MOBILITET I ORDINÄRT BOENDE

Förstudie 2014 MOBILITET I ORDINÄRT BOENDE Nyckelfri låshantering Planerings, registrering- och uppföljningssystem Strömstad 2014-11-01

Innehållsförteckning Sida Bakgrund/Problemställning 3 Mål för arbetet med mobilitet 3 Effektmål för arbetet med mobilitet 3 Ansvar gällande drift av mobilitet 4 Budget för mobilitet 5 Framtida budget för mobilitet 5 Upphandling ett samarbete mellan Strömstad och Tanum 6 Nyckelhantering inom hemtjänst och hemsjukvården 7 Planerings- och uppföljningsverktyg 9 Kunskapsinventering - Sammanställning ifrån leverantörsvisningar 11 Förslag på införandeplan av mobilitet 17 Förslag på aktiviteter inför förberedelser av mobilitet 19 2

Bakgrund/Problemställning Det finns ett behov av mobilitet av lättillgänglig daglig planering, korrekt information i realtid, brukaruppgifter, utförardokumentation, insatsregistrering, bokning av besök, kartfunktion och kommunikationsmöjlighet inom/mellan team och roller samt nyckelfri låshantering. Tanums samt Strömstads kommuner har en stor geografisk yta vilket medför att det åtgår mycket tid för resor och planering av dessa. Mål för arbetet med mobilitet Nyckelfri låshantering - Effektivisera, säkra och förbättra hantering av nycklar. - Öka tryggheten för brukaren. - Minska inställelsetiden vid larm. - Genom behörighetsstyrning öppna och låsa brukarens dörr med digital nyckel. - Minska behovet av transporter och därmed miljöbelastningen. - Kvalitetssäkra att personalen varit där Planerings och uppföljningssystem - Kunna planera insatser, resurser och tid. - Kunna ställa bemanningskrav för verksamheten. - Ska enkelt kunna få med sig kundinformation, vägbeskrivning samt vad som skall utföras. - Utförda insatser ska kunna registreras i systemet eller avvikelse mot planerade insatser. - Ska kunna göra jämförelser mellan beviljad, planerad och utförd tid. Effektmål för arbetet med mobilitet Målbild för brukare - Känna sig trygg och säker i ordinärt och särskilt boende genom att kunna - påkalla hjälp dygnet runt, både passivt och aktivt. - Större möjlighet att bo hemma längre, vilket leder till ökad livskvalitet. - Säkerställa att individen får den omsorg/vård som är beviljad. - Rätt kompetens utifrån behov - Ökad kontinuitet för brukaren - Rätt insats på rätt tid 3

Målbild för verksamheten - Förbättrad kvalitet - Ökad rättssäkerhet - Ökad kvalitetssäkring - Ökad IT-kompetens - Bättre arbetsmiljö - Mindre påverkan på yttre miljö - Stärka kommunens attraktionskraft - Ökad säkerhet genom behörighetsstyrning - Budget och resurser i balans - Effektivt resursutnyttjande Ansvar kring mobilitet gällande drift Idag sköter IT-avdelningen driften av omsorgsförvaltningens IT-system såsom verksamhetssystemet Treserva och planerings- och uppföljningssystemet TES. Omsorgsförvaltningen har 24 timmars verksamhet alla dagar i veckan och nu sker ett teknikskifte inom förvaltningen som leder till ett beroende av att tekniken fungerar. Det skett ett antal gånger om året oplanerade/planerade avbrott av dessa system. I dagens läge innebär att omvårdnadspersonalen inte har tillgång till planerings- och uppföljningssystemet och sjuksköterskor har inte tillgång till patientjournaler. I förlängningen kommer fler personal vara beroende av IT-systemen, utifrån att fler personal kommer att använda dem. Verksamheten har utfört en riskanalys gällande IT-stöd. IT-support saknas på obekväm arbetstid. Drift hos leverantör innebär att de sköter service, uppgradering och drift av servrar och ser till att IT-systemen fungerar. Det finns ändå ett beroende mellan aktörer, beroende på problemets art. Gäller det lösenordbyte eller inloggningsproblem i kommunens nätverk så sköts det av IT-avdelningen. Gäller det lösenordbyte eller inloggningsproblem i något av IT-systemen så sköts det av systemansvariga inom Omsorgsförvaltningen. Internetkommunikationen sköts av Telia. I Strömstad finns fler aktörer, tex fiberanslutningar till kommunens verksamhetsställen och till brukare sköts av StrömstaNET med underleverantör Relacom. 4

