GITTER Anna Halvarsson

GITTER Anna Halvarsson 070-508 86 14 anna.halvarsson@gitter.se Under hösten 2015 har en rad aktiviteter genomförts inom ramen för projektet Utveckling av Norroch Västerbottens kommuners förmåga att kommunicera geodata för samverkan vid kriser en del av den digitala agendan. Projektet riktar sig mot kommunerna i Norr- och Västerbotten och syftar till att stärka kommunernas förmåga att inom ramen för det geografiska områdesansvaret höja kunskapen och förmågan att använda digital geodata före, under och efter en kris. Den här rapporten beskriver såväl resultatet av en nulägeskartläggning som handlingsplan för 2016. Arbetet med att identifiera ett nuläge kopplat till projektets syfte inleddes med en workshop i Norrbotten och en workshop i Västerbotten. Med utgångspunkt från de resultat som framkom under arbetsmötena skapades en enkät med frågor i syfte att kartlägga kommunernas status kopplat till områden som organisation, tekniska förutsättningar, geodatahantering och GIS-kompetens. Enkäten innehöll även en del där kommunerna fick rangordna 10 områden utifrån vad de ansåg att det var viktigast att arbeta med för att förbättra kommunens förmåga att kommunicera med hjälp av geodata i händelse av kris. Total var det 27 av 29 kommuner som besvarade enkäten. Delen med rangordning besvarades även av Länsstyrelsen i Norrbotten och Länsstyrelsen i Västerbotten samt Region Västerbotten. Förutsättningarna för de olika kommunerna varierar mycket, både vad det gäller vilken kompetens som finns på kommunen, vilka tekniska förutsättningar i form av programvaror och vilka ekonomiska resurser kommunerna har. De fem punkter som kommunerna angett att de anser att det är viktigast att arbeta med är följande: 1) Kunskap om vilken information som finns inom kommunen och hur man får tag på den 2) Förbättrad intern organisation och kommunikation kring dessa frågor 3) Förberedande arbete med att ta fram anpassade kartor och geodata utifrån olika krisscenarier 4) Förbättrat internt samarbete inom kommunen mellan GIS och Krisledning/räddningsledning 5) Ökad kunskap om datahantering och analys av geodata Tryggt och säkert 1

GITTER Anna Halvarsson 070-508 86 14 anna.halvarsson@gitter.se Arbetet under 2016 föreslås bedrivas dels i form av workshopar i grupper om max 5 kommuner och dels i form av utbildningswebbinarer. En viktig del av arbetet under 2016 kommer att vara att sprida information om projektet till politiker, beslutsfattare och andra intressenter. Arbetet under 2016 ska resultera i att följande mål uppfylls: - Politiker och beslutsfattare har informerats om projektet. Nuläget och kommande aktiviteter samt bristen på resurser och kompetens i regionen, så att deltagandet i projektet prioriteras - Upprättat ett etablerat samarbete internt på varje kommun mellan GIS-samordnare/GIStekniker och beredskapssamordnare, kris-/räddningsledning. - Tydlig organisation och fastställda roller och ansvar som kommuniceras till alla parter som är i behov av geografisk krisinformation. - Utifrån kommunens RSA och de högst prioriterade krisscenarierna finns dokumentation över användbar (geografisk) information, hur man får tillgång till den samt hur den kan göras tillgänglig för berörda parter både internt och externt. - För prioriterade krisscenarier i kommunens RSA finns det förberedda analyser och kartor innehållande information som kan vara till hjälp före, under och efter en kris. - Det finns rutiner för att sprida information i händelse av kris såväl analogt som digitalt både internt och externt. Tryggt och säkert 2

Mål... 5 Bakgrund... 5 Delmål 1... 5 Genomförande... 6 Kartläggning nuläge och önskat läge... 6 Workshop... 6 Del 1... 6 Del 2... 7 Enkät... 9 Enkätutformning... 9 Besvarade enkäter... 9 Sammanställning av enkätsvar... 10 Organisation och samarbete... 10 GIS- och Beredskapssamordnare... 10 Samarbete och strategier... 11 Analys av enkätsvar Organisation och samarbete... 12 GIS och geodata... 13 Tekniska förutsättningar GIS samt tillgång till och ajourföring av geodata... 13 Programvara... 14 Referenssystem... 15 Analys av enkätsvar GIS och Geodata... 16 Påståenden för att belysa förmågor och utvecklingsområden... 17 Organisation, GIS och geodatafrågor... 17 Analys av enkätsvar Påståenden för att belysa förmågor och utvecklingsområden...20 Rangordna... 21 Kommunernas rangordning... 21 Rangordning Län... 22 Analys av enkätens rangordningsdel... 23 Fria kommentarer... 23 Slutsatser... 24 Handlingsplan 2016... 24 Mål... 24 Genomförande... 24 Innehåll... 25 Ta fram mallar och rutinbeskrivningar... 25 Webbinar 1... 25 Tryggt och säkert 3

Webbinar 2... 25 Workshop 1... 25 Webbinar 3... 26 Webbinar 4... 26 Eget arbete... 26 Workshop 2... 26 Webbinar 5... 26 Eget arbete... 26 Workshop 3... 26 Eget arbete... 26 Förslag på arbetsgrupper... 27 Tryggt och säkert 4

