Tillförlitlighet i genomförande av val

www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Alm Cert. kommunal revisor Oktober 2014 Tillförlitlighet i genomförande av val

Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Revisionsfråga... 3 1.2. Avgränsning och metod... 3 1.3. Revisionskriterier... 4 2. Utgångspunkter... 5 2.1. Valnämndens förutsättningar... 5 3. Resultat... 6 3.1. Ansvar, styrning och dokumentation... 6 3.1.1. Iakttagelser och bedömningar... 7 3.2. Valkansliet... 7 3.2.1. Iakttagelser och bedömningar... 8 3.3. Rekrytering och utbildning... 8 3.3.1. Iakttagelser och bedömningar... 9 3.4. Valkretsar och valdistrikt... 9 3.4.1. Iakttagelser och bedömningar... 9 3.5. Röstningslokaler och vallokaler... 9 3.5.1. Iakttagelser och bedömningar... 10 3.6. Förtidsröstning... 10 3.6.1. Iakttagelser och bedömningar... 11 3.7. Valdagen... 11 3.7.1. Iakttagelser och bedömningar... 12 3.8. Onsdagsräkning... 12 3.8.1. Iakttagelser och bedömningar... 13 Oktober 2014 1 av 14

Sammanfattning har fått i uppdrag av revisorerna i att granska tillförlitligheten i genomförande av val. Den övergripande revisionsfrågan är om valnämnden säkerställer att genomförandet av val sker på ett ändamålsenligt och tillförlitligt sätt? Vår sammanfattande revisionella bedömning är att valnämnden genomfört valet till Riksdag, kommun- och landstingsfullmäktige på ett i huvudsak ändamålsenligt och tillförlitligt sätt. Vi har i granskningen inte funnit några avvikelser från föreskriven ordning som skulle kunna bli prövningsbart utifrån vallagens bestämmelser om överklagande av val. Det finns flera exempel på hög servicegrad gentemot de röstberättigade samt omfattande dokumentation av planering och genomförande. Vi har dock noterat ett antal förbättringsområden och lämnar följande rekommendationer: Delegationsordningen bör kompletteras med de återkommande beslut som kommer av nämndens uppdrag så som att utse röstnings- och vallokaler samt röstmottagare. Detta kan med fördel delegeras till valnämndens sekreterare. Det är en brist att inte samtliga vallokaler besöks under valdagen. Valnämnden bör tillse att samtliga vallokaler inspekteras enligt ett fastställt kontrollschema. Uppdraget kan med fördel utföras av valnämndens ledamöter och ersättare. Valnämnden bör vid kommande val formellt fastställa principer för rekrytering av röstmottagare för att undvika eventuella diskussioner om godtycke vid rekryteringen. Distributionen av förtidsröster bör påskyndas så att valdistrikten får ut dessa tidigare än senast kl. 10.00. I vallokalen är det framför allt direkt på morgonen som röstmottagarna har goda möjligheter att granska valdistriktets förtidsröster. När det gäller röstlängd och rapporteringsblanketter vilar ett stort ansvar på valdistriktens ordförande att förvara dessa i hemmet till valdagen. Vi föreslår att röstlängd, rapporteringsblanketter och förtidsröster hämtas av valdistriktets ordförande och röstmottagare vid valkansliet på valdags morgon, alternativt att de körs ut av valkansliet till de mer avlägsna vallokalerna innan valets öppnande. I Valmyndighetens instruktioner framgår att röstkort från granskade förtidsröster ska medtas till valkansliet på valnatten då de kan innehålla skyddade personuppgifter. I valnämndens lokala instruktioner framgick att dessa skulle lämnas kvar med övrigt administrativt material i vallokalen. Denna rutin bör rättas till. Oktober 2014 2 av 14