Beslut tas att drift av systemen ska skötas av IT-avdelningen Fördelar Kompetensen finns i kommunen Snabbare svarstider Inte beroende av extern datakommunikation för att nå systemen. Även om Internetförbindelsen (eller annan datakommunikation till leverantören) går ner kan användarna komma åt systemen. Enklare att integrera de nya systemen med befintliga system som driftas lokalt i kommunen (ex TimeCare, GIS, Treserva). Personalen i verksamheten har ett telefonnummer att ringa vid problem oavsett dator-system-mobil. Supporttider. Felsökning påbörjas bekväm arbetstid inom senast en timme. Obekväm tid, kan ta flera dagar. Nackdelar Finns begränsade resurser hos IT-enheten. Har inte 24 timmars verksamhet/jourutryckning Jour-/beredskap kostar ca 300 000 500 000 kr per år. Supporttider. På obekväm tid (kvällar och helger) kan det ta många timmar innan felsökning påbörjas. Beslut: Utreda om behov för omsorgstekniker behövs? Beslut: Upprätta rutiner för hantering vid oförsedda händelser på obekväm arbetstid? Budget för mobilitet Drift: Nyckelfri låshantering: 0 (Kostnad 2013) Planerings- och uppföljningssystem: 350 000 kr (Kostnad 2013) Framtida budget för mobilitet Införandekostnader Nyckelfri låshantering: 800 000 kr (hyra) 1 miljon kr (köpa) Planerings- och uppföljningssystem: 1,3 miljoner kr Driftskostnader: Nyckelfri låshantering: 340 000 kr (hyra) 120 000 kr (köpa) Planerings- och uppföljningssystem: 340 000 kr 5

Upphandling ett samarbete mellan kommunerna Tanum och Strömstad Projektet mellan Tanum och Strömstad startade i början av året 2014. Under våren träffades huvudprojektledare och varje delprojektledare ifrån varje kommun en heldag varannan vecka. Arbetet påbörjades med att göra mål, intressentanalys och utforma projektaktiviteter av mobilitet utifrån att kunna utföra tids- och insatsrapportering och använda nyckelfria lås i ordinärt boende men även för särskilt boende. Projektets första huvudaktivitet var kunskapssökande och omvärldsbevakning. Under våren anordnade kommunerna tillsammans två leverantörsvisningar samt att delprojektledare var på konferens om teknik för att få kunskap och kompetens om dagens teknik. Under april månad hade kommunerna en workshop, där man delade erfarenheter genom utbyte mellan olika yrkeskategorier kommunerna emellan. Deltagarna som bestod av bla personal från hemtjänst, särskilt boende, hemsjukvård, chefer samt IT-tekniker fick aktivt medverka genom att delge sina tankar angående nyttoanalys, riskanalys och samla information om vad deltagarna tyckte efter leverantörsvisningarna. Efter workshopen började en intensiv period med kravställande, där kommunerna arbetade tillsammans för att hitta gemensamma skall- och börkrav i en kravspecifikation. Styrgruppsmöten hölls en gång i månaden med uppehåll under sommaren. IT-avdelningarna i de båda kommunerna har varit involverade och skapat särskilda krav kring teknik. Diskussioner med IT-enheten och arbetsgrupp/styrgrupp har skett i båda kommunerna kring drift av systemen i upphandlingen. Det har bestämts att i Tanum och Strömstad körs lokal egen drift. Under senare delen av våren kopplades Strömstads upphandlingssamordnare in i större utsträckning. Han fick i uppdrag att vara båda kommunerna behjälplig. Underlag för kostnadsförslag som är en del av arbetsmålen har genomförts under senvårensommaren. Medel för införandeprojektet genom drift och investeringar har räknats fram i en preliminär budget. Där finns upptaget införande med funktionshyra, projektledning, utbildningar osv. Information kring projektet har givits fortlöpande till omsorgsnämnd, LSG (lokal samverkansgrupp) APT:er, IT-enhet, KPR (pensionärsorganisationer) Under september månad har kommunerna arbetat kommunvis för att utforma och förankra arbetet med kravställande inåt i de olika organisationerna. 6

