Styrelsen nr 14/2014 ÄRENDELISTA till sammanträde fredagen den 12 december 2014 kl.12.00 i styrelserummet. Paragraf Ärende 107. Sammankallande och beslutförhet. 108. Justering av protokoll. 109. Föredragningslistans godkännande. 110. Kommitté för renovering av barn- och ungdomsavdelningen. 111. Kommitté för anpassning av sal 5 på OP till ortopedisal. 112. Budgetuppföljning och prognos per oktober. 113. Avgiftshandboken 2015. 114. Ersättningsnivå vid försäljning av läkemedel till kommunerna. 115. Arbetsfördelning mellanöverskötare och avdelningsskötare. 116. Information om läget efter strejken. 117. Idéskiss över verksamhetsförändringar. 118. Delgivningar. OBS. Vänligen meddela Anita Husell-Karlström, tel. 538 412 eller e-post anita.husell-karlstrom@ahs.ax om du inte kan delta i styrelsemötet. Mia Hanström Ordförande
PROTOKOLL Nr 14 Datum fredagen den 12 december 2014 Paragraf nr 107-117 Plats och tid Styrelserummet kl. 12.00 16.10 Beslutande Mia Hanström ordförande Roger Jansson vice ordförande Runar Karlsson ledamot Hanna Segerström ledamot t.o.m. kl 15.50 Torbjörn Björkman ledamot Nina Lindfors ledamot Stig Brolin ledamot t.o.m. kl. 15.10 Föredragande Katarina Dahlman hälso- och sjukvårdsdirektör Övriga närvarande Jaana Lignell chefläkare Solveig Carlsson personalchef Bengt Michelsson vårdchef Marie Lövgren ekonomichef Carina Aaltonen minister Elisabeth Rosenlöf projektingenjör, LR 110 och 111 Bengt Kalmer teknisk chef, 110 och 111 Anita Husell-Karlström förvaltningssekreterare Protokollförare Anita Husell-Karlström Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Hanna Segerström Mia Hanström Ordförande Katarina Dahlman hälso- och sjukvårdsdirektör
SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET 107 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. JUSTERING AV PROTOKOLL 108 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och en på mötet utsedd protokolljusterare samt kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Beslöt utse Hanna Segerström till protokolljusterare. FÖREDRAGNINGSLISTANS GODKÄNNANDE 109 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista godkänns. BESLUT: Beslöt enhälligt lägga till två ärenden på ärendelistan: Information om läget efter strejken och Idéskiss över verksamhetsförändringarna. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1 :
KOMMITTÉ FÖR RENOVERING OCH OMBYGGNAD AV BARN- OCH UNGDOMS- AVDELNINGEN 110 Omfattning - Ytrenovering av barn- och ungdomsavdelningens samtliga utrymmen. - Vissa mindre ombyggnader enligt arkitekt Micko Koskinens skisser. - Förnyande av fönster och dörrar. - Förnyande av fast inredning. - Nytt ventilationsaggregat, ny utvändig kanaldragning. - Klimatbafflar med kyla. - Byte av avloppsrör. - Nytt porslin och armaturer. - Mindre kompletteringar av värme och övriga rördragning. - Byte av avlopp i schakt/mellanväggar och undertak i våning 2-4. - Byte av avlopp i källare, även stammar i golvet. - Förnyad belysning. - Uppdelning av elsystem i prioriterat och oprioriterat. - Data förnyas. - Larmsystem förnyas/uppdateras. Kostnader Kostnadsuppskattningen baseras på kalkyl för planerade byggåtgärder enligt Wikells sektionsfakta, kalkyl från Turing Ab för VVS-åtgärder och en jämförelse med kostnader för ÅHS tidigare projekt. Anskaffning av lös inredning och utrustning ingår ej, inte heller några åtgärder för paviljongen. Totalt beräknas kostnaden till 1 750 000 exkl. moms. Osäkerhetsfaktorer är byte av avlopp i våning 2-4 samt placering av nytt ventilationsaggregat. Tidsplan - Konsultupphandling 2-3 månader - Projektering 6 månader - Entreprenadupphandling 2-3 månader Vi utgår ifrån att bygget görs i två etapper och att halva avdelningen i gången kan används. Närmare detaljer kring detta specificeras under projekteringen. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2
KOMMITTÉ FÖR RENOVERING OCH OMBYGGNAD AV BARN- OCH UNGDOMSAVDELNING- EN (forts) 110 FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att styrelsen beslutar utse en kommitté för renovering och ombyggnad av barn- och ungdomsavdelningen med Bengt Kalmer, Elisabeth Rosenlöf, Mats Mattsson, Gerd Stenwall och Christian Johansson. Styrelsen fastställer instruktionen för kommittén i enlighet med bilaga. Styrelsen avsätter ytterligare 250 000 euro för anskaffning av lös inredning och utrustning. Budgeten fastställs till 2 miljoner euro inklusive anskaffning av inredning. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
