Samverkansavtal drift och förvaltning av XXXXsystem för XXXXXXXX i Kalmar Län 1 Parter... 2 2 Bakgrund...2 3 Övergripande organisation... 2 Systemägarråd... 3 Central Systemägare/Systemägare... 4 Systemägaren... 4 Systemförvaltare...4 Systemreferensgrupp...4 Systemdriftansvarig...4 Helpdesk och support...5 5 4 Finansiell modell...6 5 Budget... 7 Användare... 7 6 Inträde av ny huvudman...7 7 Utträde/Uppsägning av huvudman...7 8 Avtalstid...8
1 Parter AAAAA kommun, org.nr. XXXXXX-XXXX BBBBB kommun, org.nr. XXXXXX-XXXX CCCCC kommun, org.nr. XXXXXX-XXXX DDDDD kommun, org.nr. XXXXXX-XXXX EEEEE kommun, org.nr. XXXXXX-XXXX FFFFF kommun, org.nr. XXXXXX-XXXX GGGGG kommun, org.nr. XXXXXX-XXXX HHHHH kommun, org.nr. XXXXXX-XXXX I I I I I I kommun, org.nr. XXXXXX-XXXX J J J J J kommun, org.nr. XXXXXX-XXXX KKKKK kommun, org.nr. XXXXXX-XXXX LLLLL kommun, org.nr. XXXXXX-XXXX MMMMM gymnasieförbund, org.nr XXXXXX-XXXX 2 Bakgrund Beskriv bakgrunden och syftet med samverkansformen. 3 Övergripande organisation Beskriv den övergripande organisationsformen, men en sammanfattande beskrivning av förvaltningsmodellen. Se exempel nedan. Denna samverkan bygger på ett avtal, där regler för inträde och utträde, samt huvudmännens rättigheter och skyldigheter fastställs. Systemägarrådet är beslutande organ, men delegerar löpande beslut till centrala systemägaren. Den centrala systemägarens ramar under året är årliga direktiv och årlig budget. Det åligger respektive huvudman att förankra budget och direktiv i sin egen organisation.
Den gemensamma organisationen beskrivs utifrån följande bild med följande roller: Systemägarråd (Samtliga chefer för huvudmannaorganisation) Central systemägare Systemreferensgrupp Systemförvaltare Systemägare Teknikreferensgrupp IT-chefer Användare Systemriftansvarig (en kommun) IT-kontaktpersoner (respektive kommun) Rollerna kan beskrivas enligt följande: Systemägarråd Systemägarrådet är den församling som fattar de övergripande besluten gällande systemet. Består av representanter från samtliga huvudmän. Dessa skall vara chefer för huvudmannaorganisationen, ex förvaltningschef för aktuell kommunal förvaltning. Systemägarrådet - konstitueras genom detta avtal gällande systemorganisation mellan huvudmännen. - beslutar genom omröstning.om oenighet finns avgör enkel majoritet. - fastställer budget, samt delegerar till Systemägaren att fatta löpande beslut inom budgetramarna. - Utser administrativt ansvarig, systemdriftsansvarig och systemförvaltande kommun - beslutar i större strategiska frågor gällande systemet - hjälper och stödjer systemägaren i detaljfrågor - beslutar rörande prioriteringar av förslagna förändringar - beslutar rörande systemets utveckling - ansvarar för förvaltningsobjektets följsamhet mot huvudmännens riktlinjer och policy - medverkar till att skapa beslutsunderlag till systemägaren i större strategiska frågor - fungerar som rådgivande och stödjande funktion till systemägaren i övergripande frågor - har ett övergripande ansvar för att systemet stödjer intressenternas verksamhetsmål
Central Systemägare/Systemägare Systemägare är en ansvarsroll i systemförvaltningsmodellen. En systemägare ansvarar för anskaffning, nyutveckling, vidareutveckling, avveckling och förvaltning. Systemägaren ansvarar även för drift, säkerhet och användning av systemet inom ramen för antagna mål och ekonomiska ramar. Systemägaren - har budget- och kostnadsansvar - ansvarar för att systemet stödjer verksamhetsområdet - ansvarar för att systemet följer legala krav - är ansvarig för den information som systemet hanterar, dess kvalitet och tillgänglighet - ansvarar för framtagande av systemförvaltningsplan - ansvarar för gallring och borttagning av information efter beslut från arkivarie - ansvarar för systemets säkerhetsnivå - utser systemförvaltare - ansvarar för att en systemförvaltningsorganisation inrättas - tecknar i samråd med systemägarrådet avtal med leverantörer Systemförvaltare Systemförvaltaren är en eller flera personer som systemägaren har gett i uppdrag att, inom givna ekonomiska ramar, ta förvaltningsansvar för systemet. Har stöd i systemreferensgruppen och teknikreferensgruppen. Idag bemannas det av två skolsköterskor, en från Kalmar kommun, en från Vimmerby kommun. Systemförvaltaren - ansvarar för att utvecklingen av systemet sker i enlighet med ställda funktionskrav - sammanställer och dokumenterar systemets relation och beroende till andra system - ansvarar för att införande av ändringar eller kompletteringar i systemet sker på ett driftsäkert sätt med beaktande av påverkan och beroende till integrerade system - ansvarar för att dokumentera och rapportera upptäckta fel och brister - ansvarar för kontakter med leverantör och bevakning av nya planerade förändringar i systemet - sammanställer, dokumenterar och prioriterar ändringsförslag på systemet - håller användare informerade om planerade och genomförda förändringar i systemet - är ansvarig för verksamhetsmässig planering för produktionssättning av nya releaser/versioner inklusive övrig avbrottsplanering - ansvarar för information till användarna och användarutbildning - ansvarar för att det upprättas en årlig förvaltningsplan Systemreferensgrupp Systemreferensgruppen består av representanter från skolhälsovården. Systemreferensgruppen - ansvarar för att inhämta och formulera användarnas behov - bevakar aktivt systemet ur användningssynpunkt (användarvänlighet och funktionalitet) och vidarebefordrar uppkomna önskemål om förändringar till systemförvaltaren - gör prioriteringar och nyttobedömningar av förändringsförslag Systemdriftansvarig Systemdriftansvarig är idag IT-driftchefen i Emmaboda kommun.