Nyckelhantering inom hemtjänst och hemsjukvården I nuläget har hemtjänsten och hemsjukvården nycklar till i stort sett alla sina brukare/patienter. De brukare med trygghetslarm får alltid lämna ut en nyckel till bostaden. Detta innebär att brukare/patienter med insatser/åtgärder av vård och omsorg får lämna ut två nycklar till bostaden. Bor brukare i ett lägenhetskomplex med separat entré/portar får ytterligare nycklar lämnas ut. Nyckelhanteringen har ett syfte att personal inom vård och omsorg alltid ska kunna ta sig in i bostaden för att kunna hjälpa/stödja brukare och patienter. Rutinerna idag är att nycklarna kvitteras vid mottagande av både brukare och personal. Vid varje nytt arbetspass får personalen ta alla nycklar till de brukare de ska till och efter arbetspasset slut hänga tillbaka de i ett stort nyckelskåp. Under ett dygn är detta ca 40 personal som tar och hänger tillbaka nycklar. Detta sker 365 dygn per år och det förkommer att nycklar försvinner, dock väldigt sällan. Det finns en oro att nycklar kan stjälas och/eller kopieras. Att hämta och lämna nycklar tar omkring 6% av personalens arbetstid. Om en personal är i Näsinge på hembesök och får ett larm ifrån en annan brukare som bor i Näsinge får denna personal åka till grupplokal belägen i staden för att hämta nyckel för att sedan åka tillbaka till Näsinge. Detta är inte kostnadseffektivt eller miljövänligt. Alternativt kan personalen plocka på sig en hel del nycklar ifrån olika brukare, som eventuellt kanske larmar denna kvällen/natten. Detta är inte en säker nyckelhantering. Hemförsäkringen är en annan del i problematiken. När en brukare har lämnat ut sina nycklar och det blir ett inbrott i bostaden, måste brukaren kunna påvisa inbrottsförsök för att hemförsäkringen ska gälla. Hos flera leverantörer idag finns system för nyckelfri hanteringen. En leverantör erbjuder låsfria lås till bostad, portar, hemtjänstens lokaler, andra (soprum, tvättstugor) medicinskåp och som bostadsanpassning, där en dörr öppnas med fjärrkontroll. Dessa system installeras på olika sätt. Brukarens dörr till bostaden sker genom byte av låskassett på insidan av dörren samt programmering i ett datasystem. Detta system är krypterat motsvarande banktransaktionssäkerhet och resulterar i en digital nyckel. Dörren till bostaden öppnas med hjälp av en mobiltelefon. Man kan skapa olika behörigheter för personalen, en digital legitimation, så vem som helst kan inte gå in i bostaden. Brukaren kan få tillgång till nyckelfri låshantering om denne har en smartphone/android mobiltelefon. En borttappad eller stulen mobiltelefon kan enkelt spärras, liksom användarnamn och lösenord. Varje besök som personalen gör registreras i systemet. Tidpunkt för ankomst och avfärd samt vem som har gjort besöket lagras i systemet. Enhetschefen kan på så sätt se hur mycket tid en brukare fått och vem som varit på plats. Detta ger en ökad kontroll och säkrare nyckelhantering. Det 7

finns även system för portar/entréer som kan sättas upp efter godkännande av bostadsbolag. Nyckelfri låshantering gör att vården och omsorgen blir mer kostnadseffektiv genom mindre bilkörning och hantering av nycklar. Hemtjänsten/hemsjukvårdens bilkörning kan minska upp till 15% om nyckelfria lås införs. Säters kommun gjorde en undersökning på detta och den visade att de sparade 10 077 mils bilkörning/ca 2000 personaltimmar på ett år. Beslut: Införa nyckelfria hantering? Beslut: Hos vilka brukare ska vi införa nyckelfria hantering? Avgränsning? De som bara har trygghetslarm i första hand? Har hemtjänst/hemsjukvård men inte trygghetslarm? Beslut: Vem ska installera nyckelfritt hos brukare? Organisation för detta? Beslut: Behövs nycklar ändå? Avtal med låsmed 24 timmar/dygn behöver upphandlas? Beslut: Godkännande av bostadsbolag, privata hyresägare? Beslut: Utreda vad försäkringsbolagen anser om de nyckelfria låsen? Beslut: Upprätta rutiner för funktionskontroll av nyckelfria lås? Beslut: Upprätta rutiner för nyckelhantering? Beslut: Informationsbroschyr till brukare måste upprättas? 8