Detta dokument beskriver resultatet av arbetet som genomförts under hösten 2015 i syfte att uppnå delmål 1 inom ramen för projektet Utveckling av Norr- och Västerbottens kommuners förmåga att kommunicera geodata för samverkan vid kriser en del av den digitala agendan. Projektet riktar sig mot kommunerna i Norr- och Västerbotten och syftar till att stärka kommunernas förmåga att inom ramen för det geografiska områdesansvaret höja kunskapen och förmågan att använda digital geodata före, under och efter en kris. Målet med projektet är att samtliga kommuner i Norr- och Västerbotten ska ha god förmåga att använda och kommunicera geodata. Genom att bygga upp en kompetens och grundstruktur för en gemensam geodataanvändning kan en mängd goda effekter för krisberedskap och samverkan uppnås. Utbyte och förmedling av aktuella geodata ska kunna utföras på ett effektivt och korrekt sätt. Mer information om projektet och projektmålen återfinns i Projektplanen - 2 4_Norr- Västerbotten_plan_2015-08-11_v1.1 Det första delmålet inom projektet är att ta fram en handlingsplan för kommunernas kompetenshöjning och utbildning finns framtagen innehållande aktiviteter år2, för att uppnå god förmåga att hantera och samverka inom geodataområdet, före, under och efter en kris. Figur 1 - Projektets logga Tryggt och säkert 5

Genomförandet av arbetet med att uppnå delmål 1 och ta fram en handlingsplan för arbetet under 2016 har delats upp i följande steg: 1) Kartläggning av nuläge och önskat läge genom workshopar i Norr- och Västerbotten 2) Framtagande av enkät med utgångspunkt från den genomförda workshopen 3) Genomförande av enkätundersökning bland de 29 deltagande kommunerna 4) Analys av workshopresultat och enkätsvar samt framtagande av handlingsplan 5) Genomförande av slutworkshop och fastställande av samarbetskluster 6) Slutrapport Workshopens första gruppövning var att utifrån ett krisscenario där det hade uppstått en skogsbrand besvara följande frågeställningar: 1. Vad är viktigast att göra i det här läget för räddningstjänsten/kommunen för att lösa den uppkomna situationen med branden? 2. Har räddningstjänsten/kommunen tillgång till de kartor och den information som ni behöver för uppgiften? Om inte, vad saknas? 3. Vilka behöver i detta läge informeras? 4. På vilket sätt kommuniceras informationen? 5. Andra utmaningar ni kan se utifrån det givna scenariot i er fiktiva kommun? Efter att frågorna besvarats första gången förändrades förutsättningarna och det första scenariot förvärrades. Frågorna besvarades igen och därefter blev förutsättningarna ytterligare försämrade och frågorna fick besvaras en tredje gång. I Figur 2 nedan visas resultatet från en av gruppernas arbete. Lapparna i orange färg visar hur gruppen svarade på frågorna under första fasen av scenariot, de gröna lapparna visar hur gruppen besvarade frågorna ovan under den andra fasen och de rosa lapparna är svaren på frågorna under den sista fasen. Tryggt och säkert 6

Figur 2 - Exempel på resultat från grupparbete nr 1. Under den andra gruppövningen gavs förutsättningarna att grupperna skulle tänka sig en krissituation vilken som helst och sedan arbeta med tre uppgifter. Nedan följer ett urval av de svar som grupperna redovisade: I den bästa av världar använder ni geografisk information optimalt för att kunna förebygga och vara förberedda för eventuella kriser. A. Hur ser den bästa av världar ut för er? - All samhällsviktig information finns samlad och klassad. - Standardiserade koordinatsystem - Det finns förberedda kartor för olika krisscenarier - Samma information når alla led - Övningar genomförs regelbundet - Långsiktig kompetensutveckling - Politisk förankring B. Vad skulle behöva förändras jämfört med idag för att uppnå detta? - Rutiner för att dela informationen - Rutiner för ajourföring av informationen - Ökat arbete med riskanalyser i förberedande syfte - Standarder tillämpas - Kontinuerlig samverkan och dialog inom och mellan kommuner - Enkla och användbara system - Kompetensutveckling - Ökade ekonomiska resurser Tryggt och säkert 7

I den bästa av världar använder ni geografisk information optimalt för att hantera en kris på bästa sätt med avseende på ledning av insatsen, utförandet av räddningsinsats och kommunikation mellan aktörer och till allmänheten. A. Hur ser den bästa av världar ut för er? - Rätt information till alla aktörer. - Geodata finns tillgängligt överallt - Robusta system - Hög kompabilitet mellan olika system - Aktuell och delad lägesbild - GIS-kompetens finns knuten till krisledningsstaben - Tillräcklig organisation B. Vad skulle behöva förändras jämfört med idag för att uppnå detta? - Bättre förberedande arbete med att ta fram kartor för olika scenarier - Bättre samarbete och samordning - Fler övningstillfällen - Tydliga kommunikationsvägar och kommunikationsplaner - Förbättrad kunskap om vilken information som finns och hur den kan användas. - Det finns en GIS-ansvarig på varje kommun I den bästa av världar använder ni geografisk information optimalt för att följa upp konsekvenser av krisen och i efterhand dra lärdomar av räddningsinsatsen. A. Hur ser den bästa av världar ut för er? - Kunskap och erfarenheter återförs både geografiskt och i skrift. - Resultat från utvärderingar tas omhand och återförs i hela samhällsplaneringen. - Händelseförlopp visualiseras med hjälp av geodata - Analyser genomförs - Det finns ett samlat rapporteringssystem B. Vad skulle behöva förändras jämfört med idag för att uppnå detta? - Det finns tid och resurser för att göra utvärderingar - Det finns rutiner för hur utvärdering ska ske - Det finn ruiner för erfarenhetsåterföring och återrapportering. - Roller och ansvar är tydligt utpekade - Fler övningar Tryggt och säkert 8

