varje hösttermin. Det operativa ansvaret för utbildningarna vid Medicinska fakulteten på grund- och avancerad nivå är delegerat till 10 programråd och i vissa fall till den programansvarige. Programrådet för Biomedicinska analytikerprogrammet ansvarar för genomförandet av utbildningsprogrammet till Biomedicinsk analytiker. Programrådet består av 9 ledamöter. Majoriteten av ledamöterna är lärare. De studerande har 2 ordinarie och en suppleantplats i programrådet, suppleanten har närvaro- och yttranderätt. Norrlandstingens Regionförbund är representerade med en ledamot. I programrådet ingår även en yrkesrepresentant. Programrådet sammanträder en gång per månad. Det åligger programrådet att årligen, inför budgetarbetet, ansvara för uppföljning, utvärdering och övrigt kvalitetsarbete inom programmet, lämna förslag på revidering av programmets innehåll och rekrytering av studenter. Protokoll skall anmälas i fakultetsnämnden. Förankring och återkoppling sker kontinuerligt till GUN och Fakultetsnämnden. Vid programmet finns en koordinator för internationella frågor som är ledamot av Medicinska fakultetens Internationella kommitté. Den internationelle koordinatorn ansvarar för att sprida information till de studerande och kollegiet i frågor rörande studerande och lärarutbyten samt att hålla kontakt med ansvariga för student och lärarutbyten vid våra partneruniversitet. Två av programmets lärare ingår i institutionens arbetsgrupp för arbetsmiljö- och jämställdhets frågor, för kvalitetsarbetet inom dessa områden ansvarar prefekten vid Institutionen för Klinisk mikrobiologi.
Sid 2 (6) Ansvarsfördelning Programråd Programrådets ordförande tillsammans med studierektor och programkoordinator för inriktningen klinisk fysiologi ansvarar för att identifiera frågor som skall avhandlas i rådet. För distribution av inkommande skrivelser och information till programrådets ledamöter samt upprättande av dagordning för rådets möten ansvarar administratören vid medicinska fakulteten. Programrådet har tilluppgift att utarbeta budgetförslag för programmet. Programrådets främst används till rekryteringsfrämjande åtgärder medan enheten för Biomedicinsk laboratorievetenskap har det ekonomiska ansvaret för programmets personal och driftskostnader. Detta fungerar väl då programordförande även är enhetschef. Programansvarig ansvarar för kvalitetsarbetet inkluderande utvärdering och uppföljning inom programrådets verksamhetsområde i relation till utvärderingsanalys. Studieadministrativt stöd Inom programrådets verksamhetsområde finns administrativa stödfunktioner i form av en administratör vid Medicinska fakulteten, vars huvudsakliga arbetsuppgifter är att distribuera material till programrådet ledamöter såsom dagordning, inkommande skrivelser och viktig information, föra protokoll vid programrådet sammanträden, upprätthålla diariet för programrådets arbete. Administratören har sin dagliga arbetsplats på medicinska fakultetens kansli vilket gör att dialog mellan programmets ansvariga i huvudsak sker via e-post eller telefon. Därutöver utförs administrativa sysslor för programmets verksamhet av enhetens studieadministratör, programmets studierektor, programkoordinator och ordföranden. Större delen av den kursrelaterade administrationen ansvarar kursansvariga lärare för vilket fungerar väl. Inom programmet finns en studentadministratör anställd som ansvarar för registrering av studenter, registrering av studieavbrott och studieuppehåll och inrapportering av studieresultat till LADOK. Vidare ansvarar administratören för löpande information till de studerande och programmets ekonomiska transaktioner. Övrig studentadministration såsom schemaläggning, utplacering av studerande under VFU och projektarbete, genomförandet och sammanställning av kursutvärderingar samt uppdateringar av kursplaner ansvarar