1. Inledning Kommunen är lokal valmyndighet och har ett tydligt ansvar när det gäller genomförande av allmänna val, val till Europaparlamentet och vid kommunala folkomröstningar. Valnämnden ansvarar för att det finns utbildade röstmottagare för förtidsröstning och i vallokalen på valdagen. Vidare ansvarar de för att använda vallokaler som är tillgängliga för alla. Kommunen ansvarar även för den preliminära rösträkningen under valnatten och onsdagen efter valdagen. 1.1. Revisionsfråga har fått i uppdrag av revisorerna i att granska tillförlitligheten i genomförande av val. Den övergripande revisionsfrågan är om valnämnden säkerställer att genomförandet av val sker på ett ändamålsenligt och tillförlitligt sätt? Granskningen omfattar att bedöma ändamålsenligheten i: Genomförandet av val i kommunen utifrån formellt ansvar och praktiskt utförande Hantering av förtidsröster Lokaler för förtidsröstning och vallokaler Rekrytering och utbildning av röstmottagare Genomförande av onsdagsräkning Förvaring av förtidsröster, röstlängder, rapporteringsblanketter och andra känsliga dokument Kompetensutveckling för nämnd respektive valkansli 1.2. Avgränsning och metod Utvärderingen är avgränsad till valnämnden och de tjänstemän som står till valnämndens förfogande vid genomförandet av val. Granskningen avser valen till Riksdag, kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige som genomfördes 14 september 2014. Intervjuer har genomförts med valnämndens ordförande, valnämndens sekreterare tillika valansvarig tjänsteman samt valhandläggare. Intervjuer har även genomförts med två ordförande i vallokal. Därutöver har dokumentation kring arbetet med genomförandet och valnämndens protokoll analyserats. I texten förkommer förkortningarna EP-valet för Europaparlamentsvalet och RKL-valet för Riksdag, kommun- och landstingsfullmäktigevalet. Vidare används begreppet röstningslokaler när det gäller förtidsröstning och vallokaler för valets genomförande på valdagen. Oktober 2014 3 av 14

1.3. Revisionskriterier Vi hänvisar i texten till Vallagen SFS 2005:837 med ändringar införda till och med SFS 2013:1167 och Valmyndighetens Handbok kommunens uppgifter vid valen 2014. Vi tar även hänsyn till innehållet i regeringens proposition Ökad effektivitet, säkerhet och tillgänglighet i valförfarandet som Riksdagen fattade beslut om den 7 maj 2014 och som träder i kraft i sin helhet den 1 januari 2015 och i delar från den 1 augusti 2014. Oktober 2014 4 av 14

2. Utgångspunkter 2.1. Valnämndens förutsättningar I vallagen 3 kap. 3 framgår det att det i varje kommun skall finnas en valnämnd, som är lokal valmyndighet med ansvar för frågor om val. Vallagen i dess nuvarande form utfärdades den 24 november 2005 och gäller från och med den 1 januari 2006. Lagen är indelad i fem delar: I Allmänna bestämmelser, II Genomförande av val, III Räkning av röster, IV Fördelning av mandat och V Avslutande bestämmelser (överklagande). Lagen innehåller 15 kapitel och i många av paragraferna anges det tydligt vad som är valnämndens och röstmottagarnas uppgifter. Nedan följer en summarisk redovisning över några av valnämndens uppgifter enligt vallagen: Förordna röstmottagare. Se till att det finns vallokaler. Ansvara för förtidsröstningen inom kommunen. Svara för den preliminära räkningen av rösterna på valkvällen. Svara för den preliminära räkningen av rösterna på onsdagen efter valdagen. Andra uppgifter som valnämnder har men som inte explicit regleras i vallagen är att fortlöpande följa upp och föreslå eventuella förändringar av kommunens indelning i valdistrikt. Inför valen 2014 har valmyndigheten utarbetat en detaljrik handbok som i allt väsentligt utgår från vallagens bestämmelser. Denna handbok tillsammans med Valmyndighetens olika utbildningar är det som i huvudsak är vägledande och styr valnämndens verksamhet. Oktober 2014 5 av 14