Syftet med enkäten som skickats ut till samtliga 29 kommuner i Norr- och Västerbotten var att kartlägga ett nuläge kopplat till förmågan att kommunicera och använda geodata före, under och efter en kris. En mycket viktig utgångspunkt vid framtagandet av enkätens innehåll var resultatet från de två workshops som genomfördes i Luleå och Lycksele. Enkäten belyser följande huvudområden: Organisation - kopplat till GIS (Geografiska InformationsSystem) och krisberedskap Samarbete internt och med andra kommuner GIS och förmåga att sprida geografisk information digitalt och analogt Datahantering och tillgång till information Referenssystem För att få ett underlag till vilka områden som prioriteras högst innehöll enkäten en del där olika områden skulle rangordnas från viktigast till minst viktigt. Denna del har även länsstyrelserna i Norroch Västerbotten, samt Region Västerbotten besvarat. Då enkäten vänder sig till både GIS-personer och personer som arbetar med räddning och krisberedskap inom kommunerna var rekommendationen att dessa roller skulle samarbeta när enkäten fylldes i. Varje kommun har endast fått skicka in ett svar, detta för att undvika att olika personer från en och samma kommun svarat på olika sätt på samma fråga. Enkätmallen återfinns i sin helhet i Bilaga 1. Av de 29 kommuner som finns i Norr- och Västerbotten har 27 besvarat enkäten. I vissa fall har inte alla frågor besvarats vilket medför att det ibland är färre än 27 svar på en fråga. Bild nedan visar vilka kommuner som besvarat enkäten. Som tidigare nämnts har även länsstyrelserna i Norr- och Västerbotten, samt Region Västerbotten besvarat den enkätdel som innehöll prioritering av områden att arbeta vidare med. Figur 3 - Kommuner som besvarat enkäten (grönfärgade i kartan) Tryggt och säkert 9

GIS- och Beredskapssamordnare är viktiga roller på kommunerna för att skapa förutsättningar för att geodata ska användas på ett så bra sätt som möjligt i händelse av kris. Kommuner som inte har en utpekad GIS-samordnare kan ha personer med kompetens att arbeta med GIS och geodata även om de inte har den utpekade rollen. Av de kommuner som besvarat frågan om de har en beredskapssamordnare har samtliga svarat Ja. Det är två kommuner som inte besvarat frågan alls, men det är troligt att även dessa har en beredskapssamordnare även om den som besvarat enkäten inte vet vem det är då det är ett lagkrav att kommunerna har denna roll. När det gäller frågan om kommunerna har en GIS-samordnare är det 15 av 27 svarande kommuner som uppger att de har denna roll. I kartan nedan visas de kommuner som uppgett att de har en GISsamordnare med grön färg. Boden har inte rollen GIS-samordnare, men arbetar med GIS-samordning och har anställd GIS-personal. Boden visas därför även de med grön färg i kartan i Figur 4 nedan. Figur 4 - Kommuner med GIS-samordnare eller GIS-samordningsfunktion (grön) Det varierar hur stor del av en tjänst som GIS-samordnaren eller Beredskapssamordnaren arbetar med uppgifter kopplade just till dessa roller. Detta beskrivs i Figur 5 nedan. Tryggt och säkert 10

Det skiljer mycket i invånarantal mellan de stora kustkommunerna och de mindre inlandskommunerna, samtidigt är de minsta kommunerna många gånger de största sett till yta. Det här skapar givetvis stora skillnader i vilka förutsättningar de olika kommunerna har, vilket även avspeglas i Figur 4 där vissa kommuner har en GIS-samordnare på mindre än 10 % och beredskapssamordnare på mindre än 30 % av en heltid. 14 12 10 8 6 4 2 0 Inget svar 90-100 80-89 70-79 60-69 50-59 40-49 30-39 20-29 10-19 0-9 GIS-samordnare Beredskapssamordnare Figur 5 - Procentandel av en heltidstjänst som GIS- och Beredskapssamordnare på kommunerna ägnar till sina roller I Tabell 1 och i Figur 6 nedan visas en sammanställning av svaren på de övriga ja och nej frågorna i enkäten som kopplar till samarbete, RSA:er (Risk- och SårbarhetsAnalyser) och strategier. Tabell 1 - Samarbete och strategier Finns det ett etablerat samarbete mellan krisledning/räddningsledning och GIS samordnaren på er kommun? Vet räddningsledning vem man ska kontakta inom kommunen om man behöver geodata utöver det man har tillgängligt via sina vanliga system? Finns det ett etablerat samarbete med andra kommuner när det gäller GIS och geodata frågor? Finns det ett etablerat samarbete med andra kommuner när det gäller beredskapssamordning och krisberedskap? 7 18 2 19 6 2 17 8 2 20 3 4 Genomför kommunen regelbundna övningar kopplat till kris och krisledning? 23 3 1 Har enskilda förvaltningar egna risk- och sårbarhetsanalyser i er kommun? 15 10 2 Finns en sammantagen risk och sårbarhetsanalys för hela kommunen? 26 0 1 Finns det handlingsplaner framtagna för enskilda krisscenarier? 18 7 2 Finns det en GIS-/Geodatastrategi på kommunen? 3 24 0 Ingår det någon GIS-person i krisledningsstaben på er kommun? 6 19 2 Tryggt och säkert 11

Antal svar 30 25 Samarbete och strategier 20 15 10 5 0 JA NEJ Ej svarat Figur 6 - Samarbete och strategier Det är 16 av de 27 svarande kommunerna som uppger att de har rollen eller funktionen GISsamordnare eller GIS-samordning, medan i princip alla har en Beredskapssamordnare. Det är uteslutande de mindre kommunerna som saknar detta, men det skulle troligtvis vara till stor hjälp vid utvecklingen av en kommuns förmåga att kommunicera med hjälp av geodata att ha en utpekad person eller grupp med ansvar för GIS-frågorna. I vissa fall är det så att två eller fler mindre kommuner delar på en GIS-samordnare. När det gäller beredskapssamordning fungerar det i vissa fall så att mindre kommuner tar hjälp av större kommuner för att få tillgång till rollen och kompetensen. Enkätsvaren visar på att det är vanligare med samarbete över kommungränserna när det gäller krisoch beredskapsfrågor än när det gäller GIS och geodatafrågor. Det är 2/3 av de svarande kommunerna som uppger att det inte finns ett etablerat samarbete mellan kris-/räddningsledning och GIS-samordnaren på kommunen. Däremot uppger ca 2/3 att räddningsledningen vet vem som ska kontaktas om det finns behov av mer geodata än det som finns tillgängligt i de vanliga systemen. Samtliga som har svarat på enkäten uppger att det finns en RSA för hela kommunen och 2/3 svarar att det även finns handlingsplaner för enskilda krisscenarion. När det gäller GIS-strategier är det bara 3 kommuner som uppger att de har en sådan och endast 6 kommuner uppger att det finns en GISperson i krisledningsstaben. Av enkätsvaren är rimligt att dra slutsatsen att det finns ett behov av att förbättra samarbetet mellan de personer inom en kommun som har GIS-kompetens och de personer som arbetar med krisberedskap och kris-/räddningsledning. Tryggt och säkert 12

