BESLUT 1 (7) Tillämpning av Domstolsverkets riktlinjer Att ta betalt för kopior av allmänna handlingar Domstolsverket har genom skriften Att ta betalt för kopior av allmänna handlingar, DV 2040-2013, gett rekommendationer för domstolarnas avgiftsuttag i samband med begäran om kopior av allmänna handlingar. Förvaltningsrätten i Karlstad och Värmlands tingsrätt (Domstolarna i Karlstad) har antagit dessa rekommendationer med den tillämpning som specificeras nedan. Rutinerna gäller fr.o.m. den 1 april 2016. Kammarrättens i Stockholm dom den 6 maj 2015 i mål nr 4805-14 om utlämnande av handlingar i elektronisk form innehåller även denna tillämpningsrutin beträffande utlämnande av handlingar i elektronisk form. Se sida två. Målsättningen är att Domstolarna i Karlstad i så stor utsträckning som möjligt ska skicka ut handlingar med e-post. Det sparar ofta tid för domstolarnas personal och förbättrar också många gånger servicegraden för mottagaren. Samtidigt spar vi på miljön genom att minska antalet papperskopior. Som bilaga till det här dokumentet finns en checklista där det framgår vilka avgifter vi tar ut för olika typer av utlämnande av handlingar. Dokumentet beskriver också bland annat hur vi går tillväga vid återkommande småbeställningar, vilka rutiner som gäller vid fakturering och vilken information som finns till stöd för allmänheten på vår webbplats. Kontrollera alltid sekretess Alla har rätt att ta del av allmänna handlingar om de inte är skyddade av sekretess. Den som lämnar ut en handling ska i varje enskilt fall kontrollera att den inte innehåller sekretessbelagda uppgifter. Om handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter så ansvarar den medarbetare som handlägger eller har avgjort målet för att göra en sekretessprövning i enlighet med bestämmelserna i Arbetsordningen för respektive domstol. För Förvaltningsrätten i Karlstad återfinns de under kapitel 1 rubriken Utlämnande av allmänna handlingar och för Värmlands tingsrätt i kapitel 11, 34. Undantag från avgiftsskyldigheten För statliga myndigheter lämnar vi ut allmänna handlingar kostnadsfritt. Det gäller också doktorander vid landets universitet och högskolor. För parter i ett mål är det avgiftsfritt att få ut ett exemplar av de flesta handlingar, se 21 avgiftsförordningen (1992:191) (AvgF). Så snart ett mål avslutas eller i det fall det har dokumenterats att part redan fått del av handlingen ska begäran betraktas som utlämnande enligt TF, vilket också möjliggör ett avgiftsuttag. R2B Tingsrätten, Box 188, 651 05 Karlstad Telefon: 054-14 84 00 Fax: 054-18 47 35 varmlands.tingsratt@dom.se www.varmlandstingsratt.domstol.se Förvaltningsrätten, Box 568, 651 12 Karlstad Telefon: 054-14 85 00 Fax: 054-14 85 30 forvaltningsrattenikarlstad@dom.se www.forvaltningsrattenikarlstad.domstol.se Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Expeditionstid: Måndag-fredag 08.00-16.00
BESLUT 2 (7) Domstolen kan inte ta ut en avgift för själva framsökningen av en handling. Myndigheten får inte heller ta ut särskild ersättning för programmering, bearbetning, m.m. i samband med utskrift av elektroniskt lagrad information som begärs ut med stöd av offentlighetsprincipen. Precis som vid utlämnande av annan allmän handling ska en avgift tas ut först när beställaren vill ha en kopia, utskrift eller avskrift med sig. Kostnader för sekretessprövning eller personnummersökningar ingår inte i avgiftsunderlaget. Utlämnande av handlingar i elektronisk form Av ovan nämnda kammarrättavgörande följer att avgift vid utlämnande av handlingar i elektronisk form endast kan tas ut med stöd av 4 första stycket 8 AvgF. Bestämmelserna i 15-22 AvgF är endast tillämpliga på kopior i pappersform, men kan fungera som vägledning för beräkning av avgiften även i fråga om handlingar i elektronisk form. Kammarrätten uttalar i huvudsak följande i domen. Det är myndigheten själv som inom ramen för full kostnadstäckning har befogenheter att fatta beslut om grunderna för avgiftsättningen. Vid ett enskilt utlämnande av inskannade uppgifter som lämnas ut i elektronisk form är det rimligt att