3. Resultat 3.1. Ansvar, styrning och dokumentation Valnämnden har ett reglemente antaget av kommunfullmäktige 2013-12-16. I detta regleras nämndens uppgifter och arbetsformer som att nämnden ska bestå av nio ledamöter och nio ersättare. Det framgår även att nämnden ska ha en ordförande och en vice ordförande. Vidare framgår att valnämnden ska inrättas i kommunens interna kontrollsystem och årligen rapportera uppföljning av genomförda kontroller. Valnämndens internkontrollplan tar upp nio punkter som analyserats utifrån sannolikhet och konsekvens. Den punkt som har allvarligast konsekvens är förvaring och transport av förtidsröster. En bristfällig hantering av dem kan enligt valnämnden få till konsekvens att valet inte godkänns och att omval krävs. Interkontrollplanen kommer att följas upp i slutet av 2014, så utvärdering fanns ej tillgänglig vid granskningstillfället. I valnämndens delårsrapport framgår att det finns tre övergripande mål fastställda för valnämndens verksamhet och de är: Ekonomi i balans Nöjda brukare (röstberättigade) Hög säkerhet i valprocessen (valhemligheten) I ekonomisk delårsrapport 2 bedömde valnämnden att samtliga mål skulle uppnås. Valnämnden antog 2013-01-07 en delegationsordning. Delegationsordningen är allmänt hållen och reglerar ej vilka typer av beslut som kan tas av valnämndens ordförande eller valsamordnare. I nämndens protokoll har vi dock noterat att valkansliet ges särskilda uppdrag som att exempelvis genomföra rekrytering av röstmottagare och föreslå vallokaler. När det gäller sammanträden genomförs dessa vanligtvis endast under valår och då inför och efter valdagen. Vi har tagit del av protokoll från 2013 och 2014 och vid vårt besök i slutet av september hade sju sammanträden genomförts sedan oktober 2013. Valnämnden beslöt 2014-02-04 om ordning på valsedlar, det vill säga i vilken ordning de ska placeras i valsedelställen vid förtidsröstning och i vallokal. Beslutet följer Valmyndighetens rekommendation att valsedlarna placeras i alfabetisk ordning och vid tillkommande partiers valsedlar ska dessa sorteras in. Enligt svaren från intervjuerna har man följt detta beslut både vid förtidsröstning och under valdagen. Det finns ett flertal dokument framtagna av valsamordnare i form av övergripande dokument, riktlinjer och rutiner. Vi har i denna granskning tagit del av Genomförande av allmänna val och val till Europaparlamentet 2013-01-21 som tydligt beskriver valkansliets aktiviteter, frågor för valnämnden, samarbetspartners samt en övergripande tid- och aktivitetsplan. Till aktiviteterna finns ett stort antal rutinbeskrivningar framtagna som i detalj Oktober 2014 6 av 14

