Hur du skapar en ansökan om ändring i Projektrummet

Hur du skapar en ansökan om ändring Version: 1.0 Datum : 2016-04-05 Hur du skapar en ansökan om ändring i Projektrummet Innehållsförteckning Hur du skapar en ansökan om ändring... 1 Öppna Stödärendet... 1 Registrera ansökan om ändring... 2 Sektionen Allmänt... 3 Sektionen Organisation... 3 Sektionen Budget... 3 Skicka in ansökan om ändring... 6 Kör flöde... 7 Ta bort/makulera ansökan om ändring... 8 Allmänna tips... 9 Slå på och slå av varningar... 9 Utskrift av Ansökan om ändring... 9 Låsning av ansökan om utbetalning av stöd (i hanteringen av en ansökan om ändring)... 10 Öppna Stödärendet Logga in i projektrummet och välj det projekt som du vill ansöka om ändring för. Det gör du genom att klicka på länken till projektet. Svenska ESF-rådet support: projektrummet@esf.se

2 (10) Registrera ansökan om ändring I sektionen Ändringar, visas alla ansökningar om ändring som ni registrerat. Där finns också en knapp Skapa ändringsansökan. När du trycker på den skapas fyra sektioner: Allmänt Organisation Budget Skicka in I denna version, release R6.0 mars 2016, kommer det endast gå att ändra uppgifter som rör Organisation och Budget. I senare versioner kommer detta att utökas och då skapas också fler sektioner. Under samtliga sektioner som visas när du tryckt på Skapa ändringsansökan visas en skriv ut knapp uppe i högra hörnet. Genom att trycka på knappen så visas din ansökan om ändring, och är möjlig att skriva ut. Denna utskrift kan användas i syfte att kontrollera sig själv kring vilka ändringar som gjorts under tiden som ändringsansökan upprättas och/eller kontrollera att alla ändringar som du velat göra finns med innan du skickar in ansökan om ändring till Svenska ESF-rådet.

3 (10) Sektionen Allmänt I sektionen Allmänt fyller du i er motivering till varför ni vill göra ändringarna i ert projekt. Sektionen Organisation Sektionen Organisation har två undersektioner, Organisation och Arbetsställe/enhet, för ändring av uppgifter. Skriv över de gamla uppgifterna med nya uppdaterade. Längre fram i processen kan du ta fram en utskrift, en PDF, där alla ändringar listas med ursprungligt respektive uppdaterat data. Sektionen Budget Sektionen Budget har fyra undersektioner: Budgetöversikt Kostnader Offentlig medfinansiering Privat medfinansiering

4 (10) I sektionen Budgetöversikt, presenteras en sammanställning av Ändrad budget och Beslutad budget. I sektionen Kostnader, registrerar du de ändringar du vill göra bland projektets kostnader. Skriv över de gamla uppgifterna med nya uppdaterade. Behöver du lägga till en uppgift (personal, köp av tjänst, etc.) så klicka på knappen Lägg till ny rad och fyll i de aktuella fälten. (1) (1) (2) Du har även möjlighet att registrera en kommentar, som kan hjälpa mottagaren att förstå ändringen, genom att klicka på pratbubblan. (2)

5 (10) När det finns en kommentar att läsa färgas ikonen svagt grön. Du kan ta bort en rad du har lagt till genom att klicka på papperskorgen till höger i raden. Du får ingen begäran om bekräftelse utan raden raderas direkt. Du kan inte radera en originalpost, för då försvinner möjligheterna att göra överskådliga jämförelser. Därför är papperskorgen inaktiv och svagare röd. Däremot så kan du dra ner summan till 0 kronor (och ta bort andra ingående värden i posten) och därmed i praktiken ta bort den från budgeten. Exempel. I bifallsbeslutet finns två projektadministratörer. Båda slutar och ska ersättas med en projektekonom istället. Du kan alltså inte radera raden med administratörer. Istället drar du ner Personer till 0 och Mån/tim till 0. Då blir summan 0 kronor. Därefter klickar du på Lägg till ny rad. Välj Projektekonom i rullistan och registrera Personer till 1 och Mån/tim till 30. Systemet sparar automatiskt och uppdaterar Sammanställningen. Ska du istället ändra så att fyra administratörer arbetar vardera 15 månader, så gör du det direkt på den ursprungliga raden genom att bara skriva in nya värden på Personer ( 4 ) och Mån/tim ( 15 ).

