1 (15) Datum 2014-05-28



Relevanta dokument
Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Beskrivning av teknikprojekt inom kommunerna Strömstad och Tanum

Slutrapport Teknikprojekt mobilitet

Ny digital teknik införs för invånare som har trygghetslarm för att ge ökad trygghet, säkerhet och kvalité

frågor och svar Nyckelfri hemtjänst

Bilaga 1 till avtal om hemtjänst enligt lagen om valfrihetssystem

Information om hemtjänsten 2 (5) Datum

Välkommen till hemtjänsten i Oxelösund

Bilaga IT till förfrågningsunderlag Bil 3 Inledning

Bilagan innehåller beskrivning av de åtaganden rörande IT som gäller för

Riktlinje för riskanalys

Ansökan om medel för införandet av digitala lås och tids- och insatsplanering

KVALITETS BERÄTTELSE. Sollentuna Omsorg AB. En sammanställning av kvalitetsarbetet under 2017

Samverkan trygghetslarm

Avtalsform Ramavtal & enstaka köp Namn Nyckelfri låslösning för hemtjänsten

Bilaga 5 b: Mall för projektplan

Rutin för hantering av digitala nycklar och lås.

Hemvården i Hjo kommun

Plan för internkontroll med väsentlighets- och riskanalys 2018 för

Kundlås i hemtjänsten. Frågor och svar

Mot mobil dokumentation i Arvika kommun

Giltig fr.o.m: Processägare: Daniel Jansson-Hammargren Beslutad av: Beslutad datum: Revideras datum: Intern/extern:

Samverkan-trygghetslarm

Vårdgivare är region och kommuner som har ett uppdrag enligt lag att utföra hälsosjukvårdsuppgifter

Lokala regler och anvisningar för intern kontroll

Inför verksamhetsuppföljning hemtjänst

Intressent- och behovskarta

Lägesbeskrivning avseende införandet av digitala lås i Stockholmsområdet Dnr SN16/71-739

Revisionsrapport. 1 Inledning. Revision av uppbördsprocessen Moms. Skatteverket Solna. Datum Dnr

Digitalt lås för ditt hem. An ASSA ABLOY Group brand

FAQ Frågor och svar, Mobilt arbetssätt i vård och omsorg

Riktlinjer. Telefoni. Antagen av kommundirektören

Bilaga 4d. Resursförstärkning. Upphandling av IT-stöd för hantering av frånvaro och när varo inom Skolplattform Stockholm UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN

Bilaga 5 b Mall för projektplan

Systematiskt Kvalitetsarbete

MAIVOR mobila arbetssätt i vård och omsorg

Nyckelfria "smarta" lås i hemtjänsten

Välkomna The Capital of Scandinavia

Dagens program Samling och fika (Kaffe, Thé och frukostbulle) Välkomna Fredrik Davidsson ECE Network

RF, AB, SK 4 Tid FIM Tid 01-jul Frigör från övrigt utvecklingsabete ÅJ 4 Regelverk (Hårda regler, Inga quick fixes, Tid för synk

Uppföljningsrapport för internkontrollplanen 2018 för Fastighetsnämnden

Trygghetslarm. För att få talkontakt med personalen på trygghetscentralen måste du trycka på din larmknapp.

Den här användarmanualen beskriver hur du använder TES App i ditt dagliga arbete.

