Punkt 8: Förslag till beslut till CRC-styrelsen. En samordnad lösning för datorkommunikation, drift och support på Wallenberglab och CRC:

Biblioteks- och IKT-enhet Biblioteks- och IKT-chef Colm Doyle Punkt 8: Förslag till beslut till CRC-styrelsen En samordnad lösning för datorkommunikation, drift och support på Wallenberglab och CRC: Biblioteks- och IKT-enheten presenterar ett förslag till samordnad lösning för datorkommunikation, drift och support på Wallenberglab. Lösningen bygger på samordning med infrastrukturen och IT-support som finns på CRC. Därutöver presenteras en kalkyl för grundläggande IT-support samt investeringskostnader för 2009. Kostnader justeras dels för beräknade personalkostnader för att driva grundläggande IT-support för användare inom CRC och Wallenberglab enligt avtal samt beräknade investeringar. Faktiska licenskostnader för filserverlösningen ingår. CRC-styrelse föreslås besluta att Godkänna samordnad lösning för datorkommunikation, drift och support på Wallenberglab och CRC Godkänna IT-budgeten som presenteras i bilaga 3 Postadress Box 117, 22100 Lund, Besöksadress Stora Algatan 4, 3 tr, Telefon dir 046-222 02 92, växel 046-222 00 00 Telefax 046-222 45 40 E-post Colm.Doyle@med.lu.se Internet http://www.med.lu.se

2008-09-17 Biblioteks och IKTenheten SAMORDNAD IT-LÖSNING FÖR WALLENBERGLAB OCH CRC

Samordnad IT-lösning för Wallenberglab och CRC 1 OMFATTNING... 3 2 BAKGRUND, TIDIGARE VERKSAMHET... 3 3 MÅL FÖR PROJEKTET... 3 3.1 Effektmål... 4 3.2 Huvudmål... 4 3.3 Avgränsningar... Error! Bookmark not defined. 4 VIKTIGA FÖRUTSÄTTNINGAR... 4 4.1 Samarbetspartners... 4 4.2 Kopplingar till andra projekt / arbeten... 4 5 REDOVISNING AV FÖRUNDERSÖKNING... 4 5.1 Kommunikation, nätverk... 4 5.1.1 Fast nätverk... 4 5.1.2 Trådlöst nätverk... 5 5.2 Region Skåne applikationer... 5 5.3 Serversystem... 5 5.4 System för administration av arbetsplatsdatorer... 5 5.5 Personal... 6 6 FÖRSLAG TILL ÅTGÄRD, KOSTNADER... 6 6.1 Kommunikation, nätverk... 6 6.1.1 Fast nätverk... 6 6.1.2 Trådlöst nätverk... 6 6.2 Serversystem... 6 6.3 System för administration av arbetsplatsdatorer... 6 6.4 Personal... Error! Bookmark not defined. 7 SAMMANSTÄLLNING AV KOSTNADER OCH PERSONALBEHOV... 7 Bilaga 1 Noteringar från LDCs besök på Wallenberglab Bilaga 2 Protokoll från USILUMAS policygrupps möte den 25 augusti 2008

