2 februari 2015 Protokoll från Institutionsråd vid institutionen för medicin Tid: Måndag 2 februari, kl. 14:00 16:30 Plats: Jörgen Lehmann, Academicum Valda ledamöter Ord. & Prefekt Henrik Sjövall Vice ordf. & Proprefekt (frånvarande) Tove Hedenrud Universitetslektor (frånvarande) Mattias Lorentzon Professor, tillika ordf. forskningsråd (frånvarande) Magdalena Taube Forskare Tao Jin Forskare My Green Grundutbildning, studentrepresentant (frånvarande) Davoud Eskandari Forskarutbildning, studentrepresentant (frånvarande) T/A-personal Annika Olsson Administratör, T/A-personal Lena Strindberg Laboratorieassistent, T/A-personal Mathias Arkeklint IT-samordnare, T/A-personal (frånvarande) Övriga ledamöter Mats Hagberg Avd. chef (samhällsmedicin och folkhälsa) Gunnel Hensing Biträdande avd. chef (frånvarande) Jan Borén Avd. chef (molekylär och klinisk medicin) Annika Rosengren Biträdande avd. chef Malin Levin Biträdande avd. chef Claes Ohlson Avd. chef (invärtes medicin och klinisk nutrition) (frånvarande) Heléne Bertéus Forslund Biträdande avd. chef (frånvarande) Marie Lagerquist Biträdande avd. chef Kristina Eriksson Avd. chef (reumatologi och inflammationsforskning) (frånvarande) Inger Gjertsson Biträdande avd. chef Karl Maack Representant (enheten för innovation och entreprenörskap) Administrativ chef Frode Slinde Ordf. utbildningskommittéen (frånvarande) Åsa Tivesten Ordf. forskarutbildningsutskottet (frånvarande) Esbjörn Telemo Likabehandlingsombud (frånvarande) Annika Göök Adjungerad Daniel Selin Adjungerad Lhinn Skoog Adjungerad Sofia Öhlund Sekreterare
Dagordning 1. Val av justeringsperson Marie Lagerquist, biträdande avdelningschef vid invärtesmedicin och klinisk nutrition, valdes till att justera protokollet. 2. Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll godkändes och läggs till handlingarna. Föredragande Mats Hagberg lyfte frågan om Akademistyrelsen ännu fattat beslut i frågan om ämnesföreträdare vid SA. Frågan undersöks. 3. Information från prefekt Ny valberedning utsedd Prefekt informerade om de som är utsedda att till att ingå i akademins beredningsgrupp för val av ny akademistyrelse. Onsdag 4 februari fattas formellt beslut. - Anette Carlén (inst för odontologi) - Eric Carlström (inst för vårdvetenskap) - Jovanna Dahlgren (inst för kliniska vetenskaper) - Göran Stenman (inst för biomedicin) - Åsa Tivesten (inst för medicin) - Johan Wessberg (inst för neurovetenskap och fysiologi) - Eva Sjögren Nilsson (administration) Excellent lärare Den 1 mars öppnar ansökningsprocessen för titeln som Excellent lärare. Hans informerade om kriterier och processen för att ansöka. Ansökningarna ska granskas av prefekt/proprefekt för att gå vidare i processen. Nytt ansökningssystem för Forte och VR, PRISMA Prefekt gav uppmaning att de som ska använda ansökningssystemet PRISMA räknar med att det tar tid och att man därför börjar med sin ansökan i god tid. Gruppen förde en diskussion kring systemets funktionalitet och diverse tekniska problem som man stött på. Allmänt akademimöte 5/2 Prefekt informerade om att man håller ett allmänt akademimöte torsdag den 5 februari om ALF-utfallet.
4. Information om ny inköpskoordinator vid institutionen Lhinn Skoog är ny Inköpskoordinator vid institutionen, och informerade om sitt arbete och bakgrunden till att denna roll nu finns på institutionsnivå. Lhinn kommer att samordna inköpen på institutionen och fungera som ett stöd mellan avdelningarna och GU centralt. Lhinn Skoog Lhinn har träffat alla avdelningschefer och nästa steg i arbetet är att se över strukturer för inköp och ta fram en guide för hur inköp ska hanteras. Det fördes en diskussion om hur det framtida arbetet för inköp ska se ut och gruppen ställde frågor. Lhinn fick i uppdrag att undersöka vilka inköp som görs med ALF-medel. 5. Ökad samverkan med institutionen för kliniska vetenskaper Linda berättade om samarbetet med institutionen för kliniska vetenskaper inom administrationen för områdena personal, ekonomi och utbildning. Även de administrativa cheferna har ett samarbete. Utöver samarbete inom administrationen, som fungerar mycket bra, diskuterar man ytterligare samverkan i akademistrategiska frågor och verksamhetsfrågor. Prefekt och proprefekt för de båda institutionerna har inlett diskussioner kring detta. 6. Presentation bokslut och rapport från möte med fakultetsledningen angående institutionens prognos för kapital (handlingar bifogas) Daniel redovisade siffrorna från bokslutet och institutionen uppvisar ett underskott på 14,5 mnkr vilket är att jämföra med budgeterat underskott på 16 mnkr och prognostiserade 17 mnkr. Den huvudsakliga förklaringen ligger i att Gibbs fick 2 mnkr från Handelshögskolan för projektet Berget Incubator sent på året vilka skall förbrukas först 2015. I övrigt finns det mindre avvikelser. Daniel Selin Det var en stor skillnad mellan budgeterade intäkter och utfall, ca 50 mnkr, vilket historiskt sett är normalt då det varit stor försiktighet i budgeteringen. Frågan om jämförelse mellan utfall 2013 och 2014 ställdes och skillnaden är 1,5 mnkr. Daniel presenterade också prognosen för de fem närmaste åren 2015-2019 för v10 utbildning och v20 anslagsfinansierad forskning och forskarutbildning, där man har utgått från bästa scenariot och då en rad besparingsåtgärder införts på dessa verksamheter. För utbildning ser prognosen relativt bra ut till 2017 men beräknas ha ett underskott på ca 7 mnkr 2019. När den utökade Läkarutbildningen kommer institutionen till del kan detta ge ca 2 mnkr mer i intäkter, troligen kring 2017. Denna ökning har dock inte tagits med i beräkningarna då det råder viss osäkerhet kring nivån. Med denna ökning inräknat skulle institutionen ha noll i myndighetskapital i stället