beskriver arbetsgången, bland annat Rutinbeskrivning Sortering samt registrering av mottagna förtidsröster i valen 2014. Det finns även en processkartläggning samt en mycket detaljerad aktivitetslista med aktivitet, status, planerad klar och ansvarig. Ordförande och vice ordförande i valdistrikten har även fått ut lokala rutiner för röstmottagning i vallokal där kommunens specifika anvisningar framgår. När det gäller dokumentation har vi även stickprovsvis tagit del av dokumentation avseende utlämning av material, arkiverade budkuvert med mera. Vidare har valnämnden tagit fram en Kommunikationsplan för valnämndens arbete med 2014 års allmännaval samt valet till Europaparlamentet (2013-10-02). I dokumentet framgår vilka målgrupper valnämnden arbetar mot, hur information ska spridas samt när informationsinsatserna ska ske. 3.1.1. Iakttagelser och bedömningar Valnämndens arbete styrs formellt av reglemente, aktuell delegationsordning samt omfattande dokumentation, vilka enligt vår bedömning är ändamålsenliga. Vi har i granskningen analyserat ett stort antal dokument som på olika sätt beskriver hur valnämnden och valkansliet förväntas arbeta vid genomförande av val. En rekommendation är att delegationsordningen bör kompletteras med de återkommande beslut som kommer av nämndens uppdrag så som att utse röstnings- och vallokaler samt röstmottagare. Detta kan med fördel delegeras till valnämndens sekreterare. Vidare är det positivt att valnämnden fattat ett formellt beslut om placeringsordning av valsedlar i enlighet med Valmyndighetens rekommendation, vilket enligt intervjuade valdistriktsordföranden varit ett stöd för genomförandet under valdagen. 3.2. Valkansliet Det praktiska utförandet av valet genomförs främst av valkansliet. Valkansliet består i huvudsak av tre tjänstemän under valår och som vanligtvis tjänstgör inom Addera Serviceavdelningen. Arbetet leds av valnämndens sekreterare. Valnämndens ordförande och två ledamöter var engagerade under valdagen med kontroll av ett urval av vallokaler och under onsdagsräkningen tjänstgjorde hela valnämnden. Det huvudsakliga ansvaret för genomförandet åvilar valnämndens sekreterare, vilket bland annat innefattar att ta fram förslag till nya röstnings- och vallokaler, planering av genomförandet av förtidsröstning och ordinarie röstning samt utbildning av röstmottagare. Kontorservice sektionschef ansvarar för att iordningställa allt administrativt material till förtidsröstning, kommunala bud, särskild röstmottagning och valdag och att se till att nycklar, kort och taggar finns tillgängliga för röstningslokaler och vallokaler. Från Kontorsservice har omkring 15 personer engagerats i detta arbete, vilket även innefattar att ta emot förtidsröster från röstningslokalerna och brevledes samt att sortera dessa. Valkansliet och valnämndens ordförande har deltagit vid utbildningar och informationsträffar inför valen 2014. Man har även varit aktiv i ett nätverk av valnämnder från kuststäderna Härnösand, Örnsköldsvik, Umeå och Skellefteå. Detta har enligt valkansliet varit mycket lärorikt och utvecklande för verksamheten och genomförandet. Oktober 2014 7 av 14

I valkansliet har en kanslist engagerats bland annat med ansvar för röstmottagarna och den löpande kontakten med dessa. Kanslisten ansvarade även för att dubbelkontrollera antalet mottagna förtidsröster och registrering av förtidsröster i valdatasystemet. I ett särskilt rum med gallerförsett fönster och kortlås med behörighetsbegränsning har förtidsröster, brevröster från utlandet, röstlängder och rapporteringsblanketter med mera förvarats. Till rummet hade endast valkansliet tillgång. Efter valdagen förvarades även samtliga valkassar med kommunens valsedlar i detta rum innan transport till Länsstyrelsen på måndag morgon. Sena förtidsröster och brevröster från utlandet som inkom efter valdagen förvarades i detta rum inför onsdagsräkningen. 3.2.1. Iakttagelser och bedömningar Vår bedömning är att valnämnden tillsett att det finns tillräckliga personella resurser för att genomföra valet på ett tillförlitligt sätt. De tjänstemän som engagerats har hög kompetens inom området och även deltagit i nätverk och aktuella utbildningar inom valområdet. Det är positivt att valnämnden engagerats vid onsdagsräkningen och att två ledamöter inspekterat ett urval av vallokaler på valdagen. Vid kontroller under EP-valet framkom synpunkter som ledde till byte av vallokaler till RKL-valet. Vi ser det som en brist att varken valnämnd eller valkansli besökt samtliga vallokaler under valdagen. Vår rekommendation är därför att valnämnden tillser att samtliga vallokaler inspekteras under valdagen enligt fastställt kontrollschema. Detta kan med fördel utföras av valnämndens ledamöter och ersättare. Utifrån de uppgifter vi har fått är vår bedömning att allt känsligt valmaterial förvarats på ett säkert sätt med begränsad tillgång. 3.3. Rekrytering och utbildning Kommunen har rekryterat röstmottagare både genom att kontakta tidigare röstmottagare och via annons, bland annat via lokaltidning, Metro student och kommunens hemsida. Valnämnden har fastställt principer vid rekrytering vilket utgår från att samtliga valdistrikt ska bemannas med en ordförande, en vice ordförande och fyra röstmottagare. Därtill rekryterades extra rösträknare till fem större valdistrikt. Dessa tjänstgjorde från kl. 18.00 och fram tills den preliminära rösträkningen var färdig. Det har även funnits ett antal reserver beredda på standby utifall ordinarie röstmottagare får förhinder. Enligt våra intervjuer har det varit lätt att rekrytera röstmottagare till 2014 års val och valnämnden har prioriterat röstmottagare som haft möjlighet att tjänstgöra vid båda valtillfällena. En ambition vid rekryteringen är att röstmottagarna i så stor utsträckning som möjligt ska återspegla samhället i övrigt. Arvoden utgick till ordförande 3 300 kronor, vice ordförande 2 300 kronor, röstmottagare 2 000 kronor och rösträknare 800 kronor. Reserver på standby-lista arvoderades 500 kronor. Inför Europaparlamentsvalet genomgick samtliga röstmottagare och ordförande en gemensam utbildning som genomfördes distriktsvis. Dessa var förlagda vid fyra olika tillfällen. Av kommunens tidigare utvärderingar har det framkommit att risken för avhopp på valdagen minskar om valdistriktens röstmottagare träffas innan valdagen. I augusti genomfördes utbildning till ordförande och vice ordförande. Nya röstmottagare till de Oktober 2014 8 av 14

allmänna valen fick ta del av Valmyndighetens filmer och det material som valnämnden publicerat på hemsidan på egen hand. Vid intervjuer med valdistriktsordförande framkom att man tolkat innehållet i utbildningen olika, bland annat när det gäller hantering av valsedlar. Samtliga röstmottagare i vallokal fick Valmyndighetens tryckta Handledning Röstmottagning i vallokal alternativt Handledning förtidsröstning. Röstmottagarna vid förtidsröstningen genomgick särskild utbildning. Därtill har enskild utbildning skett till telesupport/kommunens receptionspersonal, till kommunala bud och till valnämnden inför onsdagsräkningen. 3.3.1. Iakttagelser och bedömningar Vår bedömning är att valnämndens principer för rekrytering av röstmottagare är ändamålsenliga. Vi rekommenderar valnämnden att till kommande val formellt fastställa principer för rekrytering för att undvika eventuella diskussioner om godtycke vid rekryteringen från röstmottagare som nekats tjänstgöring. Att utbilda samtliga röstmottagare är helt i linje med Valmyndighetens rekommendationer och ett framtida lagkrav. Vi har vid intervjuer mer valdistriktsordförande noterat att innehållet i utbildningen tolkats olika, men det utbildningsmaterial som använts är enligt vår bedömning ändamålsenligt. 3.4. Valkretsar och valdistrikt är uppdelad i fyra valkretsar och med totalt 53 valdistrikt. Valkretsarna har mellan 10 och 17 valdistrikt. För att säkerställa en proportionell mandatfördelning till kommunfullmäktige är det obligatoriskt att valnämnden genomför en översyn av antalet röstberättigade mellan valtillfällena. Till detta ändamål publicerade Valmyndigheten statistik över antalet röstberättigade den 1 mars 2013. Valnämnden gjorde bedömningen att ingen justering behövdes göras varför antalet valdistrikt och dess geografiska indelning har hållits intakt mellan valen 2010 och 2014. Valdistrikten hade till kommun- och landstingsfullmäktigevalen som minst 746 röstberättigade (Njurunda-Svartvik) och som mest 2 028 röstberättigade (Skön-Bosvedjan). Enligt vallagen ska distrikten ha mellan 1 000 och 2 000 röstberättigade, men detta krav kan kringgås om det finns särskilda skäl. 3.4.1. Iakttagelser och bedömningar Vi bedömer att antalet valdistrikt och dess storlek som ändamålsenligt för genomförandet. De fem största valdistrikten hade därtill särskilda rösträknare som bistod vid den preliminära rösträkningen på valdagskvällen. 3.5. Röstningslokaler och vallokaler Kommunerna ska enligt vallagen se till att det finns lämpliga förtidsröstningslokaler och vallokaler utifrån lokalisering, tillgänglighet och öppethållande. Nytt för 2014 års val är att kommunerna inte längre kan ges dispens för ej fullt tillgänglighetsanpassade lokaler. Enligt våra intervjuer ska samtliga aktuella röstnings- och vallokaler ha varit tillgänglighetsanpassade vid årets val. De nya vallokalerna har genomgått en tillgänglighetsprövning. Oktober 2014 9 av 14

