Granskning av bisysslor

www.pwc.se Revisionsrapport Lars Edgren, Sofia Blixtberg Granskning av bisysslor Kungälvs kommun

Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 1.1. Revisionsfrågor och revisionskriterier... 2 1.2. Metod och avgränsning... 3 2. Bisysslor... 4 3. Granskningsiakttagelser... 5 3.1. Ändamålsenliga rutiner/riktlinjer... 5 Våra iakttagelser... 5 3.1.1. Analys och bedömning... 6 3.2. Sammanställning och rapportering... 7 3.2.1. Analys och bedömning... 7 3.3. Bisysslor hos kommunens anställda... 7 3.3.1. Bedömning... 8 3.4. Köp av varor och tjänster... 8 3.4.1. Bedömning... 9 4. Revisionsfrågorna besvaras... 10 Kungälvs kommun

Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun har gett i uppdrag att granska anställdas bisysslor. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Vilka styrdokument finns det? Hur följs dokumentationen/arbetet med anställdas bisysslor upp? Hur bedömer man vad som är en bisyssla? Kan en bisyssla innebära jäv? Hur påverkar bisysslan den anställdes eget arbete? Hur sker sammanställning av bisysslor, för att ha en övergripande bild inom kommunen? Hur rapporteras detta till KS/KF? Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att kommunstyrelsen inte till fullo har ändamålsenliga system och rutiner för att hantera anställdas bisysslor. Vi har noterat behov av följande utvecklingsinsatser: Kommunen har utarbetat en skriftlig riktlinje samt blankett. Riktlinjen är förhållandevis kortfattad och kan utvecklas för tydligare vägledning. Exempelvis så tar riktlinjen inte upp frågan hur rapporteringen ska ske till kommunstyrelsen eller annan ansvarig nämnd. Inventeringarna av bisysslor sammanställs inte på kommun- eller sektorsnivå. Det finns inte heller någon sammanställning över anmälda delegeringsbeslut som fattats med stöd av kommunstyrelsens delegeringsordning A 26. Förekomsten av bisysslor samt bedömningen av bisysslor kan med fördel granskas av Kommunstyrelsen inom ramen för internkontrollarbetet. Kungälvs kommun 1 av 11

1. Inledning Regler om offentliganställdas bisysslor finns i allmänna bestämmelser (AB) och Lagen om offentlig anställning (LOA). I regelverken framgår det att arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagaren att utöva en bisyssla om denna kan anses vara ett hinder för arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärendet eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Som grundprincip gäller att bisyssla är tillåten. Kommunens medarbetare får dock inte utöva bisyssla som är förtroendeskadlig, arbetshindrande eller konkurrerande. Medarbetare ska enligt regelverket på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för en bedömning av bisysslan. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor. Det har uppmärksammats att det förekommer bisysslor hos en del av kommunens anställds. I proaktivt syfte vill därför revisorerna i Kungälv granska hur stor del av de anställda som har bisysslor och i så fall om det påverkar anställningsförhållandet. 1.1. Revisionsfrågor och revisionskriterier Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Vilka styrdokument finns det? Hur följs dokumentationen/arbetet med anställdas bisysslor upp? Hur bedömer man vad som är bisyssla? Kan en bisyssla innebära jäv? Hur påverkar bisysslan den anställdes eget arbete? Hur sker sammanställning av bisysslor, för att ha en övergripande bild inom kommunen? Hur rapporteras detta till KS/KF? Granskningen tar sin utgångspunkt i följande revisionskriterier: Policydokument Riktlinjer/styrdokument Anställningsdokument Kommunallagen Kungälvs kommun 2 av 11

1.2. Metod och avgränsning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungälvs kommun genomfört en granskning av bisysslor i enlighet med förfrågningsunderlaget som upprättats av kommunens revisorer. har inte upprättat revisionsfrågorna utan dessa var fastställda i förfrågningsunderlaget som låg till grund för uppdraget. Granskningen utförs genom intervjuer med ansvariga tjänstemän och genom studier av riktlinjer samt rutinbeskrivningar. För att kontrollera omfattningen av anställdas bisysslor har en förfrågan skickats till Bolagsverket. En förteckning över anställda i Kungälvs kommun har jämförts med uppgifterna i aktiebolagsregistret samt handelsbolags- och föreningsregistret. Uppgifterna från jämförelsen mellan Bolagsverkets register och personalregistret har analyserats mot kommunens leverantörsregister och leverantörsreskontra. Information om granskningen har lämnats till kommunens personuppgiftsombud. Inom ramen för granskningen har intervjuer genomförts med kommunchef, personalchef samt sektorschefer. Följande sektorchefer har intervjuats: sektorchef vård- och äldreomsorg, sektorchef arbetsliv och stöd, sektorchef samhällsbyggnad, sektorchef kommunledningssektorn, sektorchef kultur och samhällsservice. Rapporten har sakgranskats av de intervjuade. Kungälvs kommun 3 av 11

