Verksamhetsplan 2012 Förvaltningen Beslutad av förvaltningschef 2012-02-10 Diarienummer HIG 2011/577 1
INNEHÅLL Sammanfattande bedömning av verksamheten 3 - Omvärlden och invärlden 3 - Verksamhetens förutsättningar 3 - Resultat föregående år 3 - Övergripande mål 4 - Aktiviteter 4 Marknadsföring och varumärkesbyggande 5 Utbildning - examina 6 Kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring 6 Studentinflytande 6 Hållbar livsmiljö 6 Arbetsmiljö 7 Likabehandling 7 Internationalisering 7 Kompetensförsörjning 7 Lokalförsörjning 7 Budget och investeringsplan 7 2
Sammanfattande bedömning av verksamheten Omvärlden och invärlden Ur ett strategiskt perspektiv finns en rad faktorer såväl i vår omvärld som inom högskolan som kommer att påverka förvaltningens verksamhet på olika sätt. Av central betydelse blir då hur vi möter och hanterar dessa aspekter. Här kan i all korthet t ex nämnas den nya statliga högskolepolitiken, en lägre andel unga (0-19 år), hög arbetslöshet och låg utbildningsnivå i länet, införda studieavgifter, plattor och smarta mobiler, Facebook och Twitter, bristande IT-säkerhet, inkompatibla system, högre efterfrågan på självservicetjänster, oavslutade studier och låg genomströmning vid högskolan, många distansstudenter samt stigande kostnader för den gemensamma administrationen. Verksamhetens förutsättningar Förutsättningarna för förvaltningens verksamhet har förbättrats på olika vis samtidigt som det finns uppenbara brister i verksamheten. Genom lokalmässig samordning har en närhet uppnåtts som innebär att det interna samarbetet inom förvaltningen kan utvecklas på ett helt annat sätt än tidigare. Tilldelat funktionsansvar har öppnat en möjlighet för att mer påtagligt utveckla och integrera den gemensamma administrationen. Det innebär också att gemensamma resurser kan nyttjas på ett bättre sätt än tidigare. Högskolans nya organisation verkar i samma riktning och underlättar ett mer gränsöverskridande samarbete mellan högskolans olika enheter. Den nya verksamhetsidén och visionen för Högskolan förstärker förutsättningarna ytterligare. Ärendehanteringssystemet för hela högskolan är en möjliggörare för bättre service till studenter och personal. För vissa delar av verksamheten är upplevelsen att bemanningen är underdimensionerad, vilket inte minst märks vid toppar och då större projekt ska genomföras. Medel för utveckling och satsning på särskilda aktiviteter saknas inom ordinarie ramar och för sådan verksamhet är förvaltningen beroende av tilldelning av särskilda åtgärdsmedel. Utvecklingsbehoven och utmaningarna ligger bl a i att bidra till att förbättra den interna kommunikationen, nationell och internationell marknadsföring, förbättra arbetsmiljön för personal och studenter, implementera kvarvaroverksamhet, möta distansstudenters behov, utveckla alumnverksamheten, stärka samverkan med det omgivande samhället, anpassa verksamheten till studenternas mobilitet samt att kostnadsanpassa den gemensamma administrationen. Resultat föregående år Förvaltningens budget har som helhet kunnat hållas inom tilldelad ram. Sett till de olika enheterna så varierar resultaten. De ambitioner som ställdes upp inför 2011 har i hög grad kunnat infrias. Flera projekt av mer strategisk natur har påbörjats eller genomförts (t ex e-handel, engelsk webbplats, nytt intranät, dokument- och ärendehanteringssystem, jämställdhetsprojekt/jämix, beslutsstödssystem, nytt AV-system, redovisningsmodell, SYLL-projektet, utbildningsdatabas samt ombyggnad och upprustning av lokaler). Utöver detta har ett antal styrdokument tagits fram eller är under framtagande (t ex kommunikationspolicy, policy för sociala medier, marknadsplan, samverkansstrategi, antagningsordning, studieadministrativa riktlinjer, mötes- och