Planerings- och uppföljningsverktyg Utan ett planerings, registrerings- och uppföljningssystem får personalen planera med penna och papper, vilket tar lång tid och är nästintill omöjligt då det är svårt att kontrollera att alla insatser blir planerade. Detta kan i sin tur leda till att brukare inte får de insatser de är beviljade och kan i värsta fall inte få hjälp. Istället för att ägna tid åt planering får personalen mer tid till brukarna. Förändringstakten har ökat väsentligt inom hemtjänsten och rörligheten bland brukarna är mycket större nu än tidigare. Detta innebär i sin tur att personalen måste vara mycket mer flexibla för att snabbt kunna göra förändringar i planering och schema. De insatser och åtgärder som hemtjänst och hemsjukvård (nattetid) utför överförs automatiskt ifrån verksamhetssystemet Treserva. I Treserva har biståndshandläggare beviljat SoL insatser eller legitimerad personal (sjuksköterska, fysioterapeut och arbetsterapeut) delegerat HSL åtgärder till hemtjänstpersonalen. Gruppledarna kan med systemets hjälp upprätta en besöksplan och därefter kan man påbörja planeringen. Denna planering kan göras optimalt och sedan ger systemet ett förslag på planering. Varje månad planerar gruppledarna ut 22803 SoL insatser och 8581 HSL åtgärder, totalt 31384/1021 per dag för januari 2014 till ca 40 personal i respektive hemtjänstdistrikt. Systemet kan ta hänsyn till brukarens kontaktperson, besökets längd, dubbelbemanning, prioritet, restid beroende på färdmedel, personalens kompetens och lunchraster. Efter planeringen visas en översikt över personalens uppdrag. Ett insatsschema med dagens alla inplanerade besök för varje personal kan skrivas ut eller överföras till en mobiltelefon. Idag får personalen en utskrift, men mobiltelefon är att föredra då det är bättre sekretess, underlättar återrapportering, ändringar i planeringen och information om brukare kan göras/fås på plats. Dessutom fungerar dessa mobiltelefoner som mottagare av larmsamtal via sms, då får personalen information om brukarna direkt från mobilen samt för nyckelfri låshantering. Detta effektiviserar hela larmkedjan. Larmmottagaren (larmcentral via leverantör) kan dessutom få tillgång till planeringssystemet som gör att larmmottagarens personal på larmcentralen kan informera brukarna om när hemtjänsten har sitt nästa planerade hembesök hos dem. Återrapportering ger kvalitetssäkring genom säkerställande att brukaren får den insats som är beviljad/delegerad. Personalen återrapporterar utförda besök via en applikation i mobiltelefonen, där information om starttid och sluttid för besöket samt vilken insats som utförts och av vem. Planerings- och uppföljningssystem är ett verktyg för att få en fullständig översikt på de ekonomiska och personella resurserna. Systemet integreras med Treserva, Timecare och GIS. Genom Treserva och ett system för planering, registrering och uppföljning kan kvalitetsuppföljning för brukare göras genom att se till att brukare har beviljade insatser, har planerade insatser och får utförda insatser. Dessa tre led ska spegla varandra. Effekter av planerings- och uppföljningssystem är: - Alla grupper kan planera på samma sätt, vilket gör att tiden för planering kortas ner och blir betydligt effektivare. - Det blir lättare för vikarier som kan få både karta och ett arbetsschema i en mobiltelefon med alla upplysningar om brukaren. - Alla brukare finns med i planeringen och det är mindre risk att någon blir utan hjälp. - Enhetscheferna kan se var personalen finns och hur dagen ser ut vilket ger trygghet och tydlighet för personalen. 9

Den 1 mars 2016 ska biståndshandläggare även behovspröva och bevilja vilka insatser varje brukare är berättigade till på särskilt boende, dvs. att det blir samma tillämpningssätt såsom i ordinärt boende. Då kan ett planerings- och uppföljningssystem även användas på särskilt boende. Beslut: Införa planerings- och uppföljningssystem för andra verksamheter än hemtjänst? Alla särskilda boenden? Hemsjukvården? Rehabenheten? Boendestöd SoL? Fler? Beslut: Om kommunen har LOV, bör externa utförare få möjlighet till tids- och insatsregitrering? Beslut: I planerings- och uppföljningssystem läggs flera parametrar in för varje brukare, såsom kompetens hos personal (t.ex. delegering) och kontaktperson. Vad är viktigast, kontinuitet, med prioritering av personal såsom att kontaktpersonen alltid planeras till brukare eller ruttoptimering, där fokus är att få ut den mest kostnadseffektiva organisationen? Beslut: Ska personalen utföra andra insatser än de som är beviljade av biståndshandläggare? Möjlighet finns att registrera dessa i planerings- och uppföljningssystemet. 10