1 Omfattning Samordnad IT-lösning för Wallenberglab och CRC Förslag på en samordnad lösning för datorkommunikation, drift och support på Wallenberglab. Lösningen bygger på samordning med infrastrukturen och support som finns på CRC. 2 Bakgrund, tidigare verksamhet På CRC finns idag en blandad nätverkslösning, både universitetsnät (Lunet) och sjukhusnät (Skanet), medan på Wallenberglab finns endast Skanet. LDC ansvarar för drift av Lunet genom CFL medan ITT, Region Skånes IT-driftsorganisation ansvarar för Skanet. Ansvaret fram till datoruttag ligger hos dessa två driftsorganisationer. Biblioteks och IKT-enheten bedriver ITsupport för arbetsplatser på VVH och Kansli M i Lund samt på CRC. Ett serversystem för fil och skrivare med tillhörande backupsystem erbjuds på CRC. I flera år har universitetsanställda på UMAS uttryck önskan om att flytta över till universitetsnät. Vid uppbyggnad av IT-lösningen på CRC finns numera den möjligheten även på Wallenberglab. Parallellt med uppbyggnad av CRC har ett stort samordningsarbete pågått inom Region Skåne för att få fram ett rationellt hantering av datordrift på regionens sjukhus. Detta har bland annat resulterat i Region Skånes nya tekniska grundplattform TGP. Där finns pågående diskussioner om policy och ansvarsfrågor angående vilka datorer som har möjlighet att vistas på Skanet framöver. Införandet av TGP förväntas ha stora konsekvenser för forskningsdatorer ansluten till RS nätet. Projektet har påbörjats på flera kliniker på UMAS. CRC styrelses uppdrag lyder: Styrelsen uppdrar till arbetsutskottet att utreda hur IT försörjningen för Wallenberglaboratoriet bäst löses samt att etablera trådlöst nätverk inom CRC Sommaren 2008 genomfördes en inventering av datorbeståndet på CRC och Wallenberglab. Resultatet visar att det finns 700 datorer i husen. Av dessa finns cirka 130 på Wallenberglab och 570 på CRC. Inventeringen visar även att det finns ett stort antal Mac-datorer, totalt cirka 90 st varav 60 på Wallenberglab och 30 på CRC. Detta påverkar dimensioneringen av supportinsatser för en harmoniserad Wallenberg/CRC IT-lösning. En brukarundersökning genomfördes under försommaren för att få fram synpunkter och önskemål gällande IT-behov. Alla forskargruppsledare på Wallenberglab tillfrågades bl a angående användning av Region Skåne specifika applikationer för att se vilket behov av koppling till Skanet som finns. Teknisk genomgång av nätverket på Wallenberglab gjordes i samband med ITT och LDC för att se funktionella möjligheter och begränsningar som lokalerna ger. Region Skånes Dekt-telefoni finns på Wallenberglab och påverkas inte av eventuellt nätverksbyte. 3 Mål för projektet

Samordnad IT-lösning för Wallenberglab och CRC 3.1 Effektmål Att verksamma på Wallenberglab och CRC erbjuds datorkommunikation och IT-support av god kvalitet på ett effektivt sätt oberoende av datortyp. 3.2 Huvudmål Att presentera ett förslag på kommunikationslösning för Wallenberglab, serversystem för fil och skrivare, förslag på effektiva system för administration av arbetsplatsdatorer, både Mac och PC och övergripande dimensionering av supportpersonal. 4 Viktiga förutsättningar 4.1 Samarbetspartners LDC ITT ITU 4.2 Kopplingar till andra projekt / arbeten USILUMAS: IT-samrådsgruppen usilumas utgör en mötespunkt för ansvariga för IT-verksamhet från olika organisationer som alla på ett eller annat vis arbetar med de särskilda behov av IT-integration som finns mellan Lunds universitet och Region Skåne CFL Lunds universitet (se 5.1) Trådlöst CRC pilotprojekt (se 5.1) TGP Region Skåne TGP-projektet skall ge En fungerande arbetsplats för användaren oavsett dator och geografisk placering. Datorn kan administreras och underhållas centralt. 5 Redovisning av förundersökning 5.1 Kommunikation, nätverk 5.1.1 Fast nätverk På våningsplan 3 i Wallenberglab, finns RKCS som är en Region Skåne organisation med mycket tydliga behov av att finnas på Skanet. På övriga våningsplan finns forskningsverksamheter med tydliga anknytning till Medicinska fakulteten. Den tekniska undersökning som genomfördes med LDC, Lars-Erik Strand och ITT, Johan Olsson, visar att man kan flytta hela våningsplan från Skanet till Lunet under förutsättning att korskopplingsrum för datatrafik (KK-rum) byggs om och extra KK-skåp för Region Skånes trådlöst nätverk monteras. Enskilda rum kan inte ha annat fast nätverk än det som finns på våningsplanet. Se Bilaga 1. Överflyttningen av det fasta nätet till LUnet ingår i universitetets CFL och betalas därmed med CFL avgifter som i år betalas centralt av universitetet. CFL betyder Centralt funktionsansvar för lokala nät och syftar till uppbyggnad av fastighetsnät som ägs och drivs centralt inom Lunds universitet, dvs Lunds universitet centralt äger och driver, via LDC, nätverket ända ut till skrivbordet. Den framtida finansieringsmodellen för CFL är inte fastställd.