KOMMITTÉ FÖR ANPASSNING AV SAL 5 TILL ORTOPEDSAL 111 Omfattning och kostnad Ventilationsaggregat inklusive montering 165 000 euro Byggkostnader ventilationsrum 115 000 euro Kostnader för planering, el, automatik och eventuella anpassningar i op salen 70-120 000 euro Total kostnad är 350-400 000 euro för ombyggnaden 400 000 euro är reserverat för anpassning av sal 5 till ortopedsal genom styrelsebeslut 25/21.3.2014. Tidsplan Projektering av projektet påbörjas efter årsskiftet. Styrelsen bör fastställa en instruktion för arbetsgruppen. FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att styrelsen beslutar utse en kommitté för anpassning av sal 5 till ortopedsal med Bengt Kalmer, Elisabeth Rosenlöf, Mats Mattsson, Runo Härgestam och Eva Wickström. Styrelsen fastställer instruktionen för kommittén i enlighet med bilaga. Budgeten fastställs till 400 000 euro. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4
BUDGETUPPFÖLJNING OCH PROGNOS PER OKTOBER 2014 112 ÅHS ÅHS lämnade ett överskott 2013 på ca 3,53 miljoner (2,93 miljoner + överskottet från 2012 på ca 598 000). Av överskottet 2013 fördelades 501 000 (sänkt budgetram) + 110 000 (friskvård och förbättrad tillgänglighet) till driftbudgeten och 1,2 milj. fördelades till investeringsbudgeten. ÅHS reserv för 2014 är 1,72 miljoner. ÅHS har en kostnadsram 2014 som är 635 000 högre än 2013. OBS! Oktober månads bokföring saknar vissa kostnader (p.g.a. uppgradering av ekonomisystem). Alla lönekostnader är dock med. Budgetuppföljning och prognos De totala kostnaderna för ÅHS är högre än 2013. Den största orsaken till kostnadsökningen är externvården utom Åland. Personalkostnaderna är också högre än 2013. Kostnadsposter som minskat är bl.a. läkemedelspreparat, konsult- och vikarietjänster, implantat och externvård på Åland. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
BUDGETUPPFÖLJNING OCH PROGNOS PER OKTOBER 2014 (forts.) 112 Prognosen per oktober för hela ÅHS pekar på ett budgetunderskott för inkomster på ca 0,38 milj. och ett budgetöverskott för kostnader på ca 1,15 milj. Totalt med överskottet från 2013 har ÅHS enligt prognosen ett budgetöverskott om 2,9 miljoner euro. Prognosen följer försiktighetsprincipen och bygger på budgetuppföljningsrapporterna, historisk och framtida kostnadsanalys samt övrig tillgänglig information om verksamheten. Minskade intäkter och kostnader p.g.a. strejken har uppskattats utifrån den information som är tillgänglig. FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att styrelsen antecknar budgetuppföljning och prognos per sista oktober till kännedom. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
AVGIFTSHANDBOKEN 2015 113 Styrelsen tillsatte en arbetsgrupp med uppgift att ta fram ett förslag till patientavgifter samt förslag till eventuella lagändringar för åren 2015-2016. Arbetsgruppen kunde dock inte enas om ett förslag och styrelsen beviljade arbetsgruppen befrielse från uppdraget vid sitt möte den 01.12.2015, 105. Vissa mindre ändringar bör dock göras i såväl handboken för patientavgifter och i handboken för ersättningar och övriga avgifter. Ändringarna motiveras av att de dels innebär förtydliganden, dels tar hänsyn till förändringar i verksamheten. Förändringarna i handboken för patientavgifter består enbart av förtydliganden och införande av text i enlighet med tidigare beslut för att informationen ska vara mer lättillgänglig. I handboken för ersättningar och övriga avgifter är den största förändringen att fullkostnadsersättningen är beräknas på basen av de två senaste årens bokslut istället för endast ett år. Orsaken till detta är att minska variationen i prissättningen mellan åren. Handboken för rätten till vård är under bearbetning efter att lagstiftningen gällande patientrörlighetsdirektivet har trätt i kraft. FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att styrelsen godkänner patientavgiftshandboken 2015 och överlämnar den till landskapsregeringen för fastställelse. Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår även att styrelsen godkänner handboken för ersättningar och övriga avgifter 2015 och att den träder i kraft från den 1 januari 2015. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7