Antalet förtidsröstningslokaler och dess öppethållande bestäms av valnämnden. Förtidsröstning genomförs i 21 röstningslokaler, varav merparten är bibliotek. Därtill har särskild röstmottagning erbjudits på 17 äldreboenden samt på Rättpsykiatriska regionkliniken Nacksta och Ljustadalens kriminalvårdsanstalt. Extra förtidsröstning på valdagen genomfördes i Järkvissle och Anundsgård. För varje valdistrikt ska det finnas en vallokal. Vallokalerna ska bland annat möbleras så att ordförande har god överblick i lokalen och så att röstande kan rösta bakom valskärm utan risk för att valhemligheten undanröjs. Valskärm får till exempel inte placeras vänt mot ett fönster. Motsvarande regler gäller även röstningslokaler för förtidsröstning. har 53 valdistrikt och följaktligen används 53 vallokaler. Däremot användes endast 46 fastigheter, vilket beror på att flera vallokaler varit samlokaliserade i samma fastighet. Efter Europaparlamentsvalet fick valnämnden in synpunkter på att flera vallokaler var olämpliga till allmänna valen i september. Det som bland annat kritiserades var lokalernas storlek, vilket förväntades bli ett problem med höstens betydligt högre valdeltagande. Valnämnden bytte därför vallokal i fem valdistrikt. 3.5.1. Iakttagelser och bedömningar Lokalerna för förtidsröstning har enligt vår bedömning en god geografisk spridning i kommunens centralort och övriga tätorter och fastigheterna torde vara tillräckligt kända för de röstberättigade. Enligt vår bedömning har valnämnden åtgärdat icke fullt ändamålsenliga vallokaler på ett mycket bra sätt. Valnämnden har tagit fram ett tydligt informationsdokument med samtliga röstningslokaler som även publicerats på flera ställen i kommunen och via kommunens hemsida länkas besökare vidare till Valmyndighetens hemsida där alla lokaler för förtidsröstning och valdag framgick med öppettider. 3.6. Förtidsröstning Sedan 2006 ansvarar kommunerna för förtidsröstningen, tidigare kallad poströstning. Denna sker vanligtvis i ett mindre antal röstningslokaler och påbörjas 18 dagar före valdagen och pågår till och med valdagen. Under förtidsröstningen finns ingen koppling mellan väljare och röstningslokal, det går att förtidsrösta var som helst i hela landet. Vid genomgång av öppettider framgår att kommunen erbjudit förtidsröstning under förtidsröstningsperiodens samtliga 18 dagar. Därtill har flertalet haft öppet på valdagen, varav Kulturmagasinet hade öppet 08.00 20.00. Samtliga förtidsröstningslokaler hade möjlighet att skriva ut dubblettröstkort till dem som ej hade röstkort. Den särskilda röstmottagningen har både genomförts som förtidsröstning och som budröstning. Förtidsröstningen vid biblioteksverksamheten bemannades upp av bibliotekspersonalen. Övriga röstmottagare rekryterades av valkansliet eller bestod av personal från Kontorservice. Det var alltid minst två röstmottagare som tjänstgjorde, ibland tre. Därtill hade valnämnden förordnat 14 kommunala bud som fick ta emot budröster och transportera dem till förtidsröstningsställena. Allt material hade valkansliet leverarerat innan öppnandet så som valurna, valskärmar, valsedlar, valkuvert, väljarförteckningar och dagrapport m.m. Efter att förtidsröstningen Oktober 2014 10 av 14

stängde för dagen transporterade Postservice förtidsrösterna, väljarförteckningar och dagrapport till valkansliet där de låstes in. Från förtidsröstningen skickades även ett e- mail till valkansliet över antalet mottagna förtidsröster. Valkansliet kontrollerade att antalet överensstämde med mottagna förtidsröster och genomförde inregistrering i valdatasystemet, vanligtvis dagen efter mottagandet. I de flesta fall översändes mottagna förtidsröster dagligen till valkansliet, men i något fall har de låsts in i säkerhetsskåp och transporterats till valkansliet varannan eller var tredje dag. I samtliga transporter av förtidsröster har minst två personer deltagit. 3.6.1. Iakttagelser och bedömningar Vi bedömer det som mycket positivt att samtliga röstningslokaler hade möjlighet att skriva ut dubblettröstkort, vilket är en högre servicegrad än vad Valmyndigheten rekommenderar. Öppettiderna för förtidsröstning har varit mycket goda. Enligt kommande lagstiftning måste minst en förtidsröstningslokal i kommunen vara öppen under alla dagar under förtidsröstningsperioden samt ha öppet som vallokalerna på valdagen. Valnämnden har säkerställt en betryggande hantering av förtidsröster genom att dubbelkolla antalet lämnade förtidsröster per röstningslokal och dag. Enligt vår bedömning är hanteringen av förtidsrösterna ändamålsenlig. 3.7. Valdagen Under torsdag och fredag innan valdagen hämtade valdistriktens ordförande ut distriktets valkasse med röstlängd, protokoll, resultatblanketter och kontantkort för inköp av kaffe och fikabröd samt eventuella nycklar/kort/taggar till vallokalerna. Vid detta tillfälle gavs valkansliet möjlighet att gå igenom allt material enskilt. Samtidigt kördes allt skrymmande material så som valskärmar och valurna packad med administrativt material ut till vallokalerna av Kontorsservice. Under valdagen den 14 september tjänstgjorde valkansliet, ordförande, vice ordförande och två ledamöter från valnämnden. De två ledamöterna från valnämnden arbetade med att inspektera vissa utvalda vallokaler/valdistrikt enligt förbestämt schema. Övriga tjänstgjorde centralt och besvarade bland annat frågor från valdistrikten. De vallokaler som var belägna i kommunala fastigheter låstes upp av vaktbolag senast kl. 07.00 på valdagen. Till övriga lokaler hade valdistriktens ordförande fått nyckar/kort i valkassen. Vid ankomst till vallokal var det ordförandes ansvar att möblera upp lokalen och inventera att allt administrativt material fanns på plats. Utifrån intervjuerna framgår att denna arbetsgång fungerat väl. Ordförande ansvarade själva för schemaläggningen av röstmottagarnas tjänstgöring under valdagen, men hade fått schemaförslag från valkansliet. Valdistriktets förtidsröster levererades av transportbolag senast kl. 10.00 på valdagen. Dessa kvitterades av ordförande och i den lokala instruktionen framgick att granskningen av förtidsröster skulle påbörjas så fort som möjligt. Endast en utkörning av förtidsröster genomfördes under valdagen. Våra intervjuade valdistriktsordförande hade fått ut förtidsrösterna kl. 08.30 respektive kl. 09.30. Oktober 2014 11 av 14