Samordnad IT-lösning för Wallenberglab och CRC Det fasta nätverket ger möjlighet att använda Lunds universitets IP-telefoni. Antalet nätverksuttag kan i så fall eventuellt behöva utökas på vissa ställen. 5.1.2 Trådlöst nätverk Region Skåne har rätten till trådlöst nätverk inom sjukhusområdet och därmed skall allt sådant skötas av ITT. Genom USILUMASgruppens arbete har ITT lämnat ett förslag på trådlöst nätverk för LU som kan användas inom hela Region Skåne där trådlöst nätverk finns. Förslaget håller på att finjusteras för att det skall kunna ge både användarvänlighet och säkerhet. När detta trådlösa nätverk verkställs kommer anställda och studenter vid Lunds universitet kunna ansluta sig överallt inom hela Region Skåne där trådlöst nätverk finns. Inloggning och autentiseringen sker med hjälp av LUCAT och STiL. Region Skånes trådlösa nätverk ger givetvis även tillgång till Regionens resurser för Regionanställda. Detta trådlösa nätverk skall sättas upp på CRC, för att täcka in i första hand sammanträdesrum och gemensamma ytor. Möjligheten finns att erbjuda lösningen på Wallenberglab. 5.2 Region Skåne applikationer En övergång till Lunet betyder att personal kommer inte ha tillgång till Region Skåne applikationer på samma sätt. I kontakt med forskargrupperna har inga behov av Region Skåne applikationer har framförts från någon på våningsplanen 1, 2, 4, 5, 6 och 7 i Wallenberglab. Det finns följande möjligheter att erbjuda tillgång till Region Skåne applikationer för dessa grupper a) trådlöst nätverk b) I USILUMAS policygrupp har framkommit en lösning för åtkomst av Region Skåne applikationer från datorer på LUnet genom uppkoppling via Sig-klient och terminalserver för personal som har anställning även på Region Skåne. Detta medför kostnader för uppsättning av de system som krävs men är möjligt att beställa. Se bilaga 2. c) våningsplan 3 i Wallenberglab är på Skanet. Ett alternativ är att placera ett antal arbetsplatser där. 5.3 Medfaks serversystem Ett samordnat system för fil och skrivardelning finns på CRC. Systemet kan med fördel användas av alla arbetsstationer på Wallenberglab på de våningsplan som ansluts till LUnet. Helt nyligen har brandväggen öppnats för användning av Novellklient från datorer på Skanet för åtkomst av hemkataloger och gemensamma mappar på Medfaks filservrar på LUnet. Inloggning via Lunet.skane.se krävs. GroupWise e-postsystem går även det att använda från Skanet via klienten efter samma inloggning. 5.4 System för administration av arbetsplatsdatorer På CRC finns både LUnet och Skanet i olika rum i husen. ZENworks används idag på LUnet för att installera datorer, fjärrdistribuera applikationer, mm till pc-datorer utan krav på fysisk handpåläggning vid alla enskilda datorer av supportpersonal. Detta är grundförutsättningen för en effektiviserad datoradministration. ITT har motsvarande resurser på Skanet för datorer som administreras av dem.

