SMART Lean på kulturförvaltningen Ökat kundvärde Tillsammans - Öppet klimat - Omtanke - Respekt Demokrati Lika värde Hållbar utveckling KULTURFÖRVALTNINGEN SMART Lean på kulturförvaltningen 1 www.halmstad.se
Förord Den här broschyren är skriven för medarbetare i kulturförvaltningen. Den ska vara en introduktion och en vägledning i arbetet med Smart på alla nivåer i förvaltningen. Smart innebär att arbeta med ständiga förbättringar, att identifiera och ta bort slöseri. Det handlar inte om att arbeta snabbare, utan om att arbeta smartare, och att lära sig att se vad som skapar värde ur kundens perspektiv. I kulturförvaltningen ska vi arbeta med Smart för att öka kundvärdet och samtidigt på bästa sätt hushålla med våra resurser. Vi ska sätta kunden i centrum och ständigt sträva efter att förbättra oss. I detta arbete ska vi använda oss av Smart som ett arbetssätt. För ca tre år sedan kom jag för första gången i kontakt med Lean, som Smart bygger på. Jag inspirerades av filosofin och de konkreta resultat ett leanbaserat arbetssätt kan ge. Att ständigt sträva efter att göra allt så enkelt som möjligt, synliggöra felaktigheter och respektera varje medarbetare. Det låter enkelt och det är enkelt och mycket effektivt när man väl har kunskapen och verktygen. Sigge Ohlsson Kulturchef 2 SMART Lean på kulturförvaltningen
Vad är Smart? Kulturförvaltningens variant av Lean. Tanke och arbetssätt för systematiskt förbättringsarbete. Skapa största möjliga värde med minsta möjliga resurser. Kundens behov i fokus. Utgår från medarbetarnas delaktighet och engagemang i det dagliga arbetet. Kontinuerliga förbättringar. Varför SMART? Vi vill jobba med Smart för att alla ska få det bättre Vi väljer att arbeta enligt Smart för att dess effekter skapar värde åt såväl kunder, medborgare som medarbetare. Vi vill bli bättre och jobba smartare, för att få möjlighet och tid att utveckla vår verksamhet så att vi kommer närmre förväntat resultat och vision. Vi måste jobba med Smart för att framtiden ställer nya krav Medborgarnas anspråk och krav på kommunernas verksamhet kommer att växa snabbare än vad som går att finansiera med nuvarande skatte- och avgiftssystem. Medborgarnas behov kommer vara större än resurserna och det kommer att behövas uppfinningsrikedom och en viss djärvhet att lösa de utmaningar som sektorn står inför. Vi har ett konkret mål med vårt Smartarbete Målet är att kulturförvaltningen är en kundorienterad organisation som erbjuder en utmanande arbetsplats med medarbetare som är engagerade, effektiva och jobbar tillsammans. SMART Lean på kulturförvaltningen 3
FILOSOFIN Smart är en filosofi som bygger på Lean. Det handlar om att alltid ha medborgaren/kunden i fokus. Det är ett långsiktigt arbete för att få ut mer av skattepengarna utan att de anställda ska behöva springa fortare. Att arbeta smart innebär att arbeta med ständiga förbättringar. Alla medarbetare är delaktiga i förbättringsarbetet och utvecklingen av verksamheten. Vision Vart är vi på väg? Resultat Vad når vi? Ökat kundvärde Principer och Metoder Hur tänker vi? Hur gör vi? Tillsammans - Öppet klimat - Omtanke - Respekt Värdegrund Vår människosyn Demokrati Lika värde Hållbar utveckling 4 SMART Lean på kulturförvaltningen
Grunderna i Smart Grunden i Smart är Halmstads kommuns gemensamma värdegrund. Den beskriver hur vi ser på dem som är berörda och beroende av vår verksamhet. Den ger ett uttryck för vår människosyn och hur vi ständigt söker vägar att skapa största möjliga mervärde för alla parter. Våra principer beskriver hur vi tänker när vi arbetar, utvecklar våra arbetssätt, löser problem, organiserar uppgifter med mera. Resultatet förbättras genom en ständig utveckling av våra arbetssätt. Detta görs tillsammans. Alla medarbetare deltar i förbättringsarbetet och utvecklingen av sin enhet och kulturförvaltningen som helhet. Halmstads kommun har en vision om framtiden i Halmstad. Visionen heter Halmstad 2020 och beskriver hur kommunen vill att Halmstad ska upplevas av de som bor här och av besökare. SMART Lean på kulturförvaltningen 5
VISIONEN Halmstads kommuns vision bygger på en välkänd och inarbetad beskrivning av Halmstad, nämligen Halmstad staden med tre hjärtan. Varje hjärta står för något som Halmstad ska vara eller sträva mot i framtiden. Halmstad Hemstaden Vi är en kommun där människor möts med trygghet, respekt och kärlek. Halmstad Upplevelsestaden Vi skapar en atmosfär som ger livslust genom aktivitet, gemenskap och livskvalitet. Ökat kundvärde Halmstad Kunskapsstaden Vi bygger en stad där människor växer genom utbildning, företagsamhet och nytänkande. HR visionen 2010: Vår vision blir verklig genom delaktiga och nytänkande medarbetare, som med stöd av tydliga uppdrag och ett engagerat ledarskap förenar utvecklingen av sig själv och sin verksamhet med balans i livet. VÄRDEGRUNDEN Demokrati Vår vision om Halmstad 2020 bygger på demokratiska värden. Alla halmstadbor ska ha möjlighet till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. Lika värde I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskap kännetecknas av ömsesidig respekt. Alla medborgare som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Tillsammans - Öppet klimat - Omtanke - Respe Demokrati Lika Ökat kundvärde Hållbar ut Hållbar utveckling Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Tillsammans - Öppet klimat - Omtanke - Respekt Demokrati Lika värde Hållbar utveckling 6 SMART Lean på kulturförvaltningen
