ITnyckeltal Södertörn 2008
Inledning I ett gemensamt projektdirektiv för nyckeltal har kommunledningarna i respektive kommun gett ITverksamheten i uppdrag att ta fram nyckeltal för ITområdet. De i år presenterade resultaten är de fjärde där flertalet kommuner på Södertörn tagit fram nyckeltal. I år har samtliga Södertörnskommuner tagit fram nyckeltal. Metod Södertörnskommunernas nyckeltal är framtagna med hjälp av den modell som ursprungligen utarbetades inom ramen för den utbildning som Kommits och Kommunförbundet genomförde 2001 2002 i ITledning. 2004 förfinades modellen av en arbetsgrupp med representanter från sju kommuner i Stockholms län. Inför 2008 års ITnyckeltal har en arbetsgrupp reviderat nyckeltalsunderlaget. Arbetsgruppen: Thomas Halvarsson, Tyresö kommun Jonas Knutson, Södertälje kommun Kenneth Sparr, Nynäshamn kommun Boel Norell Winlund, Huddinge kommun Gunilla Gruvegård, Botkyrka kommun Ida Hermansson, Stockholm stad Björn Söderlund, Lidingö stad ITnyckeltal Södertörn 2008 I årets redovisning av nyckeltal presenteras kostnad i förhållande till omslutning samt kostnad per kommuninnevånare, per ITarbetsplats, per anställd, kostnaden för verksamhetssystemen i förhållanden till totala ITkostnaden och telefoni kostnad i förhållande till omslutning. Datortätheten inom olika områden, grön IT index och antal anställda inom ITdrift i förhållande till antal datorer redovisas. Diagram från 2006 till 2008 års nyckeltal redovisas så man kan se trenden inom respektive kommun. I år redovisas även en graf över ITbudget i förhållande till omslutning inom olika branscher. I Årets redovisning har antalet konton och epostadresser per anställd tagits bort från redovisningen. Ambitioner fanns att försöka mäta nyttan med IT för kommunernas verksamheter och medborgare. Arbetsgruppen kom fram till att det är svårt eller om inte omöjligt för någon annan är verksamheterna själva att redovisa nyttan. Arbetsgruppen tog fram ett tjugotal nya nyckeltal i ett försök att mäta nyttjandegraden av kommunernas ITsystem. Trots arbetsgruppens höga ambitioner och insatser finns det tolkningsproblem på definitionerna i underlaget som räknar fram nycklarna till ITnyckeltalen. Det kan vara en del av förklaringen till skillnaderna mellan kommunerna. Haninge kommun har meddelat att man inte lyckats få fram all fakta och att det kan vara en av förklaringarna till den relativt låga kostnaden.
Ekonomiska nyckeltal Botkyrka Haninge Huddinge Nykvarn Nynäshamn Salem Södertälje Tyresö Total ITkostnad i kommunen/total omslutning 2,32% 1,33% 2,20% 2,24% 2,84% 1,41% 1,88% 2,04% Total ITkostnad i kommunen/antal kommuninvånare 1 180 kr 615 kr 896 kr 1 126 kr 1 397 kr 600 kr 1 034 kr 957 kr Total ITkostnad i kommunen/totalt antal ITarbetsplatser 15 798 kr 10 381 kr 15 866 kr 20 187 kr 15 233 kr 9 922 kr 18 496 kr 14 324 kr Total ITkostnad i kommunen/anställda 14 338 kr 10 190 kr 14 040 kr 16 901 kr 18 171 kr 9 498 kr 14 933 kr 10 852 kr ITkostnad verksamhetssystem/total ITkostnad 24,80% 16,11% 22,48% 30,98% 12,29% 14,97% 28,06% 37,37% Telefonikostnad/total omslutning 0,23% 0,46% 0,53% 0,28% 0,40% 0,18% 0,48% 0,22% 2008 har två nya nycklar lagts till de ekonomiska nyckeltalen. ITkostnad för verksamhetssystem i procent genom totala ITkostnaden Telefonikostnad i procent genom totala omslutningen. Kommentarer ekonomiska nyckeltalen Salems lägre kostnader i förhållande till total omslutning kan eventuellt förklaras av att kommunen i högre grad köper in tjänster. ITkostnaderna för dessa verksamheter kommer inte att redovisas separat utan är inbakade i den köpta tjänsten. Salems lägre kostnader skulle även kunna förklaras av faktiskt lägre kostnader. Haninges lägre kostnader i förhållande till total omslutning kan eventuellt förklaras med bristande underlag. Nynäshamns högre kostnader i förhållande till total omslutning kan eventuellt förklaras med bättre kvalitetsarbete på underlaget till ITnyckeltalen. De relativt stora variationerna i kostnad per ITarbetsplats och per anställd kan bland annat bero på organisatoriska skillnader mellan kommunerna. Skillnader som inte finns inom ITverksamheten utan inom övrig verksamhet, till exempel grad av verksamhet på entreprenad. Variationerna på kostnaderna för verksamhetssystemen i förhållande till totala ITkostnaden kan bland annat bero på hur systemförvaltningen är organiserad inom kommunen samt hur man tolkat definitionerna för systemkostnader.