2. Bisysslor I Lagen om Offentlig Anställning (LOA) återfinns regler kring anställdas bisysslor. Under rubriken Bisysslor återfinns följande paragrafer: 7 En arbetstagare får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. 7 a Arbetsgivaren skall på lämpligt sätt informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. Lag (2001:1016). 7 b En arbetstagare skall på arbetsgivarens begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren skall kunna bedöma arbetstagarens bisysslor. Lag (2001:1016). 7 c En arbetsgivare skall besluta att en arbetstagare som har eller avser att åta sig en bisyssla som inte är förenlig med 7 skall upphöra med eller inte åta sig bisysslan. Beslutet skall vara skriftligt och innehålla en motivering. Lag (2001:1016). Arbetsgivar- och arbetstagarparterna har på det primär- och landstingskommunala området träffat ett centralt kollektivavtal (AB). I detta avtal finns det regler om anställdas bisysslor som främst berör de arbetshindrande och konkurrerande bisysslorna. Arbetsgivaren får således förbjuda en bisyssla om arbetsgivaren finner att bisysslan är: Förtroendeskadlig (LOA 7) Arbetshindrande (AB 8) Konkurrerande (AB 8) Kungälvs kommun 4 av 11

3. Granskningsiakttagelser 3.1. Ändamålsenliga rutiner/riktlinjer Det finns en kommunövergripande riktlinje som behandlar frågan om bisyssla Riktlinjer för hantering av bisysslor. Riktlinjen är daterad 2010-02-05. I riktlinjen hänvisas till Allmänna bestämmelser i kollektivavtalet. Enligt riktlinjen genomförs det med jämna mellanrum en inventering av de anställdas bisysslor. Inventering rörande förekomst av bisysslor genomförs med ca 2 års intervall. Ansvarig för initiativ till genomförande är respektive sektorschef. Samtliga anställda skall fylla i blankett Redovisning av bisysslor och lämna till närmaste chef. I de fall en medarbetare har bisyssla ska chef godkänna och blanketten förvaras i personakten. Där bisyssla ej förekommer förvarar chefen själv blanketten. I riktlinjerna anges det att cheferna i samband med rekrytering ska klargöra att kommunen inte tillåter förtroendeskadlig bisyssla. I följande situationer bör, enligt riktlinjen, bisysslan förbjudas: Om det finns risk att bisysslan påverkar arbetstagarens handläggning av ärenden i kommunen, t.ex. myndighetsbeslut. Om den anställde har en bisyssla som innefattar verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens, t.ex. utför liknande syssla som i anställningen, genom eget företag. Om den anställde har en heltidsanställning och bisysslan utförs regelbundet och har stor omfattning (8 tim./v eller mer). Om det finns en risk för att den anställde har egna ekonomiska intressen inom ramen för den verksamhet som bisysslan omfattar och det samtidigt rör kommunen. Då bisysslan inverkar menligt på huvudsysslan. En kommunövergripande blankett för redovisning av bisysslor har utarbetats. Enligt delegationsordningen fattas beslut angående en medarbetares bisyssla av närmast överordnad chef i samråd med personalfunktionen. (Nr A 26) Våra iakttagelser Frågan om bisyssla tas, enligt intervjusvaren, upp vid nyanställning. En central checklista för nyanställda har utarbetats och återfinns i den välkomstmapp som förmedlas vid introduktionen av nya medarbetare. Information om bisysslor ska lämnas till den nya medarbetaren under den första veckan på arbetsplatsen. I Kungälvs kommun 5 av 11