ta ut en avgift som täcker kostnaden för inskanning, material och expediering. Det är då rimligt att utgå från de beräkningar som finns i AvgF för avgiftsättning vid utlämnande av kopior av handlingar i pappersform. När det är fler som begär att få ut samma inskannade handlingar i elektronisk form kan myndigheten i princip fritt fördela kostnaden för inskanning. Myndigheten kan dock inte ta ut en högre avgift än vad kravet på full kostnadstäckning enligt 5 AvgF medger. Vid återkommande småbeställningar eller omfattande beställningar De nio första kopiorna eller pdf-filer är avgiftsfria. När det är uppenbart att beställaren missbrukar bestämmelsen om avgiftsfrihet kan domstolen ta betalt redan från och med den första sidan/pdf-filen. Avgiften för beställningar som omfattar en till tio sidor av handlingar som först måste skannas in blir då 50 kr och två kr för varje sida därefter eller 50 kr för de första nio pdffilerna och fem kr för varje handling som finns inskannad och kopplad till Vera därefter. Lagrum: Undantag från 16 alternativt 4 8 AvgF Om den som handlägger beställning misstänker att beställaren utnyttjar bestämmelsen genom upprepade småbeställningar, gör då en tjänsteanteckning över utlämnade kopior. Anteckningen fungerar sedan som underlag för ett beslut om att tillämpa undantagsregeln. När någon begär ut handlingar från domstolen i sådan omfattning att personalen inte kan hantera beställningen inom ordinarie arbetstid eller om extrapersonal måste anställas finns det möjlighet för domstolen att ta betalt för den tid som beställningen medför i stället. När någon begär ut handlingar i sådan omfattning att det skulle leda till ett kraftigt överuttag att ta betalt per sida finns det möjlighet att ta betalt för nedlagd arbetstid som utgångspunkt. I sådana fall tas en avgift ut som är 125 kr per påbörjad fjärdedels arbetstimme. Lagrum: Undantag från 16 alternativt 4 8 AvgF, jmf 17 AvgF. Tillvägagångssätt vid fakturering
BESLUT 3 (7) Den som expedierar en beställning ska skicka ett fakturaunderlag till ekonomiadministratör på den administrativa avdelningen. Fakturaunderlaget ska innehålla följande uppgifter: Namn på företag/beställare Fakturaadress Personnummer eller organisationsnummer Målnummer eller referens kopplat till handlingen Antal sidor eller tidsåtgång Portokostnad (Kontakta vaktmästeriet så hjälper de dig att väga beställningen och ta fram kostnaden.) Datum Vem beställningen har expedierats av Uppgift om hur handlingarna har skickats till beställaren Den som expedierar en beställning använder fakturaunderlaget i detta dokument. (Se bilaga). Samlingsfaktura för återkommande beställare För återkommande beställningar från bl. a. journalister och medieföretag är det lämpligt att komma överens med beställaren om fakturering ska ske samlat, exempelvis en gång i månaden. För att slippa ta ut en mindre summa vid varje utlämningstillfälle kan periodens beställning då betraktas som en beställning i stället för flera. Den som expedierar beställningen ska göra en tjänsteanteckning och fakturera beställningarna enligt överenskommen periodicitet. Det är effektivare för myndigheten och i regel billigare för beställaren eftersom grundavgiften på 50 kr för de första tio sidorna i så fall bara tas ut en gång per faktura. Beställningar under perioden som enskilt sett skulle vara avgiftsfria ska inte räknas med i samlingsfakturan. Lagrum: Undantag från 16 alternativt 4 8 AvgF. Det förekommer dock att ett stort antal beställare efterfrågar samma handling som endast skannas in vid ett tillfälle och därefter skickas med e-post till samtliga som efterfrågat handlingen. I dessa situationer kan ibland ett avgiftsuttag av varje beställare enligt principen ovan leda till ett kraftigt överuttag av avgift. Eftersom avgift ska tas ut inom ramen för full kostnadstäckning kan det kan i dessa fall finnas anledning för domstolen att överväga att ta ut en lägre avgift än vad som följer av rekommendationen ovan. I dessa fall kan det vara lämpligt att ta ut en avgift baserat på arbetstid, d v s 125 kr för påbörjad fjärdedels arbetstimme.