Kunskapsinventering - Sammanställning ifrån leverantörsvisningar Syfte: Få kunskap om hur teknik & IT-system ser ut idag hos leverantörerna och hur de ser på framtiden. När det står siffror alt. siffror i parantes efter ett stycke innebär det antal personer som påpekat samma sak. Nedan är en sammanställning ifrån verksamhetens personal gällande två olika leverantörer av planerings-, uppföljnings och registrering samt nyckelfria lås i ordinärt boende. VAD ÄR BRA HOS LEVERANTÖREN TUNSTALL? - Möjlighet att dokumentera och läsa avvikelser/anteckningar direkt hos kund ( 4) - Insatsrapportering på plats i mobilen - Total webblösning för TES - Kartfunktion i handverktyg (2) - Antenntagg hos varje larmkund som visar all kundinfo i appen - Manuell start/stopp via telefonen vid behov (2) - Tagg på väggen hos kunden som man loggar med mobil (2) - Förändring/Uppdatering av planering direkt i mobil (2) - Går snabbt att ändra/uppdatera tex beslut - Kunden kan också få app i sin mobil för att kunna öppna dörren - Nyckelfrihet trygghet för kunden (2) - Nyckelfritt behöver inte GSM täckning - Nyckelfritt Monteras på insidan - Nyckelfritt Alltid tillgång till nycklar - Carelock gate underlättar för oss inom stadsgränsen - Integrerat dörrlarm/kan aktivera ringsignal vid behov - Som planerare ha tillgång till mer i TES tex. vikarier - Bättre översyn på utförd tid - Få betalt för utförd tid - Flaggar när batteri tar slut i dörrlåset - Enkel och bra översikt i nya TES 3.0 - Bra med helhetskoncept (2) - Koppla ihop/kompatibelt med Timecare Tunstall Treserva 5 - Vill ha TES även på SÄBO - Sluten cirkel, beviljade, planerade och utförda insatser/åtgärder (2) - Genomförda åtgärder går tillbaka till Treserva - Flaggar för snitt-tid då tiden skiljer mycket - TES resurspool Håller koll på timvikarier/övertalig personal/kostnader/kontinuitet - TES Kan lägga in kompetens/delegering - Minskad kostnad för drivmedel och övertid - Samarbete med Treserva angående HSL tidsbokning - Trygghet & säkerhet för kund och personal Lätt att arbeta med (3) - Effektivt & tydligt - Säkerhetstänkandet verkar vara hög - Troligtvis tidsbesparande - Går att använda till inlogg/utlogg av personal (arbetstid) 11

- Bra att det är baserat på blåtand, då mobiltäckningen inter är så bra på alla ställen i Tanums kommun. - Systemet säger ifrån flaggar om det är något som inte stämmer - Helhetslösning från beslut till utförande - Bra att tiden registreras vid upplåsning och läsning - Bra med genomförandeplan/levnadsberättelse i telefonen - Kan jämföra utförd tid/beviljad tid - Röd tråd treserva/planering/schema/kvalitetssäkring - Restid via karta, kontaktmannaskap, kontinuitet, max tunga besök. - Vid planering systemet talar om personal behov - Borttappad telefon kan nycklar och annat rensas och tas bort - Snitt tid tre månader bakåt hos vårdtagare - Samspel med treserva och timecare (timepool på gång) - Krävs ingen täckning för att lås och info skall fungera - Fem senaste anteckningarna i app. - Res tid inlagt - Tydligt och bra med integreringar - Kan uppdatera planeringen vid kort varsel - Hantering av batteribyte smidigt varning syns i telefon när batteriet börjar ta slut - VAD ÄR MINDRE BRA/SAKNAS/FRÅGOR? - Säkerhet i kartfunktionen för restid mellan kunden och grupplokal/eller nästa kund - Biståndsärende och Genomförande går inte till TES utom specificerade insatser - Mobiltäckning (3) - Fastighetsägare bör ge tillstånd för uppsättning av lock/gate moduler - Alla insatser tankas inte över från Treserva till TES - Integration Timepool, då vi använder både resurs och timepool - Treserva delegering tankas inte över automatiskt - Är beroende av GSM täckning för att kunna uppdatera planeringen - Dörren måste vara i bra skick, passar dock de flesta låshus/dörrar i Europa, mer än 90% Carelock ACE - Planeringen är omfattande i början. Kan vara svårt för mindre tekniskt begåvade personer att sätta sig in i systemen en framtids möjlighet. - Viktigt att vårt kommande verksamhetssystem är kompatibelt och gärna tänka till runt det när man väljer - Vissa funktioner kräver uppkoppling mot en mast - Att inte försäkring gäller när det lämnats ut en nyckel - Nyckelsystemet kan användas även för dörrar som personal använder? - Kan inlogg/utlogg av personal (arbetstid) kopplas till - TES/Treserva/Lönesystem? - Hur löser man hur personal kommer in på arbetsplatsen och kan lägga in - sig/ut (Mobilen kanske inte tas med hem)? - Målet med nyckelfritt borde väl vara att ALLA nycklar ska bort (även personalnycklar)? - Kan man dra ut statistik för utförda insatser och jämföra olika brukares tid 12