Systemdriftsansvarig: - ingår i systemreferensgruppmöten - informerar systemförvaltaren om kopplingar mot andra system och testar av dessa vid förändringar - ansvarar för installation, drift, underhåll och versions-/releasebyten ur en teknisk synvinkel - ansvarar för att driftdokumentation finns och är aktuell - ansvarar för att beslutade och ändamålsenliga metoder, standarder och tekniker används - följer upp driftavbrott och rapporterar dessa till systemförvaltaren - ansvarar för att systemet klarar avtalad tillgänglighetsnivå - ansvarar för kundtjänst systemdrift Helpdesk och support Helpdesk och användarsupport organiseras enligt följande modell. Systemdriftansvarig (Emmaboda) Kundtjänst - Systemdrift (Emmaboda) IT-kontaktpersoner (respektive kommun) Systemförvaltare Systemägare Systemägare Lokal systemansvarig (respektive kommun) IT-helpdesk (respektive kommun) Användare (respektive kommun)
4 Finansiell modell Grunden i en samverkan är (förutom viljan att samverka och en tillit till varandra) ett fungerande finansiellt system. Ett system som är enkelt, förutsägbart och utan administrativa hinder. Modellen kan beskrivas enligt följande bild: Adminstrativt samordnande kommun (En kommun) Diverse adm omkostnader 31/5 30/11 31/5 30/11 användara användara vgift användara vgift användara 1/1 vgift användara vgift 1/71/1 vgift 1/71/1 1/7 1/1 1/7 Systemdriftansvarig kommun (En kommun) Systemkostnader adm omk Diverse Systemförvaltande kommun (flera Systemägare kommuner) Löner adm omk Diverse Användande kommun (alla kommuner) Den administrativt samordnande kommunen, för närvarande XXXXXX kommun, samlar alla som finns i den regionala systemförvaltningen, antingen direkt via egna kostnader, eller indirekt som kostnader som systemdriftansvarig kommun, för närvarande YYYYYY kommun, eller som systemförvaltande kommun, för närvarande ZZZZZZZ kommun och QQQQQQQ, kommun fakturerar den administrativt samordnande kommunen. Den administrativt samordnande kommunen fakturerar antalet användare i förskott, eventuella tillkommande/avgående användare tas med nästa faktura. Det innebär att det för något halvår kan bli en eller annan användare för mycket eller för lite for någon huvudman, det är en mindre avvikelse de olika huvudmännen får acceptera, för att behålla enkelhet i systemet. De som systemdriftansvarig kommun, respektive systemförvaltande kommun har debiteras administrativt samordnande kommun i efterskott. Detta innebär att administrativt samordnande kommun kommer att ha likviditetsöverskott på rullande sexmånadersbasis, och systemdriftansvarig kommun och systemförvaltande kommun kommer att ha likviditetsmässigt underskott pengar per rullande sexmånadersperiod.
5 Budget Budgeten fastställs årligen av systemägarrådet. Budgetens nivå för närvarande (2010) är: Kostnadsslag Systemet - systemnamn Budget (tkr) - Licenser 225 - Modul 50 - Konsult 50 Systemförvaltare 520 Administration kommun 10 Drift kommun 225 Summa 1 080 Kostnaden fördelas i enlighet med den finansiella modellen beskriven i 4. För närvarande medför det en årlig avgift per användare, givet 90 användare, om 1 080 / 90 = 12 tkr. Användare En användare är en registrerad användare verksam inom en huvudmans verksamhet. Det innebär att en person, exempelvis en skolläkare, verksam i flera kommuner räknas som en användare per kommun och varje kommun betalar då en användaravgift vardera. 6 Inträde av ny huvudman Ny huvudman kan söka inträde i samverkan. Inträde kräver att majoriteten av befintliga huvudmän ställer sig positiva till inträdet. Inträdesavgift erläggs genom att den nye huvudmannen erlägger dubbel årlig användaravgift första året. 7 Utträde/Uppsägning av huvudman Utträde görs skriftligt till central systemägare. Uppsägningstiden är 12 månader. Om så sker skall Regionförbundet inbjuda samtliga parter till en gemensam överläggning. I systemet äger respektive huvudman sina uppgifter. Vid utträde bekostar utträdande part uttaget av sina uppgifter ur systemet.
8 Avtalstid Avtalet gäller från och med datum för undertecknande tills vidare. Kalmar 2010-03-01 För AAAAA kommun: För BBBBBB kommun: För CCCCC kommun: För DDDDD kommun: För EEEEE kommun: För FFFFF kommun: För GGGGG kommun: För HHHHHH kommun: För I I I I I kommun: För J J J J J kommun: För GGGGGG gymnasieförbund: