INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.58 Version 1.58 november 2016 VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 C, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Fakturering... 5 Inkludera fakkturarader/avgifter med belopp 0... 5 BGC Invoice... 5 Distribution av fakturor via e-post... 7 Internkommentar på fakturor... 7 Direktfakturering... 8 Kontrakt sorteras i objektsnummerordning... 8 Fakturameddelanden... 8 Bokföring... 8 Periodisera enbart kvartalshyror... 8 Likvidavräkning... 9 Bokföring av obetald moms... 9 Taxeringsvärden... 11 Taxerinsvärden... 11 Kontrakt... 12 Koppla Kontraktsdokument... 12 Uppsägningsvarning... 13 Detaljerad hyresgästförteckning för aktuellt kontrakt... 13 Autogiro... 13 Skapa vakanskontrakt... 13 Avgifter... 14 Retroaktiv avgiftsförändring... 14 Kvarboenderabatt... 14 Koppla objektsbeskrivningar... 15 Lägenhetsregister... 16 Export av lägenhetsregister... 16 Smått och gott... 17 Standardbev som pdf... 17 Stänga avgift... 17 3
Inaktivera engångsavgift... 17 Betalningsjournal... 17 Hyresgäst 1 och 2 på påminnelse/krav... 17 Betalningsjournal... 17 Förhanlingsunderlag... 17 E-signering domument i dokumentarkivet... 18 söken... 18 Kontoutdrag... 18 Flera kolumner i listvyer... 19 detaljerade hyresgästförteckningen... 19 momsredovisningsrapporten... 19 Omflyttningsrapport... 19 Kontraktsfliken... 19 Objektsfliken... 19 Utskick... 19 Reskontrarapport och betalningsjournal... 20 4
Fakturering INKLUDERA FAKKTURARADER/AVGIFTER MED BELOPP 0 Nu finns möjlighet att välja om fakturarader/avgifter med belopp 0 ska inkluderas på fakturor. Det gäller både hyres-och direktfakturor och samtliga distributionssätt. Du kan ställa in en systeminställning under Vitec-ikonen Inställningar Alternativ, fliken Fakturering. BGC INVOICE Det går nu att använda bilagor i BGC-filen genom att slå på en inställning under Alternativ. Det går sedan att skriva in namnet bilagan för huvudhyresgästen i "Redigera kopplingar". 5
Det finns nu möjlighet att välja filöverföring via FTP för extern utskrift/bgc Invoice. Möjlighet att för Extern utskriftsfil, BGC Invoice och Svefaktura markera om man vill ha med kreditfakturor när fakturor distribueras. 6
DISTRIBUTION AV FAKTUROR VIA E-POST Nya inställning i alternativdialogen för vem som ska står som avsändare (namn och e-postadress) vid distribution av fakturor via e-post. INTERNKOMMENTAR PÅ FAKTUROR På fakturor går det att lägga till en intern kommentar som inte visas för hyresgästen som visas i listor och när fakturan redigeras. De fält som tidigare hette "kommentar" på faktura/internfaktura heter nu fakturameddelande och guiden för fakturatexter kallas nu för generellt fakturameddelande. 7
Direktfakturering KONTRAKT SORTERAS I OBJEKTSNUMMERORDNING Vid direktfakturering sorteras nu valbara kontrakt i droplistan efter objektnummer vilket underlättar på hyresgäster med många kontrakt. FAKTURAMEDDELANDEN Direktfakturor utan koppling mot kontrakt kan nu få fakturatext om det kopplade urvalet innehåller samma ägare som direktfakturan är skapad mot. Bokföring PERIODISERA ENBART KVARTALSHYROR Det finns möjlighet att ställa in om periodiseringen enbart ska påverka hyresfakturor med betalningsperiod kvartal. Separata inställningar kan göras per ägare. 8