de fått? - Saknad av info om hur ssk/dsk arbetar och hur de kan använda systemet. Var baserat på SOL insatser. Känns som vi får bygga vårt eget system och fylla det med funktioner vi behöver - Bra att ha samma leverantör på samtliga områden/hela kedjan, men kanske tappar de spjutspets kompetens. - Otydlighet gällande appar runt dokumentation Block 1 Planerings- och uppföljningssystem VAD ÄR BRA HOS LEVERANTÖREN TIETO? - Tydlig insatsvy dag vecka/vårdtagare - Stor planerings valsmöjlighet kontinuitet. Kan få kontinuitet i besök efter vad som är markerat i systemet (kompetenskrav, kontaktperson Bra för vårdtagare) - 3 - Schemaimport Time care manuellt - 5 - Se personalens hela schema per vecka - period - Kan mixa besök i flera grupper - GPS restid. Kartan ligger i Lapscare - Överskådlig rapportvals gardin - Om TES kan behållas skulle det kanske vara bra för då slipper man utbilda - personal på nytt om systemen ändå ger samma utslag. - Riktad mot personal kompetenser - Prioriterande - Lätt att navigera med flikarna - Att kunna se grafen - Bra att kunna se tillgänglighet av personalen under dagen - Se planering - Verkar vara lätt system - Kan ändra manuellt - Tidkrävande planering positivt för vårdtagaren - Kan se rätt beläggningsgrad, manuell planering/restid vid planering - Bra rapporter - Lägga in ny information när den kommer - Prioritering av personal som utför besöken - Gruppfördela struktur i gruppen per område och kontaktmannaskap - Restid känns av - Importera schema ifrån timecare? - Medicinskåp kan öppnas med telefon - Kommentar natt personal Tanum Bra och intressant har inte koll hur det fungerar idag med planering av vårdtagare, personal och rutter men lärorikt - Systemet samordnar beslut- personal- brukare - Går att ändra arbetsbeskrivning utefter vilken dag - Går att skilja ut ex delegationer om man har eller inte - Personalkontinuitet, bra men också dåligt se nedan* - Integrerat med Timecare 13

- Kan räkna ut restid som går att justera ex hastighet - Offline-hantering av appen - Tvåfaktors inloggning stöd för Yubikey - Att det man noterar går rätt in i systemet - Att man kan ändra och justera VAD ÄR MINDRE BRA/SAKNAS/FRÅGOR? - Troligen ingen information om vilande från (Treserva Phoniro Lapscare) - (6) - Vet inte vilka uppgifter som kan gå över från Phoniro, måste kravspecificeras. - Kompetens borde heta Förutsättningar gärna skilja på delegering och förutsättningar - Vägbeskrivning saknas i telefonen. Vägbeskrivning i Treserva går ej automatiskt över, måste lösas individuellt - 5 - Kundanpassning för att få in vägbeskrivning till Phoniro/Tieto - Dålig graf - Mycket arbete att lägga in, justera i kalendervy - 2 - Förändringar av schematider sköts ej automatiskt till löne måste själv ändra i självservice. - Måste registrera personal per besök och inte varje vårdtagare - Vägbeskrivning går att lösa? - Ingen översikt var som övriga är - Du kryssar i det vi utfört, specificera tid HSL SOL? - Aktuell batteristatus i datorn 10 % kvar varning i telefon - Frånvaro/sjukhusvistelse måste läggas in manuellt - Systemet känns inte användarvänligt många moment - Personkontinuitet mindre bra beroende på restider, kostnad? - Vägbeskrivning inte automatiskt från treserva, måste gå in genom phoniro care - LapsCare- inte självförklarande (rörigt) Block 2 Nyckelfria lås/insatsregistrering i mobil VAD ÄR BRA HOS LEVERANTÖREN PHONIRO? - Molntjänst hämtar uppdraget - Offlinehantering genom blåtand: Logga in i app utan täckning - 4 - Bocka i ej beställd insats vid behov som registreras i treserva. Många olika val. - Många olika lösningar för nyckelfria lås - Sitter på insidanhandtaget är inte inblandat, smidig - Main E, Any E behöver inte android - Adapter till olika lås tex ASSA 2000/Daloc ingår om det krävs - 2 - Phoniro care får indikation på 10-20% kvar av batterikapacitet - 3 - Längre batterifunktion (1-2 ggr byte/5 år), Specialbatteri Eco spar aktivering 4 - Medicinskåp med inloggning/telefon/loggar - 4 14