I Tabell 2 och i Figur 7 nedan visas sammanställningar av svaren på de ja-/nej-frågor som berör tekniska förutsättningar kopplat till GIS samt tillgång till och ajourföring av geodata. Tabell 2 - Tekniska förutsättningar GIS samt tillgång till och ajourföring av geodata Har er kommun tillgång till programvara för att utföra raster- och 3D-analyser? 10 17 0 Finns det någon typ av WebbGIS internt via intranätet hos er kommun? 12 15 0 Har räddnings- och krisledning inom kommunen tillgång till detta? 14 11 2 Publicerar er kommun "levande" kartor där det t ex går att zooma och förflytta sig i kartan på kommunens externa hemsida? Har er kommun tillgång till teknik, själv eller via samarbete med andra kommuner, för att skapa karttjänster som kan publiceras internt eller externt på webben? 9 18 0 17 10 0 Finns det utpekade informationsägare (geodata och annan information) inom kommunen? 19 8 0 Deltar er kommun i geodatasamverkan? 17 10 0 Hur arbetar man med adresser inom kommunen? Finns det etablerade rutiner för ajourföring och uppdatering såväl internt som till Lantmäteriet? Hur arbetar man med vägar inom kommunen? Finns det etablerade rutiner för ajourföring och uppdatering såväl internt som till TrV (Trafikverket)? 24 1 2 16 9 2 Ajourför er kommun primärkartan helt i egen regi? 16 11 0 Finns primärkartan i sin helhet, som original eller som kopia, lagrad hos kommunen? 21 4 2 Tekniska förutsättningar GIS samt tillgång till och ajourföring av geodata 30 25 20 15 10 5 0 JA NEJ Ej svarat Figur 7 - Tekniska förutsättningar GIS samt tillgång till och ajourföring av geodata Tryggt och säkert 13

Kommunerna har angett vilka GIS-program som används idag av förvaltningarna, vilka GIS-program som räddningstjänsten använder samt vilka GIS-program som räddnings- och krisledning använder. Varje kommun har haft möjlighet att uppge flera programvaror för varje kategori. Resultatet av sammanställningen av enkätsvaren redovisas i Tabell 3 Tabell 5 Tabell 3 - GIS-program som kommunen använder idag ArcGIS Desktop 8 Geosecma för ArcGIS 1 AutokaVy 1 Esri ArcGIS 1 FME Desktop 3 Global Mapper (Blue Marble Geographics) 1 Infovisaren 4 MapInfo 9 QGIS 1 RIB 2 SOLEN 9 WEBGIS 2.0 (ArcGIS Server) 2 WIS 3 Tabell 4 - GIS-program som räddningstjänsten använder ArcGIS Desktop 1 Alarmos 1 MapInfo 5 Metrias FastighetSÖK 1 Perform-IT 1 RIB 8 SOLEN 7 SOS-Karta (Carmenta) WEBGIS 2.0 (ArcGIS Server) 2 WEBGIS 1 WIS 4 Tabell 5 - GIS-program som räddnings-/krisledning använder ArcGIS Desktop 3 Infovisaren 1 MapInfo 4 RIB 8 SOLEN 9 WEBGIS 2.0 (ArcGIS Server) 1 WIS 6 Tryggt och säkert 14

Nedan följer ett utdrag från Lantmäteriets broschyr De nationella referenssystemen SWEREF 99 och RH 2000 : Sveriges alla kommuner, myndigheter samt många av marknadens övriga aktörer som projektörer, konsulter med flera, har behov av grundläggande geografisk information och fastighetsinformation (geodata). Referenssystemen i plan och höjd som alla koordinat- och höjduppgifter relaterar till utgör grunden för all mät- och kartverksamhet, projektering, planering och dokumentation. Om kommunens referenssystem är av varierande kvalité blir också kartprodukterna av varierande kvalité. Det kan ställa till problem av olika slag inte minst vid kommunövergripande projekt. Utvecklingen i samhället går mot en ökad samverkan mellan kommuner och myndigheter. Om alla involverade aktörer i exempelvis ett bygg- eller infrastrukturprojekt utgår från samma referenssystem minskar riskerna för dyrbara misstag. De enhetliga, nationella referenssystemen bidrar till en kostnadseffektiv, säker och enkel samverkan med samhällets olika aktörer. Möjligheten att snabbt kunna utbyta geodata med andra aktörer är ovärderlig i många olika sammanhang som exempelvis i samband med stora byggprojekt, i miljöarbete eller när det uppstår krissituationer av olika slag. Sverige bytte för ett 8 år sedan de nationella referenssystemen i plan och höjd till SWEREF99 och RH 2o00, men det finns fortfarande ett antal kommuner i Sverige som inte har bytt från sina gamla referenssystem till de nya. Precis som det står att läsa i texten ovan är referenssystemen mycket viktiga när det gäller allt arbete med geodata och speciellt, som fallet kan vara i händelse av kris, när geodata ska utbytas med flera andra aktörer. Tabell 6 - Referenssystem Har er kommun bytt koordinatsystem till Sweref? 21 6 0 Om nej - finns det en tidplan för när övergången till Sweref ska ske? 7 0 20 Har er kommun bytt höjdsystem till RH2000 9 17 1 Om nej - finns det en tidplan för när övergången till RH2000 ska ske? 3 12 12 30 25 20 15 10 5 Sweref och RH2000 0 Har er kommun bytt koordinatsystem till Sweref? Om nej - finns det en tidplan för när övergången till Sweref ska ske? Har er kommun bytt höjdsystem till RH2000 Om nej - finns det en tidplan för när övergången till RH2000 ska ske? JA NEJ Ej svarat Figur 8 - Referenssystem Tryggt och säkert 15