BESLUT 4 (7) Skriftligt beslut/överklagan När en allmän handling lämnas ut är det inte nödvändigt att i varje enskilt fall fatta ett formellt beslut om avgiftsuttaget. Den som menar att domstolens beslut om avgiftsuttag är oriktigt har rätt att begära ett skriftligt beslut. Begäran ska ske inom 30 dagar efter betalning av avgiften. Beslutet överklagas till Skatteverket om det avser avgift för papperskopior m.m. enligt 15 AvgF och till Domstolsverket om det avser avgift för handlingar, även ljudoch bildfiler, som lämnas ut med e-post eller på CD (oavsett om handlingarna är lagrade i elektronisk form eller skannas in för att kunna lämnas ut i elektronisk form). Skatteverkets beslut går inte att överklaga. Domstolsverkets beslut överklagas hos allmän förvaltningsdomstol. Checklista Domstolarna i Karlstad tar ut avgift för allmänna handlingar enligt följande Typ av handling Avgift Övrigt Lagstöd 1. Pappershandling som lämnas ut på domstolen eller skickas med brev/fax De första 9 sidorna är gratis. Den 10:e sidan kostar 50 kr och varje sida därutöver kostar 5 kr. Porto tillkommer vid brevleverans om försändelsen väger mer än 50 gr. Vid post-förskott tillkommer postförskottsavgift 15 och 16 AvgF 2. Handling som skickas med e- post a) Handlingar lagrade i Vera eller andra digitalt lagrade handlingar. (Till exempel dagboks-blad eller den inte undertecknade PDF-versionen av domen. Även handlingar som skannats och kopplats till Vera.) b) Inskannade handlingar (Här avses handlingar som måste skannas in vid tillfället för beställningen, som alltså inte redan finns lagrade i Vera.) Enstaka handlingar lämnas ut kostnadsfritt. Om en beställning omfattar fler än 9 handlingar/pdffiler, tas avgift ut med 50 kr för den tionde filen och varje fil därefter kostar 5 kr styck. Obs! Om detta sätt att beräkna avgiften leder till ett kraftigt överuttag finns det skäl att överväga att ta ut en lägre avgift. 4 8 AvgF 4 8 AvgF
BESLUT 5 (7) Avgiften ska täcka kostnaden för inscanning, material och expediering. När fler begär ut samma handlingar ska kostnaden för inscanning fördelas. Avgiften beräknas på samma sätt som för pappershandlingar, dvs. de första 9 sidorna är gratis. Den 10.e sidan kostar 50 kr och varje sida därutöver kostar 2 kr. Obs! Om detta sätt att beräkna avgiften leder till ett kraftigt överuttag finns det skäl att överväga att ta ut en lägre avgift. 3. CD/DVD som lämnas ut på domstolen eller skickas med brev Handlingar Avgift tas ut enligt samma principer som gäller för handlingar som skickas med e- post, se ovan 2 a) och b). En avgift för själva skivan tas också ut med 10 kr/skiva. Obs! Om detta sätt att beräkna avgiften leder till ett kraftigt överuttag finns det skäl att överväga att ta ut en lägre avgift. Porto tillkommer vid brevleverans. Vid postförskott tillkommer postförskottsavgift. 4 8 AvgF Avgift tas ut med 120 kr per inspelning. Avgiften inkluderar kostnaden Vid brevleverans tillkommer porto för försändelser som väger mer än 50 gr. 4 8 AvgF jmf 17
BESLUT 6 (7) för skivan. Ljud- och bildinspelningar
BESLUT 7 (7) Fakturaunderlag för beställning av allmänna handlingar Fakturaunderlaget skickas till ekonomiadministratören. Använd detta underlag eller skriv ned uppgifterna i ett mail. Namn Företag Fakturaadress Ev. övriga fakturauppgifter: personnummer eller organisationsnummer ska anges. Målnummer Antal sidor totalt Antal PDF. Tidsåtgång.. Portokostnad Datum Beställningen har expedierats av Handlingarna har skickats per