- Dokumentation direkt i telefonen. Kan läsas i dator. - Rekommenderar mobiltelefon Samsung X cover 2, android. - Webbaserat system - 2 - Behörighet styrs vid inlogg - All användning i samma app - Verkar vara ett högt säkerhetstänk kring inlogg - Kan lägga in att öppna portlås - Man kan göra individuella lösningar för kommun - 2 - Bra att man kan tidsspecificera insatstiden - Man kan registrera insatser som inte är beslutade - Finns många bra rapporter att ta ut - Rapportpaketet verkar bra - Smidigt att hantera - 2 - Att man kan ha nyckel även till de man har på schemat - Smidigt enkelt system som är lätt att installera - Lätthanterligt - Information kan läsas ifrån Treserva - Fler leverantörer som samarbetar med sin individuella speciella profession - Mobilanvändning under utveckling - Nyckelfri hemtjänstlokal behövs inte dela ut nycklar till alla. - Om Phoniro har driften har de support 24 tim/dygn - Kan göra ändringar i mobilen i efterhand - Ändringar går tillbaka till Phoniro care efter bestämd tid/godkännande går - det tillbaka till Treserva - Kan jämföra samma vårdtagare i ordinärt/särskilt boende - Ingen åverkan på dörren på dörren, påverkar inte boendets skalskydd - hemförsäkring gäller som tidigare. - Varnar/räknar ner tid för vårdtagare man sällan är hos (batteri) - Installation kräver inte fackkunskap - Samgående med Caretech regsystem - Support 8-17, driften dygnet runt? - Kan ändra besöken registrera i Phoniro care Treserva - Kan även komma in via telefon vid avbrott - Entrélås BRA! - Any entrés för soprum BRA! - Lås upp även på automatisk, typ DG - Bra information, systemet har blivit så mycket bättre mot den version som Tanum använder. Nya möjligheter! - Bra att kunna använda vid offline - Bra att det kan finnas i medicinskåp - Offline hantering - Få kvittens utan att låsa upp - Tydliga displayer - Lätt att dokumentera avvikelser/ändringar - Dokumentation, kan göras direkt på brukarens tid, behövs ingen administrationstid i grupplokalen. Tidsmässigt blir det rätt på rätt brukare - Anteckningar syns i display på besöket 15

- Valmöjligheten när/hur man skickar info vid avslutade pass. - Dosa för hyreshus - Adapter till låsen ingår i kostnaden - Skickar batterinivå till telefon ( under 20%) - Vid endast larm brukare- larm även i systemet - Går att integrera medicin skåp till systemet - Kompakt motorenhet som bara täcker låsvred. VAD ÄR MINDRE BRA/SAKNAS/FRÅGOR? - Fyra verksamhetssystem som skall intregreras hela tiden (Treserva Phoniro - Laps care larm mobiler). Sårbart - 2 - Support 8-17, driften 24 timmar. Inte support 24 timmar - 2 - Låsvred krävs - 2 - Säkerhetsrutiner måste tas fram som beskriver Vad gör vi offline (Vi får ju inte aktuell information) - Kan vi hämta informationen någonstans? - Tror att det är bra med genomförandeplaner och motsvarande i telefonen/appen (troligen blir uppgifterna uppdaterade oftare) - 2 - Osäkert om man kan signera tex läkemedelslistan (Kan gå med digital penna? MAS fråga om vad som är tillåtet) - 2 - Kan inte söka efter var personalen är - 2 - Ingen extra information kan läsas om brukarna. - Smartphone känsligare och går lätt sönder - Bökigt att justera tider (besökstider) i mobilen? - Tycker att enheten på dörren på dörren är stor, men annars flexibel - Att det måste aktiveras - Sårbart - webbaserat - Rörigt (kanske mycket packad information) - Mycket administrativt - Brist i system kan inte se genomförandeplaner - lagstadgat - Fler leverantörer kan krångla till - Kort tid med användning av mobiler - Specialbatterier? Uppladdningsbara? - Måste knacka igång låset - Att det inte finns backup på systemet hela dygnet - Systemets uppkoppling emellan känns lite rörig - Integration med SOL anteckningar/genomförandeplaner saknas - Fungerar inte att integrera signlistor på ett optimalt sätt. - Någon måste väcka blåtanden - Fungerar inte på gamla lås - Knacksystemet för att aktivera låset, även på väg ut, information om väckning av lås är inte tydlig 16

Förslag på införandeplan av mobilitet År 2015 Mars/April Delprojekt 1) Planering, registrering och uppföljning Leverans och införandeprojektet börjar med uppstartsmöte med kommun och Leverantör Installation, behörighet och test av planerings- och registreringssystem. Godkänt leveransprov. Utbildning för systemansvariga/administratör Utbildning för planerare och enhetschefer. Brukarinformation påbörjas att läggas in i systemet. Maj Breddinförande utbildning för all personal gällande tids- och insatsrapportering. Utvärdering av projekt Juni Införandeprojektet och utvärdering av anbud är klart. Godkänt funktionsprov År 2015 September Oktober Delprojekt 2) Nyckelfria lås i ordinärt boende Leverans och införandeprojektet börjar med uppstartsmöte med kommun och Leverantör Installation, behörighet och test av planerings- och registreringssystem. Utbildning för systemansvariga/administratör Utbildning för nyckelpersoner och enhetschefer. Installation av nyckelfria lås påbörjas. Godkänt leveransprov. November December Breddinförande utbildning för all personal gällande nyckelfria lås. Utvärdering av projekt Införandeprojektet och utvärdering av anbud är klart. Godkänt funktionsprov Alternativ införandeplan är att införa båda delar samtidigt, dock krävs det då mer resurser. 17