Mindre än hälften av kommunerna har tillgång till programvara för att göra raster och 3D-analyser, något som kan vara till hjälp t ex för att kunna bedöma konsekvenser av en översvämning. Arbetar kommunerna proaktivt med att ta fram den här typen av underlag i förväg kan samarbete ske med andra kommuner eller så kan underlag som baseras på raser eller 3D-analyser beställas från en extern leverantör. Mindre än hälften av kommunerna anger att de har någon typ av internt webbaserat GIS och mindre än 1/3 av kommunerna anger att de publicerar interaktiva kartor på den externa webbplatsen. Att arbeta med webbaserade GIS-system är ett effektivt sätt att kunna ge många personer inom en organisation tillgång till kartor, sökfunktioner och analyser utan att det krävs installation av programvara hos varje användare. I händelse av kris är det ofta bra att kunna publicera en karta på kommunens webbplats, däremot är det inte nödvändigt att kartan är interaktiv. När det gäller vilken tillgång kommunerna har till geodata från andra myndigheter visar enkäten på att 17 av 27 svarande är med i Geodatasamverkan, vilket ger tillgång till i stort sett all myndighetsproducerad geodata i Sverige. Vissa av de kommuner som inte är med har uppgett att kostnaderna är för stora och de önskar att data ska släppas helt fria. Vägar och adresser är två geodatamängder som ajourförs av Sveriges kommuner som sedan skickar in resultatet till de ansvariga myndigheterna Trafikverket och Lantmäteriet. I räddningssammanhang är adressinformation väldigt viktig för att insatsen så snabbt som möjligt ska nå fram till rätt plats och det är därför bra att se att 24 av 25 svarande har etablerade rutiner för ajourföring av adresser. När det gäller vägar är det 16 av 25 som svara att man har etablerade rutiner för ajourföring, samtidigt är det ett rimligt antagande att det händer väldigt lite med vägnätet i många av inlandskommunerna vilket kan förklara att färre kommuner har rutiner för detta.. Kommunernas primärkarta innehåller den geodatamängd som innehåller den mest detaljerade informationen för de tätbebyggda områdena inom en kommun. Om kommunen ajourför primärkartan i egen regi eller inte bör inte ha någon betydelse för hur primärkartinformationen kan användas i händelse av kris, däremot kan det vara ett bekymmer med tillgång till data för de 4 kommuner som inte uppger att de har någon kopia av primärkartan lagrad på kommunen. Det är 21 av 27 kommuner som har bytt referenssystem i plan till Sweref och samtliga som inte har bytt ännu har en plan för när övergången ska ske. Då referenssystemet är en viktig faktor för att undvika fel i användandet av geodata är det väldigt bra att alla kommuner inom Norr- och Västerbotten, givet att de följer sina planer, inom överskådlig framtid kommer att ha bytt till Sweref. Övergången till RH2000 går betydligt långsammare. Här är det bara 9 av 26 svarande kommuner som uppger att de har bytt system. Av de som inte har bytt saknar 12 kommuner en plan för när de ska gå över och 12 kommuner har inte besvarat frågan alls. Här behövs åtgärder för att skapa förståelse för varför kommunerna ska byta koordinatsystem även i höjd och det är också viktigt att det blir tydligt vilken arbetsinsats det handlar om. Det pågår dock redan ett arbete kopplat till denna fråga som Lantmäteriet bedriver via projektet Svensk geoprocess, se länk nedan: http://www.lantmateriet.se/sv/om-lantmateriet/samverkan-med-andra/svensk-geoprocess Tryggt och säkert 16

I syfte att få en bild av var det finns styrkor och områden som kan utvecklas mer innehöll enkäten 9 stycken påståenden som skulle besvaras med en siffra från 1 till 6, där 1 betydde instämmer inte alls och 6 betydde instämmer helt och hållet. I Figur 9 till Figur 11 beskrivs resultatet av svaren på de fyra frågor som rör kompentens för att lagra geografisk information i databaser, kompetens för att dokumentera och beskriva informationen med metadata samt kompetens för att utföra GIS-analyser på vektor-, 3D- och rasterdata. I Figur 12 till Figur 13 återfinns det sammanställda svaren på de frågor som syftar till att belysa kommunernas förmåga att med kort varsel ta fram papperskartor i A3-format och publicera en karta med krisinformation på kommunen webbplats. Figur 14 beskriver om kommunerna arbetar med att ta fram och förbereda kartor för olika typer av krisscenarion. De sista två frågorna i denna del av enkäten belyser hur väl etablerade kommunikationsvägar det finns mellan GIS-samordnare/GIS-tekniker och kris-/räddningsledning samt hur kommunerna arbetar med att ta tillvara lärdomar från inträffade händelser och arbeta med förbättringar. Resultatet av sammanställningen av svaren för dessa frågor återfinns i Figur 15 och Figur 16. Det är 3 av de 27 kommuner som i övrigt besvarat enkäten som inte besvarat dessa frågor. Orsaken till att de inte svarat kan vara att de som fyllt i enkäten inte har bedömt att de har tillräcklig kunskap för att fylla i uppgifterna. Tryggt och säkert 17