resepolicy, personalpolicy, ledarskapspolicy samt anställningsordning). Det finns dock ett antal objekt/projekt av större format som av skilda skäl inte kommit igång och genomförts som det var tänkt. Här kan nämnas fullföljandet av organisationsöversynen och att hantera den stigande kostnadsutvecklingen för den gemensamma administrationen, fortsatt kvarvaroverksamhet samt utveckling av gemensamma rutiner. Införandet av studieavgifter har varit en komplex och omfattande verksamhet att hantera. Detta till trots har högskolan, vid en nationell jämförelse, lyckats förhållandevis väl med att locka tredjelandsstudenter. 3
Övergripande mål Förvaltningen ska ge ett effektivt stöd och styrning till utbildning och forskning, så att studenter, uppdragsgivare samt omgivande samhälle upplever Högskolan i Gävle som ett lärosäte med hög kvalitet och god tillgänglighet. Förvaltningen svarar även för att driva strategiska frågor på uppdrag av högskolans ledning. Vi ska omsätta högskolans vision och verksamhetsidé i förvaltningens verksamhet Vi ska öka kännedomen om högskolan och dess verksamhet och förstärka högskolans varumärke Vi ska attrahera internationella studenter så att de väljer att studera vid vår högskola Vi ska förbättra genomströmning i våra utbildningar Vi ska skapa en god arbetsmiljö för våra medarbetare. Vi ska öka medarbetarnas kompetens om miljö och hållbar livsmiljö Vi ska öka kännedomen om likabehandling Vi ska förbättra säkerheten vid högskolan Vi ska ha en tydlig, fördjupad och långsiktig samverkan med det omgivande samhället Vi ska ha en ha en kostnads- och resurseffektiv gemensam administration Vi ska förnya och förstärka den interna kommunikationen Vi ska ha en kompetens som motsvarar verksamhetens behov Vi ska långsiktigt optimera högskolans lokalförsörjning Vi ska skapa en mer stabil driftsmiljö för högskolans olika IT-system Aktiviteter Införliva högskolans verksamhetsidé och vision i förvaltningens verksamhet. Kommunicera budskapet om en hållbar livsmiljö. Genomföra samordnade och riktade marknadsföringsaktiviteter nationellt enligt marknadsplan och internationellt utifrån fastslagna mål och strategier. Utveckla formerna för kvarvaroverksamheten (t ex stödåtgärder för studenter, uppföljningssystem och studentintroduktion). 4
Fullfölja medarbetarundersökningen (handlingsplaner och konkreta åtgärder) samt utveckla chefskapet. Genomföra fastslagna detaljerade miljömål för förvaltningen (särskilt dokument) samt med beaktande av miljöaspekter ta fram en gemensam mötes- och resepolicy. Ta fram en övergripande policy för likabehandling samt systematisera och arbeta med likabehandlingsarbetet ur ett jämställdhetsperspektiv. Höj precision i olika säkerhetsåtgärder och underlätta administreringen av det centrala säkerhetssystemet. Implementera samverkansstrategi och ett mer effektivt alumnsystem för dialog med alumner, stärka Kontakttorgets externa och interna samarbete samt utveckla högskolans karriärvägledning. Se över, anpassa och utveckla den gemensamma administrationen (uppnå högre effektivitet) Utveckla gemensamma rutiner inom ramen för funktionsansvaret. Utveckla konceptet en dörr in för studenter (bl a verksamheten i Studentcentrum). Fullfölja införandet av dokument- och ärendehanteringssystemet samt e-beställningar. Utveckla nya rutiner för hantering av interndebitering och internhyra. Individanpassa intranätet och implementera kommunikationspolicyn. Ta fram en modell för strategisk och långsiktig kompetensförsörjning. Ta fram en strategisk och långsiktig plan för lokalförsörjning (masterplan). Möjliggör för ökad mobilitet (appar) och inför fler självservicetjänster för personal, forskarstuderande och studenter. Utveckla och uppgradera system och rutiner för systemdrift, modernisera IT-infrastruktur, stärka IT-säkerheten samt införliva supportfunktioner. Marknadsföring och varumärkesbyggande Till grund för högskolans rekrytering av studenter till läsåret 2012/2013 ligger en gemensam marknadsplan som tagits fram under hösten 2011. Grunderna i marknadsföringen är att öka kännedomen om Högskolan i Gävle som lärosäte, bygga identitet och varumärke utifrån verksamhetsidé och vision, riktad marknadsföring i stället för massmarknadsföring, kommunicera med målgruppen på målgruppens villkor, kombinera olika typer av media i kampanjerna samt geografisk exponering med utgångspunkt från Gävleborg. 5
Utbildning examina I såväl högskolelagen som i Bolognadeklarationen betonas vikten av att lärosätenas utbildningar främjar anställningsbarhet och arbetslivsanknytning. Kraven på information och vägledning blir särskilt höga när det gäller generella examina och då inte minst för fristående kurser. Detta innebär bl a att examensbeskrivningar behöver utarbetas samt att den lokala examensordningen och de lokala examensföreskrifterna måste ses över. I samband med att lärarlegitimation har införts har antalet förfrågningar om kopior på examensbevis ökat exceptionellt med en mångdubbel arbetsinsats som följd. Utöver detta behövs riktlinjer för lärarutbildningen, ett arbete för att systematisera och kvalitetssäkra lärarexamen samt en uppföljning som tar sikte på de studenter som läst lärarutbildningen och har erhållit avslag i samband med tidigare förordning. För att åstadkomma en mer effektiv marknadsföring av Högskolans kompetenser som uppdragsutbildning tillämpas sedan ett par år tillbaka paketering som metod. Under namnet Ledarskapsakademin marknadsförs Högskolans kurser i ledarskap. Liknande paketeringar av Högskolans kursutbud kan tillämpas inom andra ämnesområden, exempelvis miljö, hållbar livsmiljö och hållbart arbetsliv. Kvalitetsutveckling och kvalitetssäkring Kvalitetsaspekten ska vara en integrerad del i förvaltningens verksamhetsplanering och uppföljning. Inom samtliga enheter är ständiga små stegvisa förbättringar en metod för kvalitetsutveckling. Kvalitetsarbetet ska främja effektivitet, tillgänglighet och service. Idag används, i delar av verksamheten, ett enkätförfarande för att mäta hur verksamheten fungerar och uppfattas. Det förekommer också stödsystem för att säkra kvalitetsarbetet och dess utveckling och kvalitetsrutiner finns utarbetade. Befintliga rutiner och regler behöver förfinas och kompletteras. Utveckling av webbformulär är en angelägen fråga. Ambitioner finns också om att utveckla processer och delprocesser för att få ökad tydlighet och en förbättrad kvalitetssäkring och en strävan är att höja kvalitet i redovisning och beslutsunderlag. För kommunikationsarbetet är kvalitet i kommunikations- och marknadsföringsverksamheten relevant, målgruppsanpassad information i rätt tid och i rätt kanal. Studentinflytande Studenternas inflytande på utbildning, forskning, studentservice och studiemiljö är av central betydelse. Ett särskilt avtal har upprättats mellan högskolan och studentkåren för att bl a bidra till och ge förutsättningar för att studentinflytandet kan utvecklas på ett positivt sätt. Det är därför viktigt att bevaka att fastslagen överenskommelse efterlevs och att sprida kunskap om åtagandena inom organisationen. Ett led i studentinflytandet är också att utveckla samarbetet gentemot studentkåren (t ex inom det studiesociala området). En sådan insats planeras för 2012. Hållbar livsmiljö Redan idag pågår ett stort engagemang och en rad aktiviteter kring frågor som rör hållbar livsmiljö inom förvaltningen (t ex hantering av restprodukter och farligt avfall, skyddsarbete, förebyggande arbetsmiljörelaterat arbete, åtgärder för effektivare pappershantering, friskvård, rehabilitering, ergonomi, energisparåtgärder samt inköp av utrustning med minsta möjliga miljöpåverkan). Till detta kommer ett arbete med ständiga små stegvisa förändringar för hållbar utveckling. Ambitionen är att arbeta vidare med hållbar livsmiljö utifrån Högskolans miljö-policy, verksamhetsidé och vision. I detta ligger att öka medarbetarnas kunskap samt det omgivande samhällets kännedom om högskolans miljöarbete och arbete för en hållbar livsmiljö/ utveckling. 6
