Kommunicera och nå dina mål Kommunikationsstrategi 2013-2016
Lyssna och prata för att nå målen Östersunds kommun har tagit fram en kommunikationsstrategi som sträcker sig från 2013 till 2016. Den här foldern beskriver strategin i korthet och ger exempel på god kommunikation i vår verksamhet idag. Varför en kommunikationsstrategi? Varför tar vi fram en kommunikationsstrategi? Har vi inte redan en som är tillräckligt bra? Och vad är en sådan egentligen? En kommunikationsstrategi handlar om hur vi ska kommunicera prata och lyssna för att uppnå våra mål. För kommunikation är inget självändamål. Kommunicerar gör vi alltid för att nå verksamhetsmålen. Externt och internt Kommunikation kan vara både extern och intern. Den förra kommunikationsstrategin lade tyngdpunkten på extern kommunikation, som därigenom har utvecklats bra de senaste åren. Exempel på vår externa kommunikation är hemsidan, vinterstadsprofileringen och kommunikationen med media. Nå medborgarnytta I den nya strategin fokuserar vi mer på den interna kommunikationen. Är vi duktiga på intern kommunikation kan vi minska problem och effektivisera verksamheternas arbete. Dessutom bidrar det till en bra arbetsmiljö. Vilket i sin tur bidrar till det övergripande målet som är medborgarnytta.
Här vill vi vara i slutet av 2016 I strategin har två mål tagits fram som säger var vi vill vara 2016. 1 Östersund är ett starkt varumärke Det finns en kärlek till och en stolthet över Vinterstaden Östersund. Medarbetare och medborgare har förtroende för kommunen. De ser Östersunds kommun som en attraktiv arbetsgivare och våra medarbetare är stolta över verksamheten och arbetsgivaren. 2 Vi är en kommunikativ organisation Ledningen prioriterar och planerar kommunikation. Det finns en väl fungerande och känd kommunikationsstruktur. Våra ledare är kommunikativa och medarbetarna är engagerade. Det finns en tillåtande och inspirerande kommunikationskultur hos oss. Så når vi dit För att nå de uppsatta målen har sju strategier tagits fram. De handlar bland annat om att vi ska bygga stolthet och förtroende, att vi ska bli bättre på att planera för kommunikation samt utbilda och stötta cheferna för att de ska bli bättre på att kommunicera. De framtagna strategierna kan du läsa mer om i kommunikationsguiden på Insidan. Vi ska: Bygga stolthet Bygga förtroende Planera kommunikationen Utveckla strukturerna Stötta cheferna Inspirera och utbilda Lyssna, lära och förbättra
Kommunicera för medborgarnytta Kalendern är fulltecknad med möten. Telefonen ringer stup i kvarten. Och om en mailbox kunde svämma över skulle den göra det. På fikat och lunchen diskuterar man senaste nytt med kollegorna. Det här är en arbetsvardag som jag tror de flesta av oss känner igen sig i. Dagarna är fyllda. Men med vad? Jo, kommunikation. För i varje möte, telefonsamtal och mail kommunicerar vi. Det kan vara med medarbetare, brukare eller externa parter. Visste du att forskning visar att chefer ägnar 90% av sin tid till kommunikation? Engagerade medarbetare God kommunikation leder till delaktiga och motiverade medarbetare som känner engagemang för sitt jobb. Med engagerade medarbetare når vi också våra tre verksamhetsmål - medborgarnytta, medborgarnytta och medborgarnytta. Att kommunicera är inget självändamål i sig, det gör vi för att nå våra mål. God kommunikation leder till delaktiga och motiverade medarbetare som känner engagemang för sitt jobb. Bengt Marsh, Kommundirektör Den bästa kommunen att bo i Det finns ytterligare en anledning till varför kommunikation är så viktigt. Vi själva vet ju att Östersund är den bästa kommunen att bo i. Men utmaningen är att det finns 289 andra kommuner som tycker likadant. Vi har alla dessa att slåss med om inflyttare, företagsetablerare och besökare. Alla har ett ansvar I den här konkurrensen spelar bilden av Östersund varumärket en stor roll. Och här har varje chef och medarbetare ett ansvar. För i varje möte, telefonsamtal eller mail representerar vi kommunen. Gör vi inte det bra, det vill säga förmedlar en negativ bild, blir vi aldrig valda. Vi som chefer har ett stort ansvar i det här arbetet. Vi tillsammans kan och ska bygga en kommunikativ organisation. Tillsammans ska vi fortsätta att bygga stolthet och förtroende för både staden, verksamheten och arbetsgivaren. Och med oss ska vi ha 6 000 engagerade medarbetare.
Ledarskap och kommunikation Kulturen och stoltheten för den egna verksamheten byggs av alla medarbetare. Alla har en roll även när man ska få en väl fungerande kommunikation inom gruppen. Men som chef har man ett särskilt ansvar. Gå våra utbildningar Informationsenheten på Kommunledningsförvaltningen och Infobyrån erbjuder flera utbildningar som vässar dina färdigheter. Du är dina medarbetares viktigaste informationskälla och har ett informationsansvar även för externa intressenter, som till exempel brukare och media. Bland annat i: Planerad kommunikation Mediehantering Sociala medier Klarspråk Ta stöd av informatörer För att bli en god kommunikatör finns det stöd. De flesta förvaltningar har en förvaltningsredaktör. Dit ska du i första hand vända dig med dina funderingar. Finns inte en förvaltningsredaktör kan du kontakta Infobyrån för att köpa kommunikationstjänster. Du kan läsa vad de kan erbjuda på Insidan. Allt finns i kommunikationsguiden I kommunikationsguiden på Insidan, under menyn Jag & Jobbet, hittar du allt material och all information kring kommunikation inom Östersunds kommun. Här finns allt från mallar och riktlinjer till powerpointpresentationer och information om utbildningar. Här hittar du naturligtvis också kontaktuppgifter.