checklistan markeras att informationen har lämnats och av vem. Intervjusvaren ger en bild av att rutinen vid nyanställning i huvudsak är förankrad. Några av de intervjuade hade inte vetskap om att bisysslor tas upp i checklistan för nyanställda. I någon enstaka mapp har blanketten, enligt intervjusvar, saknats. Välkomstmappen innefattar även ett informationsblad om inventering av bisysslor. I informationsbladet anges att Kungälvs kommun med jämna mellanrum gör inventering av bisysslor bland sina anställda för att se till att förtroendeskadliga bisysslor inte förekommer. Enligt intervjusvaren behandlas inte frågan om bisysslor vid samtliga medarbetarsamtal utan främst på förekommen anledning. Det fanns vid intervjutillfället ingen kommungemensam rutin för hur information kring bisysslor ska förmedlas till de anställda efter nyanställningen och de etablerade rutinerna skiljer sig åt mellan sektorerna. Frågan om bisyssla fanns inte med i någon checklista för medarbetarsamtal. Enligt intervjusvaren har information kring bisysslor förmedlats på arbetsplatsträffar inom några verksamheter. Exempelvis har information lämnats när riktlinjen för bisysslor var ny och i samband med inventering. Flertalet av de intervjuade tror att riktlinjen för bisysslor är känd och förankrad hos medarbetarna inom den egna sektorn. Enligt de intervjuade genomförs inventeringar inom de olika enheterna. Vid granskningstidpunkten pågick det inventeringar inom en del enheter. Resultatet från inventeringarna sammanställs inte på kommun- eller sektorsnivå. Enligt riktlinjen ska medarbetarens chef godkänna bisysslan och blanketten ska förvaras i personakten. I de fall där bisyssla ej förekommer förvarar chefen själv blanketten. Intervjusvaren tyder på att rutinen i huvudsak efterlevs. Inom någon enstaka verksamhet har blanketter enbart samlats in för de medarbetare som har bisyssla. I övrigt finns det ingen kommungemensam rutin för hur information kring anmälningar av bisysslor ska sammanställas, vidareförmedlas eller följas upp i organisationen. Kommunen har ingen sammanställning över anmälda delegeringsbeslut som fattats med stöd av kommunstyrelsens delegeringsordning A 26. Bedömningen av bisysslor sker utifrån aktuell lagstiftning, skrivningar i kollektivavtal samt kommunens riktlinje. Enligt de intervjuade rådfrågas personalfunktionen om den aktuella bisysslan är svår att bedöma. 3.1.1. Analys och bedömning Det är, enligt vår bedömning, positivt att kommunen har utarbetat en kommunövergripande riktlinje samt blankett avseende anmälan av bisyssla. Riktlinjen är förhållandevis kortfattad och kan eventuellt utvecklas för tydligare vägledning. Frågan om bisyssla tas, enligt intervjusvaren, upp vid nyanställning. Rutinen är i huvudsak förankrad. Vi förordar att frågan om eventuell bisyssla aktualiseras vid samtliga medarbetarsamtal. Genom att frågan alltid tas upp vid medarbetarsamtal säkerställs det att alla medarbetare får kännedom om kommunens riktlinje kring bisysslor. Frågan om eventuell bisyssla kan med fördel Kungälvs kommun 6 av 11

inkluderas i mallar/checklistor som används vid medarbetarsamtal. Det är enligt vår bedömning centralt att samtliga medarbetare inom kommunen fortlöpande och systematisk informeras om kommunens riktlinje kring bisysslor. Eventuellt vore det bättre om samtliga blanketter förvarades i medarbetarnas personakter. Enligt intervjusvaren genomförs det återkommande inventeringar av bisysslor inom olika enheter. Inventeringarna sammanställs inte på kommun- eller sektorsnivå. Det finns inte heller någon sammanställning över anmälda delegeringsbeslut. Eventuellt kan inventeringarna samordnas med medarbetarsamtalen för en enklare hantering. 3.2. Sammanställning och rapportering Inventeringarna av bisysslor sammanställs inte på kommun- eller sektorsnivå. Det finns inte heller någon sammanställning över anmälda delegeringsbeslut. Riktlinjen tar inte upp frågan hur rapporteringen ska ske till kommunstyrelsen eller ansvarig nämnd. 3.2.1. Analys och bedömning Enligt vår bedömning kan riktlinjerna för bisysslor kompletteras när det gäller hur anmälningar av bisysslor ska sammanställas, vidareförmedlas och följas upp i organisationen. Det är viktigt att bedömningen av bisysslor är enhetlig i kommunen. Enligt vår bedömning kan det i riktlinjen därför förtydligas att cheferna bör söka stöd hos personalfunktionen i sin bedömning av anmälda bisysslor. 3.3. Bisysslor hos kommunens anställda För att få en uppfattning om omfattningen av de anställdas bisysslor i kommunen har en fil, med uppgifter om hel- och deltidsanställda personer i Kungälvs kommun, översänts till Bolagsverket för sökning i deras register. Syftet med denna sökning var att ta fram uppgifter om anställdas bisysslor i form av engagemang i företag eller alternativt föreningar. Sökningen har skett på uppdrag av revisorerna i Kungälvs kommun. Den förteckning som erhölls från Bolagsverket innehöll 524 träffar där anställda i Kungälvs kommun har engagemang i företag eller föreningar. En person kan i vissa fall ha funktioner i flera företag. Även enskilda företag eller föreningar kan förekomma flera gånger då olika personer har engagemang i samma företag. Efter eliminering av engagemang i bostadsrättsföreningar återstod 468 träffar. I tabellen nedan visar träffar fördelade på respektive sektor. Poängteras bör att även godkända bisysslor återfinns i tabellen. Två poster avser helägt respektive delägt kommunalt bolag. Kungälvs kommun 7 av 11