Samordnad IT-lösning för Wallenberglab och CRC Inventeringsarbetet visar att antalet Mac på Wallenberglab/CRC närmar sig ett hundratal. Erfarenheter visar att ett så stort antal datorer kan inte skötas manuellt på ett effektivt sätt. För att personalbehov för support inte skall bli för stort rekommenderas införandet av ett motsvarande administrationssystem för Mac. 5.5 Personal På CRC finns i dag minst 570 datorer som supportteras av 1,5 2 personer. På Wallenberglab finns ca 130 datorer varav cirka hälften är Mac. Mac och PC måste hanteras var för sig vad gäller applikationer och installationer och ger därmed dubbelt arbete i många avseenden för supportpersonalen. Arbetsbelastningen på supportpersonalen är mycket hög och efterfrågan på support är ofta högre än vad som kan hanteras på ett för alla brukare tillfredställande sätt. Arbete med att tydliggöra innehåll i grundläggande och utökad support pågår för att ge underlag för en rättvis dimensionering av personalbehov. 6 Förslag till åtgärd, kostnader 6.1 Kommunikation, nätverk Förutsättningen för att kunna erbjuda en effektiv och rationell hantering av datakommunikation och support för CRC och Wallenberg gemensamt är att så många som möjligt finns på samma nätverk. 6.1.1 Fast nätverk Våningsplan 1, 2, 4, 5, 6 och 7 på Wallenberglab flyttas över till Lunet. Kostnaden ingår i CFL. Enligt diskussioner med LDC kan arbetet kan genomföras inom några månader efter beställning har lämnats in. 6.1.2 Trådlöst nätverk Region Skånes trådlösta nät sätts upp så fort det är möjligt. Detta ger omedelbart tillgång till Regionens resurser för behöriga och senare även tillgång till Lunet. Utvecklingskostnader för kopplingen till Lunds universitetets trådlösa nätverk finansieras centralt av universitetet. Finansiering av driftskostnader för detta är inte fastställt och utreds för tillfället av LDC. På Regionen betalar brukaren de trådlösa basstationerna i sina lokaler med en avgift på 250 kr per styck och månad. 6.2 Serversystem Det är fullt möjligt att knyta personal på Wallenberglab till nuvarande serversystem för fil och skrivare på CRC. Kostnad för utökning av fillagringsutrymme, backup och eventuell uppgradering av systemen beräknas vara 100 tkr. Driften av detta ingår därefter i bassupporten. Nuvarande policy för CRC är att databasservrar etc. för forskargrupperna ska inte finnas kvar på arbetsutrymme utan ska installeras i CRC serverrum där kyla UPS etc finns installerat. Kostnader enligt blivande serverpolicy finansieras av respektive forskargrupp. 6.3 System för administration av arbetsplatsdatorer ZENworks kan användas för alla PC datorer kopplade på LUnet. För att tillförsäkra en effektiv hantering av Mac-datorer krävs antingen en utökning av personalresurser eller införskaffning av ett system för Mac-datorer motsvarande ZENworks på PC. Undersökning och kostnadsberäkning har gjorts för File Wave, som hanterar Apple datorer Det kostar ca 1200 EUR i inköp och årlig support 900 EUR per år. Paketet inkluderar serverprogramvara

Samordnad IT-lösning för Wallenberglab och CRC och licenser för ett hundra klienter. En fysisk server att ha filerna på för distribuering av mjukvara för klienterna tillkommer, kostnad 20 000 kr. En server har livslängd på minst tre år. Kompetensutveckling och utbildning i FileWave beräknas till 4500 EUR. Totalkostnad för Mac-administration blir ca 73000 kr i inköp och 9000 kr i årlig kostnad för programvaran. 7 Sammanställning av kostnader och personalbehov Se bifogat Excelblad. Bilaga 3.

Noteringar m.m. i samband med besök på Wallenberg-laboratoriet / UMAS 2008-06-27 tillsammans med Håkan Mejstad, Bill Jacobsson och Johan Olsson (ITT/UMAS). Komm-gruppen/les UMAS byggnad 46 Mitt emot CRC huvudingång Telerum 20.0.0008a, stativ FA12 Här finns UMAS opto-spridningsnät terminerat. MM ST-kontakt. 2 par fiber till resp. KK-skåp (totalt 6 st) i huset. Finns inga optofibers till CRC Nytt LU-skåp behövs där vi kan terminera behövliga SM-fibers Finns 6 st. KK- skåp av denna typ i huset där accessnät är terminerat. Utrymmet är trångt, svårjobbat och utan klimatanläggning. Utrymmet behöver utökas och LU/UMAS-separeras enligt gängse praxis. Hämtställe: 26 (internt LU). Externt: Post-och besöksadress: Margaretavägen 1A, 222 40 LUND Telefon direkt: 046-222 13 61 LU växel: 046-222 00 00. Telefax 046-222 13 99. E-post Lars-Erik.Strand@LDC.lu.se Internet http://www.ldc.lu.se