6 (10) De övriga kostnadsslagen och Offentlig medfinansiering och Privat medfinansiering hanteras enligt samma princip med sina respektive registreringsfält. Det går inte att sänka summan av ett kostnadsslag under summan av värdet för kostnadsslaget i de ansökningar om utbetalning som redan är inskickade till myndigheten (dvs. summan av AoU som är i status Inkommen, Under beredning och Klar för beslut (om justeringar finns ska det justerade beloppet användas) samt beslutat för utbetalning för beslutade AoU). Skicka in ansökan om ändring När registreringen är klar ska du skicka in ansökan. Det gör du genom att välja Skicka in i sektionen till vänster. Där finns två knappar: Kontrollera ansökan, när du väljer att trycka på Kontrollera ansökan visas de steg/kontroller som ansökan går igenom innan den byter status till Inkommet d v s den status ansökan erhåller när ansökan kommit till Svenska ESF-rådet. När du sedan klickar på Verkställ i Kör Flöde så genomför systemet de steg/kontroller som om du hade valt att skicka in ansökan om ändring. Om något är fel så får du information om detta, i form av gula och röda varningar (se avsnittet Slå på och slå av varningar) Skicka in ansökan, när du väljer att klicka på Skicka in ansökan visas de steg/kontroller som ansökan går igenom innan den byter status till Inkommet d v s den status ansökan erhåller när ansökan kommit till Svenska ESF-rådet. När du sedan klickar på Verkställ i Kör Flöde så genomför systemet de steg/kontroller som ansökan går igenom innan den byter status till Inkommet d v s den status ansökan erhåller när den kommit in till Svenska ESF-rådet. Om något är fel så får du information om detta, i form av gula och röda varningar (se avsnittet Slå på och slå av varningar)

7 (10) Kör flöde När du trycker på Verkställ påbörjar systemet ett flöde av kontroller för att säkerställa att alla nödvändiga uppgifter finns med i ansökan om ändring för att den ska gå att skicka in till Svenska ESF-rådet. Om något är fel så får du information om detta, i form av gula eller röda varningar (se avsnittet Slå på och slå av varningar). Är ansökan korrekt ifylld så skapar systemet ett diarienummer (projektets diarienummer följt av ett C och ett löpnummer) till ansökan om ändring, som nu är inkommen till Svenska ESF-rådet. Om du vill lägga till något innan du kör flödet, eller får varningar om att du behöver komplettera eller uppdatera något så kan du lämna flödet genom att tryck på Stäng. Diarienumret som din ansökan om ändring får när den är inkommen till Svenska ESF-rådet visas i rubriken i den öppna ansökan men också i sektionen Ändringar i det stödärende som du ansökt om ändring för. Under samtliga sektioner som visas när du tryckt på Skapa ändringsansökan visas en skriv ut knapp uppe i högra hörnet. Genom att trycka på knappen så visas din ansökan om ändring, och är möjlig att skrivas ut. Denna utskrift kan användas i syfte att kontrollera dig själv kring vilka ändringar som gjorts under tiden som ändringsansökan upprättas och/eller kontrollera att alla ändringar som du velat göra finns med innan du skickar in ansökan om ändring till Svenska ESF-rådet. Den ska däremot alltid användas när din ansökan om ändring har godkänts av systemet och fått ett diarienummer. Tryck på Skriv ut knappen så visas din ansökan om ändring och skriv sedan ut den så att behörig företrädare/behörig företrädare för projektet kan skriva under ansökan. Skicka sedan in blanketten Ansökan om ändring till Svenska ESF-rådet.