Antal Antal Antal Antal 12 10 8 6 4 2 0 1 2 3 4 5 6 Svar 1-6, där 1 betyder instämmer inte alls och 6 betyder instämmer hel och hållet 12 10 8 6 4 2 0 1 2 3 4 5 6 Svar 1-6, där 1 betyder instämmer inte alls och 6 betyder instämmer hel och hållet Figur 9 - Kompetens att lagra geografisk information i databaser Figur 10 - Kompetens att beskriva geografisk information med metadata 10 12 8 6 4 2 0 1 2 3 4 5 6 Svar 1-6, där 1 betyder instämmer inte alls och 6 betyder instämmer hel och hållet 10 8 6 4 2 0 1 2 3 4 5 6 Svar 1-6, där 1 betyder instämmer inte alls och 6 betyder instämmer hel och hållet Figur 11 - Kompetens att utföra vektoranalyser Figur 12 - Kompetens att utföra raster- och 3D-analyser Tryggt och säkert 18

Antal Antal Antal 10 8 6 4 2 0 1 2 3 4 5 6 Svar 1-6, där 1 betyder instämmer inte alls och 6 betyder instämmer hel och hållet 10 8 6 4 2 0 1 2 3 4 5 6 Svar 1-6, där 1 betyder instämmer inte alls och 6 betyder instämmer hel och hållet Figur 13 - Kapacitet att producera papperskartor i A3 format Figur 14 - Kapacitet att publicera kartor på kommunens webbsida 20 15 10 5 0 1 2 3 4 5 6 Svar 1-6, där 1 betyder instämmer inte alls och 6 betyder instämmer hel och hållet Figur 15 - Arbete med att ta fram anpassade kartor för olika krisscenarier Tryggt och säkert 19

Antal Antal 10 8 6 4 2 0 1 2 3 4 5 6 Svar 1-6, där 1 betyder instämmer inte alls och 6 betyder instämmer hel och hållet Figur 16 - Etablerade kommunikationsvägar 8 6 4 2 0 1 2 3 4 5 6 Svar 1-6, där 1 betyder instämmer inte alls och 6 betyder instämmer hel och hållet Figur 17 - Strukturerat sätt att arbeta med ständiga förbättringar Kompetens att lagra data i databas, skapa metadata och utföra vektor och rasteranalyser Enkätsvaren pekar på att det finns behov av kompetensutveckling inom områdena lagra geodata i databaser, skapa metadata samt utföra vektor, 3D- och rasteranalyser. Behovet är störst när det gäller GIS analyser och just när det gäller att ta fram kartor till stöd före under och efter en kris kan GISanalyser av olika slag vara ett kraftfullt verktyg för att få fram bättre beslutsunderlag. Förmåga att sprida krisinformation En majoritet av de svarande kommunerna uppger att de har en förmåga att skapa papperskartor och publicera kartor med krisinformation på kommunen externa hemsida som de har klassat som en 3:a eller högre på den 6 gradiga skalan. Det här området har ytterligare utvecklingspotential och det hänger även samman med hur kommunerna arbetar med att ta fram anpassade kartor och geodata för olika typer av krisscenarier. Finns det färdiga digitala kartdokument att utgå från kommer det gå snabbare att få fram både papperskartor och kartor att publicera digitalt. Figur 15 visar tydligt på att arbete med att ta fram kartor och geodata för olika typer av krisscenarier är ett område som behöver utvecklas och förbättras. Tryggt och säkert 20

Intern organisation och arbete med att ta hand om erfarenheter från inträffade kriser En stor majoritet av kommunerna har svarat att en 3:a eller lägre på frågan om det finns etablerade kommunikationsvägar mellan GIS-samordnare/GIS-tekniker och kris-/räddningsledning. Kommunernas interna organisation och kommunikationsvägar är mycket viktiga frågor att arbeta vidare med. Även frågan om kommunerna arbetar med ständiga förbättringar utifrån de rapporter som skapas efter att en krishändelse har inträffat hänger samman med hur väl kommunens organisation fungerar och hur tydliga ansvarsfördelningar mellan olika roller är. Svaren på denna fråga har en ganska jämn spridning över hela skalan från 1 till 6. En del av enkäten bestod i att rangordna 10 områden utifrån vad kommunerna uppfattade som viktigast för att förbättra kommunens förmåga att kommunicera med hjälp av geodata i händelse av kris. Det område som var viktigast skulle sättas till siffran 1 och det område som var minst viktigt skulle sättas till siffran 10. Vid sammanställningen av resultatet har även en summering gjorts där rangordning = 1 har getts 10 poäng och rangordning = 2 har fått 8 poäng osv. Det sammanvägda resultatet redovisas i kolumnen Summa i Tabell x nedan. De övriga statistiska talen median, medelvärde och standardavvikelse har beräknats utifrån denna poäng. Tabell 7 - Rangordning sammanvägd från kommunernas enkätsvar Kunskap om vilken information som finns inom kommunen och hur man får tag på den Förbättrad intern organisation och kommunikation kring dessa frågor Förberedande arbete med att ta fram anpassade kartor och geodata utifrån olika krisscenarier Förbättrat internt samarbete inom kommunen mellan GIS och Krisledning/räddningsledning Ökad kunskap om datahantering och analys av geodata Fler övningar där förmågan att kommunicera via geodata i händelse av kris tränas. Ökat tekniskt kunnande inom kommunen kopplat till geodata och tjänster (WMS, WFS REST) för geodata Ökad kunskap om kommunens risk och sårbarhetsanalys hos de som arbetar med GISfrågor Ökad kunskap om datautbyte och konvertering av geodata mellan olika format och koordinatsystem Ökat samarbete med andra kommuner kopplat till dessa frågor. 1 177 8 6,56 3,02 2 173 7 6,41 2,69 3 170 7 6,30 2,80 4 167 6 6,19 2,91 5 154 7 5,70 2,80 6 151 5 5,59 2,50 7 149 6 5,52 3,06 8 133 5 4,93 2,25 9 117 4 4,33 3,21 10 94 3 3,48 2,38 Tryggt och säkert 21