Noteringar m.m. i samband med besök på Wallenberg-laboratoriet / UMAS 2008-06-27 tillsammans med Håkan Mejstad, Bill Jacobsson och Johan Olsson (ITT/UMAS). Kända och beräknande hålltider / händelser Komm-gruppen/les 2008-09-05: Styrelsemöte angående Wallenberglaboratoriet Tänkbar LU driftsättning datanät och ev. iptelefoni: december???? -2008 Övrigt: Telefoni: Regionens Siemens / DECT finns tillgänglig. Datanät UMAS: Enligt Johan Olsson driftsätter man WLan för Regionnätet Offert / beställning För behovet ombyggnader av KK-skåp m.m. och optokabelförläggningar, så får LU/LDC beställa detta (inom CFLprojektet) till Regionfastigheter, dock via ITT Hämtställe: 26 (internt LU). Externt: Post-och besöksadress: Margaretavägen 1A, 222 40 LUND Telefon direkt: 046-222 13 61 LU växel: 046-222 00 00. Telefax 046-222 13 99. E-post Lars-Erik.Strand@LDC.lu.se Internet http://www.ldc.lu.se

2008-09-12 Bilaga 2 1 Biblioteks och IKTenheten, Medfak Håkan Mejstad, ITsamordnare usilumas policygrupp, möte 25 augusti 2008 Närvarande: Ann Peter RS, UMAS Colm Doyle LU, Medfak Håkan Mejstad LU, Medfak John Westerlund LU Olof Mårtensson RS ITT, strategi o utveckling (Lund) Jonas Johansson ITT utveckling UMAS Inloggning till resurser inom sjukvården från LUnet Förslaget på uppsättning av Sig-inloggning och terminalserver som presenterades av Olof Mårtensson vid förra mötet gäller och går att beställa om behov finns och medel för uppsättning och drift kan erhållas. De invändningar som gjordes vid förra mötet visade sig vara ogrundade. Sammanfattning av lösningen. Inloggning med Sig-ssl ger åtkomst till RS e-post, del av intranät? Inloggning på Citrixserver efter Sig-sll inloggning ger åtkomst till tyngre RS-applikationer typ Melior Pasis mm. Inloggningen till Citrixserver kräver Internet Explorer 6 eller 7. Säker inloggning med kortläsare i datorn eller lösenord via mobiltelefon. Kostnader: Sig-ssl kostar ca 250 kr per månad och person. Citrixlicens 1524 kr per användare, engångsavgift. Server: 30 000 kr per år. Ger möjlighet till 45 60 användare. Installation 500 kr per användare, engångsavgift. Servicedesk för Citrixanvändare 720 kr per år. Leverastid för lösningen ca 5 veckor efter beställning. Utskrifter: Skrivare skall finnas på Skanet eller enstaka på LUnet, speciellt godkända av IIT, motsv. Det föreligger små behov av utskrifter från tänkbara RSapplikationer.