LIKVIDAVRÄKNING Det går nu att ange på betalsätt huruvida likvidbolagshantering ska tillämpas för betalsättet. BOKFÖRING AV OBETALD MOMS Momsen redovisas i den period den betalas, men senast i den period då tjänsten är utnyttjad. Det innebär att momsen på en hyresfaktura som avser längre period än en månad får skjutas upp så länge den är obetald, men som längst tills hyresperioden är utnyttjad. För att skapa bokföring för detta har en ny behörighetsstyrd funktion, Bokföring av obetald moms, införts under menypunkten Redovisning. 9
De konton som används ställs in under Kontovärden-Övrigt. Moms och omsättning (om man har korrigera periodiserad omsättning valt under alternativ) avseende den obetalda delen av en faktura flyttas till nästkommande månad när denna funktion körs. Exempel: En kvartalsfaktura som avser jan-mars 2016 (och som alltså är bokförd 1 januari) hanteras enligt följande om den inte betalas i förskott (dvs 31/12 eller tidigare.) 10
Om fakturan betalas i januari = inget händer. Momsen är ju redan bokförd i denna period. Om fakturan är obetald då januari är passerad = momsen och omsättningen flyttas till februari. Om fakturan betalas i februari = inget händer då februari är passerad. Om fakturan är obetald då februari är passerad = momsen och omsättningen flyttas till mars. Om fakturan betalas i mars = inget händer. Momsen redovisas alltså denna period. Om fakturan är obetalad i mars = inget händer. Momsen redovisas alltså denna period. Taxeringsvärden TAXERINSVÄRDEN Taxeringsvärden går nu att skapa med värden även för skattetyper som inte har några objekt. T.ex. om en taxeringsenhet inte har några objekt av skattetypen Industri kan man fortfarande spara ett taxeringsvärde för den skattetypen. Om man anger ett taxeringsvärde på en skattetyp som saknar objekt, blir man uppmärksammad på det med följande fråga. 11
Kontrakt KOPPLA KONTRAKTSDOKUMENT Det finns nu möjlighet att koppla vilka kontraktsdokument samt i vilken ordning, som ska skrivas ut för ett objekt. Man kan antingen koppla flera objekt samtidigt eller för enskilda objekt. En ny flik för objekt har lagts till där man kan ställa in vilka mallar som ska användas när man skriver ut ett kontrakt kopplat till objektet. Mallarna kan läggas till i en specifik ordning och kan vara mallar både för kontrakt och dess bilagor. Ordningen kan anges till flera objekt samtidigt och även ställas in på objektsnivå. Ordningen och vilka mallar som används kan sedan ändras även när själva utskriften ska ske, då utan att ändringarna sparas. 12
UPPSÄGNINGSVARNING Vid uppsägning av ett kontrakt visas en varning om det finns en aktuell deposition som inte är återbetald. DETALJERAD HYRESGÄSTFÖRTECKNING FÖR AKTUELLT KONTRAKT Det finns nu möjlighet att högerklicka på ett kontrakt och skapa en pdf av detaljerad hyresgästförteckning, enbart för det kontraktet. AUTOGIRO När man skapar ett nytt kontrakt får man en fråga om man vill använda en persons autogiro som betalningsmedel, förutsatt att en av de kopplade personerna har ett godkänt autogiro. SKAPA VAKANSKONTRAKT Om ett objekt helt saknar kontrakt, visas en knapp i objektdialogen för att kunna lägga till ett vakanskontrakt. 13
Avgifter RETROAKTIV AVGIFTSFÖRÄNDRING Tidigare har retroaktiva höjningar bara fungerat på en höjning i taget, dvs en fakturerad avgift höjs varpå retroaktiv höjning måste utföras. Nu kan flera höjningar ske under den fakturerade tidsperioden för att sedan köra retroaktiv höjning när alla avgiftshöjningar är klara. Fakturering får fortfarande inte ske av samma period innan den retroaktiva höjningen är gjord eftersom det då kommer att skapas fakturaunderlag av de nya avgifterna. KVARBOENDERABATT 14