PRINCIPERNA Principerna beskriver det grundläggande tankesättet som vi använder när vi utvecklar vår verksamhet. Smart bygger på fyra principer: Ökat kundvärde 1. Kunden ska alltid vara i fokus. 2. i vår organisation är den viktigaste resursen. 3. Vi måste veta vad vi ska göra, när vi ska göra det och hur vi ska göra. Att leverera rätt saker utan fel samt att agera om ett fel uppstår är en förutsättning. Tillsammans - Öppet klimat - Omtanke - Respekt Demokrati Lika värde Hållbar utveckling 4. Att ständigt sträva efter att bli bättre är vår filosofi. Vi gillar problemlösning och känner tillit till varandras arbete. 1. Den första principen handlar om kundfokus. Vi har alltid kunden i fokus i vårt arbete. Det är därför viktigt att veta vem som är kunden och vad kunden förväntar sig av oss. Smart går ut på att öka värdet för kunden och ta bort de delar i vårt arbete som inte ger värde åt kunden. Vi arbetar långsiktigt och ansvarsfullt mot ett gemensamt mål där vi genererar värde för kunden och samhället. Foto: Mattias Johansson SMART Lean på kulturförvaltningen 7
2. Den andra principen handlar om medarbetarna. Människorna i vår organisation är den viktigaste resursen. Ökat kundvärde Smart ger medarbetare möjlighet att påverka sitt eget och verksamhetens arbete alla tillåts och förväntas bidra till förbättringsarbetet. Det är medarbetarna själva som ständigt förbättrar sitt arbetssätt så att det ger mer värde åt kunden. Vi arbetar tillsammans i ett framåtsträvande och öppet arbetsklimat där kreativitet och nya idéer uppmuntras. I Smart möts människor och samverkar utifrån respekt och omtanke. Tillsammans - Öppet klimat - Omtanke - Respekt Demokrati Lika värde Hållbar utveckling 3. Om det inte är definierat vad som är normalt hur kan man då se när det är onormalt? Den tredje principen, arbetssättet delas in i två underprinciper: A., B. A. Vi måste veta vad vi ska göra, när vi ska göra det och hur vi ska göra. Genom att definiera våra processer, ansvaret och arbetsbelastningen i våra processer får vi en stabil grund att stå på. I processerna arbetar vi med roller och ansvar, utjämning och standardisering. B. kommer från insikten om att kvalitet skapas och slöseri minimeras om arbetet stoppas så fort ett fel har upptäckts. Inga fel ska skickas vidare utan korrigeras direkt. Sedan går man tillbaka till det steg i arbetet där felet uppstod och ser över orsaken. En standard är inte huggen i sten utan gäller till dess att en bättre tillämpning hittats. 8 SMART Lean på kulturförvaltningen Vad är en standard? Ett gemensamt arbetssätt som förklarar hur något ska göras. Kan t.ex. vara rutiner och checklistor. Varför är standarder så viktiga? Standarder gör att man lättare upptäcker fel. De utgör basen för kontinuerliga förbättringar. Vad utmärker en bra standard? En bra standard är effektiv, meningsfull, enkel, tydlig, visuell och känd.
4. Den fjärde principen handlar om lärandet i organisationen. Att ständigt söka grundorsaken till problem utvecklar lärandet inom organisationen. Att analysera, reflektera och framför allt dela med sig av det man har lärt sig är viktigt i Smartfilosofin. Nytänkande och utveckling är centralt för en lärande organisation. I Smart respekterar, samarbetar och utbyter vi erfarenheter inom och mellan enheter/avdelningar i förvaltningen och i kommunen samt med nätverk och partners utanför kommunen. Ökat kundvärde Tillsammans - Öppet klimat - Omtanke - Respekt Demokrati Lika värde Hållbar utveckling Ständiga förbättringar Genom att sträva efter att öka kundvärdet i varje situation uppmanas organisationen till att ständigt förbättra verksamheten. Våra principer, och Arbetssätt ger utgångsläget för den fjärde principen. LEDARSKAPET Filosofin i Smart baseras på en gemensam syn på hur viktig kunden, medarbetarna, arbetsättet och lärandet är. Det är medarbetarna som driver förbättringsarbetet. Därför är stöd och engagemang från ledarna en grundsten för att lyckas med Smart. RESULTAT Genom att arbeta efter en tydlig linje, hela vägen från vår vision via våra värderingar och principer når vi det resultat vi eftersträvar ökat kundvärde. Då vet vi också att resultatet är skapat på ett hållbart sätt. Foto: Mattias Johansson SMART Lean på kulturförvaltningen 9
Mina idéer till förbättringar slöserier jag hittat Väntan Överproduktion Lager Rörelse Överarbete Outnyttjad krativitet Omarbete Transporter 10 SMART Lean på kulturförvaltningen
Sortera anteckningar Skapa vana 5S Strukturera Standardisera Städa SMART Lean på kulturförvaltningen 11
12 SMART Lean på kulturförvaltningen Version 1.0 KUF: ES-B / JE, September 2010, tryck KOMAC