Trådlösa nätverk. Gunnar Knutsson, LDC, Håkan Mejstad, Medfak och Patrik X Jönsson, ITT UMAS har sett ett förslag på den permanenta lösningen i CRC. Det presenterade lösningen visar sig vara antingen för komplicerad och säker eller användarvänlig och osäker. LU önskar att båda alternativen skall vara möjliga samtidigt. Vidare samtal skall föras om tekniska möjligheter. Det trådlösa nätverk som sätts upp för CRC kommer att bli möjligt att sätta upp i hela Region Skåne. Den normala kostnaden för trådlösa nätverk inom Region Skåne är 250 kr per månad och basstation. Den kostnaden betalas av brukaren. 2 Licenshantering Licenshanteringen är fortfarande aktuell. Gruppen konstaterade att licenshantering på datorer som befinner sig i ett gränsland mellan två organisationer är svårt och klara och tydliga riktlinjer måste arbetas fram. LUs licensregler för SPSS är överlämnade till Ann Peter av Håkan Mejstad. Datorer inköpta för Alf-medel och deras behov av programvaror diskuterades. Olika förslag på policy för Alf-medels inköpta datorer: 1. Datorer inköpta för Alf-medel är RS-ägda och därmed skall RS tillhandahålla licenser för programvaror till dessa datorer. 2. Möjligt undantag?: Datorer inköpta för Alf-medel som endast används för forskning vid LU är att betrakta som LU-ägda och LU skall tillhandahålla licenser för programvaror till dessa datorer. Ann Peter tar med sig formuleringarna till RS policyarbete. Åtkomst av applikationer hos RS från LU-datorer och tvärs om. Tänkbara kombinationer av användning av datorer i gränsland mellan Region Skåne och Lunds universitet Ägda av LU RS Inköpta för LU-medel RS-medel ALF-medel Nätverksanslutning LUnet Skanet Skanet Skanet Skanet LUnet Primärt ändamål Ev. sekundärt ändamål Forskning LU Klinisk verks. Forskning, LU Klinisk verks. Klinisk verks. Forskning, LU Klinisk verks. Forskning, LU Forskning, LU Klinisk verks. Forskning, LU Klinisk verks. Lösning för sekundärt ändamål Nej (1) Nej (1) Ja Ja? (1) Nej (1) Licensproblem?? Ev. ja Ev. ja 1. En lösning på tillgång till applikationer från annan organisation än den man är uppkopplad genom, eller tillhör, kan ske via VPN och terminalserverlösningar. Lösning från LUnet till Skanet beskrivs tidigare i dokumentet. Detta kan även lösa vissa licensproblem. Nästa möte i policygruppen den 13/10 14:30 i bibl CRC

IT Budget Kostnader (prognos 2008-09-15) Budget 2009 IT tillägg Personal omf Mattias Björk 100% 446 971,44 kr Bill Jacobsson 50% 237 690,32 kr ITT 50% 236 743,35 kr Ny IT tjänst 100% 482 956,43 kr Samordnare 10% 70 126,81 kr Summa 300% 1 474 488,34 kr Drift personal Telefon mm Expenser Inv (avskrivn) Kompetensutv Arbetsrum Resor Summa 20 000,00 kr 5 000,00 kr 15 000,00 kr 40 000,00 kr 40 000,00 kr 10 000,00 kr 130 000,00 kr Drift datorer/servrar Servrar 222 425,00 kr Novell licenser, st 400 300,00 kr 120 000,00 kr 120 000,00 kr Mac-syst, årskostnad 9 000,00 kr Förbrukn matrl datorer 40 000,00 kr Summa 391 425,00 kr Total Finansiering GU Bibliotek Summa kvar 1 995 913,34 kr -100 000,00 kr -100 000,00 kr 1 795 913,34 kr Pris per kvm (2008 tillägg 82kr/kvm) 121,62 kr hus 28, 60, 90 & 91 (12 099kvm) + Wlab, del av, (2668kvm) Kostnad för Wlab 324 473,27 kr Kostnad för CRC 1 471 440,07 kr Exempel: Forskare med 200kvm Kostnad per år 24 323,33 kr Tillkommande server kostnad Avskrivning avskriv. per år ränta 5,0% Backup filservrar (Mac) 3 år 173 000 kr 57 667 kr 2 883 kr 60 550 kr Serverrum 3 år 395 000 kr 131 667 kr 6 583 kr 138 250 kr Serverrum 10 år 225 000 kr 22 500 kr 1 125 kr 23 625 kr 793 000 kr 211 833 kr 10 592 kr 222 425 kr