programmets lärare för. Lärarnas aktiva deltagande i det administrativa arbetet medför att det hos dem finns en stor medvetenhet om de administrativa rutinerna och dess regelverk som rör programmet. Studierektor Programmets studierektor ansvarar för uppföljning av studerandes resultat, upplägg av terminsplaneringar, utarbetandet av individuella studieplaner för de studerande som antas till senare del av programmet samt arbete med studentrekrytering. Studierektor ansvarar även för studievägledning inom programmet samt alumniuppföljning, uppföljning av anställningsbarhet och uppföljning av studieuppehåll/studieavbrott. Studierektor är vidare SELMA ansvarig vid programmet och utarbetar underlag vid ansökan om tillgodoräknanden för kurs och dispens från tröskelkrav. Fakultetsnämndens delegation till programråden Ansvara för uppföljning, utvärdering och övrigt kvalitetsarbete inom programmen I förekommande fall, organisera och genomföra antagningen till utbildningarna Besluta om särskild behörighet för kurser efter förslag från en institution Inrätta, revidera och avveckla kurs samt fastställa kursplaner för respektive program samt för fristående kurser inom respektive programs ansvarsområde (Hf 6:14 15)
Sid 3 (6) Besluta om pedagogisk och organisatorisk samordning av kurser inom utbildningsprogrammen Fastställa kursutbud Föreslå antalet platser på program Fastställa antal platser på program Fastställa antal platser på kurs Besluta om antalet studenter som antas på program Besluta om antagning till senare del av program Inom högskoleförordningens minimigränser besluta om den exakta fördelningen av platser mellan betygs- och provgruppen vid urval till program som vänder sig till nybörjare (Hf 7:13) Besluta om vakanser på program ska återbesättas och hur många platser som ska fylla Utse examinatorer vid utbildning på grund och avancerad nivå (Hf 6:18) Besluta om riktlinjer för anordnande av undervisning och prov Fakultetsnämndens delegation till programansvarig Besluta att antagen till utbildning på grundnivå och avancerad nivå får fortsätta med studier efter studieuppehåll (avslag kan överklagas) Besluta i frågor som rör studiernas genomförande, t.ex. byte av studieort, studieuppehåll, registrering av studieavbrott etc. (Hf 6:6 8) Medge tillstånd till parallelläsning Besluta om tillgodoräknande före (i samband med antagning) och under studierna (kan överklagas) Besluta om befrielse från ett obligatoriskt utbildningsmoment (kan överklagas). Pedagogisktutvecklingsarbete Programansvarig har det övergripande ansvaret för det pedagogiska utvecklingsarbetet inom programmet. Programansvarig och studierektor deltar vid universitetets pedagogiska seminarier (SPA) och lärarna deltar vid pedagogiska verkstäder som anordnas av Universitetspedagogiskt Centrum (UPC). En mycket viktig del i kvalitetsarbetet inom programmet är uppföljningen av kurs och programutvärderingar som ligger till grund för initiering av utvecklings och förändringsarbetet vid programmet. Kursansvarig ansvarar för att utvärderingar genomförs och sammanställs samt att återkoppling till de studerande och kollegiet sker. Studierektor ansvara för att sammanställningar av kursutvärderingarna genomförs och att dessa rapporteras till Programrådet. Ett viktigt led i Programrådets kvalitetsarbete är att utifrån förändringsförslag som framkommer via kursutvärderingar och samtal i Dialogen vidta förbättrings och utvecklingsåtgärder inom programmets kurser. Som ett led i kvalitetsarbetet inom programmet deltar studieadministratören samt studierektor i kurser och workshops som erbjuds vid universitetet. Medverkan/Samverkan Fakultetens grundutbildningar Övergripande ansvar för grundutbildningsfrågor som rör fakultetens utbildningsprogram har Grundutbildningsnämnden (GUN). Nämnden har till uppgift att följa utvecklingen nationellt och internationellt avseende utbildning på grundnivå samt att ta initiativ till och föreslå åtgärder för att främja och utveckla fakultetens konkurrenskraft avseende utbildning på grundnivå. En av ledamöterna i programrådet är även ledamot av GUN. GUN möjliggör samverkan mellan fakultetens program inom gemensamma frågor såsom