200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Figur 18 - Sammanvägd rangordning från kommunernas enkätsvar Länsstyrelsen i Norr- och Västerbotten samt Region Västerbotten har besvarat rangordningsdelen av enkäten utifrån vad de upplever att kommunerna i det egna länet bör prioritera att arbeta med för att förbättra sin förmåga att kommunicera med hjälp av geodata i händelse av kris. Tabell 8 - Rangordning kommuner, länsstyrelserna i Norr- och Västerbotten samt Region Västerbotten Kunskap om vilken information som finns inom kommunen och hur man får tag på den Förbättrad intern organisation och kommunikation kring dessa frågor Förberedande arbete med att ta fram anpassade kartor och geodata utifrån olika krisscenarier Förbättrat internt samarbete inom kommunen mellan GIS och Krisledning/räddningsledning Ökad kunskap om datahantering och analys av geodata Fler övningar där förmågan att kommunicera via geodata i händelse av kris tränas. Ökat tekniskt kunnande inom kommunen kopplat till geodata och tjänster (WMS, WFS REST) för geodata Ökad kunskap om kommunens risk och sårbarhetsanalys hos de som arbetar med GIS-frågor Ökad kunskap om datautbyte och konvertering av geodata mellan olika format och koordinatsystem Ökat samarbete med andra kommuner kopplat till dessa frågor. 1 1 4 4 2 3 1 1 3 9 5 5 4 2 6 6 5 8 3 7 6 5 10 2 7 7 7 8 8 10 6 9 9 6 9 10 10 4 2 3 Tryggt och säkert 22

Enkätens rangordningsdel, se Tabell 7 avspeglar både svaren på många av de övriga frågorna i enkäten och resultaten som framkom vid de workshopar som föregick enkäten. Det som är viktigast är att Kunskap om vilken information som finns inom kommunen och hur man får tag i den. Tätt följt av Förbättrad intern organisation och kommunikation kring dess frågor och Förberedande arbete med att ta fram anpassade kartor och geodata utifrån olika krisscenarier. Detta avspeglas även i svaren på påståendena Inom vår kommun arbetar vi med att ta fram anpassade kartor och geodata för olika typer av möjliga krisscenarier och Inom vår kommun har vi etablerade kommunikationsvägar mellan kris-/räddningsledning och GIS-samordnare/GIS-tekniker, som redovisas i Figur 15och Figur 16. På fjärde plats kommer ytterligera en punkt som kopplar till kommunernas interna organisation: Förbättrat internt samarbete inom kommunen mellan GIS och Krisledning/räddningsledning. Ökad kunskap om datahantering och analys kommer på en femte plats, men är nära kopplad till arbete med att ta fram anpassade kartor och geodata utifrån olika krisscenarier. På sista plats i rangordningstabellen hamnar Ökat samarbete med andra kommuner kopplat till dessa frågor. Det kan finnas flera orsaker till att detta är det som rankas lägst. En orsak kan vara att många kommuner har redan ett etablerat samarbete med andra och behöver inte utöka det. En annan kan vara att det bedöms som viktigare att först få ordning på sin egen interna organisation och sina egna processer. I Tabell 8 finns en sammanställning av både kommunernas, länsstyrelsernas och Region Västerbottens rangordningar. De länsövergripande organisationernas svar skiljer sig något från kommunernas sammanvägda svar. Den största skillnaden märks på punkten Ökat samarbete med andra kommuner, som kommunerna lägger på sista plats medan de andra rankar den på fjärde plats eller bättre. Nedan följer en sammanställning av de fria kommentarer som kommit in via enkätsvaren: Eventuellt att projektet skulle kunna få tillstånd ett övningsscenario som alla kommuner ska utföra. Detta för att alla skall bli mer involverade. Geodata samverkan är alldeles för dyrt för vår kommun att delta i. Anpassa prislappen på data som tas fram med skattemedel till små kommuner så kan den användas till något nyttigt. Vi måste fundera på hur de data som samhället äger ska användas för att ge största möjliga nytta. Är det rimligt att små kommuner ska betala stora summor (skatteintäkter) för att få tillgång till skattefinansierade uppgifter. Vi skulle tycka att projektet i något läge skulle bjuda in beslutsfattare (= Politiker och chefer) för att förankra hela projektet. Det är inte helt enkelt att få dem med på tåget annars. Vårt problem ligger hos myndigheten, ge oss data så löser vi problemen! Övningsscenariot skulle sedan ha en uppföljning på hur man bäst skulle kunna lösa detta om man hade GIS som krisverktyg på ett bra och organiserat sätt. Finns det andra aktörer som också direkt eller indirekt är delaktig vid en samhällsstörning när geodata ska kommuniceras från kommuner? Vilken roll har kommunerna och vilka andra aktörer är inblandade vid en samhällsstörning och hur ska kommunerna kommunicera geodata till andra aktörer? Det bör därför utöver kännedom om olika geodata-verktyg, format och koordinatsystem även finnas kunskap om vilka olika aktörer som kan tänkas bli berörd när kommunerna ska dela geodata. Aktörerna bör fastställas. Det är viktigt att länsstyrelsens roll och förmåga blir klargjord. Länsstyrelsen har i uppdrag att förmedla planeringsunderlag (ex GIS-skikt) till kommunerna. Det gäller länsstyrelsens egna planeringsunderlag, men även andra statliga underlag. Tryggt och säkert 23