Förslag på utbildningsplan system planering, registrering och uppföljning Förslag på utbildningsplan med cirka deltagare på utbildning, antal utbildningstimmar och utbildningstillfällen År 2015 - Delprojekt 1. (Planering, registrering och uppföljning) - Verksamhet: IT-avdelningen Totalt: 2 IT-tekniker Antal utbildningstimmar/per person: 4 timmar Antal utbildningstillfällen: 1 - Verksamhet: Hemtjänst. SoL- utbildning (planerare, enhetschefer, systemansvariga mm) Totalt: 10 personer Antal utbildningstimmar/per person: 32 timmar Antal utbildningstillfällen: 1 - Verksamhet: Hemsjukvård. HSL- utbildning (planerare, enhetschef, systemansvariga mm) Totalt: 10 personer Antal utbildningstimmar/per person: 32 timmar Antal utbildningstillfällen: 1 - Verksamhet: Hemtjänst/Hemsjukvård breddutbildning (omvårdnadspersonal, sjuksköterskor) Totalt: 101 personer Antal utbildningstimmar/per person: 3 timmar Antal utbildningstillfällen: 5 TOTALT ANTAL UTBILDNINGSTIMMAR: 59 Förslag på utbildningsplan för nyckelfria lås Förslag på utbildningsplan med cirka deltagare på utbildning, antal utbildningstimmar och utbildningstillfällen År 2015 Delprojekt 2. (Nyckelfritt i ordinärt boende) - Verksamhet: IT-avdelningen Totalt: 2 IT-tekniker Antal utbildningstimmar/per person: 4 timmar Antal utbildningstillfällen: 1 - Verksamhet: Hemtjänst SoL/Hemsjukvård HSL. (systemansvariga) Totalt: 1-4 systemansvariga/administratör Antal utbildningstimmar/per person: 8 timmar Antal utbildningstillfällen: 1 - Verksamhet: Hemtjänst. Systemansvariga/låsmontör (larmansvarig, enhetschef, systemansvarig, tekniker mm) 18

Totalt: 10 personer Antal utbildningstimmar/per person: 8 timmar Antal utbildningstillfällen: 1 - Verksamhet: Hemtjänst/Hemsjukvård breddutbildning (omvårdnadspersonal, sjuksköterskor) Totalt: 101 personer Antal utbildningstimmar/per person: 3 timmar Antal utbildningstillfällen: 5 TOTALT ANTAL UTBILDNINGSTIMMAR: 35 Förslag på aktiviteter inför förberedelser av mobilitet 1. Gör en förstudie grundad på kunskapsinventering och kartläggning av nuläget i er kommun - vilka förberedelser som behöver göras och vilka beslut som bör vara på plats innan ett införande 2. Utarbeta mål och intressantanalys för arbetet 3. Utvärdera om samarbete med upphandling kan ske med annan kommun 4. Arrangera leverantörsvisningar samt workshop för att sammanställa erfarenheter och kunskaper 5. Gör en riskanalys vilka risker finns det med att införa mobilitet 6. Gör en nyttoanalys vilka nyttor finns det med att införa mobilitet för brukare och verksamheten 7. Upprätta ett underlag för kostnadsförslag/vad kostar det att införa 8. Upprätta förfrågningsunderlag och kravspecifikation i samarbete med verksamhetens berörda chefer och personal, upphandlare, IT-avdelning. 9. Upprätta rutiner som behövs vid införande/införandeplan - Organisation för support av systemen. Riktlinje skapas - Organisation för låsen vem gör vad i kedjan Riktlinje skapas - Inköpta mobiler och programmering vem hanterar detta? - Planera utbildning och vikariebehov - Biståndsenhet informerar vid biståndsbeslut om nyckelfria lås skall sättas upp (skapa ny informationsbroschyr) - Avbrottsplanering vid obekväm arbetstid. Riktlinje skapas - Utbildning - hantering av mobiler- grundnivå för några osäkra användare - Riktlinjer för hur mobiler hanteras ute i organisationen, nedladdningar, skärmbild, ringsignal skärmlås osv. Vem bestämmer hur det skall se ut? - Information ut till brukare - samtycke till låsmontering 19