Sid 4 (6) internationalisering, genus, etik och vetenskaplighet. Dessa frågor är prioriterade inom grundutbildningen vid den medicinska fakulteten med årliga uppföljningar som sammanställs av respektive programråd. Studenter Samverkan med de studerande har under senare år stärkts genom upprättande av ett mötesfora kallat Dialogen. Ansvarig för dessa möten är studierektor. Här träffas en gång per månad två studeranderepresentanter från vardera av programmets tre årskurser samt två lärare och programansvarig. Dialogträffarna syftar till att kontinuerligt fånga upp eventuella problem eller önskemål om förändringar av kurser, men ger även möjlighet för kurs- och programansvarig att sprida information bland de studerande. Vid programrådets sammanträden avrapporteras de diskussioner som förts i Dialogen. Mentorsamtal genomförs av kursansvarig i samarbete med studierektor under slutet av termin 1 och början av termin 2, syftet är att försöka tidigt under utbildningen fånga upp studenter med svårigheter. Uppföljning med enkät görs bland de studerande som gör uppehåll/avbrott. Dessa insatser avrapporteras i programrådet av studierektor. Programmet har initierat erfarenhetsutbyte mellan studenter som varit uti i verksamheten och de studenter som skall ut på sina första VFU placeringar. Syftet är att studenterna skall få en beredskap inför VFU och underlätta deras eventuella val av placering. Landstingen Programments verksamhetsförlagda utbildning (VFU) sker till största delen inom Västerbottens landsting men studerande utför även sin praktikperiod vid laboratorier inom Norra sjukvårdsregionen övriga landsting. Norrlandstingens Regionförbund finns representerade i programrådet och kommer från Västernorrlands landsting medan professionsrepresentanten i programrådet är verksam vid Norrlands universitetssjukhus. Båda ansvarar för att kontinuerligt informerar programrådet om arbetet inom landstingen och utgör en viktig länk mot den kliniska verksamheten för kvalitetssäkring av VFU. Programrådet samverkar med landstingen i Norra sjukvårdsregionen för utformande av kvalitetskrav för VFU inom landstingens verksamhet samt upprättande av schema för VFU. Detta görs för att identifiera behovet av antalet VFU platser inom Västerbottensläns landsting och övriga landsting i Norrland. Programrådet har tillsammans med professionsrepresentanten utformat dokument som beskriver VFU-platserna, moment som de studerande skall förväntas utföra samt utvärderingsdokument för respektive VFU-placering inom Laboratoriemedicin och Klinisk fysiologi. Dokumenten uppdateras varje år, för detta ansvarar kursansvariga för programmets VFU-kurser tillsammans med professionsrepresentanten verksam vid Norrlands universitetssjukhus. VårdSam kommittén Hittills har VårdSam kommitténs arbete främst bestått i att tillsammans med Programråden identifierade frågeställningar som rör uppföljning och eventuell justering av befintligt avtalet för verksamhetsförlagd utbildning (VFU) gäller antal praktikplatser. Uppföljning av avtalet rörande VFU inom VLL har gjorts under året och nu arbetar kommittén att tillsammans med programrådet lösa och vidareutveckla identifierade problem. Kvalitetskriterier för VFU och handledning har utarbetats och under kommande år kommer dessa att följas upp i samarbete med programråden. I samverkan med VårdSam kommer kontakter med landstingen i Norra sjukvårdsregionen att tas för att utarbeta underlag för tecknande av avtal om VFU platser och tillhörande handledning.