Förutsättningarna för de olika kommunerna varierar mycket, både vad det gäller vilken kompetens som finns på kommunen, vilka tekniska förutsättningar i form av programvaror och vilka ekonomiska resurser kommunerna har. Detta avspeglar sig i enkätsvaren som där det i många fall har varit stor spridning på svaren. Det gör också att behov av stöd och kompetensutveckling varierar mellan olika kommuner. De fem punkter som kommunerna angett att de anser att det är viktigast att arbeta med för att förbättra sin förmåga att kommunicera med hjälp av geodata före, under och efter en kris är följande: 1) Kunskap om vilken information som finns inom kommunen och hur man får tag på den 2) Förbättrad intern organisation och kommunikation kring dessa frågor 3) Förberedande arbete med att ta fram anpassade kartor och geodata utifrån olika krisscenarier 4) Förbättrat internt samarbete inom kommunen mellan GIS och Krisledning/räddningsledning 5) Ökad kunskap om datahantering och analys av geodata Dessa punkter avspeglar också på ett bra sätt övriga svar på enkäten. Förslaget är att fokus för arbetet under 2016 ska läggas på att arbeta med dessa, se vidare handlingsplanen för 2016. Baserat på de områden som kommunerna angivit som prioriterade samt projektets mål föreslås följande mål för 2016: - Politiker och beslutsfattare har informerats om projektet. Nuläget och kommande aktiviteter samt bristen på resurser och kompetens i regionen, så att deltagandet i projektet prioriteras - Upprättat ett etablerat samarbete internt på varje kommun mellan GIS-samordnare/GIStekniker och beredskapssamordnare, kris-/räddningsledning. - Tydlig organisation och fastställda roller och ansvar som kommuniceras till alla parter som är i behov av geografisk krisinformation. - Utifrån kommunens RSA och de högst prioriterade krisscenarierna finns dokumentation över användbar (geografisk) information, hur man får tillgång till den samt hur den kan göras tillgänglig för berörda parter både internt och externt. - För prioriterade krisscenarier i kommunens RSA finns det förberedda analyser och kartor innehållande information som kan vara till hjälp före, under och efter en kris. - Det finns rutiner för att sprida information i händelse av kris såväl analogt som digitalt både internt och externt. Grunden för genomförandet är att genomföra 18 (alternativt 14) stycken workshopar under 2016. Stort fokus ska läggas på konkret arbete vid dessa tillfällen, men arbetet varvas med kortare teoripass med innehåll anpassat till aktuellt workshop tema. Därutöver erbjuds kommunerna delta i 5 st. utbildningstillfällen via webben så kallade webbinarer. Det gör att det blir möjligt att möta att olika kommuner har olika utbildningsbehov då det går att välja vilka sessioner man vill delta i. För att effektivisera och underlätta att det arbete som görs av en kommun kan återanvändas av en annan kommun föreslås att gemensamma processer för att identifiera informations- och analysbehov tas fram tillsammans med mallar för dokumentation av organisation, rutiner och information. Tryggt och säkert 24

Kommunerna föreslås delas in i mindre grupper om max fem kommuner per grupp. Förslaget till gruppindelning är framförallt baserat på geografisk närhet, detta för att underlätta resande vid fysiska möten. En förhoppning är att de mindre grupperna ska underlätta samarbete på kort och lång sikt. Tanken är att arbete som genomförs ska kunna delas såväl inom gruppen som mellan grupper och län och att arbetssättet kan skapa synergieffekter även på angränsande områden där geodata spelar en viktig roll som t ex inom plan- och byggprocessen. Projektet föreslås sätta upp en projektplats där det både finns möjlighet att utbyta dokument och olika typer av arbetsmaterial och att föra diskussioner i chatt form. Arbete som redan gjorts inom området som t ex inom ORSA projektet, Geodata för blåljus, Riktlinjer för webbkartografi inom krishantering, Svensk geoprocess etc. kommer att nyttjas i projektet. Figur 19 - Förslag grundupplägg för arbete under 2016 För att effektivisera arbetet och underlätta att arbete som en kommun har gjort kan återanvändas av en annan kommun tas mallar för hur dokumentation ska ske och rutinbeskrivningar för hur arbetet ska genomföras fram. Temat för det första webbinaret är att beskriva och hitta (geografisk) information, t ex Länsstyrelsernas planeringsportal och Geodata.se GIS-analyser i ett krisperspektiv. Exempel från andra projekt visas. Utifrån kommunernas RSA:er har prioriterade risker och krisscenarier identifierats och arbetet i workshop 1 går ut på att se på vilket sätt dessa kan stödjas med geografisk information. Vilken information som behövs dokumenteras och även var informationen finns eller om den behöver framställas genom någon typ av analys. Identifiera vilka som är mottagare av informationen i händelse av kris och vilken information de olika mottagarna behöver. Tryggt och säkert 25

Tema datahantering och koordinatsystem. GIS-analyser vektordata Färdigställ dokumentation om det kvarstår arbete. Skapa tillgång till den interna information som identifierats att den kommer att behövas. Arbete med att ta fram anpassade kartor för olika krisscenarier. GIS-analyser raster och 3D data Färdigställa anpassade kartor för olika krisscenarier. Under workshop 3 ligger fokus på kommunikation internt och externt samt arbete med organisation och roller samt dokumentera detta. Eventuellt skulle denna workshop kunna hållas i bara två grupper, en för Norr- och en för Västerbotten. Färdigställa dokumentation. Tryggt och säkert 26

Kommunerna föreslås delas i mindre grupper enligt nedanstående lista: Grupp Kommun Alternativ BD1 Kiruna BD1 Gällivare BD1 Pajala BD1 Övertorneå BD1 Överkalix BD1 Haparanda BD2 Jokkmokk BD2 Boden BD2 Luleå BD2 Kalix BD3 Piteå BD3 Älvsbyn BD3 Arvidsjaur BD3 Arjeplog AC1 Skellefteå AC1 Sorsele AC1 Malå AC1 Norsjö AC2 AC2 AC2 AC2 AC2 AC3 AC3 AC3 AC3 AC3 AC3 Lycksele Vilhelmina Storuman Dorotea Åsele Umeå Vindeln Vännäs Bjurholm Nordmaling Robertsfors Tryggt och säkert 27