ERSÄTTNINGSNIVÅ VID FÖRSÄLJNING AV LÄKEMEDEL TILL KOMMUNERNA 114 I enlighet med läkemedelslagstiftningen har ÅHS rätt att sälja läkemedel till de kommunala institutionerna. ÅHS har slutit ett samarbetsavtal om upphandlingspool gällande läkemedelsprodukter. Upphandlingspoolen administreras av Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. Det är aktuellt med en ny avtalsperiod för åren 2016-2017 och upphandlingen påbörjas i januari 2015. ÅHS har möjlighet att ingå avtal om läkemedelsförsörjning till de kommunala institutionerna på Åland där kommunen utgör en namngiven tredje part enligt samarbetsavtalet om upphandlingspool. Avtal med kommunerna behöver dock ingås inom år 2014 och en dialog med de aktuella kommunerna och kommunalförbundet De Gamlas Hem pågår. Vid en försäljning av tjänster ska ÅHS i enlighet med LL om grunderna för avgifter till landskapet ta ut en avgift för prestationen: 2. Avgiftsbelagda prestationer Följande prestationer skall vara avgiftsbelagda: 1) varor som producerats eller saluförs, 2) tjänster som har tillhandahållits på beställning eller annars på uppdrag av någon, 3) prövning av ansökan samt 4) övrig verksamhet, när prestationen utförs till följd av en åtgärd av mottagaren En kalkyl över hanteringskostnaden har gjorts och i enlighet med den bör påslaget på sålda läkemedel uppgå till 27 %. Detta kan jämföras med motsvarande påslag vid försäljning av övriga varor från ÅHS såsom extra hemvårdsmaterial på 20 %. I kalkylen tas hänsyn till såväl personalkostnader, lokalkostnader inkl avskrivningar samt sk overheadkostnader. Att hanteringskostnaden för läkemedel är högre än övriga varor är rimligt då det är fråga om en mer specialiserad tjänst inkl särskilda krav på lokalerna där hanteringen sker. FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att påslaget vid försäljning av läkemedelsprodukter är 28 % på varans pris. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
ARBETSFÖRDELNING MELLAN ÖVERSKÖTARE OCH AVDELNINGSSKÖTARE 115 Som en konsekvens av att antalet överskötare minskades med en beslöt styrelsen den 13.12. 2013, 122 om en förnyad arbetsfördelning mellan överskötare och avdelningsskötare. Se nedan. 122 I budgetförslaget för år 2014 finns som en besparingsåtgärd indragningen av en överskötartjänst. Vid indragningen erbjuds en av överskötarna omplacering till tjänsten som personalchef. En tillfällig överflyttning till den vakanta personalchefstjänsten har redan verkställts under hösten. Som ett resultat av detta har de enskilda överskötarna fått fler kliniker som sina uppgiftsområden. Samtidigt har resurserna för vikariemedel för vårdchefens enhet av besparingsskäl skurits ned. Av dessa orsaker ses det som nödvändigt att se över den administrativa arbetsfördelningen mellan klinikernas avdelningschefer och överskötarna. Överskötarnas ansvar regleras i reglementet punkt 4.11, 5.4 och 5.6. (se bilaga 1) Överskötarna tillhör stabsorganisationen medan klinikernas avdelningschefer tillhör linjeorganisationen med klinikcheferna som närmaste förmän. Ansvaret för avdelningscheferna inom linjeorganisationen framgår i reglementet i punkt 4.10. I detta skede föreslås ett ettårigt projekt med avvikelse från den reglementsenliga ordningen. I enlighet med LL om hälso- och sjukvård 2011:114, 8 är det styrelsen som antar ett reglemente för ÅHS och därför kan styrelsen besluta om tillfälliga avvikelser utan att i detta skede ändra själva reglementet. Beslut av denna karaktär har tidigare fattats exempelvis när det gällt fortbildning, utbildning, hospitering och tjänsteresor. Arbetsfördelningen mellan klinikernas avdelningschefer och överskötarna har diskuterats på ett avdelningsskötarmöte den 26.11. 2013. På mötet framfördes inga invändningar mot förslaget. De beslut som nu föreslås delegeras till avdelningscheferna gäller ärenden som avdelningscheferna idag förordar och delvis bereder. Administrativa rutiner såsom diarieföring, beslutsnumrering, kopiering och distribution av beslut skulle fortsättningsvis handhas av byråsekreterarna vid vårdchefens enhet. Därmed belastas avdelningscheferna inte med byråkratiska rutinuppgifter som kan handhas centralt. Under projekttiden 1.1. 