Sid 5 (6) Vård-Sam kommitténs huvuduppdrag är att på uppdrag från Samverkansstyrelsen bereda frågor som rör samverkan inom vårdområdet (utanför ALF och TUA). Vidare har kommittén i uppdrag att ta fram ett underlag för hur lärare med förenad anställning ska arbeta inom VårdSam området, bl a arbetsinnehåll, styrning, omfattning. I uppdraget ingår att fastställa områden där behovet av förenade anställningar är särskilt angelägna. Detta arbete kommer att ske i samarbete med respektive programråd. Kollegiet Programrådet inom biomedicinska analytikerprogrammet har ett nära samarbete med kollegiet, avnämarrepresentanter och studerande. Genom att programmets lärarkollegium är litet och flera lärare ingår i programrådet sker ett kontinuerligt förankringsarbete. Personalmöten hålls två gånger i månaden och planeringsdagar för kollegiet hålls vid terminsslut och inför läsårets början. Ansvarig för personalmöten är programansvarig tillika enhetschefen. Vid personalmöten upprättas minnesanteckningar som för av studieadministratören. Återkoppling Återkoppling från programrådet till kollegiet sker vid regelbundna personalmöten för detta ansvarar programansvarig. Vid dessa möten förs minnesanteckningar som publiceras på institutionens Cambro sida. Återkopplingen till de studerande sker via programrådets studeranderepresentant samt vid de månatliga Dialog träffarna. För återkopplingen till verksamheten ansvarar både kollegiets lärarrepresentanter och avnämarrepresentanterna i programrådet. Dessutom anordnas informationsmöten med landstingets berörda huvudhandledare och avdelningschefer. Programordförande återkopplar kontinuerligt till VårdSam i sin egenskap av ordförande för kommittén. Inom fakultetens Grundutbildningsnämnd förs kontinuerligt information mellan programmen rörande kommande förändringar inom utbildningarna. Prioriterade kvalitetsfrågor under kommande treårsperiod Genomföra HSV s kvalitetsutvärdering 2011. Användandet av Cambro för spridning av utbildningsmaterial/-information mellan programmet och de studerande, mellan studerande och lärare och mellan de studerande. Utveckling av webbaserade undervisningsmoment. Utveckla examinationer i relation till kursernas förväntade studieresultat och betygskriterier för respektive kurs. Tillsammans med VårdSam teckna avtal med landstingen i Norra regionen rörande VFU platser. Fortsätta arbetet med att utveckla formerna för uppföljning och examination av VFU. Utveckling av underlag för den enskilde studentens beskrivning av förväntningar inför VFU placering. Verka för synliggörande av yrket och rekrytering i samverkan med avnämare. Uppmuntra lärare och studerande att delta i internationellt utbyte. Säkerställa att inslag av genus, etik och vetenskaplighet ingår som en röd tråd genom hela utbildningen.
Sid 6 (6) Uppföljning Ett viktigt led i kvalitetsarbetet är uppföljning av de studerandes syn på den undervisning som bedrivs vid programmet. Skriftliga kursutvärderingar görs efter varje kurs. Sammanställning av utvärderingarna görs av kursansvariga lärare som även utarbetar en åtgärdsplan, som läggs ut på programmets hemsida och att återkoppling sker till studentgruppen och programmets lärare. Återkoppling sker till både innevarande årsgrupp och nästa års studentgrupp. Sammanställningar av kursutvärderingarna överlämnas till programrådet som går igenom dessa en gång per termin. Granskningen av dessa kan medföra förändringar i kursplaner och/eller utbildningsplanen. Studierektor ansvarar för att sammanställning överlämnas till programrådet. Programutvärdering genomförs varje år bland studerande på termin 6. Resultatet analyseras gemensamt av programrådet och programmets lärare för att identifiera eventuellt behov av förändring i upplägg eller innehåll i kurser. Mål och strategi för programmet och speciellt upplägg av den verksamhetsförlagda utbildningen utvärderas minst en gång per år i förhållande till förändringar i den kliniska verksamheten. Arbetet med aluminiuppföljning av studerande som varit ute i arbetslivet genomförs 2-3 år efter avslutad utbildning. Syftet med denna utvärdering är att få svar på om utbildningens innehåll motsvarar verksamhetens krav på den yrkesverksamme. Då studiegruppen är relativt liten genomförs aluminuppföljningarna vartannat år. För detta arbete ansvarar studierektor. Programrådet gör årligen en egen inventering av anställningsbarheten bland våra nyutexaminerade studenter genom en förfrågan som distribueras via studenternas e-post adresser. Där frågar vi även efter var de arbetar Sverige (eller i utlandet), hos vilken arbetsgivare samt huvudsakliga arbetsuppgifter. För detta ansvarar studierektor. Statistik och nyckeltal insamlas och distribueras av Medicinska fakultetens kansli samt av programmets studieadministratör och studierektor. Sammanställningen av dessa resultat samt kurs-, program- samt alumniutvärderingar redovisas och diskuteras i programrådet, varefter eventuellt förändringsarbete initieras. Under de senaste åren har ett omfattande arbete gjorts för att tillse att utbildning för handledare inom den kliniska verksamheten genomförs. Detta är en kvalitetsfråga som programrådet kommer att arbeta vidare med i samarbete med företrädare för landstinget i Västerbotten och övriga landstingen i Norrland.