På person visas nu det tidigaste inflyttningsdatumet i systemet där det också går att sätta ett avvikande datum. En avgiftstyp kan markeras som grundande för kvarboenderabatt, vilket innebär att avgifter av den typen tas med som rabattgrundande när rabatten ska beräknas. Koppla objektsbeskrivningar Under Grunddata-Beskrivningar-Koppla objektbeskrivningar finns en guide för att jobba med beskrivningar för många objekt på en och samma gång. En beskrivningstyp och ett tillhörande alternativ väljs för att sedan markera vilka objekt, från standardurval, som ska ha beskrivningen. 15
Lägenhetsregister EXPORT AV LÄGENHETSREGISTER Nu finns det möjlighet att exportera fil till Kommunens lantmäterienhet. förslag till lägenhetsnummer bostadsarea antal rum kökstyp lägenhetskategori 16
Smått och gott STANDARDBEV SOM PDF Det går nu att exportera standardbrev, dvs wordfilen, till en pdf som kan sparas på valfri plats. Detta gäller även för funktionen utskick. STÄNGA AVGIFT Vid stängning av avgift visas nu även periodbelopp och eventuell kommentar. INAKTIVERA ENGÅNGSAVGIFT Förtydligande har lagts till för vad inaktiv på en engångsavgift betyder. När man markerar en avgift som inaktiv ställs också frågan om man vill kreditera den eller inte. BETALNINGSJOURNAL Betalningsjournalen har kompletterats med hur mycket av betalningen som avser moms. Urval kan göras på betalsätt konstaterad kundförlust i betalningsjournalen om man vill följa enbart dessa. HYRESGÄST 1 OCH 2 PÅ PÅMINNELSE/KRAV På påminnelseutskriften skrivs både hyresgäst 1 och 2 ut som adressat. BETALNINGSJOURNAL Betalningsjournalen har utökats med en möjlighet till gruppering per valfri koddel. FÖRHANLINGSUNDERLAG Förhandlingsunderlag går nu att skriva ut utan att man måste lägga in en höjning. 17
E-SIGNERING DOMUMENT I DOKUMENTARKIVET Det går nu att skicka dokument som hör till ett kontrakt för e-signering genom att högerklicka på dokumentet i dokumentlistan. Välj identifieringstyp. SÖKEN Vi har återinfört möjligheten att söka på flera sökbegrepp i outlooksöken. Exempelvis kan man söka på bilplats+leif för att hitta träffar där både bilplats OCH Leif förekommer. KONTOUTDRAG Kontoutdrag kan nu exporteras till Excel. 18
När kontoutdrag skickas med e-post kan ett kort meddelande skickas med samt att det går att skicka en kopia till sig själv. Flera kolumner i listvyer DETALJERADE HYRESGÄSTFÖRTECKNINGEN Nu visas även objektets postnummer och postort i listvyn i den detaljerade hyresgästförteckningen. MOMSREDOVISNINGSRAPPORTEN Alla kolumner som skrivs ut i momsrapporten (pdf) visas nu i listan över de fakturor som rapporten genereras ifrån. Därför kan man nu få med dem när man exporterar listan till Excel. OMFLYTTNINGSRAPPORT Det går nu att visa objektsarean i en egen kolumn när man skapar omflyttningsrapporter. KONTRAKTSFLIKEN I kontraktslistan går det nu att för underkontrakt se objektnumret på huvudkontraktet. OBJEKTSFLIKEN Listan för objekt är utökad men kolumnen objekttypsgrupp. UTSKICK Aviadress visas i listan för utskick. 19
RESKONTRARAPPORT OCH BETALNINGSJOURNAL En kolumn för att visa ägaren till ett objekt som en betalning eller faktura är kopplad till har lagts till i reskontrarapporten och betalningsjournalen. Som standard är dold, men går att visa och sortera listorna på. 20