31.12.2014 skulle avdelningscheferna i linjeorganisationen ges beslutanderätt i följande personalfrågor. Bevilja sjukledighet, föräldraledighet, vårdledighet och övriga ledigheter enligt TKA Bevilja oavlönad tjänstledighet enligt prövning 1-13 dagar och tjänstledighet i enlighet med lagen om studieledighet Bevilja semester och semesterpenningsledighet Besluta om deltagande i intern fortbildning och fortbildning som inte innebär andra kostnader än lönekostnader Fortsatt är det överskötarna som anställer och säger upp vårdpersonal inom respektive område i samråd med klinikledningen och det övergripande ansvaret för rekrytering handhas av överskötarna. Beslut som berör och påverkar hela kliniken, som t.ex. beviljande av semesterpenning i ledig tid tas till diskussion och principbeslut i klinikledningarna. Överskötarna handleder avdelningscheferna i ärendehanteringen. Delegeringarna föranleder inte lönejusteringar. Däremot bör avdelningscheferna få inledande fortbildning i dessa avtalsfrågor. Ärendet har behandlats i ledningsgruppen den 3.12.2013. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar att under tiden 1.1. 31.12.2014 delegera till avdelningscheferna i linjeorganisationen beslutanderätt i följande personalfrågor: Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9
ARBETSFÖRDELNING MELLAN ÖVERSKÖTARE OCH AVDELNINGSSKÖTARE (forts.) 115 Bevilja sjukledighet, föräldraledighet, vårdledighet och övriga ledigheter enligt TKA Bevilja oavlönad tjänstledighet enligt prövning 1-13 dagar och tjänstledighet i enlighet med lagen om studieledighet Bevilja semester och semesterpenningsledighet Besluta om deltagande i intern fortbildning och fortbildning som inte innebär andra kostnader än lönekostnader Under slutet av år 2014 utvärderas projektet. Utvärderingen presenteras för styrelsen. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. ---- En muntlig mellanutvärdering med alla avdelningsskötare hölls i maj 2014 och vissa förtydliganden gjordes utgående från mötet. En skriftlig utvärdering gjordes i månadsskiftet september-oktober. Enkäten hade 12 påståenden som bedömdes med en femgradig skala mellan fungerat bra inte fungerat. Ingen åsikt/ej aktuellt bedömdes med ett nollvärde. Därtill fanns ett frifält där man kunde skriva synpunkter eller förslag till förbättringar. Eftersom avdelningsskötarnas enheter är olika stora ifråga om personal varierar även erfarenheterna. 29 av 30 avdelningsskötare besvarade enkäten. Svarsprocenten blev därmed 96,7% och medelvärdet för alla påståenden 4,53 av 5 möjliga. Nedan de tolv påståendena samt medelvärdet exklusive nollvärden: Påstående Medelvärde Beviljande av sjukledighet 4,71 Beviljande av föräldraledighet 4,54 Beviljande av vårdledighet 4,56 Beviljande av övriga ledigheter enl. TKA 4,29 Beviljande av oavlönad tjänstledighet 1-13 dagar 4,61 Beviljande av tjänstledighet i enlighet med lagen 4,60 om studieledighet Beviljande av semester 4,59 Beviljande av semesterpenningsledighet 4,30 Beslutande om deltagande i intern fortbildning och fortbildning 4,74 som inte innebär andra kostnader än lönekostnader Handledningen av överskötaren 4,38 Distributionen av besluten 4,71 Fått behövliga instruktioner 4,38 Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10
ARBETSFÖRDELNING MELLAN ÖVERSKÖTARE OCH AVDELNINGSSKÖTARE 115 På 20 av enkäterna hade synpunkter lämnats. Av dessa vara endast ett fåtal konkreta förslag på förbättringar. Synpunkterna handlade mer om att de borde synas i avdelningsskötarnas lön att de övertagit ansvar och allmänna positiva kommentarer och arbetsfördelningen. FÖRSLAG: Hälso- och sjukvårdsdirektören föreslår att den arbetsfördelning som gällt enligt ovan mellan överskötare och avdelningsskötare under år 2014 blir permanent. Nödvändiga textförändringar i reglementet görs senare. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11
INFORMATION OM LÄGET EFTER STREJKEN 116 Styrelsen informerades om läget efter strejken. BESLUT: Styrelsen beslöt att teckna informationen till kännedom. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 12
IDÉSKISS ÖVER VERKSAMHETSFÖRÄNDRINGARNA 117 Styrelsen diskuterade idéskissen (bilaga). Den energi som nu finns hos alla inblandade ska tas tillvara. Styrelsen begär en vidare beredning av ärendet. BESLUT: Styrelsen antecknar idéskissen till kännedom och inväntar beredning av ärendena. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 13
DELGIVNINGAR 118 Styrelsen antecknar följande delgivning för kännedom: 1. Protokoll från samarbetskommitténs möte den 8 december. BESLUT: Styrelsen antecknade samarbetskommitténs protokoll för kännedom. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 14