Mina Meddelanden - Risk- och Sårbarhetsanalys för anslutande kommuner

Avvikelser och klagomål, hälsooch sjukvård och omsorg

Trygghetslarm i Osby kommun

AB FAMILJEBOSTÄDER BILAGA 2 - PM FÖR ANBUDSGIVARE AVSEENDE VENTILATIONSKONSULTTJÄNSTER STOCKHOLM

Eksjö kommuns HEMTJÄNST. Kvalitet, delaktighet och flexibilitet ger självbestämmanderätt och integritet

Trafikkontorets krav

Rutin för Phoniro Lock

MOBILITET I ORDINÄRT BOENDE

ENKÄTREDOVISNING. Kartläggning om systematisk uppföljning av barn och unga i samhällsvård. Östergötlands län i jämförelse med riket

Checklistor för riskidentifiering

Beskrivning Ledningssystem Socialförvaltningen

Planering och rapportering via mobilen minskar stressen i hemtjänsten

1 Risk- och sårbarhetsanalys

Svensk Kvalitetsbas kravstandard (1:2016)

Byta system bli klar i tid och undvik onödiga kostnader

Process IT-utveckling, översikt

Information angående Trygghetslarm

Uppdragsidé ehälsa 2013

Protokollsutdrag. 346 Revisionsrapport Uppföljning IT-säkerhet och införande av dataskyddsförordningen - svar Dnr KS/2018:384

Rapport Avtalsuppföljning hemtjänst LOV 2015 Sammanställd av socialförvaltningens kvalitetsgrupp

ENHETENS NAMN OCH ANSVARIG CHEF:

Kundcase. Nacka kommun storsatsar på digital hälsa. Rätt uppkoppling avgör när Vital Integration levererar välfärdsteknik till Nacka

Svensk Kvalitetsbas kravstandard (2:2019) 1. Utfärdare 2. Revisorer 3. Verksamheter. Antagen den 15 maj 2019

Riktlinjer för Avvikelsehantering

Bilaga 5 Administration och kontroll

AB FAMILJEBOSTÄDER BILAGA 2 - PM FÖR ANBUDSGIVARE AVSEENDE VVS- KONSULTTJÄNSTER STOCKHOLM

Olivia Hemtjänst AB - Kungsholmen 2015

Riktlinjer. Informationssäkerhetsklassning

E-strategi för Nykvarns kommun E-STRATEGI. Antagen av kommunstyrelsen den 2 juni 2009

Idrottsnämndens system för internkontroll

Slutrapport projekt IntraPhone

Regler och rutiner för rapportering av tid och insatser i Intraphone

Uppdragsbeskrivning för Demensteamet

Rapport: Avtalsuppföljning

FALKENBERGS KOMMUN PROTOKOLL 3/17 Socialförvaltningens samverkanskommitté

Avtals- och verksamhetsuppföljning 2015

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum:

Överenskommelse Kommunal ehälsa Genomförandeplan för regional utveckling i samverkan inom ehälsa 2013 Dnr: RFUL 2013/59

Riktlinje gällande klagomål och synpunkter

E-hälsoutvecklingen i kommunerna

RIKTLINJE. Riktlinje för hantering av avvikelser inom äldreomsorgen

KommITS Stockholm 5-7 November

Aktiv avtalsförvaltning inom hemtjänst? Yttrande till Stadsrevisionen i Stockholm

Kvalitetskrav på externa utförare inom hemvård enligt LOV Bilaga 3

Avvikelsehantering. för all vård- och omsorgspersonal, handläggare samt ansvariga chefer inom äldreomsorg, funktionsnedsättning och daglig verksamhet

Kvalitetsberättelse 2017 HS - hemtjänst

Årlig utredning. Verktygslådan SMART RAPPORT

Uppföljning Bäst Omsorg i Stockholm AB

Uppföljande granskning av hemtjänsten

Verksamhetsuppföljning Dagverksamheterna Maj-Juni 2017

De t Mobil Tim gl as e t

Trygghetslarm inom äldre och. handikappomsorgen. Meddelande 2006:26

PROTOKOLL KOMMUNALA PENSIONÄRSRÅDET

Rapport om It-stödet för BBIC, workshops i Norrbotten

Uppföljning av utförare - Hemtjänst

Verksamhetsuppföljning Hammenhögs Vård- och omsorgsdistrikt, Aleris

INFORMATION KRING PROJEKT DIGITAL NYCKELHANTERING VÅRD OCH OMSORG

Utförande av HEMTJÄNST enligt lagen om valfrihetssystem LOV

Transkript:

RAPPORT Handläggare David Andersson Tel +46 10 505 58 17 Mobil +46 72 227 82 98 Fax +46 54 10 19 31 david.j.andersson@afconsult.com 1 (15) Datum 2014-05-28 Uppdragsnr 6035186 Strömstads kommun Riskanalys av IT-system vid teknikskifte ÅF-Technology AB, Hamntorget 3, Box 467 SE-651 10 Karlstad Telefon +46 10 505 00 00. Fax +46 54 10 19 31. Säte i Stockholm. www.afconsult.com Org.nr 556866-4444. VAT nr SE556866444401 Riskanalys mobilitet

28 2 (15) Innehållsförteckning 1 BAKGRUND...5 1.1 Förutsättningar...5 2 PLANERINGS- OCH UPPFÖLJNINGSSYSTEM...6 2.1 Systemintegration...6 2.2 Bristande implementation/felaktig förståelse av syfte...7 2.3 Utbildning av system...7 2.4 Tillgänglighet av system...7 2.5 Mobilåtkomst...7 3 NYCKELFRIA LÅS...8 3.1 Låst dörr...9 3.2 Tid...9 3.3 Mobilåtkomst...9 3.4 Motstånd hos brukare...9 3.5 Utbildning/införande...9 3.6 Batteri... 10 3.7 Dokumentation... 10 3.8 Införandefas... 10 3.9 Förvaltning... 10 3.10 Försäkring... 10 3.11 Inkompatibla lås... 11 3.12 Nyckelhantering... 11 6 ÖVRIGT... 12 6.1 Nyckelpersonsberoende... 13 6.2 Införandefas... 13 6.3 Kvalitetsledningssystem... 13 6.4 IT-avdelningen... 13 6.5 24/7-verksamhet... 13 6.6 Upphandlingstempo... 14 6.7 Systemstöd... 14 Bilagor Inga

28 3 (15) Rapporthistorik Ver. Åtgärd Granskad Godkänd Datum Sign. Datum Sign. 0.1 Dokument skapat 2014-05-28 DA

28 4 (15) Sammanfattning Detta dokument innehåller riskanalyser för följande områden: Planerings- och uppföljningssystem Nyckelfria lås Riskerna listas i en tabell för respektive område och diskuteras sedan i mer detalj i sitt kapitel. Sammantaget kan följande slutsatser dras. Det finns totalt fyrtiotre (43) risker i fem (5) kategorier Det finns totalt sex (6) risker där antingen sannolikhet eller konsekvens är av värde 4 eller 5 Det finns tydliga problem med avsaknad av ett Kvalitetsledningssystem vilket gör att arbete riskerar att utföras inkonsekvent och eventuellt inkomplett De största riskerna med upphandlingen rör tempot på införandet, problem med Internet-anslutningar, samt problem med leverans av kompatibla programvaror

28 5 (15) 1 Bakgrund Dokumentet har skapats för att belysa de risker som är förknippade med planerings, registrerings och uppföljningssystem samt nyckelfria lås i ordinärt boende. Riskerna har delats upp i flera olika kategorier och diskuteras i mer detalj i dokumentet. 1.1 Förutsättningar Riskanalysen utfördes på plats med representanter för Strömstad kommuns verksamheter. Följande personer var med under riskanalysen. David Andersson Ansvarig för riskanalysen, ÅF Maria Hansson Projektsamordnare/Delprojektledare trygghetslarm/larmmottagning Maria Wogenius Enhetschef särskilt boende/delprojektledare trygghetslarm SÄBO Pia Andreasson IT-samordnare/Delprojektledare planerings- och uppföljningssystem/nyckelfritt Susann Håkansson - Verksamhetschef Vård och omsorg Karin Bemert - Enhetschef för hemsjukvården/rehabenheten Annika Tobiasson - Enhetschef hemtjänst Gull-Britt Eide - Förvaltningschef Peter Birgersson Dafteryd - Säkerhetssamordnare

28 6 (15) 2 Planerings- och uppföljningssystem I nedan tabell sammanställs kortfattat de tydligaste riskerna för planerings- och uppföljningssystem. Efterföljande kapitel redovisar diskuterade åtgärder. Sannolikhet Konsekvens (allvarlighetsgrad) Mindre (1) Måttlig (2) Betydande (3) Allvarlig (4) Katastrofal (5) Mycket stor (5) 1 Stor (4) Normal (3) 6 Liten (2) 3, 5 2 Mycket liten (1) 7 4 2.1 Systemintegration Risk: Risk finns att integration mellan de olika systemen (ex.vis verksamhetssystem och planerings- och uppföljningssystem) inte fungerar. Detta kan leda till att vårdtagare inte får beviljade insatser. Åtgärd: Kravställ tydligt att integration mellan de olika systemen skall implementeras. Begär redovisning av infört system. Risk: Risk finns att integration mellan de olika systemen (ex.vis verksamhetssystem och planerings- och uppföljningssystem) inte fungerar. Detta kan leda till att vårdtagare inte får beviljade insatser. Åtgärd: "Kravställ tydligt att integration mellan de olika systemen skall implementeras. Begär redovisning av infört system."

28 7 (15) 2.2 Bristande implementation/felaktig förståelse av syfte Risk: "Risk finns för motstånd på grund av upplevd övervakning av de anställda. Risken finns både hos anställda, politiker och hos vårdtagare" Åtgärd: Kommunicera hur det är tänkt att systemet skall användas. Viktigt att informera det faktiska syftet för både personal och politiker. 2.3 Utbildning av system Risk: Risk finns att personal som inte blir utbildad korrekt i det nya systemet faller tillbaka i gamla icke-fungerande rutiner Åtgärd: "Skapa tydliga rutiner för hur personal skall utbildas. Inblanda personalen i frågorna. Informera både befintliga anställda och nyanställda om förutsättningar kopplat till IT." 2.4 Tillgänglighet av system Risk: Risk finns att kravställning på tillgänglighetsgrad blir felaktig, vilket kan leda till onödig otillgänglighet. Åtgärd: Representanter från verksamheten kontrolläser kravdokument innan anbud går ut i skarpt läge Risk: Risk finns att uppdateringar och driftstopp av system inte informeras samt samkoordineras med verksamheten. Åtgärd: "Skapa tydliga rutiner för hur systemuppdateringar skall genomföras. Tillse att dessa rutiner är tydligt förankrade hos all berörd personal." 2.5 Mobilåtkomst Risk: Risk finns att uppdateringar i ärenden missas på grund av obefintlig mobiltäckning Åtgärd: "Skapa tydliga rutiner för berörd personal att säkerställa uppdatering vid exempelvis två bestämda tidpunkter under arbetspasset.

28 8 (15) Osäkerhet finns i sannolikheten innan svar på täckningskollen inkommit." 3 Nyckelfria lås I nedan tabell sammanställs kortfattat de tydligaste riskerna för nyckelfria lås. Efterföljande kapitel redovisar diskuterade åtgärder. Sannolikhet Konsekvens (allvarlighetsgrad) Mindre (1) Måttlig (2) Betydande (3) Allvarlig (4) Mycket stor (5) 2 Stor (4) 7 Normal (3) 9 8 Liten (2) 3,4 12 Mycket liten (1) 5,6,11 1,10 Katastrofal (5)