År 2008 ligger intervallen mellan 1,33 % och 2,84 % med ett medelvärde på 2,03 % Diagram 1: Total ITkostnad i kommunen/total omslutning IT budget i % av omslutning inom olika branscher. Källa: Radar Group, publicerat i tidningen CIO mars 2009 Diagram 2: ITbudget i % av omslutning ITkostnaden i procent mot kommunens omslutning har ett medelvärde inom Södertörnskommunerna på 2,03 %. För att kunna bilda sig en uppfattning om det är mycket eller lite redovisas IT budget inom olika branscher. Enligt Radar Group har offentlig sektor i snitt en IT budget på 2,9 % mot omslutningen.
År 2008 ligger intervallen mellan 600 kr och 1 397 kr med ett medelvärde på 976 kr Diagram 3: Total ITkostnad i kommunen/antal kommuninvånare År 2008 ligger intervallen mellan 9 922 kr och 20 187 kr med ett medelvärde på 15 026 kr Diagram 4: Total ITkostnad i kommunen/totalt antal ITarbetsplatser
År 2008 ligger intervallen mellan 9 498 kr och 18 171 kr med ett medelvärde på 13 615 kr Diagram 5: Total ITkostnad i kommunen/anställda År 2008 ligger intervallen mellan 12 % och 37 % med ett medelvärde på 23 % Diagram 6: ITkostnad verksamhetssystem/totala ITkostnaden
Övriga nyckeltal Botkyrka Haninge Huddinge Nykvarn Nynäshamn Salem Södertälje Tyresö Medel Totalt antal ITarbetsplatser/Antal anställda ITdrift 321 247 213 165 336 183 499 180 268 Antal anställda/antal datorer 3,2 2,2 2,8 2,5 2,0 2,1 1,9 2,9 2,4 Förskoleelever/Antal datorer 57,3 49,7 17,7 12,1 10,6 38,6 20,6 36,2 30,3 Grundskoleelever/Antalet datorer 4,8 5,0 6,2 6,2 4,6 10,5 13,3 7,4 7,2 Gymnasieelever/Antalet datorer 3,3 4,2 2,8 0,0 2,3 3,8 4,5 3,4 3,0 Vuxenstuderande/Antalet datorer 6,0 22,1 77,7 0,0 4,0 4,5 6,1 1,7 17,4 2008 har följande nyckeltal tagits bort från redovisningen Antal Epostkonton för personal/antal anställda Antal personalkonton/antal anställda. För närvarande tilldelas i princip alla anställda och elever ett konto och en epostadress inom södertörns kommunerna. Under de senaste åren har värdet legat på en intervallen mellan 0,9 och 1,1. Kommentarer övriga nyckeltal Värt att notera är att det finns stora skillnader i datortäthet inom kommunernas olika skolformer. Inom förskolan ligger intervallen mellan 10 barn per dator och 57 barn per dator med ett medelvärde på 30 barn per dator. Stora skillnader finns också i datortätheten för vuxenstuderande med in intervall mellan 2 studerande per dator och 77 studerande per dator med ett medelvärde på 17 studerande per dator. Antal ITarbetsplatser/Antal anställda ITdrift (ITanställda som jobbar med ITsupport och ITdrift) ligger i intervall mellan 165 datorer och 499 datorer med ett medelvärde på 268 datorer per anställd. Under de senaste åren har antalet konton per anställd hela tiden ökat. Idag har i princip alla anställda och elever ett eget konto i nätverket och en egen epostadress.