Röster från verksamheten Det finns flera goda exempel från vår verksamhet där kommunikation underlättar vardagen och hjälper oss att nå målen. Här ges några exempel som visar att det faktiskt inte behöver vara så krångligt som det ibland kan låta. Vi måste själva vara aktiva Så fort man planerar något i verksamheten så ska man ställa sig frågan; skulle jag vilja läsa om det här i tidningen? Ofta vill man det. Så säger Anna Frisk, enhetschef på SödraStrand. Enheten ingår i Vård- och omsorgsförvaltningen och erbjuder bland annat olika former av anhörigstöd och dagverksamhet för personer med demensjukdom. Varför är det så viktigt att berätta om verksamheten? Jag tror det är värdefullt och betryggande både för dem som får stöd, deras anhöriga och övriga kommuninvånare att få se vad vi gör och vad vi är bra på. Att göra verksamheten synlig är viktigt även för medarbetarna, tror Anna. Att bli synliggjord och få ett kvitto på det man gör kan kännas viktigt. Vi behöver få läsa om annat än olyckor, besparingar och negativa avvikelser i tidningen. Men vi ska inte räkna med att media självmant söker upp oss. Att vi sköter vårt uppdrag på ett betryggande sätt ses inte som en nyhet. Därför måste vi själva vara aktiva. Kanaler som Anna använder sig av är bland annat pressinformation och pressinbjudningar, tips till Magasinet Östersund, kommunens externa webbplats och nyheter på Insidan som riktar sig till förvaltningen. Hur vet du hur du ska nå ut? Man behöver inte själv vara expert på hur man bäst når ut. Jag brukar vända mig till vår förvaltningsinformatör. Som chef får man ta reda på vilket stöd som finns - och använda sig av det. Medborgarnas förtroende är viktigt för oss Varför är det viktigt att jobba med profilering? Vårt varumärke är viktigt för att vi ska kunna både behålla och rekrytera personal. I kommunen finns 400 olika yrken och om vi ska kunna rekrytera personal till alla dessa yrken behöver vi visa att vi är en bra arbetsplats. Sedan är det viktigt att medborgarna har förtroende för oss, säger Örjan Jervidal som är chef för Teknisk Förvaltning. Vad innebär det att vara en kommunikativ chef? Som chef har man ett ansvar att se till att medarbetarna förstår helheten. Om man till exempel ska bygga ett hus är betongarbetaren lika viktig som arkitekten och byggnadsledaren. Förstår man sin del i hela det här maskineriet blir det enklare att göra ett bra jobb. Man stärker också vi-känslan och det blir roligare att gå till jobbet.
Enklare att planera och se helheten Ledningsgruppen inom Barnoch utbildningsförvaltningen skickar ett veckobrev till alla chefer. Måndag morgon dimper mailet ned i brevlådan och här sammanfattas särskilt viktig information. Syftet med veckobrevet är att underlätta chefernas vardag. För vidare information till medarbetarna Anette Tinnsten, förskolechef på förskolorna Kärven och Kronan i Torvalla är en av alla mottagare. Varje måndag går jag och två kollegor igenom brevet. Vi ser vad som berör oss chefer och vad som ska nå ut till alla medarbetare. Informationen till medarbetarna ställer vi samman och distribuerar. Sedan har jag husmöte på respektive förskola och går igenom hur vi berörs av informationen. Enklare att planera och se helheten Både chefer och medarbetare har kommit närmare ledningen tack vara veckobreven. All personal blir delaktig i vad som händer i förvaltningen i stort. Man ser inte bara sin enhet utan även helheten. Veckobrevet underlättar Anettes vardag Nu kan jag enklare planera kommunikationen gentemot mina medarbetare och svara för saker som händer inom förvaltningen. Jag får en helhet och kan ha framförhållning, vilket underlättar mitt arbete. Åker runt i verksamheten och träffar medarbetarna varje vecka Du är med i radio då och då och svarar på frågor från allmänheten. Varför då? Det är 3-4 tillfällen per år som jag är med i Lars Landins program Frågelådan. Att vara med i radio och svara på frågor är ett bra sätt för oss att komma i kontakt med vanliga människor som sitter hemma och grunnar på detta med sopor. Radio Jämtland har många lyssnare och når ut, berättar Ola Skarin som är chef för Renhållning. Du brukar åka till alla dina anställda i verksamheten varje vecka. Varför gör du det? Jag försöker hålla i att åka runt varje vecka, men det kan vara svårt att få till i vissa perioder på året. Till exempel har det haltat den här hösten. Jag tycker att det är viktigt att synas i verksamheten när vi är utspridda som vi är på Renhållning. Det är inte många som kommer in till mig på kontoret med synpunkter, då är det lättare att få igång diskussioner och få ta del av synpunkter när jag rör mig ute i verksamheten. Vad innebär det att vara en kommunikativ chef? Att förstå att kommunikation är en mycket viktig del i en chefs arbete. Det finns massor med olika sätt att kommunicera och det gäller att hitta sätt som fungerar för mig som är chef och för mina medarbetare. Att vara kommunikativ är det bästa sättet att skapa delaktighet.