Arbetsmiljö Arbetsmiljön är av central betydelse för både studenternas och personalens mående samt studie- respektive arbetssituation. För studenterna är den också viktig ur ett hälso- och kvarvaroperspektiv. Ambitionen är därför att genom olika undersökningar få en uppfattning om studenternas hälsosituation. Resultatet av 2011 års medarbetarundersökning kommer att hanteras under 2012 med syfte att förbättra det som upplevs som mindre bra, försöka lösa upplevda problem samt utveckla arbetsmiljöarbetet. Likabehandling Kunskap är avgörande för förståelse av och engagemang kring likabehandling. Information och utbildning är därför viktiga verktyg för att utveckla arbetet med likabehandling. Genom olika projekt kan högskolan också påverka ungdomars utbildningsval för att uppnå en bättre balans mellan kvinnor och män i olika utbildningar. Det finns all anledning att ta ett samlat grepp om den planering och verksamhet som förekommer inom likabehandlingsområdet. Arbetet med likabehandling bör också bedrivas under mer systematiserade former. Utgångspunkten för allt likabehandlingsarbete bör vara en övergripande policy. Internationalisering Erfarenheterna från arbetet med studieavgifter och tredjelandsstudenter från 2010-2011 bör underlätta det fortsatta internationaliseringsarbetet. Det kommer därmed att vara av stor betydelse för att rekrytera och öka antalet betalande studenter. Med en fortsatt marknadsföring följer ett behov av ekonomiska resurser. I högskolans strävan efter att rekrytera tredjelandsstudenter krävs sannolikt också en anpassning/förändring av utbildningsutbudet. Kompetensförsörjning En gemensam strategisk och långsiktig modell för kompetensförsörjning kommer att tas fram och ligga till grund för en kompetensförsörjningsplan för högskolan som helhet och för de olika enheterna. Planen ska sörja för att högskolan mer långsiktigt ska kunna säkerställa att rätt kompetens finns tillgänglig för att kunna möta framtida krav. Planen ska bl a beskriva de utmaningar högskolan står inför när det gäller att attrahera, rekrytera, behålla, utveckla och avveckla personal. Lokalförsörjning För att erhålla ett bättre planeringsverktyg är avsikten att under 2012 upprätta en Masterplan över Campusområdet i samarbete med Akademiska hus. Den strategiska masterplanen ska beskriva och ge en uppfattning om det långsiktiga behovet av lokaler. På så vis kan planen utgöra en grund och blir en viktig hörnsten i arbetet med att forma och optimera hörskolans totala lokalinnehav i ett mer långsiktigt perspektiv. Planen ska därigenom kunna bidra till en god lokalhushållning med ändamålsenliga lokallösningar för verksamhetens behov. I och med att planen kommer att beskriva fastigheterna utifrån ändamålsenlighet, nyttjande, kapacitet, teknisk status, lokalkostnader m m kan den också tjäna som underlag för ställningstaganden kring lokalfördelning, investeringar, underhåll och drift. Budget och investeringsplan Ramar för förvaltningens budget fastställs genom centralt beslut och fördelas sedan på de enskilda avdelningarna. Förvaltningens budget kan ses som summan av förvaltningsledningens och avdelningarnas budgetar. I denna ingår även särskilda åtgärdsmedel och investeringsmedel. Budgeten redovisas som ett separat dokument. 7