Övriga nyckeltal Botkyrka Haninge Huddinge Nykvarn Nynäshamn Salem Södertälje Tyresö Antal mobila anknytningar/antal anställda 25,72% 31,93% 26,60% 40,70% 35,05% 29,23% 57,38% 24,10% antal besökare på kommunens webbplats/antal kommuninvånare 8 10 23 5 5 45 8 26 Biblioteket. Antal inloggningar i system/antal kommuninvånare 1,41 3,38 5,34 2,53 IUP, antal elever som har digitala/total antal elever 0,06% 100,00% 30,42% 100,00% 34,70% Digitalt val till kommunal barnomsorg/antal totala val 48,18% 100,00% Digitalt val till kommunala skolor/antal totala val 92,63% 71,37% Bygglov digitala/antal totala bygglov 0,33% 1,00% antal efaktura från kommunen till brukare/antal total 58,06% 8,89% digitala lönebesked/antal totala 7,24% 100,00% 6,32% Upphandling digital (ej epost) JA/NEJ JA NEJ JA NEJ NEJ Antal fakturor genom digitala beställningar/antal fakturor in 6,43% Jobbansökningar via nätet (ej epost)/antal totala 99,25% 61,74% 61,19% 96,60% Antal mobila (VPN) arbetsplatser Personal/Total årsarbetare 11,38% 2,44% 2,81% 29,31% 5,63% 6,65% Antal mobila (VPN) arbetsplatser Personal/Total datorer 25,76% 5,34% 5,01% 9,94% 12,27% Antal bärbara datorer personal/antal total datorer personal 31,02% 16,94% 4,14% 40,08% 49,57% 13,17% 47,15% 17,87% Antal i hemtjänsten digitala hjälpmedel utan kontor/antal anställda hemtj Antal datorer äldre än 3 år/antal total datorer 42,17% 12,36% 17,00% 22,02% 25,31% 18,73% 27,50% 35,03% Antal personaldatorer som har tillgång till trådlöst/total pers dator 1,95% 22,73% 21,68% 15,25% 8,82% Antal elevdatorer som har tillgång till trådlöst/total elev dator 11,21% 4,58% 23,31% 2,26% Antal applikationer som IT verifierar och distribuerar 180 135 70 144 260 Antal förbindelser under 4Mbit/genom totala antal förbindelser 83,41% 67,90% 77,52% 11,11% 77,92% 43,86% 18,18% 7,41% Antal datorer placerade på noder < 4Mbit/total antal datorer 37,85% 2,18% 5,34% 0,86% 5,29% Kommentarer övriga nyckeltal Till 2008 års ITnyckeltal tog arbetsgruppen fram ett tjogotal nya nycklar. Av dessa nycklar har samtliga Södertörnskommuner kunna redovisat uppgifter till fem nycklar som går att jämföra. Övriga 17 nycklar har inte utvärderats. Antal mobila anknytningar i procent genom antal anställda: intervallen ligger mellan 24 % och 57 % med ett medelvärde på 34 % Antal besökare på kommunens webbplats per år genom antal kommuninvånare: intervallen ligger mellan 5 besök och 45 besök med ett medelvärde på 16 besök per invånare. Den stora skillnaden på antal besök kan eventuellt förklaras med hur kommunen har sin information fördelat mellan externa och interna webbplatserna. Antal bärbara datorer personal i procent genom totalt antal datorer för personal: intervallen ligger mellan 4 % och 49 % med ett medelvärde på 27 % Antal datorer äldre än 3 år i procent genom totalt antal datorer: intervallen ligger mellan 12 % och 42 % med ett medelvärde på 25 % Antal förbindelser under 4 Mbit i procent genom totalt antal förbindelser: intervallen ligger mellan 7 % och 83 % med ett medelvärde på 48 %
Grön IT Index (GIT) Botkyrka Haninge Huddinge Nykvarn Nynäshamn Salem Södertälje Tyresö Index kommun Insikt 500 375 500 750 375 375 617 Handlingsplan 250 375 445 Efterlevnad och hänsyn 650 421 231 431 328 234 283 Utvärdering 58 Grön IT Index Total 287 199 245 389 176 152 351 Grön IT index GITindex lanserades av IT och Telekomföretagen i februari 2008. GITindex baseras på Exido/ITbarometern och syftar till att belysa hur svenska företag och organisationer arbetar med att minska ITs negativa miljöpåverkan samt hur IT används som miljöteknik, dvs för att minska företagets övriga miljöpåverkan. GITindex förklaring Insikt Visar om organisationen tar hänsyn till miljöeffekten i samband med investeringar i IT Handlingsplan Visar om organisationen har en policy eller strategi för grön IT Efterlevnad Visar i vilken grad organisationen agerar utifrån en fastlagd strategi och om organisationen följer policy Utvärdering Visar om organisationen har uppsatta mål, i policy eller i en strategi, för arbetet med grön IT. Även i vilken mån åtgärder utvärderas och mäts mot uppsatta mål Kommentarer grön IT index Huddinge och Nykvarn har valt att inte redovisa Grön IT Index. Noterbar är att endast två kommuner har en handlingsplan för grön IT och att ingen kommun utvärderar grön IT. Slutsats ITnyckeltal Södertörn 2008 Resultaten från de fyra år Södertörn jobbat med att redovisa ITnyckeltal har inte visat på några dramatiska förändringar över tiden och en relativt liten skillnad mellan kommunerna. Det finns en det tvivel till att ta fram ITnyckeltalen inom gruppen ITchef/strateg i Södertörn, man anser att arbetsinsatsen inte är realistisk i förhållande till resultatet, att det är ett resurskrävande arbetet med att ta fram nyckeltalen. Det går i snitt åt ca 30 arbetstimmar per kommun för att ta fram underlaget. Inför arbetet med 2008 års nyckeltal bildades en arbetsgrupp för att öka engagemanget och förståelsen för arbetet. För att ytterligare öka på förståelsen är mitt förslag som samordnare för ITnyckeltalen 2008 att man låta samordningsansvaret ambulera mellan södertörnskommunerna. ITnyckeltal som redovisas framöver bör kvalitetsgranskas av tredje part alternativt av kommunernas ekonomer. Nyttan av IT bör mätas och redovisas av respektive verksamhet. Thomas Halvarsson 08 5782 92 06 thomas.halvarsson@tyreso.se