Tabell 1 Antalet personer per sektor som har ett engagemang enligt Bolagsverket. Sektor Antalet träffar Kommunledningssektor/kommunledning 29 Servicesektorn 36 Kultur och samhällsservice 17 Skola 229 Arbetsliv och stöd 67 Vård- och äldreomsorg 73 Samhällsbyggnad 17 Totalt 468 Vi vill poängtera att ovanstående sammanställning enbart syftar till att ge en översiktlig bild av de kommunanställdas engagemang i företag och föreningar. Underlaget är tänkt att fungera som en utgångspunkt för det fortsatta arbetet inom respektive sektor. Resultatet från registeranalysen har översänts och kommunicerats med berörda sektorchefer. Enligt svaren var nästan alla bisysslor kända av de ansvariga. Ingen av sektorcheferna angav att de identifierade engagemangen innebär en risk för jäv eller förtroendeskada. 3.3.1. Bedömning Registeranalysen visar att det i Kungälvs kommun finns ett flertal anställda som har engagemang i företag eller föreningar. Huruvida de identifierade bisysslorna är att betrakta som förtroendeskadliga, arbetshindrande eller konkurrerande har dock inte analyserats inom ramen för granskningen. 3.4. Köp av varor och tjänster Bolagsverkets sammanställning över företag, där kommunanställda har ett engagemang, har samkörts mot kommunens leverantörsregister och leverantörsreskontra. Leverantörsregistret/leverantörsreskontran för 2013 innehöll 23 företag eller organisationer där anställda har ett engagemang och där transaktion skett under året. Samkörningen med leverantörsregistret/leverantörsreskontran för (halvår) innehöll 20 företag eller organisationer där anställda har ett engagemang och där transaktion skett under året. Vi vill än en gång poängtera att nedanstående sammanställning enbart är tänkt att fungera som en utgångspunkt i det fortsatta arbetet inom respektive sektor. Kungälvs kommun 8 av 11

Tabell 2 Antalet företag/föreningar som även återfinns i leverantörsregistret. Sektor Antal 2013 Antal Kommunledningssektorn/ 2 4 Kommunledning Servicesektorn 2 2 Kultur och samhällsservice 1 0 Skola 13 10 Arbetsliv och stöd 3 3 Vård- och äldreomsorg 2 1 Samhällsbyggnad 0 0 Totalt 23 20 3.4.1. Bedömning Samkörningen visar att företag eller organisationer där anställda har ett engagemang har sålt varor eller tjänster till kommunen. Vi vill poängtera vikten av att kommunen följer upp och kontrollerar att ovanstående engagemang är förenliga med kommunens riktlinjer. Kungälvs kommun 9 av 11

4. Revisionsfrågorna besvaras Granskningen ska besvara revisionsfrågorna: Vilka styrdokument finns det? Hur följs dokumentationen/arbetet med anställdas bisysslor upp? Hur bedömer man vad som är bisyssla? Kan en bisyssla innebära jäv? Hur påverkar bisysslan den anställdes eget arbete? Hur sker sammanställning av bisysslor, för att ha en övergripande bild inom kommunen? Hur rapporteras detta till KS/KF? Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att kommunstyrelsen inte till fullo har ändamålsenliga system och rutiner för att hantera anställdas bisysslor. Vi har noterat behov av följande utvecklingsinsatser: Kommunen har utarbetat en skriftlig riktlinje samt blankett. Riktlinjen är förhållandevis kortfattad och kan utvecklas för tydligare vägledning. Exempelvis så tar riktlinjen inte upp frågan hur rapporteringen ska ske till kommunstyrelsen eller annan ansvarig nämnd. Inventeringarna av bisysslor sammanställs inte på kommun- eller sektorsnivå. Det finns inte heller någon sammanställning över anmälda delegeringsbeslut som fattats med stöd av kommunstyrelsens delegeringsordning A 26. Förekomsten av bisysslor samt bedömningen av bisysslor kan med fördel granskas av Kommunstyrelsen inom ramen för internkontrollarbetet. Kungälvs kommun 10 av 11

Oktober Sofia Blixtberg Projektledare Fredrik Carlsson Uppdragsledare Kungälvs kommun 11 av 11