28 9 (15) 3.1 Låst dörr Risk: Risk finns att det nyckelfria låset inte kan låsas upp av mobiltelefon. Åtgärd: "Komplettera och kommunicera den rutin som finns kring ""låst dörr"". Säkerställ att mobiltelefoner alltid kan laddas. " 3.2 Tid Risk: Risk finns att larminsatser dröjer om nyckelfria lås inte införs Åtgärd: "Underlag för att införa nyckelfria lås bedöms som tillräckligt Undersök statistik kring larm och hur dessa insatser påverkas tidsmässigt" 3.3 Mobilåtkomst Risk: Risk finns att möjlighet till inloggning försvinner på grund av obefintlig mobiltäckning Åtgärd: "Tillse att inloggning sker vid arbetspassets början, samt att utloggning inte sker inom ett visst tidsintervall. Skapa en tydlig rutin som kommuniceras till samtlig berörd personal." 3.4 Motstånd hos brukare Risk: Motvilja hos brukare kan finnas att införa ny utrustning på dörren. Misstro. Åtgärd: "Säkerställ att det faktiska syftet kommuniceras tydligt inom verksamheten. Tillse att rätt och konkret information förmedlas internt och externt Kommunikationsplan Skapa och kommunicera en tydlig rutin för de brukare som motsätter sig införande av nyckelfritt lås" 3.5 Utbildning/införande Risk: Risken är att inte tillräcklig utbildning tillhandahålls Åtgärd: Pedagogisk utbildning av personal krävs med fokus på kompetensöverföring.

28 10 (15) 3.6 Batteri Risk: Risk finns att batteri tar slut hos sällan-besökare, då övervakning sker i samband med besök Åtgärd: Säkerställ att brukare som sällan eller aldrig får besök från hemtjänsten oavsett karaktär regelbundet besöks i syfte att kontrollera det nyckelfria låsets status. 3.7 Dokumentation Risk: Risk finns att systemet inte är dokumenterat Åtgärd: "Säkerställ att förfrågningsunderlaget tydligt specificerar vilka dokument som efterfrågas. Nedan följer exempel på efterfrågade dokument -Installationsmanual -Användarmanual -Vanligt förekommande uppgifter i lathundsformat (daglig, vecko, månad) -Felsöknings-schema" 3.8 Införandefas Risk: Risk finns att låssmed inte är med vid inkoppling av låskista. Åtgärd: Kompetens behöver säkerställas 3.9 Förvaltning Risk: Risk finns att det saknas resurs för förvaltning av brukarens utrustning. Åtgärd: "Personal behöver utbildas i förvaltning av nyckelfria lås, exempelvis montage, batteribyte och övriga återkommande insatser. Förvaringsutrymme av brukarens utrustning måste säkerställas." 3.10 Försäkring Risk: Risk finns att hemförsäkring inte gäller. Åtgärd: "Utred hur försäkringsbolag ställer sig till nyckelfria lås, exempelvis med avseende på ansvarsfråga. Problematiken finns oavsett teknisk lösning så fort nyckel lämnats ut."

28 11 (15) 3.11 Inkompatibla lås Risk: Risk finns att nyckelfria lås inte kan införas på samtliga dörrar, vilket kan leda till förvirring hos personal. Åtgärd: "Alternativ 1. Skapa en tydlig rutin i planeringsverktyg för nyckelhantering. Alternativ 2. Erbjud brukare att byta ut lås/dörr" 3.12 Nyckelhantering Risk: Risk finns att nycklar krävs eller tappas till eventuella ytterdörrar, tvättstugor, soprum, inkompatibla dörrar o dyl. och därför inte kommer med vid besök Åtgärd: "Alternativ 1. Skapa en tydlig rutin i planeringsverktyg för nyckelhantering. Alternativ 2. Erbjud brukare att byta ut lås/dörr"