8 (10) Ta bort/makulera ansökan om ändring Har du inte skickat in din ansökan om ändring så har ärendet status Ej inkommet och en röd papperskorgsikon visas vid det aktuella ärendet (se bild 1 nedan). Denna ikon är endast möjlig att klicka på då ändringsansökan inte är inskickad till Svenska ESF-rådet och medför att ändringsansökan tas bort. Väljer du att ta bort din ändringsansökan så klickar du på den röda papperskorgsikonen och ett flöde Ta bort ärende visas till höger. För att slutföra flödet som medför att ditt ändringsärende tas bort klickar du på knappen Verkställ (se bild 1:1 nedan). bild 1 bild 1:1

9 (10) Allmänna tips Slå på och slå av varningar Det finns inbyggda varningar i systemet av två slag: Varningar som stoppar dig från att göra något som inte är förenligt med regelverket, socialfondsprogrammet eller utlysningen. Dessa varningar är röda i flödet. Här måste du korrigera uppgifterna du registrerat för att kunna gå vidare. Varningar som uppmärksammar dig på något som kan vara fel, till exempel ett skrivfel eller något som avviker från hur Svenska ESF-rådet förväntar oss att uppgifterna ska se ut. Dessa varningar är gula i flödet. Här måste du inte alltid korrigera något för att kunna gå vidare utan dessa varningar är till för att uppmärksamma dig och tänka efter om något kan vara fel. I det fall du inte anser att något är fel så finns därför möjligheten att stänga av varningarna och köra flödet igen. Du kan stänga av varningarna genom att klicka på knappen Varningar: På i dialogen Kör Flöde. Knappen ändrar då utseende och visar istället Varningar: Av. Det är bara de gula varningarna som då stängs av, de röda varningarna fortsätter att informera dig om vad som saknas för att du ska kunna skicka in ansökan. (bilden illustrerar när användaren klickat på knappen Varningar: På.) Utskrift av Ansökan om ändring Under samtliga sektioner som visas när du tryckt på Skapa ändringsansökan visas en skriv ut knapp uppe i högra hörnet. Genom att trycka på knappen så visas din ansökan om ändring, och är möjlig att skrivas ut. Denna utskrift kan användas i syfte att kontrollera sig själv kring vilka ändringar som gjorts under tiden som ändringsansökan upprättas och/eller kontrollera att alla ändringar som du velat göra finns med innan du skickar in ansökan om ändring till Svenska ESF-rådet. Den ska däremot alltid användas när din ansökan om ändring har godkänts av systemet och fått ett diarienummer. Tryck på Skriv ut knappen så visas din ansökan om ändring och skriv sedan ut den så

10 (10) att behörig företrädare/behörig företrädare för projektet kan skriva under ansökan. Skicka sedan in blanketten Ansökan om ändring till ESF-rådet. Låsning av ansökan om utbetalning av stöd (i hanteringen av en ansökan om ändring) Det är viktigt att du har en dialog med oss i samband med ändringar, så att vi vet om en ansökan om ändring är på väg in och har beredskap för en snabb hantering, så utbetalningarna kan flyta på utan alltför stort avbrott. Nedanstående sker med projektets ansökningar om utbetalning av stöd när du skickat in din ansökan om ändring till ESF-rådet: Alla ansökningar om utbetalning av stöd är låsta för statusövergångar (anledningen är att det sker kontroller mellan ändringen och vad som är ansökt om i utbetalningarna och därför får inte de uppgifterna ändras under tiden). Därmed så kan man inte skicka in nya ansökningar om utbetalning av stöd från Projektrummet, men ESF-rådet kan inte heller besluta om nya utbetalningar. Det är därför viktigt att ändringsansökningarna går fort att hantera, så skriv alltid tydligt vad ni vill ändra och varför. Viktigt att tänka på är att ansökningar om utbetalning av stöd inte är låsta för registrering utan låsningen innebär att ni får en röd varning i flödet Skicka in ansökan (ansökan om utbetalning), d v s ansökan om utbetalning är låst från att skickas in till ESF-rådet (statusövergång Ej inkommet => Inkommet). När ändringen är godkänd och beslutad av ESF-rådet så skapas alla ansökningar om utbetalning, som ännu inte är inskickade, om i Projektrummet. Om du har börjat registrera kostnader så kommer registreringen att försvinna. All data i ännu inte inskickade ansökningar raderas alltså och du ska alltså inte heller registrera ny data under tiden som vi hanterar ändringen. Redan inskickade ansökningar om utbetalning påverkas inte.