för ett underskott på 7 mnkr. Det framfördes en synpunkt om att det är viktigt att ALF-medel för undervisning också används för det ändamålet. För anslagsfinansierad forskning är underskottet större, beräknat underskott 2019 är 17 mnkr. Dessa siffror har presenterats för dekanerna och fakultetens ekonomichef. Prefekt informerade om att Akademistyrelsen kommer att ta upp institutionen för medicins ekonomiska situation som en punkt vid sitt nästa möte den 5 februari. 7. Uppdaterad Delegations- och beslutsordning fr.o.m. 2015-01-01 (handlingar bifogas) GIA presenterade den uppdaterade delegations- och beslutsordningen för institutionen och vilka förändringar som är gjorda. Den nya delegations- och beslutsordningen gäller från 2015-01-01 och tillsvidare. 8. Information Fastställda kursplaner oktober-november 2014 Annika Göök informerade om fastställda och reviderade kursplaner vid institutionen. 9. RALS 2014 och synpunkter från Lönesättande samtal Sofia gav en statusrapport om RALS. Förväntad löneutbetalning för SACO och OORG är februari månad, och gäller då retroaktivt från 1 oktober 2014. Även doktorandstegarna är klara och kommer att utgå med februarilönen. GIA Annika Göök Sofia Öhlund Man diskuterade även processen för Lönsättande samtal. I huvudsak har detta sätt att revidera lön varit positivt men det fanns synpunkter på att det av praktiska skäl funnits svårigheter med att överenskommelsen ska undertecknas av båda parter. Vidare utvärdering kommer att hållas. Sofia informerade om att utvecklingssamtal ska hållas med medarbetare under våren, oavsett facklig tillhörighet, där man tar upp nuvarande arbetssituation och medarbetarens utveckling och mål för det kommande året. Detta ligger i sin tur till grund för lönesamtalet, eller för SACO-anslutna lönesättande samtal, under hösten där man utvärderar och följer upp hur det gått. 10. Information om organisationsförändringar inom avdelningen för samhällsmedicin och folkhälsa samt ny enhetschef Prefekt informerade om organisationsförändringar inom avdelningen för samhällsmedicin och folkhälsa från årsskiftet 2015. Man har gjort en sammanslagning av två enheter och bildat enheten för Socialmedicin och epidemiologi, EPSO. Gunnel Hensing är enhetschef.
Man har också bildat en ny enhet, Hälsometri (Health Metrics), där Max Petzold är ny enhetschef. Denna enhet är tidigare forskargruppen Akademistatistik som funnits inom enheten för arbets- och miljömedicin. 11. Läraranställningar & Adjungeringar - Förlängning som Adjungerad professor Anna-Carin Olin - Förlängning som Adjungerad professor Peter Lönnroth - Förlängning som Adjungerad lektor Herman Nilsson-Ehle - Ny anställning som Adjungerad professor Soffia Gudbjörnsdottir - Information om pågående tillsättningar Anställningarna tillstryktes. Det framfördes en synpunkt om att det är viktigt att de adjungerade lärarna har ett undervisningsuppdrag. Prefekt gav en lägesrapport om pågående tillsättningar. 12. Nytt incidentsystem för arbetsmiljö-, miljö- & säkerhet, GURIA Linda informerade om GURIA som är ett nytt hanteringsystem för incidenter inom arbetsmiljö, miljö och säkerhet. Den anställde rapporterar själv incidenter i systemet som nås via Medarbetarportalen. Systemet kommer att tas i bruk inom en relativt snar framtid. Handläggare i systemet kommer att vara Eva Angwald och Jenny Hanselius, GIA. 13. Övriga frågor Sparade semesterdagar sänks till 35 Den 31 december 2015 sänks antalet sparade semesterdagar från 40 till 35 dagar. Det är därför redan nu bra att planera för uttag av de överskridande dagarna. Ytterligare information kring detta kommer att gå ut under våren. - Ansvarslista administrativa uppgifter Mats Hagberg föreslog att man bör ta fram en typ av ansvarslista för vilken nivå inom institutionen som ansvarar för vilka administrativa arbetsuppgifter. Linda och Sofia tar frågan med sig. 14. Tillägg Ny studierektor för forskarutbildningen Ärendet togs inte upp vid institutionsrådet men anges i protokollet som information. Prefekt har fattat ett beslut om att Lennart Bergfeldt, professor och överläkare vid avdelningen för molekylär och klinisk medicin, blir ny studierektor för forskarutbildningen efter Helena Forsblad d Elia. Studierektorsuppdraget delas med Sofia Moverare Skrtic.
Vid protokollet Sofia Öhlund Justeras Marie Lagerquist Universitetslektor Ordförande Prefekt