28 12 (15) 4 Övrigt I nedan tabell sammanställs kortfattat de tydligaste riskerna för övriga risker. Efterföljande kapitel redovisar diskuterade åtgärder. Sannolikhet Konsekvens (allvarlighetsgrad) Mindre (1) Måttlig (2) Betydande (3) Allvarlig (4) Katastrofal (5) Mycket stor (5) 3 7 Stor (4) 6,9 2 Normal (3) 4,10 5 Liten (2) 1 Mycket liten (1) 4.1 Nyckelpersonsberoende Risk: Risk finns att betydande resurser slutar. Detta kan ha förödande konsekvenser för verksamheten som helhet. Åtgärd: "Tillse att flera olika medarbetare besitter kunskap kring identifierade områden Säkerställ att nyckelpersoners kompetens finns tydligt dokumenterad"

28 13 (15) 4.2 Införandefas Risk: "Risk finns att införandefasen kan utföras felaktigt med avseende på följande moment: - Avsatt tid (för lite) - Icke genomarbetad genomförandeplan - Inkompletta rutiner där införandet sker under för långdragen tid - Dokumentation saknas i flera led - Support saknas i kritiskt skede i början av användande Risk finns att införandet inte får tillräckliga resurser i projektorganisationen vilket leder till ofärdiga implementationer" Åtgärd: "Konkretisera en tydlig förankringsprocess som skall kommuniceras till alla berörda inom verksamheten Avsätta resurser i alla delar av verksamheten Genomarbetade fullkostnadskalkyler Skapa en trovärdig genomförandeplan med resursplanering från verksamhet och leverantör Skapa en trovärdig förvaltningsplan med långsiktig resursplanering och ansvarsfördelning från verksamhet och leverantör Kontinuerliga avstämningsmöten med avvikelsehantering från genomförandeplanen Hur hanterar man eventuella förändringar under införande gentemot förfrågningsunderlag" 4.3 Kvalitetsledningssystem Risk: Kvalitetsledningssystem saknas, vilket kan resultera i onödigt merarbete och ett icke enhetligt arbetssätt samt att brister inte uppmärksammas/åtgärdas Åtgärd: Upprätta kvalitetsledningssystem 4.4 IT-avdelningen Risk: Risk finns att IT-avdelningen inte har möjlighet att vara stödfunktion i förvaltningens IT frågor Åtgärd: "Upprätta tydliga krav och förväntningar Kommunicera gränsytor i ansvarsfrågor mellan rollerna beställare och leverantör 4.5 24/7-verksamhet Risk: "IT-stöd saknas på obekväm arbetstid. Under vardagar finns support tillgänglig under 6 timmar. IT-stöd som ligger hos förvaltningen riskerar också bli lidande utanför arbetstid samt semester."

28 14 (15) Åtgärd: Ta fram underlag till politiska beslut för höjd beredskapsnivå 4.6 Upphandlingstempo Risk: "Upphandling upplevs som stressad. Risk finns att underlaget blir ofullständigt, frågor som är obesvarade osv. Risk finns att kravställning på systemen blir ofullständig pga kompetensbrist och tidsbrist" Åtgärd: Korrekturläsning av förfrågningsunderlag av flera olika kompetenser 4.7 Systemstöd Risk: Risk finns att fel i programvara inte åtgärdas av leverantör på grund av OS som inte supporteras av leverantören. Åtgärd: Utred möjlighet att använda kompatibla OS i verksamheten 4.8 Avtalstid Risk: Risk finns för felaktigt bedömd avtalstid, antingen för lång eller för kort. Åtgärd: Utredas närmare och beslut måste tas av nämnd 4.9 Felaktig kravställning Risk: Risk finns att kravställningen blir felaktig vilket leder till att inga anbud kommer in, alternativt anbud med höga kostnader Åtgärd: Korrekturläsning av förfrågningsunderlag av flera olika kompetenser 4.10 Avslag på upphandling Risk: Risk finns att det blir avslag på hela eller delar av upphandlingen av politiska beslut.

28 15 (15) Åtgärd: "Tydliga beslutsunderlag till politiska beslut Tydliga ekonomiska incitament"