Till de större valdistrikten hade valkansliet rekryterat rösträknare som påbörjade sitt valarbete kl. 18.00 och vars huvuduppgift var att hjälpa till med den preliminära rösträkningen efter kl. 20.00. Från kl. 20.00 hade Kommunhuset öppet för mottagning av valdistriktens valkassar med valsedlar och protokoll samt röda kassen. Valnämnden och valkansliet tog emot vid åtta stationer som gick igenom valdistriktens inlämnade material. Inlämnade valsedlar och annat material förvarades i gallerförsett rum dit endast valkansliet hade tillgång och kördes direkt på måndags morgon till Länsstyrelsen av valnämndens ordförande och valnämndens sekreterare. 3.7.1. Iakttagelser och bedömningar Vår bedömning är att nämnden i huvudsak säkerställt att arbetet i vallokalerna är ändamålsenligt. Det vi framför allt har noterat är hanteringen av röstlängd och rapporteringsblanketter, vilket inte regleras i vallag eller i Valmyndighetens handledningar. Vår bedömning är dock att valnämnden bör se över hanteringen av dessa dokument. När det gäller röstlängd och rapporteringsblanketter vilar ett stort ansvar på respektive valdistrikts ordförande att förvara dessa i hemmet till valdagen. När det gäller distributionen av förtidsröster bör man även vidta åtgärder så att valdistrikten får ut dessa tidigare än kl. 10.00. I vallokalen är det framför allt direkt på morgonen som röstmottagarna har goda möjligheter att granska valdistriktets förtidsröster. Ett förslag är att valdistriktens ordförande tillsammans med ytterligare en röstmottagare hämtar röstlängd, rapporteringsblanketter och förtidsröster vid valkansliet på valdags morgon, alternativt att de körs ut av valkansliet till de mer avlägsna vallokalerna, innan valets öppnande. I Valmyndighetens instruktioner framgår att röstkort från granskade förtidsröster ska medtas till valkansliet på valnatten då de kan innehålla skyddade personuppgifter. I valnämndens lokala instruktioner framgick att dessa skulle lämnas kvar med övrigt material i vallokalen. Enligt intervjuer med valdistriktsordförande har det dock framkommit att dessa i vissa fall togs med till kommunhuset ändå. Denna rutin bör rättas till. 3.8. Onsdagsräkning Valnämndens preliminära rösträkning, vanligen kallad onsdagsräkningen, genomförs onsdagen efter valdagen. Vid detta tillfälle ska valnämnden sammanträda för att granska och räkna de röster som inte räknats i vallokalerna. Det handlar om röster som av olika anledningar underkänts i vallokalerna, förtidsröster som inkommit sent till kommunen och brevröster från utlandet. Förrättningen är öppen för allmänheten och kungörelse har lämnats i dagspress och på kommunens anslagstavla. Vid kommunens onsdagsräkning deltog valnämndens samtliga ledamöter och ersättare, valkansliets tjänstemän samt personal som fungerat som kommunala bud under förtidsröstningsperioden. Dessa arbetade i fyra arbetslag, ett arbetslag per valkrets. Innan detta påbörjades inväntades försändelser från Valmyndigheten och eventuella brevröster från utlandet. Onsdagsräkningen påbörjades genom att granska underkända förtidsröster från vallokalerna, därefter sorterades inkomna förtids- och brevröster efter valkrets, valdistrikt Oktober 2014 12 av 14

och i nummerordning enligt röstlängden. Därefter sprättas kuverten och kontrolleras och rösterna läggs i urnan med avprickning i röstlängden med V i avvikande färg för att underlätta sammanräkning. När alla röster lagts ner i valurnorna öppnades dessa och när detta sker kan inte längre sent inkomna röster tillföras resultatet, dessa förblir underkända och arkiveras hos valnämnden. Därefter sker sedvanlig rösträkning och protokollföring. Valresultatet registreras direkt i valdatasystemet av valkansliet. Valsedlarna läggs i omslag och överlämnas därefter till Länsstyrelsen för slutgiltig rösträkning. Enligt intervjuerna gick onsdagsräkningen snabbare än förväntat och valsedlarna kunde levereras på onsdag eftermiddag. Detta berodde främst på att arbetssättet utvärderats och ändrats sedan valet till Europaparlamentet i maj. 3.8.1. Iakttagelser och bedömningar Vi bedömer att onsdagsräkningen genomförts på ett tillförlitligt sätt. Genomförandet har annonserats och hållits öppet för allmänheten. Positivt är att förrättningen kunde genomföras snabbare än tidplan. En rekommendation är att valnämnden under måndag och tisdag efter valdagen förhandsgranskar de underkända förtidsröster som inkommit från valdistrikten. Detta förfarande kan spara tid om det finns svårbedömda underkännanden. Rösterna granskas givetvis formellt på onsdagen, men vissa avväganden är då redan gjorda. Oktober 2014 13 av 14

2014-10-17 Fredrik Alm Projektledare PerÅke Brunström Uppdragsledare Oktober 2014 14 av 14